Anda di halaman 1dari 22

ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

WAJI
DISAMPAIKAN PADA LATIHAN KETERAMPILAN MANAJEMEN MAHASISWA TINGKAT DASAR (LKM TD)

Ruang lingkup kegiatan sekretariat


1. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat-menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolaan, pendistribusian dan penyimpanan ( pengarsipan ). 2. Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun ekstern. 3. Menyelenggarakan kepanitiaan kegiatan-kegiatan. 4. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu. 5. Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang pelaksanaan tupoksi dan menyediakan fasilitas, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaan tugas pokok organisasi.

ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN.
A.

Pengertian : Proses pelaksanaan rangkaian kegiatan untuk mengatur pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran tujuan organisasi.
Prinsip admnistrasi kesekretariatan: 1/.sederhana 2/. Jelas 3/. Fleksibel. 4/. Satu kesatuan/komando 5/. Praktis Tujuan: 1/. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern. 2/. Mengamankan rahasia organisasi. 3/. Mengelola dan memelihara dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaran pelaksanaan fungsi menajemen. Fungsi: 1/. Merumuskan dan mencatat kegiatan-kegiatan manajemen. Hasil pencatatan digunakan sebagai alat pertanggungjawaban dan sebagai sumber informasi. 2/. Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan. 3/. Sebagai alat komunikasi organisasi.

B.

C.

D.

TATA PERSURATAN
A. Nomor surat dinas. Nomor : no.urut/Kode jabatan/ Kode perihal/ tahun pembuatan. Contoh : Kode universitas Negeri Malang : UN 32 Kode jabatan : UN 32 = rektor UN32 I ( II,III IV ) = Pembantu Rektor I(II s.d IV). UN 32 1 (2,3,4,5 dst ) = Dekan FIP(FS,FMIPA,FE,FT dst) UN 32 5 1( 2,3,4dst)= WD1(WD2,WD3, Kajur, dst ). UN 32.5.4.1(2,3,4)= Kajur TM( TS, TE,TI). Kode perihal ( disingkat 2 huruf besar). Hubungan masyarakat = HM; Kerjasama LN = LN; Perlengkapan=LK. Perencanaan= PR : Ketatausahaan = TU: Kepegawaian=KP. Keuangan = KU : Hukum = HK; Pengawasan = WS. Organisasi&Tatakelola=OT ; Penelitian = PL ; Kelembagaan= KL Prasarana,sarana akademik= PS Dikti= DT

B. Lampiran. : -. Menyebut jumlah lampiran. -. Tidak diketik bila tidak ada yang dilampirkan. C. Hal. Berisi : inti keseluruhan isi surat dinas. D. Penanggalan surat dinas tidak disertai nama tempat pembuatannya. E. Alamat tujuan surat : -. Penulisan alamat didahului kata Yth. , diikuti dengan nama jabatan ( atau nama orang yang dituju) unit kerja dan alamat lengkap. -. Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di. -. Di depan nama jabatan dan atau gelar pada sampul surat dan/atau surat tidak dicantumkan kata penyapa seperti Bapak, Ibu, Saudara dan/atau Saudari. F. Isi surat. Terdiri dari : Pedahuluan, isi Pokok dan kalimat Penutup. G. Penutup surat. Terdiri atas : nama jabatan penanda tangan, nama pejabat penanda tangan, tanda tangan, NIP, cap dinas, atau cap jabatan dan tembusan. -. Nama jabatan penanda tangan diketik dengan huruf kapital pada setiap awal kata kecuali kata penghubung. -. Nama pejabat tanpa diapit dengan tanda kurung serta tanpa garis bawah. -. NIP diketik tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak. -. Cap dinas atau cap jabatan dibubuhkan dengan menyentuh bagian kiri tanda tangan. -. Tembusan diikuti titk dua, tanpa digaris bawah, diketik dengan huruf kapital pada awal kata dan sebaris dengan nama pejabat penanda tangan surat. -. Apabila yang diberi tembusan lebih dari satu didahului dengan angka

Lihat File Kesekretariatan

Struktur Organisasasi FT & Ormawa

Contoh kop di UM

Pelaksanaan Kegiatan dan Laporan Kegiatan

KERANGKA PROPOSAL
PENDAHULUAN
Lembar Pengesahan Latar Belakang

Tujuan
Landasan kegiatan

RENCANA KEGIATAN
Nama Kegiatan

Tema Kegiatan
Target/Sasaran Kegiatan Waktu dan Tempat Susunan Kepanitiaan

Anggaran Dana
Susunan Acara

PENUTUP

URAIAN
Latar Belakang
Pokok-pokok pemikiran akan perlunya melaksanakan

kegiatan yang diusulkan Tujuan Menjelaskan tujuan dan manfaat kegiatan yang akan dilakukan Jenis kegiatan Sama dengan nama kegiatan atau berupa serangkaian kegiatan Tema Kegiatan Inti-inti (menggambarkan Kegiatan) Target/Sasaran Peserta yang akan diikutsertakan

URAIAN
Waktu dan Tempat
Harus ditulis dengan jelas

Susunan Kepanitiaan
Penyusun harus mempertimbangkan dan menyeleksi kualifikasi

dan kredibilitas personel yang dimasukkan dalam kepanitiaan. Penyusun harus merinci kebutuhan tenaga yang dibutuhkan dan memperhatikan kredibelitas personel. Hal ini untuk menjamin kelancaran jalannya kegiatan yang diusulkan
Susunan acara
Harus jelas dan terperinci

Anggaran Biaya
Logis dan realistis. Keseimbangan antara pemasukan dan

pengeluaran
Penutup
Menekankan bahwa proposal diajukan dengan sungguh-sungguh

LANDASAN HUKUM PELAKSANAAN DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN


Berdasar Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010

Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah bahwa pertanggungjawaban keuangan kegiatan workshop dapat dipertanggungjawabkan dengan swakelola adalah dengan swakelola Peraturan Menteri Keuangan Nomor 84/PMK.02/2011 tentang Standar Biaya Tahun Anggaran 2012 Peraturan Rektor UM Nomor 1 Tahun 2012 tentang Tarif Honorarium Tugas Tambahan, Penghargaan Mahasiswa Berprestasi, dan lain-lain di Universitas Negeri Malang (UM) Tahun Anggaran 2012 Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor 155/U/1999 tentang Pedoman Umum Ornganisasi Kemahasiswaan Perguruan Tinggi Peraturan Rektor UM nomor 13/KEP/UN32/KM/2012 tanggal 29 November 2012 tentang Pedoman Organisasi Kemahasiswaan UM

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ)


LPJ: merupakan bentuk pertanggungjawaban panitia pelaksana terhadap pelaksanaan program/kegiatan yang telah dilaksanakan LPJ terdiri dari Laporan Akademik Pelaksanaan Kegiatan dan Laporan Keuangan

Laporan Pelaksaan Kegiatan


Merupakan rekaman pelaksanaan kegiatan antara lain berisi: 1. Nama Kegiatan 2. Pendahuluan 3. Tujuan 4. Pelaksanaan Kegiatan Waktu : Tempat : Peserta : (Rencana jumlah peserta dan peserta yang hadir) Pemateri : 5. Hasil : Tuliskan hasil yang telah dicapai 6. Hambatan : Uraikan hambatan-hambatan yang muncul 7. Saran : beri saran untuk perbaikan kegiatan serupa di waktu mendatang 8. Dana : Sebutkan besarnya dana pemasukan dan pengeluaran 9. Lampiran Kegiatan: (Jadwal kegiatan, foto kegiatan, daftar hadir, hasil kegiatan, materi kegiatan, angket kegiatan)

Laporan Keuangan

Laporan Keuangan dibuat berdasarkan:


Kontrak Kegiatan

atau SPJ Langsung

Berdasarkan Kontrak Kegiatan


Diterbitkan Kontrak Kegiatan ditandatangani oleh penanggungjawab kegiatan dengan Ketua Ormawa (DMF, BEM, HMJ) Kuitansi penerimaan bermeterai 6000 ditandatangani oleh Ketua Ormawa (DMF, BEM, HMJ) Laporan kegiatan dan keuangan dilengkapi dengan data dukung sesuai dengan aturan

Berdasarkan SPJ Langsung


Pembiayaan kegiatan dilakukan secara langsung tanpa melalui kontrak kegiatan
Pelaksana kegiatan

mempertanggungjawabkan pengeluaran dana berupa kuitansi pengeluaran rangkap 5.

Data dukung kelengkapan SPJ sbb:


Pengadaan ATK, bahan praktikum, fotokopi, dll a. Kuitansi/tanda bukti pengeluaran yang ditandatangani oleh penerima dan ditandatangani oleh: PUMK, PPU, dan KPK. b. Konsumsi kegiatan (sama dengan a) dan dilampiri undangan dan daftar hadir kegiatan 2. Belanja Gaji dan tunjangan: Honorarium di lampiri SK/ST PPh 21 Gol III 5% dan Gol IV 15% 3. Perjalanan Dinas: Kuitansi Penerimaan dilengkapi SPPD, ST, Tiket (jika Pesawat ada bordingpas) bil hotel bila menginap.
1.

Data dukung kelengkapan SPJ sbb:

4. Kuitansi Bukti Belanja Senilai Rp 250000 s.d Rp 1.000.000 dibubuhi meterai 3000 dan ditandatangani dan nama terang 5. Kuitansi Bukti Belanja Senilai Rp 1.000.000 s.d Rp 10.000.000 dibubuhi meterai 6000 dan ditandatangani dan nama terang

Pelaksanaan Kegiatan Workshop/Lokakarya/Pelatihan dan Pertanggungjawaban Keuangan Kegiatan


Kepmendiknas No 155/U/1999 tentang Pedoman Umum Organisasi KMHS PT

Perpres Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Laporan

Peraturan Rektor No 13 Tahun 2012 tentang Pedoman Organisasi

Permen Nomor 84/PMK.02/2011 tentang Standar Biaya Tahun Anggaran 2012

Langkah Kerja
Tentukan Alokasi dana dan sumber dana Tentukan Judul Kegiatan Buat Satgas Kegiatan Buat Usulan Proposal Buat susunan Jadwal Kegiatan Siapkan Form Surat menyurat yang berkaian dengan kegiatan misal: surat Undangan, Pengumuman, Surat Permohonan Materi, surat peminjaman ruang, Surat tugas, SPK kegiatan Siapkan Draft Laporan Akademik kegiatan

Kmhs UM.

Peraturan Rektor UM Nomor 1 Tahun 2012 tentang Tarif Honorarium Tugas Tambahan, Penghargaan Mahasiswa Berprestasi, dll di UM

Proposal Kegiatan

Pencairan dana

Untuk memudahkan pembuatal LPJ

Usulan Lembar Kerja (ULK) Logbook keg.

Macam-macam SPJ kegiatan


Workshop/Lokakarya/Pelatihan yang di luar

1.

Honorarium

2. Kwitansi: ATK, Konsumsi, Fotokopi, dll 3. SPPD 4. SPK Kegiatan

Terima kasih
Wassalamualaikum