Anda di halaman 1dari 8

ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN UNIT KERJA REKAM MEDIS Kepala Rekam Medis harus memenuhi tantangan kepemimpinan dalam

upaya untuk mengembangkan pelayanan rekam medis yang efisien dan efektif. Manajemen unit kerja rekam medis meliputi pelaksanaan fungsi dasar manajemen: perencanaan, pengorganisasian, pengembangan sumber daya manusia, pengarahan dan pengawasan. Unit belajar ini memperkenalkan kepada peserta didik proses manajemen dan aplikasinya terhadap manajemen pelayanan rekam medis dalam fasilitas asuhan kesehatan. TUJUAN Setelah menyelesaikan unit ini peserta didik harus mampu untuk: 1. menjelaskan empat proses dasar manajemen dan mendiskusikan setiap proses dalam hubungannya terhadap peran mereka sebagai kepala rekam medis. 2. meggambarkan skema organisasi fasilitas di mana mereka bekerja dan unit kerja rekam medis. 3. menggambarkan bagan alur yang menunjukkan alur kerja di dalam unit kerja rekam medis. 4. menuliskan deskripsi uraian tugas setiap jabatan kerja di unit kerjanya 5. menunjukkan kemampuan perencanaan penerimaan, penyeleksian dan pelatihan staf rekam medis 6. memecahkan masalah di unit kerja rekam medis dengan menggunakan langkah-langkah yang dipaparkan di dalam unit belajar ini. PPROSES MANAJEMEN Proses manajemen melibatkan perencanaan masa depan, pengorganisasian dan pengembangan manusia maupun sumber daya material lain. Proses ini juga meliputi mengarahkan perorangan atau kelompok untuk membantu dengan suka rela dan secara harmonis dalam upaya mencapai tujuan fasilitas, serta mengawasi efisiensi penggunaan sumber daya dalam mencapai tujuan tersebut. Proses dapat dijabarkan sebagai berikut : A. PERENCANAAN (PLANNING) 1. Ini adalah proses yang dijalankan suatu organisasi, fasilitas atau subseksi darinya, umpamanya . unit kerja rekam medis berusaha untuk merencanakan masa depan secara efektif, ini mencakup: a. menetapkan tujuan dan menyeleksi tindakan-tindakan kegiatan masa depan b. mengembangkan asumsi-asumsi tentang lingkungan masa depan di saat sasaran tercapai. Sebagai contoh lingkungan kerja manual atau otomatisasi. c. mengidentifikasi dan menyeleksi tidakan-tindakan alternatif yang tersedia dalam upaya mencapai tujuan yang ditetapkan . d. memulai aktifitas departemen yang diperlukan untuk menerjemahkan rencana ke dalam tindakan.

e. mereview dan mengevalusasi hasil secara kritis bila tujuan yang direncanakan telah tercapai, atau mengapa tujuan tidak tercapai? 2. Proses perencaan, bagi semua petugas rekam medis, adalah: a. tetapkan tujuan yang relatif bisa dicapai sesuai yang digariskan oleh unit kerja. b. pelajari keadaan lingkungan saat ini dan ramalkan perubahan yang mungkin bisa mempengrauhi unit kreja untuk mencapai tujuan. Dengan adanya berbagai perkemabangan di bidang iptek, petugas rekam medis harus setiap saat waspada terhadap kemajuan iptek informasi, khususnya aplikasi komputer di bidang pelayanan kesehatan. c. identifikasikan tindakan-tindakan alternatif , mengevaluasi alternatif dengan mengacu ke berbagai asumsi yang telah disusun dan memilih tindakan yang, setelah dipertimbangkan dengan hati-hati, tampak sebagai tindakan yang paling sesuai dengan persyaratan unit kerja. Ini adalah bagian dari proses pengambilan keputusan dalam manajemen. d. mengimplementasi rencana dengan titik pengecekan untuk mengindikasi kemajuan selama masa implementasi berjalan. e. mengevaluasi rencana yang telah diimplemnetasi berkaitan dengan keefektifan, efisiensi dan pencapaian tujuan unit kerja. B. PENGORGANISASIAN (ORGANISING) 1. Proses ini adalah aktivitas yang dijalankan untuk mengkonversi keterkaitan antara petugas uint kerja rekam medis dengan tugas kerjanya dalam upaya mencapai tujuan. Ini terdiri dari pembagian tugas di antara kelompok dan individu, koordinasi antara aktivitas individu dengan kelompok (Bedeian & Glueck). Ini yang disebut Pembagian Tugas Organising juga meliputi penentuan dan pengakuan otoritas manajerial. Upaya individu harus diorganisir ke dalam tugas. Ini yang disebut Rancangan atau Rencana Kerja. 2. Rancangan atau rencana kerja meliputi rincian isi tugas, metode kerja untuk menjalankannya serta keterkaitan antara tugas individu dan hubungannya satu dengan yang lain di dalam unit kerja. Setiap tugas harus dirakit ke dalam pekerjaan sub-unit di dalam unit kerja. Sebaliknya kombinasi antara pekerjaan sub-unit di dalam unit kerja harus terkombinasi secara logik untuk membentuk kerangka kerja pekerjaan organisasi secara menyeluruh. Akhirnya, rancanagan kerja individu dan kerja sub-unit di dalam unit kerja, dan juga kerangka kerja menyeluruh dari fasilitas harus dikaitan dengan pengaruh lingkungan di dalam komunitas. Pada saat mengorganisasian kerja di dalam unit kerja rekam medis, harus diingat hal-hal sebagai berikut:

a) Uraian tugas: Urian tugas harus dipersiapkan bagi setiap tugas jabatan di dalam unit kerja dan dimutakhirkan secara rutin. (Lihat contoh terlampir). b) Tingkatkan kepuasan kerja: Bagaimana cara memacu petugas yang bosan dan tidak puas di dalam hal-hal yang diprihatinkan atasan. Subyek tentang kepuasan kerja adalah permasalahan yang sangat rumit yang memerlukan penjelasan dan solusi. Ada beragam variable yang dapat membantu untuk menentukan apakah tugas dalam suatu pekerjaan khusus dapat menghasilkan kepuasan kepada petugas tertentu yang menjalankannya. c) Variabel yang berkaitan dengan pekerjaan: Satu kemungkinan model paparan variabel terdiri dari sepuluh dimensi pekerjaan atau variabelvariabel yang dianggap memberi efek atas kepuasan yang harus dihasilkan oleh suatu pekerjaan. Dimensi yang dimaksud adalah: * Varietas (alat, peralatan, aktivitas dan lokasi kerja) * Otonomi ( kebebasan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kerja) * Interaksi (nomor dan tipe dari inter-relationship) * Pengetahuan dan keterampilan (waktu yang dibutuhkan untuk mencapai profit) * Tanggung jawab (dekatnya supervisi dan biaya kesalahan) * Indentitas upaya (bagaimana kontribusi memberi nilai tambah kepada total usaha) * Umpan-balik (senantiasa melaporkan, memberi informasi) * Upah ( gaji dan pembagian keuntungan) * Kondisi kerja (lingkungan fisik pekerjaan) * Siklus waktu (kebutuhan waktu untuk melaksanakan unit tugas kerja) d) Perbedaan individu di antara petugas: Salah satu kesulitan utama untuk menentukan kepuasan kerja mencuat dari perbedaan antara individu petugas. Perbedaan kemampuan kerja, latar belakang, dan keadaan sosial yang berefek terhadap pola kebutuhan psychologik petugas dan bentuk imbalan khusus yang dicari olehnya. Hasil dari semua perbedaan ini adalah pekerjaan yang menjemukan, berulangulang dan tidak memberi tantangan kepada satu individu namun mungkin saja malah sangat memuaskan bagi yang lain. Metode yang digunakan untuk peningkatkan kepuasan, oleh karenanya, harus dipertimbangkan tidak hanya struktur kerja dan kondisinya, tetapi juga kebutuhan tertentu dari individu khusus yang terkait.

e) Perbedaan kemmapuan: Perugas yang mampu melaksanakan tugas kerjanya akan lebih mudah memperoleh kepuasan dari tugas yang diberikan kepadanya. Pekerjaan, biar bagaimana, harus mampu menyediakan petugas kesempatan untuk mengutilisasi kemampuannya sampai ketingkat puncaknya. Apabila tidak maka akan terjadil underutilisasi yang bisa menjadi sumber ketidak puasan. f) Perbedaan sikap dan penyesuaian individu: Petugas yang bisa menyesuaikan diri secara emosi akan lebih bisa merasa puas dengan tugas kerjanya dibanding dengan mereka yang tidak Lebih lanjut bila ketidakpuasan mencuat dari permasalahan di dalam individu, cara mengatasi dengan merubah rancangan pekerjaan atau lingkungan kerja yang ada tidak akan mengurangi secara signifikan. Masalah internal individu terkait juga tidak akan terselesaikan dengan cara memindah-tugaskan yang bersangkutan ke situasi kerja yang lain. g) Perbedaan persepsi tentang keadilan: Adalah esensial bahwa beragam hadiah bentuk finansial ataupun psikologikal yang diterima petugas sebagai imbalan jasa pekerjaannya, hendaknya berimbang antara yang diharapkan dengan yang diterima dari hasil kerjanya. Yang lebih penting lagi adalah bahwa hadiah tersebut harus diterima dengan rasa adil oleh petugas. Bila tidak maka kepuasan dan keuntungan yang hendak dicapai dari rancangan kerja yang efektif sertakecookan antara petugas dengan pekerjaannya secara sustansial akan berkurang. h) Perbedaan di dalam prestasi kerja: Petugas bisa merasakan kepuasan dari hasil prestasi kedudukannnya dengan atau dari reputasi organisasi di mana ia bekerja. Rasa kepuasan bisa bersumber dari pengetahuan teman atau kenalan tentang urun prestasi petugas terkait dalam keberhasilan yang dicapai organisasi, walau sekecil`apapun prestasinya. Sebuah penelitian membuktikan prestasikerja merupakan kontribusi bagi kepuasan kerja dibanding dengan otonmi, otoritas ataupun income. I) Kepuasan melalui pengkayaan kerja: Pengakayaan kerja adalah kelanjutan dari perluasan/ penambahan kerja yang bisa saja meliputi penambahan otonomi, dan tanggungjawab ataupun penambahan peran dalam proses pengambilan keputusan. Ini memberi kesempatan kepada petugas untuk dapat menggunakan pengetahuan berserta keterampilan yang dimiliki untuk lebih terlibat dalam perencanaan, pengarahan dan pengawasan di bidang tugas kerjanya.Pengkayaan kerja bisa meliputi peningkatan komunikasi sampai petugas sadar bahwa fakta berupa penampilan yang baik bisa memperoleh pengakuan dan akan mempunyai andil dalam pencapaian sasaran individu maupun organisasi. Dasar kontribusi pengkayaan kerja adalah untuk membuat pekerjan mereka menjadi lebih berarti dan memberi petugas rasa lebih memiliki tanggungjawab dan pengetahuan dari hasil yang ikut mereka ciptakan.

3. Memformulasikan Struktur Organisasi (Formulasing Oerganisational Structure) Bagan organisasi adalah metode yang paling umum yang digunakan untuk memformulasikan struktur dari suatu organisasi. a) Bagan organisasi Ini adalah paparan grafik atau cetak biru dari seluruh posisi di dalam fasilitas dan unit kerja berikut hubungannya satu dengan yang lain. Tidak ada bagan organisasi yang merefleksikan struktur fasilitas secara total. Hubungan yang INFORMAL antara para petugas umumnya tidak tampak di dalam bagan. Bagan alur dari pekerjaan di dalam unit kerja rekam medis harus juga dipersiapkan dan dipelihara kemutakhirannya, agar bia ada area bermasalah dapat mudah dikenal. (Contoh bagan organisasi dan unit kerja rekam medis terlampir). b) Manual oranisasi Manajer departemen harus menentukan sasaran dan tujuan serta menentukan pandangan dan arahan bagi stafnya. Manajer harus menjadi pemimpin, pendengar dan perencana yang baik. Unir kerja harus memiliki kebijakan yang jelas serta prosedur kerja yang tertulis. Kebijakan akan memberi pedoman untuk pengambil keputusan; kebijkan merumuskn area di mana keputusan dibuat namun tidak membekali manajer dengan keputusan. Oleh karenanya kebijakan membantu manajer dalam proses membuat keputusan yang diperlukan. c) Prosedur Sebuah prosedur adalah rancangan seperangkat langkah-langkah yang saling berkaitan untuk mencapai upaya khusus. Pimpinan rekam medis bertanggungjawab dalam perencanan prosedurprosedur unit kerja serta penentuan standardisasi upaya kerja didalam unit kerja rekam medis. Setiap prosedur harus secara seksama direncanakan agar membantu meingkatkan produktivitas dan menurunkan waktu dan tenaga. Pada saat menentukan prosedur ada beberapa hal yang harus diperhatikan: * tentukan semua langkah yang diperlukan untuk suatu prosedur dan gunakan yang paling minimum untuk melakukannya. * tentukan sekuens yang palng baik bagi penampilan masing-masing langkah di dalam prosedur. * kaji prosedur yang akan terpengaruh oleh adanya perubahan akibat prosedur lain. * adakan test terhadap prosedur sebelum diberlakukan secara rutin atau sehari-sehari

* evaluasi prosedur setelah digunakan selama beberapa minggu. Semua prosedur harus tertulis dan diperbaharui secara berkala agar yang mengganggu dan menghambat kerja dapat dihilangkan. 4.. Perubahan Organisasi dan Pengembangan (Organisational Change and Development) Perubahan adalah bagian integral dari pekerjaan di setiap`organisasi, pimpinan rekam medis harus senantiasa siap dengan adanya perubahan di dalam fasilitas dan di dalam pengfungsian unit kerja. Mereka harus belajar menyelesaikan secara positif setiap ada keengganan untuk berubah. Untuk ini diperlukan tindakan-tindakan sebagai berikut: a) melanjutkan program edukasi model in-service-training bagi staf b) membuka jalur komunikasi antara staf dengan pimpinan rekam medis c) menghadirkan dan melibatkan staf dalam rencana perubahan d) mefasilitasi dan menunjang staf sebelum dan sesudah rencana perubahan e) menegosiasi dan membuat perjanjian dengan staf berkaitan dengan kondisi kerja dan masalahlasalah lain f) menampilkan ko-operatif kerja dari kedua pihak, manajemen dan staf g) umpanbalik ke staf tentang perubahan efektif dan penghargaan terhadap hasil kerja staf dalam implentasi perubahan yang dijalankan. 5.. Pengembangan Sumber Daya Manusia (Developing Human Resources) Penyusunan staf dan manajemen sumber daya di dalam proses pemilihan untuk memastikan tenaga yang kompeten, pelatihan dan penghargaan atas jasa asistensi membantu fasilitas dan unit kerja untuk mencapai tujuan. Area ini jadi efektif, juga termasuk menjadikan suasana kerja yang mampu menimbulkan kepuasan bagi petugas dan pengembangan. Pengembangan sumber daya menusia meliputi: * rencana penerimaan pegawai * mengiklankan kebutuhan pegawai * merekruit pelamar yang berkualitas * menyeleksi personil yang terbaik bagi bidang kerja yang membutuhkan * orientasi kerja tenaga baru di fasilitaas dan di departemen * melatih dan mengembangkan tenaga baru

* memberi penghargaan terhadap penampilan kerja atas dasar aturan rutin setahun sekali * memberi kompensasi kepada tenaga yang kompeten berdasrakn penentuan peringkat nilai yang adil dan tepat 6. Mengarahkan (Directing) Mengarahkan adalah sama dengan kepemimpinan, pengaruh interpersonal adalah proses untuk mempengauhi individu atau kelompok agar mau secara sukarela dan harmonis membantu dalam upaya mencapai tujuan fasilitas dan unit kerja. 7.. Mengawasi (Controlling) Ini adalah proses untuk memastikan efisiensi penggunaan sumber dan pencapaian tujuan fasilitas. Ini meliputi: a) menerbitkan standard penampilan staf dan diri b) mengkomparasi penampilan kini dengan standard yang ditetapkan untuk menentukan kemajuan departemen terhadap perangkat tujuan yang akan dicapai. c) aktif bekerja untuk mengkuatkan kualitas pelayann unit kerja setinggi mungkin dan memperbaiki kekurangan dan masalah yang timbul. 8. Pemecahan Masalah (Problem Solving) Ini adalah fungsi manajemen yang sangat penting, terutama di dalam departemen rekam medis yang pekerjaannya sangat sibuk. Masalah harus diselesaikan secara efisien dan efektif dan harus tidak ditangani secara sambilan ataupun dengan remeh. Langkah dalam pemecahan masalah termasuk: 1. definisikan masalah Apa yang salah? 2. kenali penyebab dan hubungan yang terkait dari masalah Ini adalah penyebab timbulnya masalah.. 3. analisis bukti yang berkaitan dengan penyebab masalah Ini bisa sangat rumit dan sulit. 4. kembangkan alternatif aksi tindakan dan konsekuensinya dari aksi tersebut Ini adalah apa yang dapat dikerjakan untuk menyelesaikan masalah? Dapat ditemukan melalui sejumlah alternatifalternatif. 5. Pilih solusi yang spedifik dan kembangkan kepastian langkah-langkah untuk implemnatasi solusi Ini dalah bagian dari pengambilan keputusan.

6. evalausi hasil`keluaran dari implementasi solusi tersebut Ini adalah jawaban terhadap: apa efektif? Apa masalah teratasi? KESEIMPULAN Manajemen adalah isu yang komplek. Setiap pimpinan ingin disebut manajer yang baik. Apabila anda ingat prinsip dasar manajemen yang telah disebut di dalam unit belajar ini dan menambah pengetahuan anda dengan banyak membaca buku-buku, anda pasti akan mampu mengembangkan keterampilan manajerial anda. Ingat, walau bagaimana juga, tidak ada orang yang sempurna dan walau kita sudah berusaha sekuat mungkin terkadang kita tidak luput dari kesalahan, walau kita sudah seefisfien dan seefeftif seperti yang kita harapkan. Biar bagaimana juga, kita mampu belajar dari kesalahan yang terjadi dengan belajar secara berkesinambungan, kita akan menjadi lebih efektif dan efisien di dalam tugas kerja kita. Ini memrumuskan bahwa pimpinan rekam medis harus menentukan obyektif (tujuan) pelayanan UNIT KERJAnya dan harus secara berkesinambungan bekerja menuju: * peningkakan penampilan kerja dari staf * peningkatan kepuasan kerja * merencanakan dan mengimplementasi perubahan * peningkatan layout unit kerja * mengorgainsasi alur kerja yag efisien dan efktif * penentukan standard penampilan kerja staf * mengarahkan pelayanan unit kerja agar dapat melihat bahwa rekam medis senantiasa siap pakai untuk memenuhi pelayanan asuhan pasien. Unit belajar ini meliputi area-area penting manajemen dan seperti yang telah didiskusikan pada permulaan paket belajar ini, bahwa sajian materi tidak berhenti hanya sekian. Masih ada banyak yang perlu dipelajari dan kami menyarankan bahwa anda harus melanjutkannya dengan menambah bacaan, mendengarkan dan berpartisipasi pada aktivitas pendiidkan sebanyak mungkin.

http://senoteam.wordpress.com/2009/06/27/adm-man-ukrm/