Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan RA / Madrasah di Lingkungan Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur Tahun 2013

I. Pendahuluan A. Latar Belakang Perkembangan Teknologi yang ada saat ini dapat dimanfaatkan sebaik mungkin agar pekerjaan yang dilakukan secara konvensional dan berulang ulang dapat diminimalisir serta validitas data yang akurat. Sinergi, komunikasi dan koordinasi pendataan dapat dilakukan dengan menggunakan media teknologi yang ada dan bisa mendorong pihak yang terkait untuk dapat melaksanakan administrasi berbasis TIK. Selama ini pendataan yang sudah berjalan di lingkungan Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur adalah pendataan online dengan aplikasi berbasis web yaitu EMIS (Education Management Inforamtion System) dan pendataan secara manual menggunakan aplikasi MS Office (Word dan Excel). Aplikasi EMIS masih banyak ditemukan banyak kendala diantaranya, tampilan antarmuka aplikasi yang belum memadai dan memudahkan pengguna serta data yang telah di masukkan pada aplikasi EMIS belum lengkap dan terpusat pada Kementerian Agama Pusat sehingga bersama ini kami luncurkan pendataan RA / madrasah di lingkungan Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur Tahun 2013 untuk melengkapi data yang ada juga sebagai pembanding data yang sudah ada (Update). B. Landasan Hukum 1. Undang Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. Undang Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. 3. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Pendidikan Nasional. 4. Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 2007 tentang Pendidikan Agama dan Pendidikan Keagamaan 5. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 24 Tahun 2007 tentang Standar Sarana dan Prasarana untuk Sekolah Dasar/Madrasah Ibtidaiyah (SD/MI), Sekolah Menengah Pertama/Madrasah Tsanawiyah (SMP/MTs), Dan Sekolah Menengah Atas/Madrasah Aliyah (SMA/MA) 6. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan. 7. Peraturan Menteri Agama Nomor 13 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama. C. Tujuan Tujuan pendataan RA / Madrasah berbasis formulir digital ini adalah: 1. Memperoleh data yang valid melalui pengisian mandiri yang dilakukan oleh masingmasing RA / Madrasah yang dapat digunakan sebagai bahan perencanaan (terutama terkait Sarana dan Prasarana) dan bahan data pendukung RA / Madrasah.
Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur

Halaman 1 - 10

2. Kantor Kementerian Agama Kab./Kota memiliki data RA / Madrasah yang lengkap dan terbaru. 3. Memperoleh data kebutuhan sarana prasarana pada masing-masing RA / madrasah. 4. Memperoleh pemetaan sarana prasarana RA / madrasah dengan berbagai variabel data. D. Lingkup Pendataan Pendataan RA / madrasah melalui formulir digital ini meliputi semua madrasah MI, MTs, dan MA baik negeri maupun swasta. E. Waktu Waktu pelaksanaan pendataan RA / madrasah melalui formulir digital dimulai 3 Juni 2013 24 Juni 2013 atau sesudah penerimaan siswa baru (Tahun Ajaran Baru 2013 / 2014) II. Persiapan Dokumen Sebelum melakukan pengisian Formulir Digital Pendataan RA / Madrasah di Lingkungan Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur Tahun 2013, masing-masing RA / madrasah diharapkan mempersiapkan terlebih dahulu dokumen-dokumen sebagai berikut: 1. Profil RA / Madrasah. 2. Sertifikat Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN) 3. Nomor Statistik Madrasah (NSM) 4. NPWP RA / Madrasah 5. Data Siswa tahun 2010/2011 , 2011/2012 dan 2012/2013 6. Data Pegawai, Guru dan tenaga lainnya 7. Data Sarana dan Prasarana RA / madrasah 8. Sejarah pendirian RA / madrasah 9. Surat Keputusan Penegerian Madrasah (Negeri) 10. Data Yayasan (Swasta)

III. Distribusi dan Pengembalian Formulir Digital A. Distribusi Formulir Digital 1. Distribusi Formulir Digital pada tingkat Kantor Kementerian Agama Kab./Kota Kegiatan : Kankemang Kab./Kota mengirimkan formulir digital kepada Pengawas, KKM, KKG/MGMP dan atau RA / Madrasah. Distribusi dapat melalui website Penma kab./kota, website mapendajatim.wordpress.com ataupun CD (Compact disc). 2. Distribusi Formulir Digital pada tingkat Pengawas PAI Kegiatan : Pengawas PAI mengirimkan formulir digital kepada KKM, KKG/MGMP, RA / Madrasah dan atau Guru. Distribusi melalui CD (Compact disc), copy paste melalui media penyimpanan (flash disc, hard disc external, dll) atau mendownload di website Penma kab./kota atau website mapendajatim.wordpress.com. 3. Distribusi Formulir Digital pada tingkat KKM Kegiatan : KKM mengirimkan formulir digital kepada RA / Madrasah. Distribusi melalui CD (Compact disc), copy paste melalui media penyimpanan
Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur

Halaman 2 - 10

(flash disc, hard disc external, dll), mendownload di website Penma kab./kota atau website mapendajatim.wordpress.com. 4. Distribusi Formulir Digital pada tingkat KKG/MGMP Kegiatan : KKG/MGMP mengirimkan formulir digital kepada RA / Madrasah. Distribusi melalui CD (Compact disc), copy paste melalui media penyimpanan (flash disc, hard disc external, dll), mendownload di website Penma kab./kota atau website mapendajatim.wordpress.com. Skema Distribusi Formulir Digital dapat digambarkan sebagai berikut
Kanwil Bidang Pendidikan Madrasah

Kankemenag

PPAI

KKM

KKG/MGMP

KKM

KKG/MGMP

Koordinator Madrasah / Madrasah / RA

Koordinator Madrasah / Madrasah / RA

B. Pengembalian Formulir Digital Pengumpulan formulir digital yang telah diisi secara lengkap dikirimkan kembali melalui tingkatan sebagai berikut: 1. Pengumpulan Formulir Digital pada tingkat KKG/MGMP Kegiatan : KKG/MGMP menerima formulir digital dari Koordinator Madrasah / Madrasah / RA yang berada dibawah kewenangannya dan menyimpan dalam 1(satu) folder (tidak ada folder dalam folder). Penerimaan formulir digital melalui CD (Compact disc) atau copy paste melalui media penyimpanan (flash disc, hard disc external, dll) atau pengiriman melalui email. 2. Pengumpulan Formulir Digital pada tingkat KKM Kegiatan : KKM menerima formulir digital dari Koordinator RA / Madrasah dan menyimpan dalam 1(satu) folder (tidak ada folder dalam folder). Penerimaan formulir digital melalui CD (Compact disc) atau copy paste melalui media penyimpanan (flash disc, hard disc external, dll) atau pengiriman melalui email. 3. Pengumpulan Formulir Digital pada tingkat Pengawas PAI Kegiatan : Pengawas PAI menerima formulir digital dari KKM, KKG/MGMP, Koordinator RA / Madrasah yang berada dibawah kewenangannya dan menyimpan dalam 1(satu) folder (tidak ada folder dalam folder). Penerimaan formulir digital melalui CD (Compact disc) atau copy
Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur

Halaman 3 - 10

paste melalui media penyimpanan (flash disc, hard disc external, dll) atau pengiriman melalui email. 4. Pengumpulan Formulir Digital pada tingkat Kankemenag Kab./Kota Kegiatan : Kankemenag Kab./Kota menerima formulir digital dari Pengawas PAI, KKM dan KKG/MGMP yang berada dibawah kewenangannya. Penerimaan formulir digital melalui CD (Compact disc) atau copy paste melalui media penyimpanan (flash disc, hard disc external, dll) atau pengiriman melalui email. Skema Pengumpulan Formulir Digital dapat digambarkan sebagai berikut
Kanwil Bidang Pendidikan Madrasah

Kankemenag

PPAI

KKM

KKG/MGMP

KKM

KKG/MGMP

Koordinator Madrasah / RA

Koordinator Madrasah / RA

IV.

Petunjuk Pengisian Formulir A. Sistem Minimum Agar aplikasi formulir digital ini dapat berjalan dengan baik maka harus dipersiapkan komputer dengan spesifikasi sebagai berikut: 1. Processor dengan kecepatan minimum 1 Ghz 2. RAM minimum 512 Mb 3. Kapasitas Hard Disc minimum 10 GB 4. Terinstal MS Office 2007 atau MS Office 2010 5. Sistem Operasi Minimal Windows XP atau versi keatas lebih baik B. Teknis Pengisian Formulir Setelah mempersiapkan semua dokumen dan komputer yang dibutuhkan serta memperoleh formulir digital, maka guru dapat mengisi formulir digital dengan tata cara sebagai berikut: 1. Membaca dan memahami Petunjuk Pengisian Formulir Digital Pendataan RA / Madrasah di Lingkungan Kementerian Agama Provinsi Jawa Tahun 2012 ini. 2. Jalankan aplikasi formulir digital dengan nama file FORMULIR PENDATAAN LEMBAGA.docm menggunakan program aplikasi MS Word 2007 atau MS Word 2010, yang sebelumnya baca juga file Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan RA
Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur

Halaman 4 - 10

Madrasah Jawa Timur.docx dan file Cara Mengetahui GIS lokasi RA / Madrasah.docx untuk mengetahui cara pengisiannya.

3.

Tampil antamuka pengguna seperti gambar dibawah ini. Klik tombol Enable Content pada security warning.

4.

Setelah mengaktifkan Macros & ActiveX maka akan muncul tampilan antarmuka seperti gambar dibawah ini.

5.

Isi semua data no. 1 s.d. 19 dengan lengkap dengan ketentuan: 1. Nama RA / Madrasah : (cukup jelas) 2. NSM / NSS : Nomor statistik madrasah (cukup jelas).
Halaman 5 - 10

Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur

3. NPSN : Nomor Pokok Sekolah Nasional (cukup jelas). 4. Tanggal Berdirinya RA/ Madrasah : (cukup jelas). Keterangan Pendirian RA/ Madrasah : diisi bila terjadi kendala dalam pengisian Tanggal Berdirinya RA/ Madrasah. 5. Tanggal Penegerian RA / Madrasah : tanggal KMA atau PMA nya Keterangan Penegerian : diisi bila terjadi kendala dalam pengisian Tanggal Penegerian RA/ Madrasah atau kendala yang terjadi setelah penegerian madrasah 6. Akreditasi RA/ Madrasah : (cukup jelas). Tanggal Akreditasi : (cukup jelas). 7. Alamat (Jalan ) : (cukup jelas). Desa / Kelurahan : (cukup jelas). Kecamatan : (cukup jelas). Desa / Kelurahan : (cukup jelas). Kabupaten : (cukup jelas). Telp : (cukup jelas). Alamat Web Site : Alamat Web dari RA / Madrasah Alamat Email : Alamat Email dari RA / Madrasah 8. NPWP RA/ Madrasah : Nomor Pokok Wajib Pajak (RA / Madrasah) 9. Nama Kepala RA/ Madrasah : (cukup jelas). 10. No Telp / HP Kepala RA/ Madrasah : (cukup jelas). 11. Nama Yayasan (Swasta) : diisi oleh RA / madrasah swasta dalam naungan yayasan 12. Alamat Lengkap Yayasan (Swasta) : (cukup jelas). 13. No. Telp. Yayasan (Swasta) : (cukup jelas). 14. No. Akte Pendirian Yayasan (Swasta): (cukup jelas). 15. Sertifikat Tanah : (cukup jelas). Keterangan Sertifikat Tanah : (cukup jelas). 16. Luas tanah RA/ Madrasah : (cukup jelas) 17. Status Bangunan RA/ Madrasah : (cukup jelas) 18. Luas Bangunan RA/ Madrasah : (cukup jelas) 19. Geographic Information System (GIS) Latitude : diisi sesuai dengan petunjuk terlampir Longitude : diisi sesuai dengan petunjuk terlampir 6. Pada Nomor 20. Data Sarana Prasarana diisi sesuai data invertaris RA/ madrasah atau BMN pada madrasah negeri: - No : (cukup jelas) - Jenis Prasarana : (cukup jelas) - Jumlah Ruang Kondisi Baik : (cukup jelas) - Jumlah Ruang Kondisi Rusak : (cukup jelas) - Jumlah Kategori Kerusakan Ringan : (cukup jelas) - Jumlah Kategori Kerusakan Sedang : (cukup jelas) - Jumlah Kategori Kerusakan Berat : (cukup jelas) - Jumlah Kekurangan : diisi bila terjadi kekurangan ruangan

Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur

Halaman 6 - 10

7.

Pada Nomor 21. Data Peralatan dan Perlengkapan diisi sesuai data invertaris RA/ madrasah atau BMN: - No : (cukup jelas) - Jenis Sarana : (cukup jelas) - Jumlah Paket / Unit : (cukup jelas) - Jumlah Kondisi Baik : (cukup jelas) - Jumlah Kondisi Rusak : (cukup jelas) - Keterangan : Keterangan kondisi Peralatan & Perlengkapan - Kekurangan : Jumlah kekurangan peralatan & Perlengkapan

8.

Pada Nomor 22. Data Pendidik dan Tenaga Pendidikan diisi sesuai dengan SK yang diterimakan pada Pendidik dan Tenaga Pendidikan yang ada di RA/ madrasah: - No : (cukup jelas) - Keterangan : menerangkan status guru / pegawai
Halaman 7 - 10

Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur

Jumlah Putra Jumlah Putri

: (cukup jelas) : (cukup jelas)

9.

Pada Nomor 22. Data Siswa dalam Tiga Tahun Terakhir diisi sesuai dengan data siswa yang ada di RA/ madrasah: - Tahun Ajaran : Menerangkan tahun ajaran - Kelas 1/ A (RA, MI, MTs, MA) : diisi Jumlah Kelas 1 pada semua Lembaga (RA, MI, MTs, MA) Kelas A untuk Lembaga RA - Kelas 2 / B (RA, MI, MTs, MA) : diisi Jumlah Kelas 2 pada semua Lembaga (MI, MTs, MA) Kelas B untuk Lembaga RA - Kelas 3 (MI, MTs, MA) : diisi Jumlah Kelas 3 pada semua madrasah (MI, MTs, MA) - Kelas 4 (MI) : diisi Jumlah Kelas 4 hanya pada Madrasah Ibtidaiyah - Kelas 5 (MI) : diisi Jumlah Kelas 5 hanya pada Madrasah Ibtidaiyah - Kelas 6 (MI) : diisi Jumlah Kelas 6 hanya pada Madrasah Ibtidaiyah

10. Jika semua data yang diperlukan sudah terisi semua, maka madrasah harus membaca Pernyataan dan menyetujui dengan cara meng-klik masing pernyataan. Segala konsekuensi terhadap data yang diisikan menjadi tanggung jawab RA / madrasah yang bersangkutan. 11. Jika semua pernyataan telah tercentang maka secara otomatis tombol simpan akan aktif.

Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur

Halaman 8 - 10

12. Selanjutnya klik tombol Cetak & Simpan Dokumen maka akan muncul kotak dialog Konfirmasi seperti gambar dibawah ini.

Demi keamanan data RA / madrasah, maka data yang sudah disimpan tidak dapat dibuka ataupun diedit lagi, untuk itu RA / madrasah harus memasukkan data dengan benar. Jika sudah yakin terhadap data yang diisikan maka tekan tombol Yes namun jika ingin memeriksa kembali data yang diisikan pilih tombol No 13. Setelah menekan tombol Yes maka akan muncul kotak dialog seperti gambar dibawah ini yang menyatakan bahwa formulir telah disimpan dengan nama sesuai Nomor Statistik Madrasah (NSM) yang dimasukkan dan tersimpan dalam 1 folder bersama aplikasi formulir digital.

14. Selanjutnya file yang telah tersimpan dengan nama [NSM].docx tersebut tidak boleh diganti namanya karena tidak dapat dikenali oleh aplikasi di Penma Kab.Kota. File tersebut selanjutnya diserahkan kepada koordinator pada masing-masing RA/madrasah/sekolah/KKG/MGMP/Pengawas/Seksi Pendidikan Madrasah pada Kantor Kementerian Agama Kabupaten / Kota masing-masing.

Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur

Halaman 9 - 10

V.

Catatan Penting RA / Madrasah hanya diperkenankan mengisi formulir digital satu kali pada, jika RA / madrasah mengisi formulir digital lebih dari 1 kali dengan data yang berbeda-beda maka konsekuensi tidak validnya data yang ada pada RA / madrasah yang bersangkutan. Penutup Petunjuk Pengisian Formulir Digital Pendataan RA / Madrasah MI, MTs, dan MA baik negeri maupun swasta di Lingkungan Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur Tahun 2013 ini disusun untuk dijadikan acuan bagi semua pihak, terutama bagi pengelola Kelompok Kerja Guru, Kelompok Kerja Madrasah / RA, Musyawarah Guru Mata Pelajaran, Pengawas Pendidikan Agama Islam dan Pengawas Madrasah, dan Kantor Kementerian Agama Kab./Kota seluruh Jawa Timur. Komitmen dan dukungan dari semua pengelola tersebut sangat diharapkan sehingga permasalahan pendataan RA / Madrasah di lingkungan Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur dapat diselesaikan.

VI.

Surabaya, 3 Juni 2013

Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur

Halaman 10 - 10