Anda di halaman 1dari 54

Proposal

SISTEM PENGENDALIAN, PEMANTAUAN DAN EVALUASI PROGRAM


(Penerapan PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan) Presented to

Deputi Bidang Evaluasi Kinerja Pembangunan

Prepared by:

2011

Control Version
Ver 1.0 creator HS created 01 JUNE 2011 description Resource for PreEliminary Presentation

Acronyms & Abbrevations


RPJPN/RPJPD RPJMN/RPJMD RKP Renstra-SKPD Renja-SKPD Visi, Misi & Strategi
(Vision, Mission & Strategy) Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional/Daerah adalah dokumen perencanaan untuk periode 20 (dua puluh) tahun. Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah adalah dokumen perencanaan untuk periode 5 (lima) tahun Rencana Kerja Pembangunan adalah dokumen perencanaan daerah untuk periode 1 (satu) tahun Rencana Strategis Satuan Kerja Perangkat Daerah adalah dokumen perencanaan SKPD untuk periode 5 (lima) tahun. Rencana kerja-Satuan Kerja Perangkat Daerah adalah dokumen perencanaan Satuan Kerja Perangkat Daerah untuk periode 1 (satu) tahun. Visi adalah rumusan umum mengenai keadaan yang diinginkan pada akhir periode perencanaan. Misi adalah rumusan umum mengenai upaya-upaya yang akan dilaksanakan untuk mewujudkan visi. Strategi adalah langkah-langkah berisikan program-program indikatif untuk mewujudkan visi dan misi. Kebijakan adalah arah/tindakan yang diambil oleh pemerintah daerah untuk mencapai tujuan. Program adalah instrumen kebijakan yang berisi satu atau lebih kegiatan yang dilaksanakan oleh Satuan Kerja Perangkat Daerah untuk mencapai sasaran dan tujuan serta untuk memperoleh alokasi anggaran atau kegiatan masyarakat yang dikoordinasikan oleh Badan Perencanaan Pembangunan Daerah.(BAPPEDA) Indikator kinerja adalah alat ukur untuk menilai keberhasilan pembangunan secara kuantitatif dan kualitatif. Definisi: Serangkaian kegiatan manajemen bertujuan untuk menjamin pelaksanan program/kegiatan sesuai dengan rencana yang ditetapkan Definisi: Kegiatan mengamati perkembangan pelaksanaan perencanaan pembangunan, Kegiatan mengidentifikasi permasalahan yang timbul, Kegiatan mengantisipasi permasalahan untuk dapat diambil tindakan Definisi: Rangkaian kegiatan membandingkan realisasi : Masukan (input) Keluaran (output) Hasil (outcome) Berdasarkan : Rencana Standar

Kebijakan (Policy) Program Indikator kinerja


(Performance Indicator) Pengendalian Pemantauan

Evaluasi

Nomenclature and Classification Programs & Tasks (Kegiatan)


Nomenklatur dan klasifikasi program
Program Teknis: merupakan program-program yang menghasilkan pelayanan kepada kelompok sasaran/masyarakat (pelayanan eksternal). CONTOH : Program Pendidikan Tinggi Program Generik: merupakan program-program yang digunakan oleh beberapa organisasi Eselon 1A yang memiliki karakteristik sejenis untuk mendukung pelayanan aparatur dan/atau administrasi pemerintahan (pelayanan internal). CONTOH: Program Pengawasan Dan Peningkatan Akuntabilitas Aparatur Departemen Pertanian

Nomenklatur dan klasifikasi kegiatan Kegiatan prioritas nasional, yaitu kegiatan-kegiatan dengan output spesifik dalam rangka pencapaian sasaran nasional Kegiatan prioritas K/L, yaitu kegiatan-kegiatan dengan output spesifik dalam rangka pencapaian kinerja K/L. Kegiatan teknis non-prioritas, merupakan kegiatan-kegiatan dengan output spesifik dan mencerminkan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan Tupoksi Satuan Kerja (Satker) namun bukan termasuk dalam kategori prioritas. Kegiatan generik, merupakan kegiatan yang digunakan oleh beberapa unit eselon 2 yang memiliki karakteristik sejenis

References
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 39 Tahun 2006 Tentang Tata Cara Pengendalian Dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan
Pedoman Evaluasi dan Indikator Kinerja Pembangunan, Kedeputian Evaluasi Kinerja Pembangunan Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (BAPPENAS), Tahun 2009 Pedoman Evaluasi Kinerja Sektoral, Kedeputian Evaluasi Kinerja Pembangunan Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (BAPPENAS), Tahun 2009 Dasar Hukum: Pasal 5, ayat 2, UUD 1945 Pasal 30, UU Nomor 25 Tahun 2004, Tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional

Ruang Lingkup Pengaturan PP 39/2006


I. II. KETENTUAN UMUM (Pasal 1) PENGENDALIAN PELAKSANAAN RENCANA PEMBANGUNAN
1. Pemantauan (Pasal 4-10) 2. Pengawasan (Pasal 11)

III.

EVALUASI PELAKSANAAN RENCANA PEMBANGUNAN


1. Evaluasi Rencana Pembangunan Umum (Pasal 12) 2. Evaluasi Pelaksanaan Renja-KL dan RKP (Pasal 13-14) 3. Evaluasi Pelaksanaan Renstra-KL dan RPJM Nasional (Pasal 15-16)

IV.

INFORMASI PENGENDALIAN DAN EVALUASI RENCANA PEMBANGUNAN (Pasal 17) KETENTUAN LAIN-LAIN (Pasal 18-19) KETENTUAN PENUTUP (Pasal 20-21)

V. VI.

Daftar Isi
Ringkasan Eksekutif Manajemen Program Pembangunan Monitoring dan Evaluasi Solusi

Solusi Teknologi Program Monev & Dashboard


Kebutuhan Pekerjaan dan Budget

Lampiran

Daftar Isi
Ringkasan Eksekutif Manajemen Program Pembangunan Monitoring dan Evaluasi Solusi

Solusi Teknologi Program Monev & Dashboard


Kebutuhan Pekerjaan dan Budget

Lampiran

Ringkasan Eksekutif
Perencanaan dan Anggaran yang diberikan Lembaga/Kementerian/Pemda merupakan suatu amanah yang harus diikuti dengan akuntabilitas yang tinggi baik oleh para aparatur dalam pelaksanaan kegiatan pembangunan maupun dalam pengelolaan anggaran baik di tingkat pusat maupun daerah. Oleh karena itu dalam penyelenggaraan program/kegiatan pembangunan Lembaga / Kementerian / Pemda dituntut pengelolaan yang efisien, efektif, akuntabel serta transparan sehingga output dan outcome (impact)-nya bisa dirasakan oleh masyarakat. Untuk mewujudkan keinginan dan tuntutan tersebut, serta dalam rangka efektivitas pelaksanaan program/kegiatan pembangunan yang diselenggarakan Lembaga/Kementria/Pemda yang sesuai dengan arah kebijakan yang telah ditetapkannya, maka upaya melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan program /kegiatan pembangunan di lingkungan Lembaga / Kementerian / Pemda merupakan suatu kebutuhan serta merupakan upaya strategis yang sangat menentukan keberhasilan program/kegiatan secara efisien dan efektif. Tatakelola dalam perencanaan dan pengadaan suatu program atau proyek secara umum sudah merujuk kepada peraturan yang berlaku, namun dalam tahap pelaksanaan proyek terutama monitoring dan evaluasi masih banyak ditemukan kelemahan baik dalam metodologi, kompetensi pelaksana maupun teknologi informasi pendukungnya. Salah satu upaya melakukan Monitoring dan Evaluasi terhadap pelaksanaan program/kegiatan secara akuntabel, efektif dan efisien dengan output dan outcome serta benefit dapat terukur-termonitorterlapor-terverifikasi maka perlu didukung dengan pembangunan Sistem Pengendalian, Pemantauan dan Evaluasi Program

Latar Belakang
Peningkatan efisiensi dan efektivitas alokasi sumber daya Peningkatan transparansi dan akuntabilitas pengelolaan pembangunan Pasal 28 UU No. 25/2004 Tentang SPPN:
1) 2)

program

Pengendalian pelaksanaan rencana pembangunan dilakukan oleh masing-masing Kementerian/ Lembaga/ Satuan Kerja Perangkat Daerah; Menteri/ Kepala Bappeda menghimpun dan menganalisis hasil pemantauan pelaksanaan rencana pembangunan dari masing-masing pimpinan Kementerian/ Lembaga/ Satuan Kerja Perangkat Daerah sesuai dengan tugas dan kewenangannya. Pimpinan Kementerian/ Lembaga melakukan evaluasi kinerja pelaksanaan rencana pembangunan Kementerian/Lembaga periode sebelumnya; Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah melakukan evaluasi kinerja pelaksanaan rencana pembangunan Satuan Kerja Perangkat Daerah periode sebelumnya; Menteri/Kepala Bappeda menyusun evaluasi rencana pembangunan berdasarkan hasil evaluasi pimpinan Kementerian/Lembaga sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan evaluasi Satuan Kerja Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (2); Hasil evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (3) menjadi bahan bagi penyusunan rencana pembangunan Nasional/ Daerah untuk periode berikutnya.

Pasal 29 UU No 25/2004 Tentang SPPN:


1) 2) 3)

4)

Tujuan
Membantu Biro Perencanaan dalam melakukan Melakukan Pengendalian, Pemantauan dan Evaluasi Program dan Kegiatan atau Program sesuai Indikator Output, Indikator Outcome serta Indikator Benefit atau Impact. Menyediakan Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi Kegiatan-Kegiatan atau Program di lingkungan L/K dan PEMDA Ketersediaan informasi Capaian dan Progress suatu Kegiatan atau Program secara terpusat sehingga memudahkan proses Pengawasan dan Pengendalian serta Evaluasi melalui konsolidasi pelaporan dan penyediaan dashboard untuk pengambilan keputusan ;

Penerima Manfaat
Penerima manfaat dari kegiatan ini adalah PRESIDEN RI BAPPENAS KEMENTRIAN DAN LEMBAGA BAPPEDA SKPD MASYARAKAT

Input, Output dan Outcome


Input Output Outcome
Monitoring dan Evaluasi Program dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Sistem dapat digunakan untuk pengambilan keputusan terhadap keberlanjutan suatu Kegiatan atau Program. Sistem dapat digunakan untuk memonitor dan mengevaluasi semua kegiatan atau program

Indikator Keberhasilan

Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi Program yang Terpusat yang dapat diakses dengan data yang terkini dan akurat. Tersedianya Informasi Pelaksanaan Program dan Laporan Evaluasi Terbangunnya Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi Program atau Kegiatan Tersedianya Dashboard yang berisi progress dari Program berdasarkan alokasi anggaran dan indikator (KPI) yang ditargetkan Tersedianya Sumberdaya Internal BAPPENAS dan L/K yang dapat mengoperasikan Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi

Monitoring dan Evaluasi Kegiatan dan Program dapat dilakukan melalui Sistem ini sehingga dapat diketahui serapan anggaran, progress pekerjaan, output, outcome dan impact hasil kegiatan tersebut.

Tujuan Spesifik untuk Pengembangan Sistem Informasi


Sistem harus mampu melakukan monitoring progress pelaksanaan program terkait time, cost dan scope termasuk kualitas disamping Sistem harus mampu melakukan konsolidasi data dan informasi program terkait evaluasi indikator output, outcome dan impact dan menampilkannya dalam bentuk dashboard yang dapat dijadikan tolak ukur evaluasi dan pengambilan keputusan untuk keberlanjutan program dan kelompok penerima layanan program Memerlukan mobilisasi untuk capture data melalui pendamping pelaksanaan program maupun surveyor Sistem harus mampu menyimpan dokumen terkait proses pelaksanaan program

Daftar Isi
Ringkasan Eksekutif Manajemen Program Pembangunan Monitoring dan Evaluasi Solusi

Solusi Teknologi Program Monev & Dashboard


Kebutuhan Pekerjaan dan Budget

Lampiran

Manajemen Program Pembangunan

Manajemen Program Pembangunan

Perencanaan dan Penganggaran dari RPJP sampai APBD


20 Tahunan 5 Tahunan
Pedoman

Tahunan
Pedoman

Renstra KL
Pedoman

Renja KL
Diacu

RKA-KL

Rincian APBN

Pemerintah Pusat

Dijabarkan

RPJP Nasional
Diacu

Pedoman

RPJM Nasional

Pedoman

RKP

RAPBN

APBN

Diperhatikan

Diserasikan melalui Musrenbang


Dijabarkan

RPJP Daerah

Pedoman

RPJM Daerah

RKP Daerah

Pedoman

Pemerintah Daerah

RAPBD

APBD

Pedoman

Diacu Pedoman

Renstra SKPD

Renja SKPD

Pedoman

RKA SKPD

Rincian APBD

UU SPPN

UU KN
16

PENANGGGUNGJAWAB DOKUMEN PERENCANAAN


DOKUMEN
RPJP Nasional RPJM Nasional RKP RPJP Daerah RPJM Daerah RKPD Renstra-KL Renja-KL Renstra-SKPD Renja-SKPD

PENANGGUNG JAWAB
Menteri (Pimpinan Kementrian Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala BAPPENAS) Menteri Menteri Kepala Bappeda Kepala Bappeda Kepala Bappeda Pimpinan Kementrian/Lembaga Pimpinan Kementrian/Lembaga Kepala SKPD Kepala SKPD

PENGESAHAN
UU PP PP Perda Perkada Perkada Permen Permen Peraturan Kepala SKPD Peraturan Kepala SKPD

Siklus Program/Proyek
Setelah Tahap Perencanaan Selesai dan Tahap Procurement dimulai, MONEV Sistem akan memasukkan semua profil program dan proyek untuk dilakukan proses monitoring dan kontrol meliputi progres serapan anggaran, progres pekerjaan, progres jadwal serta kualitas. Tahap evaluasi akan mengukur capaian target indikator dari setiap proyek dan dikonsolidasikan ke level program dan strategi.

Perencanaan (Planning)

Anggaran (Budgeting)

Pelaksanaan (Implementation)

Evaluasi

Procurement

Area Solusi Sistem Pengendalian, Pemantauan dan Evaluasi Program

BAGAN ARSITEKTUR PROGRAM UNTUK LEMBAGA TINGGI NEGARA, KEMENNEG/KEMENKO DAN LPND
STRUKTUR ORGANISASI STRUKTUR ANGGARAN STRUKTUR PERENCANAAN KEBIJAKAN
PRIORITAS

STRUKTUR MANAJEMEN KINERJA


SASARAN POKOK (IMPACT)

FUNGSI

SUB-FUNGSI

FOKUS PRIORITAS

INDIKATOR KINERJA FOKUS PRIORITAS (OUTCOME)

ORGANISASI

MISI SASARAN K/L (IMPACT) :

ESELON 1

PROGRAM : PROGRAM TEKNIS PROGRAM GENERIK

PROGRAM

INDIKATOR KINERJA PROGRAM (OUTCOME)

ESELON 2

KEGIATAN

KEGIATAN PRIORITAS

INDIKATOR KINERJA KEGIATAN (OUTPUT)

JENIS BELANJA

19

Daftar Isi
Ringkasan Eksekutif Manajemen Program Pembangunan Monitoring dan Evaluasi Solusi

Solusi Teknologi Program Monev & Dashboard


Kebutuhan Pekerjaan dan Budget

Lampiran

Gambaran Sistem Evaluasi Kinerja Pembangunan


Sekarang
Adanya berbagai macam peraturan yang mengamanatkan agar sektor (K/L) dan daerah menyusun laporan evaluasi kinerja pembangunan Depdagri LAN Menpan Departemen Keuangan Bappenas Setneg K/Lterkait Tidak adanya implikasi/dampak dari pelaksanaan kegiatan evaluasi Sangat Mahal (Biaya dan Waktu) Evaluasi top-down Evaluasi fragmentasi 1 waktu Evaluasi Pasif Kurangnya penghargaan terhadap hasil evaluasi

Akan Datang
Satu laporan dapat diakses oleh seluruh institusi (K/L) dan daerah Evaluasi dapat dilakukan secara komprehensif Sistem evaluasi yang baru diharapkan mewujudkan integrasi dan saling keterkaitan yang bersinergi dan mempengaruhi antara hasil evaluasi yang satu dengan yang lainnya Lebih efisien dan biaya rendah Memperkenalkan evaluasi yang terintegrasi, sistem top-down dan bottom-up Evaluasi yang kontinu untuk proses pembelajaran institusi Evaluasi aktif (melibatkan pihak eksternal) Menciptakan sistem insentif-disinsentif dari hasil Evaluasi Adanya komunitas evaluator

Prinsip Prinsip Dasar Sederhana dan mudah dikontrol Kapasitas evaluasi yang kuat Informasi yang terbuka dan dapat dievaluasi Adanya penghargaan terhadap kinerja Kejelasan status hasil evaluasi
Pengembangan Sistem MONEV

Proses Pengembangan Landasan Hukum Evaluasi Kinerja Evaluasi terkait dengan kerangka regulasi/kebijakan publik Collecting opinions Seminars, Workshops, etc Pemetaan peraturan dan opini publik Membangun kerangka kerja (framework) yang baru Membangun Indikator Implementasi

Terminologi Setiap Tingkatan


Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang diperoleh dari hasil kegiatan Menggambarkan aspek makro tujuan proyek secara sektoral, regional maupun nasional Tujuan/manfaat yang diperoleh dengan berfungsinya keluaran secara optimal

DAMPAK

MANFAAT

HASIL

Segala sesuatu yang mencerminkan berfungsinya suatu keluaran

OUTPUT

Sesuatu yang langsung diperoleh/ dicapai dari pelaksanaan kegiatan

Sumber Pembuktian (Means of Verification) How should the information be collected, eg. sample survey What source is most appropriate? Who should do it? When and How often should the information be collected, analyzed & reported What formats are required to record the data being collected?

PROSES

Pelaksanaan Kegiatan dengan mengelola input yang tersedia sehingga mencapai keluaran yang ditargetkan Kegiatan dan sumberdaya/dana yg dibutuhkan agar keluaran sesuai yg diharapkan

INPUT

23

Jenis Indikator Kinerja

Input

Proses

Output

Outcomes

Indikator Kinerja

Benefit

Impact

www.dadangsolihin.com

24

Penjabaran Indikator Kinerja Pembangunan dari RPJM


Dapat Diimplementasikan Secara Operasional

Strategy Management

VISI

STRATEGI
Fokus pada Tujuan Pembangunan

MISI

AGENDA
Indikator Kinerja Pencapaian Pembangunan

Program Management

SASARAN PRIORITAS

PROGRAM DAN KEGIATAN

Kedudukan Indikator Kinerja

Perencanaan

Pelaksanaan

Pemantauan dan Evaluasi

Indikator Kinerja

Kualitatif

Kuantitatif

Sasaran dan Tujuan

www.dadangsolihin.com

26

Mekanisme Pemantauan dan Pelaporan


Presiden RI
Form C Form C

Men.DN Men.PPN

Bupati/ Walikota u.p. Bappeda


5 hari setelah triwulan berakhir

10 hari setelah triwulan berakhir

Gubernur u.p. Bappeda


Form C

14 hari setelah triwulan berakhir

Men.Keu Men.PAN
Form C 14 hari setelah triwulan berakhir

Form C

Form C

5 hari setelah triwulan berakhir

5 hari setelah triwulan berakhir Form C Form C

Kepala SKPD Kabupaten/ Kota


Form B

5 hari setelah triwulan berakhir

Kepala SKPD Provinsi


Form B

Menteri/ Ka. Lemb


5 hari setelah triwulan berakhir Form B
10 hari setelah triwulan berakhir

Ka. Unit Org.


Form A
5 hari setelah triwulan berakhir

Ka. Unit Kerja


Form A

Ka. Unit Kerja


Form A

PPTK

PPTK

Ka. Unit Kerja K/L

Keterangan: 1. Gubernur melakukan pemantauan pelaksanaan dekonsentrasi dan tugas pembantuan yang meliputi pelaksanaan program dan kegiatan sesuai dengan tugas dan kewenangannya, 2. Bupati/Walikota melakukan pemantauan pelaksanaan tugas pembantuan yang meliputi pelaksanaan program dan kegiatan sesuai dengan tugas dan kewenangannya, 3. Kepala SKPD Provinsi melakukan pemantauan pelaksanaan dekonsentrasi yang meliputi pelaksanaan program dan kegiatan sesuai dengan tugas dan kewenangannya, 4. Kepala SKPD Kabupaten/Kota melakukan pemantauan pelaksanaan tugas pembantuan yang meliputi pelaksanaan program dan kegiatan sesuai dengan tugas dan kewenangannya

Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Jangka Menengah


Menteri Perencanaan
Laporan Evaluasi Pelaksanaan RPJMN

Evaluasi

RPJMN

Evaluasi

4 Bulan sebelum RPJMN berakhir

Menteri/ Kepala Lembaga


Usul Perubahan Program

Evaluasi

Renstra-KL

Evaluasi

Laporan Evaluasi Pelaksanaan Renstra-KL

Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Tahunan


Menteri Perencanaan
Laporan Evaluasi Pelaksanaan Renja-KL

Evaluasi

RKP

Evaluasi

2 Bulan setelah anggaran berakhir

Menteri/ Kepala Lembaga

Evaluasi

Renja KL

Evaluasi

Laporan Evaluasi Pelaksanaan Renja-KL

Masukan Evaluasi : indikator dan sasaran kinerja kegiatan dan/atau program

Daftar Isi
Ringkasan Eksekutif Manajemen Program Pembangunan Monitoring dan Evaluasi Sekilas`Solusi

Solusi Teknologi Program Monev & Dashboard


Kebutuhan Pekerjaan dan Budget

Lampiran

Information System Monitoring & Evaluation Common Principles in Public Sectors


Successful delivery and clear leadership
Linking Policy Initiatives to Implementation Focusing efforts on priority projects and programmes Developing best practice through improving key processes and making them repeatable Adopting programme management approach to delivery Centres of Excellence De-Centralisation - Local Responsibility Providing Value for Money (VfM) Greater emphasis on management of funds Increased emphasis on departmental reporting to Central Government Greater public awareness of targets

Increased Spending means greater responsibility


Visibility of Information Adaptability to Change


Changes in political direction Changes in priorities

Sekilas Solusi
Manajemen Pembangunan Pemerintah Arah Kebijakan (RPJPN, RPJMN) Visi Misi Pemerintah Sumber Pendanaan (APBN, APBD, dll) PRESIDEN RI
Area Solusi

Manajemen Kinerja & Portofolio: fungsi pengendalian pelaksaanaan pembangunan Manajemen Program & Proyek

Rencana Prioritas, Target, Indikator Kinerja Pemerintah (RKP)

Pemantauan Supervisi
Tindak lanjut penyimpangan terhadap pencapaian tujuan

Business Area/ Biro Perencanaan / BAPPENAS

Program & Proyek (Renstra, Renja, RKA SKPD)

Pemantauan pelaksanaan program Realisasi TARGET, penyerapan DANA dan KENDALA

Program & Project Teams K/L dan PEMDA

Manajemen Penugasan & Sumber Daya

Delivery Plan & Task Management

Manajemen Operasional, Delivery Agents, Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)

Sekilas Solusi: proses


Manajemen Pembangunan
Menentukan Strategy Obyektif Pembangunan Analisa Anggaran Target-Target Pembangunan

PRESIDEN RI

Manajemen Kinerja & Portofolio: fungsi pengendalian pelaksaanaan pembangunan

Menentukan KPI Strategy

Distribusi APBN & Perkiraan Maju

Target & Outcome

Manajemen Kinerja & Analisa VfM

Perencanaan & Pengendalian Pembangunan Biro Perencanaan / BAPPENAS

Manajemen Program & Proyek

RKA, KPI Program & Proyek

Proses Tatakelola Program & Proyek

Biaya

Hasil
Resiko

Pelaporan Status

Program & Project Teams K/L dan PEMDA

Manajemen Penugasan & Sumber Daya

Sumberdaya Rencana Serah Terima Proses Komunikasi

Jadwal Serah Terima


Resiko & Keterkaitan

Progress

Manajemen Operasional, Delivery Agents, Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)

High Level Process Program Management

Perencanaan (Planning)
Program Review Mereview hasil MONEV tahun sebelumnya Program Policy & Strategy Pemasukkan Data & Informasi Strategi, Kebijakan dan Prioritas Program (dan doc pendukung)
Project Generation

Anggaran (Budgeting)
Program Budgeting

Pelaksanaan (Implementation)

Evaluasi

Pemasukkan Data Budget Program & StrukturPendanaan

Persiapan Program

Implementasi Program

Kajian Program

Evaluasi Paska Implementasi

Data Terkait Integrasi dengan Sistem Keuangan

Memasukkan Usulan Program dan Approval (Criteria & Budget Allocation)


Program Prioritizing & Generation

Monitoring & Controlling

Pemasukkan Data Program RKPD/RENJA SKPD yg telah ditetapkan


Program Indicator

Pemasukkan Data Indikator Kinerja per Program dan per Kegiatan

Inisiasi Kegiatan

Perencanaan Kegiatan

Pelaksanaan Kegiatan

Pengendalian Kegiatan

Penutupan Kegiatan

Unit/Satker/SKPD

Manajemen Proyek dalam Aktifitas Operasional


Memoonitor progres proyek, melacak aliran dana dan mengevaluasi impact dari proyek Mengembangkan dan memperbaiki Renstra meliputi kebutuhan dari bawah, prioritas, strategi dan kebijakan/ panduan 1. Perencanaan & Kebijakan

6. Monitoring & Evaluasi

Penyesuaian-

Memfasilitasi kesiapan rancangan implementasi proyek melalui kapasitas building dan regulasi

5. Persiapan fasilitas & sumberdaya

7. Sistem Informasi Proyek Membuat Pusat Operasi


untuk menampung data yang diperlukan, aktifitas proyek dan aliran budget sesuai program dan geografis

2. Pengajuan Proyek

Mengalokasikan Anggaran Tahunan Pemerintah dan meminta proposal dari pelaksana proyek untuk menemui gap proyek yang kritikal

4. Penyesuaian Anggaran

3. Persetujuan Core BRR processes

Menyesuaikan Anggaran berdasarkan prioritas proyek yang tidak memiliki alokasi

mengkatalog, mereview dan menyetujui seluruh proposal proyek berdasarkan kebutuhan publik dan prioritas renstra

Daftar Isi
Ringkasan Eksekutif Manajemen Program Pembangunan Monitoring dan Evaluasi Sekilas`Solusi

Solusi Teknologi Program Monev & Dashboard


Kebutuhan Pekerjaan dan Budget

Lampiran

Sistem Informasi MONEV High Level Processes


COLLABORATION

Project Layer BIRO PERENCANAAN / BAPPENAS


K/L PEMDA BIRO PERENCANAAN
SURVEYOR

EXECUTIVE

Process Layer
Sign Contract Start Project

PROGRAM MANAGEMENT

Update Actual Progress by Entry or Upload

MONITORING PROGRESS & QA

ISSUES & LOG ENTRY

Excutive Views Dashboard

Close Out

Application Layer
Budget Control and Alert BAPPENAs RULES FOR KPI ALERT

SISTEM INFORMASI PROGRAM MONEV


Database Layer

Repository Document SI PROGRAM MONEV Web

Database PROGRAM MONEV Web


Extract Transform Loading

Data Warehouse

MONEV System Landscape


Government projects

BAPPENAS

K/L & PEMDA

K/L & PEMDA


Enter Into Computer

PMCS
Facilitated by NGO, 3rd Party etc
Carried Out by NGOs, Academics, Statistics Bureau (BPS), Donors etc

PIU

Camat

Camat

Camat

Complaints from community via PO Boxes, SMS, e-mail

Technical field check of projects by SCI Surveyors

Summary and Forwarding

Consultant

Contractor

Data Collection monthly by Kepala Desa

1
Project Progress Reporting

2
Participatory Monitoring Mechanism

3
Impact Survey

Complaints Handling Mechanism


Complaints

5
Field Checks

Type of Data Timing Roll Out

Project Outputs, Bottlenecks, Fund use (Serapan Anggaran)

Community needs, outputs, gaps, bottlenecks

Outcomes, Impact

Outputs, Quality

Weekly

Monthly

6 or 12 Months as needed

Ongoing

Ad Hoc

Off-budget process launched in mid-Sept

Quick scan by Gradual Rollout of full system

To be decided

By .Sept

Oct

Information Management & Knowledge Management in Project Management To empower information and knowledge for being a material support which ready for use information

knowledge
actors beneficiaries

coordination fund outcome & benefit

policy strategy projects

impact

constraints

output

execution
Captured from Edi Darajat Presentation

Program Monitoring and evaluation Control in Organization Information Hierarchy


Executive Summary Strategy Executive Dashboard & Report Analysis

Executives

V
Divisional Manager
Multi Program

Multi Program View, Monitoring, Analysis

i b i l
Scheduling, Progress Inputting, Analysis Wide Access to System

Web Access Application

SKPD

Program Management Task Management

i t y

Web Access Application & Legacy System

Contractors

Use Their Owned System

Solution Structure
Strategic Themes or Objectives

Be prepared to adjust terminology

Key Programs or Sub Objectives

Projects

Defining the expected Outputs and Benefits

Target the achievement and the value for money expected from each program Select from a wide range of outputs

(Sample) General Dashboard View of Strategic Bubble

Value for the Country, People and Business

KUB

Diversifikasi Usaha Nelayan

PROGRAM
Fasilitasi Akses Permodalan
Sertifikasi Hak Atas Tanah Nelayan

PROGRAM Bureaucracy Reform

Critical Potential Problem On Schedule On Budget

Low

Challenge to Implementation Success

High

Performance of the Portfolio

Review performance against lifecycle See snapshot of projects overspending & underspending Drill down for a summary of current situation

Analyze against your key dimensions

Understand how well programs and strategic objectives are related Measure the impact of new initiatives before they even receive funding Review balance against strategic outcomes geographic areassub-contractors..

Daftar Isi
Ringkasan Eksekutif Manajemen Program Pembangunan Monitoring dan Evaluasi Sekilas`Solusi

Solusi Teknologi Program Monev & Dashboard


Kebutuhan Pekerjaan dan Budget

Lampiran

Kebutuhan
PMO Specialist Project Manager IT Consultant and Development

Consultancy

Capacity Building

PM / PMO Trainers

Data Entry

Data Entry Operator

Technology

Command Room / War Room Sistem Informasi Program MONEV Dashboard Reporting Analysis Program Monitoring & Evaluation ICT Infrastructure

Daftar Isi
Ringkasan Eksekutif Manajemen Program Pembangunan Monitoring dan Evaluasi Sekilas`Solusi

Solusi Teknologi Program Monev & Dashboard


Kebutuhan Metodologi Pekerjaan dan Budget

Lampiran

Program Monitoring & Evaluation Solution Framework


Role & Responsibility Competency Standard for Project Survey and Data Acquisition @Program Training & Competency Development Certification

Strategy

Aligning with Corporate Strategy Fine Tune PM Methodology Provide SOP:


Policy > Processes > Procedures > Workflow > Forms > Checklists

Sistem Informasi MONEV


Program Master Data Program KPI and Budget Progress Entry Collaboration Tools for Clarification Report Analysis & Dashboard for Executive Potential Risk Register per Project and per Activity

Quality & Audit Process Continuous Improvement

Knowledge & Document Management Infrastructure and Network Development Methodology

Overall Approach: From Design to Operation 1. Beneficiaries PEMDA Point of View


Beneficiaries Time
Jan Feb Mar Apr May Jun

2011
Jul Aug Sep Oct Nov Dec

Services
Define Business Requirement, Define Business Process, SOP, Define KPI Monev

Consulting

Technology ( IT Infrastructure & Application Development )

Pembangunan Sistem Aplikasi MONEV

PEMDA
Initial Education & Training, Visioning, Champaign, Change Request, Advisory, Operational Support

ICT Infrastructure & WAR ROOM MONEV

Pilotting, Data Entry, Further Initiatives Implementation Sistem Monev Enhancement

Capacity Building & Change Management

Mobilisation Data Capturing, Further Change Management & Sistem Monev Operation Advisory

Project Management

Planning, Control & Monitoring, Lesson Learned

Our Approach Overall Project Activities


Tahap 1 Program Monev Design 1 Program Monev Methodology 3 Design Program Monev Organization Structure Tahap 2 Migration & Development Tahap 3 SI Program Monev Pilotting & Roll Out

Consultancy

Gap Analysis & Readiness Assessment (Data, Process, etc)

16 Continual Improvement of Process, Roles & Policies

Develop Project Control Monitoring Process, Roles & Policies

Develop Program Monev Key Performance Indicators 14

Capacity Building
Change Management

5 Develop Change Management Plan

6 Workshop & Training

12 Champaign & Data Consolidation & Entry

Advisory & Survey

1 Organization Strategic Intent Review

7 Technology

9 Design High Level Program Monev System Architecture Determine Sistem Informasi Monev System Requirements and Functionalities Design Sistem Informasi Program Monev

10

Develop Sistem Informasi Program Monev & Testing

13 Pilotting & Deployment

Technology

11 Legacy Data Migration ICT Infrastucture

15 Enhancement

Program Monev Methodoogy & Document Design

SI Program Monev & Training

Advisory & Implementation Support

Project Management - Project Updates, Steering Committee Engagement .. Week ... Weeks .... Weeks ... Weeks

Pekerjaan dan Budget


No 1 Pekerjaan
Pembangunan Sistem Informasi Program Monitoring dan Evaluasi Kegiatan

Tujuan
Membantu Presiden, Kepala BAPPENAS, L/K dan PEMDA khususnya BAPPEDA dalam melakukan Melakukan Program Monitoring dan Evaluasi Kegiatan atau Program sesuai Indikator Output, Indikator Outcome serta Indikator Benefit atau Impact. Menyediakan Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi KegiatanKegiatan atau Program di lingkungan BAPPENAS Ketersediaan informasi Capaian dan Progress suatu Kegiatan atau Program secara terpusat sehingga memudahkan proses Pengawasan dan Pengendalian serta Evaluasi melalui konsolidasi pelaporan dan penyediaan dashboard untuk pengambilan keputusan ;

Anggaran 12 M

Jumlah

12 M

Daftar Isi
Ringkasan Eksekutif Manajemen Program Pembangunan Monitoring dan Evaluasi Sekilas`Solusi

Solusi Teknologi Program Monev & Dashboard


Kebutuhan Metodologi Pekerjaan dan Budget

Lampiran

Operation & Command Room

Operation Room / Operation Center