SAINT CONTABLE Y PLAN DE CUENTAS SISTEMAS CONTABLES Sistema contable es una estructura organizada mediante la cual se recogen las

informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valindose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirn a la misma tomar decisiones financieras. Un sistema contable no es ms que normas, pautas, procedimientos. Para controlar las operaciones y suministrar informacin financiera de una empresa, por medio de la organizacin, clasificacin y cuantificacin de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre. Para que un sistema contable funcione eficientemente es preciso que su estructura y configuracin cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan ntimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma. Un sistema contable es el conjunto de principios y reglas que facilitan el conocimiento y la representacin adecuada de la empresa y de los hechos econmicos que afectan a la misma. Nos podemos encontrar con 3 tipos de sistemas contables: Sistema patrimonial o histrico: representa el patrimonio y sus variaciones en el mismo orden en que se producen los hechos contables. Sistema presupuestario: representa el patrimonio y sus variaciones segn las expectativas de que se producen los hechos y despus de que se produzcan. La diferencia entre ambas da lugar a desviaciones. Sistema complementario: ampla la informacin de los otros dos anteriores no puede ir, por lo tanto, solo PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA CONTABLE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.) Preparar una lista de chequeo. Elaborar informes. Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento Disear formularios para todas las operaciones. Disear reportes Preparar los libros. Balance inicial

CARACTERSTICAS DE UN SISTEMA CONTABLE EFECTIVO. Un sistema contable bien diseado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. ESTRUCTURA DE UN SISTEMA CONTABLE Un sistema de informacin contable sigue un modelo bsico y un sistema de informacin bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilic, se deben ejecutar tres pasos bsicos utilizando relacionada con las actividades financieras;

los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. 1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemtico de la actividad comercial diaria en trminos econmicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en trminos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transaccin se refiere a una accin terminada ms que a una posible accin a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en trminos monetarios. 2. Clasificacin de la informacin: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser til para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la informacin de debe clasificar en grupos o categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones a travs de las cuales se recibe o paga dinero. 3. Resumen de la informacin: para que la informacin contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificacin y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la informacin contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo ms que la creacin de informacin, tambin involucra la comunicacin de esta informacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar informacin a los gerentes y tambin a varios usuarios externos que tienen inters en las actividades financieras de la empresa. PROGRAMA SAINT CONTABLE: Es un programa que se adapta a cualquier empresa, sea grande o pequea, ya que su base de datos, men y mdulos son configurables, donde el usuario puede aadir o eliminar las opciones que necesite, dependiendo de la complejidad de la empresa. EL PROGRAMA SAINT CONTROLA las operaciones contables de una o varias empresas con reportes adecuados a las exigencias de compaas manejadas eficazmente que cumplen con la normativa legal y fiscal y satisface los requisitos de cualquier institucin financiera. Cuenta con un poderoso instrumento que permite gestionar la informacin desde el punto de vista comercial, es un sistema de clasificacin de asientos que se denomina tipos de asiento haciendo ms fcil la agrupacin de la informacin contable al momento de generar un comprobante contable. CARACTERSTICAS DEL PROCESO Genera automticamente todos los asientos y formularios requeridos por la normativa legal y fiscal Control de cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Manejo de retencin de impuestos. Planificacin de cobranzas (por cobrador o por zona o rea geogrfica configurable). Ajuste de inventario.

PLAN DE CUENTAS El plan de cuentas es un listado que presenta las cuentas necesarias para registrar los hechos contables. Se trata de una ordenacin sistemtica de todas las cuentas que forman parte de un sistema contable. Para facilitar el reconocimiento de cada una de las cuentas, el plan de cuentas suele ser codificado. Este proceso implica la asignacin de un smbolo, que puede ser un nmero, una letra o una combinacin de ambos, a cada cuenta. El sistema mnemotcnico ms usual para codificar un plan de cuentas es el numrico decimal, que permite agrupaciones ilimitadas y facilita la tarea de agregar e intercalar nuevas cuentas. Por ejemplo: 1 Activo, 1.1 Activo corriente, 1.2 Activo no corriente, 1.1.1 Caja y bancos, 1.1.2 Inversiones corrientes. Por lo general, el plan de cuentas se complementa con un manual de cuentas, que presenta las instrucciones necesarias para la utilizacin de las cuentas que forman parte del sistema contable. El plan de cuentas, en definitiva, brinda una estructura bsica para la organizacin del sistema contable, por lo que aparece como un medio para obtener informacin de manera sencilla. Un plan de cuentas debe cumplir con varios requisitos , como la homogeneidad, la integridad (tiene que presentar todas las cuentas necesarias), la sistematicidad (debe seguir un cierto orden) y la flexibilidad (tiene que permitir el agregado de nuevas cuentas). Por otra parte, es importante que, a la hora de elaborar un plan de cuentas, se utilice una terminologa clara para designar a cada cuenta y se parta desde lo general hacia lo particular Con respecto a los requisitos que debe reunir, podemos mencionar: Ordenado: Es decir que contemple un criterio racional planificado. Completo: Que contenga todas las cuentas necesarias para reflejar todos los posibles hechos econmicos a producirse, ya sean stos de naturaleza patrimonial (de Activo, Pasivo y sus regularizadoras de valuacin y de Patrimonio Neto), de Resultados (Positivos y Negativos), de Orden (Activas y Pasivas). Claro: Que su terminologa sea comprensible para cualquier persona interesada en el funcionamiento del sistema de informacin contable del ente. Flexible: Debe prever la posible incorporacin de cuentas en todo momento, en funcin de las necesidades que se sucedan desde su confeccin (inicio de la vida del ente). Es importante, que peridicamente se revise la vigencia de las cuentas, procediendo a la cancelacin de aquellas que hayan dejado de ser utilizables en la registracin. OBJETIVOS DEL PLAN DE CUENTAS Permitir el establecimiento de las cuentas para el registro de las operaciones Estructurar la organizacin de las cuentas por secciones. Garantizar la correcta formulacin de los estados financieros.

Permitir la realizacin de cambios que se presenten, tales como la eliminacin o inclusin de cuentas. FUNCIONES DEL PLAN DE CUENTAS Servir como medio de ayuda para el entrenamiento del personal que labora en el rea contable. Dar a conocer al personal que labora en el rea contable la estructura de cuentas del sistema de contabilidad general Garantizar de manera consistente y uniforme la correcta presentacin de los reportes financieros. Proporcionar una gua para el correcto registro de las operaciones a travs de los asientos contables FACTORES A CONSIDERAR EN SU ELABORACIN Existen varios aspectos, ntimamente relacionados con las caractersticas propias de cada ente en particular, que se debern tener en cuenta para su confeccin: Naturaleza jurdica: Debemos preguntarnos de qu tipo de ente se trata, si es una empresa unipersonal, o si es una sociedad, y en este caso, en qu tipo social encuadra; Por ejemplo, una sociedad de las llamadas de capital como la sociedad annima (S.A.), o la sociedad de responsabilidad limitada (S.R.L.), o tambin podra tratarse de una sociedad de personas, como la sociedad colectiva (S.C.) o la sociedad en comandita simple (S.C.S.). Objeto social a desarrollar: Habr que distinguir si es una empresa industrial, manufacturera, extractiva, explotacin comercial o ganadera; si es mayorista o minorista, entre otras. Dimensin y ubicacin geogrfica: Es decir si encuadra dentro de una pequea, mediana o gran empresa, si tiene una o ms sucursales, si tiene una estructura simple o con divisin departamental, de esto depender la cantidad y variedad de cuentas utilizadas. CODIFICACIN DE UN PLAN DE CUENTAS Codificar un plan de cuentas, implica reemplazar el nombre de cada cuenta por smbolos, ya sean stos, letras, nmeros o ambos combinados. El objetivo de la codificacin es economizar tiempo y trabajo, ya que el smbolo utilizado facilitar la memorizacin de la cuenta, su ordenamiento y su identificacin y localizacin dentro del plan de cuentas. Por lo expuesto, este procedimiento debe reunir ciertas condiciones, a saber: Sencillez: Que permita memorizar y recordar fcilmente los smbolos. Precisin: Cada smbolo debe representar un nico significado, evitando ambigedades por semejanza con otros smbolos. Flexibilidad: De manera que posibilite la insercin de nuevas cuentas a medida que las circunstancias lo exijan. Racionalidad: Que posibilite el agrupamiento de cuentas relacionadas, facilitando la integracin de los rubros.

Existen varios sistemas de codificacin y ordenamiento de un plan de cuentas. Dentro de los sistemas mnemotcnicos (fciles de recordar), el ms perfeccionado es el numrico decimal, ya que permite en forma ilimitada agrupar todas las cuentas que sean necesarias e intercalar nuevas. PASOS A SEGUIR EN LA CONFECCIN El primer paso consiste en determinar el primer grado o nivel de anlisis, que siguiendo la clasificacin de cuentas segn su naturaleza, implica asignar un nmero a las cuentas recompuestas (elementos) o de menor grado de anlisis: 1 ACTIVO 2 PASIVO 3 PATRIM. NETO 4 RESULTADOS 5 CTAS. DE ORDEN El segundo paso consiste en determinar el segundo grado o nivel de anlisis, asignando el segundo dgito a las llamadas cuentas compuestas, en funcin a un criterio legal: 1 ACTIVO 1.1 ACTIVO CORRIENTE 1.2 ACTIVO NO CORRIENTE 2 PASIVO 2.1 PASIVO CORRIENTE 2.2 PASIVO NO CORRIENTE El tercer paso consiste en determinar el tercer grado o nivel de anlisis, asignando el tercer dgito a las cuentas colectivas sintticas, que son aquellas representativas de los rubros 1 ACTIVO 1.1 ACTIVO CORRIENTE 1.1.1 CAJA Y BANCOS 1.1.2 INVERSIONES CORRIENTES 1.1.3 CREDITOS 1.1.4 BIENES DE CAMBIO El cuarto paso consiste en determinar el cuarto grado o nivel de anlisis, asignando el cuarto dgito a las cuentas simples analticas de primer grado de anlisis, que son aquellas integrantes de cada rubro, las cuales podran ser utilizadas para registrar anotaciones en el libro diario general. A partir de este grado de anlisis se formaliza la apertura analtica que se desee en funcin de los requerimientos de informacin de cada ente en particular:

1 ACTIVO 1.1 ACTIVO CORRIENTE 1.1.1 CAJA Y BANCOS 1.1.1.1 CAJA 1.1.1.2 BANCOS EN MONEDA NACIONAL 1.1.1.3 BANCOS EN MONEDA EXTRANJERA Los pasos siguientes determinarn el quinto o ms grado o nivel de anlisis, asignando el quinto o ms dgitos a las cuentas simples analticas de segundo o ms grado de anlisis. En nuestro modelo de plan de cuentas, existen cuentas analticas de distintos grados de anlisis que cumplen con la funcin de anotar o registrar los cambios que se sucedan en los elementos del patrimonio del ente. A los efectos de contemplar una mayor flexibilidad en la confeccin del plan de cuentas, se ha optado por anteponer un cero al ltimo grado de anlisis considerado: 1 ACTIVO 1.1 ACTIVO CORRIENTE 1.1.1 CAJA Y BANCOS 1.1.1.1 CAJA 1.1.1.1.01 CAJA.EN MONEDA NACIONAL 1.1.1.1.02 CAJA.EN MONEDA NACIONAL 1.1.1.1.03 FONDO FIJO 1.1.1.1.04 CAJA EN MONEDA EXTRANJERA 1.1.1.2 BANCOS EN MONEDA NACIONAL 1.1.1.2.01 BANCO.CTA/CTE. 1.1.1.2.02 BANCO.CTA/CTE. 1.1.1.2.03 BANCO.CAJA DE AHORROS 1.1.1.2.04 BANCO.CAJA DE AHORROS 1.1.1.3 BANCOS EN MONEDA EXTRANJERA 1.1.1.3.01 BANCO.CTA/CTE. M/EXTRANJERA 1.1.1.3.02 BANCO.CTA/CTE. M/EXTRANJERA 1.1.1.3.03. . . . . . . . .SAINT CONTABLE VERSION 4.6

1. PASO: Esta es la pgina de Inicio del programa SAINT contable versin 4.6 se presiona la tecla enter para ingresar al programa 2. PASO: Se ingresa a la pagina del Programa el cual se encuentra los siguientes iconos en la pgina de Inicio como son: (Opciones, Archivos, Transacciones, Reportes, Varios).

3. PASO: Se Ingresa al icono de Opciones en el Programa de Saint a la Seleccin de Empresas se baja con las teclas direccionales de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba hasta conseguir la empresa seleccionada como se ve en este ejemplo que es Garca Yender-Garcia Inversiones Yender se da a la tecla enter para ingresar a la empresa seleccionada y empezar a realizar las operaciones correspondientes. 4. PASO: Se ingresa al icono de Opciones en el Programa de Saint al manual del sistema se puede tener explicacin sobre el programa SAINT CONTABLE VERSION 4.1 esta presentada y diseada de tal manera que facilita todos los procesos de agrupacin y reportes de informacin que requieren los usuarios, en tiempos menores de respuesta y bajo Confiabilidad 5. PASO: Se Ingresa al icono de Archivo en el Programa de Saint a Empresas para crear la empresa o seleccionar la Empresa ya creada se baja con las teclas direccionales de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba hasta conseguir la empresa seleccionada como se ve en este ejemplo que es Garca Yender-Garcia Inversiones Yender se da a la tecla enter para ingresar a la empresa seleccionada y empezar a realizar las operaciones correspondientes. 6.- PASO: Se ingresa al icono de Archivo en el Programa de Saint a Empresa se van Ingresar todos los datos de la empresa como son los siguientes: Cdigo: Ejemplo YEND12, Nombre Completo de la Empresa, RIF de la Empresa, Direccin Completa de la Empresa segn como indica en el Registro de Informacin Fiscal, Ciudad, Telfono, Identificar si se va a importar el plan de cuentas de otra empresa o sino crear una nueva, se le da a la tecla de enter varias veces y por ultimo indica si desea guardar los cambios se le dice si o no y se crea la empresa. 7.- PASO: Se ingresa al icono de Archivo en el Programa de Saint a Configuracin de Cuentas se van Anotar todos los datos de la cuenta para configurarlas indicando la fecha de inicio y cierre del ejercicio:(da, mes y ao) 8.- PASO: Se Ingresa al icono de Archivo en el Programa de Saint a Empresas para crear el Plan de Cuentas el cual est clasificado por cdigos los cuales son los siguientes: * 1 Activos; 2 Pasivo; 3 Capital; 4 Ingresos Netos; 5 Cotos de Mercanca Vendida; 6 Gastos; 7 Ganancias y Prdidas; 8 Otros Ingresos y Gastos. *Descripcin de la cuenta *Verificar si la cuenta va a ser: De movimiento o no movimiento *Se puede Seleccionar con M: Modificar, B:Borrar, S:Salir ,F4:Imprimir Para imprimir el plan de cuentas se baja con la tecla direccional hasta llegar a la opcin de plan de cuentas y se procede a imprimirlo. Seguidamente se muestra el plan de cuenta de la Empresa Garca Yender/Garca Inversiones Yender. Ejemplo: 9.- PASO: Se Ingresa al icono de Transacciones en el Programa de Saint para Procesar Comprobantes del mes un ejemplo puede ser:

Comprobantes: 01 enero= se coloca el mes al cual se va a registrar los movimientos. Concepto: se especifica las operaciones que se van a registrar ejemplo: P/Registrar operaciones del mes de enero Fecha: se indica el ultimo da, mes y ao al cual se le va a realizar las operaciones Luego se van a colocar las transacciones que se van a procesar de acuerdo a las ventas al contado, Debito Fiscal (I.V.A.), Compras Mercancas, Crdito Fiscal (I.V.A.),Gastos del mes y por ltimo la planilla de I.V.A. en una empresa sencilla como es este ejemplo: Garca Yender/Garca Inversiones Yender todos con sus respectivos detalles y monto de cuentas. Para poder realizar cualquier cambio que se haya realizado en el sistema mal hecho se puede utilizar las teclas siguientes: F1=Informacin, F3=Borrar Lnea, F4= Imprimir, F5=Crear una Cuenta, F6=Insertar, ESC=Es para salir del sistema y guardar la informacin suministrada del mes correspondiente. 10.- PASO: Se Ingresa al icono de Reportes en el Programa de Saint para Procesar los Libros e imprimir los siguientes: Libro Diario General, Mayor General y el de Comprobacin. 11.- PASO: Se Ingresa al icono de Varios en el Programa de Saint para Procesar lo que es Respaldo de Datos de una computadora a otra, Recuperar Datos, Actualizar la Fecha. Se da ESC. Para salir del sistema definitivamente.