MANAGEMENT MUTU TERPADU UNTUK ORGANISASI ISLAM

Sesungguhnya Allah menyukai orang-orang yang berperang di jalan-Nya dalam barisan yang teratur

seakan-akan mereka seperti suatu bangunan yang tersusun kokoh. (QS 61: 4 , Ash Sha f f )

PENGERTIAN MUTU DAN MMT Sebagaimana telah diketahui mutu (quality) adalah keseluruhan karakteristik barang atau jasa yang menunjukkan kemampuan dalam memuaskan kebutuhan pelanggan, baik berupa kebutuhan yang dinyatakan maupun kebutuhan yang tersirat. Dalam pengertian tersebut terlihat bahwa kepuasan pelanggan menjadi prioritas utama organisasi Islam, baik pelanggan internal maupun pelanggan eksternal. Sehingga kegagalan dalam memberi kepuasan pelanggan menunjukkan bahwa akti itas yang dilakukan organisasi Islam masih kurang bermutu. !eberapa pendekatan mutu di bidang produk dan jasa terutama oleh organisasi business adalah dengan melakukan inspeksi (inspection), pengendalian mutu (quality control), pemastian mutu (quality assurance), management mutu (quality management) dan management mutu terpadu (total quality management). Di sini akan kita bi"arakan sekilas tentang management mutu terpadu, tentu saja yang berkaitan dengan penerapannya dalam organisasi Islam. #anagement mutu terpadu (##$) atau dalam istilah populernya Total Quality Management ($%#) adalah pengelolaan dan perbaikan yang beroriantasi pada mutu yang dilakukan se"ara terpadu dan terus menerus untuk kepuasan pelanggan dengan melibatkan orang-orang, sistim, alat-alat dan teknik pendukung. ##$ juga merupakan proses pengelolaan dan pengaturan berbagai keahlian yang dikoordinasikan untuk menjamin bahwa organisasi selalu konsisten berorientasi dan memenuhi persyaratan pelanggan. $erpadu artinya semua terlibat dalam suatu organisasi yang saling terkait dalam satu kesatuan. PENERAPAN MMT

Materi Pelatihan Management Masjid dan Organisasi Islam &'

##$ dapat diterapkan dalam organisasi produksi dan jasa, baik pro(it maupun nonpro(it oriented termasuk dalam akti itas organisasi Islam. $entu saja untuk mengadopsi ##$ perlu dilakukan penyesuaian dan modi(ikasi sesuai dengan karakteristik organisasi dan mena(asinya dengan nilai-nilai Islam yang bersumber pada Al %uraan dan As Sunnah. $ujuan penerapan ##$ dalam organisasi Islam adalah untuk) *. #enyadarkan +engurus bahwa mereka berada dalam suatu sistim yang terkait yang memiliki hubungan pelanggan-pemasok. &. #ewujudkan jaminan mutu dengan proses yang terstruktur. ,. #emberi kepuasan pelanggan, khususnya umat Islam. Adapun man(aat yang dapat diperoleh dengan menerapkan ##$ dalam organisasi Islam antara lain) *. #eningkatkan rasa memiliki serta rasa diperlukan-memerlukan masing-masing +engurus. &. #eningkatkan produkti itas kerja. ,. -euntungan kompetiti( yang berkelanjutan. .. +enyaluran ide dan personil yang jelas. /. #enghindari atau mengurangi terjadinya kon(lik antar personil +engurus. '. #eningkatkan moti asi +engurus. 7. #eningkatkan performance organisasi. 0. #enghasilkan kepuasan pelanggan, khususnya umat Islam.

PRINSIP PRINSIP MMT !eberapa prinsip ##$ yang dapat diterapkan dalam kepengurusan organisasi Islam di antaranya adalah sebagai berikut) 1. Pemahaman elanggan. -egiatan ##$ dimaksudkan memberi jaminan kepuasan pelanggan, karena itu perlu mengetahui siapa yang menjadi pelanggan organisasi. Sebagaimana telah dibahas, bahwa pelanggan dapat dibedakan dalam dua jenis yaitu) pelanggan internal dan pelanggan eksternal. Dalam kepengurusan organisasi Islam, pelanggan internal adalah masing-masing +engurus yang memiliki rangkaian proses, sedang pelanggan eksternal adalah masyarakat,
Materi Pelatihan Management Masjid dan Organisasi Islam &1

baik yang menjadi anggota maupun tidak, baik indi idu maupun kelompok, baik muslim maupun non muslim. Sesama +engurus organisasi adalah merupakan pelanggan satu sama lain. Atasan menjadi pelanggan bawahan, demikian pula bawahan menjadi pelanggan atasan. Dalam skala yang lebih luas, masyarakat adalah pelanggan +engurus, demikian pula sebaliknya +engurus adalah pelanggan masyarakat. -epuasan pelanggan internal adalah merupakan dukungan bagi ter"apainya jaminan mutu untuk memberi kepuasan pelanggan eksternal. +elanggan yang menentukan persyaratan, merekalah yang harus dipenuhi kebutuhan dan keinginannya agar merasa puas dalam bekerja sama. +erlu dibina hubungan baik yang saling menguntungkan dengan pelanggan. !ilamana terjadi perselisihan diupayakan untuk menyelesaikan se"ara win win solution. Dalam memahami pelanggan perlu diperhatikan beberapa hal di antaranya adalah) a. #engenali pelanggan. b. #engetahui kebutuhan dan keinginannya. ". #engerti ma"am pelayanan yang diberikan untuknya. d. #ampu melakukan proses yang dibutuhkan dan diinginkannya. e. #enanyakan dan mengukur kepuasannya. (. #emperbaiki dan meningkatkan mutu pelayanan yang bisa diberikan kepadanya. !. Keter ad"an a#ti$itas. +engurus berakti itas dalam kerja yang terpadu. #ereka saling terkait satu sama lain dalam rangkaian tugas untuk diselesaikan se"ara bersama sesuai dengan (ungsi dan kapasitasnya masing-masing. #ereka berada dalam satu kesatuan tim, tidak berdiri sendiri, dan mengikuti rangkaian mata rantai proses pekerjaan. Setiap satu proses pekerjaan berkaitan dengan proses lain dan output pekerjaan dari suatu proses merupakan input bagi yang lainnya. Agar akti itas yang dilakukan dapat terpadu dalam suatu proses yang menuju pada kepuasan pelanggan, maka beberapa hal berikut ini perlu diperhatikan yaitu) A. Input. a. #emahami pemasok internal dan eksternal yang memberi input. b. #engetahui input yang dibutuhkan dari pemasok. ". -esanggupan pemasok dalam memenuhi persyaratan. d. -etepatan input yang dibutuhkan.
Materi Pelatihan Management Masjid dan Organisasi Islam &0

!. 2utput. a. +elanggan internal dan eksternal yang menerima output tersebut. b. #emahami persyaratan pelanggan. ". -esanggupan menerima persyaratan. d. -etepatan output yang dihasilkan. %. Mela#"#an tinda#an dengan &enar. Sebagaimana pepatah mengatakan men"egah lebih baik daripada mengobati, maka tindakan pen"egahan terjadinya kesalahan adalah lebih baik dari pada memperbaiki kesalahan tersebut. Dalam suatu rangkaian proses yang berkaitan antara satu dengan yang lain hubungan sebab akibat akan sangat berpengaruh guna memperoleh hasil akhir yang baik. Do right at the first time atau melakukan tindakan benar ketika pertama kali memulai suatu akti itas memberi titik awal yang positi( dalam langkah-langkah berikutnya. -arena output suatu proses adalah input proses berikutnya. Sementara itu tindakan salah di awal proses akan memberi kesulitan pada proses selanjutnya, demikian seterusnya. +ada akhirnya dapat menyebabkan pemborosan, tidak e(ekti( dan e(isien serta menimbulkan keluhan (complaint) para pelanggan. !eberapa hal yang perlu diperhatikan pengurus organisasi Islam agar dapat melakukan tindakan dengan benar adalah) a. #emahami persyaratan yang diinginkan. b. #eren"anakan tindakan se"ara seksama. ". #emberi pendidikan dan pelatihan kepada personil sesuai dengan tugasnya. d. #elaksanakan proses sesuai dengan prosedur kerja.

'. Pengendalian r(ses. Dalam upaya memenuhi persyaratan yang diberikan pelanggan perlu dikendalikan proses yang dilakukan agar output yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan. +engendalian ini dapat dilakukan +engurus organisasi Islam, baik sebelum, selama dan sesudah proses, sehingga dihasilkan output yang bermutu sesuai spesi(ikasi yang diharapkan. 3ntuk itu, beberapa hal yang perlu dilakukan antara lain) a. #elakukan peren"anaan proses akti itas.
Materi Pelatihan Management Masjid dan Organisasi Islam &4

b. #enghadirkan standard proses, instruksi kerja dan (ormat-(ormat kerja. ". #elakukan inspeksi dan eri(ikasi. d. #elakukan pen"egahan terjadinya kesalahan. e. #enggunakan perangkat siklus +D5A. (. #enggunakan perangkat 1 %5 $ools. ). Sinergi Tim. +engurus organisasi Islam adalah merupakan satu tim yang saling bekerja sama dalam melaksanakan amanah organisasi untuk men"apai tujuan yang telah ditetapkan. Setiap indi idu pengurus bekerja dengan saling membantu dan saling menguatkan sehingga tenaga yang dihasilkan lebih produkti(, memiliki kekuatan yang lebih besar daripada bekerja sendiri-sendiri dan memper"epat terselesaikannya suatu tugas. 3ntuk membangun sinergi tim dalam kepengurusan oragnisasi perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut) a. #emahami tujuan, isi dan misi organisasi. b. -epemimpinan dengan job description yang jelas. ". Saling menghormati, saling mendukung dan saling menguatkan. d. -omunikasi dan in(ormasi yang jelas dan transparan. e. #enjaga kebersamaan dan ukhuwah islamiyah. (. +enghargaan yang wajar. *. +er(rientasi m"t". +engurus organisasi Islam harus selalu berorientasi kepada mutu. Artinya setiap akti itas yang diselenggarakan perlu dilaksanakan dengan baik dan bermutu untuk memberi kepuasan pelanggan. 3ntuk mendukung orientasi mutu perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut) a. -omitmen pengurus terhadap mutu. b. #elakukan standardisasi akti itas. ". #engadopsi sistim management yang berwawasan mutu. d. #elakukan pengendalian dan perbaikan proses. e. #emenuhi persyaratan yang diinginkan pelanggan. (. #enjaga kepuasan pelanggan, khususnya jama6ah.

STANDARDISASI MUTU
Materi Pelatihan Management Masjid dan Organisasi Islam ,7

3ntuk melakukan akti itas yang bermutu diperlukan standard-standard sebagai rujukan yang telah dibakukan. $ujuan standardisasi adalah untuk mewujudkan jaminan mutu dan meningkatkan produkti itas. Dengan adanya standardisasi dalam akti itas organisasi Islam, insya Allah, akan diperoleh man(aat yang besar di antaranya) a. Akti itas diselenggarakan dengan berpedoman aturan standard b. Standard akti itas memandu dan memperbaiki akti itas yang diselenggarakan. ". Seluruh akti itas yang diselenggarakan didokumentasikan. d. $erjadinya pemborosan dana dapat dikurangi, bahkan dihilangkan. e. +engurus dapat bekerja se"ara lebih pro(esional, e(ekti( dan e(isien. (. #emberi jaminan mutu dalam akti itas yang diselenggarakan. g. #emberi kepuasan kepada pelanggan, khususnya umat Islam. Saat ini se"ara nasional, apalagi internasional, belum ada standard-standard yang diakui dan menjadi a"uan bersama dalam akti itas organisasi Islam. Diperlukan adanya Dewan Standardisasi 8embaga Islam (DS8I) tingkat nasional maupun internasional, sema"am Dewan Standardisasi Nasional (DSN) atau International Organi ation for !tandardi ation (IS2), yang mengkaji dan melahirkan standard-standard akti itas keislaman yang bermutu dan menjadi pedoman bersama. DS8I juga diperlukan untuk mengarahkan dan mengkoordinasikan program serta pengembangan kegiatan standardisasi yang tanggap terhadap kebutuhan organisasi Islam sesuai dengan spesi(ikasinya. DS8I selanjutnya melahirkan Sistim Standardisasi 8embaga Islam (SS8I) yang meliputi) perumusan standard, penerapan standard, pembinaan dan pengawasan standardisasi, kerjasama dan in(ormasi standardisasi, regristerasi, akreditasi dan serti(ikasi. 9ang pada implementasinya menghasilkan lembaga-lembaga serti(ikasi yang memberi penilaian dan serti(ikat kepada organisasi-organisasi Islam yang telah menerapkan sistim standard tersebut berdasarkan penilaian para asesor.

Materi Pelatihan Management Masjid dan Organisasi Islam ,*