PANDUAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (5S) CIAST

5S
PANDUAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (5S) CIAST

KAMI AMALKAN

KANDUNGAN CIAST SEPINTAS LALU MEMAHAMI 5S PENGENALAN DEFINISI 5S ISTILAH 5S FAEDAH MELAKSANAKAN 5S KUNCI KEJAYAAN 5S HALATUJU AMALAN 5S CIAST POLISI MISI OBJEKTIF PENDEKATAN P-D-C-A DALAM AMALAN 5S LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN 5S LANGKAH 1 MEMBENTUK JAWATANKUASA PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB CARTA ORGANISASI PELAKSANAAN 5S CIAST LANGKAH 2 MEWUJUDKAN ZON 5S LANGKAH 3 MELAKSANAKAN LATIHAN 5S LANGKAH 4 MELANCARKAN AMALAN 5S LANGKAH 5 MELAKSANAKAN AMALAN 5S SISIH (SEIRI) SUSUN (SEITON) SAPU (SEISO) SERAGAM (SEIKETSU) SENTIASA AMAL (SHITSUKE) AUDIT DALAMAN 5S LAMPIRAN 1 KRITERIA AUDIT AMALAN 5S LAMPIRAN 2 BORANG TAG MERAH 2 3 3 3 3 3 4 5 5 5 5 6 7 7 7-9 9 10 10 10 11 11-12 13-14 15-16 16 17 18 19-23 24

KAMI AMALKAN 5S

CIAST SEPINTAS LALU

CIAST

adalah singkatan kepada "Centre for Instructor and Advanced Skill Training" (Pusat Latihan Pengajar dan Kemahiran Lanjutan). Cadangan penubuhan CIAST tercetus pada tahun 1979 oleh Kerajaan Malaysia. Turutan daripada hasil kajian penubuhannya, pembangunan CIAST telah berjaya disempurnakan pada tahun 1983 dengan bantuan kewangan daripada Kerajaan Jepun dibawah Projek Pembangunan Sumber Manusia ASEAN. Projek ini diselia oleh pakar-pakar teknikal dan pengurusan dari Kerajaan Jepun menerusi JICA sehingga 1991. CIAST beroperasi sepenuhnya dibawah Jabatan Tenaga Manusia, Kementerian Sumber Manusia bermula 1991 sehingga Jun 2007 sebelum diserahkan pengurusannya dibawah Jabatan Pembangunan Kemahiran di Kementerian yang sama pada 1 Jun 2007. Visi Organisasi peneraju dalam membangun dan memperkasakan pengajar bertaraf dunia dalam bidang kemahiran Misi Membangunkan pengajar bertaraf dunia yang berpengetahuan, kompeten, berdisiplin dan responsif terhadap perubahan persekitaran dan teknologi Objektif Melahirkan tenaga pengajar bagi memenuhi keperluan institusi latihan kemahiran negara Meningkatkan tenaga pengajar secara berterusan dalam bidang kemahiran dan metodologi latihan mengikut perkembangan teknologi Mewujud dan melaksanakan sistem kelayakan dan perlesenan tenaga pengajar Memperkayakan kurikulum latihan kemahiran Memperkukuhkan hubungan dan latihan antarabangsa Memantapkan prasarana teknologi maklumat dan komunikasi serta sistem pembelajaran elektronik dan multimedia Menyediakan persekitaran dan kemudahan latihan yang kondusif dan relevan Memupuk nilai-nilai murni, sikap yang positif dan budaya kerja yang sihat kepada tenaga pengajar

KAMI AMALKAN 5S

MEMAHAMI 5S PENGENALAN
Amalan 5S merupakan satu alat pengurusan persekitaran berkualiti bagi meningkatkan produktiviti, inovasi dan kreativiti serta daya saing sesebuah organisasi.

SISIH (SEIRI)

Menyisih dan membuang barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja secara sistematik. Pada asasnya, kaedah Tag Merah (Red-Tag) digunakan semasa proses menyisihkan barang.

SUSUN (SEITON)

Menyusun barang-barang yang diperlukan secara teratur dan sistematik supaya ianya mudah dilihat, mudah diambil dan mudah dikembalikan ke tempat asalnya selepas digunakan.

3
Amalan 5S merupakan teknik yang berkesan bagi mewujudkan budaya peningkatan secara sedikit demi sedikit tetapi berterusan atau dikenali sebagai KAIZEN dalam bahasa Jepun. Bagi menjayakannya penyertaan dan komitmen yang tinggi diperlukan daripada semua peringkat anggota dalam organisasi.

SAPU (SEISO)

Membersihkan dan memeriksa tempat kerja secara berkala dan menyeluruh supaya tiada habuk/kekotoran dia atas lantai, mesin dan peralatan.

SERAGAM (SEIKETSU)

DEFINISI
5S adalah satu akronim yang lahir daripada lima perkataan Jepun iaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke. Kelima-lima perkataan ini merupakan langkah utama dalam menjalankan aktiviti 5S iaitu:

Mengekalkan tahap piawaian penyusunan tempat kerja yang tinggi dengan menekankan kebersihan dan kekemasan pada setiap masa.

SENTIASA AMAL (SHITSUKE)

Melatih warga kerja mematuhi sIstem persekitaran berkualiti secara berterusan supaya ia menjadi amalan dan budaya kerja dalam organisasi.
KAMI AMALKAN 5S 3

ISTILAH 5S
Bahasa Jepun Seiri Seiton Seiso Seiketsu Shitsuke Bahasa Inggeris Sort Set in order Shine Standardise Sustain Bahasa Melayu Sisih Susun Sapu Seragam Sentiasa Amal

Ulangi putaran 5S untuk menjadi budaya

FAEDAH MELAKSANAKAN 5S
Tempat kerja menjadi lebih bersih dan teratur Tempat kerja menjadi lebih selamat Pencapaian boleh dilihat secara tidak langsung yang menggalakkan penjanaan idea yang lebih banyak dan kreatif Mengurangkan masa pencarian Aliran operasi kerja yang cekap Kaedah-kaedah standard yang jelas Mengurangkan masa memproses inventori Memaksimakan penggunaan ruang dan kawasan Mengurangkan rungutan pelanggan

KUNCI KEJAYAAN AMALAN 5S

Sokongan dan komitmen berterusan daripada pihak pengurusan Bermula dengan kesedaran, latihan, pemantauan dan penilaian Semua orang mengamalkannya dan tiada yang terkecuali
KAMI AMALKAN 5S 4

HALATUJU AMALAN 5S CIAST Polisi Amalan 5S di CIAST Kami Bertekad Untuk Membudayakan Amalan Persekitaran Berkualiti (5S) Di Tempat Kerja Melalui Disiplin Diri, Semangat Kerja Berpasukan Dan Kreativiti Misi Mencapai pengiktirafan tertinggi dalam mewujudkan pengurusan persekitaran berkualiti di
tempat kerja Mencapai tahap tertinggi dalam kecekapan dan keberkesanan pengurusan operasi di tempat kerja Mencapai tahap tertinggi dalam keupayaan pengurusan keselamatan dan kesihatan pekerja di tempat kerja Mencapai tahap tertinggi dalam keupayaan mengenalpasti, mengurangkan dan menghapuskan pembaziran di tempat kerja Mencapai tahap tertinggi dalam amalan semangat bekerjasama secara berkumpulan di tempat kerja

Objektif
Persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas dan selamat Pengurusan operasi organisasi menjadi mudah, cekap dan selamat Pengurusan stor dan dokumen yang lebih berkesan Penggunaan kaedah dan piawaian urusan kerja yang jelas Penggunaan ruang kerja yang optimum Peluang mengurangkan rungutan pelanggan Peningkatan semangat kerja berpasukan Peningkatan kecekapan sistem penyampaian

KAMI AMALKAN 5S

PENDEKATAN P-D-C-A DALAM PELAKSANAAN AMALAN 5S

Pelaksanaan Amalan 5S boleh dilakukan melalui pendekatan Plan-Do-Check-Action (P-D-C-A)

PLAN

Persediaan Memberi latihan kepada semua Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksanaan 5S Memulakan Zon 5S Menentukan polisi dan objektif 5S Merancang Pelan Tindakan 5S Melancarkan 5S

DO

Pelaksanaan Sisih Susun Sapu Seragam Sentiasa Amal Penilaian Menjalankan/melaksanakan Audit Dalaman 5S Membuat penandaarasan sesama Program/Bahagian/Kumpulan dan dengan organisasi lain Memastikkan langkah 5S yang mantap diikuti sepenuhnya

CHECK

ACTION

Penambahbaikan berterusan Menjadikan 5S sebagai satu budaya Membandingkan pencapaian sebenar dengan yang dirancang Memberi ganjaran dan pengiktirafan atas penglibatan kakitangan Pendaftaran Persijilan 5S Mengambil bahagian dalam pertandingan 5S Membuat semakan Kitaran P-D-C-A

KAMI AMALKAN 5S

LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN 5S LANGKAH MEMBENTUK 1 JAWATANKUASA

Jawatankuasa pelaksanaan amalan 5S CIAST terdiri daripada: Jawatankuasa Pemandu 5S Jawatankuasa Kerja 5S Jawatankuasa Kecil Audit Dalaman 5S Jawatankuasa Kecil Promosi 5S Jawatankuasa Kecil Latihan 5S Jawatankuasa Pelaksana 5S Peringkat Program/Bahagian

JAWATANKUASA KECIL AUDIT DALAMAN 5S

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB 1 JAWATANKUASA PEMANDU & JAWATANKUASA KERJA

Menenentukan matlamat pelaksanaan sistem amalan 5S Membentuk pelan pelaksanaan Menentukan belanjawan atau sumber kewangan Menetapkan polisi, peraturan serta garispanduan pelaksanaan Mengenalpasti ahli jawatankuasa, pemudahcara dan ketua kumpulan Menetapkan sistem penghargaan dan ganjaran Mengawasi/menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan AJK Audit Mengawasi kemajuan program dengan pembentukan standard yang sesuai berkaitan sistem 5S yang perlu diwujudkan

Merancang dan mengendalikan audit dalaman 5S Mengenal pasti sebarang masalah dan mengarahkan tindakan pembetulan diambil dengan memberi cadangan penambahbaikan Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada jawatankuasa pemandu amalan 5S CIAST Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis panduan perlaksanaan audit Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang dikenalpasti semasa proses audit Memastikan aktiviti 5S dijalankan secara sistematik dan berterusan

JAWATANKUASA KECIL PROMOSI

Menyediakan pelan perlaksanaan aktiviti promosi amalan 5S Merancang dan menganjurkan pertandingan 5S (kebersihan, poster, banner dll) Mengadakan konvensyen 5S peringkat CIAST Mencadangkan ganjaran yang bersesuaian kepada yang layak Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan

KAMI AMALKAN 5S

JAWATANKUASA KECIL LATIHAN

Mengawasi kumpulan

perkembangan

kerja

Mengenalpasti dan merancang program latihan dan kesedaran kepada kakitangan, pelajar dan pembekal/kontraktor Memberikan latihan dan panduan kepada kakitangan, pelajar dan pembekal/kontraktor berkaitan dengan amalan 5S Bertindak sebagai pemudahcara kepada SGA untuk menjalankan aktiviti 5S

AHLI KUMPULAN 5S/SGA

komitmen dalam gerak yang kerja

Memberikan sepenuhnya kumpulan

KETUA PENYELARAS SGA (FASILITATOR)

Tanggungjawab melaksanakan 5S perlu diagihkan kepada semua kakitangan secara menyeluruh. Setiap ahli perlu memahami tanggungjawab 5S masing-masing dan mengamalkannya

Menyelaras/memantau kumpulan 5S di bawah jagaannya Membantu AJK Pelaksana seperti tugas promosi, latihan dan audit Mendapat sokongan dan pengiktirafan daripada pihak atasan (jika perlu) untuk kebaikan 5S Membantu membekalkan data-data atau maklumat mengenai 5S Menilai/mengemaskini perjalanan program 5S sepanjang masa Mengawasi/mengadakan perbincangan serta memberi motivasi kepada kumpulan 5S pada setiap masa

KETUA KUMPULAN 5S/SGA

Turut serta dalam proses pelaksanaan kerja kumpulan Berkomunikasi dengan semua pihak yang terlibat

KAMI AMALKAN 5S

CARTA ORGANISASI PELAKSANAAN 5S CIAST

JAWATANKUASA PEMANDU 5S CIAST
PENGARAH (PENGERUSI) TIMBALAN PENGARAH PENYELARAS

KB KP

KP PPK

KP PPL

KP SPD

KP PEM

KP KK

JAWATANKUASA KERJA 5S CIAST

PENYELARAS 5S (PENGERUSI) SETIAUSAHA

PENGERUSI JKK LATIHAN

PENGERUSI JKK PROMOSI

PENGERUSI JKK AUDIT DALAMAN

JAWATANKUASA PELAKSANA 5S (PERINGKAT PROGRAM/BAHAGIAN)

PENASIHAT ZON (KP/KB) KETUA PENYELARAS SGA (FASILITATOR) SGA 1 KETUA AHLI SGA 2 KETUA AHLI SGA 3 KETUA AHLI

Rajah 1 : Carta Organisasi Pelaksanaan 5S CIAST

KAMI AMALKAN 5S 9

LANGKAH MEWUJUDKAN 2 ZON 5S

ZON 5S

1 2 3 4

Ruang Pejabat / Ruang Kerja Bengkel / Makmal Tempat Simpanan / Stor Tempat Umum : Pusat Sumber, Auditorium, Dewan Serbaguna, Tandas, Lif, Surau, Kafetaria, Bilik Kuliah, Lobi, Bilik Mesyuarat, Pantri, Laluan Utama/Umum Kawasan Persekitaran : Papan Tanda/Petunjuk Arah, Tanaman Pokok/Landskap, Lot Letak Kereta/Pakir, Tempat Pembuangan Sisa, Longkang

Memastikan setiap kumpulan mempunyai ketua dan sekurangkurangnya seorang ahli Menentukan tanggungjawab bagi kawasan yang dikongsi

LANGKAH MELAKSANAKAN 3 LATIHAN 5S

Latihan adalah bertujuan untuk menyebarkan metodologi Amalan 5S dan melatih warga organisasi dengan pengetahuan asas pelaksanaan 5S. Latihan perlu merangkumi: Kesedaran tentang 5S pada peringkat pengurusan Kesedaran tentang 5S pada peringkat kakitangan Pemahaman Langkah Demi Langkah untuk Fasilitator Langkah Demi Langkah Audit Dalaman 5S

Penyelaras 5S dan fasilitator akan membuat pembahagian zon 5S. Fasilitator akan menyerahkan tanggungjawab zon dan mengagihkan aktiviti dalam bentuk tugasan mudah. Ini melibatkan: Memperoleh susun atur tempat kerja secara keseluruhan dan membahagikan setiap kawasan kepada zon-zon yang lebih kecil Membahagikan kumpulan mengikut kawasan, menentukan bilangan ahli dalam satu kumpulan dan mempamerkan nama setiap ahli yang terlibat dalam setiap kumpulan dan kawasan yang dipertanggungjawabkan

LANGKAH MELANCARKAN 4 AMALAN 5S

Pelancaran 5S diadakan adalah bertujuan untuk merasmi dan menyampaikan hasrat pengurusan bagi melaksanakan Amalan 5S.

KAMI AMALKAN 5S

10

LANGKAH MELAKSANAKAN 5 AMALAN 5S

SISIH (SEIRI)
Mengenalpasti barang-barang yang tidak diperlukan. Sisih memberikan tumpuan kepada pengasingan dan pembuangan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja. Berikut adalah panduan untuk melaksanakan aktiviti sisih secara berkesan: Mengenalpasti barang-barang yang tidak perlu dengan menggunakan kaedah Tag Merah

Menentukan tempat penyimpanan bagi barang yang perlu Bagi barang-barang yang hendak dilupuskan, rujuklah kepada Arahan Perkhidmatan dan Arahan Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa

Kejayaan pelaksanaan SISIH boleh diukur melalui:

Masa untuk mencari lebih pantas/cepat Persekitaran kerja lebih selesa Penggunaan ruang secara cekap

CARA AMALAN SISIH DI TEMPAT KERJA MENGIKUT TATACARA PELUPUSAN ASET/STOR YANG MANA ? PENGASINGAN TINDAKAN DIPERLUKAN

SISIH ITEM YANG TIDAK DIPERLUKAN

Tiada nilai dan senang dilupuskan (tidak memerlukan tatacara pelupusan aset/stor) Ada nilai /tiada nilai (memerlukan tatacara pelupusan aset/stor)

Lupus dengan segera

Lupus mengikut prosedur sedia ada

SISIH

Rajah 2 : Cara Amalan SISIH di Tempat Kerja

KAMI AMALKAN 5S

11

PANDUAN TAG MERAH

Panduan Pelaksanaan Kaedah Tag Merah boleh dilakukan melalui enam langkah seperti yang berikut:

Mewujudkan Merah

Dasar

Tag

Membuat Penilaian Terhadap Barangan Yang Telah Diberikan Tag Merah

Jawatankuasa Pemandu 5S: Menetapkan kawasan pengumpulan barang-barang yang tidak perlu dan seterusnya merancang pelupusan barang-barang tersebut Menyediakan borang Tag Merah yang sesuai

Membuat keputusan dan mengambil tindakan terhadap barang yang diberi Tag Merah.

Menentukan Merah

Sasaran

Tag

Membuat Catatan Atau Mendokumenkan Hasil Daripada Aktiviti Tag Merah

Menentukan jenis barang dan ruang kerja yang perlu dinilai.

Barang-barang yang telah dilekatkan Tag Merah hendaklah direkodkan.

Mewujudkan Merah

Kriteria

Tag

Berikut adalah panduan bagi menentukan keperluan sesuatu barang: Adakah barang tersebut diperlukan? Berapa kerap penggunaannya? Berapakah jumlah yang diperlukan?

Melekatkan Tag Merah

Aktiviti Tag Merah ini hendaklah disempurnakan sekurang-kurangnya satu minggu sebelum pelaksanaan penyisihan.

KAMI AMALKAN 5S

12

SUSUN (SEITON)
SUSUN merujuk kepada slogan Setiap barang mempunyai tempatnya dan setiap tempat ada barangnya. Penekanan tertumpu kepada kaedah penyusunan yang cekap, berkesan dan selamat. Ini akan mewujudkan kerja yang kemas dan produktif. Selepas melaksanakan Seiri dengan jayanya, barang yang diperlukan hendaklah disusun mengikut keperluan penggunaan.

AMALAN SUSUN DI TEMPAT KERJA PENGASINGAN TINDAKAN DIPERLUKAN

BAGAIMANA SUSUN !!!

Barang selalu digunakan

Mesti diletak dekat dengan tempat kerja

SUSUN

Barang jarang digunakan

Boleh diletak jauh sedikit dari tempat kerja Mesti disimpan berasingan dengan pengenalan yang jelas

UNTUK SUSUN

Barang tidak digunakan tetapi perlu disimpan

Rajah 3 : Cara Amalan SUSUN di Tempat Kerja

KAMI AMALKAN 5S

13

Aktiviti SUSUN
Membuat tanda yang jelas agar sebarang kesilapan dalam menyusun barangan dapat dikesan dari jauh Memberi nama dan nombor pada setiap barangan dan alatan Menyusun alatan yang berkaitan berdekatan dengan mesin agar mudah digunakan Menyusun fail dan menyimpan mengikut kod warna agar ianya mudah dikenal sekali imbas Simpan barangan yang mempunyai fungsi dan rekabentuk yang serupa bersama Simpan barangan yang berlainan di tempat yang berasingan Gunakan rak atau para Gunakan bekas kecil untuk menyimpan barangan yang kecil Gunakan warna untuk memudahkan pengenalan barangan Label setiap barangan dan tempat penyimpanan (Kawalan Visual) Wujudkan papan peralatan (tool board)

Kejayaan pelaksanaan SUSUN boleh diukur melalui:

Barangan mudah disimpan di tempatnya selepas digunakan Memudahkan pencarian, penyimpanan dan pencarian semula First-In-First-Out (FIFO) diamalkan Mengurangkan masa pencarian barang 4R diamalkan. Right Item, Right Place, Right Quantity dan Right Method

KAMI AMALKAN 5S

14

SAPU (SEISO)
SAPU memberikan penekanan kepada penjagaan kebersihan bagi memastikan tempat kerja yang selesa dan selamat untuk peningkatan kualiti kerja dan perkhidmatan. Pembersihan setiap hari diperlukan untuk memastikan ruang kerja sentiasa kemas dan bersih. Langkah-langkah yang berikut perlu dijadikan panduan untuk melaksanakan SAPU secara berkesan:

Mengagihkan Tugasan Pembersihan

Penjagaan kebersihan tempat kerja hendaklah menjadi tanggungjawab bersama. Pembahagian kawasan jagaan hendaklah dijelaskan dengan: Mengenalpasti kawasan yang perlu diwujudkan hak milik (ownership) Mengadakan jadual giliran pembersihan untuk kawasan yang telah ditentukan (daily rosters)

Mengenalpasti peralatan dan bahan pembersihan yang bersesuaian Menentukan kekerapan dan masa aktiviti pembersihan Mewujudkan piawaian kerja pembersihan

Menyediakan Peralatan Dan Bahan-Bahan Untuk Kerja Pembersihan

Keperluan kerja pembersihan hendaklah disediakan dan disusun supaya mudah disimpan dan diambil apabila diperlukan.

Menentukan Hak Milik Bagi Setiap Ahli

Melaksanakan Kerja Pembersihan

Menentukan hak milik (ownership) bagi setiap ahli untuk kawasan yang telah dikenalpasti.

Menentukan Kaedah Pembersihan

Mewujudkan sistem pembersihan yang akan diamalkan dengan: Menentukan perkara/aspek yang perlu dibersihkan

Kerja pembersihan boleh dilaksana melalui: Melaksanakan aktiviti pembersihan mengikut piawaian yang telah diwujudkan Melakukan aktiviti pembersihan dan pemeriksaan terhadap semua peralatan Memastikan peralatan dalam keadaan bersih, baik dan berfungsi Merekodkan dan melaporkan segala kerosakan peralatan untuk tindakan penyelenggaraan

KAMI AMALKAN 5S

15

Kejayaan pelaksanaan SAPU boleh diukur melalui:

Produk dan hasil kerja yang berkualiti Persekitaran kerja yang selesa dan selamat Keadaan persekitaran lebih baik Kos penyelenggaraan lebih rendah Keyakinan pelanggan terhadap kebersihan pejabat

SERAGAM (SEIKETSU)
SERAGAM merujuk kepada pelaksanaan aktiviti 3S yang pertama secara berterusan. Peringkat ini dapat dilaksanakan dengan cekap melalui pewujudan prosedur dan piawaian yang sesuai. Selain itu, aktiviti penandaarasan amalan terbaik perlu dilaksanakan ke arah penambahbaikan berterusan.

Aktiviti SERAGAM:
Mewujudkan senarai semak tugasan menggunakan teknik 5W1H; (Who, What, Where, Why, When, dan How) Mewujudkan senarai semak peraturan inventori Mengadakan prosedur kerja pembersihan Mengadakan Jadual Penyelenggaraan

Kejayaan pelaksanaan SERAGAM boleh diukur melalui:

Mempunyai piawaian tempat kerja yang lebih baik Mempunyai sistem kawalan visual yang lebih baik Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP) Perkongsian maklumat mengenai piawaian yang diperlukan Penambahbaikan dari segi operasi dan aliran kerja

KAMI AMALKAN 5S

16

SENTIASA AMAL (SHITSUKE)

SENTIASA AMAL ialah usaha membudayakan amalan 4S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu) di tempat kerja ke arah penambahbaikan berterusan. SENTIASA AMAL memerlukan komitmen dan penyertaan seluruh warga kerja serta disiplin diri bagi memastikan Amalan 5S dapat dilaksanakan secara berkesan dan cekap.

Aktiviti SENTIASA AMAL

Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan 5S dengan mengadakan latihan yang berterusan Memastikan audit dalaman amalan 5S dilaksanakan mengikut jadual Memastikan aktiviti promosi berterusan Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan untuk usaha yang ditunjukkan oleh warga kerja Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik

Kejayaan pelaksanaan SENTIASA AMAL boleh diukur daripada:

Prestasi keputusan audit dalaman 5S yang cemerlang Warga kerja mematuhi peraturan di tempat kerja Wujud disiplin dan semangat kerja berpasukan Warga kerja mempunyai daya usaha untuk menambahbaik aktiviti di tempat kerja Peningkatan kecekapan dan keberkesanan proses kerja Penyertaan dalam konvensyen, pertandingan dan anugerah

KAMI AMALKAN 5S

17

AUDIT DALAMAN 5S
Audit Dalaman 5S adalah bahagian yang terbaik untuk membuat Penilaian Kendiri 5S.

Audit Dalaman Program/Bahagian Boleh dijalankan oleh juruaudit/ahli yang dilantik oleh Ketua Program/Bahagian Audit Dalaman CIAST Dijalankan oleh Juruaudit yang dilantik oleh Pengarah CIAST SUDUT 5S
Setiap Zon/Program/Bahagian/Kumpulan hendaklah mewujudkan Sudut 5S di lokasi yang strategik untuk perkongsian maklumat oleh semua ahli dan kakitangan.

Di antara tujuan audit dalaman dijalankan adalah: Mendapatkan maklumat berkenaan status perlaksanaan amalan 5S berbanding dengan keperluan sebenar Mendapatkan maklumat berkenaan kekuatan dan kelemahan amalan 5S bagi bahagian yang diaudit Dapatan daripada pelaksanaan Amalan 5S akan digunakan sebagai asas untuk cadangan penambahbaikkan Digunakan sebagai faktor motivasi untuk melaksanakan penambahbaikan secara berterusan (KAIZEN) serta meningkatkan dan menggalakkan aktiviti-aktiviti kreativiti dan inovasi Sebagai medium komunikasi bagi menyampaikan keperluan-keperluan Amalan 5S kepada semua di tempat kerja Memastikan aktiviti 5S dijalankan secara berterusan untuk memupuk kesedaran dan menjadikannya sebagai satu budaya di tempat kerja

SUDUT 5S

Maklumat yang perlu dipamerkan termasuklah; Polisi/Objektif 5S Carta Organisasi Amalan 5S Peta Lokasi Kawasan/Zon 5S Jadual PDCA (Plan, Do, Check, Action) Pelan Tindakan Aktiviti 5S Maklumat Kumpulan Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu aktiviti Amalan 5S (gambar) Maklumat Keputusan Audit Bahan promosi poster, artikel dan buletin Jadual perjumpaan kumpulan
KAMI AMALKAN 5S 18

LAMPIRAN 1 KRITERIA AUDIT AMALAN 5S

Kategori Polisi 5S No 1 2 3 4 5 5 4 3 2 1 Berkaitan Keperluan Utama Perlaksanakan 5S Disediakan dalam keadaan menarik dan memuaskan Dapat dilihat dan mudah difahami oleh kakitangan Ditandatangan oleh Pengarah Keadaan bersih, tidak berdebu dan ianya dipasang di beberapa tempat yang sesuai Maksud polisi ini memenuhi keperluan mengikut aktiviti pelaksanaan Sistem 5S dan dijelaskan kepada kakitangan Dapat dilihat pada sudut 5S dan mudah difahami oleh kakitangan Disediakan dengan kemas dan sesuai dengan keperluan program 5S Terletak di tempat yang strategik dan penggunaannya memuaskan Bahan yang dilekatkan adalah terkini dan menarik Terdapat nama bagi setiap Kumpulan 5S dan terdapat gambar ahli kumpulan dengan jelas Kawasan/ruang kerja yang ditugaskan kepada setiap Kumpulan 5S Penggunaan Sudut 5S untuk kumpulan masing-masing adalah memuaskan Telah disediakan oleh pengurusan dan dilekatkan pada sudut 5S. Ianya dapat difahami dengan mudah Butiran yang terdapat dalam perancangan tersebut adalah menyeluruh dan memuaskan Pengurusan telah dapat melaksanakan aktiviti yang dirancang mengikut jadual. Rekod mesyuarat/perbincangan oleh AJKP disediakan Rekod hasil perbincangan Kumpulan 5S yang disediakan disimpan oleh pengurusan Jadual giliran dan tarikh perjumpaan/mesyuarat Kumpulan 5S terdapat pada Sudut 5S Rekod aktiviti penambahbaikan ditunjukkan dengan jelas Adakah terdapat tanda bahawa kakitangan mempunyai sikap positif dan disiplin yang tinggi di tempat kerja melalui Amalan 5S Cara berpakaian kakitangan mematuhi tatacara berpakaian yang ditetapkan Perkara Diaudit
Tidak

Catatan

Carta Organisasi 5S

6 7

Sudut 5S

8 9

Nama Kumpulan 5S dan Sudut 5S untuk Kumpulan Jadual Perancangan Pelaksanaan 5S

10 11 12 13

14 15 16

Rekod aktiviti Kumpulan 5S

17 18

19 Disiplin/Sikap Pekerja 20

21

KAMI AMALKAN 5S

19

Kategori Program Latihan Untuk Kakitangan Aktiviti Promosi

No. 22

Perkara Diaudit Kursus/Bengkel 5S, Kursus Pengurusan yang lain, Kursus Teknikal dan Kekerapan Ceramah/Brainstorming Tayangan Video Poster Gotong Royong/Perhimpunan Mingguan/Bulanan Surat Hadiah Dll

5 4 3 2 1 Berkaitan

Tidak

Catatan

23

Galakan dan Penghargaan yang diberi kepada Kakitangan Penilaian Keberkesanan

24

25

Kekerapan Audit Dalaman Amalan 5S diadakan Mempunyai kriteria audit yang lengkap dan sesuai untuk digunakan Hasil audit dipamerkan untuk memberi maklumat dan pengetahuan kepada semua kakitangan Kekerapan kajian semula diadakan oleh pengurusan mengenai Amalan 5S Pelan tindakan bagi aktivti pembetulan atau aktiviti masa depan RUANG PEJABAT

26

27

Kajian Semula oleh pengurusan

28

29

Lantai

30 31 32

Tidak berdebu dan kemas Tiada sampah-sarap di sudut atau di bawah peralatan perabot Tidak berlubang/pecah/koyak dsb. Kemas dan tersusun dengan rapi Cara menyusun boleh mewujudkan suasana yang selesa Teknik susunan juga boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja dilaksanakan Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan Tidak berdebu, bersih dan kemas Alat tulis tidak berselerak di atas meja atau dalam rak simpanan Tidak terdapat peralatan rosak

Susun atur peralatan

33 34 35

Peralatan

36 37 38 39

KAMI AMALKAN 5S

20

Kategori Susunan Fail

No. 40

Perkara Diaudit Disusun teratur dengan menggunakan tanda/label/abjad supaya mudah diperoleh Terdapat notis board/papan putih yang digunakan dengan baik Terdapat hiasa seperti gambar, poster, lukisan, bunga dan lain-lain Susunannya kemas, tersusun dan menyenangkan Tidak berdebu, kotor dan berkeadaan baik Terdapat tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik/meja/partition Terdapat label menunjukkan nama bahagian/unit yang berkaitan dengan aktiviti Persekitaran dalaman yang selesa/kemas BENGKEL/MAKMAL

5 4 3 2 1 Berkaitan

Tidak

Catatan

41

Perhiasan

42

43

44 45

46 47

Lantai

48 49 50 51 52 53 54

Tiada minyak di atas lantai Tiada sampah-sarap atau sisa bahan di atas lantai Lantai adalah bersih dan kemas Tanda garisan di atas lantai adalah jelas dan baik Garis sempadan adalah sesuai bagi laluan, tempat kerja dan kawasan penyimpanan Tiada barang yang tidak diperlukan Tiada retak atau lubang di atas lantai Mempunyai tanda pengenalan bagi setiap mesin Mesin adalah bersih. Tiada habuk, berminyak dsb. Tiada barang diperlukan diletak di atas/bawah mesih Tanda keselamatan diletak diletak pada bahagian yang berbahaya Mesin diletak di tempat yang sesuai dan susunannya baik Tiada mesin lama/rosak terdapat di sini Terdapat sistem penyelenggaraan mesin

Mesin

55 56 57 58 59 60 61

KAMI AMALKAN 5S

21

Kategori Peralatan

No. 62 63 64 65

Perkara Diaudit Berada pada tempat yang disediakan/ada tempat simpanan yang khas Berkeadaan baik dan selamat untuk digunakan Tiada kesan minyak dan kotor Semua peralatan sentiasa digunakan Ditempatkan secara kemas dan teratur sebelum digunakan Tiada lebihan/sisa tumpah di persekitaran kawasan Terdapat kawasan khas untuk meletak bahan Penggunaan label/tanda yang sesuai

5 4 3 2 1 Berkaitan

Tidak

Catatan

Bahan

66 67 68

Visual Control

69 70

Stor

71 72 73 74 75 76 77

Penggunaan poster/gambar untuk meningkatkan produktiviti di tempat kerja TEMPAT SIMPANAN Keadaan tersusun, kemas dan teratur Kawasan lantai bersih dan tidak berdebu Terdapat label Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah untuk diambil bila diperlukan Mempunyai sistem rekod Tidak terdapat sampah atau bahan yang tidak diperlukan Terdapat poster/papan notis/papan tulis yang sesuai untuk catatan TEMPAT UMUM Peralatan di dalamnya boleh digunakan dan memuaskan Bersih, susunannya rapi dan kemas serta menyenangkan Peralatannya memuaskan dan berada dalam keadaan baik Bersih, tidak berdebu dan bahan yang dilekatkan adalah terkini Peralatan adalah sesuai dan baik keadaanya Terdapat pelbagai maklumat dipamerkan Bersih, tidak berdebu dan sentiasa dalam jagaan/kawalan

Surau

78 79

Bilik Mesyuarat/ Bilik Kuliah Kafetaria

80 81 82 83 84

KAMI AMALKAN 5S

22

Kategori Tandas

No. 85 86 87

Perkara Diaudit

5 4 3 2 1 Berkaitan

Tidak

Catatan

Papan Tanda

88 89 90

Peralatan/kemudahan berada dalam keadaan memuaskan Kebersihan, sistem paip/air/lampu adalah memuaskan Ada ditunjukkan kaedah/teknik/giliran membersihkan tandas ini KAWASAN PERSEKITARAN Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih Saiz yang sesuai dan sentiasa difahami Mudah dilihat oleh orang dan kedudukannya stratergik Terdapat pokok ditanam di kawasan persekitaran Pokok berada dalam keadaan baik dan dijaga kesuburannya Disediakan di tempat yang sesuai samada untuk kakitangan atau pelawat Ditanda dengan garisan yang jelas antara lotlot yang disediakan Berada dalam keadaan baik, kemas, bersih dan memuaskan Sistem keluar masuk pelawat yang memuaskan Mempunyai tempat pembungan sisa yang memuaskan dan mengikut keperluan undangundang Terkawal daripada mencemarkan kawasan persekitaran Mempunyai peraturan yang patut dipatuhi

Tanaman Pokok/ landskap Lot Letak Kereta

91 92 93 94

Pondok Pengawal

95 96

Tempat Pembuangan Sisa

97

98 99

*Tertakluk kepada pindaan

KAMI AMALKAN 5S

23

LAMPIRAN 2 BORANG TAG MERAH

BORANG TAG MERAH

Program/Bahagian Kawasan/Lokasi No. Rujukan Tag Bahan Guna Habis Mesin Bekalan Pejabat Perabot Peralatan Unit Nama Tarikh Tag Alat Mengukur Dokumen / Fail Alat Tangan (Hand Tools) Lain-lain: Kuantiti Anggaran Nilai (RM) Tindakan Buang Pindahkan ke stor Pindahkan ke tempat penyimpanan sementara Lain-lain:

Pengkelasan

Nama Barang No. Pendaftaran Sebab Sisa / Lebihan Tidak diperlukan Tidak diperlukan dengan segera Rosak Kegunaan tidak diketahui Stok Lain-lain:

Catatan:

Tarikh Tindakan

Dicadang oleh

Dilulus oleh

.. Nama : Tarikh :

.. Nama : Tarikh :

KAMI AMALKAN 5S

24