MANAGING INFORMATION TECHNOLOGY PROJECT (ringkasan chapter 3) Maul Septianingsih 11/319959/PA/14308 septembersemi@gmail.

com

Managing Information Technology Project Chapter 3 3.1 The Project and Systems Development Life Cycles

Sebuah project pasti mempunyai sebuah siklus hidup (life cycle) yang terdiri dari beberapa tahap. Semua project pada dasarnya mempunyai tahap-tahap yang sama, walaupun mungkin setiap perusahaan atau organisasi mempunyai nama-nama yang berbeda untuk setiap tahapnya. System Development Life Cycle (SDLC) merupakan bagian dari sebuah Project Life Cycle (PLC). Project Life Cycle (PLC) dan System Development Life Cycle (SDLC) dibutuhkan untuk sebuah project, tidak cukup hanya salah satunya. Dibawah ini merupakan gambar contoh tahapan atau fase-fase sebuah IT project life cyle dan aktivitas-aktivitas pada PLC dan SDLC.

3.2

The System Development Life Cycles

Gambar pada sub bab 3.1 menunjukkan bahwa aktivitas-aktivitas pada project life cycle lebih mengarah kepada rencana dan proses-proses proyek secara keseluruhan yang meliputi perencanaan, administrasi, dan kepemimpinan, agar proyek berjalan dengan baik sesuai rencana. Sedangkan aktivitas-aktivitas pada system development life cyle lebih mengarah pada hal-hal teknis yang terkait produk dari proyek tersebut. 3.3 Project Life Cycle Activities in the Concept Phase

Pertama kali yang harus dilakukan seorang Project Manager saat pertama kali menerima sebuah proyek adalah menggali informasi sedalam-dalamnya tentang proyek tersebut. Hal itu meliputi : 1. Project Requirement and Scope, seorang Project Manager harus mengetahui ketentuan dan kebutuhan dari proyek tersebut, kemudian menentukan batasan umumnya (general scope). Dari sini Project Manager dapat menentukan resources dan skills yang diperlukan. Hal yang sangat perlu diperhatikan adalah bagaimana mengidentifikasi kebutuhan pelanggan (users requirement). Karena requirements tersebut nantinya akan menetukan batasan, rencana, dan aktivitas dari project, project team maupun organisasinya. 2. Resources Needs, langkah selanjutnya setelah kebutuhan teridentifikasi dan batasan telah ditentukan yaitu menentukan sumberdaya (resources) apa saja yang dibutuhkan untuk proyek tersebut. Pada tahap ini Project Manager, bersama orang-orang yang berpengalaman di timnya, membuat sebuah high-level WBS (Work Breakdown Structure) untuk memudahkan tugas-tugas (tasks) apa saja yang akan dilakukan dan dari itu dapat ditentukan apa dan berapa sumberdaya yang diperlukan, termasuk sumberdaya manusia yan tepat untuk setiap tasknya. 3. The Project Charter, hal ini sangat penting meskipun pada kebanyakan kasus sebuah proyek tidak terdapat project charter lantaran kurangnya pengetahuan tentang pentingnya project charter. Secara umum project charter berisi tentang batasan proyek, tujuan proyek, siapa manajernya dan bila memungkinkan termasuk prioritas proyek bagi perusahaan/organisasi.

3.4

System Development Life Cycle Activities in the Concept Phase Product Requirements, menentukan kebutuhan (requirements) untuk produk sama pentingnya seperti menentukan kebutuhan untuk project. Requirements dari produk ini biasanya berdasarkan pada keinginan pelanggan, berupa fungsionalitas apa saja yang seorang pelanggan harapkan dari produk tersebut. Dari sini nantinya akan ditentukan batasan (scope) dari produk. The Feasibility Analysis, langkah ini sangat perlu dilakukan untuk melihat apakah proyek tersebut memang memungkinkan untuk dikerjakan dengan sumberdaya yang dimiliki perusahaan/organisasi saat itu. Kebanyakan proyek gagal, terlambat atau over-budget karena tidak melakukan feasibility analysis ini. Studi kelayakan (feasibility study) harus bisa menjawab lima pertanyaan :

1. 2. 3. 4. 5.

Apakah proyek akan berhasil? Apakah kita mepunyai keahlian dan sumberdaya yang memenuhi? Apakah akan menguntungkan bagi perusahaan Apa saja yang harus dikorbankan untuk memulai? Apakah sesuai dengan rencana strategis perusahaan?

Product Scope, batasan produk berisi tentang karakter, fitur dan fungsionalitas dari produk. Akan tetapi pendekatan secara teknisnya ada pada System Architecture. System Architecture, jika product scope hanya menetukan batasan karakter dan fungsionalitas dari produk, maka system architecture merupakan solusinya untuk memenuhi keinginan pelanggan. Darisini didapatkan detail dari arsitektur yang cocok untuk spesifikasi produk/sistem. 3.5 Project Life Cycle Activities in the Planning Phase The Project Team The Detailed Work Breakdown Structure The Network Analysis Project Schedules The Project Plan The Kick Off Meeting 3.6 System Development Life Cycle Activities in the Planning Phase

3.7

Project Life Cycle Activities in the Termination Phase

3.8 3.9 3.10

System Development Life Cycle Activities in the Termination Phase Project Life Cycle Activities in the Maintenance Phase System Development Life Cycle Activities in the Maintenance Phase