Anda di halaman 1dari 8

(Sumber : BMP Komunikasi Bisnis, Dr.

Yosal Iriantara)
Dalam perencanaan presentasi ini, hal-hal yang harus kita persiapkan adalah
sebagai berikut:
1. Pengembangan gagasan utama.
Langkah pertama adalah merumuskan gagasan utama. Gagasan utama ini
menghubungkan pokok bahasan dan tujuan dengan kerangka pengalaman
khalayak, seperti yang sering kita lihat dalam iklan-iklan yang menunjukkan
manfaat sebuah produk untuk konsumen, misalnya Danco menyehatkan
!nda. "ekarang cobalah merumuskan gagasan utama tersebut dalam sebuah
kalimat yang merangkumkan argumen untuk meyakinkan khalayak. !nda bisa
melihat contoh berikut ini :
Peningkatan permintaan pada kendaraan troda empat dengan cc kecil ang
lebi! !emat ba!an bakar akibat ter"adina peningkatan !arga BBM.
#. $embuat kerangka.
Dengan gagasan utama yang sudah dipersiapkan dengan baik, !nda bisa
mulai menyusun kerangka. "truktur kerangka ini hendaknya
memperhitungkan pokok bahasan, tujuan, khalayak, dan aktu tersedia untuk
presentasi. %ntuk contoh kerangka presentasi lihat di baah ini :

KOMPETITOR BARU MERAMAIKAN
BISNIS FAST-FOOD
Tujuan: Menadarkan para pemiliki usa!a #aralaba atas peningkatan
ancaman persaingan dari toko$toko s#alaan terkemuka.
I. Pembukaan: perebutan pangsa pasar di antara pemilik usa!a
#aralaba semakin sengit dengan masukna toko$toko s#alaan
terkemuka dalam bisnis ini.
II. %oko$toko s#alaan terkemuka semakin menun"ukkan ancamanna.
%oko$toko s#alaan terkemuka ta!un ini ber!asil memperole! &p.
'( milar dari pen"ualan makanan cepat$sa"i dan
tingkat pertumbu!an pen"ualanna mencapai )*+,ta!un.
Dua toko s#alaan kelas - ang mengembangkan bisnis makanan
cepat$sa"i ini adala! %S Dept. Store dan Saero! Dept. Store. %S
Dept. Store mengembangkanmakanan cepat$sa"i dari
milks!ake sampai !otdogs dan !amburger. Sedangkan Saero!
Dept. Store ber!asil melakukan eksperimen untuk
pengembangan restoran .ast$.ood ang self-ser&ice.
Sementara banak toko s#alaan lain ang kini sedang
meniapkan rencana membuka restoran .ast$.ood dan u"i$
coba untuk keperluan ini sedang berlangsung.
III. %oko$toko s#alaan terkemuka sedang membangun .ood$court dengan
menu ang menarik konsumen.
I/. %oko$toko s#alaan tersebut sangat dibantu ole! promosi periklanan.
/. Kesimpulan: 0mbisi toko$toko s#alaan terkemuka itu memaksa kita
untuk menamba! in1estasi agar bisnis #aralaba makanan cepat$sa"i
ini tetap dapat meng!asilkan uang.
Dalam membuat perencanaan presentasi ini, kita juga harus memasukkan
pertimbangan aktu pada saat kita membuat kerangka presentasi ini. 'arena, presentasi
yang terlalu lama juga tidak efektif. 'halayak akan bosan, apalagi bila kita sudah
mengulang-ulang informasi yang sama yang sudah dimengerti dan diketahui oleh
khalayak. Lama presentasi tersebut jelas ditentukan oleh panjangnya presentasi. %ntuk
memperkirakan berapa lama presentasi kita berlangsung bisa dihitung dengan jumlah
kata-kata yang diucapkan dalam satu menit. (ata-rata kita mengucapkan kata-kata 1#)
kata*menit.
"elain itu, dalam perencanaan presentasi kita juga memperhitungkan gaya
presentasi kita. Gaya presentasi ini umumnya dibagi menjadi + yakni gaya presentasi
untuk kelompok kecil, gaya resmi untuk kelompok besar dan gaya presentasi untuk
peristia penting.
Dalam melakukan presentasi ini, untuk lebih meningkatkan efekti&itas komunikasi
kita sudah la,im dipergunakan alat bantu audio-&isual. Pentingnya menggunakan alat-
bantu audio-&isual ini adalah untuk membantu baik pembicara maupun khalayak
mengarahkan perhatian kepada hal-hal yang penting. Gagasan utama kita jadi lebih
mudah diingat dan dimengerti oleh khalayak.
Pertama-tama kita melihat dua jenis alat bantu &isual ini. Pertama &isualisasi teks
yang dibentuk dengan menggunakan kata-kata yang akan membantu khalayak mengikuti
arus gagasan. Dengan &isualisasi teks ini, kita menyajikan rangkuman pesan sehingga
khalayak dapat melihat pikiran-pikiran yang disampaikan. 'edua &isualisasi grafis yang
memberikan penekanan terhadap fakta-fakta penting. -isualisasi ini membantu khalayak
memahami data numerik dan jenis informasi lain yang sukar difahami kalau dinyatakan
secara lisan.
.amun kita harus aspada, penggunaan alat bantu &isual tersebut dapat menjadi
kontraproduktif. 'arena itu, agar alat bantu tersebut membantu efekti&itas komunikasi
kita, perhatikanlah hal-hal di baah ini:
Pastikan semua khalayak dapat melihat dengan baik
/erikan kesempatan kepada khlayak untuk membaca &isualisasi itu sebelum
!nda memberikan uraian.
/atasi setiap alat bantu &isual itu hanya untuk satu gagasan.
0angan menyampaikan sesuatu yang bertentangan antara penjelasan lisan
dengan &isualisasi.
0angan membaca teks yang di&isualisasikan kata demi kata.
'etika selesai membahas butir yang di&isualisasikan, segeralah hentikan alat
&isualisasi tersebut.
"ekarang kita akan membahas medium yang tepat untuk membantu presentasi kita,
ada banyak medium yang kita pilih dari alternatif berikut ini:
2andout. 'etika melakukan presentasi !nda mungkin membagikan lembaran
kertas yang berisikan agenda, kerangka program, abstrak laporan, atau bahan
pendukung seperti tabel dan grafik. 2andout ini akan membantu khalayak
memperhatikan pokok gagasan !nda. .amun dapat juga mengganggu karena
khalayak lebih tertarik pada !andout daripada uraian !nda.
Papan tulis. %ntuk presentasi pada kelompok kecil, !nda mungkin memilih
papan tulis guna menggambarkan gagasan !nda, karena medium ini langsung
kita gunakan, maka sifatnya amat fleksibel. .amun untuk situasi tertentu
penggunaan papan tulis ini terkesan sangat informal.
31er!ead pro"ektor (32P). !lat bantu yang paling umum dipergunakan dalam
presentasi bisnis adalah 12P ini. 'arena alat ini dapat memproyeksikan
transparansi pada layar di tengah sinar yang benderang. 3ransparansi ini dengan
mudah dapat kita buat secara manual, fotokopi, atau menggunakan komputer.
'ini, sudah terbiasa digunakan 4-D pro"ector dan mulai menggantikan 12P
dalam banyak kegiatan presentasi bisnis.
Slide. 4si slide dapat berupa teks grafis atau gambar atau juga bila !nda sudah
mahir dapat menggabungkan ketiganya. sayangnya slide hanya bisa
diproyeksikanm di ruang yang relatif gelap.
0lat bantu lain. Dalam presentasi teknis maupun ilmiah, sampel produk atau
model dapat dipergunakan sebagai alat bantu, sehingga khalayak bisa
mrngalaminya secara langsung. "elain itu kita juga dapat menggunakan
1ideotape atau audiotape dan film. /ideotape dan film cukup efektif untuk
menarik perhatian khalayak karena disajikan secara lebih hidup dan berarna.
"ecara umum penggunaan alat bantu audio-&isual dapat memperlihatkan bagaimana
sesuatu terlihat, bekerja atau berhubungan satu sama lain. .amun hendaknya kita ingat
baha alat bantu audio-&isual tersebut bukan merupakan pengganti kata-kata lisan,
melainkan alat bantu untuk menarik dan membangun minat, serta untuk menunjukkan
informasi yang penting. 1leh karena itu, kita harus pandai memilih medium mana yang
paling tepat dalam melakukan presentasi.
Dalam hal penggunaan media atau medium presentasi ini, kita teringat pada
kenyataan baha dalam presentasi adakalanya yang lebih dipentingkan adalah cara atau
bagaimana mempresentasikannya, bukan apa atau materi presentasinya. 3entu saja
pernyataan tersebut bukan mengecilkan materi presentasi dan lebih menekankan pada
cara presentasinya. .amun pernyataan tersebut lebih dimaksudkan baha bagaimana kita
mempresentasikan pun harus diperhatikan, bukan hanya memperhatikan apa yang
dipresentasikan saja.
/ila presentasi kita menggunakan alat bantu seperti 32P atau 4-D pro"ector, maka
sangat penting untuk mempersiapkan materi yang akan ditayangkan. $ateri yang akan
ditayangkan tersebut adalah kalimat-kalimat inti yang ditulis dengan singkat. 'ita tak
perlu memuat seluruh kalimat dalam lembar transparansi bila menggunakan 12P atau
slide Po#erPoint bila menggunakan 4-D pro"ector karena akan menyulitkan khalayak
membacanya, melainkan hanya kata-kata kunci yang penting saja.
'ita lihat gambar berikut:
Masyarakat Pengguna Program Dipoma Poiteknik
Masyarakat
Pengguna
'ontrol dalam berprofesi
'ey Performance 4ndicator
Penjenjangan 'arir
Perilaku /erkarya
0umlah 5 jenis
kebutuhan
Pendidikan Diploma
Polteknik 6ada unsur
minat dan talenta7
'urikulum /erdasarkan
'ompetensi
Lulusan 8ang 'ompeten
Penguasaan
3eknologi $asyarakat
Profesi
$asyarakat
Gambar : "lide untuk Presentasi dengan menggunakan PoerPoint L9D Projector
"umber: Presentasi :;ilosofi Pendidikan Politeknik< oleh Dr.4r. /ambang /oediono, $=
'ita bisa melihat pada Gambar itu, hanya butir-butir pokok saja yang ditayangkan. !da
> kelompok kalimat yang dituliskan dalam slide untuk bagian pembahasan mengenai
masyarakat pengguna program diploma politeknik. (ingkasnya kalimat yang ditampilkan
membantu khalayak untuk memahami butir-butir pokok atau pikiran-pikiran utama yang
dipresentasikan.
"elanjutnya, setelah persiapan selesai tentu kita harus menetapkan bagaimana
presentasi akan kita lakukan. 4ni berkenaan dengan bagaimana cara presentasi tersebut
akan dilangsungkan yang berarti kitab harus juga mempelajari metode presentasi seperti
berikut ini.
Meto!e Presentasi
'ini tibalah kita pada pembahasan mengenai teknik penyampaian presentasi. Dalam
teknik penyampaian ini kita bisa memilih salah satu dari empat metode penyampaian
berikut ini :
- Memori. 0anganlah !nda menghapalkan semua pesan yang akan dipresentasikan,
karena akan sulit untuk mengingat semuanya. 9ukup mengingat garis besarnya
saja.
- Membaca. /ila kita mempresentasikan pesan yang bersifat teknis dan kompleks,
tak usah ragu untuk membaca dari teks yang sudah kita persiapkan, ketika kita
harus membaca jangan sampai kita kehilangan kontak mata dengan khalayak.
%ntuk itu kita dapat berhenti sesaat untuk melihat khalayak, mengangkat tangan,
atau mengeraskan dan melembutkan suara.
- Berbicara dengan memegang catatan. !nda membuat catatan hal- hal yang
penting, kemudian !nda berbicara melalui catatan tersebut. 'etika pendengar
kelihatan bingung, !nda dapat lebih menjelaskan butir tersebut atau beralih ke
pokok bahasan lain.
- Berbicara impromtu. kalau !nda diminta untuk berbicara secara mendadak, itulah
impromtu. Dalam situasi seperti ini, pikirkanlah beberapa saat apa yang hendak
!nda katakan, tapi ingat jangan tergoda untuk melantur.
Men"a#a$ Pertanyaan
Dalam presentasi tentu saja ada biasanya selalu disediakan sesi tanya-jaab. !palag
bila kita mengingingkan presentasi itu bukan merupakan komunikasi satu arah melainkan
presentasi yang dibangun dengan semangat dialog dan intearktif. /erikut ini beberapa
cara menjaab pertanyaan yang diajukan khalayak presentasi kita:
a. 0aab pertanyaan dengan singkat dan sikap manis. 'etika menjaab pertanyaan
fokuskan perhatian kita pada orang yang mengajukan pertanyaan dengan
memperhatikan bahasa tubuh dan ekspresi ajah agar kita dapat memastikan apa
yang dimaksudkannya. 'emudian dengarkan dengan penuh seksama. "aat
menjaab, ulangi pokok pertanyaan itu untuk memastikan kita memahami
maksudnya dan membantu khalayak lain memahami pertanyaan yang diajukan.
b. 0angan biarkan khalayak memonopoli perhatian kita. $ungkin ada satu dua
khalayak yang memonopoli sesi tanya jaab. 9obalah !nda memberi kesempatan
kepada orang lain yang duduk di bagian lain ruang presentasi.
c. $enjaab tanpa emosional pertanyaan keras. 'ebanyakan orang mengajukan
pertanyaan hanya untuk sekedar meminta penjelasan atau informasi tambahan.
/iasanya kita akan menjaab pertanyaan seperti ini dengan ramah, namun ada
juga khalayak yang bertanya dengan keras. 'etika ini terjadi tetaplah tenang.
tataplah mata penanya dan jaablah pertanyaan sebaik mungkin tanpa
memperlihatkan perasaan kita.
"edangkan !njali 6#??>: #@>-#@A7 memberikan saran yang lebih teknis dan
operasional dalam menjaab pertanyaan dari khalayak. $enurut !njali, dalam menjaab
pertanyaan khalayak itu, strategi yang dikembangkan adalah:
a. terima pertanyaan dari seluruh khalayak
b. simak pertanyaan khalayak drengan seksama
c. batasi jumlah pertanyaan khalayak
d. berikan jaaban yang berkualitas
e. fokuskan jaaban sesuai topik utama
"elanjutnya, kita pun penting memperhatikan kredibilitas kita sebagai penyaji dalam
sebuah kegiatan presentasi. 'arena dalam presentasi, kredibilitas kita sebagai penyaji
sangat penting. 4tulah sebabnya mengapa kita harus berupaya memaksimalkan
kredibilitas tersebut. 'redibilitas kita bisa ditingkatkan dengan cara seperti berikut :
a. $enunjukkan kompetensi. Pendengar akan terpengaruh oleh orang yang
dipercaya memiliki kualifikasi dalam bidang tertentu. 'arena itu kita harus 6a7
memiliki pengetahuan mengenai pokok bahasan, 6b7 memperkenalkan kredensial
seperti gelar akademik dan pengalaman profesional, dan 6c7 memperlihatkan
kemampuan.
b. (aih kepercayaan khalayak. %ntuk ini !nda harus bersikap jujur dan tidak
memihak.
c. $enekankan kesamaan dengan khalayak.
d. $eningkatkan imbauan !nda pada khalayak, dengan memperhatikan penampilan.
e. $emperlihatkan ketulusan.
2al lain yang penting kita perhatikan adalah saat kita menyampaikan presentasi
kita. 4ni merupakan hal-hal teknis, yang kelihatannya sepele namun sangat menentukan
keberhasilan presentasi kita. 2al-hal yang perlu diperhatikan pada saat kita
menyampaikan presentasi adalah:
a. jaga kontak mata dengan khalayak,
b. berbicara dengan jelas dan tegas,
c. jangan berbicara terlampau cepat,
d. pastikan suara !nda dapat didengar semua orang,
e. berbicara dengan gaya asli !nda sendiri,
f. berdiri tegak,
g. gunakan gerak-gerik yang alami,
h. jaab pertanyaan dengan penuh kesabaran, dan
i. jaga perasaan !nda ketika menghadapi kritik.
"aran presentatsi, khususnya dalam posisi kita sebagai penyaji, seperti yang dikemukakan
!njali 6#??>:)17 berikut ini:
a. pendengar kita adalah orang yang beragam sifatnya, jumlahnya, atau kualitasnya
b. kebutuhan pendengar haris lebih diutamakan daripada kebutuhan kita sebagai
penyaji
c. seorang penyaji bertugas melayani dengan cara memberikan cara, gaya, dan isi
presentasi yang dibutuhkan oleh pendengar
d. terkadang penyaji harus mengikuti kecenderungan pendengar dalam hal
pembicaraan dan seni berbicara.