ANALISA IMPLEMENTASI Enterprise Resources Planning PADA PERUSAHAAN

Zeplin Jiwa Husada Tarigan, Silvy Iskandar Tjipto, Sandra Yunita, Ireneus Joy Gosal Pusat Studi Desain dan Inovasi Universitas risten Petra Jurusan Teknik Industri!Universitas risten Petra "!#ail $ zeplin@peter.petra.ac.id

Enterprise Resources Planning %"&P' #erupakan suatu siste# teknologi in(or#asi yang tinggi tingkat keru#itannya) I#ple#entasi "&P #e#punyai tingkat kesulitan tinggi dan *iaya yang *esar karena #e#*utu+kan su#*er daya yang *esar pada perusa+aan se+ingga *anyak perusa+aan #engala#i kegagalan) Penelitian yang dilakukan ter+adap li#a perusa+aan *esar di Jati# dengan #enye*arkan kuisioner didapatkan li#a critical success factors yang *esarnya adala+ management,organisasi %ko#it#en, edukasi, keterli*atan, pe#ili+an ti#, pelati+an, serta peran dan tanggung jawa*' se*esar -. /, proses %alignment, doku#entasi, integrasi, dan re!desain proses' se*esar .0 /, teknologi %hardware, software, #anaje#en siste#, dan interface) se*esar 122 /, data %(ile uta#a, (ile transaksi, struktur data, dan maintenance dan integrasi data' se*esar 122 / dan personel %#eliputi edukasi, pelati+an, penge#*angan skill, dan penge#*angan pengeta+uan' se*esar 00 /) Se3ara keseluru+an dari critical success factors yang ada dengan tingkat kesuksesan #engi#ple#entasikan "&P se*esar -- /) ata kun3i $ "&P, critical success factors, i#ple#entasi 1. Pendahuluan onsep "&P adala+ se*ua+ siste# yang #engintegrasikan proses setiap line dala# #anaje#en perusa+aan se3ara transparansi dan #e#iliki akunta*ilitas yang 3ukup tinggi) Untuk #e#asuki pasar internasional, "&P #erupakan sala+ satu yang #enjadi pra!syarat dasar *agi setiap perusa+aan) Indonesia #erupakan negara yang sedang *erke#*ang, di#ana *asis perekono#iannya *ertu#pu di *idang *isnis, #aka e(isiensi #enjadi sala+ satu (aktor yang 3ukup penting dala# setiap perusa+aan) Pada kenyataannya, #asi+ didapati *anyak perusa+aan *erskala *esar yang #asi+ kurang e(isien 3onto+nya saja dala# penerapan "&P yang #erupakan sala+ satu 3ara untuk #eningkatkan e(isiensi perusa+aan) Jika dili+at dari kondisi perusa+aan!perusa+aan di Indonesia, *anyak perusa+aan *esar yang *elu# 3ukup opti#al dala# #engintegrasikan setiap proses dala# perusa+aan terse*ut ke dala# suatu siste# ko#puterisasi) Terle*i+ lagi pada perusa+aan!perusa+aan yang le*i+ ke3il, pengi#ple#entasian "&P terasa sulit untuk diaplikasikan *a+kan pe#ikiran untuk #enerapkan siste# yang terintegrasi terse*ut seola+!ola+ #asi+ #enjadi suatu +al yang *aru) 4le+ karena itu, dala# paper ini akan dilakukan o*servasi untuk #enganalisa dan #engevaluasi #engenai penerapan "&P di perusa+aan!perusa+aan yang saat ini tela+ #enggunakan siste# "&P dala# perusa+aannya) Dari paper ini di+arapkan dapat #e#*eri ga#*aran dan #asukan *agi perusa+aan!perusa+aan yang *elu# #enerapkan "&P untuk #engenal siste# yang terintegrasi dan keuntungan yang diperole+ dala# pengi#ple#entasian "&P) Selain itu dari paper ini di+arapkan dapat #e#*eri evaluasi yang 3ukup *erguna *agi perusa+aan yang tela+ #engi#ple#entasikan "&P serta #e#*erikan in(or#asi yang 3ukup penting #engenai pengaru+ "&P ter+adap e(isiensi dala# siste# di perusa+aan)

2. Te n!l!"i Enterprise Resources Planning (ERP) Pada suatu organisasi yang ko#pleks dengan *anyak departe#en yang #enjalankan (ungsi dan o*jekti( #asing!#asing, kerapkali terjadi *ias in(or#asi, persepsi dan penga#*ilan keputusan antara satu unit departe#en dengan unit yang lain) "&P #erupakan se*ua+ konsep, teknik, ataupun #etode guna #engintegrasikan seluru+ departe#en dan (ungsi suatu perusa+aan ke dala# suatu siste# auto#asi keseluru+an proses *isnis guna #eningkatkan e(ektivitas dan e(isiensi perusa+aan) 5an(aat dari "&P ini adala+$ integrasi *isnis se3ara keseluru+an, (leksi*ilitas dala# organisasi untuk *ertrans(or#asi dan #eningkatkan turn-overnya, #en3iptakan analisa dan peningkatan kapa*ilitas yang le*i+ *aik, serta penggunaan teknologi ter*aru) Pada "&P sendiri terjadi peru*a+an paradig#a dari siste# konvensional yang ser*a terisolasi ke ara+ penggunaan in(or#ation teknologi yang le*i+ terintegrasi #eng+asilkan aliran in(or#asi yang le*i+ lan3ar pada level organisasional #aupun departe#ental %Ga#*ar 1')
Strategi3 6 4perational Planning

8inan3e

5anu(a3turing

Hu#an &esour3es

5aterials 5anage#ent

"&P Syste#

7ogisti3 5anage#ent

9uality 5anage#ent

5aintenan3e 5anage#ent

Sales 6 Distri*ution

Ga#*ar 1) Integrasi In(or#asi #elalui Siste# "&P Peranan in(or#asi #utlak adanya, *e*erapa karakteristik (unda#ental in(or#asi adala+ akurasi %ketepatan', relevansi %ke*enaran', dan avala*ilitas %ketersediaan') :a#un, *e*erapa penelitian #en3atat *e*erapa per#asala+an dengan siste# in(or#asi #anaje#en konvensional, yaitu +anya #enyediakan source data yang suda+ ditentukan se+ingga kerapkali terjadi miss-information antar departe#en dan keter*atasan analisa data) I#ple#entasi "&P ini sendiri #e#iliki *e*erapa resiko yang *erkaitan dengan ukuran proyeknya, aplikasi teknologinya, struktur, sta*ilitas, strategi #aupun penggunanya) ;dapun *e*erapa *iaya yang #ungkin ter#asuk adala+ *iaya replacement yang la#a ke siste# yang *aru, *iaya training dan peningkatan (asilitas, *iaya konsultan #aupun *iaya tak terli+at seperti *iaya depresi aki*at pergantian siste#) Critical Success Factor %<S8' #erupakan suatu para#eter pengukuran dala# #engukur kinerja dari suatu (ungsi "&P dala# perusa+aan) ;su#si yang dipergunakan adala+

*a+wa (ungsi "&P yang dike#*angkan ole+ perusa+aan se3ara otodidak sendiri tanpa #eli*atkan konsultan ataupun pi+ak ketiga tetap dianggap se*agai aplikasi "&P) =erdasarkan #etode <S8 %Critical Success Factor', (aktor!(aktor kesuksesan dala# "&P di*agi #enjadi 0 kelo#pok yaitu$ 1) Management,organisasi> #eliputi ko#it#en, edukasi, keterli*atan, pe#ili+an ti#, pelati+an, serta peran dan tanggung jawa*) ?) Proses> #eliputi alignment, doku#entasi, integrasi, dan re!desain proses) @) Teknologi> #eliputi hardware, software, #anaje#en siste#, dan interface) A) Data> #eliputi (ile uta#a, (ile transaksi, struktur data, dan maintenance dan integrasi data) 0) Personel> #eliputi edukasi, pelati+an, penge#*angan skill, dan penge#*angan pengeta+uan) #. Met!d!l!"i Penelitian "valuasi ini dilakukan dengan survey dan kuisioner ter+adap li#a perusa+aan *esar di Jawa Ti#ur yang tela+ #enerapkan siste# "&P dala# siste# kerja perusa+aan! nya)) Pertanyaan!pertanyaan yang diajukan *erdasarkan (aktor!(aktor yang terdapat dala# #etode <S8s) Digunakan #etode survey dan kuisioner se*agai sarana #en3ari data dala# analisa pada perusa+aan!perusa+aan yang dipili+ se*agai a3uan i#ple#entasi "&P ini adala+ $ PT Do#usindo Perdana, PT Sinar Sosro, PT Insera Sena, PT Spindo dan PT Santos Jaya ;*adi $. Anali%a =erdasarkan dari +asil Ta*el 1), <S8 yang ada dia#*il dari studi survey dan wawan3ara pada 0 perusa+aan, dengan analisa se*agai *erikut$ a' ;nalisa parsial Management,4rganisasi Management,4rganisasi adala+ (aktor yang #eli+at dari pengaru+ keseriusan internal #anaje#en ter+adap suksesnya pelaksanaan siste# "&P) Dari +asil (aktor <S8 di atas diperole+ -./ yang *erarti dari ?0 para#eter yang di*utu+kan suda+ 1B para#eter terpenu+i) Hal ini #enunjukkan *a+wa perusa+aan! perusa+aan yang ada tela+ 3ukup *aik dala# #ene#patkan jajaran #anaje#ennya untuk #e#egang kendali i#ple#entasi "&P dala# perusa+aan) Dari se#ua (aktor yang ada pada <S8s, (aktor #anaje#en adala+ (aktor yang #e#iliki prosentase ter*esar yaitu ?./) Hal ini *erarti pengaru+ ko#it#en, pendidikan, dan keterli*atan pi+ak #anaje#en ter+adap kesuksesan perusa+aan dala# +al ini penerapan siste# "&P 3ukup *esar) Proses Proses adala+ (aktor internal yang terjadi yang #endukung kinerja perusa+aan *aik proses yang *er+u*ungan dengan #anusia, #esin, produk, #aterial #aupun siste#nya) 8aktor <S8 yang ditunjukkan se*esar .0/, *erarti (aktor proses tela+ .0/ *erjalan se*agai#ana #estinya) Dari keseluru+an (aktor yang ada, (aktor proses *erpengaru+ se*esar 1B/) Hal ini!pun dapat diketa+ui *a+wa sekalipun (aktor proses terjadi seola+!ola+ se3ara rutinitas na#un +arus *enar!*enar diper+atikan karena proses dala# perusa+aan ikut #e#egang peranan penting dala# kesuksesan perusa+aan)

Ta*el A)1) Ta*el Hasil ;nalisa I#ple#entasi "&P 5elalui 5etode <S8s
Management/Organization CSF !esponsibilities !ole " Process CSF Technology CSF System Management Data CSF People CSF Management (no%ledge x x x 2 4!% $3 1!!% $$%

S'ills #evelopment

Transactional Files

Process !edesign

#ocumentation

Company PT Domusindo Perdana PT Sinar Sosro PT Insera Sena PT Spindo PT Santos Total Total (% CSF Total % Total CSF Score

x 4 8!% 1# 2"% $"%

x 4 8!%

x 4 8!%

x x 3 "!%

x 4 8!%

x 4 8!% 13 1#% "5%

x 4 8!%

x x x 2 4!%

x x 3 "!%

5 1!!% 15 2!% 1!!%

5 1!!%

5 1!!%

5 1!!% 15 2!% 1!!%

5 1!!%

5 1!!%

x 4 8!% 11 15% 55%

x x 3 "!%

x x x 2 4!%

Total Attributes Addvessed 13 18 12 12 18

#ata Structure

Commitment

Master Files

nvolvement

Alignment

Education

ntegration

Education

$ard%are

So&t%are

Training

Training

Teknologi Dala# siste# "&P, (aktor teknologi tentu saja #enjadi (aktor yang 3ukup penting, karena "&P identik dengan siste# ko#puterisasi dan *erlawanan dengan siste# #anual) 8aktor teknologi yang diperole+ dengan nilai <S8 se*esar 122/, yang *erarti *a+wa teknologi #erupakan prasyarat #utlak "&P) Hal ini se#akin diperkuat dengan pengaru+ aspek teknologi se*esar ?2/ dari <S8 keseluru+an) Data 8aktor data adala+ (aktor yang *er+u*ungan dengan (ile atau data!data dala# perusa+aan, *aik yang data #asa lalu #aupun yang akan dikerjakan) Se+ingga dengan adanya data!data terse*ut, aliran proses dala# perusa+aan yang jika dala# penerapan "&P akan diintegrasikan dari setiap departe#en dapat dilakukan dengan lan3ar) 8aktor ini #endapatkan nilai se*esar 122/ artinya aliran dan doku#entasi data sangat penting si(atnya dala# (ungsi "&P) ;palagi dengan kontri*usi ?2/ yang ditunjukkan se3ara keseluru+an #enunjukkan pentingnya (aktor ini dala# perusa+aan) 5anusia Dala# siste# "&P, selain teknologi #aka ada (aktor lain yang sangat *erpengaru+, yaitu (aktor #anusia) 5anusia #erupakan pelaku atau o*jek akti( untuk #en3apai kesuksesan) Pada +asil <S8 didapatkan *a+wa nilai untuk #anusianya se*esar 00/, 11 para#eter terpenu+i dari ?2 para#eter serta +anya *er+asil 10/ dari keseluru+an (aktor yang ada) Hal ini #enunjukkan *a+wa kontri*usi #anusia #asi+ relati( renda+) Perusa+aan!perusa+aan saat ini kurang #enyadari pentingnya kualitas #anusia dala# suatu perusa+aan, *aik dari segi skill #aupun pengeta+uan, pendidikan dan lain!lain) 4le+ karena itu di*utu+kan peningkatan kesadaran *agi #anaje#en *a+wa (aktor #anusia sangat *erpengaru+ terle*i+ dala# penerapan "&P) Selain itu kesadaran dari pi+ak *awa+, karyawan *a+wa *ekerja tidak +anya untuk uang tetapi juga untuk #eningkatkan diri, sangatla+ penting)

*' ;nalisa keseluru+an Dari seluru+ <S8 yang #enjadi para#eter dite#ukan *a+wa dari B0 para#eter yang di*utu+kan de#i #en3apai kee(ekti(an dari i#ple#entasi "&P suda+ -@ para#eter yang terpenu+i dengan *aik yaitu dengan prosentase --/nya) &. Penutup Enterprise Resource Planning se*agai #erupakan konsep siste# in(or#asi dala# suatu perusa+aan yang sangat *aik) Pada siste# "&P dengan #etode <S8s, (aktor yang diukur #eliputi (aktor di dala# internal #anaje#en, proses, teknologi, data, dan (aktor #anusianya) eseluru+an (aktor itu akan dikaitkan dan diintegrasikan ke seluru+ departe#en yang ada, yang ke#udian dapat dianalisa *aik se3ara per *agian #aupun keseluru+an departe#en) Penerapan siste# "&P ini dapat #endukung kesuksesan kinerja perusa+aan #elalui pengaplikasian (aktor!(aktor dala# <S8s) '. Da(tar Pu%ta a 1) =ergstro#, 5), 7ars St+en, ?220, C5at3+ing Industrialised Ti#*er 8ra#e Housing :eeds and "nterprise &esour3es Planning $ ; <+ange Pro3essD, nternational !ournal of Production Economics "#, pp$ %#&-%'()

?) =u3k!"#den, &), ?222, )he S*P R+, S-stem . *n introduction to ERP and /usiness Software )echnolog-, Harlow, "ngland $ ;ddison!Eesley, an i#print o( Pearson "du3ation 7i#ited) @) De3+ow, :), Jan 5ouritsen, ?220, C"nterprise &esour3es Planning Syste#s, 5anage#ent <ontrol and T+e Guest 8or IntegrationD, nternational !ournal *ccounting, 0rgani1ations and Societ- ,2 pp$ 3"%-#,,) A) "vgeniou, T), ?22?, CIn(or#ation Integration and In(or#ation Strategies 8or ;daptive "nterprisesD ,European Management !ournal 4ol$&2, 5o 6, pp$ ('3-("() .) Ha#ilton, S), ?22?, Ma7imi1ing 8our ERP S-stem a Practical 9uide Manager , 53graw!Hill) -) Her, J), Yu!5in Eang, ?220, C5easuring "&P Su33ess $ T+e ey!UserF Giewpoint o( t+e "&P to Produ3e a Gia*le IS in t+e 4rganiHation,D nternational !ournal Computer in :uman /ehavior$ www)elsevier)3o#,lo3ate,3o#p+u#*e+ I) Jung, J), Injun <+oi and 5inseok Song, ?22., D;n Integration ;r3+ite3ture 8or nowledge 5anage#ent Syste#s and =usiness Pro3ess 5anage#ent Syste#D, nternational !ournal Computer n ndustr-$ B) :iels De3+ow, Jan 5ouristen, ?220, C"nterprise &esour3e Planning Syste#, 5anage#ent <ontrol and T+e 9uest 8or IntegrationD, )he nternasional !ournal *ccounting 0rgani1ations and Societ- ,2, pp$ 3"%-#,,$ 12) &o*erts) 8), "lliot =endoly, ?22@C "nterprise &esour3es Planning$ Develop#ents and Dire3tions (or 4perations 5anage#ent &esear3+D, European !ournal of 0perational Research %(3, pp$ &,,-&(2$ 1?) Sun, ;)Y)T), ;*e YaHdani , and Jo+n D) 4verend, ?220, C;3+iev#ent ;sses#ent 8or "nterprise &esour3es Planning %"&P' Syste# I#ple#entation =ased on <riti3al Su33ess 8a3tors %<S8s'D, nternational !ournal Production Economics "', pp$ %'"-&2$ 1@) U#*le, "), &onald &) Ha(t, 5) 5i3+ael U#*le, ?22@, C"nterprise &esour3e Planning$ I#ple#entation Pro3edures and <riti3al Su33ess 8a3torsD, European !ournal of 0perational Research %(3, pp$ &(%-&6#$ 10) Eu, J)H), Yu!5in Eang, ?220, C5easuring "&P Su33ess $ T+e ey Users Giewpoint o( T+e "&P to Produ3e a Gia*le IS in T+e 4rganiHation ;, nternational !ournal Computer in :uman /ehavior &2, pp$ %#-,&$ 1.) Jue, Y), Huigang 7iang, Eillia# &) =ulton, et3), ?22A, C "&P I#ple#entation 8ailure in <+ina$ <ase Studies Eit+ I#pli3ations (or "&P GendorsD , nternasional !ournal of Production Economics "#, pp$ &#"-&"6$ 1-) Z+eng, Z), 5att+ew ) 4) 7ee, Pei Huang, et3), ?220, C ; 8ra#ework o( "&P Syste#s I#ple#entation Su33ess in <+ina $ ;n "#piri3al StudyD, nternasional !ournal of Production Economics "', pp$ 63-'2$