Anda di halaman 1dari 69

ANALISA SISTEM PENDAFTARAN SISWA BARU PADASMK NURUL IMAN JAKARTA

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK


Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKPPada Program Diploma Tiga(DIII)

Disusun Oleh:

1. EVI NUR ALFIAH 2. ANDI ARMANSYAH 3. ADE LUSIANA

: 12117539 : 12116392 : 12116709

Jurusan Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Saran Informatika Jakarta 2013

PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN KULIAH KERJA PRAKTEK Laporan Kuliah Kerja Praktek ini telah disetujuiuntuk dinilai pada periode Tahun Akademik 2013/2014 di Semester 5.

Menyetujui,

DOSEN PENASEHAT AKADEMIK

Kelas 12.5M.07

( ARFAN SANSPRAYADA)

PENILAIAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK Laporan Kuliah Kerja Praktek telah dinilai pada tanggal

PENILAI

(... )

SARAN-SARAN : ...

KATA PENGANTAR

Puji syukur Alhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik. Dimana Tugas KKP ini penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul penulisan sajikan dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul penulisan tugas KKP ( Kuliah Kerja Praktek ) yang penulis ambil sebagai berikut :ANALISA SISTEM PENDAFTARANSISWA BARU PADA SEKOLAH SMK NURUL IMAN Tujuan penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini diajukann sebagai salah satu syarat untuk memenuhi mata Kuliah Kerja Praktek pada Diploma Tiga (D.III) AMIK BSI . Sebagai bahan penulisan di ambil berdasarkan hasil penelitian ( eksperimen ), observasi dan beberapa sumber literature yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa dorongan dari semua pihak, maka penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini tidak dapat selesai tepat pada waktunya. Untuk itu izinkanlah saya sebagai penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Direktur Bina Sarana Informatika 2. Ketua Jurusan Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika 3. Bapak Arfan selaku dosen Pembimbing Akademik 4. Staff / karyawan/dosen di lingkungan AMIK BSI

5. Semua pihak di SMK NURUL IMAN yang telah berperan membantu penulis dalam pengumpulan data 6. Orang tua dan keluarga saya yang selalu memberikan dukungan moral maupun spiritual 7. Seluruh teman-teman kelas 12.5M.07 dan segenap rekan-rekan

Mahasiswa/Mahasiswi AMIK BSI Salemba 22yang ikit membantu, mendukung dan mendoakan penulis 8. Serta semua pihak yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu yang telah banyak membantuk penulis. Penulis menyadari bahwa Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini masih terdapat banyak kekurangan karena keterbatasan penulis, sehingga penulis mengaharap kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan ini di masa yang akan datang. Akhir kata semoga Laporan Kuliah Kerja Praktek ini dapat bermanfaat bagi khususya dan bagi para pembaca pada umumnya.Semoga semua bentuk bantuan dan bimbingan yang telah di berikan mendapat balasan yang setimpal dari Allah SWT.

Jakarta, 31 Oktober 2013

Penulis

DAFTAR ISI

Kata Pengantar .........i Daftar Isi....iii Daftar Simbol....v Daftar Gambar..........vi Daftar Lampiran.......vii BAB I PENDAHULUAN 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. Latar Belakang Masalah1 Batasan Masalah2 Maksud Dan Tujuan Penulisan..2 Metode Penelitian....3 Ruang Lingkup4 Sistematika Penulisan.4

BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Konsep Dasar Sistem...................6 2.1.1. Pengertian Sistem..............7 2.1.2. Karakteristik Sistem...................8 2.1.3. Daur Hidup Sistem...............11 2.1.4. Klasifikasi Sistem.............14. 2.1.5. Informasi Dan Sistem Informasi.................15

2.1.6. Sistem Informasi Managemen...18 2.1.7. Komponen Sistem Informasi..19 2.2. Peralatan Pendukung.20 2.2.1. Kamus Data ( Data Dictionary)......24

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Umum33 3.2. Tinjauan Perusahaan....34 3.2.1. Sejarah Perusahaan...34 3.2.2. Struktur Organisasi Dan Fungsinya...35 3.3. Prosedur Sistem Berjalan..38 3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan..39 3.5. Kamus Data Sistem Berjalan...41 3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan..47 3.6.1.Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan....47 3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran....49 3.7. Permasalahan...50 3.8. Alternatif Pemecahan Masalah...51 BAB IV PENUTUP 4.1. Kesimpulan...52 4.2. Saran.....52

DAFTAR SIMBOL

A. Symbol Data Flow Diagram External Entity

Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan pada arus data

Arus Data Digunakan untuk menggambarkan hubungan proses dari proses satu ke proses lainnya

Process

Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang berlangsung Data Store

Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk menyimpan atau mengambil data yang di peroleh

DAFTAR GAMBAR

1. 2. 3. 4.

Gambar III.1. Struktur Orgaanisasi dan Fungsi...35 Gambar III.2.Diagram Konteks Sistem Berjalan.....39 Gambar III.3.Diagram Nol Sistem Berjalan....40 Gambar III.4.Diagram Detail Sistem Berjalan41

DAFTAR LAMPIRAN

1. Lampiran A. 2. Lampiran B.

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah Semakin berkembangnya teknologi komputer dewasa ini telah merambah ke berbagai segi kehidupan manusia. Bahkan penggunaanya telah sangat meluas dan memasyarakat. Tidak hanya terbatas dalam lingkungan kerja, akan tetapi dalam kehidupan sehari-hari. Oleh karena faktor efektif dan efisien merupakan faktor yang esensial dalam mengelolah data, maka sudah selayaknya penggunaan suatu alat yang mempunyai ketepatan yang tinggi dan dapat mempercepat pengolahan ini yaitu komputer diterapkan dalam pengolahan data, maka penerapan sistem informasi yang berbasis komputer menjadi kebutuhan yang mutlak dan dapat memberikan keunggulan kompetitif, serta mendapat prioritas yang tinggi. Pengertian komputer secara umum adalah suatu alat elektronis otomatis yang dapat menghitung atau mengolah data secara cermat menurut yang diintruksikan dan memberikan hasil pengolahan, biasanya terdiri atas unit pemasukan, unit pengeluaran, unit penyimpanan, serta unit pengontrolan. Sejalan dengan perkembangan, kini telah banyak tercipta aplikasi-aplikasi komputer pada bidang penerimaan siswa baru. Komputer membantu meningkatkan efisiensi proses yang ada dan memunculkan berbagai inovasi baru. Teknik pencetakan dengan bantuan komputer membuka nuasa baru dalam penyimpanan

informasi. Dokumen yang akan dicetak selalu diolah dan diperiksa oleh komputer sehingga informasi elektronis dapat diproses secara langsung. Dengan demikian pemindahan data dari bagian penerimaan siswa dapat dilakukan secara elektronis. Penyusunan basis data kesiswaan perlu dilakukan agar dapat dikelompokan dan disimpan secara teratur. Sehubungan dengan hal tersebut diatas, penulis mencoba untuk membuat suatu analisis sistem untuk memecahkan masalah sekaligus sebagai bahan penulisan Kuliah Kerja Praktek (KKP) dengan judul : ANALISA SISTEM PENDAFTARAN SISWA BARU BAGIAN KESISWAAN PADA SMK NURUL IMAN JAKARTA 1.2. Maksud dan Tujuan Adapun maksud dari penulisan Laporan KKP ini adalah : a. Mengembangkan kemampuan mahasiswa dalam menganalisa suatu sistem yang berjalan disuatu perusahaan. b. Menerapkan ilmu pengetahuan yang didapat di bangku kuliah ke dunia nyata atau kerja secara langsung. c. Menambah pengetahuan dan pengalaman penulis baik itu dari segi teori maupun praktek secara langsung sehingga mampu

menyesuaikan diri apabila ditempatkan di dunia kerja.

Sedangkan tujuan dari penulisan Laporan KKP ini adalah sebagai salah satu syarat untuk memenuhi nilai tugas mata kuliah KKP Semester Lima pada Akademi Manajemen Informatika. 1.3. Metode Penelitian Untuk mendapatkan data-data yang dapat menunjang penyusunan laporan mata kuliah KKP ini, penulis menggunakan beberapa metode penelitian sebagai berikut a. Observasi Penulis melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan yang berhubungan dengan masalah yang di ambil. Hasil dari

pengamatan tersebut langsung di catat oleh penulis dan dari kegiatan observasi ini dapat diketahui kesalahanya dan prosesnya dari kegiatan tersebut. b. Wawancara Suatu Metode tanya jawab mengenai semua hal tentang kegiatan yang berhubungan dengan penerimaan siswa baru dengan salah satu tenaga pengajar di SMK NURUL IMAN Jakarta. c. Studi Pustaka Suatu bentuk riset yangg menggunakan proses pencarian data dengan cara mencari, membaca buku dan mengolah isi dari

beberapa referensi buku yang dapat dijadikan tujuan dalam pencarian data. 1.4. Ruang Lingkup Penelitian yang dilakukan penulis dalam penyusun Laporan mata kuliah KKP (Kuliah Kerja Praktek) ini hanya menganalisa tentang sistem pendaftaran siswa baru di SMK NURUL IMAN Jakarta. Mulai dari proses pendaftaran, proses seleksi calon siswa baru, serta proses pembuatan laporan hasil seleksi yang ditujukan kepada Kepala Sekolah. 1.5. Sistematika Penulisan Untuk mempermudah dalam penyusunan laporan mata kuliah KKP ini, maka Penulis memandang perlu merancang sistematika penulis pada laporan ini. Laporan KKP ini dibagi menjadi empat bab dan setiap bab terdiri dari beberapa bab yang satu sama lainya saling berkaitan. Adapun sistematika penulisan tersebut adalah sebagai berikut : BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab ini penulis membahas mengenai latar

belakang pemilihan judul, maksud dan tujuan, metode penulisan, ruang lingkup dan sistematika penulisan. BAB II : LANDASAN TEORI Pada bab ini penulis membahas tentang konsep dasar sistem dan peralatan pendukung (Tools System) yang terjadi dari Diagram Alir Data (DAD). Normalisai, Kamus Data (Data Dictonary) dan pengkodean yang

digunakan dalam Laporan Kuliah Kerja.

BAB III

: ANALISA SISTEM BERJALAN Pada bab ini penulis membahas tentang tinjauan

sperusahaan yang meliputi sejarah perusahaan, struktur organisasi, dan fungsi. Prosedur sistem berjalan, diagram alir data (DAD) sistem berjalan, kamus data, dan tentang permasalahan pokok dan alternatif pemecahanya. BAB IV : PENUTUP Pada bab ini penulis membahas tentang kesimpulan dari Bab-bab sebelumnya dan saran-saran sebagai tindak lanjut dari penulisan sesuai dengan materi yang dilaporkan.

BAB II LANDASAN TEORI

2.1.Konsep Dasar Sistem Istilah SISTEM sekarang ini banyak dipakai dan mempunyai banyak pengertian. Dengan adanya pendekatan system memberikan banyak manfaat dalam memahami persoalan-persoalan yang ada. Mempersoalkan system sebenarnya bukan membahas hal yang baru, karena itu penulis akan mengemukakan tentang defenisi system, karakteristik dan klasifikasi system. Menurut Sutabri (2004:2) bahwa terdapat dua kelompok pendekatan system didalam pendefinisian system, yaitu kelompok yang menekankan pada prosedur dan kelompok yang menenekankan pada elemen atau komponennya. Sutabri (2004:2) menjelaskan bahwa pendekatam yang menekankan pada prosedur mendefinisikan system sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan system yang lebih menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan system sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu menurut Sutabri(2004:2).

2.1.1. Pengertian system Menurut Jerry FitzGerald, dkk dalam Jogiyanto (2005:1) mengemukakan bahwa suatu system adala suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Sutabri (2004:9) mengungakapkan pengertian bahwa suatu system pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu . Dari defenisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian system secara umum, yaitu sebagai berikut : 1. Setiap sitem terdiri dari beberapa unsur. 2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian yang tak terpisahkan dari system yang bersangkutan . 3. Unsur-unsur di dalam system tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan system. 4. Suatu system merupakan bagian dari system lain yang lebih besar. Selain itu Albahra (2005:3) menyatakan system adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Terdapat dua kelompok dalam mendefinisikan system yaitu menekankan pada prosedur dan yang pada elemen atau komponennya.Pendekatan yang menekankan pada prosedur system adalah suatu jaringan kerja dar prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk

menyelesaikan suatu sasaran tertentu.Sedangkan yang menekankan pada elemen, system adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi mencapai suatu tujuan tertentu. Kedua kelompok adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Dari uraian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa suatu system pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.

2.1.2. Karakteristik Sistem Model umum sebuah system adalah input, proses dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah system yang sangat sederhana, sebab sebuah sitem dapat mempunyai bebrapa masukan dan keluaran. Adapun karakteristik sistem adalah sebagai berikut : 1. Komponen Sistem ( Components ) System terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang bekerjasama mambentuk satu kesatuan.Komponen-komponen system tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsitem memiliki sifat-sifat dari system yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses system secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai system yang lebih besar, yang disebut dengan supra system. 2. Batasan Sistem ( Boundary ) Ruang lingkup system merupakan daerah yang membatasi antarra system dengan system lainnya atau system dengan lingkungan luarnya.Batasan

system ini memungkinkan suatu system dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. 3. Lingkungan Luar Sistem ( Environment ) Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan system yang mempengaruhi operassi system tersebut disebut dengan lingkungan luar system.Lingkungan luar system ini dapat menguntungkan dan dapat juga merugikan system tersebut.Lingkungan luar yang tersebut harus selalu dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkunagn luar yang merugikan harus

dikendalikan, karena kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut,. 4. Penghubung Sistem ( Interface ) Sebagai media yang menghubungkan system dengan subsistem lain disebut dengan penghubung system atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Keluaran suatu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lain dengan melewati penghubung. Dengan demikian terjadi suatu integerasi system yang membentuk suatu kesatuan. 5. Masukan Sistem ( input ) Energy yang dimasukkan kedalam system disebut masukan system, yang dapat berupa pemeliharaan ( maintenance input) dan sinyal ( signal ). Sebagai contoh, didalam suatu unit system computer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan computer sementara data adalah signal input yang akan diolah menjadi informasi.

6. Keluaran Sistem ( Output ) Hasil dari energy yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain. Seperti contoh system informasi, keluaran yang dihasilkan adalah informasi, yang mana informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang merupakan input bagi subsistem lainnya. 7. Pengolahan Sistem ( Process ) Suatu system dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Sebagai contoh, system akuntansi. System ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen. 8. Sasaran Sistem ( Objective ) Suatu system memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic.Kalau suatu system tidak memiliki sasaran, maka operasi system tidak ada gunanya.Suatu system dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

2.1.3. Daur Hidup Sistem Menurut Sutabri (2004:15) menjelaskan bahwa siklus hidup system ( system life cycle) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam penerapan system atau subsistem informasi berbasis computer. Siklus hidup system terdiri dari serangkaian tugas yang mengikuti langkah-langkah pendekatan system, karena tugas-tugas tersebut mengikuti pola yang teratur dan

dilakukan secara top down. Siklus hidup system sering disebut sebagai pendekatan air terjun ( waterfall approach ) bagi pembangunan dan pengembangan system. Pembangunan system hanyalah salah satu dari rangkaian daur hidup suatu system. Meskipun demikian proses ini merupakan aspek yang sangat penting. Beberapa tahapan dari daur hidup suatu system menurut Sutabri (2004:15),adalah : 1. Mengenali adanya kebutuhan Sebelum segala sesuatunya terjadi, timbul suatu kebutuhan atau problema yang harus dapat dikenali sebagaimana adanya.Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil perkembangan organisasi. Volume kebutuhan ini meningkat melebihi kapasitas dari system yang ada, pembangunan system akan kehilangan arah dan efektifitasnya. 2. Pembangunan Sistem Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti guna menganalisis kebutuhan yang timbul dan membangun suatu system untuk memenuhi kebutuhan tersebut. 3. Pemasangan Sistem Setelah tahap pembangunan system selesai, system kemudian akan dioperasikan. Pemasangan system merupakan tahap yang penting dalam daur hidup system, dimana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional adalah pemasangan system, yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan system.

4. Pengoperasian system Program-program computer dan proosedur-prosedur pengoperasian yang membentuk suatu system informasi semuanya.Bersifat statis, sedangkan organisasi yang ditunjang oleh system informasi selalu mengalami perubahan karena pertumbuhan kegiatan, perubahan peraturan dan kebijaksanaan ataupun kemajuan teknologi.untuk mengatasi perubahan-perubahan

tersebut,system harus diperbaiki atau diperbaharui. 5. Sistem menjadi usang Kadang-kadang perubahan yang terjadi begitu drastis sehingga tidak dapat diatasi hanya dengan melakukan perbaikan pada sistem yang sedang berjalan .tiba saat dimana secara ekonomis dan teknis,sistem yang ada sudah tidak layak lagi untuk dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya. 2.1.4. Klasifikasi Sistem Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen yang lainnya, karena sistem-sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada didalam system tersebut. Oleh karena itu sistem yang dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut : Selain karakteristik yang telah dijelaskan diatas sistem juga dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis sistem diantaranya adalah sebagai berikut ini yaitu : 1. Sistem Abstrak ( abstract system )

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.Misalanya sistem teologi, yaitu sistem pemikiranpemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhannya. 2. Sistem Fisik Sistem fisik adalah adalah sistem yang ada atau tampak secara fisik.Misalnya sistem computer, sistem akuntansi, sistem produksi dan sebgainya. 3. Sistem alamiah ( natural sistem ) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. 4. Sistem Buatan Manusia ( human made system ) Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang dan dibuat oleh manusia.Sistem buatan manusia yang melibatkan manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau man-machine sistem. 5. Sistem Tertentu ( deterministic sistem ) Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi sebelumnya. Misalnya sistem computer karena tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan . 6. Sisten Tak Tentu ( probabilistic sistem ) Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi sebelumnya karena mengandung unsur probabilitas. 7. Sistem Tertutup Sitem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya.Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya

turut campur tangan dari pihak luarannya. Secatra teoritis sistem tertutup yang ada adalah relative tertutup ( relatively closed system ) . 8. Sistem Tebuka ( open sistem ) Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh denagn lingkungan luarnya.Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa sehingga secara relative tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja .

2.1.5. Informasi dan Sistem Informasi Menurut Robert A. Leitch dalam Jogiyanto (2005:11) mengemukakan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolaha trasnsaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperluakn. Sistem informasi adalah sistem pengolahan data dari bentuk yang tidak berguna menjadi berguna bagi penerimanya, sedangkan informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasistas suatu saluran komunikasi dan sebagainya. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Jelasnya bahwa data merupakan sumber dan bahan informasi. Fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan atau mengurangi

ketidakpastian pemakai infotrmasi.Informasi yang di sampaikan kepada pemakai

mungkin merupakan hasil data yang dimasukkan kedalam, dan mengolah suatu model keputusan. Fungsi informasi tidak mengarahkan pengambilan keputusan mengenai apa yang akan dilakukan, akan tetapi mengurangi keanekaragaman dan ketidakpastian untuk diambilnya suatu keputusan yang baik. Informasi dapat dikelompokkan menjadi tiga kelompok, yaitu : 1. Informasi strategis Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang yang menccakup informasi eksternal, recana perluasan perusahaan dan sebagainya. 2. Informasi taktis Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah, seperti informasi tren penjualan, yang dapat dipakai untuk menyusun rencana penjualan. 3. Informasi tehnis 4. Informasi ini diguunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, seperti informasi persedian barang, retur penjualan dan laporan kas harian. Dalam dunia yang modern ini, informasi merupkan sutu kebutuhan yang sangat diperlukan dalam setiap aktivitas, baik di dalam rumah maupun di dalam kantor. Bila informasi yang kita tidak akurat akan menyebabkan hasil pekerjaan kita akan salah. Kualifikasi informasi tergantung dari tiga hal,y yaitu : 1. Akurat ( accurate ) Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahn dantidak biasa tau

menyesatkan.Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

2. Tepat Waktu ( timelines ) Informasi yang datang ke penerima tidak boleh terlambat.Karena informasi merupakan landasan dalam mengambil keputusan.Bila mengambil keputusann terlambat, maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. 3. Relevan ( relevance ) Informasi tersebut mempunyai manfaat unuk pemaikainya.Relevansi setiap informasi untuk setiap orang, satu dengann yang lain berbeda-beda. Sutabri ( 2004:26) juga mengungkapkan bahwa nilai informasi didasarkan atas sepuluh sifat yaitu : 1. Mudah diperoleh Sifat ini menunujukkan kemudahan dan kecepatan untuk memperoleh informasi. 2. Luas dan lengkap Sifat ini menunjukkann kelengkapan isi informasi. Hal ini tidak hanya mengenai volumenya, akan tetapi juga keluaran informasinya. Sifat ini sangat kabur dan arena itu sulit untuk mengukurya. 3. Ketelitian Sifat ini berhubungan dengakt tingkat kebebasan dari kesalahan informasi, 4. Kecocokan Sifat ini menunjukkan seberapa baik keluaran informasi dalam hubungannya dengan permintaan para pemakai.Isi informasi harus ada hubunganya dengan masalah yang seeding dihadapi sedangkan semua keluaran yang lainnya tidak berguna.

5. Ketepatan waktu Sifaty ini berhubungan dengan waktu yang dilalaui, yang lebih pendek dari siklus untuk mendapatkan informasi.Masukan, pengolahan, dan laporan keluaran kepada para pemakai biasanya tepat waktu. 6. Kejelasan Sifat ini menunjukkan tingkat kejelasan informs. Informasi hendaknya terbebas dari istilah-istilah tidaj jelas. 7. Keluwesan Sifat ini berhubungan dengan apakah informasi tersebut dapat digunakan untuk membuat lebih dari suatu keputusan, tetapi juga apaka dapat digunakan untuk lebih dari seseorang pengambil keputusan. 8. Dapat dibuktikan Sifat ini menunjukkan sejauh mana informasi itu dapat diuji oleh beberapa pemakai hingga sampai didapatkan kesimpulan yang sederhana . 9. Tak ada prasangka Sifat ini berhubungan dengan ada tidaknya keinginan untuk mengubah informasi tersebut guna mendapatkan kesimpulan yang sederhana. 10. Dapat diukur Sifat ini menunjukkan haikikat informasi yang dihasilkan oelh sistem informasi formal.

Pengolahan sistem merupakan factor kunci bagi terlaksananya dan keberhasilan manajemen.Dalam konteks inilah, peran informasi sangat menetukan.Itu sebabnya

jika sistem managemen hendak digerakkan secara maksimal maka perlu dukungan sistem informasi yang diolah dengan baik dan benar, sehingga dapat mencapai hyang maksimal.

2.1.6. Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi didalam organisasi untuk mendukung informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemenm menurut Frederick H. Wu dalam Jogiyanto (2005:14) sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan-kumpulan dari sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen. Menurut George M. Scott dalam Yogianto (2005:14) sistem Informasi

manajemen adalah Kumpulan dari interaksi-interaksi sistem, sistem menyediakan informasi baik kebutuhan manajerial maupun kebtuhan-kebutuhan perasional . Menurut Gordon B. Davis dalam Jogianto (2005:15 ) sistem Informasi Manajemen adalah sistem manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi.

2.1.7. Komponen Sistem Informasi Menurut Jogiayanto H.M,Dr MBA Ph.D dalam bukunya, Analisa dan disain Sitem Informasi, (Andi Yogyakarta 1999). Mengembangkan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), blok teknologi ( technolgi block), blok keluaran (output block), blok masukan

( input block), blok model(model block), blok basis data (database block), dan blok kendali (control block) . 1. Blok Masukan Yaitu data uang masuk kedalam sistem informasi. 2. Blok Model Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran Produk dari sistem informasi yabg berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 4. Blok teknologi Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Blok Basis Data Basis data merupakan bagian dari data yang saling berhungan satu dengan lainnya tersimpan di perangkat keras computer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.Data perlu disimpan didlam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjur, data didalam basis data perlu di organisasi sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunkan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS ( database management sistem).

6. Blok kendali Beberapa pengendalian perlu dirancanag dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun jika terlannjur terjadi kesalahan-keslahan dapat langsung cepat diatasi.

2.2.Peralatan Pendukung ( Tolls Sistem) Peralatan Pendukung atau media sistem ( tolls sistem ) merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan model logic dari sistem, dimana symbol-simbol atau lambang dan diagram yang menunjukkan secara tepat arti fisiknya. Model logic dapat digambarkan dengan menggunakan Diagram Alir Data ( DAD ) dan arus data. Sutabri didalam bukunya ( 2004:163) menjelaskan bahwa pendekatan analisis terstruktur diperkenlkan oleh DeMarco (1978) dan Gane Sarson (1978) melalui buku metologi struktur analisis dan desain sistem informasi. Mereka menyarankan untuk menggunakan data flow diagram (DFD) dalam menggambarkan atau membuat model sistem. Namanya, data Flow diagram, seakan-akan mencerminkan penekanan pada data, namun sebenarnya DFD lebih menekankan pada segi proses. Data Flow Diagram ( DFD ) suatu network yang menggambarkan suatu sistem komputerisasi atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. Adapun aturan main yang berlaku dalam penggunaan Data Flow Diagramadalah : 1. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity yang lain secara langsung.

2. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store dengan data store yang lainnya secara langsung. 3. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity secara langsung. 4. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar. Sutabri (2004:163) menyatakan bahwa symbol atau lambing yang digunakan dalam membuat data flow diagram ada empat (4) buah, yaitu sebagai berikut : Tabel II. 1 Simbol Diagram Alir Data External Entity Symbol ini digunakan untuk

menggambarkan asal atau tujuan data Proses Symbol ini digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data

Data Flow Symbol ini digunakan aliran data untuk yang

menggambarkan berjalan.

Data Store Symbol ini digunakan untuk

menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan.

Symbol-simbol atau lambing-lambang yang digunakan dalam membuat Diagram Alir Data yang lazim digunakan terdiri dari empat buah symbol, yaitu : 1. Kesatuan Luar (External Entity) Dilambangkan dengan symbol bujur sangkar dan digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data.Kesatuan luar merupakan lingkungan diluar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya. 2. Arus Data ( Data Flow ) Dilambangkan dengan symbol anak panah dan digunakan untuk

menggambarkan aliran data. Menunjukkan arus data yang mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar dapat berupa masukan sistem atau hasil dari proses suatu proses sistem. 3. Proses ( process) Dilambangkan dengan symbol lingkaran. Digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data. Proses merupakan kegiatan yang dilakukan orang, mesin atau computer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang keluar dari proses. 4. Simpanan Data (Data Store)

Dilambangkan dengan symbol empat persegi panjang terputus. Merupakan simpanan dari data yang berupa file,arsip, filing cabinet, teble atau agenda. Ada tiga tingkatan pada Diagram Arus Data (DAD)atau Data Flow Diagram (DDFD) yaitu : 1. Diagram konteks yaitu diagram yang menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau diagram yang menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada. 2. Diagram nol yaitu diagram yang menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam konteks yang penjabarannya secra lebih terperinci. 3. Diagram detail yaitu diagram yang menggambarkan arus datanya secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada dalam diagram nol. Kesalahan umum yang sering terjadi pada proses DAD adalah : 1. Lubang Hitam (Black Hole) Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. 2. Ajaib (Miracle) Proses mengahsilkan output tetapi tidak pernah menerima input.

2.2.1. Kamus Data (Data Dictionary) Seperti halnya dengan kamus bahasa yang berfungsi menjelaskan lebih rinci suatu kata atau kalimat, kamus data yang digunakan dalam analisis struktur dan desain sistem informasi juga merupakan suatu katalog yang menjelaskan lebih rinci tentang diagram alir data mencakup proses, data flow, dan data store.

apabila didefinisikan, kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhankebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Menurut sutabri (2004:170). Kamus data dibuat dan digunakan baik pada tahap analisi maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis kamus data digunakan sebagai alat komunikasi antara sistem analis dengan user tentang data yang mengalir pada sistem tersebut serta informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem ( user ). Sedangkan pada tahap perancangan sistem kamus dfata digunakan untuk merancang masukan, keluaran/laporan dan database. Selain dapat digunakan untuk menjelaskan suatu model sistem, kamus data juga digunakan untuk menghindari penggunaan kata-kata yang sama, karena kamus data disusun menurut abjad. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada diagram Alir Data dan sifatnya adalah global dan hanya menunjukkan nama arus datanya saja. Untuk keperluan ini, maka kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut : 1. Arus Data Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data untuk memudahkan mencari arus data didalam data flow diagram (DFD). 2. Nama Arus Data Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow diagram, maka nama dari arus data juga harus dicatat dikamus data, sehingga mereka yang membaca DFD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.

3. Tipe Data Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk lapran serta dokumen hasil cetakan computer.Dengan demikan bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil

cetakan komputeer, laporan tercetak, tampilan layar di monitor, variable, parameter, field-field. 4. Struktur Data Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data. 5. Alias Alias atau nama lain dari data juga harus dituliskan. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen lainnya. 6. Volume Volume yang perlu dicatat di dalam kamsu data adalah volume rata-rata dan volume puncak dari arus data.Volume rata-rata menunjukkan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu sementara volume puncak menunjukkan volume terbanyak. 7. Periode periodeini menunjukkan kapan terjadinya arus data. Periode perlu dicatat karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus di

masukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan. 8. Penjelasan Untuk lebih memperjelas makna dari arus data yang dicatat di kamus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut . Menurut Sutabri (2004:172) selain hal-hal tersebut di atas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti/makna dari symbol yang dijelaskan yang disebut NOTASI. Notasi atau symbol yang digunakan dibagi menjadi dua macam, yaitu sebagai berikut: 1. Notasi Tipe Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain adalah: Table II.2 Notasi Tipe Data Notasi X 9 A Z . , Keterangan Setiap karekter Angka Numerik Karakter alphabet Angka nol ditampilakan sebagai spasi kosong Titk, sebagi pemisah pecahan Hypen, sebagai tanda penghubung

Slash, sebagai tanda pembagi

2. Notasi Struktur Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data dimana notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut : Notasi = + () {} * @ I Keterangan Terdiri dari And (dan) Pilihan ( ya atau tidak ) Pilih salah satu pilihan Keterangan atau catatan Petunjuk ( key field) Pemisahan pilihan di dalam tanda [ ]

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

Sekolah merupakan lembaga formal untuk mendidik dan mengajar yang melibatkan berbagai pihak, yang satu sama lainnya saling berkaitan seperti siswa, guru, pegawai tata usaha, peralatan, dan perlengkapan lainya. Yang diharapkan dapat meningkatkan sumberdaya manusia yang dapat berguna bagi orang tua, bangsa, Negara dan agama. SMK Nurul Iman Jakarta merupakan lembaga pendidikan yang bersifat formal, yang melakukan kegiatan pengolahan data-datanya masih menggunakan manual. Contoh dalam penerimaan siswa baru yang dilakukan secara manual sehingga sering terjadi penumpukan data siswa baru pada setiap ajaran baru. Hal ini perlu menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam pengolahan data, sehingga data yang dihasilkan lebih cepat, tepat, akurat dan jelas.

3.2.

Tinjauan Sekolah Sekolah SMK NURUL IMAN JAKARTA adalah Suatu lembaga

pendidikan yang menjalankan bidang usahanya dan memiliki motto yang selalu diterapkanya, . Motto tersebut adalah Ketekunan adalah milik orang sukses . Maksudnya, untuk keberhasilan bisnis semua unit memiliki peran yang sama. Visi Sekolah adalah membina dan menghasilkan Sumber Daya Manusia yang memiliki keunggulan dan kemampuan yang sesuai dengan kebutuhan dunia kerja yang dilandasi iman dan taqwa.

Misi Sekolah adalah Suatu kebijakan yang dijabarkan dalam strategi, program sekolah dan prosedur sekolah agar impian atau visi dapat tereralisir dengan baik. Misi SMK NURUL IMAN adalah sebagai berikut : 1. Mengembangakan dan melaksanakan proses pendidikan dan pelatihan melalui pembelajaran yang berkualitas yang dilandasi oleh iman dan taqwa. 2. Menumbuhkan wawasan dalam pengetahuan dan teknologi. 3. Memberi pelayanan proses belajar mengajar serta bimbingan efektif. 4. Menumbuhkan dan menanamkan sikap teladan dan amal sholeh yang dilandasi oleh pengalaman iman dan taqwa.

3.2.1.

Sejarah Sekolah Perguruan Nurul Iman terletak di Jl.Pisangan Baru Timur No.4A.

Adapun keadaan lokasi lingkunganya adalah sebagai berikut, disebelah barat perguruan ini terdapat perumahan pegawai negeri yang dibangun pada masa pemerintah Ir.Soekarno, disebelah utara terdapat masjid At-taqwa dan

disebelah selatan terdapat kantor BP7 Jakarta timur, tadinya kantor camat Matraman dan sekarang menjadi kantor GKBI. Oleh karena itu tidak salah kalau dikatakan bahwa, Perguruan Nurul Iman ini terletak pada lokasi yang strategis sekali. Kalau kita lihat jauh kebelakang, ke masa sebelum tahun 1970, daerah ini oleh masyarakat jakarta cukup dikenal sebagai daerah hitam atau

tempat pelacuran. Demikian buruknya kesan masyarakat terhadap citra daerah ini, sehingga warga banyak yang malu menyebutkan alamat

rumahnya bila ada orang yang menanyakan. Daerah hitam tersebut pernah terbakar pada tahun 1962,

selanjutnya masyarakat sekitarnya keberatan kalau komplek maksiat itu dibangun kembali. Maka tokoh-tokoh masyarakat H.Ismail Hasan, SH,

Mastorahajo, H. Syaban,

M.Arief lubis, Amrani MZ, segera mangambil

langkah-langkah yang dianggap perlu untuk mewujudkan harapan masyarakat tersebut. Keinginan masyarakat ini ternyata mendapat sambutan positif dari Pemerintah DKI Jakarta ketika itu dan segera membersihkan daerah ini dari kegiatan pelacur. Setelah Pemerintah DKI Jakarta menyetujui permohonan

masyarakat pisangan untuk menggunakan

lokasi tersebut untuk tempat

ibadah dan sara pendidikan, maka dibangunlah masjid At-taqwa dan madrasah Nurul Iman. Pada tahap permulaan baru dapat dibangun dua lokal dengan ukuran 5 x 6 meter.

Sedangkan untuk pengelolahan madrasah ini di tunjuk beberapa orang pengurus diantaranya, Mukmin Hasan dan muhajir. Adapunn tenaga pengajar antara lain Mohammad Mahzum Toha dan H. Syaban. Untuk menampung muridmurid yang telah menamatkan pelajaran di SMP Nurul Iman, maka pengurus memutuskan untuk mendirikan SLTA. Setelah

melalui beberapa pertimbangan, akhirnya ditetapkan untuk membuka Sekolah Menengah Ekonomi Atas (SMEA). Pada tanggal 1 Juli 1989 diadakan penerimaan murid baru SMEA Islam Nurul Iman. Pada pendaftaran murid baru ini ada 140 calon murid, yang diterima adalah sebanyak 120 murid. Tenaga pengajarnya sebagian diambil dari guruguru SMP Nurul Iman dan dari sekolah lain yang dianggap memenuhi syarat. Dan untuk memimpin sekolah ini ditunjuk Drs. Sul Chusosi. 3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsinya Struktur organisasi ( disain organisasi) dapat didefenisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan dimana organisasi dikelolah. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap

hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yangg menujukan kedudukan, tugas dan wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Tujuan organisasi adalah untuk mencapai tujuan dimana individuindividu tidak dapat mencapainya sendiri. Satu atau dua orang bahkan lebih yang menbentuk suatu kelompok yang bekerja sama secara koorporatif dan dikoordinasi dapat mencapai hasill lebih daripada dilakukan perorangan. Konsep ini disebut Sinergi. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja (division of labour) yang memungkinkan sinergi terjadi. A. Struktur Organisasi

Kasie Dinas

Kepala Sekolah

Wakil Kepala Sekolah

Bendahara

Tata Usaha

Bidang kurikulum

Bidang Kesiswaan

Bidang Humas/PGS

Wali Kelas

Dewan Guru Siswa

Gambar : Struktur Organisasi SMK Nurul Iman

Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut

Didalam melakukan pekerjaanya masing-masing bagian yang berada pada struktur organisasi SMK Nurul Iman Jakarta menujukan sebuah fungsi atau tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1.Kasie Dinas Penunjang untuk mencapai maksud dan tujuan suatu organisasi yang telah dijelaskan dalam UUD No.28 Tahun 2004 disebutkan, bahwa kasie adalah badan hukum yang terdiri atas kekayaan yang dipisahkan dan diperuntukan untuk mencapai tujuan tertentu di bidang sosial, keagamaan, pendidikan dan kemanusiaan. 2.Kepala Sekolah Memegang peranan penting dalam perkembangan sekolah. 3.Wakil Kepala Sekolah Membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan Sekolah SMK Nurul Iman Jakarta. 4.Bendahara a. Menerima uang, membukukan uang masuk dan keluar. b. Membayar uang gaji guru dan pegawai. c. Membayar uang belanja sekolah. d. Menyetorkan uang ke bank. e. Mengeluarkan Sekolah. f. Menyimpan arsip keuangan sekolah. uang sesuai APBS atas persetujuan Kepala

g. Bertanggungjawab atas pemasukan dan pengeluaran sekolah. h. Membuat laporan keuangan kepada Kepala Sekolah ( bulanan, semesteran, dan tahunan ) 5. Tata Usaha a. Perencana administrasi program dan anggaran. b. Koordinasi administrasi ketatausahaan. c. Pengelolah administrasi program. d. Pembina staf. 6.Bidang Kesiswaan a. Menyusun program pembinaan kesiswaan b. Melaksanakan bimbingan, pengarahan dan pengendalian kegiatan siswa / OSIS dalam rangka menegakan disiplin dan tata tertib sekolah. c. Membina pengurus OSIS dalam organisasi. d. Menyusun program dan jadwal pembinaan secara berkala dan insidental. e. Membina keamanan, dan melaksanakan koordinasi dan pelaksanaan kerindangan,

kebersihan,

ketertiban,

keindahan,

kekeluargaan, dan ketaqwaan. f. Melaksanakan pemilihan calon siswa teladan dan calon siswa penerima bea siswa. g. Mengadakan pemilihan siswa untuk mewakili sekolah dalam kegiatan diluar sekolah.

h. Mengatur mutasi siswa. i. Menyusun program kegiatan ekstrakurikuler. j. Menyusun laporan pelaksanaa kesiswaan secara berkala. k. Bidang Kurikulum l. Menyusun program pengajaran. m. Menyusun dan menjabarkan kalender pendidikan. n. Menyusun pembagian tugas guru dan penjadwalan. o. Menyusun jadwal evaluasi belajar dan pelaksanaan ujian akhir. p. Menerapkan crieteria persyaratan kenaikan kelas dan tamatan. 7.Bidang Humas / PSG Mengatur dan menyelenggarakan hubungan sekolah dengan orang tua / wali murid. 8.Wali Kelas a. Mewakili orang tua dan kepala sekolah dalam lingkungan pendidikan. b. Meningkatkan ketaqwaan terhadap Tuhan yang Maha Esa. c. Membantu Pengembangan Kecerdasan anak didik. d. Mempertinggi budi pekerti dan kepribadian anak didik. 9.Dewan Guru Memiliki tugas mendidik dan berfungsi sebagai pengajar. 10.Siswa a. Mengikuti pelajaran yang ada di sekolah. b. Menaati peraturan yang sekolah tetapkan.

3.3. Prosedur Sistem Berjalan Prosedur sistem berjalan penerimaan siswa baru di SD Negeri Cipinang Besar Selatan 03 Pagi Jakarta adalah sebagai berikut : a. Prosedur Pendaftaran Bagi calon siswa diwajibkan untuk mengambil formulir terlebih dahulu, dan mempersiapkan syarat-syarat seperti melampirkan akte kelahiran, kartu keluarga. Maka pihak sekolah akan mencatat dalam Arsip Sementara dicatatnya calon siswa baru yang mengambil formulir, dalam Arsip Sementara karena setiap calon siswa yang mengambil folmulir belum tentu mengembalikan folmulir ke sekolah , sehingga hanya untuk menghitung banyaknya calon siswa baru yang ingin mendaftar. b. Prosedur Keuangan Setelah calon siswa mengembalikan formulir maka calon siswa wajib mengadakan registrasi ke bagian administrasi untuk melunasi biaya-biaya seperti biaya baju seragam sekolah, atribut dan lain sebagainya. c. Pembagian Kelas Setelah calon siswa melakukan registrasi maka siswa sudah terhitung jadi siswa kelas 1 setelah itu nama-nama siswa dimasukan ke arsip kelas yang dibuat berdasarkan abjad. Adapun keterangan-keterangan tentang arsip kelas adalah sebagai berikut :

Nomor induk, merupakan nomor yang diberikan sekolah kepada siswa yang telah mengembalikan folmulir.

Nama murid, menjelaskan nama siswa yang bersangkutan. Hari, menjelaskan bahwa pada hari tersebut siswa mengikuti proses belajar mengajar.

d.

Jenis Kelamin, menjelaskan murid tersebut laki-laki atau perempuan. Prosedur Laporan Setelah semua proses dilakukan maka kepala sekolah akan menerima laporan-

laporan yaitu arsip sementara, arsip siswa baru, arsip kelas. Dengan tujuan agar kepala sekolah dapat mengetahui jumlah murid baru untuk dilaporkan ke Kasie Dinas.

3.2.

Data Flow Diagram (DFD) Sistem Berjalan Diagram alir data merupakan rangkaian simbol-simbol yang menyusun suatu

prosedur dan menunjukan arus data atau dokumen pada suatu sistem.

Calon Siswa

FPI, AK, KK

Tata Usaha

FPK FPI, UG, SPP, AK, KK Sistem Pendaftaran Siswa Baru SMK Nurul Imam

Kwitansi Data kelas


Siswa Baru

Kwitansi

Laporan

Kepala Sekolah

Keterangan Laporan: -Laporan Keuangan -Laporan Siswa Tetap -Laporan Siswa Sementara

-Laporan Siswa Sementara

1.0 FPI,KK, AK FPK Calon Siswa FPK Arsip Siswa Sementara

Pendaftaran

FPK 2.0 UG, SPP Registrasi UG SPP Kwitansi Tata Usaha

Data Bayar

Arsip Siswa Baru Data Siswa Baru 3.0 Pembagian Kelas

Kwitansi Kwitansi Arsip Keuangan

Data Kelas

Arsip Kelas Data Kelas Data Kelas Data Siswa Baru Laporan 4.0

Siswa Baru

Data Keuangan Data Siswa sementara

Laporan Penerimaan Siswa

Kepala Sekolah

Keterangan :

-FPK : Formulir Pendaftaran Kosong -FPI : Formulir Pendaftaran Isi -UG : Uang Gedung

-AK : Akte Kelahiran -KK : Kartu Keluarga -SPP : Sumbangan Pengembangan Pendidikan

2.1 Calon Siswa UG SPP Penerimaan Pembayaran

UG, SPP Tata Usaha

Arsip Siswa Baru

Keterangan :

Data Siswa Baru

Siswa Baru 2.2

Data Keuangan

Arsip Keuangan

Kwitansi

Pembuatan Kwitansi

3.3.

Kamus Data

3.5.1. Kamus data masukan diuraikan sebagai berikut : a. Nama Arus Data Alias : Formulir Pendaftaran : FP

Bentuk Data Arus Data Penjelasan Periode Volume Struktur Data Header = JUDUL Ket Isi : JUDUL

: Cetak manual : Calon siswa proses 1.0 : Sebagai bukti calon siswa baru : Setiap tahun ajaran baru : Setiap 1 tahun : Header + Isi

= Lembaran Folmulir Pendaftaran

= A. KETERANGAN TENTANG DIRI SISWA

(Nm_lengkap+Jen_kel+Tmp_tgl_lhr+Agama+Kwrgaan+Anak_ke+Jum_saud _kand+Jum_sau_tiri+Jum_saud_angkat+Ank_yatim/piatu/yatim_piatu+Bhs_s ehari-hari)

B.KETERANGAN TEMPAT TINGGAL (Alamat+No_telp+Tinggal_dgn_siapa+Jarak_tempat_tinggal) C.KETERANGAN KESEHATAN (Gol_darah+Penyakit_yang_pernah_diderita+Kelainan_Jasmani+Tinggi_brt_badan)

D.KETERANGAN PENDIDIKAN (Pnddikan_seblumnya+Pindahan+Ditrima_disekolah_ini) E.KETERANGAN TENTANG AYAH KANDUNG (Nm+Tmpt_tnggl_lhr+Agama+kewrganan+Pend+Pekerjaan+pe)

Ket

: I. IDENTITAS SISWA Nm_lengkap Jen_kel Tmp_Lhr Tgl_Lhr Bhs_sehari-hari Agama Alamat_siswa = *terdiri dari 24 digit* = *terdiri dari 24 digit* = *terdiri dari 24 digit* =*tgl+bulan+tahun* =*terdiri dari 20 digit* =[islam | protestan | katolik | hindu | budha ] =*terdiri dari 50 digit*

II. IDENTITAS ORANG TUA Nm_Ayah Nm_Ibu Pekerjaan_OR =*terdiri dari 30 digit* =*terdiri dari 30 digit* =*terdiri dari 30 digit*

Alamat_OR Nm_Wali_Murid Pekerjaan_WM Alamat_WM

=*terdiri dari 50 digit* =*terdiri dari 30 digit* =*terdiri dari 30 digit* =*terdiri dari 50 digit*

b.

Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan

: KK : Kartu Keluarga : Cetak Manual : Calon Siswa Proses 2.0 : Untuk mengetahui kepala keluarga dan anggota keluarga

Periode Volume Struktur Data Header =

: Setiap pengembalian folmulir pendaftaran : Setiap tahun ajaran baru : Header + Isi + Footer

Judul+Kotamadya+Kecamatan+Kelurahan+No+Kep_Kel+Alamat+Model Ket : Alamat = Jalan+Rt+Rw+No.Rumah

Isi

1{Nm_lengkap+NIK+Jen_Kel+Kwrgn+Tmp_lhr+tgl+lhr+Gol_darah+Agama +Sta_perk+Pendidikan+Hub_kel+Nm_bpk/ibu}10 Ket : Nm_ Lengkap Jen_Kel Sta_Perk Pendidikan Hub_Kel = (Nama depan+Nama belakang) = [L | P] = [Belum Kawin | Kawin | Duda | Janda] = [ SD | SMP | SMA | D.III | S.I ] *Hubungan Nama Lengkap dengan nama Kepala Keluarga * Nm_bpk/ibu Footer Ket = : Lurah Nip Tmp_Tgl *Nama Orang tua*

Lurah +NIP+Tmp_tgl *Terdiri dari 7 digit* *Terdiri dari 15 digit * =Tmp+Tgl+Bulan+Tahunan

3.5.2. Kamus data keluaran dapat diuraikan sebagai berikut : a. Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan Periode Volume Stuktur Data Header = JUDUL Ket : JUDUL Isi = = Buku Pendaftaran Murid Baru Sementara : Arsip Siswa Sementara : ASS : Cetak manual : Calon Siswa Proses 1.0 : Sebagai data calon siswa baru sementara : Setiap tahun ajaran baru : Setiap 1 tahun : Header + Isi

(No+Tgl+Nm+Alamat+Nm_OrTu) Ket : No Tanggal Nama Alamat = Terdiri dari 3 digit = Tanggal+Bulan+Tahun = Nama murid 30 digit = Jalan+Nomor+Kota+Kode_pos

Nm_OrTu

= Nama OrTu 20 digit

b.

Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan Periode Volume Stuktur Data Header = JUDUL Ket : JUDUL Isi =

: Arsip Siswa Baru : ASB : Cetak manual : Calon Siswa Proses 2.0 : Sebagai data calon siswa baru tetap : Setiap tahun ajaran baru : Setiap 1 tahun : Header + Isi

= Buku Pendaftaran Murid Baru Tetap

(No_Urut+No_Induk+Tgl+Nm_Murid+Jen_kel+Tmp_lhr+Tgl_lhr +Nm_OrTu+Alamat) Ket : No_Urut No_Induk = No urut 2 digit = No induk 4 digit

Tanggal Nm_Murid Jen_kel

= Tanggal+Bulan+Tahun = Nama murid 20 digit =[L|P]

Tmp_Tgl_Lhr = Tmp+Tgl+Bln+Thn Nm_OrTu Alamat = Nama OrTu 20 digit = Jalan+Nomor+Kota+Kode_pos

c.

Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan Periode Volume Stuktur Data Header = JUDUL Ket

: Buku Kelas : BK : Cetak manual : Siswa Proses 3.0 : Sebagai data calon siswa baru tetap : Setiap tahun ajaran baru : Setiap 1 tahun : Header + Isi

= Nama_sekolah+Alamat

+Nama_Guru_kelas+Tahun_pelajaran+Tgl Isi Ket No Nama_siswa No_Induk Absensi Footer : No+Nama_siswa+No_Induk +Absensi : = *terdiri dari 2 digit* = *terdiri dari 25 digit* =*terdiri dari 4 digit* = [S | I | A] : paraf guru

3.6.

Spesifikasi Sistem Berjalan

Dalam spesifikasi sistem berjalan terdapat dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses pencatatan. Dokumen-dokumen tersebut adalah dokumen input (masukan) dan dokumen output (keluaran). 3.6.1. Bentuk Dokumen Masukan a. Nama Dokumen Fungsi Sumber Media Tujuan Jumlah Frekuensi Bentuk b. Nama Dokumen Fungsi Sumber Media Tujuan : Folmulir Pendaftaran : Untuk mengetahui biodata siswa : Calon siswa : Cetak Kertas : Sekolah : Satu Lembar : Setiap tahun ajaran baru : Lampiran A.1 : Kartu Keluarga : Untuk mengetahui data dari tiap-tiap kepala keluarga : Calon Siswa : Cetakan Komputer : Sekolah

Jumlah Frekuensi Bentuk c. Nama Dokumen Fungsi Sumber Media Tujuan Jumlah Frekuensi Bentuk

Satu lembar

: Setiap pengembalian folmulir pendaftaran : Lihat lampiran A.2 : Akta Lahir : Untuk mengetahui data anak : Calon Siswa : Cetakan Komputer : Sekolah : Satu lembar : Setiap pengembalian folmulir pendaftaran : Lihat lampiran A.3

3.6.2. Bentuk Dokumen Keluaran a. Nama Dokumen Fungsi Sumber Media Tujuan : Kwitansi Pembayaran : Sebagai tanda bukti pembayaran : Sekolah : Cetak Kertas : Calon siswa

Jumlah Frekuensi Bentuk b. Nama Dokumen Fungsi Sumber Media Tujuan Jumlah Frekuensi Bentuk c. Nama Dokumen Fungsi Sumber Media Tujuan Jumlah

: Satu Lembar : Setiap tahun ajaran baru : Lampiran B1 : Arsip Siswa Sementara : Untuk memasukkan data siswa sementara : Sekolah : Cetak Kertas : Kepala Sekolah : Satu Lembar : Setiap tahun ajaran baru : Lampiran B2 : Arsip Siswa Baru : Untuk memasukkan data siswa baru : Sekolah : Cetak Kertas : Kepala Sekolah : Satu Lembar

Frekuensi Bentuk d. Nama Dokumen Fungsi Sumber Media Tujuan Jumlah Frekuensi Bentuk 3.7.

: Setiap tahun ajaran baru : Lampiran B3 : Buku Kelas : Untuk membagi kelas siswa : Sekolah : Cetak Kertas : Guru : Satu Lembar : Setiap tahun ajaran baru : Lampiran B4

Permasalahan Dengan selesainya pembahasan dalam penulisan KKP ini, penulis melihat dan

mempelajari sistem yang telah berjalan, penulis mencoba untuk memberikan suatu analisis tentang sistem tersebut. Penulis menemukan beberapa permasalahan yang timbul, dimana permasalahan-permasalahan tersebut harus segera diadakan pemecahannya agar tidak menghambat kegiatan-kegiatan dalam pengelolahan data siswa yang lebih akurat, khususnya dalam penerimaan siswa baru, permasalahan tersebut diantaranya :

a. Dalam pembuatan laporan sering mengalami kesulitan terutama pada kegiatan pengumpulan data siswa, arsip yang berfungsi sebagi penyimpanan data siswa yang sering kali harus diganti sehingga hal ini berpengaruh pada keberadaan data dalam arsip itu sendiri, arsip itu tersebut tidak selalu perada pada tempatnya. b. Sebagai media penyimpanan yang manual, arsip banyak memiliki kekurangan terutama pada segi keamanan yang kurang. Media kertas digunakan pada arsip yang menyebabkan arsip tidak tahan lama, mudah rusak, atau hilang.

3.8.

Alternatif Pemecahan Masalah Dari permasalahan-permasalahan yang timbul maka hal tersebut perlu

mendapat pemecahan-pemecahan agar proses penerimaan siswa dapat berjalan efisien dan efektif. Pemecahan-pemecahan tersebut diantaranya : a. Ketelitian terhadap hasil output sangat diutamakan, dalam hal ini user sebagai pemakai sekaligus penilai hasil output haruslah lebih teliti b. Penyimpanan arsip yang tersusun rapi dan terorganisir berdasarkan urutan, kegiatan dan kepentingan dalam satu hard disk yang dapat memudahkan pemakai dalam mengelolah data.

Dengan pemecahan permasalahan yang penulis usulkan, penulis berharap agar pemecahan-pemecahan tersebut dapat mengatasi permasalahan yang timbul pada SMK Nurul Iman Jakarta, terutama pada penerimaan siswa baru. Keuntungan yang dapat diperoleh dengan adanya komputer adalah dalam penyusunan laporan penerimaan sisswa baru akan lebih tepat dan akurat, sehingga dalam proses perhitungan dan penulisan laporan tidak mengalami kesulitan. Oleh karena itu penulis berusaha memberikan alternatif pemecahan masalah dari berbagai permasalahan yang ada, dengan mengembangkan sistem komputerisasi yang belum ada pada sistem penerimaan siswa baru, sehingga dapat memudahkan penggunaan komputer dalam menjalankan pekerjaan lebih efisien dan efektif.

BAB IV PENUTUP

4.1.

Kesimpulan Dengan ini selesainya penulisan Kuliah Kerja Praktek yang mengangkat

permasalahan Pendaftaran Siswa Baru pada Sekolah SMK NURUL IMAN JAKARTA dan dengan alternatif pemecahanya yaitu dengan membangun sistem komputerisasi. Pada bab ini penulis hanya menyimpulkan apa yang telah dijelaskan dari bab-bab terdahulu. Namun demikian pada akhir penulisan ini akan diuraikan secara garis-garis besarnya dari apa yang telah dibahas mulai dari sistem berjalan sampai dengan sistem usulan, secara umum dapat disimpilkan sebagai berikut : 1. Komputerisasi sebagai alternatif pemecahan suatu masalah yang dihadapi sistem berjalan, dengan adanya komputerisasi sistem ini diharapkan dapat membantu dan merupakan salah satu alternatif pemecahan masalah. Serta dengan komputerisasi sistem ini diharapkan pula dapat melakukan

penyimpanan data secara tertib, aman dan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan, selain itu dengan adanya sistem komputerisasi dapat

memberikan informasi yang cepat serta dapat melakukan perbaikan atau pengeditan apabila dianggap hal tersebut perlu dilakukan. 2. Komputerisasi ini merupakan sebagian kecil dari teknologi yang dapat membantu cara dalam meningkatkan produktivitas kerja. Dan komputerisasi dapat menyajikan data siswa, khususnya dalam hal pendaftaran siswa baru.

3. Proses seleksi Siswa Baru yang ada lebih terkontrol dengan sistem komputerisasi ini serta memudahkan saat pembuatan laporan.

4.2.

Saran Setelah selesainya penulisan ini mulai dari tahap-tahap hingga akhir,

maka

penulis

ingin

mengungkapkan

dan

memberikan

saran-saran

untuk

menunjang kamajuan perusahaan sesuai dengan kemampuan penulis dari apa yang telah dialami selama penyelsesain Kuliah Kerja Praktek ini. Saran-saran tersebut adalah : 1. Dalam era globalisasi jalanya ini media komputer itu sangat dibutuhkan dalam untuk

menunjang

perusahaan,

untuk

diharpakan

penyajian

informasi dan penyimpanan data digunakan sistem komputerisasi agar dapat menyajikan informasi yang cepat dan akurat. 2. Dalam penyimpulan data dibutuhkan ketelitian agar tidak terjadi kesalahan karena ini sangat fatal akibatnya. Untuk itu sosialisasi sistem komputerisasi kepada user harus maksimal. 3. Back Up data harus dilakukan dalam penggunaan komputer karena jika terjadi kerusakan pada komputer data-data yang akan tetap aman.

DAFTAR PUSTAKA
Akhadiyah, Sabarti dkk. 1996. Materi Pokok Menulis II. Jakarta: Karunia,Universitas Terbuka.

Asul, Wiyanto. 2004. Terampil Menulis Paragraf. Jakarta: PT. Gamedia Widiasarana Indonesia Badudu, J.S. 1987. Inilah Bahasa Indonesia Yang Benar II. Jakarta: PT Gramedia. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1996Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka. Depdiknas. 2006. Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan. Jakarta. Kusmiatun, Ari. 2005. Harmoni Kecerdasan Intelektual, Emosional, dan Spiritual dalam Pembelajaran Menulis. Bandung: Tiara wacana.

Albahra.2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta:Grah Ilmu. Davis,Gordon B. 1992. Sistem Informasi Manajemen.. Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo. HM, Jogiyanto.1995. Analisa dan Desain Sistem Informasi. Yogyakrta: PT. Andi Offset. Marinda, Linda.1998.Sistem Basis Data.Yogyakarta: PT. Andi Offset. Sutabri, Tata.2004.Analisa Sistem Informasi. AMIK Bina Sarana Informatika, Jakarta.