Boards of Directors and Technology Governance: The Surpricing State of the Practice

Dewan direksi biasanya dikelola diantara komite-komite dengan tanggung jawab yang spesifik. Banyak analis, akademisi dan ahli industry meyakini bahwa sejak teknologi menjadi integral di dalam bisnis model dan prosesnya, pemerintahan teknologi seharusnya naik ke level direksi. Sedikit perusahaan yang secara formal menaikkan teknologi ke level direksi. Banyak perusahaan yang memiliki komite teknologi di dewan direksinya merupakan perusahaan teknologi, seperti HP, Cisco, Sun dan Microsoft. Perbedaannya di perusahaan teknologi tersebut, komite teknologi fokus dalam strategi teknologi perusahaan, seperti pengembangan dan pemasaran produk baru, bukan pada fungsi internal dari komputasi dan komunikasi teknologi. Beberapa literature mengakui adanya gap antara investasi teknologi dan keterlibatan direksi, menyarankan direksi seharusnya lebih terlibat dalam masalah teknologi dan perusahaan teknologi seharusnya lebih mendorong untuk keterlibatan tersebut, yang mana CIO seharusnya proaktif dalam melibatkan anggota direksi dalam pembuatan keputusan teknologi. Survey disini berisi 29 pertanyaan mengenai dewan komisaris dalam kaitannya dengan teknologi, penerapan teknologi dalam perusahaan, penganggaran teknologi, pandangan mereka tentang implementasi teknologi, serta sistem organisasi dan pelaporan terkait dengan teknologi. Analisis ini mengungkapkan semua macam pola dan wawasan. Lebih dari 50 CIO dan CTO merespon ke survey online. Pertanyaan diajukan terkait hubungan secara langsung dengan keterlibatan dewan direksi dalam pembuatan keputusan teknologi dan pemerintahannya, seperti: 1. 2. 3. 4. Struktur pemerintahan yang seperti apa yang digunakan perusahaan untuk teknologi? Bagaimana dalam mengkarakteristikkan pemerintahan teknologi dalam perusahaan? Peran seperti apa yang dewan direksi lakukan dalam pemerintahan teknologi? dll

Secara keseluruhan, data mengungkapkan bahwa perusahaan-perusahaan merasa baik dalam cara mereka mengakuisisi, mengembangkan dan mengelola teknologi lebih mungkin untuk mendiskusikan dalam tingkat direksi terkait dengan teknologi tetapi tidak lebih mungkin untuk membuat komite direksi teknologi. Faktanya, perusahaan-perusahaan yang lebih baik, merasa pemerintahan teknologi mereka kurang mungkin bagi mereka untuk menganjurkan membentuk komite direksi teknologi. Tambahan dalam survey online, juga menginterview CIO, CTO dan senior eksekutif teknologi yang secara sukarela memberikan waktu untuk mengklarifikasi tanggapan mereka. Beberapa pertanyaannya adalah:

1. beberapa data survey mengindikasikan bahwa sedikit perusahaan yang memiliki komite teknologi, mengapa? Menurut anda, alasan apa yang sebenarnya melatarbelakangi? 2. Data survey mengindikasikan bahwa terdapat kepercayaan diri perusahaan dalam mengakuisisi, mengembangkan dan mendukung teknologi. Apakah memang seperti itu? Apakah menurut anda beberapa isu seharusnya mendapatkan perhatian dari dewan direksi? 3. Menurut anda, peran seperti apa yang seharusnya direksi lakukan dalam memandang teknologi? 4. Menurut anda, apa rintangan terbesar dalam keterlibatan direksi dalam strategi teknologi? 5. Apakah anda berpendapat bahwa komite direksi teknologi secara signifikan akan meningkatkan pembuatan keputusan teknologi atau memberikan seluruh rintangan dan kendala itu mungkin pada hakekatnya melukai proses? Dari hasil survey disimpulkan bahwa tingkat keterlibatan dewan komisaris dalam tata kelola teknologi adalah rendah. Dewan komisaris tidak direkrut berdasarkan pengetahuan ataupun pengalaman mereka, vendor hampir tida pernah lapor kepada dewan, dan banyak perusahan yang tidak memiiki komite teknologi sebagaimana komite audit, M&A, HR, atau komite yang lainnya. Kebanyakan perusahaan menggunakan review dari eksekutif dan kantor proyek manajemendibawah keteribatan dewan komisaris- untuk mengatur tata kelola perusahaan. Mayoritas juga mempercayai bahwa mereka telah mengendalikan tata kelola perusaan tentang teknologi secara umum, dan tata kelolanya juga ketat. Data juga menunjukkan tanpa memperdulikan peningkatan pada anggaran teknologi dan kepentingan stategik dan taktis perusahaan yang menyangkut teknologi, ada kepuasan terhadap teknologi, serta tata kelolanya lumayan bagus dan sejalan dengan mekanisme yang telah ada. Sedangkan untuk persepsi tentang senior manajemen yang non-teknologi, data menunjukkan bahwa mereka cukup perhatian terhadap teknologi, mereka tidak terlalu berpengalaman dengan permasalahan dan tantangan menyangkut teknologi. Hal ini menunjukkan bahwa semakin keatas hierarki, semakin turun tingkat kepedulian dan pengalaman mereka terhadap teknogi. Tim manajemen menyadari adopsi teknologi melebihi penerimaan mereka dalam industri (yaitu sebagai perusahaan pemimpin), begitupun pandangan mereka tentang angapan analis industri dan komunitas investor. Jarak antara keikutsertaan dan pengambilan keputusan dewan komisaris dalam hal teknologi masih ada. Pernyataan tentang tata kelola sangat provokatif. Tata kelola yang kuat menyatakan mereka lebih memiki kendali yang kuat terhadap kesalahan investasi, tetapi hal ini tidak menjamin mereka sukses. Mungkin perusahaan yang lemah tata kelolanya lebih diuntungkan jika melibatkan dewan sedangkan perusahaan dengan tata kelola yang baik hanya mendapatkan keuntungan yang marjinal dari keikutsertaan dewan. Tata kelola juga berbeda dalam tiap level pengamilan keputusan. Tata kelola strategik termasuk pengambilan keputusan strategi teknologi bisnis secara keseluruhan sejalan dengan bisnis. Tata kelola operasional dan taktis termasuk pengambilan keputusan mengenai akuisisi, penyebaran dan pendukung dari komputasi dan komunikasi teknologi.

Rekomendasi yang diberikan: 1. Strategi bisnis Direksi seharusnya melihat hubungan antara strategi perusahaan dan kebutuhan teknologi. Aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan teknologi seharusnya secara rutin dikomunikasikan secara formal dan mereview proses dipimpin oleh CIO dan CTO. 2. Aplikasi bisnis strategi Direksi seharusnya mengetahui aplikasi mayoritas, yang perusahaan rencanakan untuk memperoleh atau sewa, terutama aplikasi yang akan merubah cara perusahaan dalam berbisnis. 3. Arsitektur teknologi bisnis perusahaan Direksi seharusnya mendiskusikan kesesuaian secara umum terkait keseluruhan strategi bisnis dan keseluruhan akuisisi teknologi dan pendukung strategi perusahaan. 4. Infrastruktur teknologi Direksi seharusnya mendiskusikan infrastruktur terutama terkait dengan keamanan, kemampuan pemenuhan regulasi dan kebutuhan audit, kapabilitas komunikasi dan efisiensi operasional secara umum. 5. Teknologi pendukung Direksi seharusnya mendiskusikan pertanyaan terkait dengan sumber daya-kerap dan mendalam. Kriteria pematangan baris: 1. Komunikasi Direksi seharusnya menjadi bagian dari proses komunikasi dan anggota dari lingkaran komunikasi. Penelitian ini mengindikasikan bahwa direksi tidak mendapati komunikasi secara rutin terkait teknologi inisiatif. 2. Kompetensi/penghitungan nilai Metric tingkat direksi seharusnya dikembangkan dan dilacak oleh dewan direksi. Seperti, seharusnya berbicara secara langsung terkait yang menjadi perhatian tingkat direksi seperti pertumbuhan, globalisasi dan perbedaan diantara area perhatian yang lain. 3. Pemerintahan Peraturan butuh didiskusikan antar pemimpin eksekutif dan dewan direksi tentang akuisisi, pengembangan dan dukungan komputasi dan komunikasi teknologi pada abstraksi tingkat tinggi. 4. Partner Dewan direksi seharusnya menerima komunikasi di area bisnis dan membicarakan tentang nilai bisnis. 5. Cakupan dan arsitektur 6. Skill Dewan direksi seharusnya fokus pada pengembangan human capital dan kemampuan budaya perusahaan atau progress yang menghalangi.