Anda di halaman 1dari 19

PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS)

TIM PENGEMBANG JURNAL


Oleh: Widiyanto, S.Pd.

PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS)

UNNES

A. PROSEDUR PENGELOLAAN JURNAL PRODI Dengan adanya edaran Ditjen Dikti nomor 152/E/T bulan Januari 2012 tentang kewajiban publikasi artikel ilmiah, maka mahasiswa S1 diwajibkan untuk membuat artikel dan menerbitkannya di jurnal ilmiah. Untuk mahasiswa S2 diwajibkan menerbitkan artikel ilmiah diharapkan ke jurnal nasional yang terakreditasi. Sedangkan untuk mahasiswa S3 diwajibkan untuk memasukan artikelnya yang diterima untuk diterbitkan ke jurnal internasional. Unnes telah menyiapkan jurnal-jurnal program studi sebagai wadah untuk menerbitkan hasil penelitian mahasiswa. Selain itu juga telah disiapkan pedoman pengelolaan jurnal online, pedoman implementasi publikasi ilmiah, serta sandar layout untuk jurnal baru prodi. Jurnal ilmiah tidak harus dicetak, tetapi dapat dionlinekan. Dengan adanya jurnal online maka akan mengurangi biaya cetak yang cukup besar dan kemudahan akses bagi pengguna.

B. PENGELOLAAN E-JOURNAL PRODI Dalam e-journal yang menggunakan OJS (Open Journal System) proses pengumpulan manuskrip, editing, review, dan publikasi dilakukan secara online. E-journal digunakan untuk menerbitkan masukrip yang sudah di review dan di-layout sehingga layak terbit dalam jurnal. Cukup dua jenis user saja yang melakukan pengelolaan, yaitu journal manager dan editor. Journal manager melakukan quick submit yang bertujuan untuk mengunggah artikel secara instant. Sebelum mengunggah manuskrip, editor menyiapkan issue atau nomor terbitan jurnal. Editor dapat melakukan manajemen issue pada jurnal masing-masing. Dalam manajemen issue, editor dapat membuat (create), edit data, menerbitkan (publish) , unpublish, dan menghapus (delete) issue. Untuk melakukan segala aktifitas di e-journal, pengelola harus login terlebih dahulu baik sebagai editor atau journal manager. Menu Login berada pada sidebar kanan atau pada menu utama.

WIDIYANTO | TIM PENGEMBANG JURNAL

PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS)

UNNES

Menu Login

Gambar 1. Login User 1. Membuat Nomor Terbitan (Create Issue) Membuat nomor terbitan (issue) merupakan tugas dari editor. Pastikan terlebih dahulu user yang digunakan login ke e-journal adalah editor. Pada user editor terdapat menu editor pada halaman User Home.

Menu editor

Gambar 2. Halaman User Home

WIDIYANTO | TIM PENGEMBANG JURNAL

PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS)

UNNES

Pada halaman User Home terdapat menu [Create Issue] yang digunakan untuk membuat nomor terbitan (issue). Setelah kita klik menu tersebut maka akan menuju pada halaman Create Issue seperti pada Gambar 3.

Gambar 3. Halaman Create Issue Pada halaman ini terdapat dua bagian, Identification dan Cover. Pada bagian Identification berisi data nomor terbitan seperti Volume, Number, Year, Issue Identification, Title dan Description. Volume disini merupakan volume terbitan yang urut setiap tahunnya, number merupakan nomor terbitan dengan jumlah yang disesuaikan dengan lulusan masing-masing program studi sedangkan Year adalah tahun terbit. Issue Identification bertujuan untuk identifikasi atau penamaan issue. Jika dilipih semua (Volume, Number, Year dan Title) maka semua data tersebut akan muncul pada daftar issue, misalkan Volume 1, Number 1, 2012, Nama Jurnal. Jika salah satu di dihilangkan maka tidak akan muncul pada daftar Issue, misalkan hanya dimunculkan volume dan nomornya saja.

WIDIYANTO | TIM PENGEMBANG JURNAL

PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS)

UNNES

Title merupakan nama jurnal, jika issue tersebut merupakan edisi khusus dapat dituliskan pada title tersebut. Sedangkan description dapat diisi mengenai informasi tentang jurnal. Bagian Cover digunakan untuk pengaturan sampul yang dapat dimunculkan pada daftar issue sehingga tampil lebih menarik. Agar issue mempunyai sampul maka pada tahap pertama klik check box sehinga muncul tanda check .

Kemudian klik Browse pada Cover Image untuk memilih sampul yang dikehendaki. Setelah dipilih gambarnya klik Open untuk memilinya. Setelah semua pengaturan diisi, maka klik tombol save untuk menyimpan issue yang telah dibuat. Issue yang telah dibuat akan masuk ke Future Issue. Future Issue merupakan issu yang telah dibuat tetapi belum diterbitkan.

2. Menerbitkan Nomor Terbitan (Publish) Penerbitan issue ini dilakukan setelah artikel telah mencapai minimal 20. Jumlah minimal tersebut berlaku tentunya jika pada setiap issue mempunyai artikel lebih dari jumlah tersebut. Untuk menerbitkan issu maka terlebih dahulu masuk pada halaman Editor Home. Halaman Editor Home dapat diakses melalui halaman User Home dengan mengklik menu Editor.

WIDIYANTO | TIM PENGEMBANG JURNAL

PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS)

UNNES

Gambar 4. Halaman Editor Home

Halaman Editor Home terdapat dua bagian, yaitu bagian Submissions dan Issues. Bagian Submissions digunakan untuk memantau artikel yang belum disetuji, dalam tahap review, editing atau yang sudah terbit. Sedangkan bagian Issues digunakan untuk manajemen issues. Create Issue digunakan untuk membuat issue baru. Notify Users digunakan untuk

memberitahukan pengguna, misalkan tentang adanya issue baru beserta daftar isinya yang dapat dikirim dan diterima melalui email. Untuk menerbitkan issue yang belum terbit, terlebih menuju ke halaman Future Issue dengan terlebih dahulu mengklik menu Future Issue pada halaman Editor Home. Pada halaman Future Issue kita dapat melihat issue yang telah dibuat tetapi belum diterbitkan. Pada halaman ini kita juga dapat mengetahui banyaknya artikel di setiap issue pada kolom Item. Sedangkan pada kolom Action terdapat menu Delete untuk menghapus issue.

WIDIYANTO | TIM PENGEMBANG JURNAL

PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS)

UNNES

Gambar 5. Halaman Future Issue

Setalah masuk ke Future Issue, kemudian pilih issue yang akan diterbitkan sehingga masuk ke dalam halaman issue yang dipilih seperti pada gambar 6. Untuk menerbitkan issue tersebut klik tombol Publish Issue . Jika

sudah sudah diterbitkan, maka issue tersebut akan pindah ke dalam BACK ISSUE.

Gambar 6. Halaman Issue Issue yang telah terbit dapat dilihat pada halaman Archive. Untuk menuju kehalaman tersebut klik ARCHIVER pada menu bar dibagian atas seperti yang terlihat pada gambar 7.

Menu Bar

Gambar 7. Menu Bar

WIDIYANTO | TIM PENGEMBANG JURNAL

PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS)

UNNES

3. Unpublish Issue Untuk melakukan unpublish issue, maka kita menuju ke halaman issue yang telah terbit, yaitu back issue. Pilih issue sehingga muncul ke halaman issue, dan kemudian klik Unpublish Issue.

Gambar 8. Halaman Back Issue

Gambar 9. Unpublish Issue

WIDIYANTO | TIM PENGEMBANG JURNAL

PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS)

UNNES

4. Merubah Data Nomor Terbitan (Edit Data) Merubah data issue dapat dilakukan terhadap issue yang telah dibuat baik issue yang telah terbit maupun yang belum terbit. Pilih salah satu issue sehingga muncul halaman issue tersebut, seperti pada gambar 8. Klik issue data sehingga muncul halaman seperti pada gambar 10. Pada halaman tersebut sama dengan halaman pada saat membuat issue, tetapi telah berisi data issue yang telah dibuat. Setelah data telah diubah, klik save untuk menyimpannya.

Gambar 10. Issue Data

5. Menghapus Nomor Terbitan (Delete) Menghapus issue juga dapat dilakukan terhadap issue yang belum terbit ataupun yang telah terbit. Masuk kehalaman future issue atau back issue

WIDIYANTO | TIM PENGEMBANG JURNAL

PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS)

UNNES

seperti pada Gambar 5 dan Gambar 8. Klik delete pada kolom action issue yang akan dihapus sehingga muncul dialog box seperti pada gambar 11. Klik Ok untuk menghapus issue tersebut. Issue yang telah dihapus tidak dapat dikembalikan lagi.

Gambar 11. Dialog Box Delete Issue

6. Mengunggah Manuskrip (Quick Submit) Unngah artikel dilakukan oleh dari journal manager. Pastikan sudah login menggunakan user sebagai journal manager atau jika satu user mempunyai dua peran (Editor dan Journal Manager), kita dapat kehalaman User Home, maka akan muncul menu sebagai Journal Manager dan Editor. Klik menu Journal Manager untuk menuju ke halaman Journal Management seperti yang ditunjukan pada gambar 12.

Menu Journal Manager

Gambar 12. Halaman User Home

Pada halaman journal management terdapat tiga bagian, yaitu management pages, user dan roles. Management pages berisi meliputi pengaturan-pengaturan dan fasilitas yang dapat dilakukan oleh journal

WIDIYANTO | TIM PENGEMBANG JURNAL

PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS)

UNNES

manager ada di e-journal. Pada halaman ini journal manager dapat melakukan pengaturan section, bahasa, halaman about, email, reading tools, tampilan, kebijakan-kebijakan di e-journal, aplikasi tambahan dan berbagai pengaturan yang lainnya. Pada bagian User digunakan untuk pengaturan pengguna. Journal Manager dapat membuat user, merubah data user, menggabungkan user, mengaktifkan dan menonaktifkan user, ataupun menghapus user. Bagian roles tidak jauh beda dengan bagian user. Pada bagian ini telah direkap user berdasarkan jenis usernya. Pada bagian ini, journal manager dapat melakukan management user, baik edit data, aktivasi, dan mengurangi peran user.

Gambar 13. Halaman Journal Management

Untuk mengunggah manuskrip, klik menu Import/Export Data

pada

bagian managament pages sehingga muncul halaman Import/Export Data seperti pada gambar 14.

WIDIYANTO | TIM PENGEMBANG JURNAL

10

PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS)

UNNES

Gambar 14. Halaman Import/Export Data Pada menu Import/Export Data, klik QuickSubmit Plugin sehingga menuju pada halaman QuickSubmit Plugin seperti pada gambar 15.

WIDIYANTO | TIM PENGEMBANG JURNAL

11

PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS)

UNNES

Gambar 15. Halaman QuickSubmit

WIDIYANTO | TIM PENGEMBANG JURNAL

12

PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS)

UNNES

Pilih Issue yang telah dibuat oleh editor sebelumnya. Untuk memilih issue terdapat pada menu Add to an existing issue pada bagian Submission Destination. Submission Data berisi tentang data artikel beserta penulisnya. Untuk mengunggah manuskrip yang telah dilayout, klik browse pada menu Upload submission file untuk memilih file yang akan diunggah. Jangan lupa untuk mengkilik Upload untuk mengunggah file tersebut. Selanjutkan mengisi data penulis First name, Middle name, Last name, Affiliation, Country, Email, URL, Competing interests CI Policy, Bio statement. Pada isian tersebut yang bertanda asterik (*) harus diisi. Jika nama penulis hanya satu kata, maka nama depan diisikan juga pada nama belakang. Affiliation dapat disikan kelembagaan penulis, mulai dari Prodi, Jurusan, Fakultas, Universitas, Kota, Provinsi, Negara dan Kode Pos. Email diisikan dengan email penulis tersebut. Untuk menambahkan penulis kedua atau ketiga, klik Add Author sehingga akan muncul form tambahan seperti pada pengisian penulis pertama. Pada bagian Title and Abstract diisikan data artikel yang diunggah. Judul dan abstak dapat di copy dan paste dari file yang diunggah, sehingga tidak perlu mengetiknya. Untuk mengindekan isikan keyword dengan katakunci yang dipisahkan dengan titik koma(;) pada setiap kata kunci. Ketikan id (Indonesia) pada language jika artikel menggunakan bahasai Indonesia dan isikan en (English) jika artikel menggunakan bahasa Inggris. Pada bagian Supporting Agencies kita dapat memasukan lembaga atau badan yang mensponsori penelitian yang menghasilkan manuskrip yang diunggah. Bagian References diisikan dengan daftar pustaka dari artikel yang diunggah. Pisahkan satu referensi dengan referensi yang lainnya dengan baris kosong seperti yang ditunjukan pada gambar 15. Jangan lupa untuk menyimpan dan melanjutkan dengan mengklik Save and Continue.

WIDIYANTO | TIM PENGEMBANG JURNAL

13

PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS)

UNNES

Gambar 16. References

Untuk memastikan artikel yang diunggah telah masuk ke issue, maka kita dapat mengakses halaman issue yang telah kita isi dengan manuskrip sebelumnya. Tentunya untuk mengakses halaman tersebut user yang digunakan adalah editor. Jika issue yang kita isi dengan manuskrip belum terbit, maka pilih future issue pada halaman Editor Home seperti gambar 4. Pada halaman future issue, pilih issue yang telah kita isi dengan manuskrip seperti pada gambar 5 dan gambar 8. Setelah dipilih issue maka akan muncul daftar isi artikel dari issue tersebut seperti pada gambar 17.

Gambar 17. Table of Content

WIDIYANTO | TIM PENGEMBANG JURNAL

14

PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS)

UNNES

Jika terdapat kesalahan data artikel, tentunya data yang diunggah tersebut masih dapat dirubah. Untuk merubahnya pilih salah satu judul artikel yang akan diedit sehingga muncul halaman Summary seperti pada gambar 18.

Gambar 18. Halaman Summary Manuskrip Klik Edit Metadata sehingga muncul halaman Edit Metadata seperti pada gambar 19. Setelah di edit, jangan lupa menyimpannya dengan mengklik tombol Save Metadata.

WIDIYANTO | TIM PENGEMBANG JURNAL

15

PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS)

UNNES

Gambar 19. Halaman Edit Metadata

Sedangkan untuk file PDF yang telah diupload, pilih menu Editing pada halaman Summary sehingga menuju pada halaman Editing seperti pada gambar 20. Pada halaman tersebut terdapat beberapa bagian, yaitu Submission, Copyediting, Scheduling, Layout, dan Proofreading. Lihat pada bagian Layout, maka akan muncul file PDF yang telah diunggah pada Galley Format. Data yang salah dapat di edit atau file PDF dalam Galley Format dapat di hapus. Untuk merubah data, klik edit sehingga muncul halaman Edit a Layout Galley seperti pada gambar 21. Pada halaman tersebut kita dapat mengganti file PDF yang telah diunggah dengan file PDF yang baru. Untuk mengunggah file PDF klik Browse, pilih file PDF dan

WIDIYANTO | TIM PENGEMBANG JURNAL

16

PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS)

UNNES

klik Open. Jangan lupa untuk menekan tombol Save untuk menyimpan perubahan.

Gambar 20. Halaman Editing

Gambar 21. Halaman Edit a Layout Galley

WIDIYANTO | TIM PENGEMBANG JURNAL

17

PANDUAN SINGKAT PENGELOLAAN E-JOURNAL (OJS)

UNNES

Jika file Galey lebih dari satu, maka kita dapat mengupload kembali file PDF pada bagian Layout. Klik radio box Galley sehingga bagian Upload File to berubah pada radio box Galley seperti pada gambar 22.

Gambar 22. Galley Pilih file PDF yang akan diupload dengan mengklik tombol Browse, pilih file, klik Open, dan jangan lupa klik Upload. Setelah berhasil di upload, galley format akan bertambah.

WIDIYANTO | TIM PENGEMBANG JURNAL

18