1.

TENTUKAN TITIK TOLAK PENYUSUNAN SOP

2. TENTUKAN CAKUPAN (TINGKATAN) SOP
3. TENTUKAN NAMA SOP
4. IDENTIFIKASI AKTIVITAS (KEGIATAN)
5. IDENTIFIKASI AKTOR (PELAKSANA)
6. BUAT SIMBOL FLOWCHART
7. ISI MUTU BAKU DAN KETERANGAN
8. ISI IDENTITAS SOP
9. CEK KEMBALI KESESUAIAN NAMA SOP DENGAN INPUT DAN
OUT PUT AKHIR KEGIATAN

Apa yang dijadikan dasar untuk penyusunan SOP?
TENTUKAN TITIK TOLAK PENYUSUNAN
SOP
Kata Kunci:
SOP disusun bertitik tolak pada Tugas dan Fungsi yang dimiliki oleh
organisasi (Satuan /Unit).
SOP juga dapat disusun dari kegiatan yang berulang pada periode tertentu
(harian, mingguaan, bulanan, tahunan). Dengan demikian maka kegiatan
yang berifat insidentil (tidak berulang kembali, tidak perlu dibuatkan SOP).

Contoh: SOP Pemberian/persetujuan izin belajar bertitik tolak pada tugas dan fungsi yang dimiliki
unit kerja BKD.



Input Output Proses

Fungsi 1

Fungsi 2

Fungsi 3

Fungsi 4

Kegiatan 1

Aktivitas 1

Aktivitas 2

Aktivitas 3

Kegiatan 2
4
1. Identifikasi Kebutuhan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi


No. Tugas Fungsi Kegiatan Aktivitas Judul
1. Membantu
penyiapan
Kebijakan
Kepegawaian
Menyiapkan
kebijakan
pengembangan
pegawai
Melakukan
pengembangan
pegawai

Pendidikan formal
Diklat
Seminar
Workshp
Magang

Tugas belajar
Ijin Belajar
Diklat
Seminar
Workshop
Magang


Pada tingkatan mana SOP yang akan dibuat?
TENTUKAN CAKUPAN SOP
Kata Kunci:
SOP memiliki cakupan sesuai dengan tingkatannya. Tingkatan SOP terdiri dari tingkatan SOP yang
paling rendah/mikro (SOP Administratif , SOP Teknis, SOP Fungsional) sampai dengan SOP yang
paling tinggi/makro (SOP Lini--Core dan SOP Pendukung--Support). Tingkatan SOP menentukan
jenis aktor (organisasi/ unit organisasi/jabatan) dan tingkatan aktor yang terlibat (aktor tertinggi dan
aktor terrendah).

Contoh: SOP tingkat instansi (Kementrian/Lembaga/Pemda) dengan aktor unit organisasi (SKPD) ,
tim, dan pejabat
SOP tingkat satker (unit otonom) dengan aktor unit, tim dan pejabat
SOP tingkat unit dengan aktor sub unit , tim dan pejabat
SOP tingkat administratif ,teknis , fungsional dengan aktor tim, pejabat, pejabat fungsional
dan staf

TENTUKAN NAMA SOP
Apa nama SOP yang akan dibuat?
Kata Kunci:
SOP memiliki nama (judul). Nama SOP ini mencerminkan batasan kegiatan awal yang ditandai
dengan in-put dan batasan akhir kegiatan yang ditandai dengan out-put kegiatan. Dengan demikian
maka nama SOP menentukan besaran SOP yang dicirikan dengan jumlah aktivitas dalam SOP.

Contoh: SOP Penyusunan Renstra SKPD mencakup aktivitas penyusunan Renstra yang
dilaksanakan di SKPD yang melibatkan seluruh unit di lingkungan SKPD. Aktivitas
dan aktor yang tercakup relatif banyak karena mencakup seluruh unit yang ada di
lingkungan SKPD dengan out-put Dokumen Renstra SKPD. Sedangkan SOP
Permohonan izin belajar hanya mencakup aktivitas dan aktor yang relatif sedikit
karena hanya mencakup lingkup yang kecil yaitu pegawai ybs., atasan langsung dan
pimpinan unit dengan out-put surat izin belajar.


IDENTIFIKASI AKTIVITAS (KEGIATAN)
Kegiatan apa saja harus dilakukan guna menghasilkan out-put kegiatan mulai
dari awal hingga akhir?
Kata Kunci:
Aktivitas merupakan serangkaian kegiatan berurutan mulai awal hingga akhir yang ditandai dengan dicapainya
tujuan aktivitas (out-put). Rumus: Siapa mengerjakan Apa.
Contoh: Aktivitas Pemberian/persetujuan Izin Belajar
1. Menerima dan mengagenda kan surat izin belajar
2. Memeriksa kelengkapan surat izin belajar
3. Memverifikasi dan memberikan Notes ( Catatan )
4. Membaca. meneliti subtansi dan mendisposisikan
5. Menindaklanjuti disposisi dari Kaban;
6. Menugaskan Staf untuk menyusun draf surat izin belajar
7. Mengoreksi dan memaraf draft surat izin belajar (Kasi)
8. Mengoreksi dan memaraf draft surat izin belajar (Kabid)
9. Mengoreksi dan memaraf draft surat izin belajar (Sekban)
10. Menandatangani surat izin belajar
11. Mendokumentasikan surat izin belajar
12. Menyerahkan surat izin belajar




IDENTIFIKASI AKTOR (PELAKSANA)
Siapa aktor (pelaksana) yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan?
Kata Kunci:
Aktor (pelaksana) adalah orang/jabatan/kelompok orang (tim) /unit organisasi yang aktif secara
langsung terlibat dalam pelaksanaan kegiatan.
Penulisan aktor pada kolom pelaksana dalam formulir SOP sebaiknya tidak diurutkan sesuai hierarki
jabatan (strata) tetapi dimulai dari kemunculannya sesuai dengan urut-urutan kegiatan dari mulai
hingga selesai.

Contoh: Aktor dalam Aktivitas Pemberian/persetujuan izin belajar adalah:
1. Staf
2. Kasi
3. Kabid
4. Sekban
5. Kepala Badan




Simbol yang digunakan dalam SOP AP hanya terdiri dari 5 (lima) simbol, yaitu: 4 (empat)
simbol dasar flowcharts (Basic Symbol of Flowcharts) dan 1 (satu) simbol penghubung ganti
halaman (Off-Page Conector). Kelima simbol yang dipergunakan tersebut adalah sebagai
berikut:

Simbol Kapsul/Terminator ( ) untuk mendeskripsikan kegiatan
mulai dan berakhir;
Simbol Kotak/Process ( ) untuk mendeskripsikan proses atau
kegiatan eksekusi;
Simbol Belah Ketupat/Decision ( ) untuk mendeskripsikan
kegiatan pengambilan keputusan;
Simbol Anak Panah/Panah/Arrow ( ) untuk mendeskrpsikan arah
kegiatan (arah proses kegiatan);
Simbol Segilima/Off-Page Connector ( ) untuk men-deskripsikan
hubungan antar simbol yang berbeda halaman.

ISI MUTU BAKU DAN KETERANGAN
Kelengkapan apa yang diperlukan?
Berapa lama waktu diperlukan untuk melakukannya?
Apa output (hasil/produk) yang dihasilkan?
Penjelasan singkat apa yang perlu ditulis?
Kata Kunci:
Kelengkapan adalah bahan-bahan yang diperlukan dalam proses kegiatan.
Contoh: surat permohonan, dokumen renstra, data keuangan.
Waktu adalah jumlah satuan waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan (menit, jam, hari,
bulan, dsb.) Contoh: 10 menit, 2 jam, 1 hari.
Output adalah hasil dari suatu kegiatan atau nilai tambah yang dihasilkan. Contoh: draft laporan,
disposisi, surat yang telah diparaf.
Penjelasan singkat adalah tambahan informasi untuk memperjelas kegiatan. Contoh: Tim terdiri
dari Kepala Badan, Sekban, Kabid, Kasi dan Staf.
Persyaratan yang diperlukan: Surat Permohonan, Data Pegawai, DP3, dll.




ISI IDENTITAS SOP
Identitas apa saja yang harus dilengkapi dalam SOP?
Kata Kunci:
Identitas yang perlu dilengkapi dalam SOP adalah:
1. Nama Unit tempat SOP diberlakukan,
2. Nomor SOP,
3. Tanggal Pembuatan SOP,
4. Tanggal Revisi SOP,
5. Tanggal efektif berlakunya SOP,
6. Dasar hukum SOP,
7. Keterkaitan dengan SOP lain,
8. Peringatan yang diperlukan,
9. Kualifikasi pelaksana SOP,
10. Peralatan /Perlengkapan yang diperlukan untuk melaksanakan SOP,
11. Pencatatan dan Pendataan yang ada dalam SOP.




Nomor SOP
Nama Instansi Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
Nama Institusi Nama SOP
Nomenklatur institusi
tempat SOP diberlakukan
Tanggal SOP
selesai dibuat
Tanggal Setahun setelah SOP
disahkan
Diisi tanggal SOP
diberlakukan secara
efektif
Titelatur Pejabat
yang berwenang
Judul SOP
Nomenklatur
Instansi tempat
SOP di
berlakukan
Nomor sesuai dengan ketentuan
Instansi
Lembaga Administrasi
Negara
Nomor SOP 06/Sek-Insp/LAN/2009
Tanggal Pembuatan 17 Juli 2009
Tanggal Revisi 17 Juli 2010
Tanggal Efektif 1 Agustus 2009
Disahkan Oleh Sekretaris Utama
Sekretariat
Nama SOP
Reviu Laporan Keuangan
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PERSONEL
Peraturan perundang-undangan yang
mendasari prosedur
Kualifikasi pegawai yang dibutuhkan dalam
melaksanakan perannya pada prosedur
yang distandarkan
Untuk proses suatu pengesahan dokumen,
kualifikasi pelaksana dapat dituliskan
jabatan seseoarang
KETERKAITAN PERALATAN/ PERLENGKAPAN
Keterkaitan antara prosedur yang
distandarkan dengan prosedur lain di
standarkan
Penjelasan mengenai daftar perlengkapan dan
peralatan yang dibutuhkan
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
Kemungkinan yang terjadi jika prosedur
dilaksanakan atau tidak dilaksanakan.
Peringatan ini memberikan penjelasan indikasi
berbagai permasalahan yang mungkin muncul
dan berada diluar kendali, serta dampak yang
ditimbulkan, sekaligus dijelaskan pula solusi
yang dapat dilakukan
Meuat berbagai hal yang perlu dibuat dan di
catat oleh setiap pegawai dalam pelaksanaan
prosedur yang telah distandarkan

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PERSONEL
UU NO 1 tentang Perbendaharaan
Negara
UU No 5 tahun 2004 tentang
pengelolaan dan tanggung jawab
keuangan Negara
PP No 8 Tahun 2008 tentang
pelaporan keuangan dan kinerja
instansi pemerintah
Minimal D3 Akuntansi/ Sederajat
Menguasai Standar Akuntansi
Pemerintah
Memahami Tata Administrasi
Pengelolaan Keuangan
Aparat Pengawasan Intern
Menteri/ Pimpinan Lembaga
KETERKAITAN PERALATAN/ PERLENGKAPAN
Penyusunan lap keuangan tk
pengguna anggaran
Penyusunan lap keuangan tingkat
eselon I
Penyusunan lap keuangan tingkat
wilayah
Komputer
DIPA
SPM
SP2D
SSBP
SSPB
Lap Keu UUKPA, UUAPPA-W,
UUAPPA-W1,UAPA
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
Lap keuangan Tahunan diserahkan
paling lambat 28 Februari ke
Departemen Keuagan, apabila
terlambat.
Mencatat dan memverifikasi lap
keuangan
Meriviu lap keuangan

CEK KEMBALI KESESUAIAN NAMA SOP DENGAN INPUT
DAN OUT PUT AKHIR KEGIATAN
Apakah nama SOP sudah mencerminkan cakupan input dan output
akhir ?
Kata Kunci:
Nama SOP harus sesuai cakupan input dan output akhir kegiatan. Bila tidak sesuai (terlalu
sempit atau terlalu luas) maka perlu dilakukan revisi dengan menyesuaikan nama bila tidak
mengubah isi SOP atau melakukan penambahan kegiatan dalam SOP bila terlalu sempit dan
melakukan pengurangan (pemotongan) kegiatan bila terlalu luas.
Contoh: SOP Pemberian/persetujuan izin belajar menggambarkan kegiatan sejak
diterimanya surat permohonan (input) dan diperolehnya respon (jawaban) terhadap
surat permohonan izin belajar (output akhir) berupa dokumen surat izin belajar.