Definisi Pengawasan

Menurut Stoner dan Wankel (dalam Subardi,1992:6). Pengawasan berarti para manajer berusaha untuk meyakinkan bahwa organisasi bergerak dalam arah atau jalur tujuan. Apabila salah satu bagian dalam organisasi menuju arah yang salah, para manajer berusaha untuk mencari sebabnya dan kemudian mengarahkan kembali ke jalur tujuan yang benar. Menurut McFarland (dalam Handayaningrat, 1994:143). Control is Jurnal the process by which an executive gets the performance of his subordinates to correspond as closely as possible to chosen plans, orders, objectives, or policies . (Pengawasan ialah suatu proses dimana pimpinan ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya sesuai dengan rencana, perintah, tujuan, atau kebijaksanaan yang telah ditentukan ). Dalam manajemen, pengawasan (controlling) merupakan suatu kegiatan untuk mencocokkan apakah kegiatan operasional (actuating) di lapangan sesuai dengan rencana (planning) yang telah ditetapkan dalam mencapai tujuan (goal) dari organisasi. Dengan demikian yang menjadi obyek dari kegiatan pengawasan adalah mengenai kesalahan, penyimpangan, cacat dan hal-hal yang bersifat negatif seperti adanya kecurangan, pelanggaran dan korupsi. Pengendalian / Pengawasan adalah proses mengarahkan seperangkat variable / unsur (manusia, peralatan, mesin, organisasi) kearah tercapainya suatu tujuan atau sasaran manajemen. Pengendalian dan pengawasan diperlukan untuk mengetahui apakah pelaksanaan suatu kegiatan dalam organisasi sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah digariskan atau ditetapkan. Pengawasan (controlling) merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi terdahulu, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai : the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans. Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya. Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu : 1) Penetapan standar pelaksanaan 2) Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan; 3) Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;

4) Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan 5) Pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.

Fungsi Pengawasan
Yaitu suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang sudah dilakukan, menilai dan mengoreksi agar pelaksanaan pekerjaan itu sesuai dengan rencana semula.

Tahapan-tahapan Proses Pengawasan

1. Tahap Penetapan Standar Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu : a. standar phisik b. standar moneter c. standar waktu 2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan l laporan, metode, pengujian, dan sampel. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

3.

4.

5.

Jenis Pengawasan
Pada dasarnya ada beberapa jenis pengawasan yang dapat dilakukan, yaitu: 1. Pengawasan Intern dan Ekstern Pengawasan intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau badan yang ada di dalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan. Di Indonesia pengawasan yang dilakukan secara rutin oleh inspektorat jenderal pada setiap kementerian dan inspektorat wilayah untuk setiap daerah yang ada di

Indonesia, dengan menempatkannya di bawah pengawasan Kementerian Dalam Negeri. Pengawasan ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan yang berada di luar unit organisasi yang diawasi. Dalam hal ini di Indonesia adalah Badan Pemeriksa Keuangan BPK. 2. Pengawasan Preventif dan Represif Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai, pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan. Lazimnya, pengawasan ini dilakukan pemerintah dengan maksud untuk menghindari adanya penyimpangan pelaksanaan keuangan negara yang akan membebankan dan merugikan negara lebih besar. Pengawasan represif adalah pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan setelah kegiatan itu dilakukan. Pengawasan model ini lazimnya dilakukan pada akhir tahun anggaran, di mana anggaran yang telah ditentukan kemudian disampaikan laporannya. Setelah itu, dilakukan pemeriksaan dan pengawasannya untuk mengetahui kemungkinan terjadinya penyimpangan. 3. Pengawasan Aktif dan Pasif Pengawasan dekat (aktif) dilakukan sebagai bentuk pengawasan yang dilaksanakan di tempat kegiatan yang bersangkutan. Hal ini berbeda dengan pengawasan jauh (pasif) yang melakukan pengawasan melalui penelitian dan pengujian terhadap surat-surat pertanggung jawaban yang disertai dengan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran. 4. Pengawasan kebenaran formil menurut hak (rechtimatigheid) dan pemeriksaan kebenaran materiil mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid). Pengawasan berdasarkan pemeriksaan kebenaran formil menurut hak (rechmatigheid) adalah pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah sesuai dengan peraturan, tidak kadaluarsa, dan hak itu terbukti kebenarannya. Sementara, hak berdasarkan pemeriksaan kebenaran materil mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid) adalah pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah memenuhi prinsip ekonomi, yaitu pengeluaran tersebut diperlukan dan beban biaya yang serendah mungkin.

BENTUK-BENTUK PENGAWASAN
1. Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls) Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila

manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan. 2. Pengawasan Concurrent (concurrent control) Yaitu pengawasan Ya-Tidak, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan. 3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls) Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

METODE-METODE PENGAWASAN
1. Pengawasan Non-kuantitatif Pengawasan non-kuantitatif tidak melibatkan angka-angka dan dapat digunakan untuk mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan. Teknik-teknik yang sering digunakan adalah: a. Pengamatan (pengendalian dengan observasi). Pengamatan ditujukan untuk mengendalikan kegiatan atau produk yang dapat diobservasi. b. Inspeksi teratur dan langsung. Inspeksi teratur dilakukan secara periodic dengan mengamati kegiatan atau produk yang dapat diobservasi. c. Laporan lisan dan tertulis. Laporan lisan dan tertulis dapat menyajikan informasi yang dibutuhkan dengan cepat disertai dengan feed-back dari bawahan dengan relatif lebih cepat. d. Evaluasi pelaksanaan. e. Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. Cara ini dapat menjadi alat pengendalian karena masalah yang mungkin ada dapat didiagnosis dan dipecahkan bersama. f. Management by Exception (MBE). Dilakukan dengan memperhatikan perbedaan yang signifikan antara rencana dan realisasi. Teknik tersebut didasarkan pada prinsip pengecualian. Prinsip tersebut mengatakan bahwa bawahan mengerjakan semua kegiatan rutin, sementara manajer hanya mengerjakan kegiatan tidak rutin. 2. Pengawasan Kuantitatif Pengawasan kuantitatif melibatkan angka-angka untuk menilai suatu prestasi. Beberapa teknik yang dapat dipakai dalam pengawasan kuantitatif adalah: a. Anggaran - Anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran kas

b.

c.

d.

e.

Anggaran khusus, seperti planning programming, bud getting system (PBS), zero-base budgeting ( ZBB ), dan human resource accounting ( HRA ) Audit - Internal Audit Tujuan : membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab mereka dengan cara mengajukan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar mengenai kegiatan mereka. - Ekternal Audit Tujuan : menetukan apakah laporan keuangan tersebut menyajikan secara wajar keadaan keuangan dan hasil perusahaan, pemeriksaan dilakasanakan oleh pihak yang bebas dari pengaruh manajemen. Analisis break-even Menganalisa dan menggambarkan hubungan biaya dan penghasilan untuk menentukan pada volume berapa agar biaya total sehingga tidak mengalami laba atau rugi. Analisis rasio Menyankut dua jenis perbandingan : - Membandingkan rasia saat ini dengan rasia-rasia dimasa lalu - Membandingkan rasia-rasia suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang sejenis Bagian dari Teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan, seperti : - Bagan Ganti : Bagan yang mempunyai keluaran disatu sumbu dan satuan waktu disumbu yang lain serta menunjukan kegiatan yang direncanakan dan kegiatan yang telah diselesaikan dalam hubungan antar setiap kegiatan dan dalam hubunganya dengan waktu. - Program Evaluation and Reviw Technique (PERT) : Dirancang untuk melakukan scheduling dan pengawasan proyek proyek yang bersifat kompleks dan yang memerlukan kegiatan kegiatan tertentu yang harus dijalankan dalam urutan tertentu dan dibatasi oleh waktu.

Syarat-syarat untuk menjalankan pengawasan yang baik, yakni : 1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan. 2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera. 3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan. 4. Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standard yang digunakan. 5. Pengawasan harus luwes atau fleksibel. 6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi. 7. Pengawasan harus ekonomis. 8. Pengawasan harus mudah dimengerti.

9. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi. Agar pengawasan dapat dilaksanakan dengan baik, maka pengawasan harus:

Ekonomis Mudah dimengerti Adanya tindakan koreksi Melaporkan penyimpangan yang mungkin terjadi

Tujuan dilaksanakan pengawasan adalah : Untuk menjadikan pelaksanaan dan hasil kegiatan sesuai dengan rencana dan tujuan. Untuk memecahkan masalah Untuk mengurangui resiko kegagalan suatu rencana Untuk membuat perubahan-perubahan maupun perbaikan-perbaikan. Untuk mengetahui kelemahan-kelemahan pelaksaannya

PELAKU ATAU PELAKSANA PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN :

Pengawasan dan Pengendalian dilakuakan oleh : a. Pihak manajemen pada masing-masing fungsi organisasi. b. Pihak luar manajemen (Auditor) Jenis-jenis pengawasan dapat ditinjau dari 3 segi a. Pengawasan dari segi waktu Pengawasan dari segi waktu dapat dilakukan secara preventif dan secara reprensif. Alat yang dipakai dalam pengawasan ialah perencanaan budget, sedangkan pengawasan secara repensif alat budget dan laporan. b. Pengawasan dilihat dari segi obyektif Pengawasan dari segi obyektif ialah pengawasan terhadap produksi dan sebagainya. Ada juga yang mengatakan karyawan daru segi obyek merupakan pengawasan secara administratif dan pengawasa operatif. Contoh pengawasan administratif ialah pengawasan anggaran, inspeksi, pengawasan order dan pengawasan kebijaksanaan. c. Pengawasan dari segi subyek Pengawasan dari segi subyek terdiri dari pengawasan intern dan pengawasan ekstern. - Pengawasan Intern

Pengawasan intern dalam perusahaan biasanya dilakukan oleh bagian pengawasan perusahaan (internal auditor). Laporan tertulis dari bawahan kepada atasan pada umumnya terdiri dari : a. Laporan harian b. Laporan mingguan c. Laporan Bulanan d. Laporan khusus e. Laporan harian Pengawasan Ekstern Pengawasan ekstren dilakukan oleh akuntan publict (certified public accountant). publikasi laporan neraca dan rugi laba yang menyebabkan jalannya perusahaan wajib di periksa oleh akuntan publik. Adapun pemeriksaan yang umum dilakukan oleh akuntan publik dapat dibagi jadi 4 golongan : a. Pemeriksaan umum Pemeriksaan umum atau general audit adalah pemeriksaan rutin tentang kebenaran data administrasi perusahaan. b. Pemeriksaan khusus Pemeriksaan khusus atau spesical anfestigation adalah suatu pemeriksaan khusus yang yang ditugaskan kepada akuntan public. c. Pemeriksaan Neraca Pemeriksaan neraca dikenal juga drngan balance sheet audit artinya suatu pemeriksaan khusus terhadap neraca perusahaan. d. Pemeriksaan sempurna Suatu pemeriksaan semputna (detail audit) berhubungan erat dengan pemeriksaan khusus.

Perancangan Proses Pengawasan

William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana dikemukakan lima jenis pendekatan, yaitu : 1. Merumuskan hasil diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan. 2. Menetapkan petunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan : a. pengukuran input b. hasil pada tahap awal c. gejala yang dihadapi d. kondisi perubahan yang diasumsikan

3. Menetapkan standar petunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi. 4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by exception yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan dari standar. 5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu tindakan diganti