MEMAHAMI FUNGSI DAN PENGURUSAN ORGANISASI

Oleh: DATUK ABDULLAH HJ. MOHD. SAID Pendaftar

KURSUS KEPIMPINAN SIRI 1/2014, 18 FEBRUARI 2014 (SELASA), 2.30 PETANG

OBJEKTIF KURSUS
Memahami;
Definisi Organisasi dan Pengurusan
Teori pengurusan (Ciri-ciri, Prinsip-prinsip) Fungsi Pengurusan

Peranan Pengurus
Tahap Pengurusan Kemahiran pengurusan Kepimpinan dalam Pengurusan Kaedah

Pengurusan Organisasi Berkesan dalam Konteks UMS

yang
2

DEFINISI ORGANISASI?
Satu unit sosial yang

mengandungi individu yang bekerjasama dan saling bergantungan antara satu sama lain bagi mencapai matlamat setiap individu itu dan organisasinya
3

CIRI-CIRI ORGANISASI
Mempunyai identiti sendiri

Mempunyai hierarki atau

tingkat autoriti Mempunyai struktur atau pembahagian kerja Mempunyai peraturan, dasar, prosedur dan sistem hubungan bagi menjalankan aktiviti organisasi

CONTOH ORGANISASI
FORMAL UMS Kastam Imegresen

INFORMAL Keluarga Persatuan Sukarela (NGO) Jawatankuasa Masjid

DEFINISI PENGURUSAN?
Getting things done through other people

..is the prosess of achieving organizational

missions and objectives through the coordinated behaviour of organizational members. (Michael & Jones 2000) .. is the process of working with people and resources to accomplish organizational goal. (Snel, Bateman 2000)

CIRI-CIRI PENGURUSAN
kecekapan Keberkesanan
Hasil/Outcome Proses Doing the things right / Doing the right things

PRINSIP-PRINSIP PENGURUSAN
1. Pembahagian Kerja 2. Mengutamakan Kepentingan Organisasi 3. Kekitaan 4. Pembayaran Upah

8. Keseimbangan layanan bagi melahirkan ketaatan kepada organisasi

7. Penurunan Kuasa

6. Disiplin

5. Autoriti

9. Susunan Kakitangan

10. Rantai Pemerintahan

11. Satu Perintah

12. Satu Arahan

HASIL / OUTPUT
Henry Fayol (1841-1925)

14. Kestabilan Personel

13. Inisiatif
8

FUNGSI PENGURUSAN?
6.

Evaluating

1.

Planning

MISI / VISI
5.

Controlling

MANAGEMENT
Coordinating
3.

2.

Organizing

4.

Directing

FUNGSI PENGURUSAN - Perancangan (Planning)

Proses merangka aktiviti (strategi) yang perlu

dilakukan bagi mencapai matlamat organisasi

Kenal pasti perkara yang hendak dicapai berdasarkan matlamat penubuhan organisasi Mencari jalan untuk mencapai tujuan dan matlamat Mengikut strategi berasaskan tujuan organisasi

Tujuan & objektif

Strategi

Mengatur program/ projek

10

FUNGSI PENGURUSAN - Perancangan bermula di mana??

Perancangan atas ke bawah

Sebab pengurusan atasan dianggap paling berpengetahuan/berpengalaman tentang organisasi keseluruhan.

Perancangan bawah ke atas

Kelebihan adalah mereka hampir dengan sistem operasi, pelanggan dan pembekal

YANG MANA LEBIH BAIK

11

FUNGSI PENGURUSAN

- Perancangan :Langkah dan Kawalan??

Langkah 1 Tetapkan tujuan & objektif Langkah 2 Kenalpasti situasi & penentuan Visi/Misi Langkah 3 Tentukan kekuatan/ kelemahan/ peluang/ ancaman (SWOT) Langkah 4 Bentuk strategi & tindakan & pantau/ nilai T U J U A N

Tujuan

Perancangan

Kawalan ukur prestasi/bandingkan/ pembetulan

12

FUNGSI PENGURUSAN

- Pengorganisasian (Organizing)
Satu proses menentukan tugas yang perlu dilaksanakan, siapa yang akan melaksanakan, bagaimana tugas-tugas akan diatur dan dikoordinasikan.

4W 1 H
Membentuk asas Menentukan tugas & mendiskripsi tugas Mendefinisikan hubungan kerja

Kawalan & maklumbalas

Merekabentuk organisasi Mengumpul ahli-ahli organisasi Mengembangkan sistem integrasi/bersepadu Fokus & membuat keputusan
13

FUNGSI PENGURUSAN

- Memimpin (Directing)
Kebolehan atau kemahiran untuk mempengaruhi pekerja dalam mencapai matlamat organisasi bagi (kebiasaannya tahap penyelia dan ke atas):
Menjamin aktiviti organisasi teratur, lancar dalam suasana harmoni Menentukan arah tuju yang jelas untuk pekerja dan memahamkan tentang peranan mereka dalam mencapai matlamat Melibatkan kuasa, motivasi, kepimpinan dan sistem komunikasi

14

FUNGSI PENGURUSAN

- Penyelarasan (Coordinating)
Menjadikan unsur-unsur yang berbeza menjadi satu. Contohnya:
Penyelarasan Perancangan Penyelarasan Penyelarasan Penyelarasan Penyelarasan melalui

melalui Penganjur melalui Kakitangan melalui Pengarahan melalui Mengawal

15

FUNGSI PENGURUSAN

- Pengawalan (Controlling)
Proses mengukur kemajuan terhadap prestasi matlamat yang dirancang dan membuat pembetulan jika aktiviti/kemajuan tidak selaras/selari dengan objektif yang ditetapkan
Kitaran Kawalan: Awalan pastikan arahtuju & sumber input betul Semasa pastikan proses berjalan mengikut perancangan Selepas pastikan hasil menepati piawaian

16

FUNGSI PENGURUSAN

- Pengawalan (Controlling)
Gandingan dengan perancangan
Kawalan: Pengukuran prestasi

Perancangan: Penetapan objektif Penentuan kaedah mencapainya

Tindakan (Pengorganisasian)

Kawalan: Bandingkan dengan perancangan

Kawalan: Tindakan pembetulan

17

FUNGSI PENGURUSAN

- Contoh: Controlling
Panduan Kawalan Pengurusan Organisasi (Audit Negara) Struktur Organisasi Lengkap, isi jawatan yang
layak

Lembaga Pengarah Pelantikan Pengurusan Sumber Manusia Waran diisi/Pelan Peralihan/Latihan Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan mesyuarat setiap 3 bulan/lapor ke KPT MPK/FM Lengkap/kemas
18

FUNGSI PENGURUSAN

- Penilaian (Evaluating)
Merujuk kapada proses menyampaikan balik kepada kakitangan secara berterusan tentang sebaik mana mereka menjalankan tugas untuk organisasi James A . F . Stoner management ( 1987 ) Hal 547. Boleh diukur berdasarkan: Kecekapan Keberkesanan (sejauh mana strategi mencapai matlamat) Produktiviti (penggunaan tenaga manusia) Kualiti Prosedur (kepuasan pelanggan) Perkhidmatan yang ditawarkan
19

Siapa Pengurus?
Individu

yang terlibat dalam mengurus perancangan, mengorganisasi, memimpin & mengawal semua aktiviti organisasi supaya segala matlamat yang ditetapkan dicapai.

ADAKAH ANDA SEORANG PENGURUS??

20

Peranan Pengurus?
Peranan Interpersonal Tunggak (figurehead) Pemimpin (leader) Penghubung (liason) Peranan Pemberi Maklumat Peranan Pembuat Keputusan Usahawan (entrepreneur) Pengaman (disturbance handle) Pengagih sumber (resource allocator) Perunding (negotiator)

Pemantau (monitor) Penyampai (disseminator) Jurucakap (spokeperson)

Henry Mintzberg, The Managers Job: Folklore & Fact

21

Tahap-tahap Pengurusan
Pegawai-pegawai Utama (Pengurusan Strategik) Ketua J/S/P/I/U (Perancangan Taktikal)

Pengurus Atasan

Pengurus Pertengahan Pengurusan Line Pertama Pengurus Peringkat Operasi

Ketua Seksyen

Perancangan Operasi

Ketua Unit

22

KEMAHIRAN PENGURUSAN
MANUSIA
(INTERPERSONAL)

PENGURUS

KONSEPTUAL

TEKNIKAL

23

KEMAHIRAN PENGURUSAN -Manusia (Interpersonal)

Keupayaan membentuk kerjasama dengan individu & kumpulan. Kebolehan berkomunikasi dengan pelbagai golongan manusia atau masyarakat seperti bertemu dengan pelbagai jenis pelanggan, bermesyuarat dengan pegawai atasan, berbincang dan berhubung dengan pekerja. Mampu memotivasikan individu/kumpulan yang dipimpin.

24

KEMAHIRAN PENGURUSAN -Teknikal

Berupaya mengaplikasikan pengetahuan & kepakaran khusus berkaitan dengan proses kerja, peraturan dan sumber tertentu dalam menyelesaikan aktiviti yang menjadi sebahagian tugas Berupaya membuat keputusan Berupaya mengurus masa

25

KEMAHIRAN PENGURUSAN -Konseptual

Berupaya mengeluarkan idea dan memahami sesuatu yang abstrak Berupaya memahami bagaimana organisasi dapat menyesuaikan diri dalam persaingan Kemampuan untuk melihat organisasi secara keseluruhan dan mengintegrasikan hubungan antara bahagian-bahagian dalam organisasi

26

KEMAHIRAN PENGURUSAN
PERINGKAT Pengurus Atasan Pengurus Pertengahan Pengurus Bawahan KEMAHIRAN Kemahiran Konseptual Kemahiran Kemanusiaan Kemahiran Teknikal

27

KEPIMPINAN DALAM PENGURUSAN

ADAKAH KITA SEBENARNYA PEMIMPIN????
Pengikut Kuasa Pengaruh Persekitaran x x x

YES

NO
Pengikut Kuasa Pengaruh Persekitaran

28

KEPIMPINAN DALAM PENGURUSAN

JIKA ANDA SEORANG PEMIMPIN, ANDA HARUS PERLU:
Menentukan Visi Berupaya menyediakan keperluan dalam keadaan yang mendesak Membentuk gabungan mantap Komunikasi berkesan Memberi kuasa pada orang lain (empowerment) Mengiktiraf kejayaan Mengukuhkan penambahbaikan

29

KEPIMPINAN DALAM PENGURUSAN

ISU
Kebanyakan penyelesaian/ aktiviti telah distrukturkan tiada ruang kreativiti

CADANGAN PENYELESAIAN
Latihan kepimpinan

Kurang kemahiran dalam memimpin.

Dapatkan maklumbalas dari warga kerja

Gaya kepimpinan yang sama Perluaskan gaya kepimpinan.

30

Traditional Manager VS Contemporary Manager

Traditional Manager
Think of self as a manager or boss Follow the chain of command Making decision himself/herself Mastering only one major discipline Look up for mere direction and answer Accept and do repetitive work See others primarily as bosses and competitors Demand long hours without thinking about the productivity

Contemporary Manager
Think of self as a sponsor or internal consultant Dealing with necessary people to obtain a good results Invite others in the organization for decision making Mastering a broad array of managerial discipline Question, collaborate and negotiate with others to find solutions Learn new way to contribute Create relationship based on common purpose, mutual respect, and exchange of information (Win-win situation) Result and performance is important (Quality of the job)
31

CABARAN PENGURUSAN ORGANISASI

12 Ciri-ciri organisasi abad ke-21: 1) Borderless 2) Learning Centric 3) Collaborative 4) Strategically Outsource 5) Geocentric 6) Ethical 7) Network 8) Loosely Couple 9) Self Maintainable 10)Contingency Based 11)Fostering on environment of high care

32

CABARAN PENGURUSAN ORGANISASI

Organisasi bertaraf dunia
World Class Organization
Fluid, flexible Virtual Organization

Customerbased focused

Continuous Improvement

Creative HRM

Egalitarian climate
(democtaric)

Tehnological support

Management

Hodgetts, Luthans & Lee (2000) -New Paradigm Organization From Total Quality to Learning to World-Class
33

KAEDAH PENGURUSAN ORGANISASI YANG BERKESAN DALAM KONTEKS UMS

34

Bagaimana Organisasi Diurus?

1.

Melalui Perancangan a) Pelan Strategik KPM b) Pelan Strategik UMS c) Pelan Akademik UMS Mesti ada pelaksana kepada apa yang dirancang dan mengikut kapasiti masing-masing a) Naib Canselor b) Timbalan-timbalan Naib Canselor c) Pendaftar d) Bendahari e) Ketua Pustakawan f) Ketua J/S/P/I/U g) Pentadbir, dan h) Semua warga organisasi
35

2.

Bagaimana Organisasi Diurus?

3.

Mesti ada pihak yang memantau dari apa yang dirancang dan dilaksana a) Naib Canselor b) Timbalan-timbalan Naib Canselor c) Pendaftar d) Bendahari e) Ketua Pustakawan f) Ketua J/S/P/I/U Mesti ada proses penilaian semula (Pemantauan KPI Universiti & Jabatan) a) Tahunan b) Setengah Tahun c) Bulanan
36

4.

Bagaimana Organisasi Diurus?

5.

Mengamalkan konsep CUGG (Code of University Good Governance)

a) b) c) d)

Institutional Governance Human Resource Governance Financial Governance Academic Governance

37

Bagaimana Memantapkan Lagi Organisasi?

Visi dan misi yang jelas. Tadbir urus yang baik (Good Governance) Kisah kereta dan pemandunya Kereta = Goverment Pemandu = Governer Peraturan Penjagaan Kereta = Governance Prosedur kerja yang jelas (FM/MPK)
38

Bagaimana Memantapkan Lagi Organisasi?

Berpengetahuan, berkemahiran dan sentiasa

bersikap positif (KSA). K = Knowledge (Must know/Nice to know/Good to know) S = Skill

A = Attitude

Berpegang teguh kepada ajaran agama dan

tatasusila yang baik sesama manusia.

Sentiasa tabah dan bersyukur dalam menghadapi

liku-liku hidup.
39

Setiap perkara atau benda yang dilahirkan oleh Pencipta perlu diterokai dan dimanfaatkan bagi mereka yang berfikir.

40

A true leader is a person whose INFLUENCE & INSPIRES people to do what is expected of them to do. You cease to be a leader when you manipulate with your egos instead of convincing by your inspirations. - Israelmore Ayivor-

41

42

SEKIAN, TERIMA KASIH

43