Anda di halaman 1dari 16

MODUL

Modul Mata Diklat Standar Kompetensi Kompetensi Dasar Alokasi "aktu Pertemuan

: : : : : :

Administrasi Perkantoran

KEARSIPAN
Mengelola Sistem Kearsipan (KK.118. ! Mengimplementasikan Sistem Kearsipan! 8 #am Pela$aran ( % & Pertemuan ! Pada Pertemuan Ke 1 s.d. '(

ADMINISTRASI PERKANTORAN
MATERI :

KE2IATAN PEM&E#A3ARAN : 1
Materi T*4*an Pem)ela4aran : Pen.impanan Arsip Sistem A)4a( : Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran 17, siswa

Mengelola Sistem Kearsipan


(KK-118. !
( KD : Mengimplementasi"an Sistem Kearsipan !

diharapkan dapat:
1. !. ". #. Menyebutkan Macam-macam sistem penyimpanan rsip. Menjelaskan penyimpanan rsip sistem bjad Menjelaskan kekurangan penyimpanan rsip sistem bjad Menjelaskan kelebihan penyimpanan rsip sistem bjad.

KE#AS $I % SMK

5. #ang"a/ Pen.impanan (an Penem*an Kem)ali Arsip Sistem penyimpanan arsip$warkat adalah suatu pr%ses kegiatan atau pr%ses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemuan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusutan dan pemusnaan arsip.

Disusun Oleh S A & R I' S.P(

SMK NEGERI 2 SELONG

Jalan Raya Sukamulia Telp. (0376) 22317


#om)o" Tim*r + NT&
e-mail : sm"negeri,selong-.a/oo.0o.i(

da lima macam sistem penyimpanan arsip &sistem 'iling ( yang umum dipakai yaitu : a. )enyimpanan arsip sistem abjad b. )enyimpanan arsip sistem tanggal c. penyimpanan arsip sistem wilayah d. )enyimpanan arsip sistem subjek$p%k%k masalah e. )enyimanan arsip sistem n%m%r

A. PEN6IMPANAN ARSIP SISTEM A&3AD


PERIS)I*A+AN,-*.SSAR/

,111

Caption Familiy name Filing cabinet Folder Guide !ut "#eet !ut Guide $ndeks 'lasifikasi 'ode La ur "eniority "ortir (un uk silang ,nit Mengab ad

: : : : : : : : : : : : : : : :

Judul suatu bab atau artikel. Nama keluarga sebagai tanda pengenal. Lemari tempat penyimpanan arsip. Map untuk menempatkan surat/arsip dalam filing cabinet. Petun uk dalam pembagian surat/arsip yang ada dalam filing cabinet. Lembar pengganti di tempat selembar arsip yang sedang dipin am. Lembar pengganti di tempat sekelompok arsip yang sedang dipin am. %aftar kata atau istila# penting& tersusun menurut ab ad atau angka yang memberikan informasi mengenai #alaman tempat kata atau istila# itu ditemukan. Pengelompokan. (anda )kata*kata& tulisan+ yang disepakati untuk maksud* maksud tertentu. 'olom. "uatu sebutan/tamatan nama yang menun ukkan urutan. Memili#. "uatu petun uk berbentuk formulir yang berfungsi untuk menun ukkan letak surat yang dicari dalam tempat penyimpanan. -agian terkecil dari sesuatu yang dapat berdiri sendiri. kegiatan menyusun kode menurut urutan ab ad dari nama/ udul yang suda# diindeks

a. 0raian Materi 1

1I*IN- SIS)EM A2#AD


"istem filing ab ad adala# sistem penerimaan& penyusunan& penyimpanan& penggunaan& pemeli#araan& dan penemuan kembali surat/.arkat dengan mengunakan petun uk ab ad& disusun mulai dari / sampai 0& /a sampai 01& dan seterusnya. "urat/.arkat yang akan disimpan dikelola berdasarkan nama orang

atau nama organisasi disimpan menurut tata urutan ab ad. /b ad yang diperguna* kan adala# #uruf pertama dari nama orang atau nama organisasi. Nama orang dan nama perusa#aan yang akan dipergunakan sebagai kode penyimpanan ini diindeks dan diurutkan sesuai dengan urutan ab ad seperti yang digunakan dalam kamus. "istem ini cocok digunakan ole# organisasi yang masala#nya belum kompleks atau masi# seder#ana. Filing sistem ab ad umumnya dipili# sebagai filing sistem arsip karena beberapa alasan berikut: %okumen/arsip cenderung dicari atau diminta melalui nama. Petugas menginginkan agar dokumen/arsip dari nama yang sama akan berkelompok di ba.a# satu nama. ,nit ker a #anya menerima dan menyimpan dokumen/arsip yang ber#ubungan dengan fungsi/tugas masing*masing& dalam #al ini susunan nama lebi# membantu. "istem nama muda# diingat. Filing sistem ab ad adala# sistem penyimpanan yang seder#ana dan muda# dalam menemukan kembali dokumen. %alam mencari dokumen petugas dapat langsung ke file )tempat+ penyimpanan dan meli#at #uruf ab ad dari nama yang dicari. !le# karena itu& filing sistem ab ad disebut sistem langsung )direct filing system+. 2ang dimaksud sistem langsung adala# sistem dapat langsung menu u ke file penyimpanan dalam usa#anya mencari dokumen tanpa alat bantu misalnya indeks. %istem filing sistem ab ad dapat pula dipakai ole# sistem penyimpanan arsip lainnya. Misalnya& meskipun sistem menyimpanan utama berdasarkan .ilaya#& maka untuk memperkuat menemukan arsip yang memuat .ilaya# tertentu #arus disusun menurut urutan ab ad. Jadi di samping dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan utama& maka filing sistem ab ad dapat pula digunakan sebagai sistem penyimpanan lan utan. /pabila filing sistem ab ad yang dipili# sebagai sistem penyimpanan& maka nama merupakan ciri atau identitas penting di dalam pencarian dokumen sesuai dengan kebutu#an dan enis kegiatan dari unit ker a bersangkutan. !le# karena itu& pencarian atau permintaan atas dokumen/arsip yang diperlukan #endakla# bertitik tolak dari nama koresponden.

PENA)AAN 1I*E DEN-AN SIS)EM A2#AD File yang ditata dengan sistem ab ad terdiri atas banyak bagian kecil yang me.akili satu bagian ab ad. "etiap bagian ab ad tidak selalu berupa sebua# #uruf dalam ab ad. Cara penataan dan peralatan yang dibutu#kan sebagai berikut. 1. -uide Guide berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip di antara arsip*arsip yang lain. Penempatan guide yang tepat akan mengurangi .aktu yang tersita dalam pencarian #uruf/nama yang dibutu#kan. Guide dalam metode penyimpanan ab ad dibedakan men adi dua tipe berdasarkan isinya yaitu yang berisi #uruf dan yang berisi kata/nama/ masala#. a. -uide utama,guide primer Guide utama me.akili semua bagian kelompok berkas secara garis besar. Guide /3 dan -4 pada posisi pertama merupakan guide utama. Jika 5olume berkas indi5idu di perusa#aan dalam file penyimpanan kecil& maka #anya guide utama yang diperlukan untuk membagi file/berkas dalam beberapa bagian alpabet. %alam sistem ini& guide sebaiknya menggunakan .arna tertentu. "eperangkat guide digunakan untuk membagi alpabet dalam bagian*bagian yang berbeda. Perangkat yang paling seder#ana adala# 46 atau 47 bagian. Guide mempunyai sebua# tab untuk menulis sala# satu #uruf dari / sampai 8& sebua# tab dengan label MC& dan tab ak#ir dengan kombinasi 920. %engan cara ini& ratusan folder dengan nama yang dia.ali #uruf besar / akan dapat dibedakan antara kelompok satu dengan kelompok yang lain. "elain itu #al ini akan berguna untuk membantu penyimpanan kembali surat/.arkat pada tempat penyimpanan yang tepat dalam suatu bagian. "etela# mempela ari sistem ini& /nda akan mengeta#ui ba#.a ada beberapa bagian dari alpabet yang mempunyai lebi# banyak sub bagian daripada bagian alpabet yang lain seperti alpabet -& :& "& dan 8. "ub bagian dalam kelompok surat ini diperlukan karena ada banyak nama*nama yang dimulai dengan #uruf*#uruf ini. "ebaliknya& nama*nama yang dimulai

dengan #uruf a.al !& ;& ,& 9& 2& 0 lebi# sedikit frekuensinya& se#ingga kelompok surat ini tidak terlalu memerlukan sub*sub bagian. Guide dilengkapi dengan #uruf yang tercetak pada tab*tab. (ab akan mempermuda# kita ketika kita akan menyelipkan berkas untuk menun ukkan bagian yang tepat sesuai dengan alpabet. "elain itu guide uga berfungsi untuk men aga agar berkas tetap berdiri& rapi& dan muda# ditata serta ditemukan kembali. 'arena itu guide perlu mempunyai bentuk yang tebal dan kaku se#ingga penataan dan penemuan kembali berkas akan men adi efisien. 3. -uide Pem3antu (Auxilary Guide! Guide pembantu diperlukan agar penemuan arsip dapat dilakukan dengan lebi# cepat. Guide pembantu atau disebut uga guide sekunder karena letaknya mengikuti atau ada di belakang guide primer. Guide pembantu ini dibuat karena 5olume berkas indi5idu dalam file penyimpanan besar. Guide ini berfungsi: 3+ menun ukkan lokasi kelompok folder indi5idu atau instansi yang terdiri atas umla# surat yang banyak< 4+ memperli#atkan bagian masala# tertentu& seperti perlengkapan bidang yang dapat disusun dan ditemukan berdasarkan ab ad< 6+ menun ukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama. Guide ini menun ukkan #al yang umum yang kemudian diikuti dengan kelompok surat yang dia.ali dengan #uruf/kata yang sama& yang merupakan sub bagian dari berkas itu. %i bagian -eneral A misalnya& di belakangnya diikuti -eneral Applian4e5 -eneral A6uamarine5 -eneral As3eston dan seterusnya. 4. -uide Keluar dan *em3ar Keluar (out guide & out sheet! 1. -uide Keluar (out guide! adala# guide yang dipergunakan sebagai petun uk kelompok berkas yang sedang dipin am atau sedang tidak berada di tempat penyimpanannya. /gar muda# terli#at dan terbaca guide ini diberi .arna k#usus yang mencolok. Guide keluar akan tetap terus berada di tempat penyimpanan sampai kelompok berkas yang dipin am dikembalikan ke tempat penyimpanan tersebut.

'. *em3ar keluar (out sheet! berfungsi sama dengan guide keluar yaitu menggantikan berkas yang sedang dipin am atau yang sedang keluar dari tempat penyimpanan. Namun perbedaannya adala# ba#.a guide keluar berfungsi untuk menggantikan sekelompok berkas yang sedang dipin am& sedangkan lembar keluar berfungsi untuk menggantikan selembar arsip yang sedang dipin am. '. 1older %i belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpan kelompok berkas secara bersama. Folder #arus tepat ukuran& tinggi& dan lebarnya& agar penyimpanan dapat dilakukan secara efisien. %engan menggunakan folder ini kita dapat memperkecil 5olume berkas& biaya penyimpanan& dan tempat penyimpanan. /da tiga enis folder yang digunakan dalam pengelolaan dokumen dengan sistem ab ad. 'etiga enis folder tersebut adala#: a. 1older 4ampuran (misscellaneus folder! Folder ini digunakan untuk menyimpan arsip yang 5olumenya masi# sedikit. -ila 5olume arsip yang ada dalam folder campuran meningkat& maka arsip tersebut dibuatkan folder baru yang berdiri sendiri.

Pemeli8araan 1older Folder perlu dira.at dan diper#atikan setiap saat agar dokumen yang disimpan selalu ter aga baik dari segi fisik maupun informasinya. /da dua aspek dalam pera.atan folder ini& yaitu: Folder yang kelebi#an muatan Folder yang kelebi#an muatan sebaiknya segera dibagi men adi dua dengan menyiapkan folder baru. Muatan isi folder tidak bole# dipaksakan. Laci yang penu# sesak ,sa#akan mengisi laci dengan 5olume muatan folder yang tepat )isi tidak terlalu sesak tapi uga tidak terlalu longgar+. 9. Kata )angkap dan *a3el $stila# kata tangkap dan la3el digunakan saling bergantian. 'ata& #uruf& dan nomor atau kombinasi ketiganya membangun kata tangkap atau label dalam tab guide dan folder. a. *a3el -uide Guide mempunyai endela tab tempat informasi diselipkan. $nformasi yang dimasukkan adala# kata tangkap yang diketik dan diselipkan di dalam endela tab. Guide primer dan guide pembantu mempunyai pengaturan kata tangkap yang sama& bila guide primer terdiri atas #uruf dan nomor maka guide pembantu uga terdiri atas #uruf dan nomor. (ab perlu diberi .arna yang berbeda se#ingga membantu dan mempermuda# kita dalam menyimpan dan menemukan posisi suatu arsip. 3. *a3el 1older Label folder sebaiknya berupa kertas tempel. -ila label tersebut langsung diketik di atas folder& maka #al tersebut akan sangat menyulitkan petugas& karena folder akan sulit digulung ke atas pada saat mengetik. 'edudukan folder diatur sebagai berikut. 3+ Folder indi5idu di sebela# kanan< 4+ Folder k#usus di tenga# di depan folder indi5idu< 6+ Folder campuran di bagian belakang.
,ntuk memuda#kan penyimpanan dan penemuan kembali suatu arsip& label uga bisa diberi .arna yang spesifik. 8arna yang digunakan adala# .arna pastel yang tidak menyilaukan yang ditempatkan secara berselang*seling antara

3. 1older indi7idu (individual folder! Folder indi5idual ditempatkan di antara guide primer dan surat yang namanya ada pada tab dalam susunan alpabetic. 'arena umla#nya sedikit& berkas indi5idu tidak diperlukan. Folder ini biasanya memiliki 5olume yang banyak dan frek.ensi penggunaan yang relatif sering. "urat/dokumen yang
umla#nya lebi# dari lima lembar akan dimasukkan ke dalam folder indi5idu& sedangkan yang umla#nya kurang dari lima akan disimpan ke dalam folder campuran.

4. 1older k8usus (special folder! Folder k#usus merupakan guide untuk membantu menun ukkan suatu sub bagian yang terdiri atas surat*surat k#usus dari bagian alpabet. %alam folder ini surat*surat k#usus tentang enis peker aan disusun pertama kali berdasarkan urutan nama. Jika surat lebi# dari satu berkas disusun berdasarkan urutan tanggal.

.arna yang satu dengan .arna yang lain. :al lain yang perlu diper#atikan adala# ba#.a pemberian label sebaiknya dicetak pada kertas agar:

a. b. c. d.

label tidak muda# rusak& memungkinkan peng#apusan dengan muda# tidak keli#atan bekasnya& muda# dilubangi tapi cukup kuat untuk diketik& mempunyai .arna cera# se#ingga #asil ketikan muda# dibaca. Label sebaiknya tidak ditulis tangan& tetapi diketik se#ingga #asilnya seragan dan muda# dibaca. (ulisan tangan biasanya sulit dibaca dan tidak seragam. :al*#al yang perlu diper#atikan dala# pembuatan label adala# sebagai berikut. 3. Pengetikan dimulai dengan arak yang sama dari tepi kiri label& 4 atau 6 spasi dan dari tepi atas 3 kait )satu arak baris kosong+< 4. -ila label dibuat dobel maka udul diketik = bagian ba.a#& setenga# bagian atas setela# itu dilipat ke ba.a# dan diletakkan pada bagian belakang folder< 6. 'ata tangkap sebaiknya ditampakkan dengan nama terbalik )disebut indexing order+ atau dengan nama sebagaimana yang tertulis )disebut straight order+. -andingkan dua daftar identifikasi nama di ba.a# in. (un ukkan mana yang lebi# muda# untuk dicek penyusunan alpabetisnya. Inde&ing .rder "u ono :" /ndalan& "abukinten P. -ro.n& "ue L )Miss+ Straig8t .rder :.". "u ono "abukinten P. /ndalan Miss "ue L.-ro.n

di adikan masala#& yang lebi# penting pada masala# ini adala# konsistensi penggunaanya< ?. Nama bole# diketik dengan #uruf kapital semua atau menggunakan #uruf kapital #anya pada #uruf pertama dari setiap kata penting< 7. ,ntuk meng#emat ruang sebaiknya digunakan block style<
@. Label sebaiknya ditempel pada tab& karena cara ini lebi# muda# dilakukan<

3. 'etika folder baru disiapkan& sebaiknya /nda ber#ati*#ati ketika menempatkan label dan format pengetikan yang tepat. Folder baru mungkin diperlukan apabila: a. kelompok nama baru ditamba#kan pada file< b. folder lama tela# penu#& dan untuk mencega# kelebi#an muatan<
c. arsip untuk satu nama/perusa#aan suda# mungkin dibuatkan folder indi5idu<

d. folder tela# lusu# dan #arus diganti< e. peminda#an arsip inaktif ke unit kearsipan. 4. *a3el )empat Pen:impanan Label pada filing kabinet& rak arsip& atau tempat penyimpanan lain sebaiknya elas dan singkat. Cara penulisan indikasi rentang alpabetis dari isi antara lain: 3. Notasi terbuka )open notation+& menun ukkan #anya #uruf pertama dari isi bagian tersebut )rak tersebut+ yang ditulis< 4. Notasi tertutup )close notation+& menun ukkan kedua bagian& a.al dan ak#ir& dari alpabetic isi rak yang ditulis<
6. Multiple closed notation& menun ukkan tidak #anya rentang alpabetis dan isi file yang ditulis& tetapi uga frekuensi kombinasi dalam rentang tersebut Conto#: rentang /a*-e& dengan /3 dan -a. Frekuensi kombinasi dalam rentang /a*-e. AP*IKASI SIS)EM PEN/IMPANAN SIS)EM A2#AD (A*PA2E)IS! -anyak perusa#aan tela# merancang sistem alpabetis. (entu sa a #al ini dilakukan dengan peralatan dan karakter tertentu yang di#arapkan dapat membantu kecepatan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip& serta penga.asan yang ketat dalam mengantisipasi kesala#an penyimpanan. Empat sistem alpa3etis 1) Variadex System

Nainggolan& >ita )%ra+ %ra. >ita Nainggolan 3. 'ata tangkap dapat terdiri atas nama sa a& nama pada baris pertama& nama kota dan negara pada baris kedua& atau pada baris pertama nama kota dan negara& pada baris kedua berisi nama alan atau alamat< 4. Pada saat mengindeks sering ter adi berbedaan pendapat tentang tanda baca. /da pengetik atau petugas yang senang meng#ilangkan tanda baca& sementara itu ada petugas atau pengetik yang senang menggunakan tanda baca sebagaimana biasanya. :al ini tidak perlu

Variadex system dirancang ole# 'ardeA system $nc. Marietta& !#io. %alam sistem ini penataan alpabetis menggunakan .arna tertentu untuk memuda# penyimpanan dan penemuan kembali arsip. "etiap #uruf alpabet diberi .arna oranye& kuning& #i au& biru& dan ungu. Guide /lpabetis ditempatkan pada posisi pertama& posisi kedua untuk folder campuran& posisi ketiga dan ke empat untuk folder indi5idual< terdaat guide k#usus untuk nama yang memerlukan tempat yang besar atau untuk nama*nama yang frekuensi penggunaannya tinggi. (anda arsip keluar ) out indicator+ mendapat tab pada posisi kelima. "emua tab folder ber.arna tertentu ada di belakang guide yang ber.arna sama. 8arna tab ditentukan ole# #uruf kedua dari unit yang di adikan patokan. -ila #uruf kedua adala# a& b& c& atau d maka .arnanya adala# oranye& bila #uruf kedua adala# e& f& g& atau # .arnanya kuning. -ila #uruf keduanya i& & k& l& m& atau n .arna yang digunakan #i au& bila #uruf keduanya r& s& t& u& 5& .& A& dan 1 .arnanya adala# ungu. "ebagai conto#& folder untuk nama Natusc# akan diberi tab ber.arna oranye dan folder untuk nama Neuman diberi tab ber.arna kuning& folder untuk nama Nic#olas diberi tab ber.arna #i au& folder untuk No.el diberi tab ber.arna biru& dan folder untuk nama Nugent atau Nystrom diberi tab ber.arna ungu. 2.Alpha Code System Alpha code system diproduksi (/- Product Company& Palo alto& California. "istem ini digunakan untuk penataan di rak sebagai ganti penataan di dalam laci. Folder yang menampung label berkode .arna pada sisi terbuka dibagi dari bagian atas& dan #anya guide yang diperlukan yang diberi #uruf alpabet. (ab folder yang pan ang berisi 6 label< 4 label ber.arna di.akili 4 #uruf pertama dari nama folder yang disimpan& dan label ketiga ber.arna puti# berisi nama lengkap. / ber.arna mera# dan C ber.arna oranye. "etiap #uruf alpabetis dicetak dengan .arna berbeda atau dengan satu atau dua garis ber.arna se#ingga tiap 4 #uruf pertama setiap folder akan muda# terli#at. "ebab dari 4 .arna yang terli#at terdiri atas 3B .arna spectrum .arna yang diformulasikan secara k#usus se#ingga seandainya .arna itu menyilaukan& men adi tidak menyilaukan lagi. Keuntungan sistem ini adala8 3a8;a: &1( penyimpanan dengan menggunakan rak terbuka akan lebi# cepat dilakukan daripada menggunakan laci*laci yang #arus dibuka dan ditutup< &!( "etiap folder yang sala# simpan akan cepat terli#at sebab .arnanya tidak sama dengan .arna yang lain< &"( Label dalam folder dan guide dapat dili#at dari sisi lain< &#( "eperangkat guide alpabetis a*1 diperlukan& sedangkan sub bagian tidak diperlukan lagi.

Namun kerugian sistem ini adala# sistem .arna yang tidak sesuai dengan ketentuan& meskipun sistem alpabetis dikelola secara menyeluru# dengan .arna berbeda. . Super !deal System Super ideal system dibuat ole# "#a. 8aker of Muskegon& Mic#igan. "istem ini mempunyain guide alpabetis yang dinomori secara berurutan dengan tab one fifth cut yang ditegakkan pada bagian pertama dan kedua. Folder campuran dengan tab one fifth cut diberi nomor untuk meng#ubungkannya dengan guide yang diikuti pada posisi $. Folder nama indi5idual dengan one third cut ditegakkan dalam posisi dua dan tiga. Guide nama dengan guide one third cut ada pada bagian kanan. Guide keluar dengan tab one third cut pada posisi ketiga. Notasi pada beberapa guide dan tab folder campuran digunakan )conto# -C& -L& ->+. Notasi tertutup ganda digunakan pada #uruf*#uruf alpabetis yang berisi kombinasi #uruf yang banyak dipergunakan )Conto#< -& C& :& M+. !le# karena itu karena itu keuntungan sistem ini adala# tidak mengandalkan pada .arna& dan folder file standar dan label dapat digunakan. Folder campuran mempunyai tab pada ukuran yang sama dan posisi seperti guide primer se#ingga memuda#kan petugas penyimpan untuk meli#at alpabetis secara keseluru#an. Penggunaan #uruf dan nomor pada tab guide memungkinkan dilakukannya dua kali pengecekan secara sepat dan benar. 'erugiannya adala# ba#.a penamba#an folder indi5idu untuk disimpan& akan mengacaukan tatanan& se ak beberapa kombinasi posisi tab ketiga dan keempat disimpan bersamaan. (ampilan berkas yang disimpan di laci keli#atan kacau. :al ini tidak akan men adi masala# bila folder disimpan dalam penataan yang lurus. "ala# simpan lebi# sering ter adi pada saat #anya mengandalkan penataan secara alpabetis sa a tanpa .arna yang dapat digunakan untuk mengecek. %.Alp8a < = S:stem /lp#a*0 system yang diproduksi ole# "mead Manufacturing Company :atings& Minnesota merupakan metode pemberian kode .arna pada laci. -erkas rak terbuka dengan elemen building block yang secara seder#ana ditamba#kan bersama berkas yang berkembang. Folder mempunyai tab ak#ir dengan tanda tiga label. Label tersedia dalam 36 .arna dengan #uruf .arna puti# di atas latar belakang ber.arna& untuk setenga# bagian pertama dari alpabetis dan #uruf ber.arna pada latar belakang puti# untuk menandai #uruf alpabet. Label pertama menampung nama yang diketik ber.arna dan #uruf alpabet pada unit pertama nama. Label kedua dan ketiga diberi kode .arna untuk meng#ubungkan dengan #uruf $$ dan $$ pada unit pertama dari nama yang disimpan. "emua label muda# dibaca dan setiap sisi folder bagian alpabetis muda# dili#at dalam label yang disisipkan dan ditempel pada bagian atas guide biru yang tebal. "ub bagian

dari alpabetis ditentukan ole# perusa#aan yang membutu#kan Guide keluar yang kalau dalam D .arna sesuai dengan .arna tempat berkas yang dipinda#kan. 'euntungan terbesar dari sistem ini adala# folder dapat ditamba#kan dengan sangat muda# sebanyak yang dibutu#kan. Peralatan dari bagian*bagian sistem ini muda# didapat di toko*toko terdekat& sebab label yang ditempatkan terbuat dari tab yang biasa namun dilindungi dengan laminating& digosok& dan dilumasi. Proteksi ini membuat folder men adi kuat meski sering dipegang petugas ketika meminda#kan dan menyisipkan. 'erugiannya& pada saat digunakan .arna yang berurutan dapat sa a diambil bersamaan& dan .arna yang membingungkan akan menyebabkan kesala#an menyimpan. $ni mungkin terasa berat bagi orang yang tidak bisa membedakan dari 36 .arna. / mera#& - biru tua& C #i au tua& % biru muda& C purple& F oranye& G abu*abu& : coklat tua& $ pink& J kuning& ' coklat muda& L la5ender& dan M #i au muda. ,rutan ini diulang lagi dari N * 0. KE0N)0N-AN DAN KER0-IAN PEN/IMPANAN SIS)EM A2#AD (A*PA2E)IS!

k. l. pencariannya '. a. b. c. d. e. f.

Menyimpan dapat dilakukan dengan muda# dan cepat "eder#ana dan muda# dimengerti baik peker aan maupun Kerugian /da kemungkinan sala# penempatan berkas ika tidak mengikuti aturan secara konsisten< 'esala#an penyimpanan merupakan #al yang tidak ane# bila tidak ada aturan yang dianut atau semua orang membuat aturan sendiri*sendiri< Nama yang sama mungkin membingungkan& k#ususnya ika e aannya sama< Muda# menguba# beberapa alpabet dalam surat& se#ingga serangkaian pemberkasan men adi tidak sesuai aturan< Penamba#an berkas akan menyebabkan masala#& k#ususnya ika penamba#an tersebut memakan tempat dalam satu bagian berkas se#ingga tempat untuk menyelipkan guide dan foldernya tidak ada lagi< Meminda#kan atau meng#apuskan berkas yang suda# lama sulit atau arang dilakukan se#ingga arsip tidak berguna tetap tersimpan adi satu< (un uk silang yang berlebi#an akan membuat penyimpanan cepat penu#/sesak< -erkas/arsip berdasarkan nama sangat muda# dili#at dan diketa#ui ole# orang yang bermaksud tidak baik& se#ingga dari segi keamanan kurang baik< Pemberian label pada 5older memakan banyak tenaga. %alam sistem*sistem yang sangat luas memerlukan .aktu yang lama untuk menemukan surat/.arkat yang diperlukan "ulit memperkirakan persyaratan*persyaratan ruang untuk #uruf*#uruf ab ad yang berlainan

1. a. b. c. d. e. f. g. #. i. .

Keuntungan %apat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya& karena semua berkas ditata berdasarkan nama. !rang lebi# muda# menemukan berkas berdasarkan nama< Petun uk penataan berkas seder#ana dan muda# dipa#ami< (un uk silang sangat muda# diterapkan ika mengikuti prosedur atau petun uk yang ada 'esala#an berkas muda# dicek di tempat berkas dengan ab ad yang sama/ serangkai< Peralatan/perlengkapan yang diperlukan sangat seder#ana dan dapat dipergunakan untuk bermacam*macam dokumen dan cocok untuk tiap*tiap dokumen -iaya pelaksanaannya lebi# mura#< %engan penggunaan .arna dalam pengkodean& kesala#an penempatan berkas akan muda# diketa#ui< :anya memerlukan satu kali penyortiran yaitu sesuai dengan kesamaan ab ad< "urat yang berkaitan dengan memberkas men adi satu dan arang terpisa#& ika penyimpanannya didasarkan nama. "angat muda# menggolongkan surat menurut nama organisasi/instansi/ lembaga/ perusa#aan

g. #. i. . k.

PEN)IN-N/A PEMI*I+AN DAN DESAIN SIS)EM PEN/IMPANAN SE>ARA 2ER+A)I?+A)I


:al yang perlu diketa#ui manager arsip dalam memili# dan mendesain sistem alpabetis adala# sebagai berikut. 3. Eolume arsip yang akan disimpan< 4. "etela# alpabetis dikelompok*kelompokkan& perlu ditentukan kapasitas kelompok /& kelompok -& kelompok C& dan beberapa #uruf alpabet yang di adikan satu kelompok<

6. Perkiraan perkembangan file< estimasi berapa banyak setiap kelompok alpabetis tersebut< ?. -erapa lama arsip disimpan< 7. Cfisiensi petugas penyimpanan< @. Pemberian training kepada para petugas.

.A

8raian Materi ,

MEN2INDEKS NAMA ORAN2


Dalam sistem abjad, biasanya yang di indeks dan diberi k%de adalah nama %rang, perusahaan, instansi pemerintah serta %rganisasi$perhimpunan.

DA7TAR P8STAKA Sheddy *. +jandra, dkk. !,,-. Kesekretarisan Jilid 2 untuk SM., /akarta : Direkt%rat )embinaan Sek%lah Menengah .ejuruan, Direkt%rat /enderal Manajemen )endidikan Dasar dan Menengah, Departemen )endidikan *asi%nal, !,,-. )uspitasari, De0i, Dra., M.)d. !,,7. Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan Untuk SMK, Dep%k: rya Duta. Sriyani, 1ka, S.)d.. !,,2. Mengelola Sistem Kearsipan untuk SMK, Surakarta: 3ayati 4umbuh Subur,

a. Perat*ran mengin(e"s nama orang In(onesia 1. *ama 4unggal, yaitu nama yang terdiri dari satu kata diindeks sebagai mana nama itu ditulis 5%nt%h : NAMA 8NIT I 8NIT II 8NIT III KODE
6inarti 7udiagung 6inarti 7udiagung 6 &6i( 7 &7u(

,.

*ama 8anda, adalah nama yang terdiri dari lebih satu kata diindeks berdasarkan nama akhir. 5%nt%h : NAMA 8NIT I 8NIT II 8NIT III KODE

9.

KE2IATAN PEM&E#A3ARAN : 18
Materi T*4*an Pem)ela4aran : Mengin(e"s Mem)*at Da9tar Klasi9i"asi : Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran 1-, siswa

diharapkan dapat: 1. mengindeks surat$berkas yang ada


!. membuat kartu indeks dari surat$berkas yang ada ". memberi k%de pada surat$berkas yang ada. #. membuat da'tar klasi'ikasi sistem bjad %.

Sri Sudarti Sudarti Sri S &Su( 9ambang 7udi gung gung 7udi 9ambang 7 &7u( Nama keluarga& suku dan marga. Nama orang yang diikuti nama keluarga )Ja.a+& atau nama suku/ marga/ kaum )Minang& -atak& dll+ diindeks berdasarkan nama keluarga& suku& marga& dll. NAMA 0NI) I 0NI) II 0NI) III K.DE 8ina :asan :asan 8ina * 8 )8i+ /ndri (an ung (an ung /ndri * / )/n+ 2udi :aris Nainggolan Nainggolan :aris 2udi 2 )2u+ Nama yang memakai singkatan di depan atau di belakang. NAMA 0NI) I 0NI) II 0NI) III 0NI) I@ 2.E. "aputra "aputra 2 E

K.DE " )"a+

(.%. Cal5in /gung Eanya 8. 2 A.

/gung Eanya

Cal5in 8

( 2

/ )/g+ E )Ea+

"undari "ukoco

"ukoco

"undari

***

" )"u+

Nama yang memakai gelar kebangsa.anan& keagamaan& kesar anaan dan kepangkatan. NAMA 0NI) I 0NI) II 0NI) III K.DE /gung %t. >a oame# /gung %atuk >a oame# / )/g+ "ultan "ya#ril "ya#ril "ultan **** " )"y+ >aden / eng 'artini 'artini >aden / eng ' )'a+ '.:. /li 2afi 2afi /li )'.:.+ 2 )2a+ Prof. %r. 2urnalis 'amil 'amil 2urnalis )Prof. %r.+ ' )'a+ Jendral /bdul (an ung (an ung /bdul )Jendral+ ( )(a+ Nama orang $ndonesia dengan urutan kela#iran )orang -ali+ diutamakan nama diri& diikuti urutan kela#iran dan gelar kalau ada. Conto# :

C. Nama yang memakai kata bin& binti& dan al. %iindeks men adi satu nama dalam satu unit. NAMA 0NI) I 0NI) II 0NI) III K.DE :asan bin $bra#im bin $bra#im :asan **** $ )$b+ Eanya binti 2udiferi $l#am /l >iyadi binti 2udiferi /l >iyadi Eanya $l#am **** **** 2 )2u+ > )>i+

B.

NAMA
$ 'etut /rt#a

8NIT I
/rt#a

8NIT II
$ 'etut

8NIT III
*****

KODE
/ )/r+

1(.Nama orang yang masi# memakai e aan lama& diindeks berdasarkan nama dalam e aan tersebut dan diberi Lembar penun uk silang untuk meli#at nama dalam e aan baru. NAMA 0NI) I 0NI) II 0NI) III K.DE "oe#arto "oe#arto **** **** " )"o+ Cal5in "oetop 2oedi 2oedi Cal5in "oetopo 2 )2o+

$ Gusti Made Eanya Eanya Made $ Gusti E )Ea+ . Nama yang dida#ului nama -aptis& maka yang diindeks adala# nama aslinya. Conto# : NAMA 0NI) I 0NI) II 0NI) III 0NI) I@ K.DE $g. (#eresia (#eresia $gnatius *** ( )(#+ 9aperiu F.9. /gus Falentino Falentio /gus Fansiscus F )Fa+ s 8. Nama .anita yang diikuti nama suami& keluarga suami&atau nama orang tuanya termasuk nama yang memakai tanda #ubung diutamakan nama suami& keluarga suami atau nama keluarganya. Conto# : NAMA 0NI) I 0NI) II 0NI) III K.DE Ny. Fenny $bra#im $bra#im Fenny )Ny+ $ )$b+

3. Peraturan mengindeks nama orang asing 1. Nama orang -arat& Jepang& $ndia& 'orea dan se enisnya& diindeks 3erdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setela# nama asli. NAMA 0NI) I 0NI) II 0NI) III K.DE George >. (erry (erry George > ( )(e+ 2as#u#iro (akada Ma#atma Gand#i >is#i 'apoor (akada Gand#i 'apoor 2as#u#iro Ma#atma >is#i **** **** **** ( )(a+ G )G#+ ' )'a+

'. Nama orang Cropa yang memakai tanda peng#ubung& diindeks sebagai satu kata. NAMA 0NI) I 0NI) II 0NI) III K.DE

"yl5ia Loper*(iana C#arles -ick* Grand

Loper*(iana -ick*Grand

"yl5ia C#arles

**** ****

L )Lo+ - )-i+

n '. Nama Bank atau Perusahaan yang disingkat :arus diperpan ang kemudian diindeks sesuai nama. NAMA 0NI) I 0NI) II 0NI) III ->$ -ank >akyat $ndonesia $-M $nternational -usiness Mac#ine G$/ Garuda $ndonesia /ir.ays

9. Nama ketiga )surname+ orang barat yang diikuti dengan Prefiks )a.alan+ "eperti : /& %& %el& %ela& %es& L& Le& Mc& "t& Fit1s& dll. NAMA 0NI) I 0NI) II 0NI) III K.DE >obert Mc. Mc. %onnel >obert **** % )%o+ %onnell Gio5ani /. Prato /. Prato Gio5ani **** P )Pr+ >obert de Niro de Niro Leonardo **** N )Ni+

K.DE - )-a+ $ )$n+ G )Ga+

%. Nama orang Cina dan 'orea. %iindeks tetap nama keluarga& karena nama keluarga berada di depan nama. NAMA 0NI) I 0NI) II 0NI) III K.DE Liu (eu :ua Liu (eu :ua L )Li+ C#ou 2en Fat C#ou 2en Fat C )C#+ ( )(#+ (#e Liang Gie (#e Liang Gie 4. Peraturan Mengindeks dan Mem3eri Kode Nama Perusa8aan

9. Nama perusa#aan yang terdiri dari angka dan nama perusa#aan yang menggunakan #uruf& dan yang memakai tanda peng#ubung NAMA 0NI) I 0NI) II 0NI) III 0NI) I@ (oko -uku 77 Limalima (oko -uku **** P(. 20 2 0 Perseroan (erbatas /ndi F Motor /ndi )F+ Motor "er5ice **** "er5ice

K.DE L )Li+ 2 )21+ / )/n+

1. Nama perusa8aan pada umumn:a Nama perusa#aan& toko& kantor& yang diutamakan adala# nama yang dipenting* kan baru diikuti enis badan #ukum atau kegiatannya. 0NI) 0NI) I@ NAMA 0NI) II 0NI) III K.DE I (erbata P(. Pos $ndonesia P!" $ndonesia Perseroan P )Po+ s Mekarsari Perseroan P(. Mekarsari (erbatas **** M )Me+ Pabrik "epatu -ata -ata Pabrik "epatu **** - )-a+ (oko -uku Gunung Gunung /gung (oko -uku G )Gu+ /gung Perusa#aan >oti /roma /roma Perusa#aa >oti **** / )/r+

%. Nama badan usaha yang bergerak dibdang pendidikan NAMA 0NI) I 0NI) II 0NI) III 0NI) I@ K.DE "M'N. 4 Menenga 'e uruan Negeri )4+ "elong )"ek+ M )Me+ "elong # Pendidika $'$P 'eguruan $lmu $nstitut ' )'e+ n ,NC" ,ni5ersita Negeri "emarang *** N )Ne+ "emarang s :. Nama perusa#aan yang memakai tanda peng#ubung seperti dari& dan& pada& of& and& dan sebagainya& tidak diinda#kan dalam mengindeks dan ditempatkan di antara dua tanda kurung NAMA -eauty Fas#ion F Make up (a and (i "er5ice 0NI) I -eauty (a )and+ 0NI) II Fas#ion (i 0NI) III Make ,p "er5ice K.DE - )-e+ ( )(a+

d. Peraturan Mengindeks dan Mem3eri Kode Instansi Pemerinta8

1. Nama Instansi,*em3aga Pemerinta8 2ang diindeks adala# nama pokok dari instansinya& sifat organisasinya ditempatkan dalam kurung& tapi bila sifat organisasi diiringi nama tunggal& maka sifat organisasi ikut diindeks mengutamakan nama pokok organisasi. NAMA 0NI) I 0NI) II 0NI) III K.DE %ep. %alam Negeri %alam Negeri )%epartemen+ % )%a+ L/N /dministrasi Negara )Lembaga+ / )/d+ %ep. P F ' Pendidikan F 'ebudayaan )%epartemen+ P )Pe+ L$P$ $lmu Pengeta#uan $ndonesia )L+ $ )$l+ '. Nama Instansi,Negara Asomg %iindeks unit politik negara yang bersangkutan. NAMA 0NI) I 0NI) II 0NI) III 0NI) I@ >epublik >akyat *** >akyat C#ina >epublik C#ina /merik *** C$/ Central $ntelegence )of+ a %ep. of ,."./ ,nited "tates /merica %ep. Pakista ***** >epublik Pakistan >epublik **** n

MEN68S8N DA7TAR K#ASI7IKASI


"etela# nama*nama diidenks berdasarkan peraturan yang tela# ditetapkan& maka kegiatan selan utnya adala# mengklasifikasikan .arkat*.arkat berdasarkan ab ad mulai dari / sampai 0. /pabila ada ab ad yang sama& maka penyusunannya dilakukan berdasarkan #uruf kedua& ketiga dan seterusnya. Penyusunan kode dan udul .arkat tersebut ditulis men adi daftar klasifikasi. %aftar 'lasifikasi adala# suatu daftar yang bersi pengelompokan arsip secara sistematis& berdasarkan urutan ab ad dari perorangan atau organisasi.

:onto/ :
DA7TAR K#ASI7IKASI K.DE >AP)I.N / /r /ryaduta& CE /s /sa# /si# /su#& Panti /su#an -u -udi >a#ayu& P! G Ga Ga a# Mada& ,ni5ersitas : :a :arapan 'ita& >uma# "akit :e :erlambang )Prof. %>.+

K.DE > )>a+ / )/m+ , ),n+ P )Pa+

9. Peraturan Mengindeks D Mem3eri Kode Nama .rganisasi D Per8impunan %iindeks kata pengenal terpenting dari nama itu dan sifat organisasi ditempatkan pada unit terak#ir. NAM 0NI) I@ 0NI) I 0NI) II 0NI) III K.DE A PG>$ Guru >epublik $ndonesia Persatuan G )Gu+ $"8$ "ar ana 8anita $ndonesia $katan " )"a+ Ma#asis. :M$ $slam :impunan **** M )Ma+ a PPP Persatuan Pembangunan Partai **** P )Pe+

KE2IATAN PEM&E#A3ARAN : 18
Materi T*4*an Pem)ela4aran : Prose(*r Pen.impanan Arsip Sistem A)4a( : Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran 1-, siswa

diharapkan dapat:
1. Menyimpan arsip sistem abjad !. Menemukan kembali arsip dalam pengel%laan arsip sistem abjad

PROSED8R PEN6IMPANAN ARSIP 1. Persiapan .egiatan yang penting sebelum melakukan penyimpanan arsip adalah persiapan peralatan yang akan digunakan dalam penyimpanan arsip yang menggunakan 'iling sistem abjad. )eralatan yang perlu disiapkan antara lain sebagai berikut. a. 7iling :a)inet.

0. 7ol(er

(. #a)el A ? > D ? 1

e. Kart* In(e"s 9 *ama : 9udiman *%m%r Surat : 22$1$,1 4anggal Surat: 1- Okt%ber !,,! .%de Surat : .)&.epegawaian( 9. Ra" Pen.ortir ). 2*i(e. A & ; 4 9 9 ; )embatas

g. <aci Kart* In(e"s A & : D E 7

<

<aci 'iling cabinet dalam 'iling sistem abjad ;. #ang"a/?langka8 Pen:impanan Arsip
"istem penyimpanan alpabetis #arus dilakukan dengan pengeta#uan dan pema#aman& setiap kesala#an akan memakan banyak biaya. %alam sistem penyimpanan ini arsip bisa disimpan di pusat arsip )sentralisasi+ atau di unit ker a masing*masing )desentralisasi+ atau campuran. :al tersebut tidak men adi masala#& tetapi prosedur yang dilaksanakan adala# sama yaitu: (1! Pengumpulan "arkat5 8arkat yang suda# selesai diproses dikumpulkan di bagian kearsipan Penelitian , Pemeriksaan tanda pelepas (anda pelepas ini diberikan ole# pimpinan sebagai tanda ba#.a surat tersebut tela# selesai diproses. (anda pelepas ini berupa kata*kata seperti: arsip& simpan& file& dep )deponer+ atau paraf /rsip tidak akan disimpan sebelum isinya dicatat ole# petugas yang ber.enang. Petugas arsip #arus memastikan ba#.a arsip tersebut tela#: 3+. ditangani dengan #ati*#ati& 4+. dicatat sesuai dengan tanggal yang tepat. Penyimpanan arsip sebelum dicatat akan menyebabkan kesala#an yang tidak dapat diperbaiki dan merugikan kegiatan perusa#aan. /palagi bila arsip tersebut sampai tidak ditindak lan uti ole# pe abat yang ber.enang. Maka prosedur pertama yang #arus dilakukan adala# Gpastikan arsip yang akan disimpan tersebut tela# memenu#i aturan penyimpanan yang tela# disetu ui ole# penanggung a.abnyaH.

>

6 ? ,. :ara Men.*s*n Perleng"apan 1. <aci pertama pada 'iling cabinet diberi guide mulai dari sampai dengan abjad yang diperlukan= !. Di belakang guide terdapat '%lder yang jumlahnya tergantung abjad yang diperlukan, misalnya a, b, c, d. 9ila 'rek'ensi arsip masih sangat sedikit, satu laci bisa dipergunakan untuk beberapa guide, misalnya laci pertama berisi guide - 5, laci kedua berisi guide D > ? dan seterusnya. @ntuk lebih jelasnya lihat gambar berikut ini.
A ? > M P ? . ? R

('!

? 0

# ? *

@ ? =5

(9!

Mengindeks /rsip yang siap disimpan diindeks sesuai asal arsip. "ebelum arsip disimpan& terlebi# da#ulu dibaca untuk menentukan tempat penyimpanan* nya. Proses ini disebut pengindeks*an atau pengklasifikasian. Penentuan indeks berarti pemberian nama sebagai dasar penyimpanan. /gar pemberian indeks dilakukan dengan tepat& beberapa aturan di ba.a# ini perlu diper#atikan: &1( nama yang digunakan adala# paling sering digunakan dalam pencarian arsip< &!( dalam arsip korespondensi& nama kepala surat seringkali digunakan untuk permintaan arsip& meski tidak selalu< &"( bila kepala surat tidak memuat alamat penulis atau #ubungan bisnis si penulis maka kepala surat tidak digunakan sebagai kode penyimpanan &#( kadangkala surat tidak mempunyai kepala surat maka digunakan nama penandatangan< &:( bila nama perusa#aan sama penting dengan nama penandatangan maka nama perusa#aan dipakai sebagai kode penyimpanan< &A( untuk surat keluar nama yang penting adala# nama pada alamat dalam& &7( bilamana indi5idu dan nama perusa#aan tercantum dalam alamat dalam& maka nama perusa#aan yang di adikan kode penyimpanan& &-( pada surat tembusan maka nama penulis digunakan sebagai dasar penyimpanan< &2( ika pokok masala# digunakan dalam penyimpanan sistem alpabetis& maka nama orang/organisasi #arus tampak pada arsip tersebut. Petugas #arus menulis subyek tersebut pada sudut kanan atas< &1,( bila nama atau masala# yang di dalam arsip tersebut dianggap paling penting maka nama atau masala# tersebut digunakan dalam penyimpanan< &11( bila ada masala# yang membingungkan dalam menentukan nama yang terpenting& maka #arus diklarifikasikan kepada pembuat surat tersebut< &1!( kadang*kadang ada dua nama yang sama penting& maka sala# satu dipili# dan yang lain dipakai sebagai tun uk silang.

(%!

Pengkode?an :asil indeks arsip men adi kode yang berfungsi sebagai dasar penyimpanan arsip tersebut. Pengkodean dapat diartikan sebagai pemberian tanda pada arsip yang mengindikasikan penyimpanannya dalam file. /gar dapat memberi kode yang tepat maka seperangkat aturan dalam penyimpanan alpabetis #arus diikuti. -ila arsip siap disimpan& maka arsip akan diberi tanda atau kode tempat penyimpanan. -ila #al tersebut tela# dilakukan maka petugas tinggal membaca sekilas atau mengindeks isi surat guna konfirmasi pemberian kode tersebut. -ila ada kata yang penting& pembuatan tun uk silang dilakukan saat itu uga. Pemberian kode yang tepat akan meng#emat .aktu pada saat akan menyimpan kembali arsip. Pemberian kode #arus #ati*#ati dan konsisten& bila dilakukan secara tergesa*gesa #anya akan berakibat kesala#an. (A! Pen:ortiran "etela# ditetapkan kodenya& arsip disortir sesuai dengan kode penyimpanan. Penyortiran dapat diartikan sebagai tindakan menyusun berkas secara ab ad atau numerik. %i sebagian besar instansi& penyortiran merupakan langka# a.al sebelum pemberkasan. Penyortiran sangat penting dilakukan secepatnya setela# pemberian kode dan pembuatan tun uk silang& agar pemberkasan tidak tertunda. -ila kegiatan penyortiran ditunda #ingga kegiatan pemberian kode selesai maka itu berarti melakukan peker aan dua kali& dan itu memakan .aktu dan tenaga yang lebi# banyak. -erkas setela# dikode langsung disortir sesuai tempat kelompok yang sama. "ebagai conto# kelompok /*-*C di adikan satu& kelompok %*C*F dikumpulkan men adi satu dan seterusnya. -ila kegiatan penyortiran ditunda #ingga semua kegiatan pemberian kode selesai& arsip akan disimpan dalam tumpukan yang tidak teratur. Maka setela# arsip disortir secara garis besar )rough sorting+ men adi kelompok* kelompok alpabetis& lalu dipisa#kan berdasarkan kelompok alpabet#isnya masing*masing untuk penyimpanan sementara. 'egiatan ini selan utnya disebut fine sorting. "etela# dikelompokkan ke bagian masing*masing& berkas siap disimpan dan dipinda#kan ke tempat penyimpanan. (B! Pen:impanan dan Penataan "arkat

'egiatan penyimpanan adala# kegiatan yang sangat penting di dalam kegiatan kantor yaitu menempatkan berkas di dalam tempat penyimpanannya. 'esala#an penyimpanan berarti ke#ilangan arsip berarti ke#ilangan .aktu& uang& dan ketenangan se.aktu pencarian arsip. Penyimpanan dilakukan dengan memper#atikan #al*#al berikut. a. "ingkirkan benda yang merusak arsip seperti pin& klip dan lain*lain< b. sebelum arsip dimasukkan dalam folder& sebaiknya tarik folder ke atas da#ulu. 'etika menarik ke atas& petugas sebaiknya meng#indari menarik folder dengan memegang tab& sebab bila #al ini terulang terus menerus akan membuat tab rusak dan tidak ter adi arsip terselip di luar folder< c. (empatkan setiap arsip pada folder dengan bagian atas di sebela# tepi kiri& ketika arsip diambil dari tempat penyimpanan folder dibuka seperti membuka buku dari tepi tab ke ara# kanan& yang dibuka langsung pada posisi siap dibaca< d. "elalu tempatkan arsip*arsip paling kanan di posisi paling atas pada folder indi5idu se#ingga ketika folder dibuka& arsip paling tua ada di paling belakang. /rsip yang diambil )dipin am+ ketika dikembalikan #arus disusun secara kronologis semacam itu& tidak berdasar penting tidaknya isi arsip< e. (ata arsip yang disimpan dalam folder masala#/subyek ) application folder+ berdasarkan alpabetis& kemudian berdasar tanggal& seperti #alnya yang dilakukan pada penataan di folder campuran. -anyak kantor mempunyai tempat penyimpanan arsip& dengan empat atau lima laci yang sulit di angkau ole# petugas. !le# karena itu& arsip aktif dan arsip yang paling banyak digunakan biasanya disimpan pada laci bagian tenga#. /rsip inaktif dan arsip yang arang dipakai ditempatkan pada laci teratas dan paling ba.a#. Petugas pen:impanan arsip adala8 orang :ang: 3. mengeta#ui pentingnya pembuatan pada tanda pengenal pada sistem penataan alpabetis< 4. mema#ami dan bisa menerapkan aturan pengindeks*an secara alpabetis dengan baik< 6. membuat kode arsip secara telit<&

?. ma#ir menyiapkan/membuat tun uk silang< 7. selalu menyortir arsip sebelum disimpan& mengeta#ui dan memanfaatkan keuntungan penggunaan peralatan baku untuk penyimpanan secara baik& se#ingga membantu mencapai keber#asilan dalam efisiensi sistem penyimpanan alpabetis.

A. Prose(*r penemuan kem3ali arsip :ang disimpan


Penemuan kembali arsip filing sistem ab ad dapat dicari langsung ke tempat penyimpanan. Langka#*langka# penemuannya kembali sebagai berikut. 3. (eliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya< 4. $si bon pemin aman< 6. -ergerakla# menu u tempat penyimpanan< ?. Cari arsip ke laci filing cabinet sesuai kode arsip< 7. /mbil arsip yang diminta< @. (empatkan out guide atau out sheet di tempat arsip yang diambil< D. "era#kan arsip kepada yang memerlukan.

DA7TAR P8STAKA Sheddy *. +jandra, dkk. !,,-. Kesekretarisan Jilid 2 untuk SM., /akarta : Direkt%rat )embinaan Sek%lah Menengah .ejuruan, Direkt%rat /enderal Manajemen )endidikan Dasar dan Menengah, Departemen )endidikan *asi%nal, !,,-.

)uspitasari, De0i, Dra., M.)d. !,,7. Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan Untuk SMK, Dep%k: rya Duta. Sriyani, 1ka, S.)d.. !,,2. Mengelola Sistem Kearsipan untuk SMK, Surakarta: 3ayati 4umbuh Subur,

Total Nilai

111

KE2IATAN PEM&E#A3ARAN : ,1 8#AN2AN <ARIAN I=


.%mpetensi Dasar Materi : Mengimpelentasi Sistem .earispan : )enyimpanan dan )enemuan rsip )enyimpanan Sistem bjad
S"or Nilai Per soal ! 1, 1: : !, 1, Total Nilai #, 1, 1: : !, 1,

&ent*" Soal Pili/an 2an(a Essa. S%al *%. 1 S%al *%. ! S%al *%. " S%al *%. # S%al *%. :

3*mla/ Soal ,1 5 1 1 1 1 1

Keterangan