ANALISIS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN OBAT (Studi Kasus Pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Da rah

I!nu Sina "r sik# Innes Larasati Heru Susilo Riyadi Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya
ABSTRAK

Fungsi utama rumah sakit adalah sebagai penyedia pelayanan kesehatan. Sistem pengelolaan persediaan obat dalam suatu instalasi farmasi merupakan hal krusial yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan. RSUD Ibnu Sina Gresik telah menerapkan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan instalasi farmasinya secara efektif dan efisien. Tujuan penelitian ini adalah mengetahui gambaran yang jelas mengenai sistem informasi manajemen persediaan obat yang telah diterapkan oleh Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina Gresik. enis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif. !enelitian deskriptif adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai "ariabel mandiri# baik satu "ariabel atau lebih tanpa membuat perbandingan# atau menghubungkan "ariabel satu dengan lainnya. $asil penelitian menunjukkan bah%a dengan adanya sistem informasi menjadikan kinerja Instalasi Farmasi menjadi lebih baik# efisien# dan efektif. &agian pergudangan farmasi sudah menerapkan sistem komputerisasi dalam mengelola persediaan obatnya dan dalam operasionalnya tetap menyertakan bukti'bukti fisik transaksi sehingga mengoptimalkan tingkat keamanan transaksi. (eskipun demikian# sistem informasi manajemen persedian barang pada instalasi farmasi RSUD Ibnu Sina perlu peningkatan# yaitu terhadap sistem komputerisasinya dengan mengaplikasikan teknologi mutakhir yang telah berkembang. Kata kun$i% Sistem Informasi Manajemen, Persediaan !at, Instalasi Farmasi &' PENDA(ULUAN Ruma" Sakit Umum #aera" $RSU#% I!nu Sina &resik didirikan Pemerinta" #aera" 'a!( &resik )ada ta"un *+,-( Banyak )restasi yan. tela" dirai" RSU# I!nu Sina &resik( Prestasi itu dirai" !erkat manajemen yan. !aik di semua tin.katan dan de)artemen se"in..a )restasi dan ke)uasan )elayanan ter/a)ai(

Suatu ruma" sakit "arus mem!erikan )elayanan yan. o)timal( Pelayanan kese"atan mem!utu"kan )roses yan. /e)at karena !erkaitan den.an manusia se"in..a semakin /e)at )elayanan maka akan le!i" !aik, !e.itu )ula se!aliknya $#e 0reis dan Huijsman, 12**%( Berdasarkan S' Menteri 'ese"atan 3o( **+45Menkes5S'5651227, sistem

)ersediaan o!at, terutama o!at8o!atan meru)akan "al krusial karena termasuk !a.ian tidak ter)isa"kan dari sistem )elayanan kese"atan ruma" sakit yan. !erorientasi )ada )elayanan )asien $patient oriented%( Pen.elolaan o!at dan alat kese"atan di RSU# I!nu Sina &resik dilakukan ole" instalasi farmasi( Instalasi farmasi memiliki ke.iatan utama, yaitu )ersediaan o!at terutama o!at8o!atan dan )er!ekalan kese"atan mulai dari )eren/anaan, )en.adaan, )enyim)anan, )enyia)an, )era/ikan, )elayanan lan.sun. ke)ada )enderita sam)ai den.an )en.endalian semua )er!ekalan kese"atan yan. !eredar dan di.unakan dalam ruma" sakit $Sire.ar dan Amalia, 1227%( 'e.iatan terse!ut akan !erjalan o)timal jika didukun. manajemen yan. !aik( RSU# I!nu Sina &resik tela" menera)kan sistem informasi $SI%, dimana sistem terse!ut da)at mendukun. ke.iatan instalasi farmasinya se/ara efektif dan efisien( SI meru)akan sistem di dalam or.anisasi yan. mem)ertemukan ke!utu"an )en.ola"an transaksi "arian yan. mendukun. fun.si o)erasi or.anisasi yan. !ersifat manajerial den.an ke.iatan strate.i untuk menyediakan data8data yan. di)erlukan $Suta!ri, 1229%( r.anisasi da)at le!i" muda" men.analisa a)a yan. di!utu"kan dan di"ara)kan untuk menentukan suatu ke)utusan den.an SI( #i)erlukan dukun.an sistem informasi manajemen $SIM% yan. !aik a.ar sistem manajemen da)at dijalankan se/ara maksimal( Meski)un SIM tidak "arus men..unakan teknolo.i kom)uter, namun kenyataannya tidak mun.kin SIM yan. kom)leks da)at !erfun.si tan)a meli!atkan elemen kom)uter(

Manfaat teknolo.i kom)uter dalam dunia !isnis antara lain dalam "al transaksi8transaksi, )en/atatan "asil keuan.an, dan )endataan arus keluar masuk !aran. )roduksi atau da.an.( Ba.i )erusa"aan8)erusa"aan modern, teknolo.i informasi tidak "anya !erfun.si se!a.ai sarana )endukun. untuk menin.katkan kinerja, teta)i ju.a menjadi senjata utama dalam !ersain. serta meminimalisasi resiko keamanan transaksi $:an., et al( 1227%( Se!ua" or.anisasi )elayanan se)erti instalasi farmasi ju.a melakukan )en.ola"an informasi den.an kom)uter untuk o)erasional or.anisasinya( ;eknolo.i kom)uter terse!ut mendukun. SIM )ersediaan o!at dalam menyediakan informasi untuk ke)entin.an manajemen( Manajemen dalam )en.am!ilan suatu ke)utusan "arus dilakukan den.an te)at, akurat, dan /e)at( ;indakan itu da)at !erjalan sala" satunya jika didukun. ole" SIM( <adi, a)a!ila instalasi farmasi menera)kan SIM )ersediaan o!at se!a.ai decision support system maka akan mem!antu kinerja manajemen ruma" sakit dalam )en.am!ilan ke)utusan se/ara taktis se"in..a )elayanan kese"atan !erjalan o)timal( 3amun, SIM )ersediaan o!at yan. suda" ditera)kan memerlukan evaluasi, )er!aikan, dan )enin.katan untuk menyesuaikan den.an )erkem!an.an jaman( le" karena itu, Penelitian ini !ertujuan untuk men.eta"ui .am!aran yan. jelas men.enai SIM )ersediaan o!at yan. ditera)kan )ada Instalasi Farmasi RSU# I!nu Sina &resik dan men.eta"ui kele!i"an dan kelema"an dari SIM )ersediaan o!at yan. tela" ditera)kan ole" Instalasi Farmasi RSU# I!nu Sina &resik.

)' KAJIAN PUSTAKA Pen.am!ilan ke)utusan meru)akan "al yan. )entin. dalam suatu or.anisasi( r.anisasi memerlukan manajemen yan. !aik untuk menda)atkan suatu ke)utusan yan. /e)at dan te)at se"in..a di)erlukan kom)onen )endukun.( Sala" satu kom)onen yan. da)at mendukun. adala" sistem informasi( SI meru)akan kom)onen yan. da)at men.um)ulkan atau men.am!il, mem)roses, menyim)an, dan mendistri!usikan informasi untuk mendukun. )en.am!ilan ke)utusan dan kendali dalam or.anisasi( SI ju.a da)at mem!antu manajer dan )ekerja dalam men.analisa masala", memvisualisasi, dan men/i)takan )roduk !aru selain mendukun. )en.am!ilan ke)utusan, koordinasi, dan kontrol $Laudon dan Laudon, 122=%( Menurut Suta!ri $1229%, SI adala" suatu sistem )ada or.anisasi yan. mem)ertemukan ke!utu"an )en.ola"an transaksi "arian yan. mendukun. fun.si o)erasi or.anisasi yan. !ersifat manajerial den.an ke.iatan strate.i dari suatu or.anisasi dan ju.a menyediakan la)oran8 la)oran yan. di)erlukan ole" )i"ak luar( SI meru)akan suatu /ara untuk menyediakan informasi yan. di!utu"kan ole" or.anisasi untuk !ero)erasi den.an /ara yan. teratur dan tertata untuk men/a)ai tujuan $Sa!ar.una dalam <o.ianto, 122-%( Manajemen adala" )roses atau ke.iatan yan. terdiri atas )eren/anaan, )en.or.anisasian, )elaksanaan dan )en.awasan yan. dilakukan untuk menentukan dan usa"a men/a)ai sasaran8sasaran den.an memanfaatkan sum!erdaya manusia dan sum!erdaya lainnya $;erry dalam Sa!ardi, 122*%( Bateman

dan Snell $122=% mem!erikan )en.ertian lain atas manajemen, yaitu )roses !ekerja den.an oran.8oran. dan sum!er8sum!er daya untuk men/a)ai tujuan8tujuan or.anisasi( <adi, da)at ditarik suatu )en.ertian umum !a"wa )en.elolaan meru)akan suatu )roses )en.koordinasian, )en.inte.rasian ke.iatan8ke.iatan kerja a.ar diselesaikan se/ara efisien melalui kerjasama den.an oran. lain untuk men/a)ai tujuan tertentu( #efinisi SIM adala" se!ua" sistem manusia atau mesin yan. ter)adu untuk menyajikan informasi .una mendukun. fun.si o)erasi, manajemen dan )en.am!ilan ke)utusan dalam se!ua" or.anisasi $&ordon, 1221%( Sistem ini men..unakan hard%are% dan soft%are kom)uter, )rosedur )edoman, model manajemen dan ke)utusan, dan se!ua" database( Sementara itu, menurut <o.ianto $122-%, SIM meru)akan suatu sistem yan. melakukan fun.si8fun.si untuk menyediakan semua informasi yan. mem)en.aru"i o)erasi or.anisasi( SIM adala" kum)ulan dari sistem8 sistem informasi( SIM ter.antun. dari !esar ke/ilnya or.anisasi( #efinisi )ersediaan $in"entory% adala" sim)anan material yan. !eru)a !aran. menta", !aran. dalam )roses, dan !aran. jadi $Sumayan., 1229%( Handoko $1222% men.emukaan !a"wa )ersediaan adala" suatu istila" umum yan. menunjukkan se.ala sesuatu atau sum!er daya8sum!er daya or.anisasi yan. disim)an dalam antisi)asinya ter"ada) )emenu"an )ermintaan( <adi, )ersediaan !aran. meru)akan aset !er!entuk !aran. yan. dimiliki untuk dijual dalam o)erasi or.anisasi atau !aran. yan. sedan. dalam )roses )em!uatan(

;erda)at em)at faktor )entin. yan. )erlu di)er"atikan dalam )en.adaan, yaitu mutu, jumla", waktu dan !iaya $;jandra, 1229%( Sedan.kan em)at as)ek kom)onen )en.an.kutan adala" )en.emasan, )en.iriman, dan )eren/anaan )en.iriman !aran. yan. teren/ana !aik dan dilaksanakan sesuai norma keselamatan, efisiensi, dan men.untun.kan( Se/ara umum, arus !aran. di ruma" sakit $termasuk !aran.8!aran. farmasi% meli)uti )roses )enerimaan, )enyim)anan, )enyaluran, dan )en/atatan( Instalasi farmasi meru)akan !a.ian dari )roses )enyelen..ara )elayanan medik, )elayanan )enunjan. medik, ke.iatan )enelitian, )en.em!an.an, )endidikan, )elati"an, dan )emeli"araan sarana ruma" sakit $Sire.ar dan Amalia, 1227%( 3amun, instalasi farmasi "anya meli)uti as)ek kefarmasian( <adi, instalasi farmasi adala" suatu !a.ian5unit5divisi atau fasilitas di ruma" sakit, tem)at )enyelen..araan semua )ekerjaan kefarmasian( Pekerjaan kefarmasian adala" )em!uatan, termasuk )en.endalian mutu sediaan farmasi, )en.amanan )en.adaan, )enyim)anan dan distri!usi o!at, )en.elolaan o!at, )elayanan o!at atas rese) dokter, )elayanan informasi o!at, serta )en.em!an.an o!at, !a"an o!at dan o!at tradisional( *' METODE PENELITIAN *'& J nis P n litian <enis )enelitian yan. di.unakan adala" deskri)tif karena )enelitian ini ter!atas )ada usa"a men.un.ka)kan suatu keadaan $)eristiwa% se!a.aimana adanya atau "anya !ersifat )en.un.ka)an fakta( Penelitian deskri)tif adala" )enelitian yan. dilakukan untuk men.eta"ui

nilai varia!el mandiri, !aik satu varia!el atau le!i" )independent* tan)a men."u!un.kan atau mem)er!andin.kan varia!el satu den.an lainnya $Su.iyono, 12**%( Penelitian ini tidak men..unakan uji "i)otesis, teta)i men..unakan data !er!entuk kata atau .am!ar se"in..a tidak menekankan )ada an.ka( *') F+kus P n litian Fokus )enelitian adala" )enentuan masala" yan. akan dijadikan suatu o!yek untuk )eneliti dan )em!atasan informasi yan. tidak !erkaitan den.an )enelitian a.ar )enelitian ini le!i" terara"( Penelitian ini !erfokus )ada )endeskri)sian kualitatif sistem informasi )ersediaan o!at yan. dia)likasikan di .udan. instalasi farmasi dan o)erasional )roses SIM )ersediaan o!at( *'* Sum! r Data Sum!er data yan. di.unakan adala" data )rimer dan data sekunder( #ata Primer adala" jenis data yan. di)erole" )eneliti lan.sun. dari sum!er asli !eru)a fakta atau o)ini su!jek serta tindakan oran.8oran. yan. dijadikan sum!er data dalam )enelitian dan "asil o!servasi ter"ada) suatu kejadian atau ke.iatan serta "asil )en.ujian( #ata )rimer dida)at melalui wawan/ara den.an !a.ian )ersediaan serta )i"ak8)i"ak yan. terkait den.an )ermasala"an yan. diteliti( #ata sekunder adala" data yan. mendukun. data )rimer yan. !ersum!er dari literatur, dokumen8dokumen or.anisasi, arsi), dan dokumen lain yan. !erkaitan den.an tema )enelitian(

*', L+kasi P n litian Penelitian dilakukan di Instalasi Farmasi RSU# I!nu Sina &resik di <l( #r :a"idin Sudiro Husodo 3o(179 B &resik( Alasan )emili"an lokasi )enelitian ini karena Instalasi Farmasi RSU# I!nu Sina suda" men..unakan sistem kom)uterisasi dalam )en.elolaan )ersediaan o!at( <adi, )eneliti akan men..am!arkan )ola )en.elolaan )ersediaan o!at .una men/a)ai tujuan( *'- T knik P n.um/ulan Data ;eknik )en.um)ulan data yan. di.unakan adala" wawan/ara $inter"ie%%, )en.amatan $obser"asi%, dan dokumentasi( Inter"ie% adala" )roses mem)erole" keteran.an untuk tujuan )enelitian den.an /ara tanya jawa! dimana antara )ewawan/ara den.an )enjawa! salin. !ertata) muka den.an men..unakan alat $inter"ie% guide%( Pen.amatan adala" )en.um)ulan data den.an melakukan )en.amatan lan.sun. di lokasi )enelitian( #okumentasi adala" teknik )en.um)ulan data den.an men..unakan dokumen atau !uku )anduan, salinan arsi), /atatan resmi terkait den.an fokus )enelitian( *'0 Instrum n P n litian Instrument )enelitian yan. di.unakan dalam )enelitian ini adala" )edoman wawan/ara $inter"ie% guide%, )edoman o!servasi, dan )edoman dokumentasi( Alat !antu yan. di.unakan dalam )edoman wawan/ara adala" ta)e recorder atau kertas se!a.ai dokumen !iasa $/atatan )enelitian%( :awan/ara dilakukan di .udan. farmasi dan di instalasi farmasi !a.ian )enan..un. jawa! .udan. farmasi dan ke)ala instalasi farmasi( Alat !antu yan. di.unakan

dalam )edoman o!servasi adala" )en.o)timalan seluru" alat )an/a indera dan alat tulis menulis untuk men/atat data temuan yan. di)erole" di la)an.an( Sementara itu, alat !antu yan. di.unakan dalam )edoman dokumentasi adala" !eru)a !uku /atatan, ># $+ompact Disc%, scanner, flashdisc, printer dan lain8lain( *'1 Analisis Data Analisis data yan. di.unakan adala" analisis data deskri)tif kualitatif, analisa data non an.ka, dan "anya )enjelasan dan )enelitian ter"ada) )ermasala"an( Berdasarkan fakta8fakta yan. ada selanjutnya dianalisis dan di)a)arkan untuk menjawa! masala" )enelitian se"in..a ter/a)ai tujuan )enelitian( Analisa data dilakukan den.an mendeskri)sikan )roses SIM )ersediaan o!at den.an mendeskri)sikan )roses SI yan. di.unakan dalam )en.elolaan )ersediaan o!at( Selanjutnya "asil dari lan.ka" )ertama dianalisis !erdasarkan data yan. dikum)ulkan dari "asil o!servasi dan wawan/ara ter"ada) )roses SIM )ersediaan o!at di &udan. Farmasi di Instalasi Farmasi RSU# I!nu Sina &resik( ,' (ASIL DAN PEMBA(ASAN Pelayanan farmasi meru)akan sala" satu ke.iatan )enunjan. medis dan !a.ian tidak ter)isa"kan dari sistem )elayanan kese"atan yan. utu" di RSU# I!nu Sina 'a!( &resik( Instalasi farmasi se!a.ai suatu unit di ruma" sakit yan. menyelen..arakan )elayanan farmasi !erorientasi ke)ada )elayanan )asien, )enyediaan o!at yan. !ermutu, termasuk )elayanan farmasi klinik yan. terjan.kau !a.i semua la)isan masyarakat( Farmasi

ruma" sakit !ertan..un.jawa! ter"ada) semua )er!ekalan farmasi yan. !eredar di RSU# I!nu Sina 'a!( &resik melalui )en.elolaan )er!ekalan farmasi dan floor stock( SIM )ersediaan o!at di instalasi farmasi RSU# I!nu Sina terdiri dari fun.si )eren/anaan, )en.or.anisasian, ke)emim)inan, dan )en.endalian( Peren/anaan )enyusunan daftar usulan ke!utu"an o!at atau alkes ole" )etu.as farmasi dilakukan !erdasarkan )eren/anaan yan. di!uat dan ka)asitas .udan. )enyim)anan( Pen.adaan o!at dilakukan sesuai den.an )eren/anaan yan. tela" di!uat( Pen.adaan o!at dan alkes dilakukan melalui distri!utor resmi atau den.an /ara kerjasama melalui rekanan untuk menda)atkan "ar.a k"usus dan menja.a kontinuitas( <ika )ersediaan farmasi tertentu yan. di)asarkan tidak tersedia teta)i ke!eradaannya san.at di)erlukan, maka instalasi mem)roduksinya sendiri dalam jumla" ke/il sesuai ke!utu"an( Lan.ka" selanjutnya yaitu evaluasi atas supplier se"in..a "anya supplier yan. memenu"i ketentuan yan. ter)ili" menjadi )emasok )er!ekalan farmasi( Pen.elom)okan o!at ole" )etu.as .udan. instalasi farmasi dise!ut )en.or.anisasian, yaitu setia) )etu.as yan. melakukan entri data selalu !erdasarkan klasifikasi yan. tela" tersedia )ada sistem informasi yan. di.unakan( 'lasifikasi )ersediaan o!at )ada .udan. instalasi farmasi RSU# I!nu Sina !eru)a? *% !at, menurut !entuknya di!edakan menjadi ta!let, ka)sul, siru), dro), injeksi, dan sale)( 1% Alat8alat kese"atan( 'e)emim)inan adala" suatu sistem yan. da)at mem!erikan

informasi jika ke"a!isan o!at, kadaluwarsa, dan lain8lain( Adanya sistem informasi menjadikan )etu.as tidak kesulitan dalam men.eta"ui )ersediaan o!at den.an men.uran.i )en.e/ekan lan.sun. se"in..a da)at mem!uat setia) tu.as menjadi efisien dalam melakukan tu.as8tu.asnya( 'e.iatan )en.endalian )en.elolaan dan )er!ekalan farmasi yan. !eredar di ruma" sakit terdiri dari ? *( Stock opname dilakukan minimal dua kali dalam seta"un, meli)uti )en/atatan dan )er"itun.an )ersediaan )er!ekalan farmasi, jenis dan jumla" o!at ma/et dan atau menjelan. kadaluarsa, jenis dan jumla" o!at rusak aki!at kadaluarsa, kerusakan kemasan, )eru!a"an !entuk dan warna( 1( Mela)orkan "asil ke.iatan stock opname ke)ada direktur untuk ditindaklanjuti( 9( Monitorin. dan evaluasi o!at )ersediaan yan. ada di )oli dan di ruan. )erawatan yan. dilaksanakan se/ara !erkala( #eskri)si manajemen sistem informasi )ersediaan o!at da)at dili"at )ada &am!ar *( Pada &am!ar * terli"at .aris !esar )en/atatan yan. ada dalam instalasi farmasi RSU# I!nu Sina yan. teran.kum dalam SIM den.an kom)uterisasi(

"am!ar ,'& Sist m In2+rmasi Mana3 m n P rs diaan O!at

,'& P n.adaan O!at atau Alk s Prosedur )en.adaan o!at atau alkes dimulai dari )enan..un. jawa! .udan. farmasi mem!uat daftar usulan )ermintaan o!at atau alkes !erdasarkan ke!utu"an yan. ada didasarkan )ada )ola )erese)an di tia) de)o mau)un ke!utu"an di tia) instalasi( #aftar usulan )ermintaan o!at atau alkes disalin dalam !entuk Surat Pesanan $SP% o!at setela" menda)at )ersetujuan ke)ala instalasi farmasi lalu dimintakan )ersetujuan ke)ala su! !idan. farmasi karena yan. memiliki an..aran( ;a"a) terak"ir adala" menyera"kan SP ke)ada salesman untuk di)esankan ke distri!utor( Semua data dimasukkan kom)uter $&am!ar 7(1 dan &am!ar 7(9%(

,') P n rimaan O!at atau Alk s dari Distri!ut+r Pada aktivitas )enerimaan o!at atau alkes, a)a!ila )emesanan o!at atau alkes dilakukan )ada )a.i "ari, umumnya !aran. datan. dari )a!rik )ada sore "ari( <ika o!at atau alkes di)esan sian. "ari, maka !aran. akan datan. esok "arinya( A)a!ila o!at atau alkes datan. sore "ari, !aran. diterima ole" )etu.as de)o rawat ina) terle!i" da"ulu karena suda" diluar jam kerja .udan. farmasi( Baran. akan disera"kan ke .udan. farmasi )ada esok "arinya $&am!ar 7(7%( !at atau alkes di)eriksa ole" )etu.as terle!i" da"ulu di de)o farmasi(

"am!ar ,', Tam/ilan P n rimaan Baran. "am!ar ,') Tam/ilan La/+ran St+$k O!at

"am!ar ,'* Tam/ilan P m! lian atau P m sanan

Setela" sam)ai .udan. farmasi, o!at atau alkes di)eriksa la.i ole" tim )emeriksa di .udan. farmasi( Setela" !aran. datan., tim )emeriksa melakukan )en.e/ekan alamat tujuan )en.iriman, men/o/okkan item dan jumla" o!at atau alkes yan. datan. den.an tertulis di faktur dan surat )esanan, memeriksa kondisi fisik o!at atau alkes, memeriksa tan..al kadaluarsa, men/o/okkan no(batch o!at atau alkes den.an yan. tertulis di faktur( <ika o!at atau alkes tela" sesuai, menandatan.ani dan menuliskan nama teran. dan tan..al diterima dan menstem)el faktur, setela" itu meminta dua lem!ar copy

faktur untuk arsi) .udan. dan dila)orkan ke )enan..un. jawa! atau ke)ala .udan. farmasi untuk dimasukkan ke dalam kom)uter( Bila )enerimaan o!at atau alkes tidak sesuai den.an faktur dan surat )enerimaan, yan. dilakukan di .udan. adala" men.em!alikan o!at atau alkes dan )oton. ta.i"an( Lan.ka"8lan.ka" yan. dilakukan ole" )etu.as .udan. farmasi yaitu menulis @returA di sam)in. nama o!at atau alkes yan. tidak sesuai )esanan di faktur )em!elian, setela" itu men/atat di !uku retur meli)uti nama distri!utor, nomor faktur, tan..al faktur, nama o!at atau alkes yan. diretur, nilai ru)ia" o!at atau alkes yan. diretur lalu men.informasikan ke distri!utor yan. !ersan.kutan dan meminta diter!itkan nota retur dari distri!utor, mela)orkan ke !a.ian administrasi farmasi, setela" itu nota retur dari distri!utor ter!it, menandatan.ani dan menstem)el nota retur, meminta copy dari nota retur untuk arsi) .udan. farmasi, dan mem!endel jadi satu nota retur den.an /opy faktur kemudian men.arsi)kannya $&am!ar 7(-%(

alkes dimulai dari )etu.as .udan. farmasi memila" )er!ekalan farmasi !erdasarkan su"u )enyim)anan, jenis sediaan, !entuk sediaan, dan "uruf alfa!etis, setela" itu menem)atkan )er!ekalan farmasi di rak )enyim)anan, menyusun )er!ekalan farmasi se/ara FIF $first in first out% 5 FBF $first e,pired first out%, yaitu !aran. yan. datan. terle!i" da"ulu dan atau B# $-,pired Date% dekat dikeluarkan dulu( Petu.as .udan. farmasi kemudian men/atat di kartu stock meli)uti tan..al )enerimaan, asal )er!ekalan farmasi, jumla" yan. diterima, stock ak"ir dan tan..al kadaluarsa yan. nanti kartu sto/k akan ditem)atkan di rak )enyim)anan masin.8masin. a.ar muda" dalam )en.e/ekan $&am!ar 7(,%(

"am!ar ,'0 Tam/ilan Kartu St+$k

"am!ar ,'- Tam/ilan Faktur P n3ualan

,'* P n4im/anan O!at atau Alk s Setela" )enerimaan o!at atau alkes, )etu.as .udan. farmasi melakukan )enyim)anan o!at atau

Setia) seta"un dua kali ada ke.iatan sto/k o)name, yaitu ke.iatan untuk men."itun. seluru" )ersediaan o!at atau alkes yan. ada di .udan. farmasi den.an tujuan untuk men.eta"ui nilai )ersediaan o!at dan alkes yan. ada di .udan. dan di tia)8 tia) de)o farmasi yan. meli!atkan seluru" )e.awai ruma" sakit( Pada saat stock opname )etu.as .udan. farmasi men/atat )er!ekalan farmasi yan. mendekati dan suda" kadaluarsa

dan monitorin. o!at emergency dan )er!ekalan farmasi yan. !eredar di lin.kun.an ruma" sakit( Bila di .udan. farmasi ada o!at atau alkes ada yan. mendekati kadaluarsa da)at ditukar ke distri!utor den.an men/atat nama, jumla", nilai ru)ia" o!at atau alkes yan. akan diretur di !uku retur( Setela" itu, )etu.as .udan. farmasi men/ari faktur yan. sesuai den.an no(batch yan. tertera )ada o!at atau alkes yan. akan diretur kemudian men.8copy faktur dan menyim)an !ersama den.an o!at atau alkes yan. akan diretur dan men.informasikannya ke distri!utor !ersan.kutan( Setela" diinformasikan, lalu menyera"kan o!at atau alkes yan. diretur ke distri!utor dan meminta di!uatkan !ukti retur untuk disim)an dan dila)orkan ke !a.ian administrasi farmasi( <ika distri!utor suda" men..anti o!at atau alkes yan. diretur, distri!utor mem!eri )ili"an a)aka" di.anti !eru)a o!at atau alkes yan. sama den.an tan..al kadaluarsa yan. le!i" lama atau di)oton.kan ke ta.i"an den.an mener!itkan nota retur( Setela" selesai kemudian menyim)an o!at atau alkes )en..anti atau meminta copy dari nota retur dan menyim)an /o)y dari nota retur(
,', Distri!usi O!at atau Alk s

se!ulan sekali( <ika ada )ermintaan o!at atau alkes, )etu.as de)o farmasi, instalasi rawat jalan, instalasi rawat ina), dan instalasi8instalasi lain menuliskan di form )ermintaan o!at atau alkes terle!i" da"ulu dan )etu.as .udan. farmasi menerima form )ermintaan o!at atau alkes( Setela" menerima form )ermintaan, )etu.as .udan. men.am!il o!at atau alkes dari rak )enyim)anan yan. tan..al kadaluarsanya )alin. dekat lalu menulis jumla" o!at atau alkes yan. diam!il di kartu stock dan menulis jumla" o!at atau alkes di form )ermintaan o!at atau alkes( Lalu )etu.as de)o farmasi, instalasi rawat jalan, instalasi rawat ina), dan instalasi8instalasi lain men.am!il o!at atau alkes ke .udan. farmasi( 'e/uali yan. )ermintaan mendadak, o!at atau alkes se.era di)roses dan lan.sun. disera"kan( Petu.as .udan. farmasi dan )etu.as de)o farmasi, instalasi rawat jalan, instalasi rawat ina), dan instalasi8instalasi lain menandatan.ani form )ermintaan o!at atau alkes se!a.ai !ukti sera" terima !aran.( Setela" itu )enan..un. jawa! .udan. memutasi o!at atau alkes yan. keluar melalui )ro.ram $&am!ar 7(4%(

&udan. farmasi melayani distri!usi o!at atau alkes ke de)o8 de)o farmasi $rawat jalan, rawat ina), IBS, I&#, 0IP, Askes%, instalasi rawat jalan $unit "emodialisa, unit endoscopy, )oli8)oli%, instalasi rawat ina) $I>U dan ruan.8ruan. ina)%, dan instalasi8instalasi lain( Petu.as de)o farmasi memesan o!at atau alkes ke .udan. farmasi setia) dua "ari sekali, sedan.kan instalasi rawat jalan, rawat ina) dan instalasi8instalasi lain

"am!ar ,'1' Tam/ilan Mutasi Baran. untuk O!at5Alk s ! r/indah t m/at dari "udan. Farmasi k D /+6D /+

,'- P n.ha/usan Untuk menjamin kualitas )er!ekalan farmasi maka dilakukan )emeriksaan se/ara !erkala dan insidentil sesuai ke)erluan ter"ada) kualitas )er!ekalan farmasi ter"ada) jenis dan jumla" o!at kadaluarsa, rusak aki!at kerusakan )ada kemasan, )eru!a"an !entuk atau warna( #ilakukan )ula )ela)oran "asil )emeriksaan )er!ekalan farmasi yan. suda" tidak memenu"i syarat sesuai standar yan. !erlaku ke)ada direktur untuk dilakukan )en."a)usan ole" ;im Pen."a)usan Per!ekalan Farmasi RSU# I!nu Sina( Pemusna"an o!at atau alkes rusak, B# dan atau dilaran. )en..unaannya ole" BP M dilaksanakan ole" ;im Pemusna"an den.an disertai )em!uatan Berita A/ara Pemusna"an Baran.( Se!elum dilakukan )emusna"an o!at atau alkes yan. suda" kadaluarsa disosialisasikan terle!i" da"ulu ke #irektur RSU# I!nu Sina( ,'0 K l !ihan dan K kuran.an Sist m In2+rmasi Mana3 m n P rs diaan O!at /ada "udan. Instalasi Farmasi ,'0'& K l !ihan a( Instalasi farmasi RSU# I!nu Sina tela" men..unakan kom)uter untuk men.ola" data yan. !anyak se"in..a memiliki tin.kat ke/e)atan )er"itun.an dan )enyam)aian data yan. tin..i( !( Sistem yan. di)akai untuk )en.elolaan dan )en/atatan tela" men..unakan )eran.kat lunak soft%are yan. menyediakan layanan )en/atatan transaksi yan. terjadi se"in..a suda" tidak diola" se/ara manual se"in..a tidak akan !anyak menyita waktu dan "asilnya le!i" akurat(

/(

d(

e(

f(

.(

Meski)un sistem tela" men..unakan kom)uter, namun setia) transaksi teta) menyertakan !ukti8!ukti transaksi se)erti nota se"in..a jika terjadi kesala"an mau)un kerusakan teknis, maka masi" !isa dirunut )roses transaksinya( Lokasi RSU# I!nu Sina yan. luas dan setia) su! instalasi farmasi ter)isa" tentunya menim!ulkan ketidakefisienan jika men..unakan sistem manual untuk mela)orkan ke!utu"an o!at8o!atan yan. di)erlukan )ada .udan. utama $.udan. farmasi%( <adi, den.an kemam)uan user dalam men.o)erasikan jarin.an kom)uter menjadikan )eru!a"an data )ada suatu su!8su! instalasi farmasi da)at diketa"ui ole" !a.ian .udan. farmasi di lokasi yan. jau" ter)isa" )ada saat yan. sama $just in time%( 'e/e)atan entri data den.an kom)uter jau" le!i" !aik di!andin.kan den.an sistem entri data manual( Pen."a)usan, )enam!a"an dan )en.koreksian data da)at dilakukan den.an /e)at dan muda" tan)a merusak media yan. di.unakan( User da)at meminda"kan data yan. mem)unyai ka)asitas !esar ke tem)at yan. san.at jau" sekali)un den.an /e)at dan muda" melalui jarin.an LA3 yan. tersedia(

,'0') Kekurangan a( Belum menera)kan teknolo.i bar'code se"in..a ke/e)atan dalam mem!eri )elayanan atas informasi men.enai o!at dan alat kese"atan !elum maksimal( &ar'

*2

!(

/(

d(

e(

code meru)akan sistem yan. dilen.ka)i den.an alat )emindai se"in..a sekali sensor akan lan.sun. diinter)retasi ole" kom)uter( Menurut Mant"ou dan 0la/"o)oulou $122*%, teknolo.i bar'code akan menin.katkan kinerja o)erasional )elayanan den.an menin.katkan akurasi informasi dan ke/e)atan transmisi data( #en.an adanya LA3, tata /ara )ela)oran dari su! instalasi farmasi ke .udan. farmasi, jika di!utu"kan o!at8o!atan yan. suda" men/a)ai titik minimal masi" dilakukan den.an /ara datan. sendiri ke !a.ian .udan. farmasi untuk se.era memesan ke!utu"an o!at8o!atan( Sto/k minimal )ada masin.8masin. o!at !er!eda, setia) )etu.as tela" men.eta"ui sto/k minimal tia)8 tia) o!at, teta)i signal )ada sistem yan. menunjukkan o!at terse!ut tela" men.alami stock minimal tidak ada( Petu.as "arus memeriksa le!i" teliti "al itu( 'e"ati8"atian dan ketelitian menjadi sala" satu "al utama dalam men.entri data yan. ada( ;idak semua user dalam menjalankan sistem teliti den.an a)a yan. dilakukan( 'etelitian user dalam menjalankan sistem san.at di)erlukan( 'om)uter san.at rawan ter"ada) kerusakan, !aik yan. dise!a!kan ole" kerusakan fisik atau kerusakan ole" virus( 'emam)uan user dalam men.atasi )ermasala"an8 )ermasala"an ke/il renda", k"ususnya )ermasala"an teknis )en.o)erasian kom)uter jarin.an se)erti kesala"an yan.

f(

.(

men.aki!atkan kuran. efektifnya kinerja sistem( RSU# I!nu Sina tela" memiliki unit yan. !ernama Pen.ola" #ata Blektronik $P#B%, teta)i P#B men.urusi "al8"al yan. !ersifat umum atau menan.ani )ermasala"an teknolo.i kom)uter RSU# I!nu Sina se/ara keseluru"an( Su!8su! !a.ian dari instalasi farmasi, instalasi rawat jalan, instalasi rawat ina), dan instalasi lain yan. !erjumla" sekitar tuju" !elas unit yan. terse!ar luas )ada RSU# I!nu Sina mem!uat tidak efisiennya kinerja )ada .udan. farmasi( Ben/ana alam menjadi "al yan. wajar a)a!ila men..an..u kinerja sistem(

-' PENUTUP -'& K sim/ulan Berdasarkan "asil )enelitian yan. dilakukan ter"ada) sistem informasi manajemen )ersediaan o!at )ada Instalasi Farmasi RSU# I!nu Sina, da)at disim)ulkan !a"wa SIM )ersediaan o!at di .udan. farmasi RSU# I!nu Sina &resik suda" /uku) !aik( Ba.ian )er.udan.an farmasi RSU# I!nu Sina suda" menera)kan kom)uterisasi dalam men.elola )ersediaan o!atnya dan dalam o)erasionalnya teta) menyertakan !ukti8!ukti fisik transaksi se"in..a men.o)timalkan tin.kat keamanan transaksi( Meski)un demikian, sistem informasi manajemen )ersedian o!at )ada instalasi farmasi RSU# I!nu Sina )erlu )enin.katan atas teknolo.i kom)uternya a.ar le!i" efektif dan efisien den.an men.a)likasikan teknolo.i mutak"ir yan. tela" !erkem!an.(

**

-') Saran Berdasarkan "asil analisis SIM )ersediaan o!at di .udan. farmasi RSU# I!nu Sina ditemukan !e!era)a kekuran.an atau kelema"an )ada SIM )ersediaan o!at yan. dimiliki( le" se!a! itu, se!a.ai u)aya mem)er!aiki kekuran.an dan kelema"an yan. ada, )erlu dilakukan )enelitian lanjutan men.enai sistem yan. te)at untuk menutu)i mau)un melen.ka)i kekuran.an dan kelema"an terse!ut( DAFTAR PUSTAKA Aditama, ;jandra Co.a( 1229( Manajemen Administrasi RS( Bdisi 'edua( <akarta ? Universitas Indonesia Press "al( **18**9( Bateman, ;"omas S( #an Snell, S/ott A( 122=( Manajemen 'e)emim)inan dan 'olanorasi dalam #unia yan. 'om)etitif( Salem!a Bm)at( <akarta "al( 12( #avis, &ordon B( 1221( 'eran.ka #asar Sistem Informasi Manajemen( Pener!it PPM( <akarta "al( 9( de 0reis, 0(, dan R( Huijsman( 12**( Su))ly /"ain mana.ement in "ealt" servi/es? an overview( Bmerald &rou) Pu!lis"in. Limited( *,? *-+8*,-( Handoko, H(;( 1222( #asar8#asar Manajemen Produksi /etakan ke8*9( BPFB( Co.yakarta "al( 999( <o.ianto( 122-( Analisis D #esain( Pener!it Andi( Co.yakarta "al( 48=, *98*-, *1+8*92( 'e)utusan Menteri 'ese"atan Re)u!lik Indonesia, 3omor **+45MB3'BS5S'5651227( ;entan. Standarisasi

Pelayanan Farmasi di Ruma" Sakit( Laudon, '(>( dan <(P Laudon( 122=( Sistem Informasi Manajemen Men.elola Perusa"aan #i.ital Buku, Bdisi ke8*1( Salem!a Bm)at( <akarta "al( *-( Mant"ou,0(, dan M( 0la/"o)oulou( 122*( Bar8/ode te/"nolo.y for inventory and marketin. mana.ement systems? A model for its develo)ment and im)lementation( Int( <( Produ/tion B/onomi/s 4*? *-48*,7( Sa!ardi, A( 122*( Manajemen Pen.antar Bdisi Revisi( Pener!it Akademi Manajemen Perusa"aan C'P3( Co.yakarta "al( 9( Sire.ar, >"( <(P(, dan Amalia, L(, 1227, Farmasi Ruma" Sakit, ;eori dan Penera)an( Pener!it Buku 'edokteran B&>( <akarta "al( 1-81,, 91899( Su.iyono( 12**( Metode Penelitian 'uantitatif 'ualitatif dan RD#( Pener!it Alfa!eta( Bandun. "al(9-, 117( Sumayan., L( 1229( #asar8#asar Manajemen D )erasi( Bdisi Pertama( Salem!a Bm)at( <akarta "al *=+( Suta!ri, ;( 1229( Sistem Informasi Manajemen( Pener!it Andi( Co.yakarta "al( 7*879( :an., M(, H( :an., #( 6u, '('( :an, dan #( 0o.el( 1227( A we!8servi/e a.ent8!ased de/ision su))ort system for se/urities eE/e)tion mana.ement( BE)ert Systems wit" A))li/ations( 14? 79+F 7-2(

*1