Anda di halaman 1dari 11

Kasus Berlanjut : Perusahaan Kebersihan Carter Deskripsi Pekerjaan Berdasarkan hasil peninjauan ulang yang dilakukan Jennifer di toko-tokonya,

Jennifer menyimpulkan bahwa masalah pertama adalah dia harus berurusan dengan penyusunan deskripsi pekerjaan untuk para manajer tokonya. Menurut Jennifer, materi kuliah yang berkaitan dengan dekripsi pekerjaan dalam mata kualih dasar manajemen dan manajemen SDM tidak cukup untuk membuat Jennifer benar-benar mampu menangani peran penting deskripsi pekerjaan yang harus benar-benar diterapkan secara proporsional dalam suatu bisnis. Sering selama mingguminggu pertama dalam pekerjaannya, Jennifer bertanya pada salah satu dari sekian banyak para manajer tokonya, mengapa dia melanggar apa yang telah dia ketahui sebagai kebijakan dan prosedur perusahaan yang telah direkomendasikan. Berulang kali pula, jawabannya karena saya tidak tahu bahwa itu adalah pekerjaan saya! atau karena saya tidak tahu bahwa begitulah seharusnya saya melakukannya!. Jennifer telah paham bahwa suatu deskripsi pekerjaan,bersamaan dengan satu set standard dan prosedur adalah yang menspesifikasikan apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya, akan mengurangi permasalahan ini. Secara umum, manajer toko bertanggung jawab untuk mengarahkan semua akti"itas toko dengan cara tertentu agar dihasilkan pekerjaan yang berkualitas, hubungan pelanggan dan penjualan dapat dimaksimasi, serta keuntungan dapat dijaga melalui pengintrolan tenaga kerja, sediaan dan biaya energi dengan efektif. #ntuk mencapai tujuan umum tersebut, kewajiban dan tanggungjawab manajer toko termasuk pengontrolan kualitas, tampilan dan kebersihan toko, hubungan pelanggan, pencatatan keuangan dan manajemen keuangan, pengontrolan biaya dan produkti"itas, pengontrolan kerusakan, penetapan harga, pengontrolan persediaan, pengelompokan dan pembersihan, perawatan mesin, pembelanjaan, keamanan karyawan, pembuangan sampah berbahaya, administrasi sumber daya manusia dan pembasmian hama. $ertanyaan yang harus diselesaikan oleh Jennifer adalah sebagai berikut %

Pertanyaan : &. Bagaimana seharusnya format dan bentuk akhir deskripsi pekerjaan dari para manajer toko' Jawaban % (ormat dan bentuk akhir deskripsi pekerjaan dari manajer toko seharusnya berisi bagian yang mencakup % a. )dentifikasi pekerjaan, Bagian identifikasi jabatan memuat informasi-informasi tentang nama jabatan, kode jabatan, tanggal analisis, penyusun, dan dalam departemen apa. b. *ingkasan pekerjaan *ingkasan jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan, yaitu berupa fungsi dan kegiatan utamanya. c. +ubungan, tanggung jawab, dan kewajiban. Bagian ini memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak atau bagian lain, baik di dalam organisasi maupun luar organisasi. Batas-batas tanggung jawab serta kewajiban utama jabatan itu juga perlu dijelaskan. d. ,ewenang dari pemegang jabatan. Bagian ini menentukan batas-batas wewenag pemegang jabatan, termasuk wewenang pengambilan keputusannya dan batas-batas penganggarannya. e. Standar kinerja. Bagian ini menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh karyawan pada masing-masing tugas dan tanggung jawab dari deskripsi jabatan. f. -ondisi kerja. Deskripsi jabatan juga akan merangkum kondisi kerja umum yang tercakup pada jabatan. Misalnya, masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara dalam ruang pekerjaan. g. Spesifikasi pekerjaan Spesifikasi jabatan .job specification/ menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan factor-faktor manusia yang diisyaratkan .+andoko % &001/. Di dalam spesifikasi jabatan ditentukan kemampuan dan bakat dasar yang harus dimiliki untuk menjalankan pekerjaan. $ada umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas yang diikuti oelh kualifikasi definiti"e

yang dibutuhkan dari calon yang memangku jabatan itu. Misalnya, tingkat pendidikan, keadaan fisik, pengetahuan dan kecakapan, status, jenis kelamin, umur, pengalaman, dan karakter. 2ontoh (ormat Deskripsi $ekerjaan sebagai berikut% DESKRIPSI PEKERJAAN Perusahaan Kebersihan Carter In !r"asi A#"inistrati 3ama $erkerjaan % Manajer 4oko -ode $ekerjaan % Departemen % Melapor -epada % 4ingkat 5aji % Rin$kasan %"u":

&u$as' &an$$un$ Ja(ab %ta"a: &. Stan#ar Kerja: 6. 7. 8. )ubun$an #en$an Pekerjaan lain: K!n#isi Bekerja: )nternal % &. 6. Spesi ikasi Pekerjaan $endidikan % 9ksternal % $engalaman % &. 6. -eteampilan yang dibutuhkan *e(enan$ -eterampilan #mum% &. 6. 7. 8. -eterampilan 4eknis% &. 6. 7. 8.

6. :pakah efektif untuk menspesifikasi standar dan prosedur dalam deskripsi pekerjaan, atau harus dibuat terpisah' Jawaban %

Menurut saya, menspesifikasi standar dan prosedur dalam deskripsi pekerjaan kedalam satu-satuan yang tidak terpisahkan merupakan tindakan yang efektif. :lasan untuk memasukan standar kinerja dalam deskripsi perkejaan adalah cukup jelas. Standar kinerja merupakan bagian yang menjelaskan apa yang dicapai pekerjaan tersebut. Jika pegawai tahu apa yang diharapkan dan bagaimana kinerja diukur, mereka mempunyai kesempatan lebih besar untuk mencapai prestasi yang memuaskan. 7. Bagaimana seharusnya Jennifer memulai pengumpulan informasi yang diperlukan untuk standar, prosedur, dan deskripsi pekerjaan' Jawaban % Dalam memulai pengumpulan informasi untuk standar, prosedur, dan deskripsi pekerjaan .analisis jabatan/, Jenifer seharusnya mengikuti praktik manajemen dan psikometrik profesional yang tepat. Dalam hal ini Mathis and Jackson, mengembangkan lima tahapan dalam proses analisa jabatan yang harus diadakan dengan suatu cara yang efektif.

Berikut tahap-tahap yang dilalui dalam mengumpulkan informasi untuk standar, prosedur, dan deskripsi pekerjaan +a"bar ,-, &ahapan Dala" Pr!ses Analisa Jabatan
&. $erencanaan :nalisis $ekerjaan :. Mengidentifikasi sasaran dari analisis pekerjaan B. Mendapatkan dukungan manajemen puncak

<
6. Mempersiapkan Dan Mengkomunikasikan :nalisis $ekerjaan :. Mengidentifikasi pekerjaan dan metodelogi B. Mengkaji dokumentasi pekerjaan yang ada 2. Mengkomunikasikan proses kepada para manajer dan karyawan

<
7. Melakukan :nalisis $ekerjaan :. Mengumpulkan data analisis pekerjaan B. Mangkaji dan meyusun data

<
8. Mengembangkan #raian $ekerjaan Dan Spesifikasi $ekerjaan :. Mengkonsep uraian dan spesifikasi pekerjaan B. Mengkaji konsep dengan para manajer dan karyawan 2. Mengidentifikasi rekomendasi-rekomendasi D. Memfinalkan uraian dan rekomendasi pekerjaan

<
;. Mempertahankan Dan Memutakhirkan #raian $ekerjaan .Deskripsi $ekerjaan, Standar Dan $rosedur/ Dan Spesifikasi $ekerjaan :. Memutakhirkan uraian dan spesifikasi pekerjaan sesuai perubahan organisasi B. Secara berkala mengkaji ulang semua pekerjaan

,- Peren.anaan Analisis Pekerjaan

Sebelum mengumpulkan data dari para manajer dan karyawan, adalah penting untuk melakukan proses perencanaan terhadap analisis jabatan. $ermasalahan utama dalam perencanaan analisis pekerjaan adalah menjawab dan mengidentifikasi sasaran dan analisis pekerjaan itu. Selanjutnya perencana meminta persetujuan dan dukungan dari manajemen puncak untuk menghindari munculnya keresahan dan resisensi manajerial dan karyawan.
/- 0e"persiapkan Dan 0en$k!"unikasikan Analisis Pekerjaan

$ada tahap ini, pegawai yang akan dilibatkan dalam melakukan analisis pekerjaan dan metode yang akan digunakan harus diidentifikasi. :pakah mereka yang dilibatkan itu termasuk kelompok pegawai harian, untuk salah satu di"isi, atau seluruh pegawai yang ada dalam organisasi. -egiatan lain dalam tahap ini adalah mengkaji dokumentasi pekerjaan yang ada, baik menyangkut struktur organisasi maupun sumber daya yang tersedia. 4erakhir adalah mengkomunikasikan proses kepada para manajer dan pegawai untuk menghindari keresahan tadi.

1- 0elakukan Analisis Pekerjaan $ada tahap ini analisis sudah dapat dilakukan. Berbagai data yang diperlukan dikumpulkan melalui sebuah angket yang disertai dengan sebuah surat yang menjelaskan proses dan instruksi untuk pengisian dan mengembalikan angket analisis pekerjaan itu. Setelah data terkumpul, kegiatan berikutnya adalah melakukan pemilahan .sortir/ menurut kelompok atau unit-unit. Bila perlu untuk mencocokan data perlu digunakan wawancara atau pertanyaan tambahan. 2- 0en$e"ban$kan %raian Pekerjaan DanPEKERJAAN Spesi ikasi Pekerjaan DESKRIPSI Perusahaan Kebersihan Carter :pabila data yang dikumpulkan sudah sesuai, maka selanjutnya menyiapkan draft pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Begitu draft tersebut rampung diisi, Inuraian !r"asi A#"inistrati
3ama $erkerjaan % Manajer 4oko selanjutnya ditinjau ulang oleh manajer. Setelah selesai ditinjau oleh manajer, uraian -ode $ekerjaan % &&==6 Departemen $enjualan .Jasa/ oelh bagian SDM ke para manajer, super"isor, pekerjaan kemudian %didistribusikan Melapor -epada % Direktur dsn pegawai. 4ingkat 5aji %% :gustus 6=&= 3-4anggal 0e"pertahankan Dan 0e"utakhirkan %raian Pekerjaan 4Deskripsi Pekerjaan5 Stan#ar Dan Pr!se#ur6 Dan Spesi ikasi Pekerjaan Rin$kasan %"u": Manajer bertanggung untuk mengarahkan semua dengan cara Begitutoko uraian pekerjaanjawab dan spesifikasi pekerjaan telahakti"itas selesai toko dan ditinjau ulang tertentu agar dihasilkan pekerjaan yang berkualitas, hubungan pelanggan dan penjualan dapat serta keuntungan dapat dijaga system melalui harus pengontrolan tenaga kerja, olehdimaksimasi, semua indi"idu yang sesuai, sebuah dikembangkan untuk persediaan dan biaya energi dengan efektif.

menjaga keakuratannya. Satu cara efekitf untuk menjamin terjadinya tinjauan ulang

&u$as' &an$$un$ Ja(ab %ta"a: uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dalam yang akurat adalah menggunakan Pelayanan pelan$$an akti"itas SDM lainnya. Misalnya, setiap kali terjadi kekosongan, uraian dan
&. Mengarahkan proses pelayanan agar tidak ada kesalahan yang dapat membuat pelanggan berpindah keditinjau perusahaan lain spesifikasi pekerjaan harus ulang dan dire"isi secara tepat sebelum kegiatan 6. Menanggapi setiap keluhan yang datang dari setiap pelanggan perekrutan dan seleksi dimulai.toko agar tidak terjadi kesalahan dalam proses 7. Mengkoordinasi karyawan pelayanan 8. Mengontrol serta memastikan semua prosedur perusahaan telah dijalankan dengan benar oleh karyawan yang pada akhirnya pelanggan merasa puas dengan pelayanan yang telah diberikan ;. Memberikan informasi yang dibutuhkan pelanggan 1. Membenahi tampilan dan kebersihan toko hingga benar-benar memberikan kenyamanan bagi pelanggan yang datang baik dari kebersihan, tata letak ruang, tampilan toko dari tampak luar.

8. Menurut pendapat anda, seperti apa bentuk dan isi dari deskripsi pekerjaan manajer toko 0anaje"en tersebut' Keuan$an
Melakukan pencatatan terhadap transaksi yang ada serta menyiapkannya ke dalam laporan keuangan Jawaban% 6. Mengontrol setiap dana yang masuk atau keluar setiap harinya, baik berupa biaya atau pemasukan. 7. Mengawasi proses tagihan piutang 8. Membuat anggaran bulanan toko ;. Memastikan produkti"itas kerja tercapai sehingga target kenaikan penjualan sebesar 7=> dapat tercapai 1. Menetapkan +arga sesuai dengan standar yang telah ditentukan perusahaan &.

0anaje"en Perse#iaan
&. Mengontrol serta memastikan ketersediaan persediaan di dalam gudang penyimpanan agar terhindar dari kekurangan persediaan ketika dibutuhkan. Dalam hal ini menjamin mesin-mesin yang ada dalam gudang tidak ada yang mengalami kerusakan. Mengelompokkan persediaan yang ada ke dalam beberapa kelompok yang memiliki kesamaan agar memudahkan dalam pemakaian bila sewaktu-waktu dibutuhkan. Mengatur penggunaan persediaan yang masuk dengan metode (irst )n- (irst ?ut .()(?/ persediaan yang masuk duluan akan digunakan duluan juga agar terhindar dari kerusakan persediaan. )tu artinya manajer juga diharuskan mengelompokan persedian sesuai dengan tanggal masuk persediaan. Menjamin kebersihan gudang persediaan agar persediaan yang ada didalamnya dapat bertahan lama dan tidak rusak Mengkoordinasi serta mengawasi pembelanjaan barang, mesin .persedian/ yang dibutuhkan

6. 7.

8. ;.

&. 6. 7.

A#"insistrasi SD0
Mengawasi setiap surat-surat bisnis yang keluar atau masuk dalam mekanisme toko Memeriksa kehadiran karyawan toko, arsip-arsip yang ada setiap bulannya Mengawasi serta memastikan ketersediaan perlengkapan toko

Kea"anan 7in$kun$an &!k! &. Mengawasi serta memastikan perlindungan dan keselamatan kerja para karyawan toko, baik dari perlengkapan yang harus digunakan karyawan ketika bekerja.helm, pakaian anti "irus, masker, sepatu dll/ sampai kelayakan peralatan@ mesin yang digunakan 6. Mengkoordinasi serta mengawasi pembuangan limbah atau sampah toko yang berbahaya bagi lingkungan dan memastikan telah dibuang sesuai dengan prosedur perusahaan yakni ditempat yang telah disediakan tanpa merusak lingkungan 7. Menngkoordinasi serta mengawasi pembasnian hama yang ada di toko. )ubun$an #en$an Pekerjaan lain: )nternal % &. :tasan langsung % Direktur 6. Menyelia % Sekretaris Direktur, $engawas 4oko 7. Bawahan % $ara karyawan toko 9ksternal % 7. $emasok 8. :gen tenaga kerja, $erwakilan serikat pekerja

K!n#isi Bekerja: -ondisi bekerja normal, tidak ada unsur yang tidak menyenangkan Stan#ar Kerja: &. Manajer mampu meminimalisir kerugian dan menaikan penjualan sebesar 7=> melalui produkti"itas para karyawan yang semakin membaik. 6. -ualitas tampilan dan kebersihan toko yang membaik dilihat dari banyaknya pengujung atau pelanggan yang tertarik datang ke toko dan diharapkan kenaikan pengunjung sebesar 8=> 7. 4ingkat persentase kecelakaan dalam bekerja sebesar ;> *e(enan$: &. Manajer toko memiliki wewenang untuk memberikan sangsi bagi para karyawan yang dianggapmemiliki kinerja yang kurang baik namun tetap sesuai dengan peraturan yang ditetapkan perusahaan 6. Manajer toko memiliki wewenang untuk memilis pemasok yang dianggap menguntungkan dan memiliki kredibilitas yang tinggi dibandingkan pemasok lain, tetapi tetap dengan standar barang yang telah ditentukan perusahaan. Spesi ikasi Pekerjaan Jenis -elamin % Aaki-laki $endidikan % S& 9konomi Manajemen $engalaman % $engalaman & tahun dalam perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan pelanggan serta terbiasa dengan fungsi keuangan dan administrasi -eterampilan yang dibutuhkan -eterampilan #mum% &. -emampuan memimpin orang lain 6. -emampuan menciptakan lingkungan kerja yang mendukung, saling percaya dan kompak 7. kemampuan memoti"asi -eterampilan 4eknis% &. $engetahuan bekerja dengan MS ?ffice dan )nternet 6. -emampuan menyiapkan laporan keuangan 7. Mempunyai pengetahuan tentang proses administrasi 8. Menguasai Bahasa )nggris .minimal pasif/

ANA7ISIS KAS%S PER%SA)AAN KEBERSI)AN CAR&ER

?leh% 3:M: % $*) +:*#M B9A:,:4) 3)M % 6=&=6;=8=87 B-# % M:3:J9M93 .*95#A9* $:5)/

D9$:*49M93 $93D)D)-:3 3:S)?3:A #3)B9*S)4:S S*),)J:C: $*?5*:M $:S2: S:*J:3: 6=&=