DAFTAR ISTILAH Administrasi : Kegiatan kantor dan tata usaha; Usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan

serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi. Agenda : Buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun; Acara ( yang akan dibicarakan dalam rapat) Akses : Jalan masuk, terusan. Arsip : Dokumen tertulis (surat, akta, dsb), atau bergambar (foto, film, dsb) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dsb), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. Baki Surat : Alat yang digunakan sebagai tempat dari berkas surat yang ada. Buku Ekspedisi Ekstern : Buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi atau perusahaan. Buku Ekspedisi Intern : Buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri. Deposito :Uang yang disimpan dalam rekening; Tindakan menyimpan uang di bank; Hak atas saldo uang dari bank bagi mereka yang telah menyimpan dana di bank. Efisien : Mengerjakan sesuatu dengan tepat tanpa membuang-buang waktu, tenaga dan biaya Ekspedisi : Pengiriman surat, barang, dsb; Perusahaan pengangkutan barang. E-mail : Surat Elektronik Feed Back : Umpan Balik Folder : Map tempat menyimpan surat/data. Format : Bentuk dan ukuran (buku, surat kabar, dsb). Hardware : Perangkat Keras. Iklan : Berita pesanan untuk mendorong, membujuk khayalak ramai agar tertarik pada barang dan jasa yang ditawarkan; Pemberitahuan kepada khayalah ramai mengenai barang atau jasa yang dijual, dipasang didalam media massa (seperti surat kabar dan majalah) atau di tempat umum. Informasi : Penerangan; Pemberitahuan : kabar atau berita tentang sesuatu. Inventerisasi : Pencatatan atau pengumpulan data tentang hasil yang dicapai. Juru Catat Surat : Pekerja yang bertugas untuk menangani bidang pekerjaan pencatatan surat yang masuk dan keluar. Juru Terima Surat : Pekerja yang bertugas untuk menangani bidang pekerjaan penerimaan surat. Kantor : Balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan, dsb); Tempat bekerja. Kartu : Kertas tebal, berbentuk persegi panjang (untuk berbagai keperluan, hampir sama dengan karcis) Kartu Kendali : Lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Kompetensi : Kewenangan (kekuasaan) untuk menentukan (memutuskan sesuatu); Kemampuan menguasai suatu bidang.

Konsep

: Rancangan atau buram surat tsb; Ide atau pengertian yang diabstrakkan dari peristiwa konkret. Konseptor : Orang yang mencetuskan atau mula-mula memiliki gagasan; penyusun konsep. Kontrak : Perjanjian (secara tertulis) antara dua pihak dalam perdagangan, sewamenyewa, dsb; Persetujuan yang bersanksi hukum antara dua pihak atau lebih untuk melakukan atau tidak melakukan kegiatan. Kurir/ekspeditor : Orang yang bertugas menerima surat-surat yang akan dikirim kepada pihak lain dan mengirimkannya dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi aturan suatu kantor; badan atau perusahaan yang bergerak dalam bidang pengangkutan atau pengiriman barang; Orang yang pekerjaannya menyelenggarakan pengangkutan barang-barang melalui darat, laut, atau udara. Lembaga : Badan (organisasi) yang tujuannya melakukan suatu penyelidikan keilmuan atau melakukan suatu usaha. Ekspeditur : petugas ekspedisi/pengiriman Kurir : petugas pengiriman surat Registred mail :: surat tercatat Priority mail : pelayanan pos kelas satu Kartu kredit : kartu yang dikeluarkan oleh bank yang menjamin pemegangnya E-MAIL : Suatu proses dan cara pengiriman atau gambar melalui Internet(electronik Mail) Mengidentifikasi Surat/ dokumen A. Definisi Surat Kegiatan surat-menyurat disebut juga korespondensi, asal kata correspondent (bahasa Belanda) atau Correnspondence (bahasa Inggris) yang artinya seluk beluk surat menyurat. Menurut Buku Pedoman surat menyurat dan kearsipan dari Lembaga Administrasi Negara (LAN), surat diartikan setiap kertas tertulis atau tercetak yang dibuat oleh seorang atau orang-orang tertentu dengan maksud menyampaikan berita atau pendapat yang tersebut dalam kertas tersebut. Adapun menurut Buku Petunjuk Administrasi Umum Departemen Pertahanan dan Keamanan, surat adalah suatu alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan, permintaan kepada pihak lain. Surat sering pula disebut dokumen, dapat pula surat itu hanyalah salah satu bagian dari dokumen. Menurut kamus Kamus Umum Bahasa Indonesia yang disusun oleh W.J.S. Poerwadarmainta, dokumen adalah: 1. Sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti ayau keterangan ( seperti surat lahir, surat lahir, surat nikah, surat perjanjian dsb.); misal dokumendokumenyang bertalian dengan perkara korupsi itu baru dipelajari Jaksa Agung. 2. Naskah karangan yang dikirimkan dengan pos; mis. Biaya lebih murah daripada surat biasa. Sedangkan dokumen kantor adalah semua catatan atau keterangan yang dihasilkan / diproduksi oleh pegawai/karyawan kantor dari berbagai macam aktivitasnya.

Menurut Prof. Dr. Prayudi Admosudirjo, dokumen kantor dihasilkan dari 3 produk, yaitu : 1. Formulir Formulir adalah helai kertas, tipis atau tebal, yang dicetak, dipergunakan untuk mengumpulkan data atau menyampaikan atau merekam informasi. Contoh formulir yang menjadi dokumen yaitu : KTP, SIM, SERTIFIKAT, 2. Surat Surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi, yang ditujukan kepada suatu alamat tertentu, dan memuat suatu bahan komunikasi. Contoh surat yaitu : surat undangan, surat penawaran barang, surat pesanan, surat pengiriman barang, surat pembayaran, surat pengaduan. 3. Laporan Laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data informasi. Jenis-jenis laporan Dilihat dari fisiknya laporan dapat berupa : a. Teks atau tulisan b. Bagan atau skema c. Daftar statistik d. Photo-photo e. Fotocopy f. Formulir yang diisi B. PerananSurat Dalam kegiatan administrasi perkantoran surat mempunyai peranan yang sangat penting, ada beberapa peranan surat yaitu : 1. Sebagai alat Bukti tertulis Dalam setiap kegiatan organisasi,dinas maupun niaga perlu adanya dokumen tertulis, surat sebagai dokumen tertulis dapat di pergunakan oleh organisasi bila terjadi perselisihan antar organisasi, hal ini akan terselesaikan jika dapat menunjukkan adanya bukti otentik yang berupa surat. 2. Sebagai alat Pengingat Surat yang telah disimpan suatu saat akan diperlukan, dengan adanya surat maka dapat sebagai pengingat untuk mengetahui hal-hal yang telah lalu atau terlupa sehingga surat dapa tdibuka kembali. 3. Sebagai Bukti Historis Sebuah organisasi pasti mempunyai sejarahter sendiri, jika ingin mengetahui sejarah organisasi tersebutmaka surat dapat dipergunakan sebagai bahan riset/ penelitian sehingga dapat diketahui keadaan atau kegiatan organisasi pada masa lalu. 4. Sebagai Duta organisasi Surat dapat dikatakan sebagai duta/wakil org anisasi karena hubungan antar organisasi tidak harus dilakukan selalu dengan tatap muka, makadenganmelaluisuratdapatmewakilimaksud/tujuandariorganisasipengirmsurat. 5. Sebagai Pedoman Dengan adanya surat, maka dapat dijadikan pedoman bagi or ganisasi/ seseorang untuk melakukan kegiatan /mengambil keputusan.

C. Klasifikasi Surat Macam surat dapat dibedakan berdasarkan sifatnya, keamanannya, tingkat kepentingannya (urgensinya) dan wujudnya . 1. Berdasarkan sifatnya a. Surat Biasa Surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan organisasi atau pejabat yang bersangkutan jika isinya dibaca atau diketahui orang lain. b. Surat Penting Surat dinas yang isinya bersifat strategis, kebijakan,operasional kegiatan yang memerlukan proses lebih lanjut dana pabila surat hilang akan mempengaruhi kegiata norganisasi. c. Surat Rahasia Surat dinas yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang berhak atas surat tersebuat. d. Surat Pribadi Surat yang dibuat oleh perseorangan yang ditujukan kepada orang atau organisasitertentu. Surat pribadi dibedakan atas : 1) Surat Pribadi kekeluargaan Surat yang dibuat oleh seseorang yang ditujukan kepada keluarga( orangtua, saudarateman, sahabat ) untuk menyampaikan sesuatu informasi yang sifatnya kekeluargaan. 2) Surat pribadi setengah resmi Surat yang dibuat oleh seseorang yang ditujukan kepada organisasi( pemerintah, swasta, social ), misalnya; surat lamaran pekerjaan, surat ijin tidak masuk bekerja, surat cuti, surat pengunduran diri. 2. Berdasarkan Keamanan isinya a. Surat Sangat Rahasia Surat yang hanya digunakan untuk dokumen-dokumen yang berhubungan dengan keamanan Negara.Surat ini ditandai dengan kode SRHS atau SR. Cara pengirimannya dilakukan dengan menggunakan sampul rangkap tiga, sampul pertama ditandai dengan SRHS atau SR kemudian dilak/ dilem yang kuat, sampul kedua sama perlakuannya dengan sampul pertama sedangkan sampul kedua yang berisi sampul pertama diperlakukan sama seperti perlakuan pada sampul pertama, kemudian dimasukkan pada sampul ketiga tidak diberi tanda apapun dan tidak dilak. b. Surat Rahasia Surat rahasia ditandai dengan kode RHS atau R.digunakan untuk surat yang tidak boleh diketahui oleh pihak lain. Cara pengirimannya dilakukan dengan sampul rangkap 2, sampul pertama ditandai dengan kode RHS atau R dan dilak, kemudian dimasukkan kedalam sampul dua tidak diberitanda dan tidak dilak. c. Surat Konfidensial Surat yang isinya hanya boleh diketaui oleh pejabat yang bersangkutan d. Surat Biasa

Surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan orang, organisasi, atau pejabat jika isinya dibaca atau diketahui oleh orang lain. 3. Berdasarkan Tingkat Kepentingannya a. Sangatseger ( Kilat ) b. Segera c. Biasa 4. Berdasarkan wujudnya Ditinjau dari segi wujudnya atau fisiknya surat dapat dibedakan, a. KartuPos b. WarkatPos c. Suratbersampul d. Memorandum e. Nota f. Telegram D. Macam-Macam Surat Resmi Surat Resmi dapat dibedakan menjadi: 1. Surat Dinas a. Nota Dinas b. Surat Dinas c. Surat Pengantar d. Surat Edaran e. Surat Undangan f. Surat Keputusan g. Surat Kawat h. Surat Tugas i. SuratKuasa j. Pegumuman k. SuratPernyataan l. SuratKeterangan m. Memorandum 2. Surat Niaga Surat niaga adalah surat yang dibuat oleh orang-orang atau badan-badan atau organisasi-organisasi atau perusahaan yang dalam melaksanakan kegiatannya dengan tujuan mencari laba atau keuntungan ( profit motif ). Ada beberapa macam surat niaga antara lain: a. Surat PermintaanPenawaran b. Surat Penawaran c. Surat Pesanan d. Sura tPemberitahuanPengirimanBarang e. Surat PenerimaanBarang f. SuratPengirimanPembayaran g. Surat Pengaduan h. Surat Permintaan Penangguhan Pembayaran i. Surat Peringatan j. Surat Tagihan 3. Surat Pribadi setengah resmi

Surat yang dibuat oleh seseorang yangditujukan kepada badan-badan atau organisasi atau perusahaan yang isinya mengajukan permohonan sesuatu hal. Contohnya Surat Lamaran Pekerjaan, Surat Permohonan ijin tidak masuk bekerja,Surat Permohonan Cuti, Surat Permohonan Pengunduran Diri.

MEMPROSES DOKUMEN/ SURAT MASUK

A. Pengertian Surat Masuk Surat masuk adalah sarana komunikasi tertulis baik berupa surat, warkat, brosur, pamflet yang diterima oleh suatu instansi atau perorangan melalui pos atau kurir (petugas pengantar surat) dengan buku penerima surat ( buku ekspedisi ). B. Penggolongan Surat Masuk Penanganan surat masuk oleh suatu organisasi dapat di bedakan menjadi : 1. Surat Pribadi Surat pribadi dibedakan : a. Surat Pribadi Keluarga: Surat kepada orang tua, kakak, adik, teman, sahabat b. Surat Pribadi setengah resmi: surat lamaran pekerjaan, surat ijin tidak masuk bekerja, surat cuti, surat pengunduran diri 2. Surat Niaga Ada beberapa macam surat niaga antara lain: 3. Surat Dinas Macam-macam surat dinas C. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Dalam penanganan surat baik surat masuk maupun surat keluar dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu : 1.Sistem Buku Agenda ( system tradisional ) 2.Sistem Kartu Kendali ( system pola baru/ Modern) D. Penanganan Surat masuk Sistem Buku Agenda 1. Penerimaan surat Dalam penerimaan surat dilakukan oleh petugas penerima surat yang biasanya berada pada bagian depan kantor ( front Office ), tugas penerima surat adalah mengumpulkan setiap surat masuk,meneliti ketepatan alamat dan menandatangani bukti penerimaan surat yang diberikan oleh kurir atau petugas pos, kemudian diserahkan kepada bagian tata usaha. 2. Penyortiran surat Semua surat yang diterima selanjutnya dipisah-pisahkan/ dikelompokkan menurut jenis surat ( dinas biasa,penting,rahasia dan pribadi ), jika surat pribadi yang ditujukan untuk perseorangan maka surat dapat langsung diberikan kepada yang bersangkutan sedangkan yang termasuk surat dinas akan diproses lebih lanjut. 3.Pencatatan surat Pencatatan surat masuk dilakukan dengan menggunakan buku agenda.Langkahlangkah yang dilakukan petugas pencatat surat masuk adalah membuka kemudian membaca isi surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas

biasa, peting dan rahasia. Untuk surat rahasia petugas tidak boleh membuka surat apalagi membaca isinya, surat langsung diberikan kepada alamat yang dituju dalam keadaan tertutup. Pencatatan surat surat penting dilakukan karena dapat diketahui banyaknya surat masuk setiap hari, juga memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat. Kemudian surat distempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat untuk selanjutnya surat disampaikan kepada pimpinan dengan dilampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi sebagai tindak lanjut penangan surat masuk. Ada 3 macam buku agenda, yaitu: a. Buku agenda tunggal Yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk maupun keluar sekaligus dengan nomor yang berurutan dalam satu halaman. b. Buku agenda kembar Yaitu buku agenda untuk mencatat surat masuk dan keluar secara terpisah/ sendiri-sendiri. c. Buku agenda berpasangan Yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar dalam satu buku dimana halaman sebelah kiri untuk mencatat surat masuk dan sebelah kanan untuk mencatat surat keluar. Dibuat pada buku ukuran double folio. Petunjuk Pengisian Buku Agenda : a) Kolom Nomor : diisi nomor urut b) Kolom tanggal terima : untuk penulisan tanggal penerimaan surat masuk c) Kolom nomor surat : untuk penulisan nomor surat yang tercantum dalam surat baik surat masuk/keluar d) Kolom tanggal surat : untuk penulisan tanggal yang tercantum pada surat e) Kolom dari : untuk penulisan alamat pengirim surat f) Kolom kepada : untuk penulisan alamat yang dituju dalam surat g) Kolom isi ringkas : untuk penulisan perihal / garis besar isi surat h) Kolom Indeks/Kode : untuk penulisan kode klasifikasi sesuai dengan pokok masalah i) Kolom keterangan : untuk penulisan keterangan yang tidak tercakup pada kolom yang ada, misal banyak lampiran, jenis surat ( biasa, penting rahasia ) DISPOSISI: Untuk menyampaikan surat yang telah dicatat pada buku agenda dan memberi cap/stempel agenda disertai lembar disposisi kepada pengarah surat. Lembar disposisi adalah lembar yang disediakan oleh pencatat surat/agendaris yang dipergunakan untuk membubuhkan disposisi/ perintah atas tindak lanjut dari surat masuk oleh pimpinan untuk diselesaikan.

Berdasarkan penulisannya disposisi ada 2 macam, yaitu : a) Disposisi langsung, yaitu disposisi yang penulisannya langsung pada lembar surat tersebut b) Disposisi tidak langsung, yaitu disposisi yang penulisannya pada lembar tersendiri ( lembar disposisi ) Berdasarkan tujuannya, disposisi dibedakan menjadi: a.Disposisi dep (deponeren), yaitu disposisi yang isinya perintah untuk segera menyimpan surat b.Disposisi rep(reproduction), yaitu disposisi yang isinya memerlukan tindak lanjut 4. Pengarah Surat Setelah menerima surat beserta lembar disposisi dari pencatat surat, surat diteliti kebenarannya, kemudian surat diserahkan kepada petugas tata usaha unit pengolah untuk menyampaikan kepada siapa disposisi tersebut ditujukan untuk menindaklanjuti sesuai dengan kepentingan isi surat. Penyerahan surat beserta lembar disposisi dari pengarah surat kepada unit pengolah disertai buku ekspedisi intern. 5. Penyampaian Surat

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisisnya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar diposisi. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah diunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern. BUKU EKSPEDISI Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu : a. Buku ekspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri. b. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan. c.
6. Penyimpanan Surat

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad, sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor. Sistem penyimpanan surat ini akan dibahas lebih lanjut pada Modul Mengelola dan Menjaga sistem Kearsipan.

Prosedur Pengiriman Surat Masuk Sistem Buku Agenda 1. Mengumpulkan dan menghitung surat masuk. Meneliti ketepatan alamat. Menandatangani bukti pengirimam bahwa surat telah diterima.

Penerimaan Surat

2. Penyortiran Surat

Memisahkan surat ke dalam surat dinas (biasa, penting, rahasia) maupun surat pribadi.

Pencatatan Surat

Membaca surat (dinas, biasa, penting) Memeriksa lampiran-lampiran Membubuhkan Stempel Agenda Mencatat surat dalam Buku Agenda Masuk

Pengarahan Surat

Menentukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan menyertakan lembar disposisi (untuk mencatat instruksi pimpinan).

Penyampaian Surat

Menyampaikan surat kepada pejabat/karyawan berdasarkan disposisi pimpinan, dan mencatat dalam Buku Ekspedisi Intern.

Penyimpanan Surat

Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.

PENGURUSAN SURAT MASUK SISTEM KARTU KENDALI Sistem ini disebut dengan sistem pola baru. Sistem ini dikembangkan sejak tahun 1972, sebagai hasil penelitian yang diciptakan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) bekerja sama dengan Lembaga Administrasi Negara (LAN). Sistem ini banyak diterapkan di instansi pemerintan yang volume kegiatan persuratannya sangat banyak. Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian dan penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut : Sebagai alat pengendali surat masuk dan keluar. Sebagai alat pelacak surat. Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses. Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi. Adapun keuntungannya menggunakan kartu kendali adalah sebagai berikut : Lebih efisien. Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa, dan rahasia) karena lembarannya berbeda. Menghilangkan pencatatan yang berulang. Mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses. Memudahkan penyusunan arsip. Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip. Perlu pula diperhatikan, bahwa yang dicatat dalam kartu kendali tersebut hanya surat masuk atau surat keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Begitu pula dengan surat rahasia dicatat menggunakan lembar pengantar surat rahasia oleh petugas yang telah ditunjuk oleh pimpinan kantor. Kategori surat penting adalah sebagai berikut : Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya. Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan. Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan. Kategori surat biasa adalah sebagai berikut : Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.

 Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya. Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain. Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa, maka ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian. Kategori surat rahasia adalah sebagai berikut : Surat bersampul lebih dari satu sampul surat. Pada sampul surat terdapat kode RHS SRHS. 1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Penting a. Penerimaan Surat Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau satu uit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan. Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut : 1) Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat. 2) Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia. 3) Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat. 4) Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir. b. Pencatatan surat Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti. Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar penganatr surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia. Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume

surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh beberapa petugas lain yang juga telah terlatih.

Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut : 1) Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia. 2) Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke pengarah surat. Contoh : Format kartu kendali dan cara pengisiannya Kartu kendali berukuran 10 cm x 15 cm dan terdiri dari tiga lembar. Biasanya dicetak dengan menggunakan carbon copy. Indeks : Sejahtera Bank, PT Tgl. : 6 Februari 2013 No. Urut : 1 M/K : Kode : Se M Isi Ringkas : Penawaran Kerja sama tentang kemudahan pelayanan

Lampiran Dari Kepada Pengolah Catatan

Tgl. Surat : 2 Januari 2013

No. Surat 52/P/II/10

: PT. Sejahtera Bank, Jl. Raya Bogor, KM 29, Jakarta : : Bagian Keuangan ( Annisa ) :-

Paraf : nmm

Kolom Indeks Bila surat akan disimpan dengan sistem subjek, maka kolom ini diisi dengan masalah surat. Jika surat disimpan dengan sistem abjad, maka kolom ini diisi dengan indeks abjad. Hal ini tergantung dari sistem penyimpanan apa yang digunakan. Pada umumnya yang menggunakan kartu kendali adalah kantor yang volume suratnya sangat banyak. Untuk kantor yang demikian akan lebih cocok menggunakan sistem subjek. Kolom Tanggal, No. Urut, M/K Diisi dengan tanggal masuk atau keluarnya surat. Nomor urut diisi dengan nomor urut diisi hari tersebut, sedangkan huruf M dilingkari, berarti surat masuk dan huruf K dilingkari berarti surat keluar. Kolom Kode Diisi dengan kode yang sesuai berdasarkan indeks yang digunakan. Dapat berupa kode abjad jika menggunakan indeks abjad, bisa juga dengan kode sesuai daftar klasifikasi subjek, jika menggunakan indeks abjad. (Pembahasan tentang hal ini ada pada modul Membuat dan Menjaga Sistem Kearsipan untuk Menjamin Integritas).

Kolom Isi Ringkas Diisi uraian ringkas tentang isi surat. Uraian ini benar-benar ringkas, tetapi masalah yang terkandung dalam surat tersebut sudah jelas. Kolom Lampiran Diisi sesuai dengan jumlah lampiran yang terdapat pada surat tersebut. Kolom Dari Diisi dari instansi mana surat itu berasal. Kolom Kepada Diisi kepada siapa surat tersebut ditujukan. Kolom Tanggal Surat Diisi dengan tanggal surat masuk/keluar tersebut. Kolom Nomor Surat Diisi dengan nomor surat masuk/keluar tersebut. Kolom Pengolah Diisi dengan unit kerja di instansi yang bersangkutan yang akan menangani surat tersebut. Kolom Paraf Setelah surat tersebut disampaikan ke unit kerja, maka yang menerima surat harus memberikan parafnya sebagai tanda bahwa surat sudah diterima. Jadi dalam sistem kartu kendali tidak perlu lagi menggunakan buku ekspedisi karena kartu kendali dapat berfungsi juga sebagai buku ekspedisi. Kolom Catatan Dalam kolom ini dicatat apa saja yang perlu dijelaskan tentang surat tersebut. Misalnya, lampiran tidak ada, surat tidak lengkap lembarannya.

c. Pengarahan atau pengendalian surat Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya : Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sebagai berikut : 1) Menerima surat yang telah dilampiri tiga lembar kartu kendali. 2) Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit maka surat diteruskan. 3) Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali. 4) Mengambil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid. 5) Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah. d. Penyampaian surat ke unit pengolah Unit pengolah terdiri dari bagian-bagian berikut : 1) Tata usaha unit pengolah Tugasnya adalah sebagai berikut : a) Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sebagai bukti bahwa surat sudah diterima.

b) Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap melekat pada surat. c) Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut lembar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah. d) Menerima kembali surat, kartu kendali dan lembar disposisi 1 dan 2 yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah. e) Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat berikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi. f) Menerima suart dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika surat tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beberapa lama. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (inaktif), maka surat berikut kartu kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sebagai bukti bahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip. 2) Pimpinan unit pengolah Tugasnya adalah sebagai berikut : a) Menerima surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 dari tata usaha unit pengolah. b) Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk. c) Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 dan 2 kepada tata usaha unit pengolah. 3) Pelaksana Tugasnya adalah sebagai berikut : a) Menerima surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari tata usaha unit pengolah. b) Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi. c) Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti. e. Penyimpanan atau penataan arsip Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut : 1) Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah. 2) Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 2 dengan kartu kendali 3. 3) Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.

Untuk lebih jelasnya perhatikan bagan pengurusan surat masuk penting berikut: Bagan Prosedur Pengurusan Surat Masuk Penting Sistem Kartu Kendali Unit Kearsipan Unit Pengolah Penerima Pencatat Pengarah Penata TU/ Pimpinan Pelaksana Surat Surat Surat Arsip Sekretaris

1
KK I KK II KK III

KK I KK II KK III

KK II KK III LD I LD II

KK III LD I LD II

4 3
Surat + KK III ditukar dengan KK II

Kotak KK I

Kotak KK II

Kotak KK III dan LD II

6
LD I LD I

CONTOH BUKU EKSPEDISI INTERN No. Tgl. Uru No. Surat Dikirim Kepada Surat t

Nama Penerima

Paraf dan Tgl. Terima