Rotary Club Limache Repblica 339 Limache

Sumario

Historia Retos para el MaCeRo Reconocimientos Introduccin Captulos 1 Funciones del MaCeRo 2 Responsabilidades 3 Protocolo Rotario Anexos A Auto escrutinio B Distribucin protocolar de mesas C Ceremonia de Investidura, Libreto Hojas de trabajo

Historia
El MaCeRo Rotario

En la historia de Rotary, encontramos que una vez consolidado el Club Rotario de Chicago, para marzo de 1905 tena 30 socios y su primer Junta Directiva la integraban: Silvester Schiele, (socio Fundador) - Presidente (Comerciante en carbn), Will Jensen -Secretario (Agente en Bienes Races) Harry Ruggles (5 socio de R.C. Chicago)- Tesorero (Impresor)(Introdujo el canto al inicio de la reunin del club) Will R. Neff - Anfitrin oficial (Odontlogo). Todava no exista el indispensable funcionario que hoy llamamos MaCeRo. A continuacin observaremos la importancia que damos, desde el inicio de Rotary, al Anfitrin oficial del Club. Hoy, para mejor entendimiento y prctico desenvolvimiento del Club, en lenguaje rotario definimos a ese trascendental funcionario con el ttulo de MaCeRo. El movimiento rotario tuvo su reunin fundacional en la fra noche del jueves 23 de febrero de 1905, en la oficina del Ingeniero D. Gustavus (Gus) Loerh. Esta estaba en el 7 piso del Edificio Unity en la calle Dearborn N 127, en Chicago, Illinois, EEUU. Gus, el dueo de casa, supo recordar con anticipacin a cada uno de los invitados, el lugar, fecha y hora de la reunin. Verific que en la salamandra de la oficina, el combustible ardiera a pleno. Comprob que por lo menos contara con seis sillas, una para cada una de las personas que aguardaba, ms dos adicionales por si se presentaban todos los invitados y otros invitados-no-anunciados. En la superficie del escritorio despleg papel, lpices y gomas, previendo que algunos socios los necesitasen durante la reunin. Sobre una vitrina recostada a la pared, dispuso una bandeja con 6 vasos, una jarra con agua y varias servilletas. Dado el pobre alumbrado con que contaba la oficina, hizo razonables pruebas para comprobar que tena adecuada iluminacin. Quince minutos antes de la hora fijada para iniciar la reunin, Gus tena todo listo. Aguard en la puerta de entrada y segn llegaron, cordialmente recibi a cada invitado. Los condujo hasta el lugar de la reunin y los present unos a otros. La reunin comenz a la hora fijada. Concluida la reunin, coordin el traslado hasta el domicilio, de aquellos que no disponan de transportacin propia. Analizando la historia y comparando aqul club con el nuestro, podemos concluir sin duda alguna, que el primer Macero que tuvo Rotary fue Gus Loehr. La condicin de anfitrin oficial que identifica al MaCeRo, hace que este ponga en prctica la cortesa y conocimientos que caracterizaron a Gus. Hoy el Club espera que nuestro MaCeRo sepa provocar o inspirar en cada socio, una permanente actitud de atencin a los visitantes y a los consocios. Por desconocidas razones, los cometidos inherentes a este importante cargo, cayeron en desuso y los vinculamos solo a los preparativos de la comida y a la atencin de invitados.

La macera es quizs la tradicin rotaria que ms rotario. destaca el compaerismo

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Retos para el MaCeRo

En colaboracin con el presidente del Club, lograr que las reuniones sean dinmicas, interesantes y eficaces. Que el contenido de la reunin seale el cumplimiento con los objetivos del ao Rotario y segn el Plan Estratgico del Club.
Nada es importante hasta que t lo haces importante.

EL Macero puede contribuir con uno de los intereses de los Rotarios con la Visin futura de Rotary que es Aumentar el sentido de pertenencia y l a toma de decisiones en el medio local Te reciben segn te presentas. Te despiden segn te comportas

Reconocimientos
Damos nuestra ms sincera gratitud a los muchos rotarios que de una manera u otra contribuyeron a este manual. Este manual no hubiese sido posible sin la invaluable experiencia y espritu de cooperacin de todos ellos. En especial y sin consideracin protocolar damos gracias a los siguientes rotarios, quienes significativamente aportaron a este manual. EGD Evaristo Carrizo Estay Rotary Club Valparaso Distrito 4320 Sonia Patricia Garay Garay Rotary Club Playa Ancha Distrito 4320 Leonel Prez Prez Rotary Club Bellavista Distrito 4320 Carmenza Vanegas A. Club Rotario Envigado Ayur Distrito 4280 EGD Alejandro Carrasco Arvalo Comit Protocolo Rotario Distrito 4350 Hernn Montiel Hormazabal Rotary Club Limache Distrito 4320

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Introduccin

Propsito

A pesar que Rotary International no prescribe o sugiere en detalle, los deberes y procedimientos del MaCeRo de los clubes, es esencial instruir nuevos rotarios y nuevos MaCeRos en los tpicos que explica este manual. Las funciones del MaCeRo son aplicables a cada reunin semanal y toda funcin rotaria y de igual modo, el protocolo rotario tiene similar uso e importancia. Estas razones hacen imperativo que el Club tenga un recurso adecuado para capacitar rotarios en esos tpicos y de esa necesidad naci este manual. Este manual proporciona la fundamental informacin necesaria para capacitar a nuevos socios y futuros MaCeRos. La prioridad de esta publicacin es asistir al usuario a comprender funciones, responsabilidades y el protocolo rotario. De ese modo, promover el eficiente desempeo de los MaCeRos y difundir las peculiaridades del protocolo rotario. Esto en s, aumenta la capacitacin y eficacia del Club en diferentes formas. En remedio a la falta de un manual de trabajo universal para el MaCeRo y visto que no existe un repositorio central con la informacin pertinente, Rotary Club Limache decidi producir esta publicacin con la cooperacin tcnica de innumerables rotarios. El propsito primordial de este manual es facilitar informacin a nuestros futuros MaCeRos y proveer un recurso de capacitacin dentro del Club. Aplicacin, origen y uso A pesar que el ttulo de este manual pueda insinuar que es aplicable solo a MaCeRos, las polticas y procedimientos aqu establecidos son aplicables a todo socio de Rotary Club Limache, pues oportunamente todos lo aplicaremos. Recomendamos recurrir a este manual antes de asumir las funciones de MaCeRo. Repsalo antes de hacer preparativos de reunin, ceremonia o evento. Presta especial atencin al Anexo B, a fin de revisar tu propio trabajo plenamente.

La informacin y procedimientos que establece este manual, provienen de diversas fuentes externas a Rotary Club Limache. Al compilar el resultado de la exhaustiva investigacin del tema, notamos que las funciones y responsabilidades del MaCeRo varan segn las circunstancias y costumbres locales de cada club. Al efecto, est compuesto especficamente para Rotary Club Limache. Por lo tanto, si otro club opta por usarlo, recomendamos a los usuarios adaptar las sugerencias que aqu figuran, segn sean las necesidades de su club y la costumbre local. Este manual consta de mltiples captulos que describen las funciones del MaCeRo, establecen sus responsabilidades y describen el Protocolo Rotario. Los anexos, contienen informacin acerca de recursos y sirven de gua para la planificacin y ejecucin de ceremonias y eventos. Aunque hayas concluido tu capacitacin, previa a tu ao de servicio en la capacidad de MaCeRo, seguirs teniendo uso para esta publicacin. Este manual te servir como gua til de referencia para ejecutar las labores de macera que debers realizar en coordinacin con los dems funcionarios y socios del Club. En ti confiamos y dependemos de tu importante desempeo. Denegaciones El presente manual no forma parte de ningn Juego de materiales distribuido por Rotary International o el Distrito 4320. Este manual fue producido por y para Rotary Club Limache y sus socios . Cualquier rotario en cualquier club es bienvenido a usar esta publicacin si su club lo permitiese. Puedes adquirir una copia gratuita, en formato PDF, solicitndola mediante el correo electrnico de RotaryClubLimache@live.com. Recomendaciones Mientras te preparas para servir como MaCeRo de Rotary Club Limache, recuerda que nuestro Club rotario es miembro de Rotary International, y como tal, forma parte de una red mundial de 33.000 clubes rotarios, con acceso a los servicios y recursos que ofrece la organizacin, incluyendo publicaciones en espaol, informacin en www.rotary.org, subvenciones de La Fundacin Rotaria, respaldo del personal de la Sede Central y la oficina de RI en Buenos Aires, Argentina.
Comentarios

Nos complace la crtica constructiva. Exhortamos tus comentarios y de ti quisiramos saber si este manual contiene algn error. Si tienes preguntas o comentarios acerca de este manual, por favor comuncate con: Rotary Club Limache Repblica 339 Limache 2240491 Chile Correo electrnico: RotaryClubLimache@live.com

CAPTULO 1

Funciones del MaCeRo

MaCeRo es la persona que distingue al Club Rotario y por eso, su desempeo es vital. Le definimos como Director del Protocolo y en muchos clubes le consideran como otro funcionario dentro de la Directiva. Es decir que, merece y recibe tanta importancia como el Secretario o el Tesorero del Club. La palabra MaCeRo es una contraccin de: MAestro de CEremonia ROtario. Los rotarios usan ese trmino para definir a la persona que han designado como Maestro de Ceremonias. El MaCeRo rinde o supervisa el esfuerzo que logra confort en el lugar de reunin. Este funcionario presta atencin a los socios y visitantes, para mantener orden y cumplimiento con las reglas, costumbres y directivas que las respectivas autoridades del club han establecido. Es digno aclarar que el MaCeRo no es un mayordomo ni el mesero que atiende las mesas, pues su capacidad y autoridad van ms all de esto. Podemos decir que el MaCeRo es la tarjeta de presentacin del club anfitrin. En consecuencia, tiene la autoridad que le inviste su Club y amplio conocimiento del Protocolo Rotario. Este funcionario cuenta con la aptitud para fundamentalmente destacar cortesa y decoro en representacin del Club. Est atento a cada necesidad de la reunin rotaria desde principio a fin. Segn la circunstancia, toma accin directa o cuando es apropiado dirige a otros para alcanzar el fin adecuado. Los MaCeRos generalmente son perfeccionistas. Ante todo, la prioridad del MaCeRo es el impecable respeto al protocolo rotario. A su vez, el buen MaCeRo promueve compaerismo y conocimiento entre los rotarios. Su desempeo es de vital importancia al Club y de su gestin esperamos un cometido sumamente esmerado. El MaCeRo es el dueo de casa y un vivo reflejo de la personalidad conjunta del Club Rotario. En resumen, el Club espera que el MaCeRo haga que cada reunin rotaria y todo evento rotario tengan un desarrollo ordenado y efectivo. El MaCeRo como dueo de casa, mantiene estricto control sobre la propiedad mueble e inmueble. A cambio, como el MaCeRo del Club es solo uno, en toda ocasin que requiera asistencia o razonables recursos, los tendr con solo oportunamente solicitarlos.

En 1905, Gus Loehr fue el primer MaCeRo que tuvo Rotary.

CAPTULO 2

Responsabilidades

El MaCeRo debe tener

amplia experiencia rotaria. Su responsabilidad y prestigio son similares al Presidente del Club

El MaCeRo tiene amplio conocimiento del Protocolo Rotario y lo aplica asegurando una reunin ordenada y de la solemnidad que caracteriza a Rotary. En otras actividades rotarias aplica similares conocimientos, aunque modifica los procedimientos segn las condiciones y necesidades dadas. Por ejemplo, los preparativos y desarrollo de un cambio de directiva no son totalmente similares a lo que practicar para efectuar un bingo de recaudacin de fondos. Antes de la reunin o actividad el MaCeRo: Elige el men y ornamentacin para todo evento. Mensualmente programa, con quien corresponda, el men para cada reunin Prepara el lugar de la reunin en coordinacin con otros funcionarios del Club Comprueba que la iluminacin, sonido y temperatura sean adecuados Instala la mesa de presidencia Configura el mobiliario de la manera ms eficiente y conveniente para el grupo Hace disponibles todo elemento y equipo requeridos durante la reunin (campana, banderas, mstiles, proyector, pizarra, loza, cubiertos y dems) Con amplia anticipacin tiene el nombre y datos personales del orador Logra la rotacin semanal de lugares en la mesa rotaria, mediante la colocacin de tarjetas de identificacin que marcan la ubicacin de cada socio y as promueve el mximo compaerismo y conocimiento personal entre los rotarios. Ubica los elementos necesarios, de acuerdo al protocolo rotario Recibe cordialmente a los invitados Da la bienvenida y con sumo decoro atiende amablemente a los visitantes Durante la reunin o actividad el MaCeRo: Atiende a los visitantes atentamente y evita que en algn momento queden solos o aburridos. Establece el contacto personal de todos los visitantes con cada socio del Club y as evita aislamientos. Est personalmente atento a la reunin rotaria desde comienzo a final Cuida el cumplimiento de horarios, controlando el tiempo desde inicio a fin de la reunin Dispone la mesa de reunin, de tal manera que haya la menor distancia posible

entre sus extremos, cualquiera de ellos sean, con respecto al centro de la mesa cabecera Ubica al orador de turno en el lugar asignado en la mesa de cabecera Puntualmente entrega al Presidente del Club, el presente que ste ofrecer al orador Ubica las banderas en sus respectivos mstiles de acuerdo al protocolo Provee el ambn (podio) con reloj, micrfono, un vaso y una jarra con agua, para el orador

Protocolo Rotario

Concepto El protocolo es un conjunto de detalles, de ndole formal. Es necesario considerar y aplicar los adjuntos del protocolo durante planificacin, preparacin y desarrollo de actos o reuniones rotaras. Tal atencin a detalles, impide incurrir en involuntarios errores asociados a decoro, prelacin o cortesa. Para reforzar la imagen de aceptable organizacin y decoro que debe predominar en todos nuestros actos, es conveniente unificar este criterio en el desarrollo de las reuniones. Insignia rotara El distintivo rotario constituye el emblema de mayor significado para un socio, ya que simboliza y representa su participacin activa en la ms importante institucin de servicios del mundo. El rotario, con absoluto orgullo, debe vestir con su insignia siempre visible, en su vida personal y laboral. No olvidemos que todos los socios fueron invitados a incorporarse a la Institucin, no postularon a ella. Ejecucin y entonacin del Himno Patrio El Himno Nacional de Chile, en su versin, cantado, por coro, orquesta o banda, debe ejecutarse slo en ceremonias o eventos rotarios de real magnitud e importancia. Los clubes organizadores de una ceremonia institucional, evaluarn debidamente los fundamentos que la convocan y determinarn conforme a ello, si corresponde entonar el Himno Patrio. Si as se hiciere, todos los asistentes y en el momento que corresponda, adoptarn la posicin de pi y en sus respectivos lugares, enfrentando al lugar en el que se encuentra la bandera, si la hubiera. En el transcurso de una misma ceremonia, el Himno Nacional se ejecutar slo una vez al momento de izar la Bandera, estando ya izada o bien, sin presencia del Pabelln Patrio. Mientras dure su ejecucin, no debe haber desplazamientos de personas por el lugar. Cuando sea apropiado ejecutar otros himnos nacionales, lo haremos siempre con la misma solemnidad que el Himno Patrio, en orden alfabtico o en el orden de

En la historia mundial, hay antecedentes de guerras centenarias entre imperios y reinados a causa de violaciones de protocolos.

importancia circunstancial, originada especialmente en la investidura de visitas. En tal circunstancia, ejecutaremos el Himno Nacional patrio en ltimo trmino. En ningn caso debe cantarse el Himno Nacional o de un pas extranjero, con las banderas arriadas.
Desfile de Pabellones Este tipo de desfile, lo inicia el Pabelln Nacional. Luego, en orden alfabtico, lo siguen los Pabellones que se incluyan en la ocasin y cerrando con el Pabelln Rotario.

Ofrecimientos de Homenaje Cuando preveamos la rendicin de un homenaje para el que haya que solicitar un minuto de silencio, es conveniente hacerlo a continuacin y de inmediato al izamiento del pabelln. Ubicacin de los Pabellones La Bandera Nacional, es el mayor smbolo de la Patria, al que todos los miembros de la sociedad le deben veneracin y mximo respeto. Esto es especialmente importante en la solemnidad y alto significado con que debe izarse y arriarse durante ceremonias. Cuando se trate de un Pabelln Nacional, de mesa, tipo bandern: Deber ubicarse en el centro de la mesa cabecera, frente al Presidente. Por norma general y si el espacio lo permite, la ubicacin de las banderas en mstiles, ser en el rea central, detrs de las autoridades ms representativas del acto. Si el espacio no lo permite, se ubicarn en el costado derecho de la testera. Tratndose de la Bandera Nacional, de pi en un mstil, deber ubicarse siempre a la derecha, mirando desde la cabecera o proscenio hacia el auditorio y, la Bandera Rotara, a la Izquierda. Si la circunstancia amerita la presencia de tres o ms banderas representativas de alguna autoridad nacional o invitado extranjero, su distribucin ser la siguiente: Nacional de pi al centro, a la derecha debe ubicarse la extranjera y la Rotara a la izquierda de la Nacional, siempre mirando desde la cabecera hacia el auditorio. Se considera como sitio de honor el centro del grupo al ser nmero impar de banderas y en el centro, a la derecha (izquierda del observador) si son pares.

La bandera nacional es el smbolo patrio de mayor importancia para todo pas.

Extranjera

Nacional

Rotaria

Auditorio

Izamiento de los Pabellones La bandera extranjera no la debe izar quien no tenga esa nacionalidad , y la bandera rotara quien no sea rotario, salvo la ausencia de alguna persona en tal condicin.

Cuando por circunstancia de duelo nacional u otra razn se disponga el izamiento de un pabelln a media asta, el procedimiento es, izarlo hasta el tope del mstil y de inmediato arriarlo hasta la mitad del mstil, donde permanecer hasta el trmino de la condicin que origin su izamiento. La significancia de este procedimiento es que simblicamente la bandera est media-asta ms alta que de costumbre. Arro de los Pabellones Al igual que en el izamiento, la Bandera Nacional, de otro pas o el Pabelln Rotario, sern arriados nicamente por un connacional al que pertenece el pabelln, o respectivamente por un rotario, salvo la ausencia de alguna persona en tal condicin. Al descender las enseas no debe aplaudirse, pero si se har una vez arriada s y propiamente dobladas. Para arriar banderas que estn izadas a media asta, primero la izamos hasta el tope y luego la arriamos completamente. Como antes dicho, la significancia de media asta es que la bandera est media-asta ms alta que de costumbre y por lo tanto, el proceso de arriarla debe ser el exacto reverso del izamiento.
Si el invitado no confirma

Invitaciones La programacin de una ceremonia oficial de homenaje a un pas o una Institucin, debe iniciarse siempre con una invitacin formal, escrita y en manos del invitado a lo menos con ocho das de anticipacin . En este documento, en su parte inferior debemos insertar la solicitud de confirmar la invitacin (R.S.V.P.) y la tenida a utilizar. Por su parte, los socios rotarios que sean invitados a una ceremonia, estn en la obligacin de asistir, en las condiciones en que fue invitado, salvo que existieren circunstancias insalvables que le impidieren hacerlo. En tal situacin, deber en forma oportuna agradecer y excusarse, en los mismos trminos que le fuera formulada la invitacin. Compensacin de Asistencia Es derecho de todo rotario visitar cualquier club nacional o extranjero y ser recibido en condicin de tal. La asistencia a la reunin de tal club ser reglamentaria "Compensatoria" con responsabilidad de asistencia a su propio club. Es obligacin del rotario que concurre a una reunin de club donde no sea conocido, presentar identificacin rotara, en la que figuran sus datos y su Club. Orden de Prelacin de los Funcionarios Rotarios 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Presidente de RI Presidente Propuesto de RI Presidente Nominado de RI Past Presidente de RI Director/es de RI Director/es Propuesto/s de RI Ex Directores de RI Secretario de RI Tesorero de RI Gobernador de Distrito de RI Gobernador Propuesto de RI

concurrir a la invitacin, puntualmente llmalo por

telfono y respetuosamente pide confirmacin.

Compensacin es una

forma de capacitacin.

12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

Past Gobernador de Distrito de RI Agente de Finanzas de RI Ex Gobernador/es de Distrito de RI Asistentes del Gobernador del Distrito Secretario/s de la Gobernacin del Distrito Tesorero de la Gobernacin del Distrito Funcionarios de la Gobernacin del Distrito Presidente/s de Club/es Rotarios Funcionarios de los Rotary Clubes

Orden de Prelacin Para Eventos Distritales El presidente del club siempre ocupa el centro de la cabecera. A su izquierda puede hacerlo su secretario. De haber autoridades rotarias presente, seguiremos el siguiente orden jerrquico: Asamblea del Distrito 1. Representante de RI 2. Gobernador del Distrito 3. Gobernador electo 4. Gobernador electo de otro distrito 5. Presidente de la Asamblea 6. Presidente del Club anfitrin Conferencia del Distrito 1. 2. 3. 4. 5. 6. Representante del RI Gobernador del Distrito Gobernador de otro distrito Gobernador de otro distrito Presidente C. Conferencia Presidente del Club anfitrin

Las Damas guardan el mismo orden jerrquico de sus esposos en caso de ubicrselas en la cabecera; pero a la derecha del presidente la esposa del que est a su izquierda y as sucesivamente. Jerarqua Rotaria de las Reuniones A nivel de Gobernacin de Distrito 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Gobernador en ejercicio Representante de Rl Director de Rl Ex Director de Rl Ex Gobernadores por orden decreciente de antigedad Gobernador Electo Gobernador Propuesto Asistente del Gobernador Secretario del Distrito Tesorero del Distrito Presidentes de otros clubes

A nivel del Club 1. 2. 3. 4. 5. Presidente Presidentes electo Vicepresidente Secretario Tesorero

6. Macero 7. Presidente de Comit En ceremonias oficiales, reuniones de homenaje o reuniones conjuntas, el Asistente del Gobernador ocupar siempre el lugar del Gobernador, en su ausencia. Su ubicacin estar inmediatamente a la derecha del Presidente que dirige la reunin. Orden de prelacin en la Cabecera de una Reunin Rotaria En reuniones rotarias que cuenten con la presencia de autoridades civiles, militares, eclesisticas u otras de ndole institucional, la de mayor jerarqua tomar lugar inmediatamente a la derecha del funcionario rotario quien preside dicha reunin. Reunin del Club
La reunin ordinaria del Club, es una solemne ceremonia rotaria.

Rotary no es improvisacin, sus sesiones se desarrollan d acuerdo con un programa establecido. Para llenar la tabla, adems del presidente, secretario, y tesorero, necesitamos la colaboracin de los socios y de invitados a quienes ofrecemos la reunin rotaria. Una reunin dinmica, interesante y productiva requiere planificacin, participacin y orden. La puntualidad refleja buena educacin y consideracin a los dems. Iniciar la sesin tarde esperando a otros socios e incluso al orador, refleja falta de respeto a los dems asistentes. Esperamos que ingresen al club hombres y mujeres que sepan valorar el tiempo ajeno igual que el propio. Si tenemos esmero en estos detalles atraeremos y desarrollaremos socios de calidad en el Club. Horario de la reunin: El Presidente y el MaCeRo mantienen un estricto respeto por los horarios de inicio y trmino de la reunin. La prudente duracin de esta, flucta entre 90 y 120 minutos. El Presidente determina y anuncia el trmino de la reunin, ponindose de pi y sugiriendo a los socios entonar nuestro Himno Rotario. Lugar de la Reunin: Es necesario y recomendable realizar las reuniones en lugares confortables, bien iluminados y aireados; con adecuada ornamentacin al protocolo y a los atributos que amerita una reunin rotaria. Estos ltimos incluyen campana, banderas, mstiles, pabellones, banderines, cuadro de Paul Harris si lo tenemos, rueda rotara, y as por el estilo. Es recomendable exigir la atractiva presentacin de las mesas con todo en buenas condiciones. Esto incluye el despliegue de manteles, servilletas, vajilla, vasos, copas, jarras, botellas, ceniceros, arreglos florales, y as por el estilo. Haremos la disposicin de la mesa de reunin en tal manera que medie la menor distancia posible entre sus extremos, con respecto al centro de la testera. Es preferible una mesa cabecera algo ms extendida en lugar de "peines" muy largos que alejan a los comensales del centro de la reunin. Quin dirige la reunin? Toda reunin del Club rotario la preside su Presidente en ejercicio. En caso de su ausencia, corresponder que alguna de las personas que a continuacin indicamos, asuma la direccin de la reunin observando la o o o siguiente precedencia: 1 el Vicepresidente, 2 el Past Presidente y 3 el ex Presidente menos antiguo que se encuentre presente. En caso de indisposicin del Presidente u otra eventualidad que le

"Antes de la hora no es la

hora, despus de la hora no es la hora; la hora es la hora. (Napolen).

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obligue abandonar la reunin, asumir la direccin la persona indicada de acuerdo al prrafo anterior. Desarrollo de la reunin El Presidente del Club, o quien preside la reunin desarrolla el programa previsto, evitando interrupciones de los socios o invitados, que no tengan directa relacin con el tema en progreso, o largos discursos. De surgir informacin de algn socio, la cual no est contemplada en el programa pero que sea de inters al Club, es recomendable reservarla para el punto final de la reunin, cuando el Presidente debe ofrecer la palabra para algn tema imprevisto o no considerado. La informacin de secretaria y de los Comits intervinientes en el programa, es recomendable que sean sobrias, concisas, instructivas y en lo posible, de fcil entendimiento para las visitas no rotaras en el caso de haberlas. En el desarrollo normal de la reunin, segn las modalidades de nuestro Club o las condiciones fsicas de las personas, tanto el Presidente como los socios, pueden realizar sus intervenciones sentados o de pi, segn les parezca apropiado. Cuando se trate de exponer algn trabajo, instruccin, hacer uso de la palabra o ante otra situacin especial relevante, deben hacer la intervencin de pi. El toque de campana simboliza el "toque de atencin" y es muy importante que hasta que no se haya conseguido total silencio, no se d comienzo a la informacin o parlamento de quien tenga que hacer uso de la palabra. Este aspecto es de absoluta importancia y requiere toda la capacidad de liderazgo y manejo de grupos por parte de quien preside la reunin. Comportamiento El comportamiento personal y colectivo, en el contexto de reuniones debe ser amigable, armonioso y respetuoso. As, evitaremos conflictos que lleven la conversacin a indeseables extremos. Por bien o por mal, nuestra conducta ante visitas y especialmente en frente de nuevos o propuestos socios, tiene consecuencias. Cuando un socio exhibe apasionamiento por un argumento conflictivo, quien est a cargo de la reunin pondr el tema en suspenso. Posponer el asunto, facilita la oportunidad de resolucin, luego que las partes en litigio reconcilien sus puntos de vista fuera de la mesa rotaria. Si fuese necesario, el Comit Directivo resolver el punto de discordia de acuerdo al Manual de Procedimiento. El intercambio de ideas es muy saludable para el desarrollo de proyectos, actividades y polticas del Club. Cada socio, oportunamente debe proponer y contribuir sus ideas a la mesa rotaria en forma clara y concisa. No es productivo extender las reuniones con largos discursos que finalmente resultan en la prdida del inters colectivo. Quien habla o interrumpe en la reunin durante lectura de Los objetivos de Rotary, las disertaciones, proposiciones o informes, es intolerable, indisciplinado y no acta como buen rotario. Quien est a cargo de la reunin y segn su criterio, otorga la palabra a quien oportunamente tiene algo que contribuir en la mesa rotaria. Si otro socio interrumpe, inicia conversacin ajena al tema en curso o habla fuera de turno, la persona a cargo de la reunin o el MaCeRo restauran el correspondiente orden de oratoria. Vestuario Es recomendable que el Presidente sugiera a los socios e invitados vestir una indumentaria correcta y adecuada a la calidad que debe adornar toda

Te reciben segn te presentas. Te despiden segn te comportas.

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reunin rotara y en acorde a la estacin. Cuando contamos con la visita de personalidades ajenas a Rotary, el Presidente debe dar conocimiento de la circunstancia a los socios. Los rotarios deben concurrir a cada reunin o evento, con una vestimenta informal o formal, con corbata o la modalidad apropiada segn sea el caso y circunstancias. Al interior como tambin fuera del Club, existen ocasiones en que los socios debern asumir la ms absoluta formalidad. Esto es aplicable, no solo al desarrollo de la reunin, sino tambin al vestuario. En esta condicin se encuentran como ejemplos: La visita oficial del Gobernador de Distrito, ceremonias de homenajes a Instituciones, celebracin de aniversarios de pases amigos, transmisiones de mando de la Gobernacin del Distrito o del Club y otras de similar importancia. Ceremonias Tratamos toda ceremonia con la mayor seriedad y formalidad que merece el acto. Quienes asisten al evento, esperan algo correcto en composicin, memorable y meritorio de la ocasin. Las ceremonias son dignas del mayor decoro y respeto, pues todo el proceso est bajo el escrutinio de la audiencia. Por esas razones: Es indispensable confeccionar un detallado libreto, especfico para cada ocasin. Como ejemplo, Anexo 3 muestra el libreto que usamos en nuestra ceremonia de investidura. Das antes de efectuar ceremonias complicadas, es recomendable ensayar o cuando menos conversar acerca del respectivo libreto con todos los participantes posibles y necesarios. Es imperativo pronunciar correctamente los nombres propios y enumerar cada cualidad, distincin y clasificacin personal libre de error y omisin. El propuesto orador, (no necesariamente el MaCeRo) o maestro de ceremonia del evento, debe cerciorarse de tener estos datos claros antes de la ceremonia. Diplomas, medallas, regalos u otros tiles de premiacin, deben estar servibles, completos y convenientemente colocados en orden cronolgica segn el libreto. Es inaudito detener una presentacin para encontrar el diploma correspondiente. Es vergonzoso no poder entregar el galardn ofrecido. Por ejemplo, si es una ceremonia de investidura, tengamos la insignia rotaria a mano, para que el Presidente puntualmente la coloque en la solapa del nuevo socio. Aunque la pgina 23 del Manual de Procedimiento 2010 recomienda varios componentes de la incorporacin de nuevos socios, no existe una ceremonia universalmente aplicable. No obstante y dada la seriedad del evento, es importante en la vida del nuevo rotario y su Club, que la investidura quede marcada con solemne formalidad. Podemos desarrollar la ceremonia de investidura durante una reunin semanal, pero es ms prestigioso hacerlo en presencia y participacin del Gobernador distrital o su Asistente. Es extremadamente importante efectuar la ceremonia en presencia de los familiares del nuevo socio y los nuestros, pues el Club es ms dinmico y gratificante cuando lo compartimos con nuestras familias. Abandono de la reunin S un socio o rotario visitante por indisposicin u otra circunstancia personal, tiene la necesidad de abandonar el lugar de reunin antes de su finalizacin, deber dirigirse al sitial de la presidencia y solicitar el permiso correspondiente para retirarse. Obtenido el permiso, se retirar en la forma ms discreta posible. El gesto de solicitar la venia de quien preside la reunin, debe entenderse que es extensivo a todos los presentes y as debe ser aceptado.

Por bien o por mal, los visitantes pueden convertirse en nuestra

tarjeta de presentacin.

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Comportamiento con nuestras visitas Cuando tenemos una visita destacada (autoridad administrativa o rotara, expositor y as por el estilo), el MaCeRo o el coordinador de la invitacin debe recibirla en la puerta del edificio. De la forma ms directa, lo conducir y presentar al Presidente del Club, quien desde ese momento ser su anfitrin. Cuando la personalidad invitada exprese necesidad de retirarse antes de finalizar la reunin, quien preside y en el momento oportuno, pausa momentneamente e informa a los presentes de esta circunstancia. Quien preside acompaar a la visita hasta la puerta del aposento y nuevamente el MaCeRo o el coordinador acompaarn la visita hasta la puerta de salida del edificio. Desde su llegada y hasta el momento de retirarse, las visitas deben ser cordialmente atendidas, evitando por todas las formas posibles que en algn momento, las visitas o cualquier miembro de sus comitivas, queden aislados o se sientan solos. El MaCeRo causar que alguien del Club atienda a cada visitante. Oradores S la reunin contemplara la participacin de varios oradores, harn uso de la palabra en orden decreciente de jerarqua. En todos los casos y si estuviera presente, el ltimo que habla es el Gobernador de Distrito en ejercicio. Despus del Gobernador, el Presidente slo dir unas breves palabras para dar trmino oficial a la reunin y agradecer la presencia de las visitas y oradores. Ante la presencia de alguna autoridad o visita que no tenga oficialmente la calidad de orador en la reunin, discreta y cordialmente le ofreceremos una oportunidad de hacer uso de palabra. Si no acepta, debemos respetar su decisin. Si acepta, le daremos espacio despus de la actuacin del orador principal de la reunin. Generalmente el volumen y duracin de un aplauso, marca la efectividad del orador. Si el orador hizo una excelente presentacin, es justo que reciba un buen aplauso. La entrada del siguiente orador al podio es prudente para respetar el agrado de la concurrencia y la gratificacin personal de quien mereci el aplauso. El nuevo orador o el MaCeRo, no deben opacar o interrumpir el aplauso que recibe el orador anterior. Puede haber excepciones a esta cortesa y el Ma CeRo o Presidente del Club deben hacer una sensata decisin en casos extremos. Reuniones conjuntas
Un encuentro entre clubes, destaca la camaradera de los rotarios.

Cuando dos o ms clubes, acuerdan una reunin conjunta, es recomendable designar la organizacin y direccin a slo uno de ellos. El Presidente del Club acordado, desarrolla el programa previamente acordado. Cuando se trata de una reunin conjunta de homenaje a otra institucin, debemos omitir el desarrollo de temas rotarios, limitndonos a homenajear a la institucin visitante. Como una muestra de la tradicional unin y camaradera rotara, es conveniente que algn socio, representante de cada club presente, resalte las celebraciones internas o de compaerismo que conmemoran. El Club organizador debe prever una mesa de honor, en que se encuentren la persona ms representativa de la institucin homenajeada y cada uno de los Presidentes de los clubes anfitriones. S fueren varias las visitas presentes, sern distribuidas en el resto de las mesas ms prximas.

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El centro de la mesa lo ocupar el Presidente del Club organizador, a su derecha el Asistente del Gobernador de Distrito, si es que el Gobernador no estuviera Presente y a su izquierda la visita ms representativa. Alternadamente de derecha a izquierda, ubicaremos los restantes Presidentes y considerando que son igualmente anfitriones de la reunin, en estricto orden de antigedad de su respectivo Club. Si la asistencia de varios Presidentes de clubes no permite la ubicacin de todos ellos en la mesa cabecera, debemos preparar una o varias mesas especiales para este efecto. Por norma bsica de protocolo y orden de permanencia de los asistentes, es necesario y conveniente exhibir visiblemente un plano de orientacin individual de los asientos a ocupar. En lo que respecta a la testera, en cada asiento pondremos una tarjeta con el rango y nombre del comensal. Al trmino de la intervencin del orador, el Presidente del Club organizador agradecer su colaboracin. En el caso de que el orador pertenezca o hubiera sido invitado por otro de los que el orador pertenezca o hubiera sido invitado por otro de los clubes presentes, el Presidente del Club anfitrin har resaltar tal circunstancia y agradecer la colaboracin prestada por ese club. Al trmino de la reunin el Presidente agradecer la presencia de las visitas en el orden establecido de prelacin, siendo recomendable hacerles entrega de algn bandern o material rotario, que refleje el sentimiento de afecto de Rotary y la importancia del rol que esa institucin homenajeada cumple en la comunidad nacional o local.
El socio que no conoce el

protocolo rotario, es como un ciego que camina sin bastn. Ayudmosle.

Es requisito de la ms absoluta cortesa, el que ninguna persona abandone la sala donde se realiza esta reunin conjunta de homenaje a alguna Institucin o persona, sin que se hubiere retirado previamente la o las visitas. Para ello es igualmente necesario, que la hora de trmino de la parte formal, obedezca a horarios razonables y prudentes. Reuniones oficiales con cena En reuniones rotaras formales que incluyan cena, almuerzos u otro tipo de atencin sentados, es absolutamente recomendable designar asientos a los concurrentes de acuerdo a su orden protocolar, segn explican las pginas 8, 9, 10 y Anexo B. En actos oficiales ms relevantes a los cuales hemos invitado autoridades nacionales, miembros del Cuerpo Diplomtico u otras personalidades nacionales o extranjeras, las precedencias de las respectivas categoras, sern las que se contemplen en el Reglamento de Manual y Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores. Como mencionamos antes, en los banquetes y cenas de especial categora, debe existir un plano de orientacin individual, que designe a cada uno de los asistentes su respectivo asiento. Si hubiere varias puertas, en el plano se indicar la que facilitar su acceso. En cada asiento debe colocarse, una tarjeta con el rango y nombre del comensal. Tratndose de mesas con menor capacidad de asientos, 6 u 8 personas, podr asignarse la ubicacin de los concurrentes con una tarjeta en que se contemple los nombres de quienes la ocuparn. Por norma bsica de respeto a nuestros invitados, nadie deber sentarse antes que lo haga la persona que preside la mesa, ni tampoco levantarse antes de ella.

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El lugar de honor estar ubicado en el centro de la mesa, el que una vez establecido, constituir la base para la asignacin de los dems puestos. Tengamos especial precaucin de no ubicar el sitio de honor, dando la espalda a la puerta principal. El ingreso y salida desde el comedor, ser iniciado siempre por la persona que ostenta el lugar de honor, con o sin su cnyuge. Distribucin de los comensales en una mesa Existen variadas modalidades para distribuir formalmente a los invitados en una mesa, teniendo para ello especial consideracin; el carcter de la reunin, la categora de los invitados y si lo hacen slo o acompaados por su cnyuge. El Anexo B explica la distribucin protocolar segn la configuracin o forma de las mesas. Si en una cena de alto nivel protocolar ofrecida por un Club asisten los cnyuges, entre ellos el cnyuge del invitado principal, la mesa constar con dos cabeceras. Por norma general los puestos de honor siempre sern ocupados por el Presidente del Club y su cnyuge, situacin que variar por nica excepcin, ante la presencia del Presidente de Rotary International y su cnyuge, quienes pasarn en esta ocasin, a ocupar los puestos de honor. A la derecha de quien ocupa el puesto principal (Presidente) se ubica el cnyuge del invitado de honor y, a la derecha de ste, el cnyuge del Presidente del Club. Los dems comensales se ubicarn en el orden que les corresponda y las damas alternando los puestos con los varones, de acuerdo al orden de precedencia de los respectivos cnyuges.

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Anexo A

Auto escrutinio
Las siguientes preguntas intentan darle al MaCeRo, los ms bsicos puntos de referencia para verificar sus tareas de preparacin y ejecucin. Aunque la composicin de esta lista no es absoluta, la intencin es dar al MaCeRo una serie de recordatorios que le asistan a identificar las tareas y detalles fundamentales que requieren las reuniones y actividades rotarias. Es recomendable que el MaCeRo haga su propia lista de acuerdo a las circunstancias, costumbres locales y recursos a mano. Antes de la reunin o actividad el MaCeRo:

Elegiste el men? Con amplia anticipacin, tienes el nombre y datos personales de los oradores? Confirmaste la asistencia de los invitados? Procuraste la ornamentacin? Preparaste el lugar de la reunin en coordinacin con otros funcionarios del Club? Comprobaste que la iluminacin, sonido y temperatura son adecuados? Configuraste el mobiliario de la manera ms eficiente y conveniente para el grupo, tomando en cuenta el
protocolo rotario?

Desplegaste la mesa de reunin, de tal manera que hay la menor distancia posible entre sus extremos,
cualquiera de ellos sean, con respecto al centro de la mesa cabecera?

Hiciste disponibles elementos y equipo requeridos durante la reunin (campana, banderas, mstiles,
proyector, pizarra, loza, cubiertos y dems)?

Lograste la rotacin semanal de lugares en la mesa rotaria, mediante la colocacin de tarjetas de

identificacin que marcan la ubicacin de cada socio para promover el mximo compaerismo?

Ubicaste los elementos necesarios, de acuerdo al protocolo rotario (campana, banderas y dems)? Recibes cordialmente a los invitados? Da la bienvenida y con sumo decoro atiende amablemente a los
visitantes. Durante la reunin o actividad

Atiendes a los visitantes atentamente y evitas que en algn momento queden solos o aburridos?
Estableces contacto personal de todos los visitantes con cada socio del Club y evitas aislamientos?

Ests personalmente atento a la reunin rotaria desde comienzo a final? Cuidas el cumplimiento de horarios? Ubicaste al orador de turno en el lugar asignado en la mesa de cabecera? Proveste el ambn (podio) con reloj, micrfono y un vaso con agua para el orador? Ubicaste las banderas en sus respectivos mstiles de acuerdo al protocolo? Puntualmente entregaste al Presidente del Club, el presente que ofrecer al orador?

Anexo B

Distribucin protocolar de mesas

Peine

Pgina

A-2

Dos cabeceras ovalada (a)

Dos cabeceras ovalada (b)

A-3

Dos cabeceras rectangulares (a) (b)

A-4

Anexo C

Ceremonia de Investidura, Libreto

PRESIDENTE A continuacin procedemos a la ceremonia de ingreso de nuestro amigo Efran Rivera Rosado al Rotary Club Limache. El Secretario Osvaldo dar lectura de la Resolucin de Directorio que aprueba el Ingreso al Club del nuevo Socio. SECRETARIO Visto y considerando la presentacin hecha al Club por nuestro socio, Johnny, el informe del Comit del Cuadro Social, y la aprobacin de la directiva, anteceden, y unidos a los mritos personales (del) (de los) postulante(s), decidieron que Rotary Club Limache, en sesin de Directorio 3 de octubre de 2011, aprob integrar como miembro activo al Seor Efran Rivera Rosado. PRESIDENTE Efran, ests por convertirte en el socio ms nuevo del Rotary Club Limache. El rotario que propuso tu afiliacin, te ha conferido un gran honor. El vio en ti las cualidades que te harn un buen rotario. Y ahora, tres de nuestros socios, todos Ex Presidentes, te van a incorporar formalmente a nuestro club. PRIMER EX PRESIDENTE Amigo Efran, Bienvenido al Rotary Club Limache, donde te llamaremos por tu primer nombre. Estoy ante ti, para introducirte a una nueva gran aventura, en servicio, en vuestra vocacin, en vuestra comu nidad y con tus compaeros. Compartirs los objetivos de nuestra organizacin, con otras personas de este club. Sers parte de los 1.200 rotarios de nuestro Distrito y con cerca de 1.211.000 rotarios de 180 pases en el mundo. Todos ellos son profesionales o personas de negocios, unidos por un ideal comn, la amistad y el servicio. Nosotros esperamos de ti, que representes fielmente las metas y principios rotarios, en tus familiares, tus amigos, tus asociados, en tu comunidad y en el mundo. SEGUNDO EX PRESIDENTE Amigo Efran, bienvenido al Rotary Club Limache. En 1905 Paul Harris , un joven abogado de Chicago, viva la soledad de una gran ciudad, deseando compartir con otras personas de ocupaciones diferentes a la suya. As en la tarde del 23 de Febrero de 1905, se reuni con tres amigos y discutieron la idea. Se reunan rotando el lugar de reunin en diferentes oficinas y fue as como naci Rotary. El nmero de socios fue creciendo cada vez ms y fueron muchos los que siguieron la costumbre de reunirse en oficinas. Por su creciente nmero debieron escoger un lugar ms amplio y sin percatarse, le dieron vida a un nuevo club. De ese inicial propsito de buscar y encontrar compaerismo, pronto llegaron a una satisfaccin mayor, la cual hoy es, nuestra entrega de servicio a la comunidad. Notars que ya has escuchado dos cualidades bsicas de Rotary: AMISTAD y SERVICIO. TERCER EX PRESIDENTE Amigo Efran, nos hemos reunido, para impulsarte a una nueva y gran aventura. Ms que ser socio, deseo que llegues a ser un verdadero Rotario. Primero hay cosas que debes aprender, entre ellas, el Objetivo de Rotary International, que en su prembulo dice "Estimular y Fomentar el Ideal de Servicio como Base de toda Empresa Digna", tambin acuamos frases como "Se Beneficia ms quien Mejor Sirve" y "Dar de S, antes de Pensar en S". Por supuesto que conocers y practicaras nuestra afamada Prueba Cudruple, a la que debiramos someter todo lo que pensamos, decimos y hacemos. La prueba nos pregunta: Primero: Es la VERDAD?

A-5

Segundo: Es EQUITATIVO para todos los Interesados? Tercero: Crear buena VOLUNTAD Y MEJORES AMISTADES? Cuarto: Ser BENEFICIOSO para TODOS los interesados?

Hay muchas bibliografas que podrs leer. Te entregaremos lecturas acerca de la fundacin e historia de Rotary. Por medio de estas, en las propias palabras del fundador, conocers la filosofa bsica del compaerismo y el servicio. Pero recuerda que lo ms Importante en Rotary es participar y ello comienza con tu semanal asistencia a reuniones. Haz que Rotary sea para ti un importante hito de la semana. Para apreciar el amplio espectro, podrs visitar y compensar en otros clubes, asiste a las Asambleas y Conferencias Distritales y, si te es posible, a la Convencin Internacional. Ten presente que los rotarios reciben de Rotary lo que invierten en Rotary. PRESIDENTE (parado al lado del nuevo socio) Efran, estoy parado a vuestro lado, representando a los miembros de este Club, para caminar junto a ti hacia ese nuevo reto. Para ello te voy a solicitar la promesa de honor proclamada ante tus nuevos amigos. (Todo el club se pone de pi) Efran, prometes al incorporarte a Rotary, aceptar sus objetivos y estatutos? Te comprometes solemnemente ante vuestra conciencia y ante vuestros nuevos amigos a someteros en todo momento a la PRUEBA CUDRUPLE ROTARA, para que vuestras ideas, palabras y acciones estn siempre inspiradas por la VERDAD, la JUSTICIA, la AMISTAD y el SERVICIO? POSTULANTE Si prometo. (APLAUSO seguido de completo silencio) PRESIDENTE Al prender la Insignia de Rotary en tu solapa, te declaro miembro de Rotary Club Limache, el que te recibe con el aprecio y la lealtad de un amigo. Usa esta insignia con orgullo, la que te abrir las puertas para asistir a cualquier club rotarlo en el mundo. (APLAUSO) (Himno Rotario de Chile) Nota: La informacin destacada aparece tan solo por dar ejemplos y debe ser remplazada con la informacin pertinente.

A-6

Hojas de trabajo
Plan de Accin - Hoja de trabajo
Actividad o proyecto Persona a cargo

Reunin ordinaria del Club

Concepto

Presidente y MaCeRo

Combinar una comida de camarera con una discusin constructiva acerca del presente quehacer del Club.
Tareas Personal necesario

1. Preparar una tabla concisa 2. Preparar el lugar (mesas, sillas, mobiliario, campana y tiles) 3. Enviar invitaciones a invitados 4. Verificar nombre, detalles personales y RSVP de invitados 5. Ordenar la comida 6. Recibir y ubicar a los socios e invitados 7. Causar el servicio de la comida 8. Controlar el tiempo 9. Despedir a los visitantes
Fechas y tiempos de comienzos y duracin

1. Presidente, Secretario y MaCeRo 2. MaCeRo (puede requerir ayuda) 3. Secretario 4. MaCeRo 5. Subcomit de Compaerismo, MaCeRo 6. MaCeRo, Socios 7. MaCeRo 8. Presidente y MaCeRo 9. Presidente y MaCeRo

1. No ms tardar (NMT) mircoles de cada semana o el da de la reunin 2. NMT mircoles de cada semana o el da de la reunin 3. NMT 8 das antes de la reunin 4. NMT de un da antes de la reunin 5. NMT 12:00 Horas del mircoles de cada semana o el da de la reunin 6. Desde 30 minutos antes de la reunin o ms si es prudente y necesario 7. Servicio de comida al tiempo predeterminado 8. El tiempo de duracin para asuntos oficiales descritos en la tabla, no debe exceder de 90 a 120 minutos 9. Al finalizar la reunin
Donde

Las reuniones se llevarn a cabo en el Saln de la Mesa Rotaria a menos que el Presidente y el Club acuerden otro lugar.
Recursos necesarios

1. (no usado) 2. Para preparar el lugar el MaCeRo puede requerir ayuda, mediante el Presidente, segn sea necesario. Todos los tiles (mesas, sillas, campana, banderas, manteles, loza, cubiertos, vasos, copas, saleros estn dispuestos en la sede)
Puntos de coordinacin

El MaCeRo coordina oportunamente con el Presidente, Secretario y el Subcomit de Compaerismo segn necesario. El MaCeRo verifica la intencin de concurrir (RSVP) de los invitados, ya sea por visita personal o llamada telefnica.

Evaluacin final