RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN BERBASIS WEB STUDI KASUS PADA DESA TAPUNG JAYA Fiza Febriyani,

Ibnu Daqiqil, Tatang Sumarna Fakultas Ilmu Komputer Universitas Muhammadiyah Riau
Abstrak --- Dewasa ini semua instansi milik pemerintah maupun swasta teliti dan serius melaksanakan penyimpanan arsip data. Hal ini dipergunakan untuk mempermudah pekerjaan di perusahaan atau organisasi tersebut.Sistem informasi kependudukan di maksudkan untuk meningkatkan efisiensi dalam hal pelayanan masyarakat. Desa Tapung jaya Kecamatan Tandun Rokan hulu selama ini mempunyai permasalahan sistem informasi yang tidak efektif dan efisien, sehingga menyulitkan dan memperlambat dalam proses pelaporan dan pengarsipan data kependudukan. Dari metode yang dibangun untuk penelitian ini menggunakan beberapa tahapan penelitian dengan mengindentifikasi masalah, perencanaan, pengumpulan data, analisis sistem, perancangan dan implemetasi pengujian sistem. Sistem pegarsipan dikantor Desa Tapung jaya kecamatan Tandun dapat berjalan lebih mudah dalam mengelolanya sehingga dapat membantu petugas dalam melaksanakan tugasnya. Dalam sistem ini didapat kemudahan dalam mendata arsip kependudukan karena pada sistem yang penulis rancang petugas langsung memasukan data sehingga lebih memudahkan petugas untuk bekerja dibanding dari sebelumnya. 1. Pendahuluan Perkembangan teknologi internet yang telah membuat dunia baru, yang kita sebut dunia maya. Melalui dunia maya kita dapat melakukan aktifitas apa saja layaknya seperti dunia nyata yang dihadapi sehari-hari. Misalnya, jika kita hendak melihat berita secara online tinggal mendaftar pada web yang menyediakan jasa layanan e-learning, tidak itu saja sampai dengan pemesanan tiket pesawat, pemesanan makanan, dan lain sebagainya, semuanya dapat dilayani oleh internet melalui media yang disebut website. Komputer selain digunakan untuk mengolah data, juga dapat digunakan untuk tukar menukar data sebagai sebagai komunikasi data , dimana komunikasi data tersebut dapat terjadi antar komputer dalam ruangan yang sama atau berbeda, antar gedung, kota, negara bahkan antar benua, sehingga membentuk sebuah jaringan komputer dengan jangkauan yang lebih luas. Selain itu dari aspek perangkat lunak, komputer telah di program menggunakan bahasa-bahasa pemrograman berorientasi objek dan bahkan pemrograman berbasis pengetahuan seperti sistem pakar. Untuk sekarang ini komputer bisa dikatakan bukan barang mewah lagi, lebih dari setengahnya komputer telah di gunakan sebagai media belajar,bekerja juga hiburan. Namun demikian karena penyebaran teknologi sistem informasi yang tidak merata, terutama dibeberapa kota di Indonesia sehingga komputer tidak dapat difungsikan secara optimal sebagaimana diuraikan diatas. Desa Tapung jaya merupakan desa devinitife sejak tahun 1984 yang lalu, desa Tapung jaya terletak di Kecamatan Tandun Kabupaten Rokan Hulu dengan jumlah penduduk sebanyak 2.669 jiwa. Sejak 28 tahun Desa Tapung jaya permasalahanya adalah tidak efekif dalam pembuatan profil desa, laporan kependudukan dan potensi-potensi yang ada didesa tersebut, pelaporan yang masih dibuat dengan menggunakan mesin ketik maupun komputer secara manual yang kemudian arsipnya disimpan didalam lemari arsip. Sehubungan dengan hal tersebut diatas, dan telah banyaknya masyarakat yang telah mengetahui teknologi internet, maka dari itu penulis merancang dan mempromosikan dengan tampilan website. 2. Tinjuan Pustaka 2.1 Pengertian Sistem Informasi Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen didalam pengambilan keputusan. Yang patut dipertanyakan adalah dari mana informasi tersebut dapat diperoleh? Informasi dapat diperoleh dari Sistem Informasi

(Information System). Menurut Jogiyanto (2003) mengatakan bahwa Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Menurut Kadir (2003) mengatakan bahwa sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan di distribusikan kepada pemakai. Jadi sistem informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi yang ada pada data dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambilan keputusan dan untuk mengendalikan organisasi. Sistem informasi terdiri dari komponenkomponen yang disebut dengan blok bangunan (building blok) yang mana blok bangunan ini terdiri dari beberapa blok antara lain blok input, blok model, blok output, blok teknologi, dan blok kendali. Sebagai suatu sistem blok tersebut saling terintergrasi membentuk satu kesatuan yang utuh dan tak dapat dipisahkan antara satu dengan yang lainnya. Komponen sistem informasi dapat digambarkan seperti gambar di bawah.

termasuk metode-metode dan media-media untuk menangkap data yang akan dimasukan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok Model (Model Block) Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan yang tersimpan di dalam data base dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran (Output Block) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem. 4. Blok Teknologi (Teknology Block) Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan. 5. Blok Basis Data (Database Block) Basis data atau database merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di basis data untuk keperluan penyajian informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. 6. Blok Kendali (Control Block) Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, misalnya bencana alam, api, temperatur, air, debu, kegagalan-kegagalan sistem informasi itu sendiri, kesalahankesalahan dan sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan. Kesalahan dapat langsung cepat terjadi. Pada pokoknya suatu sistem informasi dapat dijelaskan dengan sederhana berupa kumpulan dari beberapa komponen yang menghasilkan informasi .Dimana informasi itu dibutuhkan dalam mendukung operasional, manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

Gambar 1. Komponen system informasi Keterangan gambar: 1. Masukan (Input Block) Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input di sini

2.2 Penelitian terdahulu Judul Penelitian terdahulu adalah Sistem Informasi Kelurahan Selomartani Kalasan Sleman Yogyakarta yang di teliti oleh sorang mahasiswa yang bernama Linda Laurawati Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Diponogoro dengan menggunakan bahasa pemograman Borlan C++ peneliti meneneliti tentang profil kelurahan Selomartani. Penelitian kedua di lakukan oleh Suci Aditia Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universita Gunadarma Jakarta dengan menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0 Database Acces 2003 yang berjudul Aplikasi Sistem Kependudukan Desa Cingcin Kec. Soreang Kab. Bandung peneliti meneliti tentang profil kependudukan Desa Cingcin Kec.Soreang Kab. Bandung. Penelitian ketiga dilakukan oleh Muhammad Sufri Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Gunadarma dengan Judul Sistem Informasi Pendataan Penduduk pada catatan sipil kota lhokseumawe dengan menggunakan bahasa pemograman PHP dan MySql. Peneliti meneliti tentang profil catatan sipil pada kota lhokseumawe. Perbandingan dari penelitian terdahulu dengan penelitian yang diajukan pada judul skripsi ini yaitu penelitian terdahulu menggunakan php dan mysql hanya bergerak pada sebuah profil-profil desa saja, sedangkan untuk penelitian sekarang yang dibangun mengunakan php dan mysql juga dimana bentuk web nya nanti seperti website berita dan informasi-informasi update secara terus menerus. Data penduduk tersebut bisa dilihat dimana saja.

1. Penduduk datang ke kantor desa dan meminta untuk dicatat biodatanya oleh petugas desa 2. Petugas desa mencatat biodata penduduk yang datang dan membuat arsip kemudian disimpan kedalam lemari arsip yang sudah di setujui oleh kepala desa Aliran Sistem Informasi yang baru 1. Penduduk datang kepetugas desa melaporkan data keluarga 2. Petugas desa menyerahkan biodata penduduk untuk diisi 3. Biodata tersebut diisi dan diserahkan kembali kepetugas desa 4. Petugas desa membuka browser untuk login entry halaman web admin 5. Petugas desa mengimput data penduduk 6. Petugas desa membuat laporan penduduk yang pindah dan yang datang 7. Laporan tersebut diserahkan kepada kepala desa kemudian camat Adapun perbedaan dari desaian sistem informasi lama dengan sistem yang baru adalah:

3. Hasil dan Pembahasan 3.1 Analisis Data Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, maka dibuatlah sebuah aplikasi sistem informasi kependudukan. Aplikasi ini dapat memberikan informasi seputar Sistem Informasikan Kependudukan kepada petugas. Aplikasi ini juga dibuat agar dapat di gunakan oleh petugas secara efektif dan efisien Aliran Sistem Informasi Lama:

1. Sistem informasi lama Sistem informasi lama belum menggunakan sistem secara komputerisasi dimana petugas desa hanya mencatat biodata penduduk dengan menggunakan manual, kemudian belum mempuyai sistem website sebagai media informasi. 2. Sistem Informasi Baru Sistem yang baru ini dibangun dengan menggunakan sistem secara komputerisasi seperti menggunakan aplikasi pemograman sebagai sarana pengisian biodata penduduk, dimana asi baru mempuyai perbedaan gambar diagram prosesnya secara komputerisasi. 3.2 Perancangan System a. Konteks diagram Menggambarkan hubungan input / output antara sistem dengan dunia luarnya. Dari Konteks diagram ini akan digambarkan dengan lebih rinci lagi yang disebut dengan overview

Gambar 4. ERD Sistem Gambar 2. Konteks Diagram

b. DFD

d. Flowchart Dalam menu penduduk petugas dapat melihat data penduduk dan penduduk serta dapat menambah data penduduk dan pegawai baru. Jika petugas salah mengisi data atau kosong maka sistem secara otomatis akan kembali ke halaman daftar. Adapun proses pekerjaan dari flow char program ini adalah : - Mulai masuk ke sistem desa Tapung jaya kemudian login dan tampil data login - Inputkan data admin, jika proses user dan password salah maka tidak valid, jika benar tampil halaman admin - Setelah halaman admin tampil, pilih penduduk, kk, rekap kk. Kemudian input penduduk, kk, rekap kk, jika simpan yes maka data tersimpan data. Dan apabila data tidak valid maka input data kembali - Pilihan Logout keluar dari sistem.

Gambar 3. DFD Level 0 c. ERD

Gambar 6. Tampilan menu utama

4. Kesimpulan Berdasarkan pengamatan dan analisa selama melakukan pengumpulan data pada Kantor Desa Tapung Jaya, maka dapat diambil beberapa kesimpulan diantaranya: 1. Dengan diterapkannya sistem aplikasi pemograman kependudukan dapat memberi kemudahan bagi pengguna sistem terutama penginputan dan pembuatan laporan data lebih efektif dan efisien dari pada data sebelumnya. 2. Dengan pemanfaatan database data-data kependudukan akan tersimpan secara efektif dan efisien

Gambar 5. Flowchart menu utama sistem e. Implementasi Tampilan menu utama web ini akan muncul setelah memasukan nama domain dari website tersebut 5. Daftar Pustaka 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

9.

10. Sunarfrihantono, Bimi, ST. PHP dan MySQL untuk web. ANDI Yogyakarta. Yogyakarta 2002.

Addey, Dave, at all, Content Management System, Glasshaus, Birmingham UK. 2002 Anggraini, Erhans Dr. 2005. Macromedia Dreamweaver 8. Jakarta. Ercontara Rajawali. Fathansyah, Ir. Basis Data. Informatika. Bandung. 2001 Hariyanto, Bambang, Ir. Sistem Operasi, Ed. II. Informatika. Bandung. 2001 Jogiyanto. Pengenalan Komputer ; dasar ilmu komputer, pemrograman, sistem informasi dan inteligensi buatan, Ed. III. Andi Offset. Yogyakarta. 2002 Haryono Noor. Ringkasan Materi Kuliah Pengantar Informatika. IlmuKomputer.com Jogiyanto HM. Analisa & disain : Sistem informasi pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Andi Offset. Yogyakarta. 2003 JENI.Pengenalan Pemograman 1.selikoer.files.wordpress.com/2007 Nugroho, Adi, ST, MMSI. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek. Informatika. Bandung. 2002