ALAT-ALAT PENDOKUMENTASIAN

Disajikan pada Kuliah Sistem Informasi Akuntansi Mei 2012 Fakultas Ekonomi Universitas Pakuan

Alat-Alat Pendokumentasian

Dokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir, diagram dan materi tertulis lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan, dimana, dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, menghasilkan informasi, serta bagaimana sistem pengendaliannya.

Alat-Alat Pendokumentasian

Beberapa alat pengendalian yang populer adalah : 1. Diagram 2. Bagan alir 3. Tabel 4. Bentuk grafis lainnya

Alat-Alat Pendokumentasian

Alat-alat tersebut kemudian dilengkapi dengan deskripsi naratif sistem, yaitu penjelasan per tahap mengenai komponen dan interaksi sistem. Diagram Aliran Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DAD) dan bagan alir, yaitu alat-alat pendokumentasian sistem yang paling umum digunakan. Alat-alat ini dapat menghemat, baik waktu maupun uang perusahaan

Alat-Alat Pendokumentasian

Pemahaman mengenai alat-alat dokumentasi merupakan suatu kebutuhan, apapun jenis karir yang dipilih dalam bidang akuntansi. Auditor/analis sistem dapat melihat kelemahan dan kekuatan pengendalian internal dengan mudah apabila menggunakan gambaran grafis semacam ini.

Jenis-Jenis Pendokumentasian
1.
2. 3.

4.

Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) Bagan Alir (Flowchart) Dokumen Bagan Alir (Flowchart) Sistem Bagan Alir Program

Jenis-Jenis Pendokumentasian

Diagram Arus Data Sebuah deskripsi grafis atau sumber dan tujuan data, yang memperlihatkan arus data dalam suatu organisasi, proses yang dilakukan atas data tersebut, serta bagaimana data tersebut disimpan. Bagan Alir Sebuah Deskripsi Grafis atas arus dokumen dan informasi antar departemen atau bidang tanggungjawab dalam sebuah organisasi

Jenis-Jenis Pendokumentasian

Bagan Alir (flowchart) Sistem Sebuah deskripsi grafis atas hubungan antara input pemrosesan dan output dalam sebuah sistem informasi

Bagan Alir program Sebuah deskripsi grafis atas urutan pengoperasian logis (logical operation) yang dilakukan komputer saat menjalankan sebuah program

Jenis-Jenis Pendokumentasian

Keempat alat-alat pendokumentasian tersebut dipergunakan secara luas dalam proses pengembangan sistem. Alat-alat ini dipergunakan untuk membuat semacam aturan diantara sekian banyak kekacauan dan kerumitan. Alat dokumentasi ini akan membantu anggota baru dalam tim untuk mengikuti jalannya proyek dengan cepat

Jenis-Jenis Pendokumentasian

Berdasarkan penelitian, DFD dan bagan alir adalah dua pengembangan dan pendokumentasian yang paling sering digunakan. Penelitian tersebut memperlihatkan bahwa 62,5% profesional bidang informasi menggunakan DFD dan 97,6% menggunakan bagan alir. Baik DFD dan Bagan Alir mudah untuk dibuat dan direvisi ketika salah satu dari software DFD dan bagan alir yang baru dikembangkan, dipergunakan.

Diagram Arus Data

DAD/ DFD disusun atas empat elemen dasar 1. Sumber dan Tujuan data 2. Arus data 3. Proses Transformasi 4. Penyimpanan Data Keempat elemen ini dikombinasikan untuk memperlihatkan bagaimana cara data diproses

Diagram Arus Data

Simbol dan tujuan data

Mewakili sebuah organisasi atau individu yang mengirim atau menerima data yang dipergunakan attau dihasilkan sistem. Entitas dapat merupakan sumber dan tujuan. Sumber data (data sources) dan tujuan data (data destination) yang diwakili oleh bujur sangkar.

Diagram Arus Data

Arus Data
Arus atau (data flow) mewakili arus data antara pemrosesan, penyimpanan, serta sumber dan tujuan data. Data yang melewati penyimpanan data, serta baik sumber atau tujuan data harus bergerak melalui beberapa bentuk pemrosesan data- atau melalui sebuah proses transformasi.

Diagram Arus Data

Proses Proses mewakili transformasi data. Penyimpanan Data Tempat penyimpanan data baik secara permanen maupun temporer. DFD tidak memperlihatkan media penyimpanan secara fisik (seperti disk atau kertas), yang dipergunakan untuk penyimpanan data Kamus Data (Data Dictionary) Kamus data terdiri dari deskripsi seluruh elemen data, penyimpanan dan arus data di dalam sebuah sistem. Biasanya ada sebuah kopi utama (master copy) dari kamus data untuk memastikan konsistensi dan akurasi seluruh proses pengembangan sistem.

Pelanggan (A)

Pemrose san Pembaya ran

Perbah arui Piutang Usaha

Manajer Bagian Kredit

Bank

BAGAN ALIR (FLOWCHART)

Simbol-simbol untuk membuat bagan alir adalah :

Simbol masukan/keluaran (input/output symbol) Mewakili alat atau media yang memberikan input untuk atau mencatat output dari suatu pemrosesan Simbol pemrosesan memperlihatkan jenis alat yang dipergunakan untuk memproses data atau menunjukkan kapan proses diselesaikan secara manual.

BAGAN ALIR (FLOWCHART)

Simbol Penyimpanan (storage symbols) Mewakili alat ang dipergunakan unuk menyimpan data yang saat ini sedang tidak dipergunakan oleh sistem Simbol Arus dan Lain-Lain Menunjukkan arus data dan barang, yang juga mewakili suatu awal atau akhir bagan alir, waktu keputusan dibuat, dan waktu untuk menambah catatan penjelasan dalam bagan alir

Bagan Alir Dokumen

Bagan Alir dokumen mengilustrasikan arus dokumen dan informasi diantara bidang tanggungjawab dalam suatu organisasi. Bagan alir dokumen melacak dari awal dibuatnya hingga dokumen tersebut tidak dipergunakan lagi. Bagan alir tersebut memperlihatkan tempat asal setiap dokumen, distribusinya, tujuan penggunaannya, tempat akhirnya dan segala sesuatu yang terjadi selama dokumen tersebut mengalir melewati sistemnya.

Bagan Alir Dokumen

Bagan alir khususnya berguna untuk menganalisa kecukupan prosedur pengendalian di dalam suatu sistem, seperti pemeriksaan internal dan pemisahan fungsi. Bagan alir yang mendeskripsikan dan mengevaluasi pengendalian internal sering kali disebut bagan alir pengendalian internal (internal control flowchart)

Bagan Alir Dokumen

Bagan alir dokumen dapat membuka kelemahan atau ketidakefisienan di dalam sistem, seperti arus komunikasi yang tidak memadai, kerumitan arus data yang seharusnya tidak perlu terjadi, atau atas prosedur yang menyebabkn penundaan tidak berguna Bagan alir okumen juga dapat dipersiapkan sebagai bagian dari prosesdesain sistem dan seharusnya dimasukkan ke dalam dokumentasi sistem informasi.

Tugas
1.

2.

3.

Apakah kalau dokumentasi sudah baik berarti sistem informasi akuntansi akan juga berjalan dengan baik? Prosedur dokumentasi sistem manapun, seperti DFD, cukup memadai untuk mendokumentasikan suatu sistem? Buat DFD untuk prosedur 1. Pengolahan Pesanan 2. Pembelian Secara Kredit 3. Penerimaan Kas 4. Penjualan Secara Kredit

Tugas
4.

Buat Flowchart untuk : Prosedur Pembayaran Gaji Prosedur Penerimaan Kas Prosedur Pembelian Produk Prosedur Pengeluaran kas

DFD Pembayaran Gaji

COMPUTER FRAUD

30

Pengertian Fraud

Fraud (kecurangan) merupakan penipuan yang disengaja dilakukan yang menimbulkan kerugian tanpa disadari oleh pihak yang dirugikan tersebut dan memberikan keuntungan bagi pelaku kecurangan. Kecurangan umumnya terjadi karena adanya tekanan untuk melakukan penyelewengan atau dorongan untuk memanfaatkan kesempatan yang ada dan adanya pembenaran (diterima secara umum) terhadap tindakan tersebut. Secara sederhana dua segitiga berikut ini dapat bercerita banyak tentang hubungan hubungan yang mendorong terjadinya fraud

31

Karakteristik Kecurangan

Dilihat dari pelaku fraud maka secara garis besar kecurangan bisa dikelompokkan menjadi dua jenis : 1. Oleh pihak perusahaan, yaitu : Manajemen untuk kepentingan perusahaan, yaitu salah saji yang timbul karena kecurangan pelaporan keuangan (misstatements arising from fraudulent financial reporting). Pegawai untuk keuntungan individu, yaitu salah saji yang berupa penyalahgunaan aktiva (misstatements arising from misappropriation of assets). 2. Oleh pihak di luar perusahaan, yaitu pelanggan, mitra usaha, dan pihak asing yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan.

32

Penyalahgunaan Aset

Pembebanan ke Akun Beban

Pencurian aset menciptakan ketidakseimbangan dalam persamaan dasar akuntansi yang harus disesuaikan oleh pelaku kejahatan jika ingin kejahatannya tidak ingin terdeteksi. Cara yang paling umum adalah menyembunyikan ketidakseimbangan adalah membebankan aset ke akun beban dan mengurangi ekuitas dalam jumlah yang sama

Gali Lubang Tutup Lubang (Lapping)

Melibatkan penggunaan cek dari para pelanggan, menerima pembayaran rekening mereka, untuk menutupi kas yang sebelumnya dicuri oleh karyawan.

Contoh :
Karyawan mencuri 10 Juta dan mencairkan cek senilai 15 Juta yang dikirim oleh Pelanggan A dan rekening pelanggan A tidak dikredit.

Kecurangan Transaksi
melibatkan penghapusan, pengubahan, atau penambahan transaksi palsu untuk mengarahkan aset ke pelaku kecurangan. teknik ini dapat digunakan untuk mengirim persediaan ke pelaku kecurangan, sebagai akibat adanya transaksi penjualan palsu atau pengeluaran kas untuk membayar kewajiban palsu.

Contoh Transaction Fraud

Karyawan yang telah dikeluarkan dari perusahaan tetap dimasukkan dalam daftar gaji oleh supervisor langsungnya. Setiap minggu, supervisor tersebut menyerahkan kartu waktu kerja ke bagian penjualan seolah-olah karyawan tersebut masih bekerja.

Computer Fraud

Skema Kecurangan Dengan Komputer mencakup : 1. Pencurian, kesalahan, atau penyalahgunaan aset dengan cara mengubah record file 2. Pencurian, kesalahan atau penyalahgunaan dengan cara mengubah logika peranti lunak komputer 3. Pencurian atau penyalahgunaan secara tidak sah informasi yang dapat dibaca oleh komputer

Fraud Dalam Proses Pengumpulan Data

Cara ini merupakan cara yang paling sederhana.

Kecurangan jenis ini hanya membutuhkan sedikit atau tidak membutuhkan keahlian komputer. Pelaku hanya perlu memahami bagaimana sistem bekerja untuk memasukkan data yang akan diproses sistem. Tindakan kecurangan tersebut melibatkan usaha membuat data menjadi salah ketika data dimasukkan ke dalam sistem

Fraud Dalam Proses Pengumpulan Data

Contohnya Untuk melakukan kecurangan penggajian, pelaku dapat menyelipkan sebuah transaksi penggajian yang salah, bersama dengan transaksi sah lainnya. Variasi dari kecurangan ini adalah mengubah field Jam Kerja dalam sebuah transaksi penggajian yang sah untuk menaikan nilai cek gaji. Atau mengeluarkan kas untuk pembayaran utang usaha yang salah. Dengan memasukkan dokumen pendukungyang tidak benar ke dalam tahap pengumpulan data sistem utang usaha

Pemrosesan Data

Tren yang mengarah pada pemrosesan data dan jaringan makin meningkatkan eksposur perusahaan pada kecurangan transaksi jarak jauh. Menyamar, menyusup, dan hacking adalah contoh teknik kecurangan semacam itu. Menyamar (masquerading), Menyusup (piggybacking) , Hacker (Peretas)

Pemrosesan Data

1.

2.

3.

Kecurangan Program melibatkan teknik Membuat program yang tidak sah yang dapat mengakses file data, mengubah, menghapus, serta memasukkan nilai ke dalam catatan akuntansi. Penghancuran atau pengrusakan logika program menggunakan virus komputer Mengubah logika program agar aplikasi salah dalam memproses data

Pemrosesan Data

Kecurangan Operasional Penyalahgunaan atau pencurian sumber daya komputer perusahaan. Kecurangan ini sering melibatkan penggunaan komputer untuk melakukan urusan pribadi.

Pemrosesan Data

Kecurangan Manajemen Basis Data Meliputi penghapusan, pengubahan, pengrusakan, penghancuran atau pencurian data perusahaan. Teknik yang paling umum adalah mengakses basis data jarak jauh dan menelusuri file untuk mencari informasi yang berguna dan yang akan disalin serta dijual ke pesaing perusahaan.

Mengacak data (data diddling) mengubah data sebelum, selama, setelah dimasukkan ke sistem. Perubahan dilakukan untuk tujuan menghapus, mengubah, atau menambah sistem data utama. Virus komputer segmen dari kode pelaksanaan yang meletakkan dirinya pada software. Virus dapat merusak atau mengubah data atau program, mengambilalih komputer, menghapus atau memberi nama baru file atau directory, mengubah isi file atau menghalangi pemakai melakukan boot sistem.

Unauthorized Access to Komputer Sistem and Service merupakan Kejahatan yang dilakukan dengan memasuki/ menyusup ke dalam suatu sistem jaringan komputer secara tidak sah, tanpa izin atau tanpa sepengetahuan dari pemilik sistem jaringan komputer yang dimasukinya. Illegal Contents merupakan kejahatan dengan memasukkan data atau informasi ke internet tentang sesuatu hal yang tidak benar, tidak etis, dan dapat dianggap melanggar hukum atau mengganggu ketertiban umum.

Data Forgery Merupakan kejahatan dengan memalsukan data pada dokumendokumen penting yang tersimpan sebagai scriptless document melalui internet. Cyber Espionage Merupakan kejahatan yang memanfaatkan jaringan internet untuk melakukan kegiatan mata-mata terhadap pihak lain, dengan memasuki sistem jaringan komputer (komputer network sistem) pihak sasaran.

Cyber Sabotage and Extortion Kejahatan ini dilakukan dengan membuat gangguan, perusakan atau penghancuran terhadap suatu data, program komputer atau sistem jaringan komputer yang terhubung dengan internet.