1

PROPOSAL PEMBUATAN
SISTEM INFORMASI AKADEMIK


2
PROPOSAL PEMBUATAN
SISTEM INFORMASI AKADEMIK

A. PENDAHULUAN
Salah satu hal yang merupakan tolok ukur baik tidaknya pelaksanaan kegiatan
akademik adalah adanya sistem yang berjalan dengan lancar dan memberikan
dampak positif bagi seluruh elemen akademik yang ada. Agar sistem lebih
optimal, pemanfaatan Teknologi Informasi (TI) dapat diterapkan dalam hal ini.
Di era teknologi sekarang ini, pemanfaatan teknologi untuk membantu
terciptanya lingkungan akademik yang lebih baik adalah hal yang sangat wajar,
karena keberadaan teknologi sudah sangat dekat di hampir semua elemen
akademik.
Pemanfaatan IT dalam hal ini salah satunya adalah penggunaan software
(perangkat lunak) yang dapat membantu pengelolaan akademik. Adalah Sistem
Informasi Akademik, yang dapat membantu pengelolaan dan kelancaran proses
akademik tersebut. Sistem ini mengutamakan kecepatan proses, keakuratan dapat
dilakukan dimana saja karena berbasis web.

B. KEUNGGULAN SOFTWARE BUATAN KAMI
1. User Friendly
Desain program dengan tampilan menu dirancang khusus sehingga
mudah dioperasikan oleh pemula sekalipun.

2. Step by Step Building
Aplikasi yang kami tawarkan dapat dibuat secara bertahap satu
persatu, sehingga dapat disesuaikan dengan kemampuan karyawan untuk
meng-operasikan aplikasi secara bertahap juga.

3. Web Based
Aplikasi ini berbasis web sehingga dapat diakses dari komputer mana
saja didalam gedung selama terkoneksi dengan jaringan LAN lokal, dan
3
dapat diakses dari komputer manapun di dunia bila terkoneksi dengan
jaringan internet. Hal ini jelas akan mempermudah pengguna, dalam hal
interaksi dengan software ini.

4. Sistem Telah Teruji
Seringkali pengguna software terjebak pada bug atau error yang
terjadi pada saat menggunakan software, hal itu terjadi karena tidak
terujinya software yang digunakan. Software yang kami tawarkan ini
telah teruji di beberapa kampus di D.I. Yogyakarta.

5. Multi OS
Aplikasi berbasis web dapat dijalankan dari sistem operasi apa saja
dan bahkan dapat diakses dari handphone yang mempunyai fasilitas
internet.

6. SMS Gateway Support
Dengan dukungan sms gatway, pengguna dapat berinteraksi dengan
program aplikasi. Sebagai contoh dalam pengaksesan nilai mahasiswa,
hanya dengan melakukan pengiriman sms ke program aplikasi,
mahasiswa akan mendapatkan balasan berupa daftar nilai mahasiswa
tersebut.

7. Easy Integration
Mudah diintegrasikan dengan Portal atau website yang lain. Hal ini
akan mendukung program sistem informasi kampus yang terintegrasi
yang sedang di galakkan oleh pemerintah.

8. Easy Installation
Aplikasi yang kami buat cukup diinstal di server atau hosting, untuk
selanjutnya langsung dapat diakses dari komputer yang lain tanpa harus
melakukan instalasi pada komputer pengakses.
4
9. Editable Source Code & Easy Upgrade
Dalam pembuatan program aplikasi kami membuat dengan kode
dengan konsep yang mengedepankan kemudahan pengembangan sistem
baik dari pihak kampus maupun dari pihak kami. Hal ini ditujukan agar
sistem dapat berjalan sesuai dengan perubahan jaman.

10. Public Database & Easy Integration
Kami menggunakan database standar Internasional yang banyak
digunakan aplikasi lain sehingga memudahkan integrasi dengan aplikasi
lain atau pengembangan oleh vendor lain.

11. Self Building Application
Aplikasi kami buat sendiri tanpa melibatkan pihak ketiga dan disertai
dokumentasi yang baik, sehingga apabila ada bugs atau penambahan fitur
maka dengan mudah dan cepat kami selesaikan.

12. Modul atau Buku Panduan
Sebagai pegangan untuk mengoperasikan software ini, kami
melengkapi software dengan buku panduan yang disusun secara
sistematis sehingga memudahkan pengguna dalam mengoperasikan
software.

13. Garansi
Untuk penjaminan produk dari kerusakan atau error program, kami
memberikan garansi 1 tahun dimulai dari serah terima program. Garansi
tersebut berupa pembenahan software dari segala jenis kerusakan, dan
tidak ditambah biaya apapun.


5
C. RUANG LINGKUP
1) Melakukan perencanaan dan persiapan
2) Melakukan pengumpulan data yang diperlukan untuk pembuatan
software.
3) Pengadaan sarana kerja yang dibutuhkan sesuai skala prioritas yang
telah ditentukan
4) Menganalisis kegunaan sarana kerja dalam menunjang dan membantu
proses perencanaan pembuatan software
D. Tujuan Pembuatan Sistem
Ada beberapa hal yang menjadi tujuan dari pembuatan sistem ini
Sejalan dengan maksud kegiatan, maka tujuan yang hendak dicapai
adalah:
1) Data dapat disimpan rapi dan ditampilkan kembali dengan mudah dan
cepat apabila diperlukan.
2) Dengan menyediakan sarana informasi yang memadai dan diharapkan
semua pihak yang terkait dapat mengakses informasi akademik dengan
mudah dan sesuai dengan kapasitasnya.
3) Memudahkan kampus untuk membuat data Epsbed yang siap
dikirimkan kepusat.
4) Mendukung terselenggaranya sistem perkuliahan yang lebih
berkualitas.

1) FITUR SISTEM
Sistem yang kami buat mempunyai banyak fitur yang dapat memudahkan
untuk pengelolaan data. Selain fitur yang ada, kami dapat juga menambahkan
fitur-fitur tambahan jika dibutuhkan. Dan berikut ini adalah beberapa
kemampuan juga fitur sistem yang dimiliki, yaitu :

6
1) Pegelolaan Data Dosen dan Pegawai
Administrator dapat menginputkan dan mengelola data pegawai
maupun dosen melalui fitur ini.
2) Pengelolaan Data Kurikulum dan Matakuliah
Pada fitur ini, hanya administrator saja yang dapat menggunakan fitur
ini. Fitur ini meliputi penambahan data matakuliah, perubahan dan
juga penghapusan.
3) Pengelolaan Data PRODI atau Jurusan
Fitur ini menyediakan fasilitas untuk menambah, mengubah, dan juga
menghapus data PRODI atau jurusan.
4) Pengelolaan Data Mahasiswa
Fitur ini menyediakan fasilitas untuk menambah, mengubah, dan juga
menghapus data mahasiswa.
5) Penentuan Dosen Ampu
Fitur berikutnya adalah penentuan dosen pengampu matakuliah.
Matakuliah pada semester yang aktif akan ditentukan terlebih dahulu
siapa dosen pengampunya.
6) Key-In KRS dan Pengelolaan Data KRS
Mahasiswa dapat melakukan key-in KRS sesuai dengan matakuliah
yang akan diambilnya pada semester yang akan berjalan. Berbeda
dengan mahasiswa, administrator dapat menginputkan KRS semua
mahasiswa. Namun yang dalam hal ini, administrator hanya bersifat
membantu karena lebih efektif jika yang melakukan key-in adalah
mahasiswa.
7) Pengelolaan Data Nilai Mahasiswa
Pada fitur ini memungkinkan administrator maupun dosen dapat
menginputkan dan mengelola data nilai. Khusus untuk dosen hanya
dapat mengelola dan menginputkan nilai matakuliah yang diampunya.

7
8) Daftar Password.
Pada fitur ini, administrator dapat melihat daftar seluruh password,
baik password yang digunakan oleh mahasiswa maupun password
yang digunakan dosen.
9) Pengelolaan Mahasiswa Aktif Persemester
Pada fitur ini, administrator dapat mengaktifkan status mahasiswa
yang telah memenuhi persyaratan untuk mengikuti perkuliahan pada
semester yang akan berjalan. Jika diaktifkan, maka mahasiswa
tersebut dapat melakukan key-in KRS.
10) Penawaran Matakuliah Ditiap Semester
Untuk efektifitas pengelolaan matakuliah persemester, sistem ini
memberikan fitur penawaran matakuliah yang dapat diambil
mahasiswa di tiap semester tertentu. Jadi, mahasiswa hanya dapat
mengambil matakuliah yang di tawarkan pada semester tersebut.
11) Pengaturan Sistem Informasi Akademik
Pengaturan sistem informasi akademik ini meliputi, penentuan
semester dan tahun ajaran, juga nama pimpinan pada tahun ajaran
tersebut. Pengaturan ini akan menjadi rujukan pada tiap data yang
akan digunakan pada semester yang sedang aktif.
12) Penentuan dan Pembagian Kelas
Administrator dapat menentukan kelas mana yang akan dimasuki oleh
tiap mahasiswa pada semester yang akan berjalan.
13) Pembuatan Presensi
Setelah kelas ditentukan, selanjutnya administrator dapat mencetak
presensi yang akan digunakan untuk perkuliahan.
14) Laporan Hasil Studi.
Administrator dapat mencetak laporan hasil studi seluruh mahasiswa
pada semester tertentu. Bagi mahasiswa, dapat melihatnya dengan
cara merequest ke server melalui HP mereka masing-masing. Atau
juga jika ingin mencetaknya, mahasiswa dapat mengaksesnya
langsung ke sistem informasi ini.
8
15) Transkrip Nilai.
Dengan fitur ini, pihak kampus dapat mencetak transkrip nilai
mahasiswa. Dalam fitur ini, data dapat di export dalam format excel
maupun format yang lain.
16) Yudisium Persemester
Pada sistem informasi akademik ini, yudisium dilakukan tiap
semesternya. Hal ini dilakukan agar ketika yudisium akhir perkuliahan
tidak terlalu memakan waktu.
17) Pengelolaan data Matrikulasi
Untuk nilai yang telah dimiliki mahasiswa pindahan dapat diinputkan
oleh administrator melalui fitur pengelolaan data matrikulasi.
18) Export to Epsbed/PDPT.
Administrator dapat mengekspor data pada sistem informasi akademik
ke dalam bentuk format data epsbed yang selanjutnya akan dikirimkan
ke pusat.
19) Pendaftaran KP, TA dan Skripsi
Mahasiswa yang akan mengambil KP/TA/Skripsi pada semester yang
berjalan, dapat mendaftarkan diri melalui sistem informasi akademik
ini. Dan selanjutnya data akan dikelola oleh dosen yang bersangkutan.
20) Backup data.
Untuk menjaga keamanan data dan juga mengantisipasi kerusakan
data yang diakibatkan oleh orang yang tidak bertanggung jawab
maupun kerusakan lainnya, sistem informasi akademik ini
menyediakan fitur yang digunakan untuk membackup data baik secara
otomatis maupun manual.
21) Sistem Replikasi.
Dengan sistem ini, jika terjadi kendala tidak berjalannya aplikasi pada
sistem utama, maka sistem backup (yang sama) segera dapat
menggantikan perannya, sehingga ketersediaan aplikasi masih terjaga.


9
2) GAMBARAN SISTEM
Software diinstall di server utama yang telah disediakan. Database diinstal
di server utama dan juga di server slave sebagai backup data otomatis dengan
menggunakan sistem replikasi.
Setelah software dan database terinstall dengan baik, selanjutnya
administrator yang telah ditunjuk dapat melakukan pengaturan pada sistem
informasi akademik. Administrator dapat menginputkan data-data yang akan
digunakan untuk kegiatan akademik, diantaranya seperti, input data
matakuliah, input dosen, input mahasiswa, penentuan dosen pengampu
matakuliah dan lain sebagainya. Selain itu, administrator juga dapat mencetak
segala jenis laporan yang ada di sistem informasi akademik.
Dosen dapat melakukan input nilai berdasarkan matakuliah yang
diampunya, dan juga melakukan bimbingan dengan mahasiswa yang menjadi
bimbingannya. Laporan data nilai dan yang berhubungan dengan dosen
(sesuai hak akses) dapat dicetak oleh dosen.
Mahasiswa dapat berinteraksi dengan sistem informasi akademik, seperti
menginputkan matakuliah yang akan diambil tiap semester (key-in KRS)
menurut waktu yang telah ditentukan, untuk selanjutnya mahasiswa dapat
mencetak hasil KRS yang telah diinputkan. Daftar nilai akademik seperti
KHS dan Transkrip juga dapat dilihat disini.

3) KELUARAN YANG DIHASILKAN
1) Kartu Rencana Studi (KRS).
2) Daftar Nilai Akademik, meliputi KHS dan Transkrip.
3) Daftar Mahasiswa.
4) Biodata Tiap Mahasiswa
5) Presensi Perkuliahan.
6) Data Dengan Format Epsbed/PDPT.
7) Daftar Penerima Beasiswa.
8) Daftar Kegiatan Mahasiswa.
9) Dsb.
10
4) FASILITAS PENDUKUNG
Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dalam pembuatan software,
dibutuhkan peralatan-peralatan pendukung sebagai berikut:
1. 1 Unit Komputer Server Utama
2. 1 Unit Komputer Server Slave (opsional)
3. 1 Unit Komputer Operator (administrator)
4. 2 Unit SWITCH Wireless
5) KEBUTUHAN STAF PENDUKUNG
Agar sistem informasi akademik berjalan dengan lancer, dibutuhkan
beberapa orang staf pendukung/operasional diantaranya adalah:
1. Network Enginer (bagian jaringan)
o Melakukan pekerjaan instalasi komputer.
o Memasang jaringan untuk menghubungkan antar komputer baik
lokal maupun internet.
o Bertanggung jawab pada segala jenis gangguan yang terjadi pada
jaringan.
2. Operator komputer (administrator)
o Merupakan administrator sistem informasi akademik, yang
mempunyai tugas melakukan input data dan pengelolaan semua
data pada sistem informasi akademik.
o Melakukan pencetakan laporan-laporan yang dibutuhkan.


11
6) RENCANA DAN KONTRAK KERJA
Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dalam pembuatan software ini,
maka disusun langkah-langkah pengerjaan sebagai berikut:
1. Kepemilikan Program.
Program aplikasi dimiliki oleh pihak pengembang, sehingga
pemakai program tidak berhak menyebarluaskan tanpa persetujuan dengan
pihak pengembang.
2. Tahap persiapan
o Pengumpulan data mentah.
o Mendapatkan sumberdaya perangkat lunak
3. Tahap Pembuatan
o Membuat database
o Membuat kode/skrip program berdasarkan rekomendasi dari analis
software dan programmer database.
o Membuat tampilan/interface software agar lebih menarik dan
mudah digunakan.
4. Tahap Instalasi
o Melakukan pekerjaan instalasi software hingga dapat digunakan.
5. Tahap pemeriksaan software dan sistem
o Memeriksa software dan mencocokan dengan data manual.
o Mencoba software dari segala kemungkinan kesalahan dari
operator (administrator).
o Memeriksa sistem keamanan jaringan agar tidak bisa disadap atau
disusupi oleh orang lain.
o Memperbaiki sistem yang masih terdapat kesalahan.
6. Tahap Training
o Menyusun modul pelatihan dan sosialisasi software.
o Memberikan pelatihan kepada operator (administrator).
12
7. Tahap Monitoring
o Memeriksa pekerjaan operator dan memastikan bahwa operator
tidak mengalami kesulitan dalam bekerja.
8. Tahap Garansi
o Tanggal awal garansi produk aplikasi dimulai setelah tahap serah
terima software sistem informasi akademik.
o Garansi berakhir 1 tahun dimulai dari tanggal yang telah
ditentukan.
o Ketika masa garansi, segala kerusakan program yang terjadi akan
dibenahi oleh pengembang (tidak termasuk kerusakan data yang
terjadi diluar penggunaan sistem)
9. Sistem Pembayaran.
NO. Uraian (%) Jumlah
1. Penandatanganan Kontrak 25% 10.000.000
2. Program Jadi (Pemasangan program) 50% 20.000.000
3. Selesai Pelatihan dan Serah Terima
Software
25% 10.000.000
Total Pembayaran Rp. 40.000.000

7) RINCIAN BIAYA
Berikut ini adalah rincian biaya pembuatan software sistem informasi
akademik.
No. Nama Biaya
1. Desain tampilan sistem (Interface Design
of System)
Rp. 3.000.000
2. Support System Rp. 5.000.000
3. Pembuatan kode program (coding) Rp. 17.000.000
4. Scurity Sistem Rp. 7.000.000
5. Perancangan dan analisa sistem Rp. 8.000.000
TOTAL BIAYA Rp. 40.000.000


13
8) HASIL
Hasil dari kerjasama pembuatan software sistem informasi akademik ini
adalah berupa :
1. Terinstallnya dengan baik Software aplikasi ini.
2. Buku manual cara penggunaan software
3. CD yang berisi software dan manual
9) PENUTUP
Demikian proposal penawaran pembuatan software sistem informasi
akademik dari kami, besar harapan kami untuk dapat mempresentasikan produk
kami. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.

Yogyakarta, 10 Desember 2011

C.E.O. Atqo Softmedia

Gatot Satriyo
Manager