Anda di halaman 1dari 2

INSPEKTORAT JENDERAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Januari 2012

SOP PEMINJAMAN ARSIP


Dasar Hukum 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan pengganti dari Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 2. Peraturan Pemerintah 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip 3. Permendiknas Nomor 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di lingkungan Depdiknas 4. Permendiknas Nomor 13 Tahun 2006 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional 5. Permendiknas Nomor 5 Tahun 2009 tentang Rincian Tugas Itjen Depdiknas 6. Permendiknas Nomor 39 Tahun 2010 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan dan Kepegawaian di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional 7. Permendikbud Nomor 48 Tahun 2011 tanggal 24 Oktober 2011 tentang Perubahan Penggunaan Nama Kementerian Pendidikan Nasional menjadi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan 8. Permendikbud Nomor 1 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kemdikbud Keterkaitan SOP Pengelolaan Arsip Kualifikasi Pelaksana Memiliki pengetahuan tentang arsip

Peralatan/Perlengkapan Agenda arsip surat, formulir peminjaman arsip, ATK, komputer, meja, kursi. Pencatatan dan Pendataan 1. Agenda arsip surat 2. Formulir arsip

Peringatan 1. Arsip dapat dipinjamkan dalam rentang waktu tidak lebih dari 3 jam, lebih dari itu dikhawatirkan arsip akan sulit dipertanggungjawabkan 2. Kartu Identitas Peminjam arsip agar ditinggal dalam buku peminjaman selama arsip belum dikembalikan sebagai jaminan pengembalian arsip.

NO

AKTIVITAS KBU

PELAKSANA 2

1. Menerima surat permohonan peminjaman arsip

Kasubbag Staf RT RT

2. Menerima disposisi dan surat peminjaman arsip

Staf RT

Persyaratan Perlengkapan 1 Surat permohonan pinjam arsip 2 Lembar disposisi Berkas pinjam arsip

MUTU BAKU Output Terparafnya lembar disposisi

Waktu 10 Menit

Ket

Terlayani peminjaman arsip

5 Menit

NO

AKTIVITAS

1 Staf RT

PELAKSANA 2

3. Mencatat peminjaman arsip

Persyaratan Perlengkapan 1 Buku agenda 2 Berkas pinjam arsip 3 Formulir peminjaman arsip 1 Daftar arsip 2 Boks arsip

MUTU BAKU Output Terdatanya informasi peminjam arsip dan arsip yang dipinjam

Waktu 10 Menit

Ket

4. Mengidentifikasi dan Klarifikasi arsip sesuai permohonan 5. Mencari Arsip di lokasi simpan

Staf RT

Ditemukannya Boks arsip

15 Menit

Staf RT

1 Daftar arsip 2 Boks arsip 3 Rak arsip

Ditemukannya arsip yang akan dipinjam dan diserahkan ke peminjam Terdatanya bahwa arsip yang dipinjam telah dikembalikan 1 Terwujudnya pengembalian arsip pada folder/tempat dimana arsip itu berasal 2 Dapat dipastikan arsip dalam keadaan baik dan lengkap Tersedianya laporan peminjaman dan pengembalian arsip

10 Menit

6. Menerima pengembalian arsip

Staf RT

Formuir pengembalian arsip 1 Arsip 2 Data arsip

10 Menit

7. Memeriksa kelengkapan dan keadaan arsip secara berkala

Staf RT

8. Membuat laporan

Staf RT

Kasubbag

1 ATK 2 Daftar peminjaman arsip 3 Daftar pengembalian arsip

60 Laporan Menit Bulanan

Anda mungkin juga menyukai