Anda di halaman 1dari 28

PENGENDALIAN INTERNAL

Mata Kuliah : Audit Internal 1 Dosen Pengampu : Dr. H. M. Rasuli, SE, M.Si, Ak, CA

Disusun Oleh Kelompok I :

RADILLA WIDYASTUTI WARDA LIANI

PROGRAM PASCASARJANA PROGRAM STUDI MAGISTER AKUNTANSI UNIVERSITAS RIAU PEKANBARU 2014

PENGENDALIAN INTERNAL

A. PENGERTIAN PENGENDALIAN INTERNAL Menurut COSO Pengendalian Internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh entitas dewan direksi, manajemen dan personil lainnya, yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan dalam hal: a. Efektivitas dan efisiensi operasi b. Keandalan pelaporan keuangan c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

B. PENTINGNYA PENGENDALIAN BAGI AUDITOR INTERNAL Audit yang komprehensif menuntut auditor ke daerah yang tidak dikenal. Mereka akan berhadapan dengan disiplin ilmu dan teknik-teknik diluar keahlian tekis mereka. Mereka tidak mungkin segera menguasai bidang-bidang yang harus diberi penilaian atas tujuan dan aspek usahanya. Kunci penyelesaiannya adalah pengendalian. Pengendalian memastikan bahwa ada hal-hal yang dikerjakan atau tidak dikerjakan. Setiap kegiatan dalam organisasi memiliki dua tingkatan, yang berada dalam dua system, yaitu system operasi, yang dirancang untuk memenuhi tujuan yang telah ditetapkan; dan system pengendalian, yang terdapat dalam system operasi. Sistem pengendalian terdiri atas prosedur, aturan, dan instruksi yang dirancang untuk memastikan bahwa tujuan operasi akan tercapai. Pengendalian meningkatkan kemungkinan tercapainya tujuan manajemen. Auditor internal mungkin tidak bisa sepenuhnya memahami sistem operasi, dan kalaupun mereka bisa memahami, mereka mungkin tidak bisa menilainya secara objektif. Tetapi auditor internal dididik untuk bisa mengevaluasi sistem pengendalian secara objektif. Auditor mungkin tidak dapat menentukan apakah mesin disetel dengan layak, apakah produksi dilaksanakan dengan efisien, atau apakah terdapat bahan sisa yang dihasilkan. Namun mereka bisa memastikan peran yang dicapai system pengendalian; perencanaan dan pengendalian produksi untuk mencapai tujuan organisasi berupa pelayanan yang baik kepada pelanggan, operasi pabrik yang efisien dan investasi yang rendah pada persediaan.

C. TUJUAN PENGENDALIAN INTERNAL Pengendalian Internal merupakan jawaban manajemen untuk mengatasi risiko yang diketahui, atau dengan kata lain, untuk mencapai suatu tujuan pengendalian (control objective). Tujuan pengendalian internal secara garis besar dapat dibagi dalam empat kelompok, yaitu: 1) Pelaporan keungan (pengendalian internal atas pelaporan keuangan) 2) Memelihara aset. 3) Operasi (pengendalian operasional) 4) Kepatuhan terhadap hukum dan ketentuan perundang-undangan.

D. KOMPONEN PENGENDALIAN INTERNAL 1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Dasar dari setiap struktur pengendalian internal adalah lingkungan pengendalian internal. COSO menekankan bahwa lingkungan pengendalian internal ini memiliki pengaruh luas tentang bagaimana semua kegiatan yang terstruktur dan risiko yang telah dinilai. Lingkungan pengendalian

mencerminkan keseluruhan sikap, kesadaran, dan tindakan oleh dewan direksi, manajemen, dan lain-lain mengenai pentingnya pengendalian internal dalam perusahaan. Komponen Lingkungan Pengendalian :
a. Integritas dan Nilai Etika

Integritas kolektif dan nilai-nilai etika suatu perusahaan merupakan elemen penting lingkungan pengendalian. Nilai-nilai ini sering didefinisikan sebagai pesan yang dikomunikasikan oleh manajemen senior. Integritas dan nilai etika merupakan produk dari standar etika dan sikap sebuah entitas, sebagaimana dengan seberapa baik hal itu dikomunikasikan dan diterapkan dalam praktiknya. Kode etik merupakan komponen penting dari tata kelola organisasi. Semua pemangku kepentingan, dan tentunya auditor internal, harus memiliki pemahaman yang baik tentang kode etik perusahaan dan bagaimana hal itu diterapkan.
b. Komitmen Terhadap Kompetensi

Kompetensi lingkungan pengendalian suatu perusahaan dapat terkisis dengan serius jika sejumlah besar posisi dipenuhi dengan orangorang yang kurang memiliki keterampilan kerja yang dibutuhkan. Auditor internal, khususnya, akan menghadapi situasi ini dari waktu ke waktu dalam tinjauan mereka. Suatu perusahaan perlu untuk menentukan tingkat kompetensi yang diperlukan untuk berbagai tugas dalam pekerjaannya dan menerjemahkan kebutuhan tersebut kedalam tingkat pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan.
c. Partisipasi Dewan Direksi dan Komisaris atau Komite Audit

Lingkungan pengendalian sangat banyak dipengaruhi oleh tindakan dewan direksi perusahaan dan komite audit. Sebelum terbit SOx, dewan direksi dan komite audit mereka sering didominasi oleh manajemen senior, dengan representasi terbatas dari luar, anggota dewan minoritas. Hal ini menciptakan situasi di mana dewan tidak benar-benar independen dari manajemen. Setelah terbitnya Sox, komite audit harus benar-benar independen. Sebuah dewan yang aktif dan mandiri adalah komponen penting dari lingkungan pengendalian COSO.
d. Filosofi Manajemen dan Gaya Operasi

Filosofi dan gaya operasi manajemen senior memiliki pengaruh besar atas lingkungan pengendalian suatu perusahaan. Auditor internal yang bertanggung jawab untuk menilai pengendalian internal harus memahami faktor-faktor ini dan menjadikannya pertimbangan ketika mengevaluasi efektivitas pengendalian internal. Tidak ada yang mengatur gaya dan filosofi yang terbaik untuk semua perusahaan, tetapi faktor-faktor ini penting ketika mempertimbangkan komponen pengendalian internal yang lain dalam suatu perusahaan .
e. Struktur Organisasi

Komponen pengendalian internal ini memberikan kerangka kerja untuk perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan kegiatan untuk membantu pemantauan mencapai tujuan secara keseluruhan. Beberapa perusahaan sangat terpusat, yang lainnya terdesentralisasi dengan produk, geografi, atau faktor-faktor lain . Yang lain disusun secara matriks dengan

tidak ada satu garis pelaporan langsung. Struktur organisasi merupakan aspek penting dari lingkungan pengendalian perusahaan, tetapi tidak ada satu strukturpun memberikan pengendalian internal lebih baik dari yang lain.
f.

Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia Aspek pengendalian internal yang paling penting adalah personel. Jika karyawan kompeten dan dapat dipercaya, pengendalian lainnya dapat ditiadakan. Orang yang tidak kompeten dan tidak jujur dapat membuat sistem menjadi kacau, meskipun terdapat berbagai pengendalian yang diterapkan. Orang-orang yang jujur dan efisien mampu bekerja dengan kinerja yang sangat baik meskipun hanya terdapat sedikit pengendalian yang mendukung mereka. Namun demikian, orang-orang kompeten dan dapat dipercaya tetap memiliki beberapa kelemahan. Karena pentingnya personel yang kompeten dan dapat dipercaya dalam memberikan pengendalian yang efektif, metode yang digunakan dalam merekrut, mengevaluasi, melatih, mempromosikan dan memberikan kompensasi merupakan bagian yang penting dalam pengendalian internal.

2. Penilaian Risiko (Risk Assessment) Kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya memiliki risiko baik dari faktor internal maupun eksternal. Pemahaman dan pengelolaan lingkungan risiko adalah unsur dasar pengendalian internal, dan perusahaan harus memiliki proses mengevaluasi potensi risiko yang dapat mempengaruhi pencapaian tujuannya. Komponen penilaian risiko ini berfokus pada pengendalian internal dalam suatu perusahaan. Pengendalian internal COSO menyatakan penilaian risiko harus menjadi proses ke depan yang dilakukan di semua tingkat dan hampir untuk semua kegiatan dalam perusahaan. Kerangka pengendalian internal COSO menunjukkan bahwa risiko harus dipertimbangkan dari tiga perspektif: a. Risiko Perusahaan Karena Faktor Eksternal . Dalam hal ini termasuk resiko perkembangan teknologi yang dapat mempengaruhi sifat dan waktu penelitian dan pembanguna produk baru

atau menyebabkan perubahan dalam proses pengadaan. Risiko faktor eksternal lainnya termasuk perubahan kebutuhan atau harapan pelanggan, harga, garansi, atau kegiatan pelayanan. Undang-undang atau peraturan baru dapat memaksa perubahan dalam operasi kebijakan atau strategi. b. Risiko Perusahaan karena Faktor Internal Sebagai auditor internal yang sering mengamati perusahaan secara terusmenerus, akan mengetahui ada banyak jenis risiko dalam perusahaan. Misalnya, gangguan pada IT Server atau manajemen penyimpanan fasilitas pengolahan dapat mempengaruhi operasi secara keseluruhan. Selain itu, kualitas personil yang dipekerjakan, serta pelatihan atau motivasi mereka, dapat mempengaruhi tingkat dari kesadaran

pengendalian dalam entitas. Selain itu, akses karyawan ke aset dapat berkontribusi untuk penyalahgunaan sumber daya. Meskipun sekarang lebih baik diatasi dengan SOx, pengendalian internal COSO juga menyebutkan risiko ini terjadi karena dewan direksi atau komite audit tidak tegas atau tidak efektif yang dapat memberikan peluang bagi kecerobohannya. c. Risiko karena Kegiatan Spesifik Selain dilihat dari luasnya perusahaan, risiko juga harus dipertimbangkan untuk setiap unit bisnis yang signifikan dan aktivitas kunci, seperti unit pemasaran, IT, dan keuangan. Kekhawatiran kegiatan ditingkat ini memberikan kontribusi dengan luasnya risiko perusahaan dan harus

diidentifikasi secara terus-menerus, dianggap dalam berbagai proses perencanaan di seluruh perusahaan.

3. Kegiatan Pengendalian (Control Activities) Kegiatan Pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa tindakan yang diidentifikasi untuk mengatasi risiko dilakukan, beserta sub proses kegiatan pengendalian. Kegiatan pengendalian ada pada semua tingkatan dalam suatu perusahaan dan, dalam banyak kasus, mungkin tumpang tindih satu sama lain. Konsep kegiatan pengendalian merupakan bagian penting dari membangun pengendalian internal yang efektif

dalam

suatu

perusahaan.

Kerangka

pengendalian

internal

COSO

mengidentifikasi serangkaian kegiatan ini menurut jenis proses. Dari perspektif audit internal, mereka harus bersama-sama membantu dalam membangun pengendalian internal yang efektif secara keseluruhan. a. Jenis Kegiatan Pengendalian Pengendalian internal umumnya diklasifikasikan sebagai manual, IT, atau pengendalian manajemen, dan kegiatan pengendalian juga dijelaskan dalam hal apakah mereka preventif, korektif, atau kegiatan pengendalian detektif. Beberapa kegiatan pengendalian internal yang direkomendasikan COSO untuk perusahaan adalah: 1) Ulasan Top-level 2) Fungsional langsung atau kegiatan manajemen 3) Pengolahan Informasi 4) Pengendalian Fisik 5) Indikator Kinerja 6) Tugas harus dipisahkan antara orang yang berbeda untuk mengurangi risiko kesalahan atau tindakan yang tidak pantas. b. Integrasi Aktivitas Pengendalian dengan Penilaian Resiko Pengendalian internal adalah suatu proses, dan kegiatan

pengendalian yang tepat harus dibuat untuk mengatasi risiko yang diidentifikasi. c. Pengendalian atas Sistem Informasi Kerangka pengendalian internal menyoroti serangkaian wilayah pengendalian TI untuk mengevaluasi kecukupan keseluruhan pengendalian internal. Perubahan yang cepat dari teknologi baru, apa yang baru hari ini akan segera digantikan oleh sesuatu yang lain.

4. Komunikasi dan Informasi (Communication and Information) Informasi yang tepat, didukung oleh sistem TI, harus dikomunikasikan dari atas dan ke bawah dalam perusahaan dengan cara dan waktu yang memungkinkan orang untuk melaksanakan tanggung jawab mereka. Selain sistem komunikasi formal dan informal, perusahaan harus memiliki prosedur

yang efektif untuk berkomunikasi dengan pihak internal dan eksternal. Informasi dan arus komunikasi dalam perusahaan harus dipahami untuk setiap evaluasi pengendalian intern, misalnya evaluasi SOx Section 404 .

5. Pemantauan (Monitoring) Pemantauan telah lama menjadi peran internal auditor, yang melakukan tinjauan untuk menilai kepatuhan dengan prosedur yang ditetapkan; Namun, COSO sekarang mengambil pandangan yang lebih luas terhadap pemantauan. Pengendalian internal COSO yang mengakui bahwa prosedur pengendalian dan sistem lain berubah dari waktu ke waktu. Apa yang tampaknya menjadi efektif ketika pertama kali diinstal mungkin tidak efektif dalam masa depan. Sebuah proses pemantauan harus ada untuk menilai efektivitas didirikan komponen pengendalian internal dan untuk mengambil tindakan korektif jika diperlukan. Proses pemantauan ini menunjuk pada peran penting dari audit internal, komponen pengendalian internal tidak dapat ditujukan hanya untuk internal auditor ketika manajemen tetap menyadari masalah pengendalian lainnya yang potensial. Suatu perusahaan perlu membangun berbagai kegiatan pemantauan untuk mengukur efektivitas pengendalian internal. Hal ini dapat dilakukan melalui evaluasi terpisah serta dengan kegiatan terus menerus untuk memantau kinerja dan mengambil tindakan korektif bila diperlukan .

E. PENGENDALIAN PREVENTIF, DETEKTIF, DAN KOREKTIF Pengendalian preventif adalah Pengendalian yang digunakan untuk mencegah hasil- hasil yang tidak diharapkan sebelum terjadi. Pengendalian ini lebih efektif dari segi biaya dibandingkan Pengendalian detektif. Ketika diterapkan ke dalam sebuah sistem, pengendalian preventif dapat mencegah kekeliruan dan oleh karena itu dapat mencegah biaya perbaikan. Contoh dari kontrol preventif ini adalah : a. b. Adanya karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya Pemisahan tugas untuk mencegah pelanggaran yang di sengaja

c.

Otorisasi yang layak untuk mencegah penggunaan sumber daya organisasi dengan tidak semestinya

d.

Perbaikan menggunakan komputer untuk mendeteksi dan mencegah transaksi yang tidak semestinya

e.

Dokumentasi dan catatan yang memadai serta prosedur pencatatan yang layak untuk mencegah transaksi yang tidak semestinya

f.

Pengendalian fisik atas aktiva untuk mencegah penyalahgunaan atau pencurian Pengendalian detektif adalah pengendalian yang dirancang untuk

menemukan hasil- hasil yang tidak diharapkan pada saat terjadinya. Pengendalian ini biasanya lebih mahal dibandingkan pengendalian preventif, tetapi pengendalian ini tetap saja diperlukan, karena pengendalian detektif ini dapat mengukur efektivitas pengendalian preventif, selanjutnya dengan adanya pengendalian detektif ini beberapa kekeliruan tidak bisa secara efektif dikendalikan oleh sistem pencegahan, dimana kekeliruan tersebut harus dideteksi saat terjadi. Contoh pengendalian detektif antara lain : a. pemeriksaan dan perbandingan, seperti : catatan kinerja dan pemeriksaan independen atas kinerja, adanya rekonsiliasi bank, konfirmasi saldo bank, perhitungan kas, rekonsiliasi rincian piutang usaha ke akun pengendali piutang usaha, b. c. d. pemeriksaan fisik persediaan dan analisis varians konfirmasi dengan pemasok uatang usaha penggunaan teknik- teknik komputer seperti limit transaksi, kata kunci, pengeditan, dan sistem pemeriksaaan Pengendalian korektif dilakukan bila terjadi hal-hal yang tidak semestinya dan telah dideteksi. Semua pengendalian detektif tidak ada gunanya bila kelemahan yang telah diidentifikasi tidak diperbaiki atau masalahnya terulang kembali. Oleh karena itu, manajemen harus mengembangkan sistem yang tetap menyoroti kondisikondisi yang tidak diinginkan sampai diperbaiki, dan jika layak, harus menetapkan prosedur- prosedur untuk mencegah terulangnya kondisi tersebut. Sehingga pengendalian korektif menutup lingkaran yang dimulai dari pencegahan kemudian deteksi hingga koreksi.

Pengendalian yang baik tidak hanya melindungi organisasi, tetapi juga karyawan. Managemen bertanggung jawab secara moral bahwa tidak ada celah untuk melakukan kecurangan. Manfaat kontrol juga muncul pada teori keagenan, dimana manager sebagai agen, bertanggung jawab kepada pemilik, dengan adanya laporan dan verifikasi yang objektif dari auditor, pemilik bisa yakin bahwa tanggung jawab yang dibebankan kepada manager telah dilaksanakan dengan baik. Dengan adanya internal control yang tepat, manager sebagai agen dapat memberikan keyakinan yang memadai mengenai pengelolaan perusahaan yang telah dijalankan.

F. KARAKTERISTIK-KARAKTERISTIK PENGENDALIAN Auditor internal dapat mengevaluasi sistem pengendalian dengan

menentukan kesesuaiannya dengan kriteria yang ditetapkan. Sebuah sistem yang dapat diterima memiliki ciri- ciri sebagai berikut : 1. Tepat waktu Pengendalian seharusnya mendeteksi penyimpangan aktual atau potensial sejak awal untuk menghindari tindakan perbaikan yang memakan biaya.

Pengendalian harus tepat waktu, meskipun efektivitas biaya juga harus dipertimbangkan. Bila terjadi masalah masalah yang tidak diharapkan maka harus diidentifikasi dan ditindaklanjuti tepat waktu. 2. Ekonomis Pengendalian harus memberikan keyakinan yang wajar dalam mencapai hasil yang diinginkan dengan biaya minimum dan dengan efek samping yang paling rendah. 3. Akuntabilitas Pengendalian harus membantu karyawan mempertanggungjawabkan tugas yang diberikan. 4. Penerapan Pengendalian harus diterapkan pada saat yang paling efektif, yaitu : a. b. c. Sebelum bagian yang mahal dari suatu proyek dikerjakan Sebelum waktu yang perusahaan tidak bisa (sulit) untuk kembali Saat satu tahap operasi berakhir dan tahap yang lain dimulai

d. e. f. g. h. 5.

Saat pengukuran paling nyaman untuk dilakukan Saat tindakan korektif paling mudah untuk dilakukan Bila tersedia waktu untuk tindakan perbaikan Setelah penyelesaian tugas yang mengandung kesalahan Jika akuntabilitas untuk sumber daya berubah

Fleksibilitas Keadaan bisa berubah sewaktu-waktu. Rencana dan prosedur hampir pasti berubah seiring berjalannya waktu. Kontrol yang akan mengakomodasi perubahan seperti ini tanpa harus berubah lebih disukai untuk menghindari kebutuhan akan adanya perubahan.

6.

Menentukan penyebab Tindakan korektif yang diambil segera bisa dilakukan bila pengendalian tidak hanya mengidentifikasi masalah tetapi juga penyebabnya.

7.

Kelayakan Pengendalian yang paling efisien dan bermanfaat adalah kontrol berbasis pengecualian, yaitu hanya merespons penyimpangan- penyimpangan yang signifikan.

8.

Masalah- masalah dengan pengendalian Pengendalian yang berlebihan dapat menyebabkan kebingungan dan frustasi. Begitu pengendalian mencapai titik tertentu, maka efektivitasnya sebenarnya bisa menurun sehingga biaya yang harus ditanggungmenjadi lebih besar dibandingkan manfaat yang semula diinginkan.

G. SARANA UNTUK MENCAPAI PENGENDALIAN Beberapa sarana operasional yang dapat digunakan manajer untuk mengendalikan fungsi di dalam perusahaan adalah : 1. Organisasi Sebagai sarana pengendalian, merupakan struktur peran yang disetujui untuk orang-orang di dalam perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuananya secara efisien dan ekonomis, meliputi : a. Tanggung jawab harus dipisahkan sehingga tidak ada satu orang yang mengendalikan semua tahap transaksi

10

b.

Manager harus memiliki kewenangan untuk mengambil tindakan yang diperlukan dalam pelaksanaan tanggung jawabnya

c.

Tanggung jawab seseoarang harus didefinisikan dengan jelas sehingga tidak kekurangan atau kelebihan

d.

Pegawai yang menyerahkan tanggung jawab dan mendelegasikan wewenang ke bawahan harus memiliki sistem tindak lanjut yang efektif untuk memastikan bahwa tugas telah dilaksanakan dengan baik

e.

Orang yang mendelegasikan tugas harus disyaratkan untuk melaksanakan kewenangan tersebut dengan pengawasan ketat

f. g. h.

Karyawan harus mempertanggungjawabkan tugasnya ke atasan Struktur organisasi haruslah sesederhana mungkin Bagan dan system manual harus disiapkan untuk membantu perubahan rencana dan pengendalian dalam, juga memberikan pemahaman yang lebih baik tentang organisasi, rantai wewenang dan pemberian tanggungjawab.

2.

Kebijakan adalah pernyataan prinsip yang membutuhkan, menjadi pedoman, atau membatasi tindakan. Kebijakan harus membatasi prinsip prinsip tertentu : a. Kebijakan harus dinyatakan dengan jelas secara tertulis, disusun secara sistematis dalam bentuk buku pegangan, manual, dan disetujui dengan semestinya b. Kebijakan haruslah dikomunikasikan secara sistematis ke semua pegawai dan pegawai yang berwenang di organisasi c. Kebijakan haruslah sesuai dengan hukum dan aturan yang berlaku dan harus konsisten dengan tujuan dan kebijakan umum yang ditetapkan di tingkat yang lebih tinggi d. Kebijakan harus dirancang untuk meningkatkan pelaksanaan aktivitas secara efektif, efisien, dan ekonomis dan memberikan tingkat keyakinan yang memuaskan bahwa sumber daya perusahaan telah dijaga dengan semestinya e. Kebijakan harus ditelaah secara periodik, dan harus direvisi jika kondisi berubah

11

3.

Prosedur adalah sarana yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Prinsip yang diterapkan pada kebijakan juga bisa diterapkan untuk prosedur, tambahannya : a. Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kecurangan dan kesalahan, prosedur harus dikoordinasikan sedemikian rupa sehingga pekerjaan seorang karyawan secara otomatis diperiksa oleh karyawan lain yang melaksanakan tugas lain secara terpisah dan independen b. Untuk meningkatkan efisiensi dan keekonomian sampai tingkat

maksimum, prosedur yang ditetapkan haruslah sesederhana dan semurah mungkin c. Prosedur- prosedur yang ada tidak boleh tumpang tindih, bertentangan satu sama lain, atau bersifat duplikatif d. 4. Prosedur harus ditelaah secara periodik dan ditingkatkan bila diperlukan

Personalia Orang-orang yang dipekerjakan atau ditugaskan harus memiliki kualifikasi untuk melaksanakan tugas yang diberikan. Bentuk kontrol terbaik disamping kinerja masing- masing individu adalah supervisi. Praktik- praktik berikut ini bisa membantu meningkatkan kontrol : a. Karyawan baru harus dilihat kejujuran dan keandalannya dalam melakukan pekerjaan b. Karyawan harus diberi pelatihan dan kursus- kursus yang memberikan kesempatan meningkatkan kemampuan diri dan membuat mereka tetap mengetahui kebijakan dan prosedur yang baru c. Karyawan harus diberi informasi tentang tugas dan tanggung jawab mengenai segmen lain dari organisasi sehingga mereka bisa lebih memahami kesesuaian pekerjaan mereka dengan organisasi secara keseluruhan d. Kinerja semua karyawan harus ditelaah secara periodik untuk melihat apakah hal-hal penting dari tugas mereka telah ditunaikan

12

5.

Akuntansi merupakan sarana yang sangat penting untuk kontrol keuangan pada aktivitas dan sumber daya. Akuntansi membentuk kerangka kerja yang bisa disesuaikan dengan pemberian tanggung jawab. Berikut ini beberapa prinsip- prinsip dasar untuk sistem akuntansi : a. Akuntansi harus sesuai dengan kebutuhan manajer guna pengambilan keputusan yang rasional b. c. Akuntansi harus didasarkan pada lini tanggung jawab Laporan keuangan dari hasil- hasil operasi harus sejajar dengan unit organisasi yang bertanggung jawab dalam operasional organisasi d. Akuntansi harus bisa menentukan biaya- biaya yang bisa dikendalikan

6.

Penganggaran (budget) adalah sebuah pernyataan hasil- hasil yang diharapkan, yang dinyatakan dalam bentuk numerik. Sebagai sebuah kontrol, anggaran menetapkan standar masukan sumber daya dan hal- hal yang harus dicapai sebagai keluaran dan hasil. Berikut pengendalian dalam penganggaran : a. Orang- orang yang bertanggung jawab untuk memenuhi target anggaran haruslah berpartisipasi dalam penyiapannya b. Orang- orang yang bertanggung jawab untuk memenuhi target anggaran harus dilengkapi dengan informasi yang memadai yang membandingkan anggaran dengan kejadian- kejadian aktual dan memberikan alasan- alasan untuk penyimpangan yang signifikan c. Semua anggaran khusus harus cocok dengan keseluruhan anggaran organisasi d. Anggaran harus menetapkan tujuan yang dapat diukur

7.

Pelaporan Laporan haruslah tepat waktu, akurat, bermakna, dan ekonomis. Berikut ini prinsip untuk menetapkan sistem pelaporan internal yang memuaskan : a. b. Laporan harus dibuat sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan Individu- individu atau unit- unit harus diminta melaporkan hal- hal yang menjadi tanggung jawabnya

13

c.

Biaya mengakumulasi data dan menyiapkan laporan harus dibandingkan dengan manfaat yang akan didapat

d.

Laporan harus sesederhana mungkin, dan konsisten dengan sifat subjek yang menjadi masalah

e.

Sebaiknya laporan kinerja memperlihatkan perbandingan dengan standar biaya, kualitas, dan kuantitas yang ditetapkan

f.

Laporan harus tepat waktu, agar bermanfaat maksimal

H. SISTEM PENGENDALIAN Sarana pengendalian meliputi orang, peraturan, anggaran, jadwal, dan analisis komponen- komponen lainnya. Bila digabungkan, elemen- elemen ini membentuk sistem pengendalian. Sistem- sistem tersebut bisa memiliki subsistemsubsistem, dan bisa menjadi sistem yang lebih besar. Merancang sistem pengendalian untuk memastikan bahwa tugas diselesaikan dan tujuan dicapai merupakan tanggung jawab managemen. Manager bertanggung jawab untuk menetapkan pengendalian, mempertahankannya, memodifikasi apa yang harus diubah, dan memerhatikan informasi yang diberikan oleh sistem pengendalian. Standar- standar operasi bisa jadi merupakan elemen- elemen kunci dalam proses pengendalian, Standar menentukan jenis kinerja yang diharapkan. Standar berperan dalam 2 hal : 1. Menentukan tujuan yang akan dicapai 2. Menjadi dasar pengukuran Selain standar operasi yang merupakan bagian dari sistem pengendalian, terdapat kerangka standar yang harus diikuti sistem pengendalian itu sendiri, antara lain : 1. Standar- Standar Umum a. Keyakinan yang wajar b. Perilaku yang mendukung c. Integritas dan Kompetensi d. Tujuan Kontrol e. Pengawasan kontrol 2. Standar- Standar Rinci

14

a. Dokumentasi b. Pencatatan transaksi c. Otorisasi dan pelaksanaan transaksi dan kejadian d. Pembagian tugas e. Pengawasan f. Akses dan akuntabilitas ke sumber daya

I.

ASPEK AUDIT RISIKO PENGENDALIAN Risiko pengendalian ( control risk ) merupakan elemen yang substantial dari daerah risiko yang luas. Risiko pengendalian adalah kemungkinan bahwa pengendalian yang telah ditetapkan tidak bisa mendeteksi adanya penyimpangan. Risiko pengendalian haruslah sebuah pertimbangan dalam rancangan metodologi pengendalian. Dan risiko pengendalian ini merupakan hasil kompromi antara penelaah aktual atas semua kejadian dan transaksi serta penelaahan dari sample sample yang representatif. Dan ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan auditor internal pada saat menelaah operasi pengendalian.

J.

AUDIT PENGENDALIAN Tujuan audit kontrol adalah untuk menentukan bahwa; 1. 2. 3. Pengendalian memang diterapkan; Pengendalian secara struktural memang wajar; Pengendalian dirancang untuk mencapai tujuan manajemen khusus atau untuk mencapai ketaatan dengan persyaratan yang ditentukan, atau untuk memastikan akurasi dan kelayakan transaksi; 4. 5. 6. 7. Pengendalian memang digunakan; Pengendalian secara efisien melayani tujuan tersebut; Pengendalian bersifat efektif; dan Manajemen menggunakan keluaran yang dihasilkan sisem kontrol.

Secara lebih rinci auditor harus : a. b. Menelaah elemen risiko pengendalian Menentukan tujuan sistem pengendalian

15

c.

Menelaah tujuan untuk menentukan kesesuaiannya dengan kebijakan organisasi atau dirancang untuk memastikan ketaatan dengan persyaratan internal atau eksternal

d. e.

Memeriksa dan menganalisis sistem pengendalian Menentukan apakah hasil dari pengendalian dirancang untuk mencapai tujuan yang diinginkan

f. g.

Menelaah operasi sistem pengendalian Menentukan apakah hasil pengendalian mencapai tujuan manajemen ketika membuat kontrol tersebut Menentukan apakah sistem pengendalian memiliki karakteristik karakteristik fleksibilitas, ketepatan waktu, akuntabilitas, pengidentifikasian penyebab, kelayakan, penempatan.

h.

K. KETERBATASAN BAWAAN PENGENDALIAN INTERNAL Terlepas dari bagaimana bagusnya desain dan operasinya, pengendalian internal hanya dapat memberikan keyakinan memadai bagi manajemen dan dewan komisaris berkaitan dengan pencapaian tujuan pengendalian intern entitas. Kemungkinan pencapaian tersebut dipengaruhi oleh keterbatasan bawaan yang melekat dalam pengendalian internal. Hal ini mencakup kenyataan bahwa pertimbangan manusia dalam pengambilan keputusan dapat salah dan bahwa pengendalian internal dapat rusak karena kegagalan yang bersifat manusiawi tersebut, seperti kekeliruan atau kesalahan yang sifatnya sederhana. Disamping itu pengendalian dapat tidak efektif karena adanya kolusi di antara dua orang atau lebih atau manajemen mengesampingkan pengendalian intern. Faktor lain yang membatasi pengendalian internal adalah biaya pengendalian internal entitas tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian tersebut. Meskipun hubungan manfaat-biaya merupakan kriteria utama yang harus dipertimbangkan dalam pendesainan pengendalian internal, pengukuran secara tepat biaya dan manfaat umumnya tidak mungkin dilakukan. Oleh karena itu, manajemen melakukan estimasi kualitatif dan kuantitatif serta pertimbangan dalam menilai hubungan biaya manfaat tersebut.

16

Berikut ini adalah keterbatasan bawaan yang melekat dalam setiap pengendalian internal : 1. Kesalahan dalam pertimbangan Kadangkadang, manajemen dan personel lainnya dapat melakukan

pertimbangan yang buruk dalam membuat keputusan bisnis atau dalam melaksanakan tugas rutin karena informasi yang tidak mencukupi, keterbatasan waktu, atau prosedur lainnya. 2. Gangguan Kemacetan dalam melaksanakan pengendalian dapat terjadi karena adanya gangguan ketika personel salah memahami instruksi atau membuta kekeliruan akibat kecerobohan, kebingungan, atau kelelahan. Perubahan sementara atau permanen dalam personel atau dalam sistem atau prosedur juga dapat berkontribusi pada teradinya kemacetan. 3. Kolusi Individu yang bertindak bersama, seperti karyawan yang melaksanakan suatu pengendalian penting bertindak bersama dengan karyawan lain, konsumen atau pemasok, dapat melakukan sekaligus menutupi kecurangan sehingga tidak dapat dideteksi oleh pengendalian internal 4. Pengabaian dalam manajemen Manajemen dapat mengesampingkan kebijakan atau prosedur tertulis untuk tujuan tidak sah seperti keuntungan pribadi atau presentasi mengenai kondisi keuangan suatu entitas yang dinaikkan (misal, menaikkan laba yang dilaporkan untuk menaikkan pembayaran bonus atau nilai pasar dari saham entitas). Praktik pengabaian termasuk membuat penyajian yang salah dengan sengaja kepada auditor dan lainnya seperti menerbitkan dokumen palsu untuk mendukung pencatatan transaksi penjualan fiktif 5. Biaya lawan manfaat Biaya pengendalian internal suatu entitas seharusnya tidak melebihi manfaat yang diharapkan untuk diperoleh. Karena pengukuran yang tepat baik dari biaya dan manfaat biasanya tidak memungkinkan, manajemen harus membuat baik estimasi kuantitatif maupun kualitatif dalam mengevaluasi hubungan antara biaya dan manfaat

17

L. PERAN AUDITOR INTERNAL Auditor internal bisa sangat membantu manajemen dengan mengevaluasi sistem kontrol dan menunjukkan kelemahan kelemahan dalam pengendalian internal. Tetapi harus diingat bahwa auditor internal membantu manajemen; bukan berperan sebagai manajer itu sendiri. Jika sistem pengendalian didokumentasikan dengan baik, suatu organisasi dapat lebih siap mematuhi peraturan peraturan yang relevan. Dokumentasi yang layak adalah ibarat persediaan audit internal dalam berdagang. Oleh karena itu, manajemen akan lebih cenderung meminta auditor internal untuk, mendokumentasikan sistem pengendalian akuntansi internal kita sehingga kita dapat membuktikan ke pemerintah bahwa kita telah mematuhi hukum. Pada dasarnya fungsi auditor internal dalam perusahaan adalah untuk mengawasi pelaksanaan sistem pengendalian internal dan memberikan saran perbaikan kepada manajemen bila ditemukan kelemahan dan penyimpangan baik yang terdapat pada sistem tersebut maupun dalam pelaksanaannya dalam perusahaan. Auditor internal dalam menjalankan fungsinya dipengaruhi oleh kedudukan atau posisi Audit Internal dalam struktur organisasi perusahaan, yaitu

mempengaruhi luasnya aktivitas fungsi yang dapat dijalankan dan mempengaruhi independensi dalam melaksanakan fungsinya. Semakin tinggi kedudukan audit internal dalam struktur organisasi perusahaan semakin luasnya aktivitas fungsi yang dapat dijalankan dan semakin indenpenden dalam melaksanakan fungsinya. Manahan (2003) menjelaskan secara garis besar ada tiga alternatif posisi atau kedudukan dari Internal Auditor dalam struktur organisasi perusahaan yaitu: 1. Berada dibawah Dewan Komisaris. Dalam hal ini internal auditor bertanggung jawab pada Dewan Komisaris. lni disebabkan karena bentuk perusahaan membutuhkan pertanggung jawaban yang lebih besar, termasuk direktur utama dapat diteliti oleh internal auditor. Dalam cara ini, bagian pemeriksa intern sebenarnya merupakan alat pengendali terhadap performance manajemen yang dimonitor oleh komisiaris perusahaan. Dengan demikian bagian pemeriksa intern mempunyai kedudukan yang kuat dalam organisasi.

18

2.

Berada dibawah Direktur Utama. Menurut sistem ini auditor internal bertanggung jawab pada direktur utama. Dimana auditor internal ini diangkat dan diberhentikan oleh direktur utama berdasarkan persetujuan dewan komisaris.

3.

Berada dibawah Kepala Bagian Keuangan. Menurut sistem ini kedudukan internal auditor dalam struktur organisasi perusahaan berada dibawah koordinasi kepala bagian keuangan. Bagian Internal auditor bertanggung jawab sepenuhnya kepada kepala keuangan atau ada yang menyebutnya sebagai Controller. Tapi perlu juga diketahui bahwa biasanya kepala bagian keuangan tersebut bertanggung jawab juga pada persoalan keuangan dan akuntansi. Apabila posisi atau kedudukan internal auditor itu perlu digambarkan dalam

skema maka letak kedudukannya dalam struktur organisasi perusahaan adalah sebagai berikut:

19

Keterangan : Dalam gambar di atas dapat dilihat mengenai posisi atau kedudukan intern auditing. 1. Internal Auditing berada di bawah Dewan Komisaris 2. Internal Auditing berada di bawah Direktur Utama 3. Internal Auditing berada di bawah Kepala Bagian Keuangan Apabila salah satu sistem tersebut dipakai maka bentuk yang lain tidak ada. Menurut Valery G. Kumaat (2011), sebagai sebuah tim yang independen jelas internal audit tidak tepat bila ditempatkan dalam jalur struktural (sejajar atau dibawah posisi head of division/department, seperti sejajar atau digabungkan dengan accounting department). Dalam praktek, biasanya internal audit ditempatkan di bawah CEO/BOD sebuah Business Unit. Sejalan dengan pertumbuhan korporasi, selanjutnya Internal Audit dimasukkan ke dalam bagian dari Holding Company (langsung dibawah CEO atau sebagai bagian dari struktur, bila Holding Co. tidak termasuk objek pengawasan). Bila mengikuti pertumbuhan business unit terutama

mempertimbangkan semakin banyaknya cabang (Representative Office) yang dibuka, Internal Audit dikembangkan kebawah hingga ke Regional Office. Sangat jarang tim Internal Audit diposisikan langsung dibawah Board of Commissioner (Business Owner), kecuali dengan pertimbangan bahwa seluruh unit bisnis dipegang sepenuhnya oleh para professional, dimana pemegang saham mayoritas membatasi diri hanya selaku investor dan tidak terlibat dalam operasi bisnis. Penguatan posisi internal audit merupakan aktivitas strategis dalam rangka memformulasikan kontribusi peran internal audit terhadap penyelenggaraan bisnis Perusahaan. Aktivitas ini dilakukan melalui perumusan ulang organisasi internal audit sejalan dengan peran internal audit dalam rangka pengawalan terhadap bisnis perusahaan, sesuai dengan fungsi utama internal audit sebagai pemberi jaminan (assurance) dan layanan konsultansi internal (internal consulting services).

20

Diagram posisi Internal audit didalam perusahaan:


BUSINESS OWNER (Board of Commissioner) INTERNAL AUDIT HOLDING COMPANY (Board of Director) INTERNAL AUDIT HOLDING CO. (Departement)

BUSINESS UNIT, HEAD OFFICE (CEO) INTERNAL AUDIT BUSINESS UNIT (Departements)

BUSINESS UNIT, REGION OFFICE (Head of REGION) INTERNAL AUDIT REGION OFFICE (Departements)

21

Struktur Dan Kedudukan Internal Audit Di PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk

22

Direksi Perusahaan memiliki tanggung jawab untuk membuat laporan keuangan dan mengatur proses pelaporannya. Disamping itu, Direksi juga bertanggung jawab dalam merancang sistem audit internal terhadap proses pelaporan internal yang mencakup mekanisme menyeluruh dari prosedur operasi standar, jalur pelaporan dan struktur akuntabilitas. Sejak tahun 2004, Perusahaan telah memiliki Unit Audit Internal yang berada langsung di bawah Direktur Utama. Pedoman Unit Audit Internal yang direvisi pada tahun 2009 telah sesuai ketentuan dalam Peraturan Bapepam dan LK No. IX.I.7 tentang Pembentukan dan Pedoman Penyusunan Piagam Unit Audit Internal (Surat Keputusan Ketua Bapepam dan LK No. Kep-496/BL/2008 tertanggal 28 Nopember 2008). Pedoman Unit Audit Internal Adira Finance telah disahkan oleh Direksi Perusahaan dan disetujui oleh Dewan Komisaris Perusahaan pada tanggal 24 Nopember 2009. Di dalam Pedoman Unit Audit Internal Perusahaan diatur antara lain: 1. Misi Unit Audit Internal yaitu memberikan keyakinan yang independen dan obyektif serta memberikan jasa konsultasi untuk menambah nilai dan meningkatkan kinerja operasional Perusahaan, melalui pendekatan yang sistematis dalam mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas dari proses manajemen risiko, pengendalian dan proses tata kelola perusahaan.

23

2. Tujuan diadakannya Unit Audit Internal yaitu untuk dapat: a. Mengidentifikasi dan mengevaluasi risiko signifikan serta memberikan kontribusi terhadap pengelolaan risiko dan sistem pengendalian internal; b. Memelihara pengendalian internal yang efektif; c. Menilai dan memberikan rekomendasi yang sesuai untuk meningkatkan proses tata kelola perusahaan; d. Membantu meningkatkan dan memperkuat lingkungan pengendalian di Perusahaan untuk mencegah terjadinya kecurangan, melalui pengujian kecukupan dan keefektifan sistem pengendalian internal; e. Memberikan pandangan yang independen kepada Manajemen dan Dewan Komisaris Perusahaan terhadap kecukupan pengendalian internal dan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur; dan f. Menyediakan jasa konsultasi yang memberikan nilai tambah dan meningkatkan kinerja operasional Perusahaan. 3. Independensi Unit Audit Internal, yang mana Unit Audit Internal dianggap independen apabila dapat melaksanakan tugasnya secara bebas dan obyektif. 4. Pertanggungjawaban Unit Audit Internal, yang mana Unit Audit Internal mempertanggungjawabkan seluruh kegiatannya kepada Direktur Utama dan Dewan Komisaris melalui Komite Audit. 5. Ruang Lingkup Unit Audit Internal, yang mana meliputi seluruh entitas audit (cabang, gudang, wilayah dan seluruh fungsional di kantor pusat). 6. Kewenangan Unit Audit Internal, yang mana Unit Audit Internal diberi akses yang tidak terbatas terhadap seluruh fungsi, pencatatan, kekayaan dan karyawan Perusahaan. Penanggung jawab utama dari Audit Internal Perusahaan adalah Direktur Utama yang dalam pelaksanaannya dibantu oleh Unit Audit Internal. Dalam melaksanakan tugasnya, Divisi Audit Internal melaksanakan berbagai kegiatan antara lain audit operasional cabang, gudang, custodian, wilayah / area dan fungsional lainnya. Tujuan utama dari kegiatan ini adalah untuk memastikan bahwa praktik manajemen risiko telah dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur tertulis Perusahaan serta peraturan eksternal. Divisi Audit Internal juga membantu

24

menyempurnakan dan memperkuat pengendalian dan menyediakan jasa konsultasi untuk memberikan nilai tambah dan memperbaiki operasional organisasi. Laporan hasil audit disampaikan kepada Diretur Utama, dan kepada Komite Audit Perusahaan.

25

KESIMPULAN

1.

Pengendalian Internal merupakan jawaban manajemen untuk mengatasi risiko yang diketahui. Pengendalian internal digunakan untuk memastikan tujuan operasional organisasi tercapai.

2.

Pengendalian Internal memberikan keyakinan pada auditor internal apakah sistem operasi organisasi telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.

3.

Terlepas dari bagaimana bagusnya desain dan operasinya, pengendalian internal hanya dapat memberikan keyakinan memadai bagi manajemen dan dewan komisaris berkaitan dengan pencapaian tujuan pengendalian internal entitas. Karena pencapaian tersebut dipengaruhi oleh keterbatasan bawaan yang melekat dalam pengendalian internal.

26

DAFTAR PUSTAKA

Elder, Randal J, dkk. 2011. Jasa Audit dan Assurance. Pendekatan Terpadu (Adaptasi Indonesia). Jakarta. Salemba Empat. Kumaat, Valery G, Ir, 2011, Internal Audit, Penerbit Erlangga, PT. Gelora Aksara Pratama, Jakarta. Lawrence B. Sawyer, dkk. 2005. Audit Internal Sawyer, Edisi 5, Jakarta. Salemba Empat. Moeller, Robert R. 2009. Brinks Modern Internal Auditing. John Wiley & Sons, Inc, Hoboken, New Jersey. Nasution, Manahan, Drs, Ak, 2003. Sekilas tentang internal auditor, Fak. Ekonomi Jurusan Akuntansi Universitas Sumatera Utara Pedoman Tata Kelola Adira Finance, 2012. http://www.adira.co.id/pagesfile/PraktikTata-Kelola-Perusahaan.pdf Tuanakotta, Theodorus M. 2012. Audit Berbasis ISA. Jakarta. Salemba Empat. http://pratamafahri.blogspot.com/2013/11/pengendalian-internal-audit.html

27