Universidad Nacional de Trujillo (UNT) 01/01/2014 Aplicando la metodologa de las 5s a la Oficina de Sistemas e Informtica de la UNT
RESUMEN La Metodologa de las 5s, son las iniciales de cinco palabras japoneses: Seiri (Seleccionar o clasificar), Seiton (Organizar u Ordenar), Seiso (Limpiar), Seiketsu (Bienestar personal, Estandarizacin), Shitsuke (Disciplina y hbito). La Oficina de Sistemas e Informtica (OSI), es una unidad estratgica dentro del quehacer de la UNT, por lo tanto se consider que los productos o servicios que brinda dicha unidad, sern de calidad en la medida que los recursos humanos de la OSI trabajen respectando las buenas prcticas como el que propone la Metodologa de las 5s que bsicamente consiste en establecer y mantener el orden, la limpieza y el hbito en un centro de labores. Se consigui implementar la Metodologa de las 5s en la OSI, basado en exposiciones y discusiones, con participacin de todos los integrantes de la OSI: jefe docente, director, personal de planillas y personal CAS. Todos mostraron inters, disposicin e implementaron la mencionada metodologa en su lugar de trabajo y en las actividades que les toca participar. La OSI, ha conseguido el 90% del orden de sus bienes y servicios y el 95% en limpieza y buenos hbitos en la participacin y desarrollo de las actividades diarias. Todo esto esta permitiendo atender y proponer nuevas soluciones informticas, para que nuestra UNT mantenga su prestigio y proponga servicios de calidad basado en la tecnologa propuesta por la Oficina de Sistemas e Informtica.
Ing. Walter Lpez Zarate
2
ndice
RESUMEN 1. Objetivos 03 2. Presentacin de las 5s 04 3. Necesidades de la estrategia de las 5s 04 4. Beneficios de las 5s 06 5. Fases 07 6. Implementacin de las 5s 14 7. Paradigmas en las oficinas 18 8. Paradigmas de los operadores 19 9. Resultados 20
3
1. OBJETIVOS
1.1. Objetivo general: 1. Dar a conocer los instrumentos, los beneficios que crea conciencia de la importancia de la implementacin de las herramientas de las 5s en la Oficina de Sistemas e Informtica (OSI) de la UNT.
1.2. Objetivos especficos:
1. Mejorar y mantener las condiciones de organizacin orden y limpieza en las diferentes unidades de la Oficina de Sistemas e Informtica. 2. Mejorar las condiciones de trabajo, de seguridad, el clima laboral, la motivacin del personal y la eficiencia y en consecuencia la calidad, la produccin y la competitividad de la oficina. 3. Proponer un orden en el trabajo, como estrategia fundamental para el desarrollo de las actividades y funciones en las diferentes oficinas acadmicas y administrativas de la Universidad, considerando que esta institucin se encuentra en un proceso de autoevaluacin y acreditacin.
4
2. PRESENTACION DE LAS 5S
El concepto de origen japons de las 5S se refiere a la creacin de reas de trabajo ms limpias, seguras y visualmente ms organizadas. Las 5S son bloques sobre los cuales se puede instalar la produccin en flujo, el control visual y en muchos casos, apoyar el Justo a Tiempo. 5S es un programa de participacin expandida en las compaas, que incluye a todo el personal de la organizacin. Tiene un alcance muy efectivo para motivar gente y mejorar nuestro ambiente de trabajo y Efectividad.
Es una prctica de Calidad ideada en Japn referida al Mantenimiento Integral de la empresa, no slo de maquinaria, equipo e infraestructura sino del mantenimiento del entorno de trabajo por parte de todos. En Ingles se ha dado en llamar housekeeping que traducido es ser amos de casa tambin en el trabajo.
3. NECESIDADES DE LA ESTRATEGICA DE LAS 5S
La estrategia de las 5s esta orientada hacia las siguientes metas: Dar respuesta a la necesidad de mejorar el ambiente de trabajo, eliminacin de despilfarro producido por el desorden, falta de aseo, fugas, contaminacin, etc. Buscar la reduccin de perdidas por la calidad tiempo de respuesta y coste con la intervencin del personal en el cuidado del sitio de trabajo e incremento de la moral por el trabajo. Mejorar la estandarizacin y la disciplina en el cumplimiento de los estndares al tener el personal la posibilidad de participar en auditoria. Conservar el sitio de trabajo mediante controles peridicos sobre las acciones de mantenimiento de las mejoras alcanzadas con la aplicacin de las 5s. 5
Reducir las causas potenciales de accidentes y se aumenta la conciencia de cuidado y conservacin de los equipos y dems recursos de la compaa.
6
4. BENEFICIOS DE LAS 5S
SEGURIDAD
Mejora la seguridad del lugar de trabajo Disminucin del riesgo de cometer errores. Menos accidentes.
CALIDAD
Velocidad de respuesta y mejora en las actividades encomendadas. Contribuir a desarrollar buenos hbitos. Mejorar nuestra disposicin al trabajo. Mejor imagen ante nuestro personal, autoridades, visitantes o clientes en general.
QUE SIGNIFICA LAS 5S
Las 5 S son cinco principios japoneses cuyos nombres comienzan por S y que van todos en la misma direccin.
Seiri o clasificar significa eliminar del rea de trabajo todos los elementos innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor. Frecuentemente nos "llenamos" de elementos, herramientas, cajas con productos, tiles y elementos personales y nos cuesta trabajo pensar en la posibilidad de realizar el trabajo sin estos elementos. Buscamos tener al rededor elementos o componentes pensando que nos harn falta para nuestro prximo trabajo. Con este pensamiento creamos verdaderos stocks reducidos en proceso que molestan, quitan espacio y estorban. Estos elementos perjudican el control visual del trabajo, impiden la circulacin por las reas de trabajo, induce a cometer errores y en numerosas oportunidades pueden generar accidentes en el trabajo.
a) BENEFICIOS DEL SEIRI Se mejora el control visual de los elementos de trabajo. Aumenta la productividad en el rea de trabajo. Es ms fcil identificar las cosas dentro del rea de trabajo. Liberar espacios tiles en oficinas.
s e i r i
s e i t o n
s e i s o
s e i k e t s u
s h i t s u k e
8
b) PROPOSITOS Liberramos espacio til en las oficinas. Reducir los tiempos de acceso o bsqueda del material, documentos, herramientas y otros elementos de trabajo. Mejorar el control visual de stocks de los materiales como son, carpetas con informacin, partes, etc. Eliminar las prdidas de productos o elementos que se deterioran por permanecer un largo tiempo expuestos en un ambiento no adecuado para ellos; por ejemplo, material de empaque, etiquetas, envases plsticos, cajas de papeles y otros. Facilita el control visual de las cosas que se van agotando y que requieren dentro del rea de trabajo.
c) JUSTIFICACION El no aplicar el Seiri se pueden presentar algunos de los siguientes problemas: En una oficina se presentan demoras perdida de tiempo valioso para encontrar algn material y se dificulta el trabajo. El exceso, los cajones y armarios que se utilizan para guardar elementos innecesarios crean el efecto "jaula de canario. Es necesario disponer de armarios para ubicar los materiales innecesarios. El coste financiero tambin se ve afectado por este motivo.
5.2. SEINTON
Seiton consiste en organizar los elementos que hemos clasificado como necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad. Aplicar Seiton en las oficinas tiene que ver con la mejora de la visualizacin. Una vez que hemos eliminado los elementos innecesarios, se define el lugar donde se deben ubicar aquellos que necesitamos con frecuencia, identificndolos para eliminar el tiempo de bsqueda y facilitar su retorno al sitio una vez utilizados (es el caso de las herramientas para trabajar en la instalacin de cableado de red).
9
A) BENEFICIOS DEL SEINTON Disponer de un sitio adecuado para cada elemento utilizado en el trabajo de rutina para facilitar su acceso y retorno al lugar. Disponer de lugares para ubicar el material o elementos que no se usarn. El aseo y limpieza se pueden realizar con mayor facilidad y seguridad. La presentacin y esttica de la planta se mejora, comunica orden a su vez responsabilidad y compromiso con el trabajo El ambiente de trabajo es ms agradable.
B) PROPOSITOS La prctica del Seiton pretende ubicar los elementos necesarios en sitios donde se puedan encontrar fcilmente para su uso y nuevamente retornarlos al correspondiente sitio. En las oficinas Seiton tiene como propsito facilitar los archivos y la bsqueda de documentos, mejorar el control visual de las carpetas y la eliminacin de la prdida de tiempo de acceso a la informacin. El orden en el disco duro de un ordenador se puede mejorar si se aplican los conceptos Seiton al manejo de archivos.
C) JUSTIFICACION El no aplicar el Seiton en el sitio de trabajo conduce a los siguientes problemas: Incremento del nmero de movimientos innecesarios. El tiempo de acceso a un elemento para su utilizacin se incrementa. Se puede perder el tiempo de varias personas que esperan los elementos que se estn buscando para realizar un trabajo. No sabemos dnde se encuentra el elemento y la persona que conoce su ubicacin no se encuentra. Esto indica que falta una buena identificacin de los elementos. El desorden no permite controlar visualmente los materiales de oficina.
10
5.3. SEISO Seiso significa eliminar el polvo y suciedad de todos los elementos de un rea determinada (oficina). La limpieza se relaciona estrechamente con el buen funcionamiento de los equipos y La limpieza implica no nicamente mantener los equipos dentro de una esttica agradable permanentemente. Seiso implica un pensamiento superior a limpiar. Exige que realicemos un trabajo creativo de identificacin de las fuentes de suciedad y contaminacin para tomar acciones de raz para su eliminacin, de lo contrario, sera imposible mantener limpio y en buen estado el rea de trabajo.
A) BENEFICIOS DEL SEISO Reduce el riesgo potencial de que se produzcan accidentes. Mejora el bienestar fsico y mental del trabajador. Se reducen los despilfarros de materiales. Un ambiente de trabajo ms seguro y ms confortable. Moral ms alta: los trabajadores pueden enorgullecerse del lugar de trabajo ordenado y limpio. Elaborar procedimientos que permitan mantener el orden. Colocar las cosas tiles por orden segn criterios de: Seguridad / Calidad / Eficacia.
B) PROPOSITO Todos deben limpiar las cosas que utilizan antes de guardarlos. Las mesas, cajones y sillas deben estar limpios y en condiciones de uso. No existe ninguna excepcin cuando se trata de limpieza. El objetivo no es impresionar a las visitas sino tener el ambiente ideal para trabajar a gusto y obtener la Calidad Total.
C) JUSTIFICACION Es importante que cada uno tenga asignada una pequea zona de su lugar de trabajo que deber tener siempre limpia bajo su responsabilidad. No debe haber ninguna parte de la empresa sin asignar. Si las persona no asumen este compromiso la limpieza nunca ser real. 11
Toda persona deber conocer la importancia de estar en un ambiente limpio. Cada trabajador de la empresa debe, antes y despus de cada trabajo realizado, retirara cualquier tipo de suciedad generada.
5.4. SEIKETSU Seiketsu es la metodologa que nos permite mantener los logros alcanzados con la aplicacin de las tres primeras "S". Si no existe un proceso para conservar los logros, es posible que el lugar de trabajo nuevamente llegue a tener elementos innecesarios y se pierda la limpieza alcanzada con nuestras acciones. Seiketsu implica elaborar estndares de limpieza y de inspeccin para realizar acciones de autocontrol permanente. "Nosotros" debemos preparar estndares para nosotros". Cuando los estndares son impuestos, estos no se cumplen satisfactoriamente, en comparacin con aquellos que desarrollamos gracias a un proceso de formacin previo. Desde dcadas conocemos el principio escrito en numerosas organizaciones y que se debe cumplir cuando se finaliza un turno de trabajo: "Dejaremos el sitio de trabajo limpio como lo encontramos". Este tipo frases sin un correcto entrenamiento en estandarizacin y sin el espacio para que podamos realizar estos estndares, difcilmente nos podremos comprometer en su cumplimiento.
A) BENEFICIOS DEL SEIKETSU Se guarda el conocimiento producido durante los aos de trabajo. Se mejora el bienestar del personal al crear un hbito de conservar impecable el sitio de trabajo en forma permanente. La direccin se compromete ms en el mantenimiento de las reas de trabajo al intervenir en la aprobacin y promocin de los estndares. Los trabajadores aprenden en conocer a fondo el lugar y sus equipos. Se evitan errores en la limpieza que pueden conducir a accidentes o riesgos laborales innecesarios. Se prepara al personal del centro para asumir mayores responsabilidades en la gestin de los lugares del centro.
B) PROPOSITO Mantener el estado de limpieza alcanzado con las tres primeras S 12
Ensear al trabajador a realizar normas con el apoyo de la direccin y un adecuado entrenamiento. Las normas deben contener los elementos necesarios para realizar el trabajo de limpieza, tiempo empleado, medidas de seguridad a tener en cuenta y procedimiento a seguir en caso de identificar algo anormal.
C) JUSTIFICACION Seiketsu es la etapa de conservar lo que se ha logrado aplicando estndares a la prctica de las tres primeras "S". Esta cuarta S est fuertemente relacionada con la creacin de los hbitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones.
5.5. SHITSUKE
El sistema de gestin debe fomentar la disciplina (en el sentido de auto exigencia) para que se respeten las normas establecidas.
A) BENEFICIOS DE SHITSUKE Se crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado de los recursos de la empresa. La disciplina es una forma de cambiar hbitos. Se siguen los estndares establecidos y existe una mayor sensibilizacin y respeto entre personas.
B) PROPOSITO La prctica del Shitsuke pretende logra el hbito de respetar y utilizar correctamente los procedimientos, estndares y controles previamente desarrollados. Un trabajador se disciplina as mismo para mantener "vivas" las 5S, ya que los beneficios y ventajas son significativas. Una empresa y sus directivos estimulan su prctica, ya que trae mejoras importantes en la productividad de los sistemas operativos y en la gestin.
13
C) JUSTIFICASION En suma se trata de la mejora alcanzada con las 4 S anteriores se convierta en una rutina, en una prctica ms de nuestros quehaceres. Es el crecimiento a nivel humano y personal a nivel de autodisciplina y autosatisfaccin. Esta 5 S es el mejor ejemplo de compromiso con la Mejora Continua. Todos debemos asumirlo, porque todos saldremos beneficiados.
14
6. IMPLEMENTACIN DE LAS 5s
6.1. COMO IMPLEMENTAR SEIRI - CLASIFICAR
Es la primera fase, consiste en identificar y separar los materiales (tiles, archivadores, etc.) necesarios de los innecesarios y en desprenderse de stos ltimos. PROPSITOS: Hacer un trabajo fcil al eliminar obstculos. Eliminar la concepcin de cuidar las cosas que son innecesarias. Evitar las interrupciones provocadas por elementos innecesarios. Prevenir fallas causadas por elementos innecesarios. BENEFICIOS: Sitios libres de objetos innecesarios o inservibles. Ms espacios. Mejor concepcin espacial. Mejor control de inventarios. Menos accidentes en las reas de trabajo. Espacios libres y organizados.
6.2. COMO IMPLEMENTAR SINTON - ORGANIZAR
Bsicamente consiste en colocar lo necesario en un lugar fcilmente accesible.
Cmo?:
Colocar las cosas tiles por orden segn criterios de: Seguridad / Calidad / Eficacia.
Seguridad: Que no se puedan caer, que no se puedan mover, que no estorben.
Calidad: Que no se oxiden, que no se golpeen, que no se puedan mezclar, que no se deterioren.
Eficacia: Minimizar el tiempo perdido.
Elaborando procedimientos que permitan mantener el orden.
EJECUCIN DE LA ORGANIZACIN
Pretende ubicar los elementos necesarios en sitios donde se puedan encontrar fcilmente para su uso y nuevamente retornarlos al correspondiente sitio. 15
Con esta aplicacin se desea mejorar la identificacin y marcacin de los controles de los equipos, instrumentos, expedientes, de los sistemas y elementos crticos para mantenimiento y su conservacin en buen estado. Permite la ubicacin de materiales, herramientas y documentos de forma rpida, mejora la imagen del rea ante el cliente da la impresin de que las cosas se hacen bien, mejora el control de stocks de repuestos y materiales, mejora la coordinacin para la ejecucin de trabajos. En la oficina facilita los archivos y la bsqueda de documentos, mejora el control visual de las carpetas y la eliminacin de la perdida de tiempo de acceso a la informacin.
ORDEN Y ESTANDARIZACIN:
El orden es la esencia de la estandarizacin, un sitio de trabajo debe estar completamente ordenado antes de aplicar cualquier tipo de estandarizacin. La estandarizacin significa crear un modo consistente de realizacin de tareas y procedimientos, a continuacin se entregaran ayudas para la organizacin.
6.3. COMO IMPLEMENTAR SEISO - LIMPIEZA
CAMPAA O JORNADA DE LIMPIEZA
Es muy frecuente que una empresa realice una campaa de orden y limpieza como un primer paso para implantar las 5S. En esta jornada se eliminan los elementos innecesarios y se limpia el equipo, pasillos, armarios, almacenes, y tambin en el rea del patio del parqueo donde se encuentran estacionadas nuestras unidades, etc. Esta clase de limpieza no se puede considerar un Seiso totalmente desarrollado, ya que se trata de un buen inicio y preparacin para la prctica de la limpieza permanente. Esta jornada de limpieza ayuda a obtener un estndar de la forma como deben estar los equipos permanentemente.
PREPARAR ELEMENTOS PARA LA LIMPIEZA
El encargado del rea debe asignar un contenido de trabajo de limpieza en el rea. Si se trata de un equipo de gran tamao o una lnea compleja, ser necesario dividirla y asignar responsabilidades por zona a cada trabajador. Esta 16
asignacin se debe registrar en un grfico en el que se muestre la responsabilidad de cada persona.
IMPLANTACION DE LA LIMPIEZA
Seiso implica retirar y limpiar profundamente la suciedad, desechos, polvo materiales innecesarios, tanto cono el rea de trabajo y el patio del parque.
LIMPIEZA. En oficinas, para la limpieza de pisos de oficinas y mdulos, contamos con personal dispuesto por la Gerencia de Recursos, que realiza su labor todos los das, desde muy temprano, con el uso de desinfectantes, detergentes, etc. en ese sentido no existe preocupaciones. As tambin las instalaciones tienen una excelente presencia y se encuentra en buenas condiciones. El trabajo que se realiza en esta fase o etapa es evitar ensuciar los pisos, desechar los elementos en los depsitos correspondientes. Tomarse 10 15 min. Antes de retirarse de la Oficina para dejar el sitio tal como se encontr. Esta prctica debe ser diaria, para evitar el acumulamiento de elementos innecesarios. Al mantener el rea organizada y ordenada facilitaremos la limpieza. As como la oficina se mantiene limpia es necesario tener los pasadizos de la oficina por donde transitamos diariamente; de esta manera estaremos contribuyendo al cuidado del medio ambiente.
6.4. COMO IMPLEMENTAR SEIKETSU - ESTANDARIZACION
ASIGNAR TRABAJO Y RESPONSABILIDADES
Para mantener las condiciones de las tres primeras S, cada trabajador debe conocer exactamente cules son sus responsabilidades sobre lo que tiene que hacer y cundo, dnde y cmo hacerlo. Si no se asignan a las personas tareas claras relacionadas con sus lugares de trabajo, Seiri, Seiton y Seiso tendrn poco significado.
INTEGRAR LAS ACCIONES SEIRI, SEITON Y SEISO EN LOS TRABAJADORES DE RUTINA
17
El estndar de limpieza de mantenimiento autnomo facilita el seguimiento de las acciones de limpieza, y control de los elementos. Estos estndares ofrecen toda la informacin necesaria para realizar el trabajo. El mantenimiento de las condiciones debe ser una parte natural de los trabajos regulares de cada da.
6.5. COMO IMPLEMENTAR SHITSUKE - AUTODISCIPLINA
VISION COMPARTIDA:
La teora del aprendizaje en las organizaciones (Peter Senge) sugiere que para el desarrollo de una organizacin es fundamental que exista una convergencia entre la visin de una organizacin y la de sus empleados.
FORMACION:
Es necesario educar e introducir capacitaciones al trabajador mediante el entrenamiento de "aprender haciendo" cada una de las 5s para el mejoramiento y beneficios de sus trabajadores que a su vez trae beneficios a la misma empresa.
TIEMPO PARA APLICAR LAS 5S:
Es frecuente que no se le asigne el tiempo por las presiones de produccin y se dejen de realizar las acciones. Este tipo de comportamientos hacen perder credibilidad y los trabajadores crean que no es un programa serio y que falta el compromiso de la direccin. Es necesita tener el apoyo de la direccin para sus esfuerzos en lo que se refiere a recursos, tiempo, apoyo y reconocimiento de logros.
18
7. PARADIGMAS EN LAS OFICINAS PARADIGMA 1. Los trabajadores no cuidan el sitio
Para que perder tiempo el aseo y la limpieza es un problema exclusivo delos encargados de limpieza y no de nosotros. Si los colaboradores no poseen los recursos no se establecen metas para mejorar, ser difcil que un trabajador tome la iniciativa. Es seguro que los trabajadores apreciaran los beneficios, ya que son ellos los que se ven afectados directamente por falta de las 5S.
PARADIGMA 2. Hay nmeros servicios urgentes para perder el tiempo limpiando Es frecuente que el orden y la limpieza se dejen de lado cuando hay que realizar un trabajo o servicio urgente. Es verdad que las prioridades de servicios que brindamos a las diferentes reas presionan tanto que es necesario que otras actividades esperen, sin embargo, las actividades de las 5S se deben ver como una inversin para lograr todo los pedidos servicios y no solamente los puntuales requeridos en un momento.
PARADIGMA 3. Creo que el orden es el adecuado no tardemos tanto Algunas personas consideran solo los aspectos visibles y de esttica de los equipos son suficientes. Las 5S deben servir para lograr identificar problemas profundos en el equipo. La limpieza se debe considerar como una primera etapa en la inspeccin de mantenimiento preventivo en una determinada rea de trabajo.
19
8. PARADIGMAS DE LOS OPERADORES
PARADIGMA 1. Me pagan para trabajar o para limpiar. A veces el personal acepta la suciedad como condicin inevitable de su estacin de trabajo. El trabajador no se da cuenta del efecto negativo que en un puesto de trabajo sucio tiene sobre su propia seguridad, la calidad de trabajo y la productividad de la empresa.
PARADIGMA 2. Llevo 10 aos por que debo limpiar? El trabajador considera que es veterano y no debe limpiar, que esta es una tarea para personas con menor experiencia. Por el contrario, la experiencia le debe ayudar a comprender mejor sobre el efecto negativo de la suciedad. Sin embargo es una actitud que tiene que cambiar cuando los trabajadores empiezan a comprender la importancia del orden y la limpieza para mejorar la calidad la calidad y seguridad.
PARADIGMA 3. Necesitamos ms espacio para guardar todo lo que tenemos Esto sucede cuando al aplicar las 5S a los trabajadores, su primera reaccin ante la necesidad de mejorar orden es la pedir ms espacio para guardar los elementos que tienen. El frecuente comentario es , jefe necesitamos un nuevo armario para guardar todo esto Es posible que al realizar la clasificacin y el ordenamiento de los elementos considerados, sobre espacio en los actuales armarios y la mayora de los elementos sean innecesario.
PARADIGMA 4. No veo la necesidad de aplicar las 5s Pueden ser muy difcil las 5S en empresas que son muy eficientes o muy limpias como en el caso de las fbricas de productos personales o farmacias. Sin embargo, no todo tiene que ver con la eliminacin de polvo o contaminacin. Las 5S ayudan a mejorar el control visual de los equipos en el cuidado en nuestras mesas y escritorio.
20
9. RESULTADOS Aqu se presentan, tomas fotogrficas, que ha conseguido las diferentes unidades de la Oficina de Sistemas e Informtica, con la implementacin de las 5s. Se entiende que dentro de un plan de mejora continua, seguiremos mejorando para brindar servicios de calidad a los alumnos, docentes y personal administrativo de nuestra Universidad.
Implementacin de Servidores Virtuales en El Departamento de Sistemas de La Pontificia Universidad Catlica Del Ecuador Sede Esmeraldas - Elpis Rubio Ramos