Anda di halaman 1dari 9

EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS DALAM UPAYA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERN

(Studi Kasus pada PT Gandum, Ma an!" Febriyani Nur Alifah Suhadak Moch. Dzulkirom Fakultas Ilmu Administrasi Abstrak Penelitian ini dilatarbelakangi dari tujuan berdirinya suatu perusahaan untuk mendapatkan laba melalui transaksi yang dilakukan oleh perusahaan dan mempertahankan eksistensi perusahaan. Sistem informasi yang tepat akan memberikan informasi yang membantu perusahaan dalam rangka mengambil keputusan strategis perusahaan agar berjalan lebih efektif. Salah satu sistem informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan adalah sistem informasi akuntansi. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengevaluasi sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas untuk meningkatkan efektivitas pengendalian intern perusahaan. Hasil analisis yang telah dilakukan menunjukkan bahwa pengendalian intern dalam pelaksanaan sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada PT Gandum, Malang, telah dilaksanakan dengan ukup baik, namun beberapa unsur pengendalian intern belum terpenuhi. !nsur pengendalian tersebut antara lain pemisahan tugas dan dokumen dan atatan yang memadai. Pada unsur pengendalian intern dokumen dan atatan yang memadai terdapat bukti kas masuk yang belum bernomor urut ter etak. "eberapa unsur pengendalian intern yang belum terpenuhi tersebut menyebabkan sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas belum berjalan efektif. Kata kunci # penjualan, penerimaan kas, efektivitas pengendalian intern Abstract The resear h is motivated from the goal establishment of a ompany to make a profit through transa tions made by the ompany and to maintain e$isten e of the ompany. The appropriate information system will provide information to help the ompany in order to take strategi de isions the ompany to run more effe tively. %ne of the system information needed by the ompany is the a ounting information system. The purpose this resear h was to evaluate the a ounting information system of sales and ash re eipts to in rease the effe tiveness of internal ontrol of the ompany. The results of the analysis that has been done shows that the implementation of the internal ontrol system of a ounting information on sales and ash re eipts PT Gandum, Malang, been implemented fairly well, but some elements of internal ontrol has not been fulfilled. The ontrol elements su h as separation of duties and ade&uate do uments and re ords. %n the elements of internal ontrol do uments and re ords suffi ient ash inflows eviden e that has not been printed numbered. Some elements of internal ontrol unfulfilled auses a ounting information systems sales and ash re eipts have not been effe tive. Keywords # Sales, 'ash (e eipts, )ffe tiveness of *nternal 'ontrol PENDA#ULUAN Perkembangan dunia usaha dalam berbagai bidang saat ini mendorong persaingan usaha yang ketat. u!uan berdirinya suatu perusahaan adalah untuk mendapatkan laba melalui transaksi yang dilakukan oleh perusahaan dan mempertahankan eksistensi perusahaan. Persaingan usaha merupakan faktor penting dalam meningkatkan kiner!a perusahaan agar dapat meingkatkan kualitas produk yang dihasilkan yang didukung $ dengan adanya sistem informasi yang tepat. Sistem informasi yang tepat akan memberikan informasi yang membantu perusahaan dalam rangka mengambil keputusan strategis perusahaan agar ber!alan lebih efektif. Salah satu sistem informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan adalah sistem informasi akuntansi. Perusahaan membutuhkan pengamanan yang baik atas akti"a yang dimilikinya agar tidak ter!adi hal#hal yang merugikan perusahaan seperti

penyele%engan& kerusakan& dan kehilangan yang dilakukan oleh pihak yang tidak bertanggung !a%ab& sehingga suatu perusahaan memerlukan sistem dan prosedur yang dapat men!amin terlaksananya akti"itas perusahaan secara efektif dan efisien yang diaplikasikan ke dalam sistem informasi akuntansi pen!ualan dan penerimaan kas. 'saha yang perlu dilakukan untuk membantu men!aga keamanan harta perusahaan adalah menyusun sistem informasi akuntansi dengan mempertimbangkan prinsip#prinsip penga%asan internal untuk menghindari kecurangan yang dapat ter!adi yang dapat mempengaruhi kelangsungan perusahaan. ("aluasi didefinisikan sebagai memutuskan sesuatu dengan memberikan penilaian secara tepat guna )*amus Akuntansi& +,$,-. ("aluasi sistem adalah memantau pelaksanaan suatu sistem akuntansi untuk mengetahui kelemahan#kelemahan yang timbul )*amus Akuntansi& +,$,-. Menciptakan sistem dan prosedur yang berorientasi pada peningkatan efektifitas pengendalian internal& perlu menerapkan sistem dan prosedur yang mengarah kepada aspek#aspek dari tu!uan pengendalian internal& yaitu men!aga harta kekayaan& menge"aluasi ketelitian dan keandalan data akuntansi& mendorong tercapainya efisiensi dan efektifitas& dan mendorong dipatuhinya kebi!akan mana!emen yang telah ditetapkan. Sebagai salah satu perusahaan yang menerapkan sistem informasi akuntansi pen!ualan dan penerimaan kas& yaitu P .andum& Malang. P . .andum adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam dalam bidang produksi rokok. Sistem informasi akuntansi pen!ualan dan penerimaan kas pada P .andum& Malang& cukup kompleks karena dalam perusahaan memiliki banyak fungsi yang terkait satu sama lain untuk melaksanakan pen!ualan barang. Setiap bagian atau fungsi memiliki tanggung !a%ab yang berbeda#beda& contohnya fungsi salesman dalam pemasaran adalah sebagai orang yang mempromosikan produk kepada calon ustomer dan penerima pesanan ustomer untuk kemudian menyampaikannya kepada bagian kasir dan administrasi untuk memproses pesanannya. Sistem pen!ualan yang dilakukan oleh P .andum& Malang adalah pen!ualan Dropping dan *an"as. Pen!ualan Dropping adalah pen!ualan yang sasarannya adalah grosir kecil dan besar. Pen!ualan *an"as adalah pen!ualan yang sasarannya toko dan retailer& sehingga pen!ualan Dropping biasanya pembayaran dilakukan secara kredit dan pen!ualan *an"as biasanya pembayaran dilakukan secara tunai. Pembayaran barang dapat +

dibayarkan dengan uang tunai maupun %arkat giro !ika pembelian yang dilakukan oleh ustomer dalam !umlah besar dan pembayaran dengan uang tunai tidak memungkinkan. P .andum& Malang tidak hanya men!ual barang dan menerima pembayaran& namun !uga melalui sistem dan prosedur yang digunakan dan telah ditetapkan dalam pen!ualan tersebut. /al ini dilakukan berkaitan dengan pengamanan terhadap harta perusahaan dan agar akti"itas dapat ber!alan secara efektif dan efisien. u!uan dipilihnya perusahaan dalam penelitian ini adalah karena sirkulasi transaksi pen!ualan pada perusahaan sangat padat& sehingga kontribusi terhadap perusahaan men!adi besar. Dengan adanya akti"itas pen!ualan dan penerimaan kas tersebut& maka perlu dilakukannya perancangan sistem informasi akuntansi pen!ualan dan penerimaan kas yang baik& sehingga adanya sistem informasi akuntansi& diharapkan dapat mengontrol kegiatan transaksi perusahaan dengan menerapkan sistem dan prosedur yang baik& namun terdapat bagian kasir dan administrasi yang merangkap beberapa fungsi oleh satu orang dalam satu bagian. /al tersebut dapat menyebabkan ter!adinya masalah& seperti penyele%engan atau korupsi dalam perusahaan. Penelitian ini bertu!uan untuk mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi pen!ualan dan penerimaan kas pada perusahaan P .andum& Malang dan mengetahui pengendalian intern dalam pelaksanaan sistem informasi akuntansi pen!ualan dan penerimaan kas guna meningkatkan efektifitas pengendalian internal. KAJIAN PUSTAKA Sist$m In%&'masi A(untansi Mosco"e dalam 0arid%an )+,,123mengungkapkan definisi sistem informasi akuntansi sebagai berikut2 Sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan& menggolongkan& mengolah& menganalisa& dan mengkomunikasikan informasi keuangan yang rele"an untuk pengambilan keputusan kepada pihak#pihak luar )seperti inspeksi pa!ak& in"estor& dan kreditur- dan pihak# pihak dalam )terutama mana!emen-. Menurut *rismia!i )+,$,23-& sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan& mengendalikan& dan mengoperasikan bisnis. 0odnar dan /op%ood )+,,42$- menyatakan bah%a sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya& seperti manusia dan

peralatan& yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya men!adi informasi. 5usup )+,,62416- menyebutkan bah%a sistem akuntansi terdiri atas dokumen bukti transaksi& alat#alat pencatatan& laporan#laporan& dan prosedur#prosedur yang digunakan perusahaan untuk mencatat transaksi#transaksi serta melaporkan hasil#hasilnya. 5adi& sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya yang diatur untuk mengolah data men!adi informasi yang digunakan untuk mengambil keputusan. Sist$m A(untansi P$n)ua an 7Pen!ualan merupakan akti"itas memper!ualbelikan barang dan !asa kepada konsumen8 )Puspita%ati dan Anggadini& +,$$2$96-. 7Pen!ualan dapat dilakukan dengan tunai atau kredit )angsuran-. Pen!ualan tunai adalah pen!ualan yang dilakukan dengan menerima uang tunai saat menyerahkan barang pada pembeli. Pen!ualan kredit )angsuran- adalah pen!ualan yang dilakukan dengan per!an!ian dimana pembayarannya dilaksanakan secara bertahap& yaitu pada saat barang#barang diserahkan kepada pembeli& pen!ual menerima pembayaran pertama sebagian dari harga pen!ualan dan sisanya dalam beberapa kali angsuran8 ):unus dan /arnanto& +,,12$,1-. Demikian pula dengan sistem dan prosedur pen!ualan& yang dapat dilakukan dengan tunai maupun kredit )angsuran-. 0arid%an )+,,12$,1- mendefinisikan sistem dan prosedur pen!ualan adalah urutan kegiatan se!ak diterimanya pesanan dari pembeli& pengiriman barang& pembuatan faktur )penagihan-& dan pencatatan pen!ualan. Mardi )+,$$2;4- mengungkapkan prosedur pen!ualan termasuk dalam siklus pendapatan dan mendefinisikannya sebagai berikut2 Semua yang berkaitan dengan rangkaian akti"itas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi yang ter!adi secara berulang#ulang terkait dengan penyerahan barang dan !asa kepada para pelanggan dan menerima semua bentuk pelunasan yang diterima dari pelanggan dapat diartikan sebagai siklus pendapatan. Menyediakan barang atau !asa sesuai dengan kesepakatan antara pen!ual dengan pembeli pada %aktu dan tempat serta harga yang sesuai merupakan akti"itas utama dalam kegiatan siklus pendapatan. <omney dan Steinbart )+,,626- !uga mengungkapkan bah%a siklus pendapatan adalah rangkaian akti"itas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan !asa ke para 4

pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari pen!ualan#pen!ualan tersebut. 5adi& berdasarkan beberapa definisi tersebut& maka dapat disimpilkan bah%a prosedur pen!ualan termasuk dalam siklus pendapatan yang dapat diartikan sebagai akti"itas pen!ualan kepada pelanggan dan kemudian menerima pelunasan atas pen!ualan tersebut. Sist$m A(untansi P$n$'imaan Kas 7*as merupakan suatu alat pertukaran dan !uga digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi8 )0arid%an& +,,;2;4-. Mulyadi )+,,+24=4menyatakan bah%a kas terdiri dari uang tunai )uang logam dan uang kertas-& pos %esel& ertified he k& ashiers he k& cek pribadi& dan bank draft& serta dana yang disimpan di bank yang pengambilannya tidak dibatasi oleh bank atau per!an!ian yang lain. *amus Akuntansi )+,$,mendefinisikan kas adalah uang kartal yang tersedia bagi suatu usaha terdiri dari uang kertas bank& uang logam& yang merupakan alat pembayaran yang sah. Dalam perusahaan bukan bank& cek& %esel& dan surat berharga lainnya dapat segera di!adikan uang diperhitungkan !uga sebagai kas. 5adi& berdasarkan beberapa definisi kas tersebut& dapat disimpulkan bah%a kas adalah alat pertukaran berupa uang tunai& %esel& cek& dan surat berharga lainnya yang tersedia bagi perusahaan dan penggunaannya tidak dibatasi oleh per!an!ian lain. P$n!$nda ian Int$'n 0arid%an )+,,12$4- menyatakan bah%a pengendalian intern )internal ontrol- memiliki pengertian secara sempit dan luas. Dalam pengertian sempit penga%asan intern merupakan pengecekan pen!umlahan& baik pen!umlahan mendatar ) rossfooting- maupun pen!umlahan menurun )footing-. Dalam artian yang luas& penga%asan intern tidak hanya meliputi peker!aan pengecekan tetapi meliputi semua alat#alat yang digunakan mana!emen untuk mengadakan penga%asan. +meri an *nstitute of 'ertified Publi + ountants )AI>PA- dalam 0arid%an )+,,12$4mendefinisikan pengendalian intern dalam arti luas adalah sebagai berikut2 Pengendalian intern meliputi struktur organisasi& semua cara#cara serta alat#alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tu!uan untuk men!aga keamanan harta milik perusahaan& memeriksa ketelitian dan kebenaran akuntansi& mema!ukan efisiensi di dalam operasi& dan membantu men!aga

dipatuhinya kebi!aksanaan mana!emen yang telah ditetapkan lebih dahulu. *rismia!i )+,$,2+$6mendefinisikan pengendalian intern ,internal ontrol- adalah proses mempengaruhi atau mengarahkan akti"itas sebuah obyek& organisasi atau sistem. <ama dan 5ones )+,$$2$4+- menyatakan pengendalian intern sebagai berikut2 Pengandalian internal )internal ontrol- adalah suatu proses& yang dipengaruhi oleh de%an direksi entitas& mana!emen& dan personel lainnya& yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut2 efekti"itas dan efisiensi operasi? keandalan pelaporan keuangan? dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. 0erdasarkan beberapa pengertian pengendalian internal& maka dapat disimpulkan bah%a seluruh perangkat dalam perusahaan yang digunakan untuk men!aga keamanan harta milik perusahaan dan men!amin tu!uan perusahaan dapat dicapai. P$n!$nda ian Int$'n P$n)ua an *rismia!i )+,$,24$,men!elaskan pengendalian intern untuk transaksi pen!ualan mencakup otorisasi terhadap transaksi pen!ualan& pengamanan terhadap akti"a dan catatan& pemisahan tugas& dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai. P$n!$nda ian Int$'n P$n$'imaan Kas *rismia!i )+,$,24$6men!elaskan pengendalian intern untuk transaksi penerimaan kas mencakup otorisasi terhadap transaksi penerimaan kas& pengamanan terhadap kas dan he k& pemisahan tugas& dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai. METODE 5enis penelitian deskriptif yang digunakan adalah studi kasus. Menurut Ma@field dalam Nazir )+,,126=- studi kasus atau penelitian kasus ) ase study- adalah penelitian tentang status sub!ek penelitian yang berkenan dengan suatu fase spesifik atau khas dari keseluruhan personalitas. Fokus penelitian mempunyai fungsi untuk membatasi studi dalam penelitian yang dilakukan khususnya terhadap obyek penelitian agar tidak terlalu luas. Adapun fokus penelitian ini adalah sebagai berikut2 $. Sistem pen!ualan Sistem pen!ualan menun!ukkan alur pen!ualan kredit maupun tunai perusahaan. Adapun 3

unsur#unsur dalam sistem pen!ualan& antara lain2 )a- Fungsi yang terkait )b- 5aringan prosedur yang membentuk sistem pen!ualan )c- Formulir yang digunakan +. Sistem penerimaan kas Sistem penerimaan kas akan menun!ukkan alur penermaan kas perusahaan. Adapun unsur#unsur dalam sistem penerimaan kas& antara lain2 )a- Fungsi yang terkait )b- 5aringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas )c- Formulir yang digunakan 4. Formulir yang digunakan Formulir adalah kertas yang digunakan untuk mencatat atau merekam transaksi yang ter!adi sebagai alat penetapan tanggung !a%ab. 3. 'nsur pengendalian intern pada sistem pen!ualan dan penerimaan kas Pengendalian intern untuk transaksi pen!ualan mencakup otorisasi terhadap transaksi pen!ualan& pengamanan terhadap akti"a dan catatan& pemisahan tugas& dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai. Pengendalian intern untuk transaksi penerimaan kas mencakup otorisasi terhadap transaksi penerimaan kas& pengamanan terhadap kas dan he k& pemisahan tugas& dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai. Dalam penelitian ini metode analisis data yang digunakan adalah metode analisis data nonstatistik. Adapun langkah#langkah yang digunakan adalah2 $. Memaparkan sistem pengendalian intern atas sistem pen!ualan dan penerimaan kas. +. Menganalisis unsur#unsur pengendalian intern pada sistem pen!ualan dan penerimaan kas. )a- Menganalisis struktur organisasi pada P .andum& Malang. )b- Menganalisis sistem dan prosedur pen!ualan kredit maupun tunai pada P .andum& Malang. )c- Menganalisis sistem dan prosedur penerimaan kas pada P .andum& Malang. )d- Menganalisis Formulir#formulir yang digunakan untuk pen!ualan dan penerimaan kas pada P . .andum& Malang. 4. Menge"aluasi unsur#unsur pengendalian intern pada sistem pen!ualan dan penerimaan kas.

)a- Menge"aluasi struktur organisasi pada P .andum& Malang. )b- Menge"aluasi sistem dan prosedur pen!ualan kredit maupun tunai pada P .andum& Malang. )c- Menge"aluasi sistem dan prosedur penerimaan kas pada P .andum& Malang. )d- Menge"aluasi formulir#formulir yang digunakan untuk pen!ulan dan penerimaan kas pada P .andum& Malang. #ASIL DAN PEM*A#ASAN E+a uasi St'u(tu' O'!anisasi PT Gandum, Ma an! erdapat kelemahan yang dapat menyebabkan perusahaan merugi& seperti penyele%engan atau tindakan korupsi. *elemahan tersebut adalah Fungsi kasir& piutang dagang& dan pencatatan masih dirangkap oleh 0agian *asir dan Administrasi. Seharusnya 0agian *asir dan Administrasi tidak melakukan perangkapan fungsi#fungsi tersebut karena fungsi tersebut adalah tugas#tugas Departemen Akuntansi dan *euangan. elah disebutkan dalam tugas dan %e%enang Departemen Akuntansi dan *euangan antara lain? mengorganisir dan menga%asi bagian# bagian akuntansi seperti hutang piutang& pembukuan dan sebagainya& mempersiapkan laporan harian& memeriksa pembukuan setiap bulan& dan memastikan transaksi#transakti telah dibukukan ke dalam !urnal dan buku besar. ugas# tugas tersebut berarti bah%a 0agian *asir dan Administrasi tidak seharusnya merangkap fungsi pencatatan buku besar dan piutang dagang& namun 0agian *asir dan Administrasi hanya berfungsi hanya sebagai kasir& sehingga 0agian *asir dan Administrasi dapat diubah sebagai 0agian *asir sa!a. E+a uasi Sist$m In%&'masi A(untansi P$n)ua an ,an! *$' a(u pada PT Gandum, Ma an! )$- Pen!ualan Dropping i. Atorisasi ransaksi Supervisor Pemasaran menerima <ekapitulasi Baporan Pen!ualan /arian Salesman Dropping dan penga!uan 0on Permintaan 0arang dari Salesman Dropping )!ika barang yang akan di!ual tidak tercukupi persediaannyauntuk menge"aluasi rencana pen!ualan berikutnya atau yang akan dilakukan. *epala Departemen Pemasaran mengotorisasi permohonan kredit ustomer yang kemudian diketahui oleh Supervisor Pemasaran. 6

Seharusnya otorisasi kredit dilakukan oleh pe!abat yang ber%enang dari Departemen *euangan& karena salah satu tugas Departemen *euangan adalah menga%asi !alannya akuntansi hutang piutang perusahaan. ii. Pengamanan Akti"a dan >atatan Pengamanan akti"a dan catatan dilakukan dengan cara antara lain? order dipenuhi atas dasar order pen!ualan yang disetu!ui oleh Supervisor Pemasaran yang sebelumnya telah menerima <ekapitulasi Baporan Pen!ualan /arian dari Salesman Dropping& kuantitas barang yang berada di gudang maupun yang keluar dari gudang dihitung oleh karya%an yang bertanggung !a%ab atas stok barang& dan barang dikirimkan ke ustomer setelah ustomer memesan atau order pen!ualan diterima oleh bagian penerimaan pesanan. :ang bertugas sebagai bagian penerimaan pesanan dalam hal ini adalah salesman Dropping karena ketika salesman Dropping mena%arkan produk kepada ustomer dan ustomer tertarik dengan produk tersebut dapat langsung memesan kepada salesman tersebut. iii. Pemisahan ugas Pemisahan tugas dalam sistem informasi akuntansi pen!ualan secara Dropping telah ber!alan cukup baik& namun masih terdapat perangkapan fungsi dalam satu bagian& yaitu fungsi piutang dagang dan fungsi pencatatan buku besar berada dalam satu bagian C 0agian *asir dan Administrasi dan dipegang oleh satu orang& namun seharusnya 0agian *asir dan Administrasi dipisahkan fungsinya yaitu men!adi fungsi kasir terpisah dari fungsi adminstrasi atau fungsi pencatatan& sehingga fungsi pencatatan buku besar dapat ditangani oleh bagian pencatatan. Fungsi penerimaan pesanan dilakukan oleh salesman Dropping telah terpisah dari fungsi otorisasi kredit yang dilakukan oleh *epala Departemen Pemasaran. Fungsi gudang dilaksanakan oleh bagaian .udang itu sendiri dan telah terpisah dari fungsi pengiriman yang dilaksanakan oleh salesman Dropping. i". Dokumen dan >atatan yang Memadai Piutang Dagang ransaksi yang ter!adi diposting setiap hari dan total kontrol dibuat setiap hari oleh 0agian *asir dan Administrasi. Seharusnya tugas tersebut dilakukan

oleh Departemen Akuntansi dan *euangan. Departemen Akuntansi dan *euangan membuat laporan bulanan yang dikirimkan setiap bulan. Perusahaan tidak membuat daftar umur piutang karena piutang dibayarkan tepat setiap !atuh tempo. 0uku 0esar 5urnal transaksi dibuat setiap hari dan total kontrol dibandingkan setiap hari oleh 0agian *asir dan Administrasi. Seharusnya tugas tersebut dilakukan oleh Departemen Akuntansi dan *euangan sesuai dengan tugas dan tanggung !a%abnya. Faktur Pen!ualan Faktur pen!ualan dibuat berdasarkan order dari ustomer& di"erifikasi sebelum dikirmkan kepada ustomer& dan dicocokkan dengan daftar harga. Permohonan kredit ustomer sebelumnya telah disetu!ui oleh pe!abat yang ber%enang. )+- Pen!ualan *an"as Secara keseluruhan& sistem pen!ualan secara *an"as yang ber!alan saat ini adalah baik. 'nsur pengendalian intern yang terdapat didalamnya telah diterapkan dengan baik. i. Atorisasi ransaksi Atorisasi transaksi dalam pen!ualan *an"as adalah Supervisor Pemasaran menerima <ekapitulasi Baporan Pen!ualan /arian Salesman Dropping dan penga!uan 0on Permintaan 0arang dari Salesman Dropping )!ika barang yang akan di!ual tidak tercukupi persediaannya- untuk menge"aluasi rencana pen!ualan berikutnya atau yang akan dilakukan. idak terdapat otorisasi kredit karena sebagian besar pen!ualan *an"as yang dilakukan adalah pen!ualan secara tunai. ii. Pengamanan Akti"a dan >atatan Pengamanan akti"a dan catatan dilakukan dengan cara antara lain? order dipenuhi atas dasar order pen!ualan yang disetu!ui oleh Supervisor Pemasaran yang sebelumnya telah menerima <ekapitulasi Baporan Pen!ualan /arian dari Salesman *an"as& kuantitas barang yang berada di gudang maupun yang keluar dari gudang dihitung oleh karya%an yang bertanggung !a%ab atas stok barang& dan barang dikirimkan ke ustomer setelah ustomer memesan atau order pen!ualan diterima oleh bagian penerimaan pesanan. :ang 9

bertugas sebagai bagian penerimaan pesanan dalam hal ini adalah salesman *an"as seperti pada pen!ualan Dropping. iii. Pemisahan ugas Pemisahan tugas dalam sistem informasi akuntansi pen!ualan secara *an"as telah ber!alan dengan baik dan fungsi#fungsi yang terdapat dalan sistem !uga telah terpisah. Fungsi penerimaan pesanan dilakukan oleh salesman Dropping. Fungsi gudang dilaksanakan oleh bagian .udang itu sendiri dan telah terpisah dari fungsi pengiriman yang dilaksanakan oleh salesman Dropping. Fungsi pencatatan buku besar dilaksanakan oleh 0agian *asir dan Administrasi sama halnya dengan pen!ualan Dropping. i". Dokumen dan >atatan yang Memadai Faktur Pen!ualan Faktur pen!ualan dibuat berdasarkan order dari ustomer& di"erifikasi sebelum dikirmkan kepada ustomer& dan dicocokkan dengan daftar harga oleh Salesman. 0uku 0esar 5urnal transaksi dibuat setiap hari dan total kontrol dibandingkan setiap hari oleh 0agian *asir dan Administrasi. Seharusnya tugas tersebut dilakukan oleh Departemen Akuntansi dan *euangan sesuai dengan tugas dan tanggung !a%abnya. )4- Penerimaan *as melalui Pen!ualan Dropping i. Atorisasi ransaksi Atorisasi transaksi dalam penerimaan kas melalui pen!ualan Dropping adalah sama dengan penerimaan masuk melalui piutang karena pembayaran pen!ualan Dropping umumnya dilakukan dengan kredit. 0agian *asir dan Administrasi menerima <ekapitulasi Baporan Pen!ualan /arian dari Supervisor Pemasaran yang telah diotorisasi& mencatatnya dalam Baporan Aktifitas Distribusi /arian& dan mengarsipkannya menurut tanggal. 0agian *asir dan Administrasi menerima dan memeriksa !umlah dan fisik uang atau fisik %arkat giro beserta <ekapitulasi Baporan Pen!ualan /arian danDatau Daftar agihan Piutang Dagang dari Salesman Dropping& !ika diterima uang atau giro yang telah disetorkan Salesman Dropping& maka 0agian *asir dan Administrasi akan memberikan "alidasi dan mencatat

transaksi ke dalam 0uku *as danDatau 0uku Piutang. ii. Pengamanan Akti"a Pengamanan akti"a yang dilakukan untuk penerimaan kas antara lain? uang tunai danDatau %arkat giro yang diterima oleh 0agian *asir dan Administrasi segera dibuatkan Slip Setoran 0ank& kemudian uang tunai danDatau %arkat giro disetorkan ke bank setiap harinya& dan bukti setor bank yang telah ter"alidasi diamankan atau diarsipkan menurut tanggal. 'ang tunai danDatau %arkat giro yang telah disetorkan& dicatat dalam 0uku *as dan >atatan /utang Pembelian. iii. Pemisahan ugas Pemisahan tugas dalam sistem penerimaan kas melalui pen!ualan Dropping belum sepenuhnya dipenuhi& antara lain? fungsi kasir belum terpisah dari fungsi piutang dagang yang keduanya masih ter!adi perangkapan fungsi dalam satu bagian& yaitu 0agian *asir dan Administrasi& fungsi kasir belum terpisah dari fungsi buku besar yang keduanya !uga masih dilakukan secara bersamaan dalam 0agian *asir dan Administrasi& dan fungsi piutang dagang belum terpisah dari fungsi buku besar yang !uga masih dilakukan bersamaan dalam 0agian *asir dan Administrasi. Fungsi penanganan surat masuk dilakukan oleh Salesman Dropping sudah terpisah dari fungsi kasir yaitu 0agian *asir dan Administrasi. Fungsi penanganan surat masuk oleh Salesman Dropping telah terpisah dari fungsi piutang dagang yang dilakukan oleh 0agian *asir dan Administrasi. Pada pemisahan tugas dalam sistem penerimaan kas melalui pen!ualan Dropping& 0agian *asir dan Administrasi seharusnya dipisahkan dari 4 fungsi tersebut& yaitu *asir& 0agian Pencatatan& dan 0agian Piutang Dagang. *asir bertugas menerima uang atau giro dari Salesman yang kemudian memberikan "alidasi pada bukti setor uang atau giro dan rekap pen!ualan dan menghitung penerimaan uang yang kemudian menyetorkannya kepada Prinsipal. *asir tidak membuat atau mencatat pada buku kas& buku piutang atau yang lainnya karena padat ter!adi penyele%engan. 0agian Pencatatan bertugas mencatat transaksi yang ter!adi dalam buku kas& buku besar& buku besar =

pembantu& dan lain#lain. 0agian Piutang Dagang bertugas mencatat transaksi yang berhubungan dengan piutang dagang yang ter!adi termasuk meminta otorisasi pemberian kredit kepada *epala 0agian atau pe!abat yang ber%enang. i". Dokumen dan >atatan yang Memadai Daftar Penerimaan *as Daftar penerimaan kas dibuat segera setelah uang tunai danDatau %arkat giro diterima oleh 0agian *asir dan Administrasi. Piutang Dagang Pelunasan piutang dagang yang ter!adi diposting setiap hari dan total kontrol dibuat setiap hari oleh 0agian *asir dan Administrasi. Seharusnya tugas tersebut dilakukan oleh Departemen Akuntansi dan *euangan. 0uku 0esar 5urnal transaksi dibuat setiap hari dan total kontrol dibandingkan setiap hari oleh 0agian *asir dan Administrasi. Seharusnya tugas tersebut dilakukan oleh Departemen Akuntansi dan *euangan. )3- Penerimaan *as melalui Pen!ualan *an"as i. Atorisasi ransaksi dan Pengamanan Akti"a Atorisasi transaksi dan pengamanan akti"a dapam sistem penerimaan kas melalui pen!ualan kan"as dilakukan dengan cara& antara lain? Salesman *an"as meminta otorisasi pada <ekapitulasi Baporan Pen!ualan /arian& Nota <etur 5ual& dan Faktur 5ual pada 0agian *asir dan Administrasi sebagai tanda terima dari Salesman *an"as& uang tunai yang diterima oleh 0agian *asir dan Administrasi setiap harinya dibuatkan Slip Setor 0ank untuk disetorkan ke bank& dan blangko setor bank disimpan menurut tanggal oleh 0agian *asir dan Administrasi. ii. Pemisahan ugas Pemisahan tugas pada sistem penerimaan kas melalui pen!ualan *an"as antara lain? fungsi pelayanan pen!ualan oleh Salesman *an"as sudah terpisah dari fungsi kasir oleh 0agian *asir dan Administrasi& dan fungsi kasir dan fungsi buku besar masih dilakukan secara bersamaan oleh satu orang dalam 0agian *asir dan administrasi. Pada sistem

penerimaan kas melalui pen!ualan *an"as& 0agian *asir dan Administrasi seharusnya dipisahkan men!adi dua bagian& yaitu *asir dan 0agian Pencatatan. *asir bertugas menerima uang dari Salesman *an"as yang kemudian memberikan "alidasi pada bukti setor uang dan rekap pen!ualan dan menghitung penerimaan uang yang kemudian menyetorkannya ke bank atau kepada Prinsipal untuk membayar hutang pembelian. *asir tidak mencatat semua transaksi yang ter!adi dalam buku kas karena fungsi pencatatan seharusnya dilakukan atau diker!akan oleh 0agian Pencatatan. 0agian Pencatatan bertugas mencatat transaksi yang ter!adi dalam buku kas& buku besar& buku besar pembantu& dan lain#lain. iii. Dokumen dan >atatan yang Memadai Nota Pen!ualan dan Pen!ualan Dibuat oleh Salesman sebelum meminta ustomer untuk membayar& pen!umlahan data dilakukan setiap hari oleh Salesman dalam <ekapitulasi Baporan Pen!ualan /arian sebelum menyetorkan uang kepada 0agian *asir dan Administrasi. 0uku 0esar 5urnal transaksi dibuat setiap hari dan total kontrol dibandingkan setiap hari oleh 0agian *asir dan Administrasi. Seharusnya tugas tersebut dilakukan oleh Departemen Akuntansi dan *euangan. E+a uasi F&'mu i' ,an! Di!una(an PT Gandum, Ma an! (a" E+a uasi F&'mu i' ,an! Di!una(an pada Sist$m In%&'masi A(untansi P$n)ua an PT Gandum, Ma an! )$- 0on Permintaan <okok Bembar permintaan pengeluaran rokok dari gudang yang dibuat oleh Salesman& disetu!ui oleh Supervisor Pemasaran& dan dilaksanakan oleh 0agian .udang. elah terdapat keterangan tanggal dan Salesman yang menga!ukan permohonan permintaan rokok. Diotorisasi oleh Supervisor dan Salesman yang terkait ketika permintaan rokok disetu!ui dan telah diterima oleh Salesman. )+- 0on Permintaan 0arang Digunakan untuk sarana promosi dari 0agian .udang khususnya tim Dropping kepada Salesman Dropping. elah terdapat ;

keterangan tanggal dan Salesman yang menga!ukan permohonan permintaan rokok. Diotorisasi oleh Supervisor dan Salesman yang terkait ketika permintaan barang disetu!ui dan telah diterima oleh Salesman dari 0agian .udang. )4- <ekapitulasi Baporan Pen!ualan /arian Baporan Salesman perihal !enis dan !umalh barang pada posisi stok a%al& diterima& retul& uang tunai atau giro diterima& dan stok ahir yang dibuat setiap akhir hari ker!a. elah terdapat keterangan Salesman, tanggal& disetu!ui oleh Supervisor Pemasaran& diketahui oleh *oordinator& dan dibuat oleh Salesman yang bertanggung !a%ab atas pen!ualan. <ekapitulasi Baporan Pen!ualan /arian digunakan sebagai bukti penyetoran uang atau giro kepada 0agian *asir dan Administrasi pada akhir !am ker!a Salesman dan diarsipkan oleh Salesman tersebut menurut tanggalnya. )3- Faktur 5ual Faktur !ual yang digunakan sebagai bukti pen!ualan Salesman ke pembeli atau ustomer dengan harga grosir dan semi grosir. elah terdapat nomor urut tercetak& tanggal& tanda tangan penerima faktur ) ustomer-& keterangan ustomer& daftar kuantitas& total harga& dan ditandatangani oleh Salesman yang terkait. (-" E+a uasi F&'mu i' ,an! Di!una(an pada Sist$m In%&'masi A(untansi P$n$'imaan Kas PT Gandum, Ma an! )$- 0ukti *as Masuk 0erupa formulir tanda masuk uang ke dalam kas yang dicatat oleh 0agian *asir dan Administrasi. elah terdapat keterangan tanggal masuk kas& nomor bukti menggunakan stampel atau dicatat secara manual& tanda tangan orang yang menyerahkan dan kasir yang bertanggung !a%ab& dan diketahui oleh auditor perusahaan. Seharusnya nomor urut bukti penerimaan kas tercetak& sehingga dapat mengurangi kesalahan atau tindakan yang dapat merugikan perusahaan. KESIMPULAN DAN SARAN K$simpu an Sistem pen!ualan pada P .andum& Malang dilakukan dengan dua cara& yaitu pen!ualan Dropping dan pen!ualan *an"as. Pen!ualan Dropping adalah cara pen!ualan atau penyampaian

produk ke pasar melalui grosir kecil dan grosir besar. Pen!ualan *an"as adalah cara pen!ualan atau penyampaian produk ke pasar melalui toko dan retailer. 0erdasarkan kedua sistem pen!ualan tersebut& membuat sistem penerimaan kas pada P .andum& Malang melalui + cara& yaitu penerimaan kas melalui pen!ualan Dropping dan penerimaan kas melalui pen!ualan *an"as. Penerimaan kas melalui pen!ualan Dropping memungkinkan melakukan pembayaran dengan uang tunai danDatau %arkat giro karena pembelian produk oleh ustomer dalam !umlah besar. Penerimaan kas melalui pen!ualan *an"as melakukan pembayaran pembelian produk oleh ustomer dengan uang tunai karena pembelian dalam !umlah kecil. Penerapan sistem informasi akuntansi pen!ualan dan penerimaan kas pada P .andum& Malang& secara keseluruhan telah ber!alan cukup baik& namun terdapat kelemahan yang menyebabkan sistem informasi akuntansi pen!ualan dan penerimaan kas tidak ber!alan efektif. Pengendalian intern dalam pelaksanaan sistem informasi akuntansi pen!ualan dan penerimaan kas pada P .andum& Malang& telah dilaksanakan dengan cukup baik karena beberapa unsur pengendalian intern belum terpenuhi. 'nsur pengendalian tersebut antara lain pemisahan tugas dan dokumen dan catatan yang memadai. Pada unsur pengendalian intern pemisahan tugas terdapat perangkapan fungsi kasir& piutang dagang& dan pencatatan oleh satu orang dalam 0agian *asir dan Administrasi yang seharusnya dilakukan oleh Departemen Akuntansi dan *euangan. Pada unsur pengendalian intern dokumen dan catatan yang memadai terdapat bukti kas masuk yang belum bernomor urut tercetak. 0eberapa unsur pengendalian intern yang belum terpenuhi tersebut menyebabkan sistem informasi akuntansi pen!ualan dan penerimaan kas belum ber!alan efektif. Sa'an Memisahkan fungsi kasir& piutang dagang& dan pencatatan dari 0agian *asir dan Administrasi. 0agian *asir dan Administrasi sebaiknya hanya men!alankan fungsi kasir karen fungsi piutang dagang dan pencatatan adalah tugas dan tanggung !a%ab Departemen Akuntansi dan *euangan. 0ukti *as Masuk sebaiknya bernomor urut tercetak& hal tersebut digunakan untuk menghindari ter!adinya kesalahan dan tindakan yang dapat mengakibatkan perusahaan merugi& seperti tidak korupsi dan penyele%engan. 1

DAFTAR PUSTAKA 0arid%an& Eaki. +,,;. *ntermediate + ounting. (disi Delapan. :ogyakarta2 0PF(# :A.:A*A< A. FFFFFFFFFFFFF. +,,1. Sistem +kuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode. (disi *elima. :ogyakarta2 0PF(# :A.:A*A< A. 0odnar& .eorge /.& dan Gilliam S. /op%ood. +,,4. Sistem *nformasi +kuntansi. 0uku Satu. (disi *edelapan. 5akarta2 P IND(*S. FFFFFFFFF. +,,3. Sistem *nformasi +kuntansi. 0uku Dua. (disi *edelapan. 5akarta2 P IND(*S. /asan& M. IHbal. +,,+. Pokok-pokok Materi Metodologi Penelitian dan +plikasinya. 0ogor2 Penerbit .halia Indonesia. IAPI. +,$$. Standar Profesional +kuntan Publik ./ Maret 01//. 5akarta2 Penerbit Salemba (mpat. 5usup& Al. /aryono. +,,6. 2asar-2asar +kuntansi. (disi (nam. :ogyakarta2 0agian Penerbitan Sekolah inggi Ilmu (konomi :*PN. *rismia!i. +,,+. Sistem *nformasi +kuntansi. :ogyakarta2 'PP AMP :*PN. Mardi. +,$$. Sistem *nformasi +kuntansi. 0ogor2 Penerbit .halia Indonesia. Mulyadi. +,$$. +uditing. 0uku Satu. (disi (nam. 5akarta2 Salemba (mpat. FFFFF. +,,+. +uditing. 0uku Dua. (disi (nam. 5akarta2 Salemba (mpat. Nazir& Moh. +,,1. Metode Penelitian. >etakan Pertama. 5akarta2 .halia Indonesia. Puspita%ati& Bilis& dan Sri De%i Anggadini. +,$$. Sistem *nformasi +kuntansi. :ogyakarta2 .raha Ilmu. <ama& Dasaratha I.& dan Frederick B. 5ones. +,$$. Sistem *nformasi +kuntansi# + ounting *nformation System. 0uku Satu. 5akarta2 Salemba (mpat. <omney& Marshall 0.& dan Paul 5ohn Steinbart. +,,3. + ounting *nformation Systems2 Sistem *nformasi +kuntansi. 0uku Satu. (disi Sembilan. 5akarta2 Salemba (mpat. FFFFFFFFFF. +,,6. + ounting *nformation Systems2 Sistem *nformasi +kuntansi. 0uku Dua. (disi Sembilan. 5akarta2 Salemba (mpat. :unus& /adori& dan /arnanto. +,,1. +kuntansi 3euangan 4anjutan. :ogyakarta2 0PF(# :A.:A*A< A.