Maryanto

MENGAPA SETIAP KEPUTUSAN PENTING ARTINYA BAGI ORGANISASI ?

YOUR FUTURE DEPENDS ON YOUR DECISION

DEFINISI PENGAMBILAN KEPUTUSAN James AF Stoner Pengambilan keputusan merupakan proses mengidentifikasi dan memilih serangkaian tindakan untuk menghadapi masalah tertentu atau mengambil keuntungan dari suatu kesempatan.

R. Wayne Mondy Pengambilan keputusan merupakan proses inventarisir dan menilai alternatif-alternatif dan menentukan pilihan diantara alternatif-alternatif tersebut.

ENAM CARA PENGAMBILAN KEPUTUSAN (Fremon E. Kast dan James R. Rosenweig) 1. 2. 3. 4. 5. 6. Penggunaan kekuatan supra natural Penggunaan kekuatan naluri Penggunaan pengetahuan awam Penggunaan kekuasaan (otoritas) Penggunaan metode ilmiah Penggunaan metode rasional
6

POKOK BAHASAN

A. Pengamb. Kep. Model C.H. Kepner &B.B. Tregoe 1. 2. 3. 4. Analisis Situasi Analisis Masalah Analisis Keputusan Analisis Masalah Potensial

B. Alat analisis dan alat bantu analisis

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Causal Map Analysis Fishbone Analysis SWOT Analysis Force Field analysis Matrik Komparasi Matrik USG Matrik Cost Benefit Matrik Tapisan
8

Merupakan teknik untuk menguraikan kerisauan /masalah.

10

ANALISIS SITUASI
No. MENGENALI KERISAUAN MEMILH KERISAUAN

2.

Terlambatnya urusan kepegawaian

a. Terlambatnya penerbitan SKKP. b. Kurang cepatnya penyampaian Karpeg kepada yang berhak

11

ANALISIS SITUASI
No. MENGENALI KERISAUAN MEMILH KERISAUAN GW DS TB

2.

Terlambatnya a. Terlambatnya urusan penerbitan SKKP. kepegawaian

b. Kurang cepatnya penyampaian Karpeg kepada yang berhak

12

ANALISIS SITUASI N MENGENALI O KERISAUAN Terlambatnya urusan kepegawaian MEMILAH KERISAUAN PRIORITAS LAN GG Ds Tb KAH w T T AM

a. Terlambatny T a penerbitan SKKP. b. Kurang cepatnya penyampaia n Karpeg kepada yang berhak

AK

13

Merupakan pendekatan sistematis untuk menemukan penyebab suatu masalah.

14

ANALISIS MASALAH Kemungkinan Penyebab dan Pengujinya

No 1. Kemungkinan Penyebab Banyaknya ketergantungan pihak lain menyebabkan SKKP terlambat Banyaknya jumlah SKKP Jika .., Maka . Jika banyaknya ketergantungan dengan pihak lain menyebabkan SKKP terlambat, maka kelambatan seharusnya juga terjadi pada SKCPNS yang pengurusannya lebih banyak tergantung pihak lain. TIDAK TERBUKTI, SKPP tidak terlambat. Jika banyaknya SKKP merupakan penyebab, maka SKCPNS yang jumlahnya sedikit seharusnya tidak terlambat. TERBUKTI, SKCPNS tidak terlambat
15

2.

No 3.

Kemungkinan Penyebab Kabag. Kepeg yang baru belum mampu melaksana-kan tugasnya. Penambahan 5000 SKKP

Jika .., Maka . Jika Kabag yang baru merupakan penyebab, maka kegiatan kepegawaian lainnya seharusnya juga terlambat. TIDAK TERBUKTI, kegiatan kepeg. lainnya tidak terlambat Bila penambahan jumlah SKKP menyebabkan keterlambatan, maka SKCPNS yang tidak bertambah seharusnya tidak terlambat. TERBUKTI, SKCPNS tidak terlambat

4.

16

HASIL ANALISIS: Penyebab keterlambatan penerbitan SKKP adalah: Banyaknya SKKP sebagai akibat pengangkatan 5000 pegawai 4 tahun lalu

17

SIMPULAN ANALISIS 1. Kurangnya jumlah pegawai 2. Kurangnya komputer Dsb.

18

Masalah: Kurangnya jumlah pegawai

Alternatif solusi:
1. Meminta bantuan pensiunan

2. Menugaskan pegawai Bagian Kepegawaian untuk lembur 3. Meminta bantuan tenaga dari bagian lain

19

Merupakan pendekatan sistematis untuk menentukan pilihan

20

Memilih alternatif solusi: 1. Menentukan kriteria 2. Menguji alternatif solusi

21

1. MENENTUKAN KRITERIA a. Kriteria Keharusan b. Kriteria Keinginan c. Gradasi nilai kriteria keinginan

22

a. KRITERIA KEHARUSAN

1) Waktu pengadaan pegawai paling lama 8 hari kerja 2) Biaya tambahan paling banyak Rp 1.000.000,00 3) Waktu penyelesaian pekerjaan paling lama 10 minggu 4) Didukung oleh pegawai Bagian Kepegawaian
23

b. KRITERIA KEINGINAN BOBOT 1) Waktu penyelesaian pekerjaan 2) Biaya 3) Waktu pengadaan pegawai 8

6
8

24

c. GRADASI NILAI KRITERIA KEINGINAN

Waktu pengadaan pegawai

Biaya (Rp 000)

Waktu penyelesai pekerjaan

S/d 4 mg = 10 5 7 mg = 8 8 10 mg= 5

S/d 4 hari = 10 5 7 hari = 8 8 10 hari = 6

S/d 500 = 10 501 750 = 7 751 1000 = 5

25

2. MENGUJI ALTERNATIF SOLUSI, DENGAN: a. Kriteria Keharusan b. Kriteria Keinginan c. Faktor kualitatif

26

Menguji alternatif solusi :

a. KRITERIA KEHARUSAN Bantuan Bag.Lain Info L/T 5 hari L Bantuan Lembur pensiunan Info L/T Info L/T 7 hari L 3 hari L

1) Waktu pengadaan pegawai 2) Baiaya tambahan (Rp 000,00)

700

900

600

3) Waktu penyelesaian
4) Dukungan Bag. Kepeg.

5 mg Ya

L L

10 mg Tidak

L T

8 mg Ya

L L
27

b. KRITERIA BOBOT BANTUAN BAG. LEMBUR KEINGINAN LAIN INFO N NT INFO N NT 1. Waktu pengadaan pegawai Biaya (Rp 000) Waktu penyelesaian Jumlah 8 3 hari 10 80 2 hari 10 80

2.

700

42

600

42

3.

5 mg

64 8 mg ---186

40 ---162

28

c. Mempertimbangkan faktor

qualitatif
Faktor-faktor kualitatif yang tidak memungkinkan dilaksanakannya suatu keputusan.

29

Contoh faktor kualitatif Keputusan 1. Mengirim seminar ke Luar negeri Faktor kualitatif a. sedang ikut diklat b. sedang diperiksa c. sedang sakit Dsb

2. Menyewa gedung kantor

a. Pusat narkoba b. Banyak penjahat b. Pemilik beretiket baik Dsb

30

Analisis masalah potensial adalah pendekatan sistematis untuk mengamankan pelaksanaan suatu rencana
Masalah potensial adalah masalah yang sekarang ini belum terjadi, namun diperkirakan akan terjadi apabila kita tidak melakukan antisipasi
31

32

CONTOH ANALISIS KEPUTUSAN Memilih rekanan untuk pembelian 5 buah komputer I. KRITERIA KEHARUSAN 1. 2. 3. 4. Berkas penawaran lengkap Harga penawaran maksimal Rp 50 jt Waktu pemasangan maksimal 3 bulan Masa pemeliharaan minimal 6 bulan BOBOT 10 8 6 4

II. KRITERIA KEINGINAN 1. 2. 3. 4. Harga penawaran lebih rendah Waktu pemasangan lebih cepat Masa pemeliharaan lebih lama Paket tambahan lebih banyak

33

GRADASI NILAI KRITERIA KEINGINAN Harga Penawaran 35-38 jt = 10 39-42 jt = 8 43-46 jt = 6 47-50 jt = 4 Waktu Pemasangan 1 bln = 10 2 bln = 8 3 bln = 6 Masa Pemeliharaan 11-12 bln = 10 9 10 bln = 8 6 9 bln = 6 Paket Tambahan

5-6 macam = 10 3-4 macam = 8 1-2 macam = 6 0 = 4

34

ANALISIS KEPUTUSAN Memilih rekanan untuk pembelian 5 buah komputer

KRETERIA KEHARUSAN 1. 2. Berkas penawaran lengkap Harga penawaran paling tinggi Rp 50 juta Waktu pemasangan paling lama 3 bulan REKANAN A INFO T/L Lengkap L 40 juta L REKANAN B INFO T/L Lengkap L 40 juta L REKANAN C INFO T/L Lengkap L 47 juta L

3.

2 bln

3 bln

4 bln

4.

Masa pemeliharaan minimal 6 bulan

9 bln

8 bln

10 bln

35

KRITERIA KEINGINAN 1. 2. 3. 4. Harga penawaran (Rp) Waktu pemasangan Masa pemeliharaan Paket tambahan

REKANAN REKANAN BOBOT A B INFO N NT INFO N NT 10 46 jt 6 60 38 jt 10 100 8 2 bln 8 64 3 bln 6 48

9 bln

8
8

48

12 bln 10

60

4 4 mcm JUMLAH NILAI TERTIMBANG (NT)

32 6 mcm 10 40 204 248

36

ANALISIS MASALAH POTENSIAL

Analisis masalah potensial adalah pendekatan sistematis untuk mengamankan pelaksanaan suatu rencana

37

Masalah potensial adalah masalah yang sekarang ini belum terjadi, namun diperkirakan akan terjadi apabila kita tidak melakukan antisipasi

38

39

CAUSAL MAP

Kurangnya Kompetensi perencana

Redahnya Realisasi APBN s/d Bln. Agustus

Kurang akuratnya rencana

Kurangnya Informasi/ data Kurangnya Komitmen pimpinan

40

DIAGRAM TULANG IKAN / FISH BONE

RENCANA
Kurang jelasnya rencana kegiatan

Kurang sesuainya tarip dg harga pasar

Kurang cepatnya penerbitan DIPA

Redahnya Realisasi APBN s/d Bln. Agustus

41

MATRIK USG Memilih penyebab dominan: RENCANA No Penyebab U S G Total

1.
2. 3.

Kurang jelasnya rencana kegiatan Kurang sesuainya tarip dg harga pasar Kurang cepatnya penerbiitan DIPA

5
3 3

4
4 2

3
2 3

12
9 8

Keterangan Skala 1 - 5 U = Urgent, semakin mendesak wakunya, semakin besar nilainya. S = Serious, semakin mengganggu dalam pencapaian tujuan, semakin besar nilainya. G = Growth, semakin berkembang masalahnya, semakin besar nilainya. Pilihan pada jumlah / total terbesar.
42

MATRIK KOMPARASI Memilih penyebab dominan : RENCANA

Faktor yang lebih urgen No a. Faktor Penyebab Kurang jelasnya rencana kegiatan a x b a c a Total 2 Bobot (%) 2/3 x 100% = 66,66% Perin gkat 1

b.
c.

Kurang sesuainya tarip dg harga pasar

Kurang cepatnya penerbiitan DIPA

a
a

x b
b x

1
0

1/3 x 100% = 33,33%

0/3 x 100% = 0%

2
3

Jumlah

3
100,00%

Keterangan: Semakin besar bobotnya, semakin tinggi tingkat urgensinya. Pilihan pada peringkat 1.

43

MATRIK COST BENEFIT Memilih alternatif solusi terbaik Masalah: Kurang jelasnya rencana kegiatan

Alternatif Solusi
1. Memerinci Rencana Kegiatan 2. Menyusun Prioritas Rencana

Manfaat
9 6

Biaya
3 3

Ratio
3,00 2,00

Keterangan: Skala 1 10 Semakin tinggi manfaatnya, semakin besar nilainya. Semakin tinggi biayanya, semakin besar nilainya. Pilihan pada ratio terbesar.

44

MATRIK TAPISAN
Memilih alternatif solusi terbaik Masalah: Kurang jelasnya rencana kegiatan Tapisan Alternatif 1. Memerinci Rencana Kegiatan 2. Menyusun Prioritas Rencana Kontribusi 4 Biaya 4 Kelayakan 3 Total 11

Keterangan; Skala 1 5 Semakin besar kontribusinya, semakin besar nilainya Semakin besar biayanya, semakin kecil nilainya Semakin tinggi tingkat kelayakannya semakin besar nilainya Pilihan pada jumlah / total terbesar.

45

SWOT

Berfungsi untuk:
Mengetahui peta: Kekuatan (Strengths). Kelemahan (Weaknesses) Peluang (Opportunity) Ancaman (Threats)

1.Mengetahui perubahan lingkungan 2. Mengetahui kemampuan pesaing dan diri sendiri

3. Menyesuaikan visi, misi dan tujuan

46

BARANG SIAPA YANG MENGETAHUI MEDAN KEKUATAN DAN KELEMAHAN LAWAN DAN DIRI SENDIRI AKAN MEMENANGKAN PERJUANGAN

47

BARANG SIAPA YANG DAPAT MEMADUKAN ATAU MENCIPTAKAN INTERAKSI EFEKTIF ANTARA KEKUATAN (STRENGHTS) DENGAN PELUANG (OPPROTUNITIES) DAN MEMINIMALKAN KELEMAHAN (WEAKNESSES) DENGAN ANCAMAN (THREATS) AKAN MEMILIKI KEUNGGULAN MERAIH SUKSES.

48

ANALISIS SWOT
Kekuatan Eksternal /Opportunities= O
STRATEGI WO 3. Mendukung strategi Turn arround 1. STRATEGI SO Mendukung Strategi Agresif

Kelemahan Internal/ Weaknesses = W

STRATEGI WT 4. Mendukung strategi defensif

Kekuatan Internal / Strengths = S

STRATEGI ST 2. Mendukung Strategi diversifikasi

Ancaman Eksternal Threats = T

49

MATRIK SWOT
KEKUATAN INTERNAL.
KEKUATAN EKSTERNAL.

STRENGTHS (S) Tentukan 5-10 faktor kekuatan internal

WEAKNESSES (W) Tentukan 5 10 faktor kelemahan internal

OPPORTUNITY (O)
Tentukan 5- 10 faktor peluang eksternal

STRATEGI SO Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang

STRATEGI ST Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman

STRATEGI WO Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang

STRATEGI WT Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan dan menghindari ancaman
50

THEATHS (T) Tentukan 5 10 faktor ancaman eksternal

FORCE FIELD ANALYSIS / ANALISIS MEDAN KEKUATAN (Kurt Levin) Force field Analysis (Analisis Medan Kekuatan), merupakan teknik mengidentifikasi dan menganalisis secara visual tentang tekanan / kekuatan (forces) yang mempengaruhi rencana perubahan dalam organisasi

51

KONSEP DASAR ANALISIS MEDAN KEKUATAN

1. DIPERGUNAKAN PERUBAHAN UNTUK MENGELOLA

2. KEADAAN SEKARANG DILIHAT SEBAGAI EQUILIBRIUM SEMENTARA 3. DALAM SETIAP MELAKUKAN PERUBAHAN TERDAPAT FAKTOR PENDORONG DAN FAKTOR PENGHAMBAT

4. STRATEGI: DENGAN MEMPERKUAT PENDORONG DAN MEMPERLEMAH PENGHAMBAT

52

DIAGRAM MEDAN KEKUATAN

P E N G H A M B A T

P E N D O R O N G

0
53

54