Anda di halaman 1dari 82

Deskripsi Umum

Prasyarat
Petunjuk Penggunaan Modul
Dalam kompetensi Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran di Tempat
Kerja peserta didik akan mempelajari tentang prosedur administrasi perkantoran di
tempat kerja, seperti tata persuratan/kearsipan, administrasi kepegawaian, administrasi
keuangan dan administrasi sarana dan prasarana.
Kompetensi ini sangat perlu untuk dipelajari ole peserta didik pada program
kealian Administrasi Perkantoran, !akan kompetensi ini merupakan urat nadi dalam
kegiatan administrasi kantor. Alasannya adala karena tanpa adanya kegiatan
administrasi perkantoran di tempat kerja, maka suatu kantor akan lumpu.
"etela mempelajari kompetensi Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran di
Tempat Kerja diarapkan peserta didik menguasai dengan !aik tentang Administrasi
Perkantoran di Tempat Kerja dan mampu menerapkannya atau mempraktikannya
dengan !aik pula dalam kegiatan di kantor yang sesunggunya.
"e!elum mempelajari modul ini peserta didik arus suda menguasai
kompetensi Melakukan Prosedur Administrasi, karena jika !elum menguasai
modul/!uku se!elunya, peserta didik akan kesulitan mempelajari administrasi
perkantoran di tempat kerja.
#. Peserta didik
a. $a%ala dengan %ermat modul ini dan paami dengan !aik.
!. Diskusikan dengan sesama peserta didik mengenai apa yang tela Anda %ermati
untuk mendapatkan pemaaman yang !aik tentang rujukan !elajar dan
kompetensi yang ingin di%apai dalam modul ini. $ila masi ragu, maka tanyakan
pada guru/instruktur sampai paam.
%. $ila dalam proses memaami materi Anda mendapatkan kesulitan, diskusikan
dengan teman&teman Anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur.
2
A
$
'
Tujuan Akir Pem!elajaran
d. Kerjakan tugas&tugas, !aik se%ara indi(idu ataupun kelompok dengan jujur dan
teliti serta !ertanggungjawa!.
e. Peserta didik tidak di!enarkan melanjutkan ke kegiatan !elajar !erikutnya, !ila
!elum menguasai se%ara tuntas materi pada kegiatan !elajar se!elumnya.
). "etela semua modul untuk men%apai satu kompetensi tela tuntas dipelajari,
maka ajukan uji kompetensi dan serti)ikasi.
*. +uru/instruktur
a. ,n)ormasikan tentang !agaimana %ara menggunakan modul, %ara pemelajaran,
%ara penilaian, !aan dan alat yang digunakan dan waktu yang di!utukan.
!. $erila !im!ingan kepada peserta didik !ila mereka mendapati kesulitan.
%. Monitor dan %atatat kemajuan peserta didik dan !erikan feed back atas
pen%apaian !elajar peserta.
d. "elama K$M, tetapla !erada di dalam kelas/tempat !elajar.
-. Perlengkapan yang arus disediakan
Alat.
a. Kompuer
!. ,nternet
%. Printer
d. Kertas dan amplop
e. "tempel
$aan.
a. $uku&!uku yang !erkaitan dengan administrasi perkantoran di tempat kerja
!. $uku&!uku kearsipan
%. $uku&!uku tentang keungan
Kompetensi dasar #. melaksanakan tata persuratan dan kearsipan
#. Dapat menangani surat masuk dan surat keluar dengan !enar.
*. Dapat memaami kearsipan.
Kompetensi dasar *. melaksanakan administrasi kepegawaian/ketenagaan
3
D
#. Dapat menye!utkan pengertian pegawai.
*. Dapat menjelaskan ma%am&ma%am pegawai.
-. Dapat menjelaskan tugas dan tanggung jawa! pegawai.
/. Dapat menjelaskan taapan&taapan pengadaan pegawai.
0. Dapat mnye!utkan syarat&syarat personil kantor.
1. Dapat menjelaskan mutasi, promosi, demosi, dan pem!erentian personil kantor.
Kompetensi dasar -. melaksanakan administrasi keuangan
#. Dapat melakukan administrasi keuangan di tempat kerja
Kompetensi dasar /. melaksanakan administrasi sarana dan prasarana
#. Dapat mengidenti)ikasi jenis&jenis sarana dan prasarana admoinistrasi
perkantoran.
*. Dapat menjelaskan !agaimana mengelola sarana dan prasarana perkantoran.
-. Mempraktikan !agaimana mengelola sarana dan prasarana perkantoran dengan
!aik dan !enar.
4
5
KEGIATAN
BELAJAR
1
MELAKSANAKAN TATA PERSURATAN
DAN KEARSIPAN
Pengertian "urat Masuk dan "urat Keluar
Pola Kegiatan Administrasi
Perlengkapan dalam Penanganan "urat
"urat masuk adala surat&surat yang diterima
ole suatu organisasi/perusaaan yang !erasal dari
seseorang atau dari suatu organisasi.
"edangkan surat keluar adala surat&surat yang
dikeluarkan/di!uat suatu organisasi/perusaaan untuk
dikirimkan kepada piak lain, !aik perseorangan
maupun kelompok.
Dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi, ada dua pola yang digunakan, yaitu.
#. Pola "entralisasi
Pola ini merupakan pola penanganan !erkas yang dilakukan se%ara terpusat, yaitu
ada unit tata usaa atau sekretariat dalam kantor yang !ertugas menangani
administrasi seluru !agian yang ada di kantor terse!ut, termasuk menangani surat
masuk dan surat keluar.
*. Pola Disentralisasi
Pola ini mempunyai %iri, kegiatan administrasi dilakukan di setiap !agian dari unit
yang ada pada kantor. "emua kegiatan administrasi dilakukan ole seorang
sekretaris atau di!antu ole !e!erapa orang administrasi pada unit masing&masing.
Dalam penanganan surat ada !e!erapa perlengkapan yang arus disediakan, yaitu.
#. $aki surat 2tray3
6
A
$
'
Alat ini !erguna se!agai tempat dari !erkas surat yang ada. "elain itu, dapat
!erguna untuk !er!agai jenis !erkas menurut keperluannya, seperti !aki surat
keluar, !aki surat masuk dan !aki surat tunda. $aki surat diletakkan di meja
sekretaris dan meja pimpinan yang muda dijangkau.
*. $uku agenda surat masuk dan keluar
$uku agenda ini arus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem
!uku agenda. $uku ini digunakan untuk men%atat data surat yang masuk atau
keluar.
-. Kartu kendali, lem!ar pengantar surat masuk, lem!ar pengantar surat raasia
Peralatan ini arus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu
kendali. Peralatan ini digunakan untuk men%atat data surat yang masuk maupun
keluar.
/. "e%retaries desk )ile
Kumpulan map dengan kode jenis klasi)ikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok
!erkas yang ditangani.
0. Alat tulis
'onto alat tulis antara lain pulpen, pensil, penggaris, kertas %atatan, stapler,
dan penjepit kertas.
1. Kertas dan amplop
Kertas surat 2dengan kop surat atau polos3 dan amplop dengan !er!agai ukuran.
7
"istem Pengurusan "urat
4. Alat pem!uka surat
Dapat !erupa alat manual, seperti pisau atau gunting, atau yang elektrik dengan
mesin pem!uka surat.
5. "tempel
"tempel tanggal terima dan stempel perusaaan.
6. 7ormulir tanda terima/$uku ekspedisi
7ormulir tanda terima digunakan pada pola desentralisasi dan !uku ekspedisi
digunakan pada pola sentralisasi.
#8. 9em!ar disposisi
9em!aran isi untuk men%atat instruksi dari pimpinan !erkaitan dengan proses
tindak lanjut dari surat yang diterima dari piak lain. 9em!ar ini digunakan pada
pola sentralisasi. Pada pola desentralisasi, disposisi langsung pada suratnya.
8
D
Pengurusan surat 2surat masuk dan surat keluar3 dapat dilakukan dengan dua %ara,
yaitu sistem !uku agenda dan sistem kartu kendali.
A. Pengurusan "urat Masuk
#. "istem $uku Agenda 2sistem tradisional3
Prosedur pengurusan surat masuk sistem !uku agenda adala se!agai !erikut.
#3 Penerimaan surat
Penerimaan surat dapat dilakukan ole mereka yang !iasanya !ekerja di
!agian depan kantor atau front office,seperti satpam dan resepsionis
2receptionist3. Kegiatannya mulai dari menerima sampai menyimpan arsip.
Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka
apa!ila ada surat yang masuk, !aik yang diantar ole petugas maupun
seorang kurir, merekala yang seringkali menerima surat. Tugas penerima
surat adala mengumpulkan setiap surat yang masuk, meneliti ketepatan
alamat dan menandatangani !ukti pengiriman !awa surat suda diterima.
*3 Penyortiran surat
"etela surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisakan
!erdasarkan alamat yang dituju. :ika surat itu untuk perseorangan dan
menyangkut masala pri!adi, maka surat dapat di!erikan langsung kepada
alamat yang dituju, tetapi apa!ila surat itu merupakan surat dinas karena
menyangkut kepentingan perusaaan/organisasi, maka surat terse!ut arus
diproses le!i lanjut.
-3 Pen%atatan surat
Pen%atatan dilakukan dengan menggunakan !uku agenda. Petugas dapat
mem!uka dan mem!a%a surat untuk mengetaui apaka surat terse!ut
merupakan surat dinas !iasa, penting atau raasia. Untuk surat raasia,
petugas tidak diper!olekan mem!a%a surat, ke%uali suda dii;inkan ole
pimpinan. Pen%atatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketaui
(olume surat masuk setiap ari, minggu, !ulan dan taun. :uga memudakan
dalam penyimpanan seingga surat akan le!i muda ditemukan. "etela
di%atat selanjutnya petugas mem!u!ukan stempel agenda se!agai tanda
!awa surat suda di%atat. Kemudian petugas mem!erikan surat terse!ut
kepada pimpinan dengan melampirkan lem!ar disposisi untuk men%atat
9
instruksi pimpinan !erkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya
dari surat terse!ut.
/3 Pengaraan surat
Pengaraan surat adala menentukan siapa saja yang selanjutnya akan
memproses surat !erkaitan dengan permasalaan surat. Pengaraan surat
dilakukan ole pimpinan, karena pimpinanla yang akan !ertanggungjawa!
teradap penanganan surat terse!ut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya
pada lem!ar disposisi, dan menuliskan siapa yang arus memproses surat
terse!ut.
9em!ar disposisi adala lem!ar isian untuk men%atat instruksi dari
pimpinan !erkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari
piak lain. <rang yang ditunjuk ole pimpinan untuk menindaklanjuti surat
yang dimaksud akan menangani surat !erdasarkan instruksi pimpinan
terse!ut.
03 Penyampaian surat
:ika pimpinan suda menuliskan instruksinya di lem!ar oposisi, maka
surat terse!ut !erikut lem!ar disposisinya di!erikan kepada orang yang
ditunjuk ole pimpinan yang tela ditulis di lem!ar disposisi. :ika orang
yang dimaksud terse!ut le!i dari satu, se!aiknya surat terse!ut diper!anyak
seingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya.
"aat surat terse!ut di!erikan kepada orang yang tela ditunjuk, maka yang
menerima arus menandatangani !ukti penerimaan di !uku ekspedisi intern.
$uku ekspedisi ada dua ma%am, yaitu .
$uku ekspedisi intern
$uku yang digunakan untuk men%atat
penyampaian/pengiriman/distri!usi surat yang disampaikan di dalam
lingkungan organisasi/perusaaan sendiri.
$uku ekspedisi ekstern
10
$uku yang digunakan untuk men%atat
penyampaian/pengiriman/distri!usi surat kepada piak lain di luar
organisasi/perusaaan.
13 Penyimpanan surat
:ika surat suda selesai diproses, maka surat asli arus diserakan
kepada !agian tata usaa untuk disimpan dengan menggunakan sistem
penyimpanan tertentu, seperti sistem a!jad, sistem su!jek, sistem wilaya,
sistem tanggal, atau sistem nomor.
*. "istem kartu kendali
Kartu kendali adala lem!ar isian untuk pen%atatan, penyampaian, dan
penyimpanan surat, seingga !ila diperlukan dapat ditemukan kem!ali dengan
muda.
7ungsi kartu kendali adala se!agai !erikut.
"e!agai alat pengendali surat masuk dan keluar.
"e!agai alat pela%ak surat.
"e!agai arsip pengganti !agi surat&surat yang masi dalam proses.
"e!agai pengganti !uku agenda dan ekspedisi.
Adapun keuntungan menggunakan kartu kendali adala se!agai !erikut.
9e!i e)isien
Dapat mem!edakan si)at surat 2penting,!iasa,raasia3 karena lem!arannya
!er!eda.
Mengilangkan pen%atatan yang !erulang.
Muda mela%ak lokasi surat yang sedang diproses.
Memudakan penyusunan arsip.
Memudakan in(entarisasi dan penilaian arsip.
11
Kategori si)at&si)at surat adala se!agai !erikut.
#. Kategori surat penting
:ika surat terse!ut ilang atau terlam!at akan mengaki!atkan kesulitan
!agi instansi yang !ersangkutan, se!a! tidak dapat diganti dengan surat
tem!usannya atau surat lainnya.
"urat terse!ut mempunyai proses lanjutan yang segera arus
dilaksanakan.
,n)ormasi yang terkandung dalam surat terse!ut tidak terdapat dalam
surat lain, seingga kalau in)ormasi tidak diketaui ole pimpinan atau
unit pengola terse!ut akan menim!ulkan kesulitan.
*. Kategori surat !iasa
Kalau surat terse!ut ilang atau terlam!at tidak akan menim!ulkan
kesulitan !agi instansi yang !ersangkutan.
"urat terse!ut tidak akan diproses selanjutnya.
,n)ormasi yang terkandung dalam surat terse!ut terdapat pula dalam
surat lain.
-. Kategori surat raasia
"urat !ersampul le!i dari satu sampul surat.
Pada sampul surat terdapat kode =>" atau "=>".
A. Pengurusan "urat Masuk
,. Prosedur pengurusan surat masuk penting
#. Penerimaan surat
"e!elumnya tela di!uat ketentuan atau peraturan di tiap instansi !awa
semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu pintu
kearsipan. >al ini akan le!i memudakan untuk kontrol dan
pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan
ke%epatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan
penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. >al ini dapat
dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserakan kepada unit kearsipan,
seingga unit kearsipan selalu mengetaui pula apa yang tela dilaksanakan.
12
Tugas penerima surat adala se!agai !erikut.
Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat
pengantarnya, serta mem!u!ui %ap tanggal pada sampul surat.
Menyortir surat masuk terse!ut !erdasarkan tanda yang terdapat pada
sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pri!adi, surat sala
alamat, dan surat raasia.
Menyerakan surat terse!ut ke pen%atat surat.
Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos
atau kurir.
*. Pen%atatan surat
"urat&surat yang diterima ole pen%atat dinilai menjadi tiga kategori,
yaitu surat penting, !iasa, atau raasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran
yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan
arus teliti.
Untuk surat yang penting, maka di%atat menggunakan kartu kendali
rangkap tiga. Untuk surat yang !iasa menggunakan lem!ar pengantar surat
!iasa. "urat raasia menggunakan lem!ar pengantar surat raasia.
Tugas men%atat surat !ukanla tugas yang muda, se!a! petugas
pen%atat arus dapat !enar&!enar menentukan indeks dan kode se%ara tepat.
Kalau petugas pen%atat terse!ut sukar menentukan indeks dan kode,
se!aiknya dikosongkan dulu dan diserakan kepada pengara 2atasan3 untuk
mengisi kolom surat terse!ut. Kalau memang diperlukan ke%epatan dan
(olume surat penting !anyak sekali, maka pen%atatan kartu kendali dapat
dilakukan ole !e!erapa petugas lain yang juga tela terlati.
Tugas pen%atat surat adala se!agai !erikut.
Men%atat surat penting menggunakan kartu kendali, surat !iasa dengan
lem!ar pengantar surat !iasa, surat raasia menggunakan lem!ar
pengantar surat raasia.
Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan
meneruskan ke pengara surat.
13
-. Pengaraan atau pengendalian surat
Petugas pengara surat adala pimpinan pada unit kearsipan
2misalnya. Kepala Tata Usaa3. Tugas pengara surat antara lain se!agai
!erikut.
Menerima surat yang tela dilampiri tiga lem!ar kartu kendali.
Menentukan ara surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.
Mengisi kolom indeks, kode, dan pengola pada kartu kendali.
Mengam!il kartu kendali # 2puti3 dan disimpan di kotak kartu kendali
yang !er)ungsi se!agai alat pengendali surat dan setela satu taun
dijilid.
Meneruskan kartu kendali * dan - kepada unit pengola.
/. Penyampaian surat ke unit pengola
Unit pengola terdiri dari !agian&!agian !erikut
#3 Tata usaa unit pengola
Tugasnya adala se!agai !erikut.
a. Menerima surat dan kartu kendali * dan - serta memara)nya se!agai
!ukti !awa surat suda diterima.
!. Mengem!alikan kartu kendali * kepada pengara surat untuk
diteruskan kepada penata arsip 2arsiparis3, kartu kendali - tetap
melekat surat.
%. Mem!uat dua lem!ar disposisi, kemudian melampirkan surat !erikut
lem!ar disposisi # dan * untuk disampaikan kepada pimpinan unit
pengola.
d. Menerima kem!ali surat, kartu kendali - dan lem!ar disposisi # dan
* yang tela diisi ole pimpinan unit pengola.
e. Menyimpan kartu kendali - dan meneruskan surat !erikut dengan
lem!ar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di
disposisi.
). Menerima surat dan lem!ar disposisi # kem!ali dari pelaksana, jika
surat terse!ut suda selesai diproses, untuk kemudian disimpan
!e!erapa lama. :ika surat terse!ut suda menurun nilai gunanya 2in&
14
akti)3, maka surat !erikut kartu kendali - diserakan kepada penata
arsip dan ditukar dengan kartu kendali *, se!agai !ukti !awa surat
disimpan di unit kearsipan ole penata arsip.
*3 Pimpinan unit pengola
Tugasnya adala se!agai !erikut.
a. Menerima surat, kartu kendali -, dan lem!ar disposisi # dan * dari
tata usaa unit pengola.
!. Mengisi lem!ar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk.
%. Menyerakan kem!ali surat, kartu kendali -, dan lem!ar disposisi #
dan * kepada tata usaa unit pengola.
-3 Pelaksana
Tugasnya adala se!agai !erikut.
a. Menerima surat !erikut lem!ar disposisi satu pimpinan dari tata
usaa unit pengola.
!. Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lem!ar disposisi.
%. Menyerakan surat dan lem!ar disposisi # kepada tata usaa unit
pengola jika surat suda selesai diproses/ditindaklanjuti.
0. Penyimpanan atau penataan arsip
Tugas penata arsip 2arsiparis3 adala se!agai !erikut.
a. Menerima kartu kendali * yang tela dipara) tata usaa unit pengola
dan disimpan di kotak kartu se!agai !ukti !awa surat sedang diproses di
unit pengola.
!. Menerima surat yang suda selesai diproses ole unit pengola dan
menukar kartu kendali * dengan kartu kendali -.
%. Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.
,. Prosedur Pengurusan "urat Masuk $iasa
Dalam penanganan surat masuk yang !ersi)at !iasa, tidak perlu di%atat dalam
kartu kendali, tetapi menggunakan lem!ar pengantar surat !iasa. Alur kerjanya
juga sedikit le!i pendek jika di!andingkan dengan kartu kendali. "urat !iasa
tidak perlu %epat sampai ke unit pengola, tetapi dapat menunggu # atau * ari
sampai terkumpul agak !anyak, karena pen%atatan dapat dilakukan sekaligus
15
untuk !e!erapa surat dalam satu lem!ar pengantar surat !iasa. :ika
menggunakan kartu kendali, satu lem!ar surat di%atat dalam satu lem!ar kartu
kendali rangkap -, tidak !isa !e!erapa surat di%atat sekaligus dalam satu unit
kendali. Karena !ersi)at !iasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan %ukup
disimpan di unit pengola saja, tidak perlu lagi diserakan kepada penata arsip.
Pengapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengola.
9angka&langka pengurusan surat masuk !iasa adala se!agai !erikut.
#. "urat&surat masuk !iasa dikumpul # atau * ari, setela !anyak !aru
di%atat dalam lem!ar pengantar surat !iasa rangkap *.
*. "etela di%atat, maka surat&surat terse!ut di terse!ut disampaikan ke unit
pengola !ersama lem!ar pengantarnya.
-. Unit pengola mem!u!ui para) pada lem!ar pengantar. "elanjutnya
lem!ar pengantar # dikem!alikan kepada pen%atat.
,,. Prosedur Pengurusan "urat Masuk =aasia
Dalam menangani surat masuk yang !ersi)at raasia, anya pimpinan
yang !ole mem!a%a surat, kalaupun ada yang !ole mengetaui itu pun
anya ada pada orang tertentu saja yang suda ditunjuk langsung ole
pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau
masi !ersampul.
9angka&langka pengurusan surat masuk raasia adala se!agai !erikut.
#. "urat raasia diterima ole penerima surat dan menyerakan kepada
pen%atat surat.
*. Pen%atat men%atat surat tanpa mem!uka sampul ke dalam lem!ar
pengantar surat raasia 2rangkap *3 lalu menyerakan kepada pengara
surat.
-. Pengara surat memeriksa pengisian lem!ar pengantar dan meneruskan
kepada pimpinan unit pengola.
/. Pimpinan unit pengola mem!eri para) pada lem!ar pengantar # dan *.
0. Pimpinan unit pengola penyimpan surat dan lem!ar pengantar *, lem!ar
pengantar # dikem!alikan kepada pengara surat untuk diteruskan
kepada penata arsip.
16
$. Pengurusan "urat Keluar
#. "istem $uku Agenda
a. Pem!uatan konsep
Konsep surat sering dise!ut dengan draft. "aat pengetikan !elum
menggunakan komputer, untuk mem!uat surat arus di!uat dulu konsepnya
se%ara tertulis, di atas kertas !ergaris/kertas !uram/lem!ar konsep surat. >al
ini karena jika langsung diketik terjadi !anyak kesalaan. "aat ini mesin tik
suda tidak lagi menjadi alat yang populer karena suda digantikan ole
komputer yang le!i %anggi. Konsep yang ditulis tangan pun kini suda
mulai ditinggalkan, konsep surat suda langsung diketik dengan komputer.
?amun demikian, masi ada yang tetap menggunakan %ara yang lama
dengan mem!uat konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan
menggunakan komputer.
!. Persetujan konsep
:ika konsep surat di!uat ole konseptor atau !awaan, maka konsep
terse!ut arus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adala
memeriksa apaka konsep surat terse!ut suda sesuai atau perlu diper!aiki
atau dikoreksi. $ila konsep suda mendapat persetujuan dari pimpinan,
maka pimpinan akan mem!eri tanda/para) 2a%%3 pada konsep terse!ut.
%. Pen%atatan surat
Konsep surat yang suda mendapatkan persetujuan dari pimpinan,
selanjutnya di%atat ke dalam !uku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau
dida)tarkan. >al ini !ertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris
sesuai dengan aturan pem!erian nomor surat yang !erlaku di kantor terse!ut.
d. Pengetikan konsep surat
Konsep surat yang tela mendapatkan persetujuan pimpinan dan
mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserakan kepada juru tik untuk
diketik dengan rapi. :angan lupa untuk mengetik juga sampul surat yang
akan digunakan.
e. Pemeriksaan pengetikan
17
:uru tik arus memeriksa pengetikannya se!elum surat terse!ut diprint
atau di%etak, jangan sampai ada kesalaan pengetikan seke%il apapun,
walaupun anya satu uru) sekali pun. Apalagi jika !erupa angka&angka,
arus diteliti, karena !eda angka adala kesalaan )atal. $akan konseptor
arus memeriksa juga pengetikan terse!ut, seingga !enar&!enar sesuai
dengan konsepnya. "elain itu, konseptor mem!erikan para)nya dengan
pensil pertanda surat suda sesuai dengan konsep.
). Penandatanganan surat
"etela surat suda selesai diketik dengan rapi, maka peja!at yang
!erwenang atau !ertanggungjawa! teradap surat terse!ut dan
mem!u!ukan tanda tangan di atas nama terang.
g. Pem!erian %ap dinas
"urat yang tela ditandatangani ole penanggungjawa!, selanjutnya
di!eri %ap dinas/stempel se!agai tanda sanya surat. "urat yang tidak ada %ap
dinas/stempel akan diragukan kea!saannya. Pem!erian %ap dinas
di!u!ukan di se!ela kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari
tanda tangan terse!ut.
. Melipat surat
"urat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat se%ara rapi
menggunakan aturan melipat surat. "ementara itu, tem!usannya atau lem!ar
Ke&* disimpan se!agai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam
map/)older di la%i filling cabinet. Untuk surat yang nantinya akan
dimasukkan ke dalam sampul !erukuran !esar, tidak perlu dilipat. Melipat
surat arus juga memperatikan ukuran sampul yang akan digunakan.
i. Menyampul surat
"urat yang tela dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul
yang tela disediakan dan direkatkan dengan lem se%ara rapi.
Peratikan juga al&al !erikut.
#. +unakan kop surat juga untuk sampul surat.
*. 'antumkan nomor surat !ila diperlukan.
-. :ika sampul tidak menggunakan kop surat, arus di!u!ukan %ap
dinas/stempel pada sampul dise!ela kiri.
18
/. Perangko se%ukupnya.
j. Pengiriman surat
:asa pengiriman surat merupakan suatu al yang tidak dapat dipisakan
dalam proses prosedur pengurusan surat, !aik surat masuk/surat keluar. <le
karena itu, di!utukan jasa pengiriman surat yang tepat.
>al yang perlu diperatkan dalam menggunakan jasa pengiriman surat.
#. jenis surat@
*. in)ormasi yang ter%antum dalam surat@
-. tujuan/alamat surat@
/. (olume/!anyaknya surat.
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat %ara !erikut.
#. Melalui kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar
langsung surat kepada alamat yang dituju. "aat menyerakan surat
kepada orang yang dituju, petugas kurir meminta tanda tangan si
penerima !awa surat suda disampaikan dengan menggunakan $uku
Akspedisi Akstern.
*. Melalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dan diserakan ke
petugas pos dengan menggunakan $uku Akspedisi Akstern untuk
meminta %ap pos setempat !awa surat suda dikirim melalui pos.
-. Melalui perusaaan jasa pengiriman 2D>9, T,K,, 7ADAB, dan
se!againya3.
/. Melalui internet.
k. Penyimpanan surat
"urat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan
tem!usan atau lem!ar ke&* disimpan se!agai arsip. Penyimpanan dilakukan
dengan menggunakan sistem penyimpanan. Misalnya. sistem a!jad, sistem
su!jek, sistem tanggal, sistem nomor, dan sistem wilaya.
19
'atatan.
#. "etiap satu surat arus di!uat minimal dua lem!ar, satu untuk alamat
yang dituju, dan lem!ar kedua untuk arsip.
*. Apa!ila alamat/orang dituju jumlanya !anyak. Misalnya. surat edaran,
maka surat %ukup di!uat satu lem!ar saja, setela ditandatangani
kemudian diper!anyak dengan mesin pengganda, misalnya mesin
)otokopi atau risograph, yang asli untuk arsip, salinannya untuk alamat
yang dituju.
*. "istem Kartu Kendali
a. Prosedur Pengurusan "urat Keluar Penting
"eperti alnya dalam pengurusan surat masuk penting dimana pen%atatan
dan pengendalian menggunakan kartu kendali, maka penanganan surat
keluar yang !ersi)at penting pun menggunakan kartu kendali. Keduanya
tetap melalui satu pintu utama keluar masuknya surat yaitu unit kersipan.
9angka&langka pengurusan surat keluar penting adala se!agai !erikut.
#. Unit pengola
"urat keluar !erasal dari unit pengola atau unit kerja yang
!erkepentingan teradap surat terse!ut. Pen%atatan dengan kartu kendali
dapat dilakukan di unit kearsipan. Dapat juga dilakukan di unit pengola,
asalkan kartu kendali # dan kartu kendali * diserakan ke unit kearsipan,
seingga unit kearsipan selalu mengetaui apa yang tela diproses di unit
pengola. Tata usaa unit pengola mengisi - kartu kendali, setela itu
surat asli !eserta tem!usannya dan kartu kendali # dan * diteruskan ke
unit kearsipan. Kartu kendali - disimpan di unit pengola. Tem!usan
yang tela diproses di pen%atat surat, selanjutnya disimpan di unit
pengola.
*. Pen%atatan surat
Tugas pen%atat surat adala se!agai !erikut.
a. Menerima surat !eserta tem!usannya dan kartu kendali # dan * dari
unit pengola.
!. Mem!erikan stempel pada surat.
20
%. Kartu kendali # diteruskan ke pengara surat untuk disimpan dan
!er)ungsi se!agai kartu kontrol.
d. Mem!erikan para) pada kartu kendali *, kemudian mengem!alikan
kartu kendali - dan tem!usan kepada unit pengola.
e. Mem!erikan surat kepada tugas ekspedisi untuk dikirimkan kepada
alamat instansi.
-. Pengaraan surat
Tugas pengara surat dalam menangani surat keluar adala
menerima kartu kendali # dari pen%atat surat dan menyimpannya ke
dalam kotak kartu kendali se!agai kontrol atau pengendali dari surat
yang dikirimkan.
/. Penataan arsip
Tugas penata arsip dalam al ini adala menerima kartu kendali *
dari unit pengola dan menyimpannya dalam kotak kartu kendali se!agai
pengganti arsip yang ada di unit pengola. :ika arsip yang !erada di unit
pengola suda in&akti), kartu kendali * di penata arsip ditukar dengan
kartu kendali - dan tem!usan di unit pengola.
0. Pengiriman surat
Umumnya mengirim surat menggunakan ekspeditor atau kurir.
Tugasnya menerima surat&surat yang akan dikirim kepada piak lain dan
mengirimkannya dengan %ara&%ara tertentu yang tela menjadi aturan di
suatu kantor.
!. Prosedur Pengurusan "urat Keluar $iasa
Penanganan surat keluar !iasa atau rutin sama seperti menangani surat
masuk !iasa, yaitu menggunakan lem!ar pengantar srat !iasa.
9angka&langka pengurusan surat keluar !iasa adala se!agai !erikut.
#. Unit pengola
Unit pengola men%atat surat keluar !iasa atau rutin dalam dua lem!ar
pengantar surat !iasa, kemudian surat asli, lem!ar pengantar 2lem!ar #
dan lem!ar *3, tem!usan diteruskan ke pen%atat surat di unit kearsipan.
21
Pengertian Arsip
"elanjutnya menerima kem!ali tem!usan surat yang suda di!eri %ap
stempel tanggal ole pen%atat surat dan lem!ar pengantar surat !iasa
2lem!ar *3 untuk disimpan. >al ini digunakan se!agai tanda !awa surat
suda dikirimkan ke alamat yang dituju.
*. Pen%atatan surat
Pen%atat surat menerima surat, tem!usan dan lem!ar pengantar surat
!iasa 2lem!ar # dan *3, kemudian mem!eri %ap stempel tanggal pada
tem!usan surat dan mengem!alikan lagi tem!usan dan lem!ar pengantar
* kepada unit pengola. >al ini se!agai tanda !awa surat suda diterima
dan dikirimkan. "urat asli dikirimkan ke alamat yang dituju melalui
ekspeditor.
%. Prosedur Pengurusan "urat Keluar =aasia
"eperti alnya pengurusan surat masuk raasia, untuk pengurusan surat
keluar raasia juga menggunakan lem!ar pengantar surat raasia.
9angka&langka pengurusan surat keluar raasia adala se!agai !erikut.
#. "urat raasia diketik sendiri ole pimpinan atau di!uat ole seseorang
yang ditunjuk langsung ole pimpinan !erikut tem!usannya. "urat ini
di%atat langsung dalam lem!ar pengantar surat raasia, tem!usan
disimpan.
*. "urat tertutup dan lem!ar pengantar surat raasia 2lem!ar # dan *3
diserakan kepada pengara surat. Kemudian surat diserakan kepada
ekspeditor untuk dikirim dan lem!ar pengantar # diserakan kepada
penata arsip dan lem!ar pengantar * kepada unit pengola.
"e%ara etomologi 2asal usul kata3, kata arsip !erasal dari.
#. $aasa Cunani, yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu,
*. $aasa 9atin, yaitu felum 2!undel3 yang artinya tali atau !enang,
-. $aasa ,nggris, yaitu archieve, artinya kumpulan warkat@ re%ord artinya
%atatan@ dan )ile artinya sekumpulan in)ormasi/warkat,
22
A
:enis&jenis Arsip
/. $aasa $elanda, yaitu archief artinya warkat,
0. $aasa :erman, yaitu archivalen artinya warkat.
Dari pengertian terse!ut di atas, dapat disimpulkan arsip adala setiap %atatan
2record/warkat3 yang tertulis, ter%etak, atau ketikan dalam !entuk uru), angka, atau
gam!ar yang mempunyai tujuan tertentu se!agai !aan komunikasi dan in)ormasi yang
terekam pada kertas, kertas )ilm, media komputer, dan lain&lain yang disimpan menurut
suatu aturan seingga apa!ila diperlukan dapat ditemukan dengan muda.
'ontonya surat, kartu, flash disk, telegram, )ormulir, asil )aksimile, )aktur, da)tar,
gra)ik, memo, gam!ar, kuitansi, laporan, peta, disket, dan se!againya.
"urat/warkat !aru dapat dise!ut se!agai arsip apa!ila memenui syarat&syarat se!agai
!erikut.
#. Mempunyai arti.
*. Mempunyai kegunaan.
-. Disimpan dengan teratur
#. :enis&jenis Arsip $erdasarkan $entuk 7isiknya
$erdasarkan !entuk )isiknya, arsip di!agi se!agai !erikut.
a. Arsip yang !er!entuk lem!aran. 'onto. surat, kuitansi, )aktur, dan )oto.
!. Arsip yang tidak !er!entuk lem!aran. 'onto. disket, flash disk, mikro )ilm, dan
rekaman pada pita kaset.
*. :enis&jenis Arsip $erdasarkan Masalanya
$erdasarkan masalanya, arsip di!agi se!agai !erikut.
a. Financial record, yaitu arsip&arsip yang !erisi %atatan&%atatan mengenai
masala keuangan. 'onto. kuitansi, giro, %ek, dan kartu kredit.
!. Invevtori record, yaitu arsip&arsip yang !eru!ungan dengan masala !arang
in(entaris. 'onto. %atatan tentang jumla !arang, merek, ukuran, dan arga.
%. Personal record, yaitu arsip&arsip yang !eru!ungan masala kepegawaian.
'onto. surat lamaran kerja, curriculum vitae, a!sensi pegawai, dan surat
keputusan.
23
7
d. Sales record, yaitu arsip&arsip yang !eru!ungan dengan masala penjualan.
'onto. data penjualan dan da)tar nama agen dan distri!utor.
e. Production record, yaitu arsip&arsip yang !eru!ungan dengan masala
produksi. 'onto. arsip tentang jenis !aan !aku, jenis alat/mesin yang
digunakan, dan jenis dan kualitas !arang.
-. :enis&jenis Arsip $erdasarkan Pemiliknya
$erdasarkan pemiliknya, arsip di!agi se!agai !erikut.
a. 9em!aga pemerintaan
#3 Arsip nasional di ,ndonesia 2Arsip ?asional =epu!lik ,ndonesia3
*3 Arsip nasional di setiap i!u kota Daera Tingkat , 2Arsip ?asional Daera3
!. ,nstansi pemerintaan/swasta
#3 Arsip primer dan arsip sekunder. Arsip primer adala arsip aslinya,
sedangkan arsip sekunder adala arsip yang !erupa tindasan atau kar!on
kopi.
*3 Arsip sentral dan arsip unit. Arsip sentral adala arsip yang disimpan pada
pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip unit adala
arsip yang dise!arkan penyimpanannya pada setiap !agian organisasi.
/. :enis&jenis Arsip $erdasarkan "i)atnya
$erdasarkan si)atnya, arsip di!agi se!agai !erikut.
a. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang anya mempunyai kegunaan in)ormasi.
'onto. surat undangan dan surat pem!eritauan.
!. Arsip !iasa, yaitu arsip yang semula penting, akirnya tidak !erguna lagi
pada saat arsip yang diin)ormasikan itu !erlaku. 'onto. surat lamaran kerja
dan surat tagian.
%. Arsip penting, yaitu arsip yang ada u!ungannya dengan masa lalu dan masa
yang akan datang, seingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. 'onto.
surat perjanjian dan surat kontrak.
d. Arsip penting 2(ital3, yaitu arsip yang dapat dijadikan pengingat selama&
lamanya 2!ernilai sejara/ilmia3. 'onto. naska proklamasi dan surat
keputusan asil penelitian ilmia.
24
e. Arsip raasia, yaitu arsip yang isinya anya !ole diketaui ole orang
tertentu saja dalam suatu organisasi. 'onto. asil penilaian pegawai dan
stategi pemasaran.
0. :enis&jenis Arsip $erdasarkan 7ungsinya
$erdasarkan )ungsinya, arsip di!agi se!agai !erikut.
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan se%ara langsung dalam
peren%anaan, penyelenggaraan keidupan ke!angsaan pada umumnya, atau
dipergunakan se%ara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip dinamis di!edakan se!agai !erikut.
#3 Arsip akti), arsip yang diperguakan se%ara terus menerus dalam kegiatan
kantor. Arsip ini masi sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.
*3 Arsip semi akti), yaitu arsip yang )rekuensi penggunaannya suda menurun,
tetapi kadang&kadang masi dipergunakan.
-3 Arsip inakti), yaitu arsip dinamis yang suda sangat jarang digunakan. Arsip
inakti) anya digunakan se!agai re)rensi atau pem!eri keterangan semata.
!. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan se%ara langsung untuk
peren%anaan, penyelenggaraan keidupan ke!angsaan pada umumnya, maupun
untuk penyelenggaraan administrasi negara.
Kearsipan adala suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan,
pengaturan, pemeliaraan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, seingga
saat diperlukan dapat ditemukan dengan %epat dan muda.
Tujuan penyelenggaraan kearsipan, antara lain se!agai !erikut.
#. Agar arsip terpeliara dengan !aik, teratur, dan aman.
*. Agar muda mendapatkan kem!ali arsip yang di!utukan dengan %epat dan
tepat.
-. Untuk mengindari pem!orosan waktu dan tenaga dalam men%ari arsip yang
di!utukan.
/. Untuk mengemat tempat penyimpanan.
0. Untuk menjaga keraasiaan arsip.
1. Untuk menjaga kelestarian arsip.
25
Perlengkapan Arsip
4. Untuk menyelamatkan arsip yang !erisi in)ormasi tentang pertanggungjawa!an,
peren%anaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan&kegiatan
kemasyarakatan.
Dalam rangka menyelamatkan arsip yang !erisi in)ormasi penting dan merupakan
!ukti pertanggungajawa!an yang otentik, !aik dari )isik maupun isinya, maka arsip&
arsip terse!ut arusla disimpan dengan !aik menggunakan suatu sistem yang
memudakan dalam menyimpan dan menemukan kem!ali. Kegiatan penyimpanan
terse!ut mem!utukan penyelenggaraan dan peralatan yang %ukup dari segi jumla
dengan kualitas yang !aik pula. >al ini penting agar arsip&arsip terse!ut terlindung dari
!aaya yang dapat menye!a!kan terjadinya kerusakan arsip, seperti !aaya !anjir,
ke!akaran, pen%urian, dan se!againya.
Di setiap kantor tertentu saja perlengkapan dan peralatan yang digunakan
!erma%am&ma%am semakin !esar kantor dan arsip yang dikelola, maka semakin !anyak
dan !eragam pula peralatan yang dipergunakan.
Penyelenggaraan kearsipan yang !aik, perlu didukung adanya perlengkapan yang
lengkap dan tepat. "e%ara gars !esar perlengkapan kearsipan ada tiga ma%am, yaitu.
#. Map
Tergolong dalam jenis map yang diperlukan dalam kearsipan adala.
a. Stofmap, ter!uat dari kertas te!al !erukuran )olio, digunakan untuk menyimpan
warkat anya untuk sementara waktu saja.
!. Snelhechter, map yang menggunakan jepitan, digunakan untuk menempatkan
warkat yang masi sedang diproses.
%. Brieforner, ter!uat dari karton te!al dan di!eri jepitan kawat !esar. $iasanya
digunakan untuk menyimpan warkat dalam jumla yang %ukup !anyak, yang
disusun per masala. Ditaru di rak, !erdiri dan !erjajar.
d. Folder, seperti stopmap tetapi tidak memakai penutup. Di!uat dari kertas te!al
2sejenis kertas manila3, !erukuran panjang -0 %m, le!ar */ %m. Pada sisi atas
terdapat !agian yang menonjol !erukuran 5&6 %m le!ar * %m, yang dise!ut Dta!E
!erguna untuk menempatkan titel )ile yang !ersangkutan. 7older untuk
26
+
menempatkan warkat yang tela diklari)ikasikan ingga !agian yang terke%il
dalam klasi)ikasi warkat.
e. Guide 2petunjuk3, ter!uat dari kertas karton te!al, !erukuran panjang --&-0 %m,
le!ar/tinggi *-&*/ %m. $agian sisi di!eri Dta!E !erukuran sama dengan )older
25&6 F * %m3, !erguna untuk menempatkan titel/kode klasi)ikasi permasalan.
Guide merupakan petunjuk dari )ungsi se!agai pemisa se!agai pemisa antara
)older&)older tempat penyimpanan warkat.
*. 9em!aran kertas/kartu, yang digunakan dalam kearsipan antara lain.
a. Kartu kendali, terdapat kolom&kolom yang menunjukkan. indeF/su!yek, kode
klasi)ikasi, tanggal terima, nomor surat, kolom M/K, al, isi ringkas, lampiran,
dari, kepada, tanggal, nomor surat, nama pengola, para), dan %atatan.
!. 9em!ar pengantar surat raasia dan rutin, yaitu untuk mengantarkan surat&surat
raasia dan !iasa yang prosesnya tidak memakai kartu kendali.
%. 9em!ar disposisi, !erguna untuk men%atat pendapat singkat, yang merupakan
petunjuk, dari pimpinan mengenai sesuatu surat yang sedang diproses.
d. Kartu pinjam arsip@ se!agai !ukti pinjam arsip.
e. Kartu tunjuk silang@ !erguna untuk men%atatn warkat yang ada kaitannya dengan
warkat yang disimpan pada tempat lain, atau warkat yang isinya le!i dari satu
masala.
). Da)tar indeF@ da)tar yang !erisi klasi)ikasi masala/su!yek, su! masala/su!
su!yek, dan perin%ian yang le!i ke%il lagi.
-. Tempat penyimpanan, yang !iasa digunakan dalam kearsipan antara lain.
a. Tickler-file 2!erkas pengingat3@ ter!uat dalam kotak, dipergunakan untuk
menyimpan kartu kendali dan pinjam arsip.
!. Filing cabinet 2lemari arsip3@ dipergunakan untuk menyimpan )older yang tela
!erisi warkat sesuai dengan klasi)ikasinya, !ersama guide. 7older digunakan
pada gawang yang ada di se!ela kiri dan kanan la%i filing cabinet.
%. Rotar 2alat penyimpanan !erputar3@ adala sema%am filing cabinet tetapi
penyimpanan arsip dilakukan se%ara !erputar. Alat ini dapat digerakkan se%ara
!erputar, seingga dalam penempatan dan penemuan kem!ali arsip tidak !anyak
27
"istem Kearsipan
memakan tenaga. Alat ini ter!uat dari !aan yang kuat seperti logam atau !asi.
Arsip disimpan pada alat ini se%ara lateral.
d. =ak arsip@ digunakan untuk menempatkan )older se%ara lateral 2menyamping3,
atau untuk menempatkan kotak&kotak karton yang !erisi )older.
e. Bo! 2kotak3@ dipergunakan untuk menyimpan arsip&arsip in akti).
"istem kearsipan 2filing sstem3 adala suatu sistem, metoda, atau %ara yang
dipergunakan dalam penyimpanan dan pengurusan warkat. Tujuan dari sistem kearsipan
adala De)isiensiE. $erarti pengelolaan warkat dengan menggunakan metoda yang tepat
seingga dapat mengemat !iaya, waktu, tempat, dan tenaga@ selanjutnya !isa
menentukan kem!ali warkat yang diperlukan dengan tepat, %epat, dan muda.
7aktor yang perlu diperatikan dalam memili sistem kearsipan yaitu.
#. 7leksi!el/luas, sistem )iling yang digunakan dapat diterapkan di setiap unit
organisasi, dan dapat mengikuti perkem!angan organisasi.
*. Muda, sistem )iling yang dipakai muda dipaami ole setiap pegawai
seingga muda diterapkan di setiap unit organisasi.
-. Mura, untuk menyimpan dan menentukan kem!ali suatu warkat, memerlukan
!iaya yang serenda&rendanya.
/. Tepat, disesuaikan dengan situasi dan kondisi organisasi yang !ersangkutan.
0. 'epat, dapat dilaksanakan se%ara %epat, !aik menyimpan maupun mengem!ilnya
kem!ali, karena prosedur yang tidak !er!elit&!elit.
Ada !er!agai ma%am sistem kearsipan, namun yang sering dipakai lima ma%am
sistem yaitu.
#. "istem a!jad 2alphabetic filing sstem3
*. "istem su!yek/pokok soal/perial 2subek filing sstem3
-. "istem nomor 2numeric filing sstem3
/. "istem ilmu !umi/wilaya 2goegraphic filing sstem3
28
>
0. "istem kronologis/tanggal 2chronological filing sstem3
TA" 7<=MAT,7
a. P,9,>A? +A?DA
#. $erikut ini yang merupakan arsip adala . . . .
a. arti)ak
!. kayu
c" flash disk
d. )osil
e. lemari !esi
*. Arsip yang digunakan se%ara terus&menerus dalam kegiatan kantor dan masi sering
dikeluarkan untuk keperluan tertentu dise!ut . . . .
a. arsip akti)
!. arsip pasi)
%. arsip inakti)
d. arsip (ital e. arsip primer
-. Cang merupakan tujuan kearsipan adala . . . .
a. agar tenteram
!. agar arsip terus !ertam!a
%. untuk menjaga kelestarian kantor
d. agar muda mendapat kem!ali arsip saat di!utukan dengan %epat dan
tepat
e. untuk menjaga keraasiaan ?egara
/. Map yang tidak mempunyai daun penutup tetapi mempunyai penjepit di tenga
dise!ut . . . .
a" hanging folder
!. ordner
c" stopmap
d. )older
e" snelhecte
0. ,n)ormasi yang terkandung dalam suatu surat tidak terdapat dalam surat lain. ,ni
merupakan satu kriteria dari G.
29
a. surat penting
!. surat !iasa
%. surat raasia
d. surat resmi
e. surat sangat raasia
1. Dalam prosedur surat masuk system kartu kendali, setela surat di%atat dengan KK
rangkap tiga, "urat dan KK diserakan kepada G.
a. pengara surat
!. penata arsip
%. pengola surat
d. sekretaris
e. pimpinan
4. Dalam prosedur surat masuk system kartu kendali, setela surat di%atat dengan KK
rangkap tiga, "urat dan KK diserakan kepada G.
a. pengara surat
!. penata arsip
%. pengola surat
d. sekretaris
e. pimpinan
5. Prosedur pengurusan surat masuk dalam system !uku agenda adala G.
a. Penerimaan&pen%atatan&pengaraan&penyortiran&penyimpanan&penyampaian
!. Penerimaan&pen%atatan&penyortiran&pengaraan&penyampaian&penyimpanan
%. Penerimaan&pen%atatan&penyortiran& pengaraan&penyampaian&penyimpanan
d. Penerimaan&penyortiran&pen%atatan&penyampaian&pengaraan&penyimpanan
e. Penerimaan& penyortiran&pen%atatan&pengaraan&penyampaian&penyimpanan
6. 9em!aran untuk men%atat instruksi pimpinan !erkaitan dengan surat adala lem!ar
G.
30
a. agenda
!. ekspedisi
%. kartu kendali
d. disposisi
e. instruksi
#8. 9em!aran untuk men%atat instruksi pimpinan !erkaitan dengan surat adala lem!ar
G.
a. agenda
!. ekspedisi
%. kartu kendali
d. disposisi
e. instruksi
31
!. ,",A?
#. Untuk menyelamatkan !aan pertanggungjawa!an tentang peren%anaan,
pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan, adala tujuan
dari ....................
*. $agian yang menonjol untuk menuliskan kode&kode yang terdapat di guide
dise!ut ..................
-. Kotak arsip ditempatkan pada rak arsip, disimpan dengan %ara ..................
/. Pen%atatan surat rutin 2!iasa3 menurut pola !aru menggunakan ................
0. Tanda sanya se!ua surat yang tela di!uat adala adanya ................
!. A"A,
#. "e!utkan pengertian dari.
a. arsip
!. kearsipan
*. "e!ut dan jelaskan jenis&jenis arsip !erdasarkan si)atnyaH

-. $agaimana prosedur pengursan surat masuk sistem !uku agendaI :elaskan
se%ara singkat dan tepatH
32
/. "e!utkan !e!erapa alasan pem!uatan suratH
0. Tuliskan prosedur pengurusan surat keluar system !uku agenda, dan jelaskan
dengan singkat dan tepatH


33
Taapan&Taapan Pengadaan Personil Kantor
Untuk mendapatkan karyawan atau
personil kantor yang andal, %akap, !erdaya
guna dan !erasil guna, diperlukan !e!erapa
proses dan taapan&taapan.
#. Analisis ja!atan
Analisis adala penyelidikan teradap
suatu peristiwa untuk mengetaui keadaan
yang se!enarnya. Dengan demikian dapat
dikatakan !awa analisis ja!atan 2#ob analsis3 adala suatu kegiatan untuk
mem!erikan analisa atau menganalisis pekerjaan&pekerjaan apa saja yang arus
dilakukan, !agaimana mengerjakannya dan mengapa arus dilaksanakan. Analisis
ja!atan juga merupakan in)ormasi tentang ja!atan itu sendiri dan syarat&syarat yang
diperlukan untuk dapat menduduki ja!atan tertentu. Man)aat analisa ja!atan adala
untuk mem!erikan in)ormasi mengenai al&al yang !eru!ungan dengan uraian
pekerjaan 2#ob description3, spesi)ikasi pekerjaan 2#ob spesification3, dan e(aluasi
pekerjaan 2#ob evalution3. "elain itu, analisa ja!atan juga !erguna untuk .
a. Perekrutan dan seleksi karyawan
!. Kompensasi gaji karyawan
%. A(aluasi ja!atan
d. Penilaian prestasi kerja karyawan
e. Pelatian 2training3
). Promosi dan pemindaan karyawan
g. <rganisasi
. Memperkaya pekerjaan
34
A
KEGIATAN
BELAJAR
2
MELAKSANAKAN administrasi
kepegawaian/ketenagaan
i. Penyederanaan pekerjaan
j. Penempatan karyawan
*. =ekrutmen
=ekrutmen adala suatu proses usaa untuk men%ari dan mempengarui tenaga
kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusaaan
atau instansi, !aik instansi swasta maupun pemerinta.
a. Penentuan dasar rekrutmen
=ekrutmen arus !erpedoman pada spesi)ikasi pekerjaan yang tela
ditentukan untuk mengisi ja!atan terse!ut. "pesi)ikasi pekerjaan arus diuraikan
dengan jelas, seingga pelamar mengetaui kuali)ikasi apa saja yang di!utukan
untuk mengisi lowongan kerja terse!ut. Misalnya tingkat pendidikan, !atas usia,
jenis kelamin, keterampilan dan kemampuan yang dimiliki.
!. Penentuan sum!er&sum!er rekrutmen
"um!er ,nternal
Caitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja
diam!il dari dalam perusaaan terse!ut, dengan %ara mutasi atau
pemindaan karyawan yang memenui spesi)ikasi ke suatu !agian tertentu
yang kososng atau untuk mengisi tugas !aru.
Keunggulan sum!er internal .
Meningkatkan kinerja dan kedisplinan karyawan, karena terdapat
peluang untuk promosi.
9oyalitas karyawan menjadi !esar/tinggi teradap perusaaan.
$iaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu !iaya untuk iklan.
Jaktu perekrutan relati) singkat.
Kelemaan sum!er internal.
Kurang mem!uka kesempatan untuk angkatan kerja !aru yang !erada di
luar perusaaan.
Kurang ada wi!awa !agi karyawan yang dimutasikan.
35
"um!er eksternal
Caitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja
yang diam!il dari luar perusaaan, antara lain .
Pelamar datang sendiri.
Kantor Dinas Tenaga Kerja.
9em!aga&lem!aga pendidikan.
Pemuatan iklan/ad(ertising.
=e)rensi seseorang/rekanan karyawan.
Mengam!il dari perusaaan lain.
?epotisme.
Keunggulan sum!er eksternal .
Kewi!awaan karyawan yang diterima relati(e !aik.
Kemungkinan akan mem!awa sistem kerja !aru.
Kelemaan sum!er eksternal .
Kurang ada kesempatan untuk promosi !agi karyawan lama.
$iaya rekrutmen relati) !esar karena akan ada !iaya iklan dan !iaya
taapan seleksi.
Jaktu perekrutan akan lama.
9oyalitas teradap perusaaan !elum !isa diketaui.
%. Metode&metode rekrutmen
Metode tertutup
Caitu pelaksanaan rekrutmen di kalangan ter!atas, anya untuk
karyawan atau orang&orang tertentu saja, seingga lamaran yang masuk
tidak !anyak, dengan demikian akan sulit memperole karyawan yang
!aik.
Metode ter!uka
Caitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di
media massa. >al ini dilakukan untuk mendapatkan !anyak lamaran,
36
seingga kesempatan memperole karyawan yang !aik dan andal
menjadi le!i !esar.
d. Kendala&kendala rekrutmen
Ke!ijakan perusaaan. $iasanya menyangkut !esar ke%ilnya kompensasi
gaji dan kesejateraan yang diarapkan pelamar.
Persyaratan ja!atan. "emakin !anyak persyaratan yang arus dipenui
pelamar, semakin sedikit minat pelamar. "e!aliknya !ila persyaratan
sedikit, minat pelamar akan !anyak.
"oliditas perusaaan. $esar ke%il perusaaan dan soliditasnya, akan
mempengarui !esar ke%ilnya minat pelamar.
Metode pelaksanaan rekrutmen. "istem ter!uka atau tertutup dalam
melaksanakan rekrutmen, akan mempengarui !esar ke%ilnya minat
pelamar.
Kondisi pasar tenaga kerja. Tinggi rendanya tingkat penawaran tenaga
kerja, akan mempengarui !esar ke%ilnya minat pelamar.
Kondisi lingkungan eksternal. Kondisi perekonomian !aik dan pesaing
!anyak, maka pelamar akan sedikit. Tetapi jika tingkat pertum!uan
ekonomi renda, maka pelamar akan !anyak.
-. "eleksi
"eleksi adala pemilian untuk mendapatkan orang&orang ter!aik yang tepat
pada tempatnya. "eleksi merupakan taapan yang sangat penting yang arus
dilakukan perusaaan agar mendapatkan karyawan yang !erkualitas, seingga
pengem!angan, pem!inaan, dan pengaturan karyawan menjadi le!i !aik. Dalam
melaksanakan seleksi arus memperatikan al&al se!agai !erikut .
"eleksi arus e)isien dan e)ekti).
"eleksi arus memperatikan peraturan&peraturan pemerinta yang !erlaku.
Petugas seleksi arus %erdas dan jujur.
Pengertian orang yang tepat pada tempat yang tepat arus diperatikan dan
diartikan se%ara dinamis.
a. Proses seleksi
37
Penyaringan pelamar
Tes
Jawan%ara awal
A(aluasi latar !elakang dan re)erensi
Jawan%ara mendalam
Tes keseatan/)isik
Pengam!ilan keputusan
!. 9angka&langka seleksi personil kantor
"eleksi administrati)
Caitu seleksi persyaratan administrati) sesuai dengan ke!utuan.
$iasanya diliat dari ke!enaran in)ormasi surat lamaran, !iodata/da)tar
riwayat idup, )otokopi ija;a/"TT$, )otokopi, surat keterangan dari instansi
kepolisian, )otokopi KTP/",M, pas)oto, dan lampiran&lampiran lainnya.
Penarikan tenaga kerja
Perusaaan arus men%ari tenaga kerja dengan kuali)ikasi yang sesuai
dengan keinginan perusaaan. Perusaaan arus selalu memonitor !ursa
tenaga kerja. >al ini untuk mengetaui penawaran dan permintaan tenaga
kerja yang di!utukan. "ering kali terjadi perusaaan tidak memperole
tenaga kerja yang diinginkan padaal jumla tenaga kerja yang di!utukan
%ukup !esar tersedia di !ursa tenaga kerja.
Klasi)ikasi ja!atan
Klasi)ikasi ja!atan merupakan dasar seleksi untuk mendapatkan tenaga
kerja yang sesuai dengan persyaratan yang tela ditetapkan untuk memegang
suatu ja!atan tertentu.
Tes dan wawan%ara
Tes
Tes merupakan !entuk seleksi le!i lanjut !ila %alon karyawan
terse!ut tela memenui persyaratan administrati). Tujuan diadakan tes
adala untuk mengetaui tingkat kepandaian, ke%akapan dan kepri!adian
pelamar/%alon karyawan. Tes dapat digolongkan menjadi !e!erapa
ma%am, yaitu .
38
Tes indi(idu, yaitu tes kemampuan yang dilakukan se%ara
perorangan.
Tes kelompok, yaitu tes kemampuan yang dilakukan se%ara !ersama.
Tes intelegensi, yaitu tes untuk mengetaui tingkat ke%erdasan.
Tes minat, yaitu tes untuk mengetaui minat pelamar.
Tes kepri!adian, yaitu tes untuk mengetaui kepri!adian pelamar.
Tes !akat, yaitu tes untuk mengukur !akat pelamar.
Tes keseatan, yaitu tes untuk mengetaui keseatan pelamar.
Jawan%ara
Tujuan wawan%ara pada umumnya antara lain .
Memastikan !awa pelamar !enar&!enar !erminat untuk !ekerja.
Memastikan ke!enaran data tertulis pelamar di dalam )ormulir
lamaran.
Memastikan !awa pelamar yang dipili adala orang yang tepat
sesuai persyaratan yang tela ditetapkan.
Mem!erikan in)ormasi kepada pelamar tentang perusaaan, tentang
jenis pekerjaan dan ja!atan yang tersedia.
Ajang promosi !agi perusaaan
Umumnya ada dua jenis wawan%ara, yaitu .
Jawan%ara su!jekti)
Jawan%ara adala sala satu !agian dari seleksi, tetapi terkadang
dalam wawan%ara masi terjadi unsur su!jekti(itas. Jalau
!agaimanapun pewawan%ara juga manusia !iasa, kadang
pewawan%ara %enderung meliat al&al negati) pada diri pelamar,
seingga wawan%ara tidak !erjalan dengan o!jekti).
Jawan%ara o!jekti).
Agar wawan%ara !erlangsung se%ara o!jekti), arus
memperatikan al&al !erikut .
#. Pewawan%ara !ersikap netral.
*. Pewawan%ara adala seorang ali yang mempunyai pengetauan
luas tentang perusaaan.
39
-. Pewawan%ara se!aiknya menyimak dengan !aik setiap jawa!an
pelamar dan tidak !ersikap a%u tak a%u.
/. Pewawan%ara se!aiknya men%atat semua asil wawan%ara se%ara
singkat, jelas dan sistematis.
0. Tempat wawan%ara se!aiknya di ruang tertutup dan
diusaakan men%iptakan suasana !ersaa!at, seingga
pelamar !isa !e!as mengemukakan pendapatnya.
Penempatan personil kantor
Apa!ila seluru proses seleksi tela ditempu dan pelamar tela
diterima, maka ia memperole status se!agai karyawan dan kemudian
ditempatkan di suatu !agian tertentu. Penempatan tidak anya !erlaku !agi
karyawan !aru, tetapi juga !agi karyawan lama yang mengalami mutasi.
%. Tujuan seleksi
Tujan seleksi adala untuk memperole karyawan yang .
$erkualitas dan pro)esional.
:ujur dan disiplin.
,no(ati) dan !ertanggung jawa!.
'akap dengan penempatan yang tepat.
Kreati) dan dinamis.
$erdedikasi tinggi.
Memenui syarat undang&undang per!uruan.
Dapat !ekerja sama.
Dapat !ekerja mandiri.
Muda !erkem!ang.
Mempunyai !udaya dan perilaku malu.
d. 'ara&%ara seleksi
Ada dua %ara yang dikenal dalam melakukan seleksi karyawan !aru, yaitu .
?on ilmia
"eleksi non ilmia, yaitu seleksi dilakukan tidak !erdasarkan
kepada standar&standar %riteria atau spesi)ikasi ke!utuan akan pekerjaan
atau ja!atan, tetapi anya didasarkan kepada perkiraan atau !erdasarkan
40
pengalaman saja. Unsur&unsur yang diseleksi se%ara non ilmia, yaitu
se!agai !erikut .
"urat lamaran !ermaterai atau tidak.
,ja;a terakir sekola )ormal dan ija;a dari kursus&kursus.
"urat keterangan pengalaman pekerjaan.
"urat re)erensi dari seseorang atau instansi se!agai !aan
pertim!angan.
Jawan%ara tatap muka.
Penampilan )isik pelamar.
+aris keturunan pelamar.
$entuk tulisan pelamar.
"eleksi ilmia
Caitu seleksi yang didasarkan kepada #ob specification akan
ke!utuan pekerjaan dan ja!atan yang arus segera diisi !erdasarkan
kriteria&kriteria tertentu. Unsur&unsur seleksi ilmia, yaitu se!agai
!erikut .
$erorientasi kepada ke!utuan nyata karyawan !aru.
$erorientasi kepada prestasi kerja.
$erpedoman kepada metode kerja yang jelas dan sistematis.
$erdasarkan pada #ob analsis dan ilmu sosial lainnya.
$erpedoman pada undang&undang per!uruan.
e. Kuali)ikasi seleksi
Kuali)ikasi dasar seleksi !iasanya meliputi .
#. Umur
Kuali)ikasi umur dapat mempengarui kondisi )isik, mental, kemampuan
kerja, dan tanggung jawa! seseorang.
*. Kealian
Kealian akan menentukan mampu tidaknya seseorang menyelesaikan
pekerjaan yang di!erikan kepadanya.
-. Pendidikan
41
Tingkat pendidikan akan men%erminkan kemampuan seseorang untuk
menyelesaikan pekerjaan.
/. Keseatan )isik
Kondisi )isik karyawan yang seat akan melan%arkan pekerjaannya.
0. :enis kelamin
:enis kelamin se!agai dasar untuk menentukan jenis pekerjaan, si)at
pekerjaan, waktu pekerjaan dan peraturan per!uruan.
1. $akat
$akat akan !eru!ungan dengan kreati(itas dalam mengem!angkan diri.
4. Karakter
Karakter adala si)at seseorang yang kemungkinan dapat diu!a ole
lingkungan ja!atannya atau ole pendidikan.
5. Pengalaman kerja
Karyawan yang !erpengalaman mempunyai nilai le!i, karena tela siap
kerja.
6. Kejujuran
Kejujuran adala al yang penting dalam rangka pem!erian tugas dan
wewenang kepada seseorang.
#8. Kerja sama
<rang yang mampu !ekerja sama merupakan kun%i ke!erasilan
perusaaan dalam menjalankan usaanya.
##. Kedisiplinan
Disiplin adala etos kerja yang !aik dalam merai ke!erasilan usaa.
#*. ,nisiati) dan kreati)
,nisiati) dan kreati) merupakan al yang penting, karena karyawan akan
per%aya diri dalam menyelesaikan pekerjaannya.
/. Penentuan %alon&%alon utama
"etela diadakan tes dan penilaian, maka disusun da)tar %alon&%alon !erdasarkan
ketinggian 2rangking3 nilai tes. Dari da)tar rangking nilai tes, dapat diketaui %alon&
%alon mana yang memenui kriteria atau standar kelulusan tes.
0. Penentuan %alon yang diterima
42
'alon utama yang diterima masi !ersi)at )leksi!el, dalam arti mereka tidak
pasti dapat diterima semua. Pimpinan instalasi atau organisasi !erkewenangan untuk
menentukan mana yang dapat diterima.
1. Pengusulan
"etela diputuskan nama&nama yang diterima atas dasar ke!utuan, maka
dengan memperatikan sepenunya da)tar %alon&%alon utama, maka diadakan
pengusulan untuk diangkatnya yang !ersangkutan kepada peja!at yang !erwenang
untuk mengangkat.
4. Pengangkatan
Pengangkatan !erupa pener!itan "urat Keputusan dari peja!at yang
!erwenang.dalam surat keputusan terse!ut ter%antum nama yang diangkat, tempat
dan tanggal lair, golongan dan ruang gaji, pangkat, ja!atan, !esarnya gaji pokok,
dan tanggal pengangkatan.
5. <rientasi
<rientasi menyangkut dua al .
a. Pelantikan dan perkenalan kepada teman&teman sekerja.
!. Pengenalan teradap pekerjaan, yaitu mengangkat instansi, tugas, u!ungan
dengan !agian lain. Pegawai !aru menjadi tau tempat dan )ungsi kerjanya
dalam organisasi, memaami perin%ian pekerjaan 2#ob description3 dan
da)tar tugas 2task list3 !agi dirinya.
6. Disiplin pegawai
Disiplin adala menjalankan, mentaati, tunduk dan patu kepada aturan, instruksi,
dan perinta ole atasannya se%ara sukarela. Kriteria untuk mengukur adanya
disiplin pegawai adala se!agai !erikut .
a. Apa!ila pegawai datang di kantor dengan teratur dan tepat pada waktunya.
!. Apa!ila mereka !erpakaian dengan rapi pada tempat kerjanya.
%. Apa!ila mereka menggunakan !aan&!aan dan perlengkapan dengan ati&ati.
d. Apa!ila mereka mengasilkan jumla dan mutu pekerjaan yang memuaskan
dan mengikuti %ara&%ara kerja yang ditentukan ole kantor.
e. Apa!ila mereka menyelesaikan pekerjaan dengan semangat yang tinggi.
43
Mutasi Pegawai
Pelanggaran disiplin pegawai yang sering terjadi adala tidak adirnya seorang
pegawai di tempat kerja 2a!sen3 dan datang terlam!at. A!sennya seorang pegawai
akan !eraki!at suatu pekerjaan !erenti dan pegawai lain ditugasi tugas ekstra.
Untuk men%iptakan disiplin pegawai, %ara yang paling tepat adala dengan jalan
selalu memenui ke!utuan atau keinginan pegawai, seperti .
a. Kepastian pekerjaan yang tetap.
!. Kesempatan untuk mengutarakan )ikirannya.
%. Keterangan&keterangan mengenai apa yang sedang terjadi.
d. Pem!ayaran yang adil.
e. Pengargaan.
). Perlakuan yang !aik.
g. "uper(isi yang e)ekti).
Mutasi adala proses pemindaan posisi/ja!atan/tempat/pekerjaan seorang
karyawan, !aik se%ara ori;ontal 2rotasi kerja/trans)er3 ataupun (ertikal 2promosi
dan demosi3 dalam suatu organisasi.
a. Mutasi atas keinginan perusaaan
Alasan mutasi yang dilakukan atas keinginan perusaaan, antara lain se!agai
!erikut.
Perusaaan tenga melakukan upaya untuk menjamin kelangsungan
pekerjaan karyawan terse!ut.
Perusaaan ingin meyakinkan !awa karyawan terse!ut tidak akan
di!erentikan apa!ila kurang %akap atau tidak mampu !ekerja.
Mutasi dilakukan untuk penyegaran suasana tempat kerja, mengindari rasa
jenu karyawan pada pekerjaan dan ja!atan yang itu&itu saja.
!. Mutasi atas keinginan karyawan sendiri
Alasan mutasi atas keinginan karyawan sendiri antara lain .
Karyawan merasa suda tidak sesuai lagi dengan !idang tugas dan
ja!atannya.
Karyawan merasa !awa tempat/lingkungan kerja suda tidak sesuai dengan
keinginan dan kondisi )isiknya.
44
$
Karyawan yang !ersangkutan merasa tidak !isa !ekerjasama lagi dengan
teman sekerjanya atau !akan atasannya.
'ara mutasi ada dua, yaitu .
a. >ori;ontal 2rotasi kerja/mutasi !iasa3
Adala pemindaan karyawan dari satu posisi/ja!atan/tempat/pekerjaan ke
posisi/ja!atan/tempat/pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikuti dengan
kenaikan atau penurunan ja!atan.
Man)aat rotasi antara lain .
Untuk memenui kekurangan karyawan di !agian lain, seingga tidak
perlu mengam!il tenaga kerja dari luar.
Untuk memenui keinginan karyawan, disesuaikan dengan minat,
kealian dan !idang tugas dan kemampuannya.
Untuk mengatasi rasa jenu dan !osan karyawan teradap pekerjaan,
ja!atan dan suasana tempat kerja.
Untuk mem!erikan moti(asi kepada karyawan dalam mengem!angkan
kemampuannya.
!. Kertikal 2promosi dan demosi3
Promosi
Promosi adala pemindaan karyawan dari satu ja!atan ke
ja!atan lain yang le!i tinggi disertai dengan wewenang dan tanggung
jawa! yang le!i !esar.
Man)aat promosi adala se!agai !erikut .
Untuk meningkatkan semangat dan gaira kerja karyawan.
Untuk men%iptakan persaingan yang seat antar karyawan dalam
melaksanakan tugas pekerjaan.
Untuk mem!ina jenjang karir karyawan.
Untuk mengem!angkan kemampuan karyawan.
Untuk mengisi )ormasi ja!atan tertentu dengan meman)aatkan
sum!erdaya manusia dari dalam/internal perusaaan.
"e!agai jaminan !agi karyawan, !awa setiap karyawan akan di!eri
kesempatan untuk maju.
45
"yarat&syarat promosi adala se!agai !erikut .
Ada )ormasi/lowongan ja!atan, !iasanya karena ada karyawan yang
mengundurkan diri, pinda, pensiun atau meninggal dunia.
Karyawan yang !ersangkutan suda memenui syarat yang tela
ditetapkan dalam analisis ja!atan.
Karyawan terse!ut tela lulus seleksi.
Karyawan mempunyai kemampuan/ke%akapan untuk mengisi
posisi/ja!atan terse!ut.
Promosi arus dilakukan sesuai program yang tela disusun dan sesuai
dengan ke!ijakan urusan kepegawaian.
Promosi dilakukan !erdasarkan metode penilaian o!jekti).
Ke!ijakan pelaksanaan program promosi arus ter!uka dan
disampaikan kepada seluru karyawan.
Demosi
Demosi adala pemindaan karyawan dari satu ja!atan ke ja!atan
lain yang le!i renda dalam suatu organisasi, seingga wewenang,
tanggung jawa!, pendapatan dan statusnyapun le!i renda. >al ini
!iasanya terjadi karena karyawan terse!ut tidak mampu melaksanakan
pekerjaannya.
Pada dasarnya penurunan ja!atan terjadi karena !e!erapa al, antara lain.
Karyawan melakukan tindakan yang merugikan perusaaan, seingga
perlu di!erikan ukuman.
Mem!angkang, %ontonya . karyawan menolak ja!atan !aru, ingin
tetap di ja!atan yang lama. >al ini terjadi karena ja!atan !aru tidak
%o%ok 2misal . se%ara )isik tidak sanggup, !e!an tanggung jawa! terlalu
!esar, atau gaji tidak sesuai 3.
Perusaaan tenga mengalami krisis keuangan seingga perusaaan
melakukan reorganisasi atau perampingan karyawan, untuk
pengematan, !e!erapa karyawan di!eri ja!atan yang renda.
Pengaru dari keadaan pasar tenaga kerja, dimana suppl 2penawaran3
mele!ii demand 2permintaan3.
46
Pem!erentian Pegawai
Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan pekerjaannya.
Mutasi dapat di!edakan menjadi !e!erapa ma%am, yaitu se!agai !erikut .
a. Ditinjau dari tempat kerja karyawan
Mutasi antar urusan
Mutasi antar seksi
Mutasi antar !agian
Mutasi antar !iro
Mutasi antar instansi
!. Ditinjau dari tujuan dan maksud mutasi
Production transfer, yaitu mutasi pada ja!atan yang sama, karena
produksi di tempat yang lama menurun.
Replacement transfer, yaitu mutasi dari ja!atan yang suda lama
dipegang ke ja!atan yang sama di !agian lain, untuk menggantikan
karyawan yang !elum lama !ekerja atau karyawan yang di!erentikan.
$ersatilit transfer, yaitu mutasi dari ja!atan yang satu ke ja!atan yang
lain untuk menam!a pengetauan karyawan yang !ersangkutan.
Shift transfer, yaitu mutasi dalam ja!atan yang sama. Misalnya, shift A
2malam3 pinda ke shift $ 2pagi3.
Remedial transfer, yaitu mutasi karyawan ke !agian mana saja untuk
memupuk dan memper!aiki kerjasama antar karyawan.
%. Ditinjau dari masa kerja karyawan
Temporar transfer, yaitu mutasi yang !ersi)at sementara untuk
mengganti karyawan yang %uti atau !eralangan.
Permanent transfer, yaitu mutasi yang !ersi)at tetap
Pem!erentian atau pemutusan u!ungan kerja !erarti !erakirnya ikatan antara
karyawan dengan organisasi/perusaaan. Artinya tidak ada ak dan kewaji!an
antara kedua !ela piak, ke%uali kalau organisasi/perusaaan menerapkan
47
'
ke!ijakan pensiun dan dana ari tua 2pesangon3 atau asuransi ari tua atas
karyawannya.
a. Penye!a! terjadinya pemutusan u!ungan kerja
Ada !e!erapa penye!a! terjadinya pemutusan u!ungan kerja 2P>K3, yaitu
karena al !erikut.
Pem!erentian atas keendak perusaaan, karena karyawan yang
!ersangkutan melakukan kesalaan )atal teradap perusaaan 2misalnya.
melakukan korupsi/tindak pidana penipuan3.
Pem!erentian dilakukan perusaaan dalam rangka melaksanakan
perampingan/pengurangan karyawan, karena perusaaan mengalami
kerugian se%ara terus&menerus.
Pem!erentian karena permintaan sendiri/atas inisiati) sendiri.
Pem!erentian karena suda men%apai usia pensiun.
Pem!erentian karena sakit, seingga tidak dapat melaksanakan tugas
lagi.
Pem!erentian karena tidak %akap jasmani dan roani.
Pem!erentian karena melakukan pelanggaran peraturan disiplin
karyawan.
Pem!erentian karena meninggal dunia.
Pem!erentian karena terkena waji! militer.
Pem!erentian karena tersangkut partai terlarang.
Pem!erentian dengan permintaan sendiri arus mem!uat permoonan
tertulis yang men%antumkan alasan&alasan mengapa karyawan mengajukan
!erenti. "urat permoonan mengundurkan diri terse!ut ditujukan kepada
organisasi melalui unit kepegawaian.
Tingkatan pem!erentian dari piak perusaaan ada dua ma%am, yaitu
se!agai !erikut .
Pem!erentian dengan ormat. Misalnya karena karyawan men%apai usia
pensiun.
48
Pem!erentian tidak ormat. Misalnya karena karyawan melakukan
kesalaan )atal dalam melakukan tugas. Pem!erentian ini dise!ut juga
peme%atan.
Dampak dari pemutusan u!ungan kerja !iasanya mem!awa aki!at
!e!an kewaji!an pada perusaaan, karena perusaaan diwaji!kan
mem!erikan pesangon sesuai peraturan pemerinta, terke%uali pemutusan
u!ungan terse!ut terjadi karena karyawan dipe%at se%ara tidak ormat ,
piak perusaaan !isa saja tidak diwaji!kan mem!erikan pesangon kepada
karyawan yang dipe%at terse!ut. ,ni artinya tidak semua P>K mem!erikan
!e!an kewaji!an kepada perusaaan.
!. >ak dan Kewaji!an Pegawai yang Di!erentikan
Pem!erentian karyawan akan menim!ulkan ak !agi karyawan dan
kewaji!an, !agi perusaaan/ instansi. >ak dan kewaji!an terse!ut !iasanya
!erupa uang pesangon, uang jasa, dan uang ganti rugi untuk karyawan swasta
dan uang pensiun untuk karyawan negeri. Akan tetapi ada juga pem!erentian
yang dapat mem!atalkan ak dan kewaji!an terse!ut, misalnya karyawan yang
di!erentikan dengan tidak ormat karena melakukan pelanggaran atau
kesalaan )atal.
#. Uang pesangon
$esarnya uang pesangon ditetapkan se!agai !erikut .
Masa kerja kurang dari # taun adala # !ulan upa !ruto/kotor.
Masa kerja # taun atau le!i tetapi kurang dari * taun adala * !ulan
upa !ruto.
Masa kerja * taun atau le!i tetapi kurang dari - taun adala - !ulan
upa !ruto.
Masa kerja - taun atau le!i tetapi kurang dari / taun adala / !ulan
upa !ruto.
Masa kerja / taun atau le!i adala 0 !ulan upa !ruto.
Untuk pensiun pegawai negeri, ditetapkan se!agai !erikut .
Apa!ila yang !ersangkutan masi idup, pem!ayarannya se!esar 40L dari
gaji pokok.
49
Untuk istri atau suami yang ditinggal, se!esar /8L F 40L dari gaji pokok.
Untuk anak yang ditinggal, se!esar *0L F 40L dari gaji pokok.
*. Uang jasa
$esarnya uang jasa ditetapkan se!agai !erikut .
Masa kerja 0 taun atau le!i tetapi kurang dari #8 taun adala * !ulan
upa !ruto.
Masa kerja #8 taun atau le!i tetapi kurang dari #0 taun adala - !ulan
upa !ruto.
Masa kerja #0 taun atau le!i tetapi kurang dari *8 taun adala / !ulan
upa !ruto.
Masa kerja *8 taun atau le!i tetapi kurang dari *0 taun adala 0 !ulan
upa !ruto.
Masa kerja *0 taun le!i adala 1 !ulan upa !ruto.
-. Uang ganti rugi
Menurut pasal #8 ayat / UU ?o. */ tau #616, ketentuan pem!erian uang
ganti rugi adala Kepada tenaga kerja yang mendapat ke%elakaan dan
atau menderita penyakit aki!at pekerjaan, !erak atas ganti rugi perawatan
dan rea!ilitasi.
Dalam al ini seorang tenaga kerja meninggal dunia aki!at ke%elakaan atau
penyakit aki!at pekerjaan, ali warisnya !erak menerima ganti rugi dan
!esar ke%ilnya ganti kerugian diatur ole undand&undang.
Menurut UU Ke%elakaan taun #60#, se!agai !erikut .
"ementara tidak mampu !ekerja, uang tunjungan !esarnya sama
dengan upa tiap&tiap ari, teritung mulai pada ari !uru tidak
menerima upa lagi, !aik penu maupun se!agian di!ayar paling
lam!at #*8 ari. :ikalau suda lewat #*8 ari !uru itu !elum mampu
!ekerja, maka uang tunjangan itu menjadi 08L dari upa seari untuk
tiap&tiap ari dan di!ayar selama !uru tidak mampu !ekerja.
50
Tidak mampu !ekerja selama&lamanya, se!agian uang tujangan karena
itu ditetapkan sekian L dari upa seari untuk tiap&tiap ari.
Tes formatif
A.P,9,>A? +A?DA
Pilihlah salah satu #a%aban ang paling benar&
#. Untuk memperole karwayan yang %akap dan andal, diperlukan taapan&taapan
rekrutmen se!agai !erikut . . . .
a. mem!uka lamaran dan melakukan testing
!. analisa ja!atan, rekrutmen, dan seleksi
%. testing, wawan%ara, dan tes keseatan
d. iklan lowongan kerja, surat panggilan
e. wawan%ara, tes tertulis, surat panggilan
*. "uatu proses men%ari dan mempengarui tenaga kerja agar mau melamar untuk
lowongan yang ada dalam perusaaan, dise!ut . . . .
a. seleksi
!. rekrutmen
%. lowongan pekerjaan
d. !ursa kerja
e. tenaga kerja
-. "e%ara umum persyaratan personil kantor adala . . . .
a. mempunyai persyaratan keterampilan
!. mempunyai moti(asi tinggi
%. !erpartisipasi akti)
d. !ersikap optimis
e. mempunyai semangat yang tinggi
/. "uatu kegiatan untuk mem!erikan analisis atau menganalisis pekerjaan&pekerjaan
apa saja yang arus dikerjakan, !agaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjan
terse!ut arus dilaksanakan, dise!ut . . . .
a. analisis pekerjaan
!. analisis ja!atan
%. analisis tugas
d. analisis karyawan
e. analisis pelatian
0. "ala satu man)aat pelatian personil kantor adala . . . .
a. untuk promosi kenaikan pangkat
51
!. untuk meningakatkan gaira kerja
%. agar karyawan dapat !erkem!ang le!i %epat dan le!i !aik
d. untuk memperole serti)ikat
e. untuk menam!a jumla relasi kerja
1. Tujuan pelatian dan pengem!angan personil kantor adala . . . .
a. untuk meningkatkan pengayatan ideologi karyawan
!. untuk meningkatkan produkti(itas dan kualitas kerja karyawan
%. untuk meningkatkan sum!er pengasilan karyawan
d. untuk meningkatkan keseatan dan keselamatan kerja
e. untuk mengatasi rasa jenu dan !osan karyawan teradap pekerjaan
4. Man)aat mutasi karyawan adala . . . .
a. untuk pengurangan karyawan
!. untuk e)isiensi !iaya kantor
%. untuk memenui keinginan karyawan yang sesuai dengan minat, kealian,
dan !idang tugas masing&masing
d. untuk memenui keinginan pimpinan perusaaan
e. untuk meningkatkan moti(asi
5. Keunggulan perekrutan dari sum!er eksternal adala . . . .
a. waktu relati) singkat
!. !iaya le!i mura
%. kewi!awaan karyawan yang diterima relati) !aik
d. kurang ada kesempatan untuk promosi
e. loyalitas teradap perusaaan !elum !isa diketaui
6. "eleksi administrati) adala kegiatan yang dilakukan untuk memeriksa
ke!enaran in)ormasi yang di!erikan pelamar sala satunya, yaitu . . . .
a. pengetauan
!. wawan%ara
%. )oto%opi ija;a
d. umur dan )oto
e. tes keseatan
#8. "ala satu man)aat promosi karyawan adala . . . .
a. untuk memoti(asi karyawan agar le!i maju dalam !erkarir
52
!. untuk memenui ke!utuan karyawan di !agian yang memerlukan
karyawan
%. untuk mengatasi rasa jenu dan !osan karyawan teradap pekerjaan
d. untuk meningkatkan keseatan dan keselamatan kerja
e. untuk meningkatkan pengayatan ideologi
$. ,",A?
#. <rang yang menentukan garis&garis !esar ke!ijakan dan tujuan yang arus
dijalankan kantor se!agai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk
men%apai tujuan yang tela ditetapkan, dise!ut ................
*. "eleksi karyawan !aru yang dilakukan tidak !erdasarkan kepada standar&standar
kriteria atau spesi)ikasi ke!utuan akan pekerjaan atau ja!atan, tetapi anya
didasarkan kepada perkiraan atau !erdasarkan pengalaman saja, merupakan
seleksi .................
-. Mutasi pada ja!atan yang sama karena produksi di tempat yang lama menurun,
dise!ut ................
53
/. Pelatian yang !ertujuan mem!erikan penyegaran atas in)ormasitentang
pekerjaan yang suda dimiliki ole karyawan se!elumnya adala ................
0. Kenaikan ja!atan seorang karyawan yang disertai dengan kekuasaan yang le!i
tinggi dan tanggung jawa! yang le!i !esar, dise!ut G.
'. A"A,
#. :elaskan pengertian personil kantor !eserta tugas dan tanggung jawa!nyaH
*. :elaskan apa yang dimaksud dengan rekrutmenH
-. :elaskan pengertian seleksi dan tujuan karyawanH
/. "e!ut dan uraikan proses seleksi karyawanH
0. :elaskan kele!ian dan kekurangan apa!ila mengam!il karyawan !aru dari
dalam perusaaanH
Pengertian Transaksi
Alat $ukti Transaksi
Transaksi keuangan adala segala kegiatan
yang dapat mempengarui posisi keuangan
perusaaan. Misalnya karena ada penjualan
tunai !arang atau dagangan maka arta
perusaaan !erupa !arang dagangan
akan !eru!a menjadi kas dan kerugian/keuntungan
dari penjualan terse!ut akan mempengarui jumla modal. "emua kegiatan keuangan
2transaksi keuangan3 terse!ut arus mempunyai dokumen yang jelas
2terdokumenntasikan3 !erupa !ukti transaksi. $ukti transaksi !erguna se!agai !ukti
tertulis atas transaksi yang dilakukan seingga apa!ila terjadi persengketaan di masa
yang akan datang, !ukti tertulis ini dapat dijadikan dasar ukum untuk menyelesaikan
persengketaan terse!ut. Untuk itu, !ukti transaksi yang kuat arus memuat tanda tangan
dan %ap perusaaan kedua !ela piak yang !ertransaksi.
$ukti transaksi keuangan diliat dari asalnya di!edakan menjadi *, yaitu $ukti
Transaksi ,ntern dan $ukti Transaksi Akstern
#. $ukti Transaksi ,ntern
$ukti trasaksi intern adala !ukti pen%atatan peru!aan posisi keuangan
yang terjadi dalam kegiatan intern perusaaan itu sendiri, !iasanya !erupa
memo dari pinjaman atau orang yang ditunjuk. Misalnya, memo peru!aan
arta kekayaan karena adanya penyusutan nilai akti(a tetap, !ukti pemakaian
perlengkapan toko, dan se!againya.
KEGIATAN
BELAJAR

MELAKSANAKAN ADMINISTRASI
KEUANGAN
A
$
*. $ukti Transaksi Akstern
$ukti transaksi ekstern adala !ukti pen%atatan transaksi keuangan yang
terjadi dengan piak luar perusaaan, seperti penjualan, pem!elian,
pem!ayaran gaji pegawai, penerimaan in(etasi dari pemilik perusaaan, dan
lain&lain. $ukti ekstern ini antara lain !erupa )aktur, kuitansi, nota kredit,
nota de!et, %ek, !ilyet giro, rekening Koran, dan !ukti setoran !ank.
a. 7aktur 2,n(oi%e3
7aktur adala peritngan penjualan !arang dan !ukti penyeraan
!arang dagangan yang diperjual!elikan, di!uat ole piak penjualan
disampaikan kepada piak pem!eli !ersamaan dengan !arang yang
!i!elinya. 7aktur ini !iasanya di!uat rangkap, yang asli di!erikan kepada
pem!eli se!agai !ukti peritungan pem!elian dan se!agai peritungan
!erapa jumla yang arus di !ayar, sedangkan tinndakannya 2tem!usan/
cop3 dipegang ole penjual se!agai !ukti !awa !arang tela
diserakan denan peritungan !erapa jumla uang yang arus ditagikan
kepada pem!eli.
,n)ormasi yang arus dimuat dalam )aktur adala se!agai !erikut.
#3 ?ama dan alamat perusaaan penjualan !erikut %ap se!agai
tanda kea!saannya@
*3 Kepada siapa dia menjual !arang dagangannya, dan nama
pemerima !arang yang dijualnya 2!erikut nama, %ap, dan
tanda tangan penerima3@
-3 tanggal terjadinya transaksi@
/3 nomor )aktur@
03 !anyaknya !arang yang dijual@
13 nama !arang yang dijual@
43 arga satuan@
53 jumla arga@
63 syarat penjualan 2jatu tempo pem!ayaran3.
!. Kuitansi 2official receive3
Kuitansi adala !ukti pem!ayaran uang yang di!uat ole piak
pemerimaan uang. Umumnya terdiri dari * 2dua3 !agian, !agian
pertama di!erikan kepada piak pem!ayaran se!agai !ukti pen%atatn
pengeluaran uang, sedangkan !agian yang tertinggal 2"us/$onggol
Kuittansi3 untuk sementara !isa dijadikan !ukti pen%atatan penerimaan
uang. Kuitansi se!agai !ukti penerimaan, pada !atas jumla uang
tertentu, arus di!u!ui materai. >al ini ditetapkan dalam UU
Perpajakan tentang $ea Materai.
,n)ormasi yang termuat dalam kuitansi adala se!agai !erikut.
#3 ?ama yang menyerakan uang@
*3 :umla uang yang di!ayarkan@
-3 Tanggal penyeraan uang@
/3 ?ama dan tanda tangan serta %ap yang menerima uang@
03 Materai.
%. ?ota kredit 2'redit (emo3
?ota kredit adala peritungan atau pem!eritauan yang dikirim
ole suatu perusaaan/!adan usaa 2penjualan3 kepada langganannya
2pem!eli3 !awa akunnya tela dikredit dengan jumla tertentu aki!at
penerimaan kem!ali !arang yang terjual karena %a%at atau tidak sesuai
dengan pesanan. Pelanggan yang menerima nota kredit ini akan ter%atat
pada akun piak pengiriman nota pada sisi yang !erlawanan, yaitu di
se!ela de!et.
,n)ormasi yang termuat dalam ?ota Kredit adala se!agai !eikut.
#3 ,n)ormasi !awa rekening langganan tela dikredit@
*3 Penjelasan penerimaan kem!ali !arang karena se!a! yang
menjadikan !arang terse!ut dapat dikem!alikan sesuai
kesepakatan jual !eli@
-3 ?ama, arga satuan, jumla !arang, dan total arga !arang
yang diterima kem!ali@
/3 ?ama, tanda tangan, dan %ap perusaaan.
d. ?ota De!et 2)ebit (emo3
?ota De!et adala peritungan dan pem!eritauan yang dikirim
ole suatu perusaaaan 2pem!eli3/!adan usaa kepada langganannya
2penjual3, !awa akunnya tela dide!etkan dengan jumla tertentu
karena !arang yang di!elinya rusak atau tidak sesuai dengan pesanan.
9angganan 2penjual3 yang menerima nota de!et ini akan men%atat pada
akun piak pengiriman nota pada sisi yang !erlawanan, yaitu se!ela
kredit.
,n)ormasi yang termuat dalam ?ota Kredit adala se!agai !erikut.
#3 ,n)ormasi !awa rekening penjual tela di de!et@
*3 Penjelasan pengiriman kem!ali !arang karena se!a! yang
menjadikan !arang terse!ut dapat dikem!alian sesuai
kesepakatan jual !eli@
-3 ?ama, arga satuan, jumla !arang, dan total arga !arang yang
dikem!alikan@
/3 ?ama, tanda tangan, dan %ap perusaaan.
e. 'ek 2'heck3
Mengenal dan Mengitung Uang Kertas
). $ilyet +iro
g. =ekening Koran
. $ukti "etoran $ank
#. Mengenal uang
Uang dikenal se!agai alat tukar yang !erlaku di suatu ?egara. ?ilai uang
ditentukan ole nilai nomonalnya. "eorang pemegang kas arus memperatikan
uang yang ia terima atau pegang, jangan sampai uang yang ada pada dia
merupakan uang palsu yang dapat merugikan. $erikut ini %irri&%iri uang =p
#8.888,88 dan =p 08.888,88.
Uang nominal =p #8.888,88 keluaran taun *880
Apa!ila kita menerima uang maka ingat -D, diliat, dira!a, dan
ditrawang.
Diliat@ gam!ar dan warna jelas dan tajam terliat. Tinta !eru!a warna
optical variable ink pada logo $, dalam !idang segi 5 yang akan !eru!a
warna dari ijau menjadi !iru apa!ila diliat dari sudut pandang !er!eda.
Dira!a@ terasa angka nominal tulisan $A?K ,?D<?A",A dan "APU9U>
=,$U =UP,A> ketika dira!a, gam!ar utama dan gam!ar $urung +aruda
terasa kasar. Kode tertentu !er!entuk lingkaran untuk mengenali jenis
pe%aan !agi tunanetra.
Diterawang@ terliat tanda air, %ater mark gam!ar palawan nasional
"ultan $adarudin dan electrotpe !erupa logo $, dan ornammen daera
Palem!ang. Terliat tulisan $, yang akan terliat $,#8888 !erulang&ulang
pada !enang pengaman. Terliat gam!ar saling isi rectoverso !erupa logo $,
yang akan terliat apa!ila diterawang ke ara %aaya.
'
Uang nominal =p 08.888,88 keluaran taun *880
Diliat@ gam!ar dan warna jelas dan tajam terliat, !enang pengaman
!er!entuk anyaman tulisan $,08888 !erulang&ulang serta akan !eru!a
warna dari magenta menjadi ijau apa!ila diliat dari sudut pandang yang
!er!eda. Tinta !eru!a warna opticall variable ink pada logo $, pada segi
empat yang akan !eru!a warna dari magenta menjadi ijau apa!ila diliat
dari sudut pandang yang !er!eda.
Dira!a@ angka nominal tulisan $A?K ,?D<?A",A dan 9,MA
PU9U> =,$U =UP,A> jelas terasa, gam!ar utama dan gam!ar $urung
+aruda terasa kasar. Terdapat kode tertentu !er!entuk segitiga untuk
mengenali jenis pe%aan !agi tunanetra.
Diterawang@ terliat tanda air, %ater mark gam!ar palawan nasional
, +usti ?gura =aid an electrotpe!erlogo $, dan ornamen daera $ali.
Terliat tulisan $, yang akan terliat $,08888 !erulang&ulang pada !enang
pengaman yang akan !eru!a warna dari magenta menjadi ijau apa!ila
diliat dari sudut pandang yang !er!eda. Terliat gam!ar saling isi
rectovvrso !erupa logo $, yang akan terliat apa!ila diterawang ke ara
%aaya.
*. Teknik Mengitung Uang
Untuk mengindari kesalaan dalam mengintung uang maka peritungan
uang dilakukan se%ara %ermat, teliti, dan disiplin. "e!elum diadakan
peritungan, uang dikelompokkan !erdasarkan jenisnya, yaitu dikategorikan
nilai nominal uang. Dengan demikian, peritungan uang dapat dilakukan se%ara
tepat. Adapun teknik peritungan uang dapat se%ara manual atau elektrik. "e%ara
manual, seorang kasir mengitung uang dengan menggunakan jari tangan kiri
mengapit sejumla uang kemudian tangan kanan mengitungnya satu&persatu
dengan %epat dan akurat. "e%ara elektrik, uang diitung dengan menggunakan
alat 2mesin3 peritungan uang, yaitu dengan %ara memasukkan uang yang tela
diikat kedalam mesin, uang terse!ut akan teritung dengan sendirinya sesuai
dengan nilai se!enarnya. Peritungan dengan mesin ini digunakan untuk
menge%ek keakuratan peritungan se%ara manual.
A. Mengoperasikan Alat Penyimpanan Uang/$erkas 2'ast Bo!*
Alat penyimpanan uang yang !iasa terdapat di perusaaan digunakan
untuk menyimpan uang sementara se!elum uang terse!ut disetorkan ke !ank
karena tempat paling aman tentu saja di !ank, tanpa resiko keilangan, !aik
karena pen%urian maupun kejadian&kejadian lain seperti !en%ana alam,
ke!akaran, dan lain&lain.
Ada !e!erapa al penting dalam mengoperasikan alat terse!ut.
#. Keamanan dari gangguan !aik intern maupun ekstern
Uang merupakan !enda yang tidak ada tanda ak pemiliknya
seingga uang muda utuk digelapkan. Penggelapan uang !isa tim!ul
dari orang dalam perusaaan itu sendiri maupun dari luar perusaaan.
"e!agai %onto, kasir yang tidak ati&ati menyimpan uang dalam alat
penyimpanan uang yang ditentukan akan mengundang orang lain 2!aik
intern maupun ekstern3 untuk menyalagunakan kesempatan yang ada
seingga merugikan perusaaan.
*. Kun%i
+unakanla alat penyimpanan yang menggunakan kun%i yang
koko dan aman, !aik kun%i yang menggunakan kode ataupun kun%i
!iasa. Kotak penyimpan uang yang !aik tak akan muda di!o!ol ole
orang jaat.
-. Akses yang ter!atas
$atasi akses ke tempat penyimpanan uang seingga orang&orang
tertentu saja 2yang mempunyai kewenangan3 yang mempunyai akses ke
tempat terse!ut.
/. =aasia
:agala raasia kode atau pass%ord untuk mem!uka tempat
penyimpanan uang.
"ementara itu, alat&alat yang !iasa digunakan se!agai tempat
menyimpan uang sementara antara lain adala se!agai !erikut.
#. $rankas 2'ast Bo!*
$rankas !iasa digunakan untuk menyimpan uang karena mempunyai
standar kekuatan dan pengaman yang !agus. $rankas selain mempunyai
kun%i !iasa juga mempunyai kode kun%i yang dapat diatur !erdasarkan
keinginan pemakai seingga apa!ila !rankas ini akan di!uka ole
seseorang ia arus mempunyai kun%i )isik dan mempunyai kode akses
untuk mem!ukanya.
"elain mempunyai kun%i yang sangat aman, !rankas juga !isa
ditempatkan se%ara permanen dengan %ara menyatukan !rankas terse!ut
dengan tem!ok 2!eton3 seingga akan sangat sulit untukk
mengem!alikannya.
+" 'ast Register
"elain !er)ungsi se!agai mesin pem!ayaran, cast register juga
!er)ungsi se!agai alat penyimpanan uang sementara. Keunggulan %as
register se!agai alat penyimpanan uang sementara adala adanya tom!ol&
tom!ol kun%i se!agai kode seingga orang yang !erwenang saja yang
dapat mem!ukanya.
Kun%i mesin ini terdiri dari !e!erapa dan mempunyai )ungsi masing&
masing se!agai !erikut.
& <P 2<perator3, anya dappat mem!uka dari <77 sampai dengan B,
!iasanya kun%i ini dipegang ole kasir untuk !ekerja
2registration3.
& "M 2Semi (aster3, dapat dipakai dari P+M sampai dengan B,/M,,
!iasanya kun%i ini dipegang ole super(isor toko.
& MA 2(aster3, dapat mem!uka dari P+M sampai dengan B*/M*,
!iasanya kun%i ini dipegang ole owner.
Arti posisi kun%i dapat dijelaskan se!agai !erikut.
& P+M 2program3 dipakai untuk mem!uat program.
& <)) dipakai untuk mematikan mesin.
& B dipakai untuk mengetaui total sementara.
& B,/M, dipakai untuk mengetaui total akir per ari 2tutup !uku3.
& B*/M* dipakai untuk mengetaui total akir per minggu/!ulan.
-. 9emari $esi
9emari !esi juga !iasa dipakai untuk menyimpan uang sementara di
perusaaan. ?amun, pemakaian lemari ini selain memakan tempat yang
lumayan !esar juga !iasanya !elum mempunyai kun%i kode seingga
keamanan dari penggunaan alat ini !elum maksimal.
TA" 7<=MAT,7
a. P,9,>A? +A?DA
Pilihlah salah satu #a%aban ang paling benar&
#. Alat !ukti transaksi di!edakan menjadi *, yaitu G.
a. intern dan ekstern
!. palsu dan asli
%. !aru dan lama
d. !arang dan uang
e. uang dan jasa
*. :ika kita menerima uang yang arus dilakukan untuk meliat keasliannya adala
G.
a. diliat, dira!a, dimakan
!. diliat, dira!a, disentu
%. diliat, dira!a, diterawang
d. diliat, disentu, diterawang
e. dira!a, diliat, disentu
-. Di!awa ini yang merupakan !ukti transaksi adala G.
a. uang
!. kuitansi
%. kertas
d. logam
e. adia
/. Teknik pengitungan uang ada dua, yaituG.
a. manual dan elektrik
!. tradisional dan modern
%. !aru dan kuno
d. %epat dan lam!at
e. susa dan muda
0. Alat yang !iasa digunakan untuk menyimpan uang dalam jumla !esar dise!ut
G.
a. !rankas
!. dompet
%. saku
d. lemari
e. !uku
1. Arti posisi kun%i adala se!agai !erikut, kecuali G.
a. P+M untuk mem!uat program
!. B dipakai untuk mengetaui total keseluruan
%. B,/M, dipakai untuk mengetaui total akir per ari 2tutup !uku3.
d. B*/M* dipakai untuk mengetaui total akir per minggu/!ulan.
e. <)) dipakai untuk mematikan mesin
4. >al yang arus diperatikan dalam menggunakan alat penyimpanan uang adala
G.
a. Kun%i
!. Tempat
%. $arang
d. 9etak
e. Posisi
5. Apaka %iri uang asli apa!ila diterawangI
a. terdapat tanda air
!. terdapat air
%. terdapat nominal uang
d. terdapat jumla uang
e. terdapat warna mera
6. ,n)ormasi yang tidak termuat dalam nota kredit adala G.
a. in)ormasi !awa rekening penjual tela di de!et
!. penjelasan pengiriman kem!ali !arang karena se!a! yang
menjadikan !arang terse!ut dapat dikem!alian sesuai kesepakatan
jual !eli
%. nama, arga satuan, jumla !arang, dan total arga !arang
yang dikem!alikan
d. nama, tanda tangan, dan %ap perusaaan.
e. tanggal pem!elian
#8. $ukti pen%atatan transaksi keuangan yang terjadi dengan piak luar perusaaan
dise!ut G.
a. !ukti transaksi intern
!. !ukti transaksi ekstern
%. kuitansi
d. saldo
e. kas
!. ,",A?
#. $ukti transaksi intern adala G.
*. $ukti pem!ayaran uang yang G
-. Teknik peritungan uang dapat dilakukan dengan %ara G.
/. $rankas sering digunakan menyimpan uang karena G.
0. Transaksi keuangan adala G.
%. A"A,
#. Apaka keunggulan dari cast register I
*. "e!utkan in)ormasi yang arus dimuat dalam )aktur H
-. "e!utkan in)ormasi yang arus dimuat dalam kuitansi H
/. :elaskan %iri&%iri uang =p. #8.888,88 keluaran taun *880 !ila diterawang H

0. "e!utkan dan jelaskan alat&alat yang !iasa digunakan se!agai tempat
menyimpan uang sementara H
KEGIATAN
BELAJAR
4
MELAKSANAKAN ADMINISTRASI
SARANA DAN PRASARANA
Menurut kamus !esar $aasa ,ndonesia
sarana adala segala sesuatu yang dapat dipakai
se!agai alat dalam men%apai maksud atau tujuan.
"edangkan prasarana adala segala sesuatu
yang merupakan penunjang utama
terselenggaranya suatu proses 2 usaa,
pem!angunan, proyek3.
Tersedianya sarana dan prasarana yang %ukup dengan kualitas yang !aik, sangat
di!utukan setiap organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatannya untuk
men%apai tujuan yang diarapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustail tujuan
akan dapat di%apai. Demikian alnya kantor, tempat !erlangsungnya kegiatan yang
!erkaitan dengan ketatausaaan atau administrasi yang sangat memerlukan sarana dan
prasarana kantor.
Agar semua kegiatan yang !eru!ungan dengan per!ekalan kantor !aik yang !ersi)at
administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan !aik dan e)isien, maka
pelaksanaan atau pengelolaan sarana dan prasarana kantor arus dilakukan dengan !aik.
Dalam mengelola sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan !e!erapa kegiatan,
yaitu pengadaan, penyimpanan, pemeliaraan, in(entarisasi dan laporan sarana dan
prasarana.
#. Pengadaan
Pengadaan adala semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk
menunjang pelaksanaan tugas. Karena )ungsi dan kegiatan setiap organisasi
!er!eda, maka pengadaan sarana dan prasarana kantor juga tidak selalu sama
antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Dalam mengadakan
sarana dan prasarana terse!ut arus dilakukan peren%anaan terle!i daulu. >al&
al yang perlu diperatikan dalam menyusun peren%anaan sarana dan prasarana
kantor, antara lain .
#. +unakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
*. Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang di!utukan.
-. "esuaikan antara ke!utuan sarana dan prasarana dengan !iaya yang tersedia.
/. "ediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.
0. Penyimpanan dan pemeliaraan sarana dan prasarana.
1. Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
4. Pengapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang !erlaku.
Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi per!ekalan yang
memiliki )ungsi&)ungsi se!agai !erikut .
a. Penelitian ke!utuan perlengkapan kerja, !aik mengenai jumla maupun
mutu. 7aktor&)aktor yang perlu diperatikan dalam penelitian dan penentuan
ke!utuan perlengkapan kerja adala )aktor )ungsional, )aktor ongkos, )aktor
prestise, )aktor standarisasi dan normalisasi.
!. "tandarisasi dan perin%ian !enda. 9angka&langka yang perlu ditempu
untuk mengusaakan standarisasi iala .
Klasi)ikasi alat&alat, menggolong&golongkan alat&alat yang !er)ungsi
sejenis atau mengasilkan !arang&!arang tertentu yang sama.
"pesi)ikasi dan perin%ian alat&alat dengan menggunakan kemampuannya.
"tandarisasi alat&alat dengan pertim!angan untuk penggunaan dalam
jangka waktu lama dan pertim!angan e)isiensi kerja.
%. Pem!elian !enda per!ekalan. $e!erapa pertim!angan pokok dalam
pem!elian alat&alat atau !arang&!arang iala.
"edapat mungkin mengurangi pem!iayaan !aru dengan men%ari !enda&
!enda yang di!utukan dari !enda&!enda yang merupakan kele!ian.
Menim!ulkan kompetensi diantara produsen dengan mem!uat spesi)ikasi
atas !enda&!enda yang akan di!eli , dan mengadakan penelitian yang
seksama diantara produsen dengan !aik.
Mendapatkan keterangan&keterangan ter!aru atas !enda&!enda, keadaan
pasar dan arga.
Mendapatkan keterangan&keterangan mengenai perkem!angan !aru atas
!arang&!arang, dan %ara yang tela disempurnakan mengenai %ara
pengepakan.
Mempertim!angkan semua !iaya !agi !arang&!arang per!ekalan terse!ut
sampai siap digunakan.
d. Pengiriman !arang. Dalam pengadaan !arang per!ekalan di!utukan akti(itas
pengiriman yang dapat dilakukan melalui jalan darat, laut maupun udara.
*. Penyimpanan
Penyimpanan adala kegiatan yang dilakukan ole satuan kerja atau petugas
gudang untuk menampung asil pengadaan !arang atau !aan kantor, !aik
!erasal dari pem!elian, instansi lain, atau yang diperole dari !antuan.
a. Tujuan penyimpanan !arang/!aan kantor antara lain .
Agar !arang tidak %epat rusak.
Agar tidak terjadi keilangan !arang.
Agar tersusun rapi seingga muda ditemukan apa!ila !arang terse!ut
di%ari.
Memudakan dalam analisis !arang.
!. "e!elum penyimpanan !arang/!aan kantor dilakukan, se!aiknya
memperatikan al&al !erikut ini .
Persediaan alat&alat pemeliaraan yang diperlukan.
Pergudangan yang memenui syarat&syarat yang ditentukan.
"i)at !arang yang disimpan.
"arana penyimpanan dan pemeliaraan.
Prosedur dan tata kerja.
$iaya yang disediakan.
Tenaga yang diperlukan.
:angka waktu penyimpanan.
%. 'ara penyimpanan !arang/!aan kantor antara lain .
$arang disimpan !erdasarkan klasi)ikasi 2jenis, !erat, merk, dan satuan
!arang3.
$arang disimpan dalam keadaan !ersi.
$arang disimpan dalam ruangan yang %ukup (entilasi.
$arang disimpan di tempat yang memadai.
$arang disimpan rapi dengan kode yang tela ditentukan agar muda
di%ari.
$arang yang disimpan arus terindar dari sengatan mataari atau siraman
air.
$arang disimpan di ruangan yang dapat dikun%i.
$arang yang disimpan arus suda diitung dan di%atat dalam !uku
persediaan.
$arang yang !iasanya dikeluarkan le!i %epat se!aiknya diletakkan di
!agian terdepan, se!aliknya !arang yang dikeluarkan le!i lama disimpan
le!i dalam.
-. Pemeliaraan
Pemeliaraan adala kegiatan terus&menerus untuk mengusaakan agar
!arang/!aan kantor tetap dalam keadaan !aik atau siap untuk dipakai.
Tujuan pemeliaraan sarana dan prasarana kantor, antara lain .
Agar !arang tidak muda rusak karena ama atau suu/%ua%a.
Agar !arang tidak muda ilang.
Agar !arang tidak kadaluarsa.
Agar !arang tidak muda susut.
Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan !ersi.
Pemeliaraan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan !er!agai %ara,
antara lain.
a. Pemeliaraan !erdasarkan waktu
Pemeliaraan seari&ari
Pemeliaraan sarana dan prasarana yang dilakukan setiap ari, !iasanya
dilakukan ole petugas atau karyawan yang menggunakan !arang dan
!ertanggung jawa! atas !arang terse!ut, misalnya pemeliaraan ruang
kerja, mesin tik, komputer, dan mo!il. Pemeliaraan !arang&!arang
terse!ut arus dilakukan setiap ari agar ke!ersiannya tetap terjaga dan
mengindari kerusakan yang le!i !esar.
Pemeliaraan !erkala
Pemeliaraan !erkala dilakukan menurut jangka waktu tertentu, misalnya
seminggu sekali, dua minggu sekali, se!ulan sekali atau dua !ulan sekali.
Pemeliaraan !erkala dapat dilakukan untuk !er!agai jenis sarana dan
prasarana dan !iasanya dilakukan ole petugas yang kusus menangani
pemeliaraan !arang.
!. Pemeliaraan !erdasarkan jenis !arang
Pemeliaraan !arang !ergerak
Pemeliaraan !arang !ergerak dapat dilakukan setiap ari maupun se%ara
!erkala. 'onto. kendaraan !ermotor, mesin kantor, dan alat elektronik.
Pemeliaraan !arang tidak !ergerak
Pemeliaraan !arang tidak !ergerak juga dapat dilakukan setiap ari atau
se%ara !erkala untuk mengetaui sampai sejau mana kualitas !arang
terse!ut masi dapat digunakan. 'onto. mem!ersikan de!u&de!u yang
menempel pada alat,se!aiknya dilakukan setiap ari agar alat dapat selalu
terjaga ke!ersiannya, juga untuk men%ega kerusakan. ,nstalasi listrik
dan air dapat dilakukan se%ara !erkala.
/. ,n(entaris
Pengadaan semua sarana dan prasarana kantor memerlukan !iaya tinggi,
termasuk semua kegiatan yang !erkaitan dengan pengelolaannya. Untuk itu
diperlukan kegiatan in(entarisasi. ,n(entarisasi sarana dan prasarana kantor
adala semua kegiatan dan usaa untuk memperole data yang diperlukan
mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. "e%ara singkat in(entarisasi dapat
diartikan se!agai pen%atatan teradap sarana dan prasarana . in(entarisasi yang
dilakukan di setiap organisasi !isa saja !er!eda, namun pada dasarnya semua
dilakukan dengan tujuan yang sama. Tujuan in(entarisasi sarana dan prasarana
antara lain .
a. Agar peralatan tidak muda ilang.
!. Adanya !ukti se%ara tertulis teradap kegiatan pengelolaan !arang seingga
dapat dipertanggungjawa!kan.
%. Memudakan dalam penge%ekan !arang.
d. Memudakan dalam pengawasan.
e. Memudakan ketika mengadakan kegiatan mutasi/pengapusan !arang.
TA" 7<=MAT,7
a. Pilian +anda
P,9,>A? +A?DA
#. Perlengkapan kantor yang !entuknya lem!aran adala . . . .
a. )ormulir
!. stapler
%. per)orator
d. letter opener
e. e%tma%ine
*. Tujuan pemeliaraan sarana dan prasarana kantor, antara lain . . . .
a. agar !arang tidak muda ilang
!. agar !arang tersusun rapi
%. memudakan dalam pengawasan
d. memudakan dalam analisis !arang
e. agar !arang muda di%ari
-. $erikut ini yang termasuk mesin komunikasi kantor adala . . . .
a. laptop
!. per)orator
%. )aksimile
d. ordner
e. )illing %a!inet
/. Cang termasuk %onto kegiatan pemeliaraan !arang tidak !ergerak adala
. . . .
a. Pemeliaraan kendaraan !ermotor
!. Pemeliaraan mesin kantor
%. Pemeliaraan komputer
d. Mem!ersikan de!u&de!u yang menempel pada alat
e. Pemeliaraan mesin )otokopi
0. 'ara penyimpanan !arang/!aan kantor adala . . . .
a. Disimpan di ruangan tertutup
!. Disimpan di tempat yang memadai
%. mengemat penggunaan penerangan
d. muda dalam pengawasan
e. muda dalam !erkomunikasi dan !erkoordinasi antar karyawan
1. Penggunaan %aaya yang !erasal dari penggunaan lampu&lampu yang !erada di
langit&langit ruang kantor, dise!ut pen%aayaan . . . .
a" ambient lighting
b" accent lighting
%. task ligting
d" natural lighting
e" direct lighting
4. $arang&!arang kantor !erdasarkan spesi)ikasinya di!agi menadi . . . .
a. !arang a!is pakai dan !arang tak a!is pakai
!. !arang !agus dan !arang jelek
%. !arang maal dan !arang mura
d. !arang !aru dan !arang lama
e. !arang using dan !arang !aik
5. $erikut ini yang bukan termasuk tujuan in(entaris adala. . . .
a. Agar peralatan tidak muda ilang
!. Memudakan dalam penge%ekan !arang
%. Memudakan dalam pengawasan
d. Memudakan ketika mengadakan kegiatan mutasi
e. Mengemat !arang

6. $uku yang digunakan untuk men%atat semua !arang yang a!is pakai adala . . .
a. !uku %atatan !arang nonin(entaris
!. !uku golongan !arang in(entaris
%. !uku induk
d. !uku laporan sarana dan prasarana
e. !uku in(entaris
#8. $enda&!enda kantor yang digunakan untuk menam!a suasana yang menyenangkan
seingga mem!eri semangat dan kenyamana dalam menyelesaikan pekerajan,
dise!ut G.
a. Pera!ot kantor
!. ,nterior kantor
%. Pesawat kantor
d. Mesin kantor
e. Perlengkapan kantor
!. ,",A?
#. 7ungsi adanya laporan sarana dan prasarana adala G.
*. $ukti atau %atatan yang mendukung dalam menyampaikan laporan se%ara tertulis
kepada pimpinan adala G.
-. $uku %atatan !arang in(entaris adala G.
/. Kegiatan yang perlu dilakukan dalam mengelola sarana prasarana adala G
0. ,n(entaris adala G..
%.A"A,
#. :elaskan pengertian sarana dan prasarana kantorH
*. "e!utkan 0 tujuan adanya penyimpanan sarana dan prasarana kantorH
-. "e!utkan tujuan pemeliaraan sarana dan prasarana kantorH

/. "e!utkan dan jelaskan ma%am&ma%am !uku in(entaris !arangH
0. "e!utkan tujuan in(entaris sarana dan prasarana kantorH
Uji Kompetensi Teori
a. P,9,>A? +A?DA
Pilihlah salah satu #a%aban ang paling benar&
#. Untuk memperole karwayan yang %akap dan andal, diperlukan taapan&taapan
rekrutmen se!agai !erikut . . . .
a. mem!uka lamaran dan melakukan testing
!. analisa ja!atan, rekrutmen, dan seleksi
%. testing, wawan%ara, dan tes keseatan
d. iklan lowongan kerja, surat panggilan
e. wawan%ara, tes tertulis, surat panggilan
*. Di!awa ini yang merupakan !ukti transaksi adala G.
a. uang
!. kuitansi
%. kertas
d. logam
e. lem!aran
-. $erikut ini yang merupakan %onto pekerjaan kantor di !engkel adala G
a. mengganti oli
!. tune up
%. men%atat transaksi penjualan
d. pasang !an
e. %u%i mo!il
/. $erikut ini yang merupakan %onto pekerjaan administrasi kantor adala G.
a. mendata sensus penduduk
!. pemasangan !an mo!il
%. memeriksa pasien
menggunakan stetoskop
d. pen%u%ian motor
e. mengganti oli
0. $erikut ini yang merupakan perlengkapan kantor yang tergolong !arang a!is pakai
adala G.
a. amplop
!. per)orator
%. stapler
d. desk tray
e. rak !uku
1. Penyimpanan !arang dapat dilakukan dengan %ara G.
a. !arang disimpan sesuai klasi)ikasi
!. !arang disimpan !ersi
%. !arang disimpan di ruangan yang ter!uka
d. !arang disimpan di ruangan yang sangat luas
e. !arang disimpan di ruangan tanpa jendela
4. <rang yang memimpin pelaksana kerja, menggerakkan orang lain/para sta),
mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk
men%apai tujuan yang tela ditetapkan, dise!ut G.
a. administrator
!. manajer
%. sta)
d. pem!antu ali
e. worker
5. $erikut ini yang !ertanggungjawa! mem!uat agenda dan jadwal kegiatan kerja
pimpinan, juga untuk karyawan di !agian lainnya, serta mem!uat surat&surat keluar
adala G.
a. administrator
!. tata usaa
%. sekretaris
d. penerima tamu
e. !agian administrasi
6. $erikut ini yang !ukan merupakan keuntungan dalam menggunakan kartu kendali
adala G.
a. le!i e)isien
!. memudakan dalam
penyusunan arsip
%. mem!uat pen%atatan yang
!erulang
d. muda mela%ak lokasi surat
e. Muda ilang
#8. Alat yang !erguna se!agai tempat !erkas surat adala G.
a. sistem !uku agenda
!. sistem kartu kendali
%. sistem !uku ekspedisi
d. sistem lem!ar pengantar
e. sistem lem!ar disposisi
##. Alat yang !erguna se!agai tempat !erkas surat adala G.
a. stempel
!. amplop
%. alat pem!uka surat
d. !aki surat 2tray3
e. secretaries desk file
#*. 9em!ar isian untuk pen%atatan, penyampaian, dan penyimpangan surat seingga !ila
diperlukan dapat ditemukan kem!ali dengan muda adala G.
a. kartu kendali
!. agenda
%. lem!ar disposisi
d. !uku ekspedisi
e. lem!ar pengantar
#-. Menerima surat masuk, menandatangani surat pengantarnya, dan mem!u!ui %ap
tanggal pada sampul surat merupakan tugas dari G.
a. penerima surat !. pengara surat
%. kurir
d. satpam
e. pelaksana
#/. <rang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar langsung surat kepada alamat yang
dituju adala G
a. penerima surat
!. pengara surat
%. kurir
d. satpam
e. pelaksana
#0. Alat !ukti transaksi di!edakan menjadi *, yaitu G.
a. intern dan ekstern
!. palsu dan asli
%. !aru dan lama
d. !arang dan uang
e. uang dan jasa
#1. :ika kita menerima uang yang arus dilakukan untuk meliat keasliannya adala G.
a. diliat, dira!a, dimakan
!. diliat, dira!a, disentu
%. diliat, dira!a, diterawang
d. diliat, disentu, diterawang
e. dira!a, diliat, disentu
#4. Di!awa ini yang merupakan !ukti transaksi adala G.
a. Uang
!. Kuitansi
%. Kertas
d. 9ogam
e. adia
#5. Teknik pengitungan uang ada dua, yaituG.
a. manual dan elektrik
!. tradisional dan modern
%. !aru dan kuno
d. %epat dan lam!at
e. susa dan muda
#6. Metode perekrutan %alon karyawan !aru yang dilakukan di kalangan ter!atas dise!ut
metodeG.
a. Terkendali
!. Positi)
%. Ter!uka
d. ?etral
e. tertutup
*8. Mutasi yang !ersi)at sementara untuk mengganti karyawan yang %uti atau
!eralangan, yaitu G.
a. permanent trans)er
!. temporary trans)er
%. (ersatility
d. si)t trans)er
e. remedial trans)er.
d. A"A,
#. "e!utkan 0 %onto kegiatan penggandaan H
*. "e!utkan dan jelaskan jenis&jenis arsip !erdasarkan si)atnya H
-. :elaskan apa yang dimaksud dengan rekrutmen H
/. :elaskan tentang demosi dan promosi H
0. :elaskan penye!a! terjadinya pemutusan u!ungan kerja H
DA!TAR PUSTAKA
"uko%o, Munir $adri. *881. (ana#emen ,dministrasi Perkantoran (odern.
"ura!aya. A=9A?++A
=, "ri Andang., Mulyani, "ri., "uyetty. *8#8. (odul (emahami Prinsip-prinsip
Penelenggaraan ,dministrasi Perkantoran untuk S(- dan (,-. :akarta.
A=9A?++A
", "apir. *88/. Pengantar Studi (ana#emen Perkantoran.Malang. UM
=, "ri Andang., Mulyani, "ri, "uyetty. *886. (odul (enangani Surat (asuk dan -eluar
.(ail /anding* untuk S(- dan (,-. :akarta. A=9A?++A
=, "ri Andang., Mulyani, "ri, "uyetty. *886. (odul (engelola dan (en#aga Sistem
-earsipan untuk S(- dan (,-. :akarta. A=9A?++A
Tim Administrasi Perkantoran. *884. (odul (emproses Transaksi -euangan dan Bisnis
(ana#emen. :akarta. CUD>,"T,=A