Anda di halaman 1dari 30

PROSES PERUMAHAN MASYARAKAT

VOLUME 6

MONITORING,
EVALUASI &
PENGENDALIAN
Daftar Isi Volume 6
MONITORING, EVALUASI & PENGENDALIAN

CATATAN PEMBUKA UNTUK VOLUME 6 – VOLUME 9.................................... 1

Bab 1 Pendahuluan .......................................................................... 2


A. Pengertian......................................................................................... 2
B. Tujuan .............................................................................................. 2
C. Prinsip-Prinsip Umum....................................................................... 2
D. Tahapan Kegiatan Monitoring dan Evaluasi ...................................... 4

Bab 2 Monitoring dan Evaluasi Partisipatif ........................................... 8


A. Pengertian......................................................................................... 8
B. Tujuan .............................................................................................. 8
C. Hal-hal yang Dimonitor dan Dievaluasi............................................. 8
D. Instrumen yang Dibutuhkan.............................................................. 9
E. Tata Cara Melakukan Monitoring dan Evaluasi................................. 9
F. Tindak Lanjut Hasil Monitoring dan Evaluasi ................................... 9

Bab 3 Monitoring dan Evaluasi Internal................................................ 11


A. Pengertian......................................................................................... 11
B. Pengendalian Kualitas Perencanaan .................................................. 11
C. Pengendalian Kualitas Teknis Pembangunan Rumah......................... 12
D. Pengendalian Kualitas Material Bangunan ........................................ 14
E. Pengendalian Kualitas Pengelolaan Dana.......................................... 16
F. Pengendalian Pengorganisasi Sosial................................................... 18

Bab 4 Monitoring dan Evaluasi Eksternal.............................................. 20


A. Pengertian......................................................................................... 20
B. Tujuan .............................................................................................. 20
C. Hal-hal yang Dimonitor dan Dievaluasi............................................. 20
D. Instrumen yang Dibutuhkan.............................................................. 21
E. Tata Cara Melakukan Monitoring dan Evaluasi................................. 21
F. Tindak Lanjut Hasil Monitoring dan Evaluasi ................................... 21

Bab 5 Monitoring dan Evaluasi Khusus ................................................ 22


A. Pengertian......................................................................................... 22
B Tujuan .............................................................................................. 22
C. Hal-hal yang Dimonitor dan Dievaluasi............................................. 22
D. Instrumen yang Dibutuhkan dan Tata Cara Monitoring dan Evaluasi 22
E. Tindak Lanjut Hasil Monitoring dan Evaluasi ................................... 22

Bab 6 Pengendalian Internal dan Pelaporan ........................................... 23


A. Pengertian......................................................................................... 23
B Tujuan .............................................................................................. 23
C. Pengendalian Dokumen .................................................................... 23
D. Sistem Pelaporan............................................................................... 24
E. Tindak Lanjut Hasil Monitoring dan Evaluasi ................................... 22

Daftar Isi Volume 6


CATATAN PEMBUKA UNTUK VOLUME 6 – VOLUME 9

Jika hendak membangun sebuah rumah tipe 36, pemilik dana dapat menggunakan dua cara, yaitu
(a) mengerjakannya sendiri, atau (b) menyewa orang lain (misalnya menyewa kontraktor, atau
menyewa tukang). Jika dikerjakan sendiri, maka si pemilik dana menjalankan semua peran.
Dalam hal demikian, si pemilik dana harus mempunyai ketrampilan yang cukup di bidang
pertukangan, pengetahuan yang memadai tentang jenis-jenis material bangunan, kualitasnya, dan
harga barang-barang tersebut.

Ketika menggunakan kontraktor, pemilik dana akan menyerahkan urusan pengadaan material dan
pengadaan tukang kepada si kontraktor. Proses perencanaan (misalnya pembuatan gambar disain
rumah) bisa diserahkan pula kepada si kontraktor, namun bisa pula diserahkan kepada seorang
arsitek untuk membuatnya. Dalam hal demikian, peran pemilik dana adalah (a) menyediakan
dana, (b) mengawasi dan mengecek kualitas material, dan (c) mengawasi proses pembangunan
rumah. Jika si pemilik dana menyewa tukang, peran si pemilik dana adalah (a) menyediakan
dana, (b) menyediakan material bangunan, dan (c) mengawasi pekerjaan tukang. Dalam hal
demikian, seluruh pekerjaan yang dilakukan kontraktor atau tukang adalah pekerjaan pokok
pembuatan rumah. Sedangkan peran pengawasan yang dijalankan si pemilik dana adalah
pekerjaan pendukung.

ANSSP tidak membangun sebuah rumah tipe 36, tetapi membangun ribuan. Bahkan, sesuai
dengan visi dan misi serta tujuannya, ANSSP bukan hanya membangun rumah, melainkan
membangun permukiman dengan segala sistem sosial yang melingkupinya. Hal ini tentu saja amat
berbeda dengan membangun sebuah rumah. Apalagi pendekatan yang digunakan adalah
community-driven approach, di mana peran masyarakat amat tinggi.

Oleh karena itu, ANSSP memerlukan sistem pendukung yang lebih canggih. Masyarakat perlu
diberi ketrampilan teknis untuk menjalankan peran-peran mereka karena hanya sebagian kecil
warga yang secara fisik pernah membangun rumah, apalagi permukiman. Ini mengharuskan
diadakannya pelatihan bagi mereka. Masyarakat juga tercerai-berai, sehingga sulit diharapkan
untuk mengawasi proses pembangunan rumah secara terus-menerus. Kondisi ini menuntut
diadakannya sistem pengawasan, monitoring, dan evaluasi yang tepat. Masyarakat juga harus
mengetahui hak dan kewajiban mereka dan pelaku lain, peran-peran mereka dan pelaku lain, dan
tanggung jawab mereka dan pelaku lain, dan sebagainya, yang jika tidak dilakukan akan dengan
mudah melahirkan kesalahpahaman dan konflik. Keharusan ini memerlukan kegiatan sosialisasi
yang mantap. Terakhir, karena melibatkan banyak orang, maka peluang terjadinya ketidakpuasan
juga amat tinggi yang jika tidak dikelola dengan benar akan menimbulkan benturan yang tidak
perlu. Hal ini memerlukan manajemen pengaduan yang baik.

Mekanisme pengawasan dan monitoring dan evaluasi, pelatihan, sosialisasi, dan penanganan
pengaduan, secara bersama-sama merupakan sistem pendukung dalam seluruh kegiatan ANSSP.
Hasil kegiatan empat aspek dalam sistem pendukung ini memang bukan kolom, atau jendela, atau
atap, atau pondasi. Karena itulah disebut sistem pendukung. Namun jika sistem pendukung ini
tidak disiapkan dan dikerjakan dengan benar, maka jendela akan terpasang miring, kolom yang
terpasang berhamburan ketika dipukul dengan tangan kosong, dinding akan bergelombang,
pembangunan rumah tipe 36 yang semestinya selesai paling lama 4 bulan menjadi lebih dari 10
bulan.

Buku Panduan ANSSP Volme VI sampai dengan Volume IX akan menyediakan panduan umum
mengenai bagaimana sistem pendukung harus dikerjakan dalam pelaksanaan pekerjaan pokok
ANSSP: membangun kembali permukiman.

Panduan ANSSP Volume 6 – Monitoring dan Evaluasi 1 / 28


BAB I. PENDAHULUAN

A. PENGERTIAN
Monitoring dan evaluasi merupakan salah satu sistem pendukung yang akan turut
menentukan keberhasilan program ANSSP. Monitoring adalah suatu cara untuk mengetahui
apakah suatu kegiatan berjalan sesuai atau sedekat mungkin dengan rencana serta
menggunakan sumber daya secara tepat. Evaluasi adalah penilaian tentang bagaimana
program dijalankan, apakah proses dan dampaknya sudah sesuai dengan yang diharapkan,
serta mengecek faktor-faktor penghambat yang dihadapi, dan faktor-faktor pendukung yang
dimiliki, untuk mencapai tujuan. Dengan kata lain, monitoring dan evaluasi adalah kegiatan
untuk mengecek, mengawasi, dan menilai jalannya program mulai dari tahap sosialisasi dan
orientasi awal, perencanaan, pelaksanaan konstruksi, hingga ke kegiatan penyelesaian
pembangunan fisik dan pemeliharaannya.
Kegiatan monitoring dan evaluasi dalam ANSSP dilakukan oleh berbagai pihak. Atas dasar
pembagian pihak yang melakukannya, monitoring dan evaluasi dalam ANSSP dapat
dikelompokkan menjadi (a) monitoring dan evaluasi partisipatif yang dilakukan oleh
masyarakat lokasi ANSSP, (b) monitoring dan evaluasi internal yang dilakukan oleh Tim
ANSSP di semua bagian dan tingkatan, (c) monitoring dan evaluasi eksternal yang dilakukan
oleh pihak-pihak selain (a) dan (b), dan (d) monitoring dan evaluasi khusus yang dilakukan
oleh tim khusus yang disewa oleh UN-HABITAT.

B. TUJUAN UMUM
Monitoring dan evaluasi dilakukan dalam rangka pengendalian kegiatan program agar
mencapai sasaran yang diharapkan secara tepat waktu, tepat jumlah, tepat biaya, tepat mutu,
dan tepat sasaran.

C. PRINSIP-PRINSIP UMUM
Sesuai dengan tujuan dan prinsip serta pendekatan yang digunakan dalam ANSSP, maka
kegiatan monitoring dan evaluasi dalam ANSSP harus dilakukan dengan mendasarkan diri
pada prinsip-prinsip berikut ini.

1. Berdasar standar yang diketahui bersama.


Kegiatan monitoring dan evaluasi harus dilakukan berdasarkan standar, acuan, dan
indikator keberhasilan dan kegagalan, kesalahan atau ketepatan, yang telah ditetapkan dan
diketahui bersama. Karena itu, standar, acuan, dan indikator ini harus telah ditetapkan
terlebih dahulu sebelum program dijalankan dan disebarkan kepada pihak-pihak terkait.
Penjelasan dan pemberitahuan kepada UNDP, negara-negara dan lembaga-lembaga donor
mutlak dilakukan, sedapat mungkin sebelum ANSSP mulai memasuki lokasi dampingan.
Bahkan jika memungkinkan, standar kinerja ANSSP harus dimasukkan dan menjadi
bagian tidak terpisahkan dari kontrak antara UN-HABITAT dengan UNDP dan antara
UN-HABITAT dengan negara-negara atau lembaga-lembaga donor.

2. Terbuka.
Kegiatan monitoring dan evaluasi harus diketahui bukan hanya oleh pihak yang
melakukan monitoring dan evaluasi, tetapi juga oleh pihak yang dimonitor dan dievaluasi.
Bahkan juga boleh diketahui dan dilakukan pihak manapun sepanjang memakai standar,
acuan, dan indikator monitoring dan evaluasi yang diketahui bersama.

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 2 / 28


3. Adil.
Pemberlakuan standar, acuan, dan indikator kegiatan monitoring dan evaluasi harus sama
antarwilayah dan antartingkatan. Pemakaian material bangunan yang dinyatakan benar di
suatu wilayah tidak dapat dinyatakan salah di wilayah lain kecuali jika terdapat faktor
kondisi alam.

4. Berorientasi solusi.
Pelaksanaan monitoring dan evaluasi dan pembahasan hasil-hasilnya harus diorientasikan
untuk menemukan solusi atas masalah yang terjadi dan karena itu dapat dimanfaatkan
sebagai pijakan untuk peningkatan kinerja. Rekomendasi berupa pemecatan seorang staf
dapat dibenarkan jika memang itulah satu-satunya solusi yang ditemukan.

5. Partisipatif.
Perumusan standar, acuan, dan indikator serta pelaksanaan monitoring dan evaluasi dan
pembahasan hasil-hasilnya harus dilakukan dengan melibatkan pihak-pihak yang
dimonitor dan dievaluasi agar solusi yang direkomendasikan dapat menjadi agenda
bersama.

6. Berjenjang.
Kegiatan monitoring dan evaluasi dilakukan secara berjenjang, artinya sesuai dengan
tingkatan dan kedudukan seseorang. Sedemikian rupa sehingga Program Manager akan
memonitor dan mengevaluasi bawahan terdekatnya, yaitu para Kepala Unit dan para
Manajer Distrik. Manajer Distrik akan memonitor dan mengevaluasi Spesialis dan
Spesialis akan memonitor dan mengevaluasi para Fasilitator. Juga, Manajer Distrik akan
memonitor dan mengevaluasi Admin Asisstant dan selanjutnya Admin Asisstant akan
memonitor dan mengevaluasi staf kantor lainnya. Itu adalah monitoring dan evaluasi
struktural. Selain monitoring dan evaluasi struktural, juga harus dijalankan monitoring
dan evaluasi fungsional.
Dalam monitoring dan evaluasi Fungsional, Tim Lapangan (Fasilitator, Spesialis, dan
Manajer Distrik) bertanggung jawab untuk memonitor dan mengevaluasi pekerjaan
lapangan yang dilakukan masyarakat. Para Tim Lapangan ini selanjutnya juga akan
dimonitor dan dievaluasi oleh Field Coordinator dan Construction Management Unit.
Dalam melakukan fungsi ini, Field Coordinator dan Construction Management Unit
dapat melakukannya dengan mengamati dan mengevaluasi laporan dan kegiatan Tim
Lapangan, namun juga bisa langsung terjun ke lapangan untuk mengamati dan
mengevaluasi kegiatan masyarakat yang sedang merekonstruksi dan merehabilitasi
permukiman mereka.
Berkebalikan dengan itu adalah monitoring dan evaluasi partisipatif. Karena komunitas
adalah pemilik asasi program dan hasil program ANSSP, maka seluruh warga masyarakat
juga berhak dan seharusnya ikut memonitor dan mengevaluasi keseluruhan kinerja dan
kegiatan ANSSP, termasuk kinerja dan kegiatan seluruh Tim ANSSP UN-HABITAT.
Oleh sebab itu, amat penting bahwa seluruh siklus program, terutama tetapi tidak terbatas
pada standar kinerja masing-masing tahapan dan pelaku serta tanggung jawab masing-
masing pelaku, diketahui oleh masyarakat. Sosialisasi, pelatihan, penjelasan teknis, dan
forum musyawarah dapat dijadikan media penyebarannya.

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 3 / 28


D. TAHAPAN KEGIATAN MONITORING DAN EVALUASI
Sesuai dengan prinsip-prinsip dasar monitoring dan evaluasi, kegiatan monitoring dan
evaluasi seharusnya dimulai dari saat perumusan kebijakan dasar hingga ke pelaporan hasil
monitoring dan evaluasi seperti tergambar di bawah ini. Tahapan monitoring dan evaluasi
nomor 1-3 dilakukan secara terpusat oleh Tim Persiapan ANSSP dan oleh Tim Pusat ANSSP.
Tahapan monitoring dan evaluasi nomor 4 dilakukan oleh Tim Pusat kepada lembaga lain
dan kepada Tim Lapangan dan selanjutnya Tim Lapangan kepada masyarakat. Tahapan
monitoring dan evaluasi nomor 5-8 dilakukan oleh masing-masing pihak sesuai bidang dan
posisinya.

1. Perumusan Kebijakan Dasar.


Kebijakan dasar ini harus mencantumkan Visi, Misi, Tujuan, Prinsip, Pendekatan,
Strategi, Sasaran, dan Siklus ANSSP. Karena program ini dirancang dan dikemas sebagai
produk UN-HABITAT, maka tentu saja kebijakan dasarnya harus merupakan
pengejawantahan visi dan misi UN-HABITAT yang diterapkan dalam proses rekonsruksi
dan rehabilitasi NAD dan Nias.

2. Penyusunan Panduan ANSSP.


Panduan ANSSP harus disusun berdasarkan, dan merupakan pemerincian dari, Kebijakan
Dasar ANSSP. Misalnya, jika dalam kebijakan dasar disebutkan bahwa ANSSP akan
dilaksanakan dengan mengacu pada community-driven approach, maka dalam seluruh
panduan juga harus memuat tuntunan yang memberi peran besar pada keterlibatan
masyarakat, bahwa proses perencanaannya bersifat partisipatif seperti CAP, dan
sebagainya. Tentu saja Kebijakan Dasar ANSSP juga harus tercantum di dalam buku
Panduan ANSSP ini, bahkan harus diletakkan di bagian awal.

3. Penyusunan Standar Kinerja ANSSP.


Berdasarkan panduan yang telah ditetapkan, disusun Standar Kinerja yang akan menjadi
tolok ukur untuk menyatakan dan memberi penilaian apakah seluruh aspek atau sebagian
aspek dalam pelaksanaan ANSSP berhasil atau tidak berhasil. Standar ini harus
memenuhi setidaknya tiga kriteria, yaitu (a) cukup komprehensif, (b) mudah dilaksanakan,
(c) dapat diukur (dari sisi waktu, mutu, jumlah, harga, dan sasaran), dan (d) tidak bersifat
mendua atau ambigu.

4. Penyebarluasan Panduan dan Standar Kinerja ANSSP.


Panduan dan Standar Kinerja ANSSP kemudian harus disebarkan ke pihak-pihak terkait.
Pertama-tama kepada seluruh anggota Tim ANSSP, lalu kepada masyarakat dan aparat
pemerintah lokasi ANSSP termasuk BRR, dan kemudian kepada pihak-pihak lain yang
terkait, misalnya kepada UNDP, negara dan lembaga donor, pers, dan kalangan NGO.
Penyebarluasan panduan dan standar kinerja ini amat penting agar setiap pihak berpijak
pada standar dan ukuran yang sama ketika memberikan penilaian.
Untuk Tim ANSSP, panduan dan standar ini bahkan harus menjadi bahan pelatihan awal
sebelum dimobilisasi, atau menjelang memasuki tahap baru seperti termuat dalam Siklus
ANSSP. Panduan dan standar kinerja ini juga amat penting karena dapat menjadi
landasan bagi Tim Lapangan ANSSP untuk menyusun Rencana Kerja. Misalnya, jika
berdasarkan standar kinerja disebutkan bahwa kapasitas maksimal seorang Fasilitator
dalam mendampingi masyarakat melakukan pengukuran lahan adalah 10 persil per hari
dengan peralatan kompas, meteran, dan patok kayu, maka Tim Lapangan akan dapat
memperhitungkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pengukuran
lahan di suatu desa tertentu dengan jumlah Fasilitator berapa dan jumlah kompas,
meteran, serta patok berapa banyak. Demikian pula halnya dengan pengawasan
konstruksi. Jika kapasitas maksimal seorang Fasilitator Teknik untuk mengawasi

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 4 / 28


pelaksanaan konstruksi pembangunan rumah tipe 36 menurut Standar Kinerja adalah 20
rumah per hari, maka Tim Lapangan akan dapat memperhitungkan dan merancang
strategi pengawasan yang efektif dengan memperhitungkan jumlah fasilitator dan
peralatan yang tersedia.

5. Perencanaan Monitoring dan Evaluasi.


Perencanaan monitoring dan evaluasi dibuat oleh pihak yang akan melakukan monitoring
dan evaluasi. Construction Management Unit akan membuat perencanaan monitoring dan
evaluasi untuk memonitor dan mengevaluasi pekerjaan Tim Lapangan ANSSP. Spesialis
menyusun rencana monitoring dan evaluasi untuk memonitor dan mengevaluasi para
Fasilitator. Fasilitator akan menyusun rencana monitoring dan evaluasi untuk memonitor
dan mengevaluasi pekerjaan masyarakat. NGO Gerak akan menyusun monitoring dan
evaluasi untuk memonitor dan mengevaluasi kemungkinan terjadinya korupsi dalam
pelaksanaan ANSSP. UNDP akan menyusun rencana monitoring dan evaluasi untuk
memonitor dan mengevaluasi keseluruhan aktivitas ANSSP. Demikian seterusnya, setiap
lembaga dan pihak yang akan melakukan monitoring dan evaluasi akan menyusun
rencana monitoring dan evaluasi mereka masing-masing.
Penyusunan rencana monitoring dan evaluasi dipandu oleh tiga kelompok pertanyaan
dasar berikut. Semua pertanyaan tersebut akan membimbing proses perencanaan
monitoring dan evaluasi, termasuk dalam menyusun instrumen.

Kelompok Pertanyaan Managerial. Kelompok pertanyaan ini berkaitan dengan


ukuran-ukuran yang biasa digunakan dalam manajemen modern. Pertanyaan
managerial wajib menjadi dasar perencanaan monitoring dan evaluasi yang dilakukan
oleh Tim ANSSP. Pertanyaan-pertanyaan ini sepenuhnya merupakan
pengejawantahan dari standar kinerja yang telah ditetapkan oleh Tim Persiapan dan
Pusat ANSSP (lihat poin 3 di atas: Penyusunan Standar Kinerja). Ada lima
pertanyaan pokok berikut yang masuk kategori ini.
‚ Apakah kegiatan ANSSP telah dilaksanakan secara tepat waktu?
‚ Apakah kegiatan ANSSP telah dilaksanakan secara tepat jumlah?
‚ Apakah kegiatan ANSSP telah dilaksanakan secara tepat biaya?
‚ Apakah kegiatan ANSSP telah dilaksanakan secara tepat mutu?
‚ Apakah kegiatan ANSSP telah dilaksanakan secara tepat sasaran?

Kelompok Pertanyaan Nonmanagerial. Adalah kelompok pertanyaan yang didasarkan


pada nilai-nilai filosofis dan ideologis tertentu. Pemakaian pertanyaan-pertanyaan
nonmanagerial dalam memonitor dan mengevaluasi kegiatan ANSSP tergantung pada
lembaga yang akan melakukan monitoring dan evaluasi. ANSSP akan memakainya
sejauh sesuai dengan visi dan misi UN-HABITAT. Ada banyak pertanyaan yang
masuk kategori pertanyaan nonmanagerial. Berikut adalah beberapa di antaranya.
‚ Apakah kegiatan ANSSP telah sesuai dengan prinsip keadilan bagi semua?
‚ Apakah kegiatan ANSSP telah sesuai dengan kebutuhan perlindungan anak-anak?
‚ Apakah kegiatan ANSSP telah cukup mengakomodasi dan melindungi disabled
persons?
‚ Apakah kegiatan ANSSP memakai material bangunan yang ramah lingkungan?
‚ Apakah kegiatan ANSSP telah menerapkan prinsip antikorupsi?
‚ Apakah kegiatan ANSSP telah menerapkan prinsip keamanan permukiman?
‚ Apakah kegiatan ANSSP telah disesuaikan dengan faktor kultur Aceh dan Nias?

Kelompok Pertanyaan Strategi Monitoring dan evaluasi. Yaitu peryanyaan-pertanyaan


yang menjadi tuntunan praktis pelaksanaan monitoring dan evaluasi. Biasanya,
jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini disusun dalam bentuk matriks. Pertanyaan-
pertanyaan yang masuk kelompok ini adalah sebagai berikut.

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 5 / 28


‚ Apakah kegiatan yang akan menjadi sasaran yang akan dimonitor dan dievaluasi?
‚ Apakah tujuan dari sasaran tersebut?
‚ Apa strategi yang akan digunakan untuk memonitor dan mengevaluasi sasaran
tersebut?
‚ Apa indikator kinerjanya?
‚ Apa saja data yang dibutuhkan?
‚ Siapa atau di mana sumberdata tersebut?
‚ Apa metode yang akan digunakan untuk memperoleh data?

Contoh Matriks Rencana Monitoring dan Evaluasi


Sasaran: Perencanaan Desa
DATA/INFORMASI
TUJUAN STRATEGI INDIKATOR YANG SUMBERDATA METODE
DIBUTUHKAN
Rencana Membandingkan ‚ Ada tidaknya escape ‚ Peta Desa Laporan Tim Telaah
Desa Rencana Desa building ‚ CAP Fasilitator dokumen
memasukkan dengan standar ‚ Ada tidaknya escape
semua unsur yang dibuat road
yang diatur BRR ‚ Ada tidaknya
oleh BRR jalur/ruang hijau
‚ Ada tidaknya Fasilitas
Umum
‚ Ada tidaknya Fasilitas
Publik
‚ Ada tidaknya fasilitas
sosial
‚ Adanya daftar
penerima manfaat
yang telah terverifikasi
‚ Dan lain-lain
Perencanaan Mengukur ‚ Jumlah pertemuan ‚ Peta Desa ‚ Laporan ‚ Telaah
Desa tingkat dalam perencanaan ‚ CAP Tim dokumen
dilakukan keterlibatan desa ‚ Pendapat Fasilitator ‚ Wawancara
secara masyarakat ‚ Jumlah warga (pria Masyarakat ‚ Warga dan dg warga
partisipatif dan wanita) yang Tokoh- dan tokoh
terlibat dalam tokoh masyarakat
perencanaan desa. Masyarakat
‚ Keterwakilan
kelompok-kelompok
sosial dalam
perencanaan desa
‚ Jumlah lahan yang
telah diukur
‚ Jumlah warga yang
mengikuti pemotretan
‚ Hasil verifikasi telah
diumumkan di
tempat-tempat umum
‚ Waktu yang
dibutuhkan untuk
melakukan
Perencanaan Desa
‚ Dan lain-lain
Catatan:
Pada saat membuat perencanaan aksi monitoring dan evaluasi, perlu ditambahkan dua kolom lagi, yaitu (a) waktu
yang direncanakan untuk melaksanakan monitoring dan evaluasi, dan (b) anggota tim yang akan melakukan
monitoring dan evaluasi.

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 6 / 28


6. Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi.
Sesudah rencana monitoring dan evaluasi disusun, barulah monitoring dan evaluasi
dilaksanakan. Pelaksanaanya tentu saja sesuai jadwal yang ditentukan oleh pihak yang
akan melakukan monitoring dan evaluasi. Bagi masyarakat dan Tim Lapangan ANSSP,
pelaksanaan monitoring dan evaluasi harus dilakukan setiap hari.
7. Pembahasan dan Pelaporan Hasil Monitoring dan Evaluasi.
Hasil monitoring dan evaluasi akan dibahas dalam forum yang sesuai. Hasil monitoring
dan evaluasi negara dan lembaga donor akan dibahas dengan para pimpinan di Kantor
Pusat. Hasil monitoring dan evaluasi UNDP dibahas di berbagai level, mulai dari
pimpinan sampai dengan, jika dipandang perlu, masyarakat lokasi ANSSP. Demikian juga
dengan hasil monitoring dan evaluasi Tim Internal ANSSP. Hasil monitoring dan evaluasi
khusus bidang finansial dibahas di forum rapat pimpinan. Hasil monitoring dan evaluasi
yang dilakukan pihak-pihak lain, melalui koordinasi Policy Unit, akan dibahas dalam
Forum Antar-NGO atau Shelter Group Meeting. Demikian juga halnya dengan hasil
monitoring dan evaluasi khusus yang dilakukan Aceh Institut dan Universitas Syiahkuala.
Selesai dibahas, seluruh pihak yang melakukan monitoring dan evaluasi kemudian akan
menuliskan laporan masing-masing dan kemudian disebarkan ke pihak-pihak terkait.

8. Tindak Lanjut Hasil Monitoring dan Evaluasi.


Tindak lanjut hasil monitoring dan evaluasi harus disesuaikan dengan rekomendasi yang
tertuang dalam laporan hasil monitoring dan evaluasi.

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 7 / 28


BAB 2. MONITORING DAN EVALUASI PARTISIPATIF

A. PENGERTIAN
Adalah monitoring dan evaluasi yang dijalankan sendiri oleh komunitas. Pelaku monitoring
dan evaluasi partisipatif dapat dibagi menjadi dua kelompok berikut.
Kelompok Pertama, yaitu warga masyarakat yang menduduki posisi tertentu dalam
struktur pelaksana ANSSP tingkat desa, yaitu Panitian Perencana, Juru Ukur, Pengurus
KPR, Pengawas Konstruksi, dan KOMITE DESA.
Kelompok Kedua, masyarakat awam bersama-sama dengan para pemimpin kultural
seperti Tuha Peut, Imeum Mukim, Imeum Meunasah, dan pemimpin formal
pemerintahan desa (Geuchik). Di Nias, nama posisi-posisi kultural ini tentu saja berbeda.
Dalam posisinya sebagai warga komunitas, tentu saja para anggota Kelompok Pertama
sebagai pribadi-pribadi dapat juga menjadi anggota atau bagian dari Kelompok Kedua.

B. TUJUAN
Monitoring dan evaluasi partisipatif dikembangkan dalam pelaksanaan ANSSP untuk
meningkatkan keterlibatan masyarakat, menumbuhkan rasa ikut memiliki masyarakat
terhadap program yang dilaksanakan, dan mengembangkan pengetahuan praktis masyarakat
dalam kegiatan pembangunan di lingkungan terdekat mereka.

C. HAL-HAL YANG DIMONITOR DAN DIEVALUASI


1. Monitoring dan Evaluasi oleh Kelompok Pertama
KOMITE DESA memonitor dan mengevaluasi kegiatan dan kinerja KPR, Pengawas
Konstruksi, Tukang, Pemasok, dan Kontraktor (jika ada).
KPR memonitor dan mengevaluasi kegiatan dan kinerja Pengawas Konstruksi,
Tukang, Pemasok, dan Kontraktor (jika ada).
Pengawas Konstruksi memonitor dan mengevaluasi kegiatan dan kinerja Tukang,
Pemasok, dan Kontraktor (jika ada).
2. Monitoring dan Evaluasi oleh Kelompok Kedua
Sebagai “pemilik” hakiki seluruh kegiatan dan hasil kegiatan ANSSP, masyarakat berhak
dan seharusnya memonitor dan mengevaluasi seluruh kegiatan dan kinerja para pelaku
ANSSP, termasuk kegiatan dan kinerja KOMITE DESA, KPR dan Pengurus KPR,
Pengawas Konstruksi, Tukang, Pemasok, dan Kontraktor (jika memakai kontraktor), dan
bahkan kegiatan dan kinerja Tim ANSSP UN-HABITAT mulai dari Office Boy di Kantor
Distrik, Fasilitator, hingga Program Manager. Dengan kata lain, semua kegiatan ANSSP
dan kinerja Tim ANSSP UN-HABITAT dapat dimonitor dan dievaluasi oleh masyarakat.
Meskipun demikian, sesuai dengan kedudukan dan kapasitasnya serta keterbatasan tenaga
dari pihak UN-HABITAT, ada beberapa kegiatan ANSSP yang mutlak memerlukan
keterlibatan monitoring dan evaluasi masyarakat, bahkan memerlukan keputusan mereka,
seperti yang berikut ini.
Semua musyawarah desa, mulai dari MD-1 hingga MD-7 memerlukan monitoring
dan evaluasi dari masyarakat, baik atas prosesnya, hasil atau keputusannya, maupun
pelaksanaan atas hasil MD tersebut.
Proses pengukuran dan verivikasi lahan.
Proses penyusunan perencanaan desa (CAP).
Proses verifikasi calon penerima manfaat dan hasil verifikasinya.

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 8 / 28


Pengecekan kualitas konstruksi
Pengecekan kualitas material bangunan.
Pencatatan abdministrasi keuangan kelompok (KPR).
Kinerja Tim ANSSP UN-HABITAT.

D. INSTRUMEN YANG DIBUTUHKAN


1. Untuk monitoring dan evaluasi oleh Kelompok Pertama, mereka sebaiknya menggunakan
instrumen seperti yang digunakan oleh Tim ANSSP (lihat Sub-Bab Monitoring dan
Evaluasi Internal di bawah). Hal ini bertujuan untuk memungkinkan diperbandingkannya
hasil monitoring dan evaluasi masyarakat dengan hasil monitoring dan evaluasi internal
ANSSP pada standar dan indikator yang sama. Meskipun demikian, tentu saja mereka
berhak dan seharusnya memang mengembangkan instrumen sendiri. Fasilitator dan
Spesialis berkewajiban mendampingi mereka dalam penyusunan instrumen ini.
2. Untuk monitoring dan evaluasi oleh Kelompok Kedua, mereka dapat menyusun sendiri
instrumen monitoring dan evaluasi. Fasilitator dan spesialis akan membantu dan
mendampingi masyarakat dalam pembuatan instrumen ini. Meskipun demikian, jika
masyarakat menghendaki, mereka bisa saja menggunakan instrumen momen yang juga
digunakan oleh tim monitoring dan evaluasi ANSSP (lihat buku Panduan ANSSP Volume
V, dan buku ini Bab III di bawah).

E. TATA CARA MELAKUKAN MONITORING DAN EVALUASI


1. Tata cara melakukan monitoring dan evaluasi oleh Kelompok Pertama sama dengan yang
dilakukan oleh para Fasilitator ANSSP UN-HABITAT dengan penyesuaian terkait
dengan Bab 2 poin C buku ini.
2. Tata cara melakukan monitoring dan evaluasi oleh Kelompok Kedua adalah sebagai
berikut.
Aktif menghadiri dan melibatkan diri dalam semua musyawarah desa serta mencatat
hasil-hasilnya.
Mengecek apakah KOMITE DESA menempelkan hasil-hasil musyawarah desa dan
apakah yang ditempelkan tersebut benar-benar sesuai dengan yang dibicarakan dan
diputuskan musyawarah desa.
Aktif mengikuti dan mencatat proses pengukuran dan verifikasi lahan dan mengecek
hasil pengukuran yang ditempelkan di papan-papan pengumuman.
Aktif mengikuti proses dan mencatat verifikasi calon penerima manfaat dan mengecek
hasil verifikasi yang ditempelkan di papan-papan pengumuman.
Aktif mengunjungi lokasi pembangunan rumah dan mengecek kualitas konstruksinya
maupun kualitas material yang digunakan.
Aktif mengecek pencatatan administrasi keuangan kelompok (KPR).

F. TINDAK LANJUT HASIL MONITORING DAN EVALUASI


1. Tindak Lanjut Hasil Monitoring dan Evaluasi Kelompok Pertama
KOMITE DESA menyerahkan laporan hasil monitoring dan evaluasi kepada Geuchik
dan Fasilitator serta kepada MD-7.
KPR menyerahkan hasil monitoring dan evaluasi kepada Anggota KPR, KOMITE
DESA, Fasilitator, dan MD-7.
Pengawas Konstruksi menyerahkan hasil monitoring dan evaluasi kepada Pengurus
KPR dan Fasilitator.

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 9 / 28


2. Tindak Lanjut Hasil Monitoring dan Evaluasi Kelompok Kedua
Hasil monitoring dan evaluasi Kelompok Kedua dibahas dalam MD-7. Mereka juga bisa
melaporkannya sebagai komplain atau pengaduan sesuai yang diatur dalam buku
Panduan ANSSP Volume 6 Bagian IV: Penanganan Pengaduan.

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 10 / 28


BAB 3. MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL

A. PENGERTIAN
Monitoring dan evaluasi internal adalah monitoring dan evaluasi yang dilaksanakan secara
internal oleh tim ANSSP. Monitoring dan evaluasi internal ini dilaksanakan baik terhadap
kinerja internal Tim ANSSP, maupun terhadap kinerja pelaku ANSSP di tingkat komunitas.
Monitoring dan evaluasi internal dilakukan terhadap seluruh tahapan siklus ANSSP, mulai
dari sosialisasi dan orientasi awal hingga ke tahapan akhir konstruksi. Untuk kegiatan yang
dilakukan oleh komunitas, sehari-hari monitoring dan evaluasi dilakukan oleh Fasilitator.
Fasilitator akan dimonitor dan dievaluasi oleh Spesialis. Tim Monitoring dan Evaluasi
Tingkat Pusat dapat melakukan monitoring dan evaluasi baik terhadap laporan tim lapangan
maupun langsung terjung ke komunitas. Jadwal monitoring dan evaluasi oleh Tim Monitoring
dan Evaluasi Pusat sebaiknya dikomunikasikan kepada Tim Lapangan, namun penting juga
untuk sesekali melakukan kunjungan mendadak ke lapangan.

B. PENGENDALIAN KUALITAS PERENCANAAN


1. Tujuan
Memastikan bahwa pekerjaan sosialisasi, perencanaan desa (CAP), dan pemetaan desa
terlaksana secara benar sesuai standar kualitas yang ditetapkan.

2. Hal-hal yang Harus Dimonitor dan Dievaluasi


Seluruh tahapan awal ANSSP (yaitu mulai dari sosialisasi dan orientasi awal hingga ke
perencanaan detil teknis). Ini meliputi kegiatan-kegiatan berikut ini.
Sosialisasi dan orientasi awal
Pengukuran dan verifikasi lahan
Verifikasi calon penerima BDR
Pemetaan lingkungan dan pemetaan sosial
Perumusan Community Action Plan (CAP) dan Village Map (VM).
Perumusan rencana detil teknis
Penulisan proposal perumahan.

3. Instrumen yang Diperlukan


Format-format sosialisasi dan orientasi awal
Format pengukuran dan verifikasi lahan
Format-format verifikasi calon penerima BDR
Format-format pemetaan lingkungan dan sosial
Format-format penyusunan CAP dan VM
Format-format penyusunan proposal perumahan
Buku panduan ANSSP volume I - III, dan Aneks II: Panduan Konstruksi Rumah
Peraturan BRR tentang Village Planning

4. Tata Cara Melakukan Monitoring dan Evaluasi


Datang tiap hari ke lokasi.
Cek dokumen monitoring dan evaluasi hari sebelumnya.
Cek tingkat kehadiran warga dan keaktifan mereka dalam rapat-rapat komunitas, baik
ketika rapat sosialisasi, lokakarya CAP, musyawarah desa, dan rapat-rapat lain.
Hindarkan dominasi rapat oleh Tim ANSSP maupun oleh tokoh-tokoh tertentu di
setiap rapat dengan cara memberi perhatian lebih dan mendorong agar para jompo,
wanita, pemuda, dan anak-anak untuk menyuarakan aspirasi mereka. Jangan lupa

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 11 / 28


untuk juga mengecek pengisian berita acara rapat dan daftar hadir di akhir setiap
pertemuan.
Cek apakah para anggota panitia perencana, KOMITE DESA, dan juru ukur telah
lengkap sebelum memulai pelatihan bagi mereka.
Cek kehadiran Panitia Perencana, Juru Ukur, KOMITE DESA dalam proses
pengukuran dan verifikasi lahan. Mintalah mereka mengisi format-format terkait.
Setiap hari mereka juga harus mengisi daftar hadir. Untuk setiap petak tanah yang
diukur, pastikan bahwa pemilik tanah benar-benar hadir. Jangan lanjutkan verifikasi
untuk pemilik tanah yang tidak hadir.
Pastikan bahwa standar kualitas perencanaan desa yang tertuang dalam Peraturan
BRR telah diikuti dan dipatuhi dalam penyusunan perencanaan desa.
Dalam melakukan verifikasi calon penerima manfaat, pastikan bahwa yang mengisi
format permohonan adalah orang yang bersangkutan (tidak diwakilkan). Jika terpaksa
diwakilkan karena yang bersangkutan buta huruf, pastikan bahwa yang mewakili
adalah orang yang benar-benar mengenalnya.
Dalam pemotretan untuk verifikasi calon penerima manfaat, pastikan bahwa yang
dipotret adalah orang yang benar-benar mengajukan permohonan (bukan dan tidak
boleh diwakili). Bagi yang tidak bisa hadir, sebaiknya verifikasi tidak dilanjutkan.
Pastikan bahwa hasil-hasil rapat, hasil verifikasi dan pengukuran lahan, dan hasil
verifikasi calon penerima manfaat benar-benar ditempelkan di tempat-tempat umum.
Buat catatan-catatan untuk tindak lanjut.
Buat laporan hasil monitoring dan evaluasi.

C. PENGENDALIAN KUALITAS TEKNIS PEMBANGUNAN RUMAH


1. Tujuan
Memastikan bahwa pekerjaan konstruksi terlaksana secara tepat kualitas (sesuai atau jika
bisa melebihi standar minimal yang ditetapkan), tepat jumlah, tepat dana. Dan tepat
waktu.

2. Hal-hal yang Harus Dimonitor dan Dievaluasi


Seluruh tahapan pekerjaan konstruksi perumahan harus dimonitor dan dievaluasi. Ini
meliputi 34 tahap kegiatan, mulai dari persiapan lahan sampai dengan pembersihan akhir
lahan setelah pembangunan rumah selesai.

3. Instrumen yang Diperlukan


(a) Permohonan memulai pekerjaan
Gunakan Format R/Konstruksi-11: Permohonan Memulai/Melanjutkan
Pekerjaan
(b) Daftar Hadir Harian tukang dan pengawas konstruksi
Gunakan Format R/Konstruksi-12: Laporan Harian KPR
(c) Laporan Harian, Mingguan, Bulanan KPR
Gunakan:
• Format R/Konstruksi-12: Laporan Harian KPR,
• Format R/Konstruksi-13: Laporan Mingguan KPR, dan
• Format R/Konstruksi-14: Laporan Bulanan KPR
(d) Lembar Monitoring untuk pekerjaan
Gunakan Format R/Konstruksi Laporan Kemajuan KPR-2: Hasil Monitoring
Kemajuan Fisik Bangunan

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 12 / 28


(e) Gambar Detail Rumah
Gunakan Format R/KPR-5: Desain Rumah
(f) Surat perjanjian antara KPR dengan tukang
Gunakan Format R/Konstruksi-6: Surat Perjanjian KPR dengan Tukang
(a) Daftar hadir harian tukang dan pengawas konstruksi
Gunakan Format R/Konstruksi-12: Laporan Harian KPR
(g) Buku panduan ANSSP, Aneks I: Panduan Konstruksi Rumah
(h) Standar Minimal Kualitas Konstruksi Rumah UN-HABITAT.

4. Tata Cara Melakukan Monitoring dan Evaluasi


Sebelum memulai/Melanjutkan pekerjaan
Pastikan bahwa seluruh aturan tentang pelaksanaan pembangunan rumah telah
dijelaskan.
Pastikan bahwa standar minimal kualitas teknis bangunan yang digunakan UN-
HABITAT telah dijelaskan.
Pastikan bahwa sanksi atas pelanggaran aturan dan standar teknis tersebut telah
dijelaskan.
Pastikan bahwa seluruh kepala tukang dan pengawas konstruksi telah memegang dan
memahami gambar detil rumah.
Pastikan bahwa seluruh kepala tukang dan pengawas konstruksi telah memegang dan
memahami kontrak perjanjian antara KPR dengan tukang.

Selama Pekerjaan Konstruksi Berlangsung


Datang tiap hari ke lokasi.
Cek dokumen monitoring dan evaluasi hari sebelumnya.
Cek kehadiran pengurus KPR, pengawas konstruksi, dan para tukang. Mintalah KPR
dan pengawas konstruksi mengisi format-format terkait. Setiap hari tukang juga harus
mengisi daftar hadir.
Bersama pengawas konstruksi (jika memungkinkan juga disertai KPR), cek setiap
rumah yang sedang dibangun. Pengecekan harus dilakukan terhadap (a) kualitas
pekerjaan, (b) kualitas material, dan (c) ketepatan waktu.
Lakukan pemotretan, dan beri tanggal.
Buat catatan-catatan untuk tindak lanjut.

5. Tindak Lanjut Hasil Monitoring dan Evaluasi


Jika pengawas konstruksi tidak hadir, minta pengurus KPR menggantikan. Jika tidak
ada pengurus KPR yang datang, hentikan pekerjaan hari ini. Pekerjaan tukang yang
dilakukan tanpa dihadiri minimal oleh pengawas konstruksi tidak dapat disertifikasi.
Berikan sertifikasi pada hari itu juga untuk pekerjaan yang sudah benar (memenuhi
standar). Sertifikasi ini akan menjadi dasar diajukannya permohonan
memulai/melanjutkan pekerjaan oleh KPR kepada fasilisator sehingga tukang dapat
segera melanjutkan ketahap pekerjaan berikutnya.
Jika terjadi kesalahan konstruksi, perbaiki hari itu juga. Jangan ditunda dengan alasan
apapun, dan jangan melakukan tawar-menawar. Pekerjaan baru bisa dilanjutkan jika
kesalahan telah diperbaiki. Perulangan kesalahan untuk tahap pekerjaan yang sama
maksimal hanya dua kali. Kesalahan konstruksi yang terjadi pada tiga tahap pekerjaan
atau lebih tidak dapat ditoleransi. Jika kesalahan terus berulang, atau kebandelan terus
terjadi, segera adakan rapat KPR.

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 13 / 28


Jika (a) jumlah tukang kurang, atau (b) kesalahan konstruksi terus berulang, atau (c)
tukang tidak mau memperbaiki kesalahan konstruksi, atau (d) pengawas konstruksi
tidak datang lebih dari tiga hari, segera laksanakan rapat KPR. Spesialis WAJIB hadir
dalam rapat ini. Jika masih membandel, laporkan ke Desa dan selenggarakan MD-7
dengan menghadirkan Manajer Distrik. Melalui rapat ini, bahas berbagai solusi yang
memungkinkan, termasuk jika perlu kemungkinan mengganti tukang.
Jika pembangkangan terus terjadi, minta Manajer Distrik untuk mengeluarkan surat
penghentian sementara untuk rumah tersebut. Jika terjadi di satu KPR, pembangunan
di KPR itu yang dihentian. Setelah itu, Manajer Distrik bisa mengusulkan ke Kantor
Pusat untuk penghentian bantuan bagi KPR terserbut. Selama menunggu persetujuan
penghentian bantuan dari Kantor Pusat, seluruh kegiatan konstruksi harus dihentikan.
Kegiatan konstruksi apapun selama masa tunggu ini tidak dapat disertifikasi.
Buat laporan hasil monitoring dan evaluasi.

D. PENGENDALIAN KUALITAS MATERIAL BANGUNAN


2. Tujuan
Memastikan bahwa (a) material yang digunakan memenuhi standar minimal yang
ditetapkan (tepat mutu, tepat jumlah, tepat harga, tepat spesifikasi, tepat pasokan, tepat
hukum), dan (b) seluruh material di masing-masing KPR terdistribusi secara merata ke
semua anggota KPR.

3. Hal-hal yang Harus Dimonitor dan Dievaluasi


Seluruh jenis material dan pemasokannya harus dimonitoring dan dievaluasi, termasuk di
dalamnya sistem pengadaan material tersebut, sistem pembayaran, sistem
pengadministrasian, dan sistem penyimpanan, dan sistem distribusinya. Ini meliputi lebih
dari 60 jenis material utama dan material pendukung, termasuk peralatan, yang digunakan
di semua tahap kegiatan, mulai dari persiapan lahan sampai dengan pembersihan akhir
lahan setelah pembangunan rumah selesai.

4. Instrumen yang Diperlukan


(b) Tender pengadaan material. Ini dimulai dari pada saat penjelasan teknis atau pelatihan
mengenai sistem pengadaan material dan tukang.
Gunakan:
• Materi Pelatihan tentang Sistem Pengadaan.
• Format R/Konstruksi-1: Survai Harga Material oleh Tim ANSSP dan
varian-variannya (Format R/Konstruksi-1A sampai dengan Format
R/Konstruksi-1E).
• Format R/Konstruksi-2: Survai Harga Material oleh Tim Survai
KPR/Masyarakat dan varian-variannya (Format R/Konstruksi-2A sampai
dengan Format R/Konstruksi-2E).
• Format R/Konstruksi-3: Contoh Surat Penawaran Pemasok
• Format R/Konstruksi-4: Penilaian dan Pemeringkatan Calon Pemasok
• Format R/Konstruksi-5: Surat Perjanjian KPR dengan Pemasok
• Format R/Konstruksi-6: Surat Perjanjian KPR dengan Tukang
• Format R/Konstruksi-7: Perintah Pengiriman Barang
(c) Daftar hadir harian tukang dan pengawas konstruksi
Gunakan Format R/Konstruksi-12: Laporan Harian KPR

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 14 / 28


(d) Laporan harian, mingguan, dan bulanan KPR
Gunakan:
• Format R/Konstruksi-12: Laporan Harian KPR,
• Format R/Konstruksi-13: Laporan Mingguan KPR, dan
• Format R/Konstruksi-14: Laporan Bulanan KPR
(e) Administrasi Keuangan KPR
Gunakan:
• Format R/Konstruksi Administrasi KPR 1-8.
• Format R/Konstruksi-9: Rekomendasi Penarikan Dana KPR dari BRI
(f) Sertifikasi material bangunan
Gunakan Format R/Konstruksi-8: Sertifikasi Kualitas Material Bangunan
(g) Buku kendali material
Gunakan:
• Format R/Konstruksi-10A: Buku Kendali Material Bangunan Tingkat KPR
• Format R/Konstruksi-10B: Buku Kendali Material Bangunan Tingkat RT
(h) Lembar monitoring untuk pekerjaan
Gunakan Format R/Laporan Kemajuan KPR-2: Hasil Monitoring Kemajuan
Fisik Bangunan
(i) Gambar detil rumah
Gunakan Format R/KPR-5: Desain Rumah
(j) Buku panduan ANSSP, Aneks I: Panduan Konstruksi Rumah
(k) Standar Minimal Kualitas Konstruksi Rumah UN-HABITAT.

5. Tata Cara Melakukan Monitoring dan Evaluasi


Sebelum memulai/melanjutkan pekerjaan
Pastikan bahwa seluruh aturan tentang pelaksanaan pembangunan rumah telah
dijelaskan.
Pastikan bahwa standar minimal kualitas teknis bangunan rumah dan standar minimal
kualitas material bangunan yang disyaratkan UN-HABITAT telah dijelaskan.
Pastikan bahwa proses tender pengadaan material telah dilaksanakan secara
transparan dan akuntabel.
Pastikan bahwa sanksi atas pelanggaran aturan dan standar teknis tersebut telah
dijelaskan.
Pastikan bahwa semua pemasok dan pengawas kontruksi telah memegang dan
memahami gambar detil rumah.
Pastikan bahwa kepentingan KPR dan kepentingan UN-HABITAT telah terlindungi
dalam kontrak antara KPR dengan Pemasok.
Pastikan bahwa seluruh pemasok dan pengawas konstruksi telah memegang dan
memahami kontrak perjanjian antara KPR dengan pemasok.

Selama pekerjaan kontruksi berlangsung


Datang tiap hari ke lokasi.
Cek dokumen monitoring dan evaluasi hari sebelumnya.
Cek proses pengadaan material dan tukang sampai ke distribusinya.
Cek kehadiraan pengurus KPR, pengawas kontruksi dan para tukang. Mintalah KPR
dan pengawas kontruksi mengisi format-format terkait. Setiap hari tukang juga harus
mengisi daftar hadir.

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 15 / 28


Setiap kali material datang, lakukan pengecekan/sertifikasi atas material tersebut,
pengecekan harus dilakukan terhadap (a) kualitas kontruksi, (b) kualitas material, (c)
ketepatan waktu pengiriman, (d) ketepatan jumlah, (e) ketepatan spesifikasi.lakukan
pengecekan ini bersama-sama dengan pengawas kontruksi ( jika memungkinkan juga
disertai KPR).
Lakukan pengecekan untuk (a) mencocokkan tingkat kemajuan pekerjaan tukang
dengan ketersediaan material, dan (b) mencocokkan distribusi material tersebut ke
masing-masing anggota KPR. Lakukan pengecekan ini bersama-sama dengan
pengawas kontruksi ( jika memungkinkan juga disertai KPR).
Lakukan pemotretan dan beri tanggal.
Buat catatan untuk tindak lanjut.

6. Tindak Lanjut Hasil Monitoring dan Evaluasi


Jika pengawas kontruksi tidak hadir, minta pengurus KPR menggantikan. Jika tidak
ada pengurus KPR yang datang, hentikan pekerjaan hari itu. Beritahu KPR tentang
hal ini.pekerjaan tukang yang dilakukan tanpa dihadiri minimal oleh pengawas
kontruksi tidak dapat disertifikasi.
Berikan sertifikasi material bangunan pada hari material tersebut datang dilokasi untuk
material yang benar (memenuhi standar). Sertifikasi ini akan menjadi dasar
digunakannya material tersebut untuk bahan bangunan dan juga menjadi dasar
diajukannya permohonan memulai pekerjaan oleh KPR kepada fasilitator sehingga
tukang dapat dapat segera memulai pekerjaan atau melanjutkan ke tahap pekerjaan
berikutnya.
Untuk material yang tidak memenuhi standar, lakukan PENOLAKAN pada hari
material tersebut datang. Jangan ditunda dan tidak perlu ada tawar-menawar.
Berikan sertifikasi untuk distrisibusi material ke masing-masing anggota KPR jika
sudah benar. Jika ada distribusi materialyang tidak semestinya, perbaiki pada saat
ditemikan, jangan ditunda, dan tidak perlu ada tawar-menawar.
Jika (a) pemasokan material tidak sesuai standar dan dilakuakn berulang (maksimal
tiga kali kesalahan untuk setiap pemasok untuk setiap jenis material), atau (b) terjadi
kesalahan distribusi material ke masing-masing anggota KPR( maksimal kesalahan
tiga kali), atau (c) pengawas kontruksi tidak datang lebih dari tiga hari, segera
laksanakan rapat KPR! spesialis WAJIB hadir dalam rapat ini. Jika masih membandel,
laporkan ke desa dan selenggarakan MD-7 dengan menghadirkan Manajer Distrik.
Melalui rapat ini, bahas berbagai solusi yang yang memungkinkan, trmasuk jika perlu
penghentian kontrak dengan pemasok
Jika pembangkangan terus terjadi, minta Manajer Distrik untuk mengeluarkan Surat
Penghentian Sementara untuk rumah tersebut. Jika terjadi di satu KPR, pembanguna
di KPR itu yang di hentikan. Setelah itu Manajer Distrik bisa mengusulkan ke Kantor
Pusat untuk penghentian bantuan bagi kpr tersebut. Selama menunggu persetujuan
penghentian bantuan dari Kantor Pusat, seluruh kegiatan kontruksi harus dihentikan.
Kegiatan kontruksi apapun selama masa tunggu ini tidak dapat disertifikasi.
Buat laporan hasil monitoring dan evaluasi.

E. PENGENDALIAN KUALITAS PENGELOLAAN DANA


1. Tujuan
Memastikan bahwa pengelolaan dana dijalankan sesuai dengan prinsip transparansi dan
akuntabilitas sehingga jika terjadi kekurangan dana murni karena force majeur.
2. Hal-hal yang harus Dimonitor dan Dievaluasi
Seluruh kegiatan pengadministrasian dana, material dan tukang. Ini meliputi 10 kegiatan
administrasi.

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 16 / 28


3. Instrumen yang Diperlukan
(a) Administrasi KPR
Gunakan Format R/Kontruksi Administrasi KPR 1-8
(b) Kendali dan distribusi material
Gunakan :
• Format R/Kontruksi-10A :Buku Kendali Material Tingkat KPR
• Format R/Kontruksi-10B :Buku Kendali Material Tingkat RT
(c) Pengambilan dana di BRI
Gunakan Format R/Kontruksi-9: Rekomendasi Penarikan Dana dari BRI

4. Tata Cara Melakukan Monitoring dan Evaluasi


Setiap penarikan dana KPR dari rekening KPR di BRI harus memperoleh
rekomendasi dari UN-HABITAT. Fasilitator dan spesialis harus mengecek apakah
waktu penarikan dan jumlah penarikan benar-benar telah sesuai dengan tingkat
kemajuan pekerjaan. Cek dan cocokkan bukti kwitansi (pembelian, pembayaran dan
upah) dengan buku kas.
Cek dan cocokkan jumlah pengeluaran, penerimaan dan saldo akkhir pada KPR.
apakah sesuai dengan tahap pembangunan serta penggunaan uang dianggap wajar.
Sesuaikan jumlah saldo yang ada pada buku kas (jumlah pemasukan – Jumlah
Pengeluaran = saldo atau jumlah saldo akhir + jumlah pengeluaran + pemasukan),
Cocokan volume barang pada buku kas dan bukti dengan rincian peneriamaan
material,
Cek dan cocokkan buku rekening Bank isian dengan buku Bank BRI,
Cek penarikan dan slip penarikan dengan buku kas (gunakan bantuan bukti surat
rekomendasi UN-HABITAT),
Cek bukti transfer dengan rician pembayaran material dan buku kas,
Buku rumah tangga,
Cek buku rumah tangga dan sesuaikan dengan buku kas,
Cek seluruh pengeluaran dan saldo buku rumah tangga,
Cek dan jumlah seluruh buku rumah tangga (jumlah seluruh saldo buku pengeluaran
rumah tangga = buku kas).

5. Tindak Lanjut Hasil Monitoring dan Evaluasi


Segera perbaiki jika menemukan ketidakcocokan atau ketidak sesuaian yang
diakibatkan oleh kesalahan memasukkan data.
Jika kesalahan berulang, dan ada tanda-tanda kesengajaan, maka mungkin sedang
terjadi penyelewengan dana. Dalam hal demikian, segera adakan rapat KPR. jangan
ditunda dan jangan ada tawar-menawar. Tidak diijinkan terjadinya penyelewengan
penggunaan dana dan material.
Jika rapat KPR tidak bisa menemukan solusi, selengarakan MD-7. lakukan proses
seperti yang terjadi pada kesalahan berulang pengendalian konstruksi dan
pengendalian material yang telah dijelaskan di atas.
Buat laporan hasil monitoring dan evaluasi.

CATATAN.

Meskipun dalam naskah volume 6 ini banyak disebutkan tentang berbagai format sebagai instrument
monitoring dan evaluasi, namun format-format tersebut tidak dilampirkan di akhir naskah seperti pada
volume-volume sebelumnya. Hal ini dilakukan karena format-format yang disebutkan di naskah adalah
format-format yang telah dijelaskan dan digunakan di volume-volume sebelumnya.

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 17 / 28


F. PENGENDALIAN PENGORGANISASIAN SOSIAL
1. Tujuan
Sesuai dengan pendekatan yang digunakan, pelaksanaan ANSSP mempersyaratkan
keterlibatan aktif seluruh lapisan masyarakat di lokasi program. Dalam pendekatan ini,
pengorganisasian sosial menjadi syarat mutlak keberhasilan program. Karena itu, kegiatan
pengorganisasian sosial juga memerlukan monitoring dan evaluasi.
Tujuan kegiatan ini adalah memastikan bahwa seluruh organ kelembagaan komunitas dan
seluruh warga menjalankan peran dan tanggung jawabnya secara aktif dalam kegiatan
rekonstruksi dan rehabilitasi sebagaimana seharusnya sesuai definisi peran masing-masing
dan sejalan dengan rencana desa yang telah disepakati. Dengan tercapainya tujuan ini,
diharapkan kohesi sosial sebagai modal dasar kebangkitan komunitas setelah tercerai berai
akibat tsunami dapat segera dipulihkan.
Untuk tercapainya tujuan ini, maka seluruh organ dan warga harus mempunyai akses
yang sama terhadap segala bentuk informasi mengenai perkembangan proses rekonstruksi
dan rehabilitasi. Dua media yang tepat untuk mencapainya adalah (a) penempelan dan
pengaktifan papan-papan pengumuman yang terus memperbaharui perkembangan
kegiatan, dan (b) forum-forum rapat baik di tingkat KPR maupun di tingkat dusun dan
desa.

2. Hal-hal yang Harus Dimonitor dan Dievaluasi


Peran serta aktif seluruh komponen masyarakat
Ketersebaran informasi mengenai perkembangan terkini kegiatan rekonstruksi dan
rehabilitasi keseluruh lapisan masyarakat.

3. Instrumen yang Diperlukan


Seluruh panduan ANSSP UN-HABITAT
Papan informasi atau pengumuman

4. Tata Cara Melakukan Monitoring dan Evaluasi


Datang setiap hari ke lokasi
Jangan mematok diri dengan jadwal ketat dari kantor, tetapi sesuaikanlah dengan
jadwal masyarakat karena kadang mereka lebih suka situasi informal
Datangi tempat berkumpulnya warga (misalnya warung kopi, masjid, meunasah, dan
lain-lain). Kunjungi juga warga di tenda mereka, di barak-barak pengungsian, dan
sebagainya.
Dalam pertemuan-pertemuan informal tersebut, sampaikan informasi perkembangan
terkini proses rekonstruksi, dan serap pandangan serta aspirasi mereka.
Di lapangan, cek dan catat siapa-siapa yang aktif dan tidak aktif di lokasi
pembangunan rumah, terutama para pengurus tingkat desa dan tingkat KPR. datangi
mereka yang tidak aktif dan tanyakan sebab-sebabnya.
Cek selalu hasil-hasil monitoring dan evaluasi sebelumnya, diskusikan dengan
masyarakat dan dengan sesama anggota tim dan dengan spesialis.
Cek apakah papan-papan pengumuman terus diisi dan diperbaharui isinya sesuai
perkembangan proses rekonstruksi dan rehabilitasi.

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 18 / 28


5. Tindak Lanjut Hasil Monitoring dan Evaluasi
Selenggarakan serangkaian musyawarah desa 7 (MD-7)

MUSYAWARAH DESA 7 (MD-7)

1. MD-7 diselenggarakan untuk membahas perkembangan pelaksanaan konstruksi .


2. MD-7 dapat diselenggarakan dalam dua tipe berikut.
(a) MD-7 reguker yang diselenggarakan secara berkala selama proses pelaksanaan
kegiatan konstruksi, misalnya dua minggu sekali.
(b) MD-7 khusus yang diselenggarakan untuk memecahkan kasus-kasus khusus
3. MD-7 dapat diselenggarakan di tingkat dusun, dapat pula di tingkat desa sesuai
kondisi dan kebutuhannya.
4. MD-7 dihadiri oleh sebanyak mungkin warga yang diharapkan benar-benar
merupakan representasi dari seluruh kelompok yang ada di desa tersebut, pastikan
bahwa warga yang biasanya terpinggirkan seperti wanita, jompo, cacat, kelompok
termiskin, dan lain-lain.
5. MD-7 membahas agenda-agenda berikut:
(a) penjelasan tentang perkembangan terakhir proses pelaksanaan konstruksi dan
hasil-hasil monitoring dan evaluasi.
(b) Pembahsan tentang masalah-masalah yang terjadi di lapangan dan alternatif
solusi yang dapat dilaksanakan untuk memecahkan masalah tersebut,
(c) Penetapan rencana kerja tindak lanjut (RKTL).

Catatan:
1. Jangan lupa membuat berita acara musyawarah desa (gunakan FORMAT UMUM-4:
BERITA ACARA MD)
2. Setelah MD-7 selesai, jangan lupa melakukan uji publik dengan cara menempelkan
hasil-hasil MD-7 di tempat-tempat yang biasa didatangi masyarakat (gunakan
FORMAT UMUM-5: UJI PUBLIK MD).
3. Jangan lupa: Daftar Hadir Peserta dan Foto Kegiatan.

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 19 / 28


BAB 4. MONITORING DAN EVALUASI EKSTERNAL

A. PENGERTIAN
Adalah monitoring dan evaluasi yang dilakukan selain oleh masyarakat (dalam konteks
monitoring dan evaluasi partisipatif) dan oleh Tim ANSSP UN-HABITAT (dalam konteks
monitoring dan evaluasi internal). Monitoring dan evaluasi eksternal dapat dan boleh
dilakukan oleh siapapun dan hasilnya boleh dikirim kepada siapapun. Pers, LSM yang
bergerak di bidang lingkungan, LSM antikorupsi, LSM pembela hak-hak anak, LSM
penggerak pengarusutamaan gender (gender mainstreaming), LSM pembela hak-hak minoritas,
LSM pemerhati hak-hak disable person, aparat pemerintah, negara-negara dan lembaga-
lembaga donor, dan UNDP dapat melakukan monitoring dan evaluasi atas seluruh kegiatan
ANSSP. Negara-negara dan lembaga-lembaga donor dan UNDP memiliki posisi khusus
karena mereka adalah pemilik dana dan lembaga yang by contract ditugaskan untuk menjamin
bahwa dana yang disalurkan negara dan lembaga donor digunakan untuk sebesar-besarnya
kepentingan korban bencana secara benar, sangkil, dan mangkus.

B. TUJUAN
Bagi ANSSP, mendorong dilakukannya monitoring dan evaluasi eksternal bertujuan
untuk memperoleh opini dan penilaian pihak-pihak lain untuk menjadi salah satu acuan
perbaikan kinerja. Untuk memenuhi tujuan ini, ANSSP mendorong dan mengaktifkan
beberapa forum bersama yang dikerjakan oleh Policy Unit. Melalui forum-forum inilah
ANSSP menyerap informasi, opini, dan pandangan berbagai pihak mengenai apa saja
yang dikerjakan ANSSP.
Bagi UNDP, melakukan monitoring dan evaluasi atas kegiatan ANSSP bertujuan untuk
menjamin bahwa ANSSP dijalankan dengan benar sebagai pertanggungjawaban terhadap
negara-negara dan lembaga-lembaga donor.
Bagi Negara/Lembaga Donor, melakukan monitoring dan evaluasi atas kegiatan ANSSP
bertujuan untuk memperoleh informasi lapangan bahwa dana yang mereka himpun dan
salurkan benar-benar digunakan sebagaimana mustinya.
Bagi Lembaga-lembaga Lain, melakukan monitoring dan evaluasi atas kegiatan ANSSP
bertujuan untuk mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan visi dan misi perjuangan
lembaga mereka.

C. HAL-HAL YANG HARUS DIMONITOR DAN DIEVALUASI


Hal-hal yang dimonitor dan dievaluasi oleh pihak-pihak eksternal tentu saja sesuai dengan
kebutuhan informasi kelembagaan mereka. Bagi UNDP, seluruh proses ANSSP harus
dimonitor dan dievaluasi karena tanggung jawab mereka, by contract, kepada negara dan
lembaga donor. Hal-hal yang akan dimonitor dan dievaluasi oleh negara-negara dan lembaga-
lembaga donor, sama dengan hal-hal yang akan dimonitor dan dievaluasi oleh UNDP, namun
untuk kebutuhan berbeda. Negara-negara donor akan memonitor dan mengevaluasi untuk
kebutuhan pertanggungjawaban mereka kepada masyarakat dan parlemen mereka. Sedangkan
lembaga-lembaga donor akan memonitor dan mengevaluasi untuk kebutuhan donatur mereka.

D. INSTRUMEN YANG DIBUTUHKAN


Instrumen monitoring dan evaluasi yang dibutuhkan oleh pihak eksternal selain UNDP dan
negara-negara serta lembaga-lembaga donor tergantung pada kepentingan dan visi misi
perjuangan kelembagaan mereka. Untuk UNDP, negara-negara donor, dan lembaga-lembaga
donor, instrumen monitoring dan evaluasi seharusnya mengacu dan merupakan kontrak
antara mereka dengan UN-HABITAT. Namun demikian, sebagai penyandang dana dan

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 20 / 28


pihak yang ditugaskan oleh penyandang dana, mereka bisa saja memakai instrumen yang
sama sekali berbeda dengan standar kinerja yang ditetapkan dan digunakan Tim ANSSP.
Yang patut diperhatikan dalam hal ini adalah, perbedaan instrumen monitoring dan evaluasi
dan perbedaan standar kinerja yang digunakan dalam penilaian akan menimbulkan
pemborosan energi dan lebih banyak menghambat kelancaran pekerjaan daripada sebaliknya,
apalagi jika standar kinerja ini tidak pernah dikomunikasikan sebelumnya.

E. TATA CARA MELAKUKAN MONITORING DAN EVALUASI


Tata cara dan metode melakukan monitoring dan evaluasi oleh pihak eksternal benar-benar
tergantung pada kebutuhan pihak-pihak eksternal tersebut. Hampir mustahil pihak-pihak
eksternal akan melakukan monitoring dan evaluasi terhadap kegiatan dan kinerja ANSSP
seteliti dan secermat Tim ANSSP sendiri. Karakter dasar relasi antara pihak-pihak eksternal
tersebut dengan masyarakat lokasi ANSSP sangat berbeda dengan karakter dasar relasi antara
Tim ANSSP dengan masyarakat lokasi ANSSP. Pembeda utamanya adalah, Tim ANSSP
setiap hari bekerja bersama masyarakat sehingga monitoring dan evaluasi juga bisa dilakukan
setiap hari, sementara pihak-pihak eksternal hanya sesekali datang ke lokasi dampingan
ANSSP.

F. TINDAK LANJUT HASIL MONITORING DAN EVALUASI


Ada beberapa tindak lanjut hasil monitoring dan evaluasi eksternal, namun hampir
sepenuhnya tergantung pada masing-masing lembaga yang melakukan monitoring dan
evaluasi eksternal. Hasil monitoring dan evaluasi yang dilakukan UNDP, negara-negara
donor, dan lembaga-lembaga donor dapat digunakan untuk mempenalti ANSSP dalam
berbagai bentuk, mulai dari perintah pembongkaran, rekomendasi pemecatan staf ANSSP,
sampai ke pengurangan komitmen bantuan. Lembaga-lembaga eksternal di luar tiga tiga pihak
tersebut, dapat memakai hasil monitoring dan evaluasi mereka untuk mengkritik ANSSP atau
merekomendasikan perbaikan-perbaikan lain.
Dari pihak ANSSP, ada dua hal penting yang dapat dilakukan untuk memperoleh
kemanfaatan terbesar hasil-hasil monitoring dan evaluasi pihak eksternal tersebut dalam
rangka memperbaiki kinerja ANSSP. Pertama, ANSSP melalui Policy Unit dapat
menyelenggarakan pertemuan berkala dengan berbagai pihak untuk menyerap pandangan
mereka mengenai kinerja ANSSP sehingga dapat menjadi acuan perbaikan kinerja. Kedua,
karena hasil penilaian UNDP serta negara dan lembaga donor dapat menjadi dasar bagi
mereka untuk memberikan penalti efektif, maka proses negosiasi ulang dan penyepakatan
ulang standar kinerja akan sangat bermanfaat. Posisi “demi kepentingan terbaik korban
bencana” dapat menjadi acuan negosiasi ulang.

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 21 / 28


BAB 5. MONITORING DAN EVALUASI KHUSUS

A. PENGERTIAN
Adalah monitoring dan evaluasi yang dilakukan oleh satu tim khusus yang disewa khusus oleh
UN-HABITAT sehingga mereka bukan staf ANSSP untuk memonitor dan mengevaluasi
suatu kegiatan atau aspek tertentu dalam dalam kegiatan ANSSP. Dalam perjalanan ANSSP,
ada dua tim khusus yang disewa untuk maksud tersebut, yaitu (1) PriceWaterHouse Cooper,
Jakarta, dan (2) The Aceh Institute dan Universitas Syiah Kuala (Unsyiah), Banda Aceh.

B. TUJUAN
Monitoring dan evaluasi khusus dilakukan dengan tujuan untuk memonitor dan mengevaluasi
aktivitas atas aspek tertentu yang tidak dimonitor dan dievaluasi oleh kegiatan monitoring dan
evaluasi lain, atau yang telah dimonitor dan dievaluasi oleh pihak lain namun diperlukan
opini dan pandangan dari pihak yang berbeda. Sama seperti seluruh kegiatan monitoring dan
evaluasi, tujuan akhir monitoring dan evaluasi khusus adalah untuk memperoleh input bagi
usaha-usaha memperbaiki dan meningkatkan kinerja.

C. HAL-HAL YANG HARUS DIMONITOR DAN DIEVALUASI


1. PriceWaterHouse Cooper (PWC) disewa untuk melakukan monitoring dan evaluasi dan
audit seluruh pemakaian dana dalam seluruh kegiatan ANSSP. Dengan kata lain, PWC
bukan hanya mengaudit pemakaian dana yang dialokasikan untuk memenuhi kebutuhan
internal ANSSP seperti dana sewa kantor, pembelian peralatan, penggajian, dan lain-lain,
namun juga dana yang dialokasikan untuk masyarakat dalam rangka rekonstruksi dan
rehabilitasi rumah.
2. Aceh Institut dan Unsyiah disewa untuk memonitor dan mengevaluasi kualitas konstruksi,
kualitas material, kualitas perencanaan, dan tingkat kepuasan masyarakat, termasuk di
lokasi-lokasi yang bukan lokasi ANSSP.

D. INSTRUMEN YANG DBUTUHKAN DAN TATACARA MONITORING DAN EVALUASI


Instrumen dan tatacara monitoring dan evaluasi khusus disusun dan direncanakan sendiri oleh
tim yang disewa untuk itu (PWC dan Unsyiah).

E. TINDAK LANJUT HASIL MONITORING DAN EVALUASI


Hasil monitoring dan evaluasi dan audit finansial oleh Tim PWC digunakan oleh ANSSP
sebagai bagian dari laporan dan pertanggungjawaban penggunaan dana oleh Tim ANSSP
kepada UN-HABITAT, UNDP, dan negara-negara atau lembaga-lembaga donor. Hasil
monitoring dan evaluasi oleh Tim Unsyiah disumbangkan kepada BRR dan dipresentasikan di
forum koordinasi antar NGO untuk perbaikan kinerja semua pihak dalam rekonstruksi dan
rehabilitasi NAD – Nias serta dipublikasikan.

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 22 / 28


BAB 6. PENGENDALIAN INTERNAL DAN PELAPORAN

A. PENGERTIAN
Pelaksanaan ANSSP melibatkan banyak orang; mencakup banyak aspek kegiatan dengan
durasi multiwaktu; menggunakan banyak peralatan dan instrumen; banyak format isian;
banyak sumberdaya finansial dari banyak negara dan lembaga; serta menjadi sorotan dan
perhatian banyak media. Pengelola dan para pimpinan ANSSP, karena itu, memerlukan
sistem pengendalian yang mantap. Salah satu instrumen amat penting dalam sistem
pengendalian tersebut adalah pelaporan yang efektif, efisien, namun cukup sederhana
sehingga bisa dijalankan oleh para pelaku ANSSP hingga ke pelaku tingkat komunitas.
Pelaporan semacam ini mempersyaratkan pendokumentasian dan penyimpanan dokumen
yang rapi dan tertib.
Pelaporan bukan hanya akan menjadi instrumen pengendalian pengorganisasian pekerjaan
yang multiaspek seperti ANSSP. Pelaporan bahkan juga bisa menjadi alat dan sumber
informasi monitoring dan evaluasi, dokumen pendukung pengucuran dana, dan karena itu
menjadi pelumas keseluruhan pekerjaan ANSSP.

B. TUJUAN
Menjamin bahwa seluruh tahapan ANSSP terdokumentasikan dan tersimpan secara tertip dan
lengkap, dan terlaporkan secara berjenjang ke atas, sehingga dapat menjadi instrumen
pengendalian organisasi secara mantap.

C. PENGENDALIAN DOKUMEN
Dasar sistem pelaporan, dan kemudian sistem pengendalian, adalah pendokumentasian
seluruh aktivitas, dan penataan dokumen tersebut secara tertib. Keterceceran dokumen akan
mengakibatkan pelaporan yang tidak sistematis. Lebih dari sekedar keterceceran,
ketidaklengkapan dokumen akan memunculkan pelaporan yang tidak dapat dibuktikan
kebenarannya. Situasi semacam ini akan mengakibatkan jalannya program dan mekanisme
organisasional menjadi tidak terkendali. Boleh saja seluruh anggota tim telah bekerja keras
dan baik, boleh saja seluruh tahapan telah dilaksanakan dengan benar, dan boleh saja seluruh
standar kualitas telah terpenuhi, namun tanpa dokumentasi dan pelaporan yang tertib, maka
organisasi dan program akan berjalan seperti laju mobil yang menjadi kacau karena rodanya
pecah.
Dalam konteks pendokumentasian, seluruh aktivitas ANSSP dapat dibagi menjadi dua
kelompok besar berikut.
1. Kegiatan yang dilakukan oleh masyarakat, tukang, dan pemasok material. Kelompok
kegiatan ini mencakup seluruh siklus ANSSP, mulai dari tahap perencanaan hingga ke
tahap penyelesaian konstruksi rumah (lihat buku Panduan ANSSP Volume I-V).
2. Kegiatan yang dilakukan oleh Tim ANSSP, yang terdiri dari:
Kegiatan sosialisasi dan orientasi awal.
Kegiatan pendampingan masyarakat dalam melaksanakan kegiatan ANSSP seperti
tersebut pada nomor 1 di atas.
Kegiatan monitoring dan evaluasi, baik monitoring dan evaluasi atas pekerjaan yang
dilakukan masyarakat dan tukang maupun monitoring dan evaluasi atas pekerjaan
yang dilakukan Tim ANSSP.

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 23 / 28


Kegiatan pelatihan, baik pelatihan untuk masyarakat dan tukang agar mampu
menjalankan perannya dalam ANSSP maupun pelatihan untuk Tim ANSSP.
Kegiatan penanganan pengaduan.
Kegiatan staf pendukung seperti staf administrasi, staf keuangan, staf keamanan, dan
staf kepegawaian.
Seluruh kegiatan tersebut dapat dan harus didokumentasikan. Tidak semua kegiatan bersifat
harian, misalnya kegiatan musyawarah desa yang dilaksanakan hanya jika tahapan ANSSP
membutuhkannya. Namun ada juga yang dilaksanakan setiap hari, misalnya pendampingan
oleh Tim ANSSP kepada masyarakat, atau kegiatan konstruksi jika pelaksanaan konstruksi
telah dimulai. Tidak semua kegiatan dilaksanakan terus-menerus sepanjang proses ANSSP,
misalnya kegiatan pengukuran lahan dan verifikasi penerima manfaat yang hanya
dilaksanakan satu kali untuk setiap persil lahan dan untuk setiap calon penerima manfaat.
Namun ada juga kegiatan yang harus terus menerus dilakukan, misalnya kegiatan
pendampingan dan kegiatan monitoring dan evaluasi. Apapun jenis dan bentuknya, seluruh
kegiatan tersebut harus didokumentasikan agar bisa dilaporkan karena laporan tanpa
dokumen pendukung akan menjadi sekadar dongeng.
Karena kegiatan yang harus didokumentasikan memiliki durasi waktu yang berlainan, maka
jenis dokumennya juga berlainan sesuai durasi waktu tersebut. Namun, karena setiap hari ada
kegiatan, maka berarti setiap hari ada dokumen baru yang diarsipkan. Kegiatan
pendampingan dan kegiatan monitoring dan evaluasi internal harus dilakukan setiap hari.
Karena itu, kegiatan pendampingan dan kegiatan monitoring dan evaluasi internal juga harus
didokumentasikan setiap hari. Tim Fasilitator harus benar-benar terampil mengelola waktu
dan membagi kerja antaranggota tim sehingga pekerjaan pendampingan dan pekerjaan
pendokumentasian dapat dijalankan secara baik.
Secara teknis, dan demi keamanan dokumen, pendokumentasian harus dibuat dalam dua
bentuk, yaitu hardcopy dan softcopy. Di tingkat distrik, dokumen dalam bentuk hardcopy
disimpan di kotak dokumen Tim Fasilitator masing-masing desa. Dikecualikan dari ketentuan
ini adalah (a) dokumen-dokumen yang harus dilampirkan sebagai bagian dari permohonan
pencairan dana, dan (b) dokumen-dokuumen yang secara khusus diminta oleh Kantor Pusat
sebagai bahan untuk kegiatan monitoring dan evaluasi. Dalam kasus-kasus ini, sebelum
dokumen asli dikirimkan ke Main Office atau dilampirkan dalam permohonan pencairan
dana, Tim Fasilitator harus memfotokopi dokumen-dokumen tersebut terlebih dahulu agar
Tim Fasilitator tetap mempunyai dokumen tersebut.
Sedangkan dokumen dalam bentuk softcopy disimpan di dua tempat, yaitu (a) di komputer
masing-masing Tim Fasilitator, dan (b) di komputer induk yang berfungsi sebagai komputer
basis data (data base computer). Yang bertanggung jawab mengentri data ke komputer adalah
Fasilitator untuk dokumen harian dan Data Entry untuk dokumen non harian. Dokumen
dalam bentuk softfile juga harus dikirimkan via email ke database induk di Kantor Pusat untuk
diolah dan dianalisis oleh Spesialis Sistem Informasi Manajemen (Spesialis SIM) (Management
Information System =MIS= Specialist) yang ada di kantor pusat. Pengiriman dokumen via email
ini dilakukan setiap hari Senin setiap minggu oleh Asisten Spesialis SIM (MIS Specialist
Assistant) atau Data Entry yang ada di setiap Kantor Distrik.

D. SISTEM PELAPORAN
Untuk mengendalikan seluruh aktivitas ANSSP dan seluruh Tim ANSSP, maka setiap
kegiatan ANSSP harus terlaporkan. Setiap laporan dibuat berjenjang dari bawah hingga ke
pucuk pimpinan dan harus didasarkan pada dokumen yang bukan hanya dapat ditentukan
keberadaannya, namun juga dapat dibuktikan kebenarannya. Untuk kegiatan staf kantor,
sistem pelaporan diatur tersendiri. Untuk staf lapangan, sistem pelaporan diatur seperti berikut
ini.

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 24 / 28


1. Laporan Harian
Setiap hari Fasilitator membuat Laporan Kegiatan Harian dan diserahkan kepada
Spesialis sesuai bidangnya, yaitu: Fasilitator Sipil memberikan Laporan kepada
Spesialis Sipil, Fasilitator Arsitek memberikan Laporan kepada Spesialis Arsitek, dan
Fasilitator CD memberikan Laporan kepada Spesialis CD. Laporan ini diberikan pada
sore hari sebelum pulang.
Laporan Kegiatan Harian dibuat dalam bentuk tabel yang berisi beberapa kolom
berikut.
‚ Kolom 1: Nomor urut
‚ Kolom 2: Kelompok Kegiatan. Yang dimaksudkan dengan “Kelompok Kegiatan”
adalah salah satu dari kemungkinan-kemungkinan berikut: (a) kelompok kegiatan
sosialisasi dan orientasi awal, (b) kelompok kegiatan perencanaan desa atau CAP
dan Village Mapping, (c) kelompok kegiatan perencanaan detil teknis, (d) kelompok
kegiatan persiapan konstruksi, (e) kelompok kegiatan konstruksi, (f) kelompok
kegiatan pengakhiran pekerjaan, (f) kelompok kegiatan monitoring dan evaluasi, (g)
kelompok kegiatan penanganan pengaduan, (h) kelompok kegiatan pelatihan, dan
(i) kelompok kegiatan lain-lain, yaitu kelompok kegiatan yang tidak termasuk ke
dalam kelompok kegiatan (a) – (h), misalnya karena ada tugas khusus mengikuti
seminar di tempat lain.
‚ Kolom 3: Kegiatan yang dilaksanakan pada hari itu. Kegiatan yang dituliskan di
kolom ini harus merupakan bagian dari tahapan kegiatan dalam siklus ANSSP.
Pengisian dilakukan sesuai kelompok kegiatan yang tertulis di kolom 2. Penting
dicatat bahwa sebagian besar kegiatan lapangan seharusnya adalah pekerjaan
masyarakat, sementara Fasilitator “hanya” mendampingi masyarakat. Misalnya,
yang seharusnya “mengukur lahan” adalah Juru Ukur atau panitia Perencana,
sedangkan Fasilitator bertugas “mendampingi masyarakat mengukur lahan.”
Karena itu, untuk kegiatan tersebut, yang harus ditulis di kolom 3 adalah
“mendampingi masyarakat mengukur lahan”. Juga untuk kegiatan lain, misalnya
“penulisan proposal perumahan KPR 1”, maka yang ditulis di kolom 3 adalah
“mendampingi KPR 1 menyusun proposal perumahan”. Juga contoh ini:
“mengecek kualitas konstruksi KPR 3” maka yang ditulis di kolom 3 adalah
“mendampingi KPR 3 mengecek kualitas konstruksi KPR 3”.
‚ Kolom 4: Volume. Yang ditulis dalam kolom ini adalah volume kegiatan hari itu.
Misalnya, untuk kegiatan “mendampingi masyarakat mengukur lahan” volume
yang harus diisikan di kolom ini adalah berapa persil lahan yang berhasil diukur
pada hari itu (misalnya 10 persil). Untuk kelompok kegiatan sosialisasi dan orientasi
awal, volumenya adalah jumlah orang yang berhasil ditemui dan disosialisasi di
dusun apa. Tentu saja ada beberapa kegiatan yang tidak bisa atau sulit didefinisikan
volumenya, misalnya kegiatan “mengikuti seminar.” Untuk kegiatan semacam ini,
kolom volume dibiarkan kosong.
‚ Kolom 5: Kualitas. Isikan dalam kolom ini kualitas untuk setiap kegiatan yang
diamati, atau kualitas material ang digunakan. Bersikaplah jujur dan obyektif ketika
mengisi kolom ini, karena instrumen yang sama juga akan digunakan Tim
Monitoring dan Evaluasi lain, misalnya Tim Monitoring dan Evaluasi dari Kantor
Pusat. Dalam rapat pembahasan hasil monitoring dan evaluasi, hal ini akan
kelihatan.
‚ Kolom 6. Masalah. Kolom ini diisi dengan masalah yang dihadapi atau dirasakan
Fasilitator ketika menjalankan tugasnya. Masalah haruslah merupakan sesuatu yang
menghambat kelancaran kerja atau tidak terpunuhinya standar kualitas yang
diinginkan.
Laporan Kegiatan harian ini akan dibahas dalam briefing harian pagi hari sebelum
Fasilitator berangkat ke lapangan. Brifieng dipimpin oleh masing-masing Spesialis
sesuai bidangnya. Briefing sebaiknya difokuskan pada masalah yang dianggap
menonjol. Yang dimaksudkan dengan “masalah yang dianggap menonjol” adalah (a)

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 25 / 28


masalah yang berulang kali muncul di satu tempat sehingga muncul di Laporan
Kegiatan Fasilitator yang sama berulang kali, (b) masalah yang muncul di sebagian
besar tempat sehingga termuat di hampir semua Laporan Kegiatan Harian Fasilitator,
(c) terdeteksinya realisasi kerja (terlihat di kolom volume) yang di bawah rata-rata
seluruh Fasilitator atau jauh di bawah standar kinerja yang telah ditetapkan oleh Tim
Pusat.
Selesai briefing dengan Fasilitator, diselenggarakan Rapat Pimpinan Distrik antara
Manajer Distrik dengan para Spesialis. Rapat akan membahas terutama masalah-
masalah yang dilaporkan Fasilitator yang belum terpecahkan dalam briefing pagi.
Melalui Rapat Pimpinan Distrik inilah Laporan Kegiatan Harian Fasilitator
disinergikan.
Laporan Kegiatan Harian Fasilitator juga diserahkan kepada Data Entry untuk dientri.
Karena program SIM ANSSP sudah diinstall, maka proses entri tidak akan memakan
waktu lama. Setelah dientri, Asisten Spesialis SIM dapat mengemailnya ke Spesialis
SIM di Kantor Pusat. Dengan demikian, setiap hari Komputer Induk di Kantor Distrik
dan di Kantor Pusat akan memperoleh input data baru. Program Manager, Field
Coordinator, Construction Manager dapat dengan mudah mengamati dan
memperoleh informasi tentang perkembangan lapangan secara harian. Jika mereka
membutuhkan data yang telah dianalisis, mereka bisa memintanya kepada Spesialis
SIM.

2. Laporan Mingguan
Laporan Mingguan dibuat oleh Spesialis untuk diserahkan kepada Manajer Distrik
dan dibuat oleh Manajer Distrik untuk diserahkan ke Kantor Pusat.
Laporan Spesialis terdiri dari dua bagian berikut.
‚ Kompilasi dari Laporan Kegiatan Harian Fasilitator selama satu minggu sesuai
bidang spesialisasinya berikut komentar kritis atas beberapa masalah. Untuk
membuat kompilasi, Spesialis bisa meminta bantuan Asisten Spesialis SIM. Karena
merupakan kompilasi, maka tentu saja format isiannya sama dengan laporan
Kegiatan Harian Fasilitator. Komentar kritis tentu saja dibuat sendiri oleh spesialis
terkait karena mereka memang dipandang lebih ahli dibandingkan Fasilitator.
‚ Laporan Kegiatan Mingguan Spesialis, tentu saja sesuai bidangnya.
Laporan Spesialis kemudian dibahas dalam forum Rapat Mingguan yang setiap Jumat
petang (dapat dubah sesuai kebutuhan dan kondisi pekerjaan di masing-masing
distrik). Rapat ini terutama membahas perkembangan selama seminggu terakhir dan
antisipasi minggu mendatang, dengan fokus pada masalah-masalah yang menonjol
yang dilaporkan Fasilitator dan masalah-masalah lain yang terdeteksi oleh Spesialis.
Laporan Manajer Distrik juga terdiri dari tiga bagian berikut.
‚ Kompilasi dari Laporan Kegiatan Harian Fasilitator selama satu minggu. Namun
kompilasi ini dibuat menurut desa, bukan menurut bidang spesialisasi. Asisten
Spesialis SIM dapat membantu membuatkan kompilasi ini.
‚ Kompilasi Laporan Mingguan Spesialis (tetap dibuat per bidang spesialisasi).
‚ Catatan Kritis Manajer Distrik tentang perkembangan proyek selama seminggu
terakhir dan antisipasi minggu berikutnya.
Baik Laporan Spesialis maupun Laporan Manajer Distrik dalam bentuk softfile
dikirim melalui Asisten Spesialis SIM kepada Spesialis SIM di Kantor Pusat.
Sedangkan dalam bentuk hardfile dikirimkan kepada Program Manager melalui Field
Coordinator. Dengan demikian, sekali lagi, sebenarnya Kantor Pusat akan
memperoleh informasi terkini tentang perkembangan lapangan dari dan dalam bentuk
dua sumber: hardcopy dan softcopy.

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 26 / 28


3. Laporan Bulanan
Laporan Bulanan dibuat oleh Manajer Distrik kepada Program Manager melalui Field
Coordinator.
Laporan Bulanan terdiri dari dua bagian besar, yaitu (a) Laporan Perkembangan bulan
berjalan, dan (b) Rencana Kerja bulan berikutnya.
Laporan Perkembangan sebenarnya adalah kompilasi dan ringkasan perkembangan
harian selama sebulan penuh. Namun, berbeda dengan laporan harian dan laporan
mingguan, dalam Laporan Bulanan harus dimasukkan analisis yang
memperbandingkan antara volume yang ditargetkan di awal bulan dengan tingkat
pencapaian. Perbedaan antara target dengan realisasi harus ditelusuri sebab-musabab
dan usulan solusinya. Hasil monitoring dan evaluasi dapat menjadi bahan untuk
membuat analisis tersebut. Laporan Penanganan Pengaduan dan Laporan Monitoring
dan evaluasi dimasukkan sebagai lampiran.
Rencana Kerja bulan berikutnya berisi kegiatan-kegiatan yang diperkirakan akan bisa
diselesaikan selama bulan berikutnya, target yang ingin dicapai, kendala yang
mungkin dihadapi dan usulan solusi atas hambatan tersebut, serta sumberdaya baru
yang dibutuhkan dan perlu dipenuhi Kantor Pusat. Target harus mencerminkan empat
hal: waktu, jumlah, mutu, dan biaya.
Untuk menyusun Laporan Bulanan, maka diselenggarakan lokakarya sehari oleh
seluruh staf distrik. Masing-masing Tim Fasilitator menyusun laporan lengkap bulan
berjalan dan rencana kerja bulan berikutnya untuk desa dampingan mereka. Masing-
masing Tim Fasilitator akan mempresentasikan laporan dan rencana kerja mereka,
kemudian dianalisis bersama Spesialis. Hasilnya akan berupa rekomendasi untuk
menyusun Laporan Bulanan Distrik.
Laporan Bulanan, setelah masuk di kantor Pusat, kemudian dibahas dalam forum
Rapat Pimpinan ANSSP dengan mengundang seluruh Manajer Distrik.

4. Laporan Tahunan
Laporan Tahunan adalah kompilasi perkembangan program selama tahun berjalan
dilengkapi dengan hasil-hasil monitoring dan evaluasi dan penanganan pengaduan.
Laporan Tahunan di buat oleh Manajer Distrik dengan proses penyusunan seperti
Laporan Bulanan.

5. Laporan Khusus
Laporan Khusus terdiri dari Laporan Keuangan, Laporan Penanganan Pengaduan,
Laporan Hasil Monitoring dan evaluasi, dan Laporan Atas Permintaan.
Laporan Keuangan meliputi (a) Laporan Pemakaian Dana Operasional Kantor, dan
(b) Laporan Pemakaian Dana Konstruksi.
Laporan Pemakaian Dana Operasional Kantor dibuat oleh Finance Officer di Kantor
Distrik dan, setelah ditandatangani Manajer Distrik, diserahkan ke Finance Officer
Kantor Pusat.
Laporan Pemakaian Dana Konstruksi dibuat oleh Tim Fasilitator masing-masing desa.
Laporan ini harus mencerminkan pemakaian dana oleh masing-masing KPR dan
dibuat seminggu sekali. Yang harus dilaporakan adalah (a) dana yang sudah diterima
KPR dari ANSSP, (b) dana yang sudah dicairkan KPR dari BRI, (c) dana yang sudah
dibelanjakan, (d) dana yang masih tersimpan di rekening dan di Kas KPR, dan (e)
perkiraan jumlah dan waktu pencairan dana berikutnya.
Penanganan pengaduan yang sudah bisa diatasi di tingkat distrik dilaporkan ke Pusat
secara reguler bersama-sama dengan laporan Bulanan. Penanganan Pengaduan yang
yang memerlukan keputusan dari Pusat segera dilaporkan ke Pusat setelah diproses di
tingkat distrik (lihat Bagian IV. Penanganan Pengaduan).
Kegiatan monitoring dan evaluasi yang menghasilkan penilaian wajar atau baik dan
kegiatan monitoring dan evaluasi yang memperlihatkan adanya masalah kritis namun

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 27 / 28


bisa diselesaikan di tingkat distrik dilaporkan secara reguler bersama dengan Laporan
Bulanan. Kegiatan monitoring dan evaluasi yang menemukan hal yang tidak wajar
atau yang menemukan masalah tetapi tidak bisa diselesaikan di tingkat distrik, segera
dilaporkan ke Pusat.
Selain yang tersebut di atas, Laporan Khusus juga harus dibuat jika diminta oleh
Kantor Pusat.

Panduan ANSSP Volume 6-Monitoring dan Evaluasi 28 / 28