Anda di halaman 1dari 32

Spesifikasi:

Ukuran: 14x21 cm
Tebal: 444 hlm
Harga: Rp 74.800
Terbit pertama: Januari 2006
Sinopsis singkat:

Buku ini membahas secara lengkap penggunaan aplikasi Microsoft InfoPath 2003 yang terdapat dalam
Microsoft Office System 2003 untuk menghasilkan sebuah sistem aplikasi solusi formulir bisnis dinamis yang
powerful. Microsoft InfoPath 2003 memberikan tingkat fleksibilitas yang tinggi dalam pengumpulan informasi
di mana informasi yang terkumpul dapat dengan mudah digunakan untuk aplikasi Office lainnya karena
dukungan aplikasi tersebut terhadap teknologi XML. Microsoft InfoPath 2003 juga menawarkan design tools
yang sangat baik untuk desain grafis tampilan formulir dinamis.
Disertai dengan contoh dan studi kasus berupa pengembangan dan implementasi aplikasi sistem formulir
bisnis dinamis menggunakan Microsoft InfoPath 2003 sebagai salah satu alternatif solusi atas permasalahan
yang dihadapi oleh perusahaan. Buku ini ditujukan untuk pembaca baik dari kalangan business solution
developer, konsultan bisnis, karyawan, mahasiswa, maupun pemula. Dapat juga dijadikan referensi bagi para
dosen dan guru IT untuk topik bahasan tentang pembuatan formulir dinamis berbasis Office 2003 maupun
tentang XML (Extensible Markup Language).


vii
Daftar Isi




Kata Pengantar ............................................................................. v
Daftar Isi ..................................................................................... vii
BAGIAN I MICROSOFT OFFICE SYSTEM 2003................... 1
Bab 1 Pengantar Microsoft Office System 2003.................... 3
1.1 Komponen Microsoft Office System 2003.......................4
1.1.1 Programs ..........................................................5
1.1.2 Servers ...........................................................12
1.1.3 Services..........................................................13
1.1.4 Solutions.........................................................13
1.2 Konfigurasi Komputer yang Dibutuhkan .......................13
1.3 Instalasi Microsoft Office System 2003..........................14
1.4 Mulai Bekerja dengan Aplikasi Microsoft Office System
2003.............................................................................17
BAGIAN II MICROSOFT OFFICE INFOPATH 2003 ............. 21
Bab 2 Pengantar Formulir................................................... 23
2.1 Pengertian Formulir ......................................................23
2.2 Bentuk Formulir............................................................24
2.3 Kelebihan Penggunaan Formulir Softcopy ....................27
Bab 3 Pengantar Microsoft Office InfoPath 2003................. 29
3.1 Apa Itu Microsoft Office InfoPath 2003? ........................29
3.2 Kelebihan Microsoft Office InfoPath 2003......................31
3.2.1 InfoPath 2003 vs Paper Forms ........................32
3.2.2 InfoPath 2003 vs Traditional Text Documents.33
3.2.3 InfoPath 2003 vs Web Forms ..........................34
3.2.4 InfoPath 2003 vs Custom-Built Solutions ........36
3.3 Fitur pada Microsoft Office InfoPath 2003 .....................38
3.4 Ruang Kerja Microsoft Office InfoPath 2003..................40
3.4.1 Menu Bar ........................................................41
3.4.2 Toolbar ...........................................................49
viii
3.4.3 Status Bar.......................................................50
3.4.4 Form Area ......................................................50
3.4.5 Task Pane.......................................................51
Bab 4 Bekerja dengan Microsoft Office InfoPath 2003......... 57
4.1 Operasi File Formulir ....................................................57
4.1.1 Membuat File Formulir....................................57
4.1.2 Membuka File Formulir...................................74
4.1.3 Menyimpan File Formulir................................78
4.1.4 Publikasi File Formulir ....................................84
4.2 Format Dokumen Formulir ...........................................86
4.2.1 Pemilihan Jenis Tulisan (Font Type)...............87
4.2.2 Pemilihan Ukuran Tulisan (Font Size) .............88
4.2.3 Pemilihan Warna Tulisan (Font Color) ............89
4.2.4 Pemilihan Perataan Tulisan (Font Alignment) .89
4.2.5 Pemilihan Corak Tulisan (Font Style) .............91
4.3 Penggunaan Gambar dan Foto......................................91
4.4 Pencetakan File Formulir ..............................................93
BAGIAN III PEMBUATAN FORMULIR ................................. 97
Bab 5 Desain Layout pada Formulir .................................... 99
5.1 Pengantar Desain Layout pada Formulir .......................99
5.2 Task Pane Desain Layout pada Formulir.....................100
5.3 Pembuatan Layout pada Formulir ...............................101
5.3.1 Penambahan Layout Table ...........................101
5.3.1 Modifikasi Layout Table................................108
5.3.2 Penambahan Borders dan Shading ...............111
5.4 Penggunaan Skema Warna pada Formulir ..................111
5.5 Pengaturan Tampilan Formulir....................................112
5.5.1 Penambahan dan Modifikasi Properti
Tampilan ......................................................112
5.5.2 Penghapusan Tampilan ................................120
5.5.3 Penggantian Tampilan ..................................121
Bab 6 Penggunaan Objek Kontrol pada Formulir................ 123
6.1 Pengantar Objek Kontrol pada Formulir ......................123
6.2 Task Pane Objek Kontrol pada Formulir .....................123
6.3 Jenis Objek Kontrol pada Formulir .............................124
6.3.1 Kontrol Standar ............................................125
ix
6.3.2 Kontrol Pengulangan dan Opsional ...............129
6.3.3 Kontrol Hyperlink dan Gambar .....................135
6.3.4 Tombol dan Kotak Ekspresi..........................139
6.4 Properti Objek Kontrol pada Formulir .........................141
6.5 Penggunaan Objek Kontrol pada Formulir ..................145
Bab 7 Koneksi Data pada Formulir ................................... 165
7.1 Pengantar Sumber Data pada Formulir .......................165
7.2 Task Pane Sumber Data pada Formulir.......................166
7.3 Koneksi Database pada Formulir ................................169
7.3.1 XML Schema atau XML Document yang
Ada...............................................................169
7.3.2 Database dari Microsoft SQL Server atau
Microsoft Office Access ................................179
7.3.3 Web Services................................................185
Bab 8 Validasi dan Format Data pada Formulir ................. 187
8.1 Validasi Data pada Formulir........................................187
8.1.1 Jenis Validasi Data .......................................188
8.1.2 Jenis Error Alerts..........................................203
8.2 Format Data pada Formulir ........................................205
8.3 Format Kondisional pada Formulir..............................211
Bab 9 Penggunaan Formula pada Formulir ........................ 217
9.1 Pengantar Formula pada Formulir ..............................217
9.2 Pembuatan Formula pada Formulir.............................218
9.2.1 Kalkulasi Dasar Matematika .........................219
9.2.2 Kalkulasi Penjumlahan Nilai Sebuah Kolom..223
9.2.3 Kalkulasi Perhitungan Jumlah Data ..............234
9.2.4 Kalkulasi Nilai Rata-Rata ..............................244
BAGIAN IV PENGGUNAAN FORMULIR............................. 257
Bab 10 Pengisian Formulir ............................................... 259
10.1 Pembukaan File Formulir untuk Diisi ........................259
10.2 Penyimpanan File Formulir yang Telah Diisi.............261
10.3 Pengiriman Informasi Formulir ke Sumber Data .......263
10.4 Penggabungan Beberapa Formulir............................267
10.5 Ekspor Hasil Pengisian Formulir ke Microsoft Excel..273
x
BAGIAN V SOLUSI PENGEMBANGAN FORMULIR
BERBASIS MICROSOFT OFFICE SYSTEM
2003............................................................... 281
Bab 11 Studi Kasus......................................................... 283
11.1 Permasalahan...........................................................284
11.2 Perumusan Masalah..................................................286
11.3 Metodologi Penyelesaian Masalah.............................286
11.4 Pembahasan.............................................................288
11.4.1 Pembuatan Tabel .......................................288
11.4.2 Pembuatan Formulir Survey.......................313
11.5 Kesimpulan ..............................................................424

Lampiran
A Cara Menggunakan CD ............................................427
B Keyboard Shortcuts..................................................429
29
BAB 3
Pengantar Microsoft Office
InfoPath 2003







3.1 Apa Itu Microsoft Office InfoPath 2003?
Microsoft Office InfoPath 2003 yang selanjutnya disebut InfoPath
merupakan sebuah aplikasi baru dari Microsoft Corporation yang
memungkinkan tim dan organisasi dalam sebuah perusahaan untuk
memperoleh informasi yang diperlukan secara efisien melalui peng-
gunaan formulir dinamis. InfoPath menyediakan serangkaian tool
yang memungkinkan user melakukan pembuatan formulir dinamis
untuk mengumpulkan informasi melalui formulir dinamis dan berbagi
pakai (sharing) informasi tersebut untuk proses bisnis sehari-hari di
mana user tidak perlu memiliki pengetahuan pemrograman yang
rumit untuk menghasilkan sebuah formulir dinamis berbasis Microsoft
Office 2003.
InfoPath memberikan tingkat fleksibilitas yang tinggi dalam pe-
ngumpulan informasi di mana informasi yang terkumpul dapat
dengan mudah digunakan untuk aplikasi Microsoft Office lainnya
karena InfoPath mendukung penggunaan skema standar industri
Extensible Markup Language (XML).
Dukungan Extensible Markup Language (XML) pada aplikasi
InfoPath memungkinkan tim dan organisasi dalam sebuah per-
usahaan untuk berbagi informasi secara mudah untuk memperoleh
dampak bisnis yang lebih besar. Sebagai contoh, informasi yang
diperoleh pada aplikasi InfoPath dapat disimpan secara langsung
30
pada sebuah database, web server, file sharing atau server yang
menjalankan Windows SharePoint Services. Dengan demikian infor-
masi dapat dianalisa atau digunakan kembali untuk tujuan yang
berbeda di mana user tidak harus menginput ulang data yang sama
untuk tujuan yang berbeda.
Sebagai contoh, InfoPath dapat membantu perusahaan untuk me-
ningkatkan efisiensi dan produktivitas tenaga penjual (salesperson)
dan informasi penjualan perusahaan. Sebelum menggunakan Info-
Path, seorang tenaga penjual yang kembali dari perjalanan bisnisnya
harus membuat laporan perjalanan bisnisnya dengan menggunakan
aplikasi Word, memasukkan data baru mengenai tingkat penjualan
dan harga ke dalam aplikasi Customer Relationship Management
(CRM) dan menyelesaikan laporan pengeluaran biaya yang dibuat
menggunakan aplikasi Excel.
Dalam hal ini tenaga penjual perlu menginput informasi yang sama
seperti informasi klien, data penjualan, dan harga penjualan pada
aplikasi perusahaan yang berbeda dan tidak saling berhubungan. Hal
ini mengakibatkan informasi sebuah proses bisnis pada perusahaan
akan menjadi sulit untuk digunakan kembali oleh unit proses bisnis
lainnya tanpa harus melakukan penginputan ulang data (re-entering
data).
Aplikasi InfoPath dapat menghilangkan inefisiensi proses bisnis
tersebut di atas. Penggunaan aplikasi ini memungkinkan perusahaan
untuk membuat formulir laporan perjalanan bisnis secara cepat dan
mudah, serta dengan desain visual yang menarik untuk tenaga
penjualnya. Formulir tersebut dapat di-download oleh tenaga penjual
sebelum melakukan perjalanan bisnis dan menyimpannya di note-
book. Tenaga penjual tersebut dapat melakukan pengisian formulir
tersebut setelah melakukan kunjungan bisnis ke kliennya.
Formulir yang dibuat menggunakan aplikasi InfoPath memungkinkan
tenaga penjualnya bekerja secara offline sehingga tenaga penjual
tersebut dapat bekerja selama dalam perjalanan. Ia dapat segera
melakukan pengiriman data yang telah diperolehnya apabila telah
terhubung dengan jaringan perusahaan.
Lebih dari itu, informasi yang dikumpulkan menggunakan aplikasi
InfoPath lebih mudah untuk digunakan kembali pada semua proses
bisnis perusahaan seperti laporan perjalanan bisnis, laporan penge-
31
luaran biaya, aplikasi Customer Relationship Management (CRM),
pembuatan daftar pesanan pembelian, dan pengangkutan walaupun
proses bisnis tersebut menggunakan sistem yang berbeda-beda
antara satu dengan lainnya.
Disamping itu, InfoPath menawarkan desain tools yang sangat baik
untuk desain grafis tampilan formulir dinamis. Contoh tampilan
formulir yang dikembangkan menggunakan aplikasi ini dapat dilihat
pada gambar berikut ini.

Gambar 3.1
3.2 Kelebihan Microsoft Office InfoPath 2003
Pada subbab ini akan dibahas beberapa kelebihan penggunaan
aplikasi Microsoft InfoPath dibandingkan penggunaan formulir di atas
kertas (Paper Forms), dokumen teks tradisional (Traditional Text
Documents), formulir berbasis web (Web Forms), dan solusi formulir
yang dibuat tersendiri menggunakan development tools (Custom-
Built Solutions) untuk mengumpulkan informasi dan meng-
integrasikan informasi tersebut dalam proses bisnis perusahaan.
32
3.2.1 InfoPath 2003 vs Paper Forms
Beberapa kelebihan penggunaan formulir pada InfoPath 2003 di-
bandingkan penggunaan formulir di atas kertas (Paper Forms) diper-
lihatkan pada tabel berikut:
InfoPath 2003 Paper Forms
Meningkatkan
Efisiensi
Informasi yang
dikumpulkan meng-
gunakan aplikasi
InfoPath dapat dikirim
secara langsung melalui
web service, URL,
maupun database di
mana user tidak perlu
melakukan pengetikan
ulang atas informasi
tersebut.
Informasi yang
dikumpulkan meng-
gunakan formulir di atas
kertas harus diketik
ulang ke dalam sistem
di mana proses tersebut
membutuhkan waktu
dan meningkatkan
kemungkinan adanya
human error.
Kemampuan
Penggunaan
Kembali
Informasi yang
dikumpulkan meng-
gunakan aplikasi
InfoPath dapat diguna-
kan oleh sistem atau
proses bisnis yang
berbeda karena
informasi tersebut
disimpan dalam format
skema XML.
Informasi yang
dikumpulkan meng-
gunakan formulir di atas
kertas, hanya dapat
digunakan kembali oleh
sistem lainnya apabila
user melakukan
pengetikan ulang
informasi tersebut ke
sistem tersebut.
Rich Authoring
Environment

Aplikasi InfoPath
mendukung macam-
macam format data
seperti font italic, bold,
underline, format
informasi dalam daftar
tabel, informasi berupa
grafik maupun gambar
yang semuanya dapat
di-bound dengan skema
XML.
Formulir di atas kertas
tidak mendukung
macam-macam format
data karena data pada
formulir ini perlu diinput
atau di-scan ke dalam
sebuah sistem.

33
Respons
Perubahan
Informasi
Formulir yang dibuat
menggunakan aplikasi
InfoPath dapat di-update
dan direvisi setiap saat.
Formulir di atas kertas
membutuhkan proses
pencetakan ulang untuk
mengakomodasi setiap
perubahan yang terjadi.
Proses tersebut mem-
butuhkan biaya yang
cukup tinggi.
3.2.2 InfoPath 2003 vs Traditional Text Documents
Adapun beberapa kelebihan penggunaan formulir pada Microsoft
Office InfoPath 2003 dibandingkan dengan penggunaan dokumen
teks tradisional (Traditional Text Documents) yaitu sebagai berikut:
InfoPath 2003
Traditional Text
Documents
Koneksi ke
Proses Bisnis

Dukungan aplikasi
InfoPath terhadap skema
XML memungkinkan
informasi yang
dikumpulkan dapat
dikenal oleh macam-
macam sistem dan
proses bisnis.
Dokumen teks
tradisional umumnya
dibuat untuk satu sistem
atau proses bisnis
tertentu.
Kemampuan
Penggunaan
Kembali
Informasi yang dikum-
pulkan menggunakan
aplikasi InfoPath dapat
digunakan oleh sistem
dan proses bisnis yang
berbeda karena informasi
tersebut disimpan dalam
format skema XML.
Disamping itu aplikasi
InfoPath juga memiliki
kemampuan untuk
berkomunikasi dengan
ADO database dan XML
Web service.
Informasi yang dikum-
pulkan menggunakan
dokumen teks
tradisional didesain
untuk sistem atau
proses bisnis tertentu.
Informasi yang diperoleh
hanya dapat digunakan
untuk sistem lainnya
hanya jika user
melakukan cut-paste
informasi tersebut ke
format dokumen teks
yang dikenal oleh sistem
lainnya.
34
Dokumen teks
tradisional ini tidak
mendukung komunikasi
data ADO database dan
XML Web service
sehingga user perlu
melakukan penginputan
ulang atas informasi
tersebut.
3.2.3 InfoPath 2003 vs Web Forms
Beberapa kelebihan penggunaan formulir pada InfoPath 2003 di-
bandingkan penggunaan formulir berbasis web (Web Forms) yaitu
sebagai berikut:

Gambar 3.2

35
InfoPath 2003 Web Forms
Kemampuan
Penggunaan
Kembali
Informasi yang dikum-
pulkan menggunakan
aplikasi InfoPath dapat
digunakan oleh sistem
atau proses bisnis yang
berbeda karena informasi
tersebut disimpan dalam
format skema XML.
Informasi yang dikum-
pulkan menggunakan
formulir berbasis web
hanya dapat digunakan
untuk sistem dan proses
bisnis lainnya apabila
formulir tersebut
melakukan
penyimpanan dalam
format XML yang
banyak didukung oleh
sistem lainnya.
Tidak semua formulir
berbasis web melakukan
penyimpanan informasi
dalam format XML.
Rich Authoring
Environment
Aplikasi InfoPath men-
dukung macam-macam
format data seperti font
italic, bold, underline,
format informasi dalam
daftar tabel, informasi
berupa grafik maupun
gambar yang semuanya
dapat di-bound dengan
skema XML.
Aplikasi InfoPath juga
menyediakan dukungan
terhadap built-in spelling
checker.
Umumnya formulir
berbasis web hanya
mendukung format data
teks saja dan tidak
mendukung macam-
macam format data.
Validasi
Aplikasi InfoPath
melakukan validasi atas
form secara real time
berdasarkan rule yang
dibuat pada Form
Designer.
Formulir berbasis web
tidak menawarkan
fasilitas validasi data
secara real time. Dalam
hal ini validasi data
hanya akan dilakukan
pada saat user
melakukan pengiriman
data.
36
Fleksibilitas
Penyelesaian
Pengisian
Formulir
Aplikasi InfoPath me-
mungkinkan user untuk
melengkapi formulir
tersebut secara offline.
Dan baru mengirimkan
informasi tersebut yang
tersimpan pada formulir
pada saat terhubung
dengan jaringan data
perusahaan secara
online.
Aplikasi InfoPath me-
nyediakan fleksibilitas
penyelesaian pengisian
formulir secara offline
sehingga user tidak perlu
khawatir akan ke-
hilangan informasi yang
diinput secara offline dan
bebas bekerja di mana
dan kapan saja.
Pada penggunaan
formulir berbasis web,
user harus melengkapi
formulir tersebut secara
real time. Semua
informasi yang diinput
oleh user akan hilang
apabila user tidak dapat
melengkapi formulir
tersebut pada saat itu
juga (online).
3.2.4 InfoPath 2003 vs Custom-Built Solutions
Berikut ini beberapa kelebihan penggunaan formulir pada InfoPath
2003 dibandingkan dengan penggunaan solusi formulir yang dibuat
tersendiri menggunakan development tools (Custom-Built Solutions):
InfoPath 2003 Custom-Built Solutions
Investasi
Penyebaran
Formulir
Aplikasi InfoPath
menyediakan dua
lingkungan sekaligus
yaitu lingkungan desain
formulir dan lingkungan
pengisian formulir yang
dapat dengan cepat
memenuhi kebutuhan
perusahaan.
Sebagai salah satu
anggota Microsoft Office
Custom-built solution
membutuhkan investasi
waktu dan sumber daya
yang cukup besar untuk
menghasilkan solusi
formulir bisnis dinamis
yang powerful.
Perusahaan juga harus
mengalokasikan dana
untuk mengembangkan
program training untuk
37
System, InfoPath di-
bangun dengan interface
yang mirip dengan
aplikasi Microsoft Office
lainnya seperti Access,
Word, dan lainnya
sehingga dapat dipelajari
dengan mudah.
Disamping itu Microsoft
Corporation juga mem-
berikan dukungan teknis
baik melalui tanya jawab
secara online melalui
email maupun pe-
nyediaan service pack
untuk penyempurnaan
aplikasi Microsoft
InfoPath di mana
perusahaan pengguna
aplikasi ini dapat
memperolehnya secara
gratis.
pihak developer hingga
end user yang tentunya
membutuhkan dana
yang tidak sedikit.
Disamping itu
perusahaan juga harus
melakukan indentifikasi
dan melakukan
perbaikan terhadap
setiap bug-bug yang
terdapat pada aplikasi
solusi yang dikembang-
kan sendiri dengan
menyediakan service
pack atau update untuk
perbaikan aplikasi
tersebut.
Rich, Flexible
Authoring
Environment
Aplikasi InfoPath men-
dukung macam-macam
format data seperti font
italic, bold, underline,
format informasi dalam
daftar tabel, informasi
berupa grafik maupun
gambar yang semuanya
dapat di-bound dengan
skema XML. Aplikasi
InfoPath juga menyedia-
kan dukungan terhadap
built-in spelling checker.
Custom-built solution
mungkin tidak men-
dukung macam-macam
format data.
Produktivitas
Aplikasi InfoPath me-
nyediakan lingkungan
desain pembuatan
formulir yang sesuai
dengan keinginan pihak
manajemen perusahaan
secara cepat dalam
Custom-built solution
mungkin tidak
menyediakan
lingkungan desain yang
memungkinkan para
developer atau user
untuk membuat formulir
38
rangka pengumpulan
dan pengolahan
informasi secara efisien
dan efektif.
yang sesuai dengan
keinginan perusahaan
secara cepat dalam
rangka pengumpulan
dan pengolahan
informasi secara efisien
dan efektif.
3.3 Fitur pada Microsoft Office InfoPath 2003
Beberapa fitur yang terdapat pada Microsoft Office InfoPath 2003
yaitu sebagai berikut:
a. What You See Is What You Get (WYSIWYG)
Penggunaan aplikasi InfoPath untuk membuat formulir baru dari
awal maupun mengatur formulir yang sudah ada sebelumnya
atau dari suatu sumber data yang ada menjadi lebih mudah.
InfoPath menyediakan objek kontrol formulir yang dapat di drag-
drop menggunakan mouse, validasi data, tampilan yang men-
dasari skema dan preview interaktif yang representatif. Dengan
demikian user dapat mengetahui secara tepat bagaimana tam-
pilan dan cara kerja formulir tersebut pada saat selesai di-
kembangkan, serta panduan selangkah demi selangkah dalam
wizard untuk menyederhanakan proses publikasi atau penye-
baran formulir ke user.
b. Familiar environment for filling out forms
Sebagai bagian dari Microsoft Office System, aplikasi InfoPath
menyediakan sebuah lingkungan kerja yang umumnya dikenal di
mana para pemakai dapat mengisi formulir dan pada saat yang
bersamaan XML dibuat di belakang layar. InfoPath mengombi-
nasikan pengalaman mengedit formulir dengan apa yang ada
pada aplikasi pengolah kata seperti Microsoft Word, misalnya
dukungan macam-macam format data (font italic, bold, under-
line, format informasi dalam daftar tabel, informasi berupa grafik
maupun gambar yang semuanya dapat di-bound dengan skema
XML) termasuk di dalamnya spelling checker dan auto-correct.
39
Hal ini memungkinkan user bekerja dengan dokumen terstruktur
tanpa harus mengetahui segala sesuatu tentang XML sehingga
dapat mengurangi jumlah pelatihan yang dibutuhkan untuk men-
jadi lebih produktif dengan aplikasi tersebut yang pada akhirnya
akan menekan biaya pelatihan.
c. Sample forms
Aplikasi InfoPath menyediakan banyak contoh formulir yang
dapat dengan mudah dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan
bisnis. InfoPath juga menyediakan contoh yang dapat digunakan
untuk melakukan otomatisasi pekerjaan ke beberapa proses
bisnis yang berbeda-beda.
d. Programmability
Di dalam aplikasi InfoPath terdapat script editor, model objek,
objek kontrol, dan format pembersihan teks XML untuk berbagai
file format yang memberikan developer kemampuan untuk me-
nambahkan sendiri kode pemrograman dan objek kontrol, serta
mengintegrasikan formulir yang dibuat dengan server atau Web
service.
e. Integration with Microsoft Office System and other Microsoft
products
Aplikasi InfoPath terintegrasi secara penuh dengan aplikasi
perkantoran yang terdapat di dalam Microsoft Office System dan
produk lainnya dari Microsoft Corporation untuk menyediakan
kemampuan tambahan. Sebagai contoh, aplikasi InfoPath dapat
digunakan dalam kaitannya dengan Windows SharePoint
Services sebagai jalan untuk meningkatkan kolaborasi tim
dengan menyediakan sebuah lokasi untuk file formulir InfoPath
yang di-sharing. Informasi pada formulir aplikasi InfoPath dapat
diekspor ke Microsoft Excel dan di-sharing menggunakan
aplikasi Outlook 2003 dan Internet Explorer.


40
3.4 Ruang Kerja Microsoft Office InfoPath
2003
Microsoft InfoPath mempunyai dua model tampilan terpisah yang
dirancang untuk dua tugas yang berbeda, yaitu tampilan untuk
desain pembuatan formulir (Design a Form) dan tampilan untuk
pengisian formulir (Fill Out a Form). Khusus pada tampilan desain
pembuatan formulir akan terlihat awalan kata (Design) pada judul
aplikasi InfoPath yang terdapat di bagian kanan layar monitor seperti
terlihat pada Gambar 3.3.

Gambar 3.3
Pada bagian ini akan dijelaskan secara lengkap komponen utama
yang terdapat pada ruang kerja InfoPath untuk kedua model tampilan
tersebut di atas. Pada dasarnya ruang kerja (workspace) InfoPath
terdiri dari lima bagian utama yaitu menu bar, toolbar, status bar,
form area, dan task pane.
Ruang kerja yang terdapat pada InfoPath tidak berbeda jauh dengan
aplikasi Microsoft Office lainnya. Hal ini tentunya memberikan ke-
mudahan bagi user untuk mengoperasikan aplikasi ini secara opti-
mal.
41
Adapun tampilan keseluruhan aplikasi InfoPath terlihat seperti pada
Gambar 3.3 untuk model tampilan desain pembuatan formulir
(Design a Form) dan Gambar 3.4 untuk model tampilan pengisian
formulir (Fill Out a Form).

Gambar 3.4
Berikut ini akan dijelaskan secara lengkap komponen-komponen
yang terdapat pada ruang kerja Microsoft InfoPath.
3.4.1 Menu Bar
Menu bar merupakan baris daftar nama menu perintah yang terdapat
dalam InfoPath. Secara default menu bar pada InfoPath terdiri dari
delapan kelompok menu yaitu File, Edit, View, Insert, Format, Tools,
Table, dan Help. Pada menu bar tersebut dapat dilakukan pe-
nambahan atau pengurangan kelompok menu sesuai dengan ke-
inginan pengguna atau user.
1. Kelompok menu File terdiri dari submenu yang berisi perintah
yang berhubungan dengan pemeliharaan file formulir pada
Aplikasi InfoPath baik untuk tampilan desain pembuatan formulir
maupun tampilan untuk pengisian formulir. Adapun perintah
42
yang berhubungan dengan pemeliharaan file formulir dimaksud
seperti membuka (Open) dan menutup (Close) file formulir,
menyimpan file formulir (Save dan Save As), mencetak file
formulir (Page Setup, Print Preview dan Print), serta menu Exit
untuk menonaktifkan aplikasi InfoPath.
Namun terdapat beberapa perbedaan submenu yang mendasar
pada kelompok menu File untuk kedua tampilan tersebut yaitu
seperti berikut ini:
Menu File pada tampilan untuk desain pembuatan formulir
(Design a Form) terdiri dari submenu Preview Form, Open
from SharePoint Site, Publish, Extract From Files.
Menu File pada tampilan untuk pengisian formulir (Fill Out a
Form) terdiri dari submenu Export To.
Kelompok menu File yang berhubungan dengan pemeliharaan
file formulir pada aplikasi InfoPath diperlihatkan pada Gambar
3.5 berikut ini.
DESIGN A FORM FILL OUT A FORM

Gambar 3.5
43
2. Kelompok menu Edit terdiri dari submenu yang berisi perintah
yang berhubungan dengan proses editing file formulir pada
Aplikasi InfoPath baik untuk tampilan desain pembuatan formulir
maupun tampilan untuk pengisian formulir. Adapun perintah
yang berhubungan dengan pemeliharaan file formulir dimaksud
seperti perintah Undo, Redo, Cut, Copy, Paste, Select All, Find,
dan Replace. Khusus pada tampilan untuk desain pembuatan
formulir (Design a Form) terdapat dua submenu tambahan
seperti Change Binding dan Change To.
Adapun kelompok menu Edit yang berhubungan dengan proses
editing file formulir pada Aplikasi InfoPath seperti terlihat pada
Gambar 3.6.
DESIGN A FORM FILL OUT A FORM


Gambar 3.6
3. Kelompok menu View terdiri dari submenu yang berisi perintah
yang berhubungan dengan pengaturan tampilan pada aplikasi
InfoPath seperti menampilkan atau menyembunyikan Task Pane
dan pengaturan tampilan toolbar. Khusus pada tampilan untuk
desain pembuatan formulir (Design a Form) terdapat empat
submenu tambahan seperti Design Tasks, Data Source, Manage
Views, dan Sample Data.
44
Adapun kelompok menu View yang berhubungan dengan peng-
aturan tampilan pada Aplikasi InfoPath seperti terlihat pada
Gambar 3.7.
DESIGN A FORM FILL OUT A FORM


Gambar 3.7
4. Kelompok menu Insert terdiri dari submenu yang berisi perintah
yang berhubungan dengan penyisipan objek tabel, garis hori-
zontal, gambar, dan hyperlink.
Namun terdapat beberapa perbedaan submenu yang mendasar
pada kelompok menu Insert untuk kedua tampilan tersebut yaitu
seperti berikut ini:
a. Menu Insert pada tampilan untuk desain pembuatan formulir
(Design a Form) terdiri dari submenu tambahan objek
kontrol formulir seperti penyisipan Text Box, Drop-Down List
Box, Repeating Table, dan kontrol lainnya yang akan dibahas
secara lengkap pada bab berikutnya.
b. Menu Insert pada tampilan untuk pengisian formulir (Fill Out
a Form) terdiri dari submenu tambahan berupa penyisipan
section repeating pada formulir. Section repeating dimaksud
merupakan bagian yang dapat ditambah pada formulir
tersebut, misalnya pada formulir laporan perjalanan bisnis
yang memungkinkan user untuk menginput beberapa tujuan
perjalanan bisnis dalam formulir tersebut.
45
Adapun kelompok menu Insert pada Aplikasi InfoPath seperti
terlihat pada Gambar 3.8.
DESIGN A FORM FILL OUT A FORM


Gambar 3.8
5. Kelompok menu Format terdiri dari submenu yang berisi perintah
yang berhubungan dengan format file formulir seperti penentuan
jenis tulisan pada formulir, penomoran, border, dan shading.
Namun, terdapat beberapa perbedaan submenu yang mendasar
pada kelompok menu Format untuk kedua tampilan tersebut
seperti berikut ini:
a. Menu Format pada tampilan untuk desain pembuatan
formulir (Design a Form) terdiri dari submenu tambahan
seperti penggunaan jenis tulisan pada objek kontrol formulir
seperti Text Box dan objek kontrol lainnya, penentuan jenis
format layout, warna latar belakang, skema warna, format
data, format kondisional, validasi data, properti tampilan dan
properti objek kontrol yang sedang aktif pada formulir.
b. Menu Format pada tampilan untuk pengisian formulir (Fill
Out a Form) terdiri dari submenu tambahan berupa peng-
aturan format objek pada formulir.
Kelompok menu Format pada aplikasi InfoPath terlihat seperti
pada Gambar 3.9.
46
DESIGN A FORM FILL OUT A FORM


Gambar 3.9
6. Kelompok menu Tools terdiri dari submenu yang berisi perintah
yang berhubungan dengan beberapa hal seperti berikut ini:
a. Tools untuk pengecekan ejaan kata (Spelling) dan pemilihan
jenis dukungan bahasa (Set Language) pada file formulir
tersebut.
b. Tools untuk melakukan perubahan setting sesuai dengan
keinginan user pada file formulirnya menggunakan submenu
Customize dan Options.
Namun terdapat beberapa perbedaan submenu yang mendasar
pada kelompok menu Tools untuk kedua tampilan tersebut yaitu
seperti berikut ini:
a. Menu Format pada tampilan untuk desain pembuatan for-
mulir (Design a Form) terdiri dari submenu tambahan seperti
Submitting Forms, Secondary Data Sources, Resource
Manager, Script, dan Form Options.
b. Menu Format pada tampilan untuk pengisian formulir (Fill
Out a Form) terdiri dari submenu tambahan seperti Go to
47
Next Error, Show Error Message, Digital Signatures, dan
Design This Form.
Adapun kelompok menu Format pada InfoPath terlihat seperti
pada Gambar 3.10.
DESIGN A FORM FILL OUT A FORM


Gambar 3.10
7. Kelompok menu Table terdiri dari submenu yang berisi perintah
yang berhubungan dengan beberapa hal seperti berikut:
a. Penyisipan tabel baru pada file formulir dan penyisipan tabel
yang sudah ada pada file formulir.
b. Penghapusan komponen tabel seperti penghapusan baris
dan kolom maupun tabel secara keseluruhan.
c. Pemilihan komponen tertentu pada tabel seperti pemilihan
baris atau kolom tabel.
d. Penggabungan (Merge Cells) dan pemecahan (Split Cells)
komponen sel pada tabel.
e. Pengaturan properti tabel, border dan shading pada tabel
yang sedang dipilih di dalam file formulir.
Khusus pada tampilan untuk desain pembuatan formulir (Design
a Form) terdapat dua submenu tambahan seperti Hide Gridlines
dan Repeating Table Properties.
48
Adapun perintah yang terdapat pada menu ini terlihat seperti
pada Gambar 3.11.
DESIGN A FORM FILL OUT A FORM


Gambar 3.11
8. Kelompok menu Help terdiri dari submenu yang berisi informasi
secara online maupun offline yang digunakan untuk memper-
mudah pengguna atau user dalam memperoleh bantuan.
Disamping itu menu ini juga menyediakan fasilitas Detect and
Repair pada aplikasi InfoPath untuk melakukan diagnosa ter-
hadap kesalahan (error) yang muncul dan secara otomatis
melakukan perbaikan (Gambar 3.12).

Gambar 3.12
Adapun perintah yang terdapat pada menu ini terlihat seperti
pada Gambar 3.13.
49

Gambar 3.13
3.4.2 Toolbar
Toolbar adalah serangkaian tombol bergambar dengan fungsi pe-
rintah yang sama dengan fungsi perintah pada menu bar. Secara
default toolbar berada di bawah menu bar. Tombol bergambar yang
terdapat pada toolbar merupakan tombol shortcut untuk men-
jalankan perintah tertentu seperti perintah Cut, Copy, Paste, Save,
dan Open.
Secara default, tampilan toolbar pada InfoPath tidak berbeda jauh
antara tampilan untuk desain pembuatan formulir (Design a Form)
dengan tampilan untuk pengisian formulir (Fill Out a Form) yang
masing-masing terlihat seperti pada Gambar 3.14 dan Gambar 3.15.

Gambar 3.14

Gambar 3.15
50
3.4.3 Status Bar
Status bar terdapat pada bagian bawah window yang menampilkan
informasi yang cukup berguna bagi pengguna atau user aplikasi
InfoPath seperti informasi mengenai lokasi penyimpanan formulir
pada komputer.
Bentuk status bar diperlihatkan seperti pada Gambar 3.16.

Gambar 3.16
3.4.4 Form Area
Form area atau area formulir merupakan sebuah jendela (window)
yang terdapat pada bagian kiri layar monitor komputer di mana
setiap file formulir yang akan dibuka akan terlihat di sini. Form area
merupakan area di mana para user melakukan penginputan infor-
masi ke dalam file formulir atau para developer melakukan desain
pembuatan formulir.
Pada bagian ini juga user akan melihat setiap hasil atas aksi yang
dilakukan baik dari menu bar, toolbar maupun task pane. Adapun
bentuk form area terlihat seperti pada Gambar 3.17.
Status Bar
51
3.4.5 Task Pane
Task Pane merupakan sebuah jendela (window) yang terdapat di
dalam aplikasi InfoPath yang menyediakan perintah-perintah yang
sering digunakan seperti perintah untuk melakukan pencarian dan
penggantian topik tertentu, menu bantu, clip art, spelling checker,
dan perintah membuka file formulir yang sudah ada atau membuat
file formulir baru. Bentuk task pane yang kecil dan berada di bagian
kanan layar monitor memungkinkan pengguna atau user untuk
menggunakan task pane secara bersamaan pada saat bekerja
dengan InfoPath. Task Pane tersebut dapat diatur kembali posisi,
ukuran dan ditutup sesuai dengan keinginan user.
Adapun bentuk task pane terlihat seperti pada Gambar 3.18. Task
pane terdiri dari beberapa jenis di antaranya task pane untuk Fill Out
a Form, Design a new Form, Search Results (Gambar 3.19), InfoPath
Help, Clip Art, Find (Gambar 3.20), Replace, Design Tasks, Layout
(Gambar 3.21), Controls, Data Source, Views (Gambar 3.22), Font,
Bullets and Numbering, Color Schemes (Gambar 3.23), dan Spelling
(Gambar 3.24).

Gambar 3.17
Form Area
52

Gambar 3.18

Gambar 3.19
Task Pane
53

Gambar 3.20

Gambar 3.21
54

Gambar 3.22

Gambar 3.23
55

Gambar 3.24