S

aat ini e-mail bisa dikatakan

merupakan salah satu mode
komunikasi yang banyak dipakai.
Mulai dari urusan pribadi sampai urusan
pekerjaan, hampir selalu kita menggu-
nakan e-mail. Bagi seseorang yang telah
mengalami Internet addict, e-mail adalah
sesuatu yang sangat ditunggu. Tidak ada
e-mail yang masuk justru menjadi tanda
tanya baginya tetapi kondisi seperti itu
belum tentu berlaku untuk orang-orang
tertentu atau pada kondisi tertentu.
Berbagai program e-mail client (ter-
masuk yang bersifat web-based) acap kali
dilengkapi dengan feature Read Receipt.
(gambar 1). Jika feature ini memung-
kinkan si pengirim e-mail untuk menda-
patkan konfirmasi ketika e-mail yang diki-
rimnya telah dibuka oleh si penerima. Pada
program-program e-mail client tertentu
implementasi konfirmasi ini malah lebih
canggih lagi. Di sini, si pengirim tidak
hanya dapat mengaktifkan feature konfir-
masi jika e-mail telah dibuka, tetapi juga
mendapatkan konfirmasi jika e-mail telah
sampai di mailbox tujuan! (gambar 2).
Bayangkan, Anda seorang bawahan,
atau seorang konsultan, atau apa pun pro-
fesi Anda, yang selalu berhadapan dengan
instruksi atau permohonan yang dilay-
angkan melalui e-mail. Bayangkan si pen-
girim e-mail itu tahu persis bahwa e-mail
telah sampai di mailbox Anda. Bayangkan
Anda sedang pada sebuah kondisi yang
sibuk sehingga tidak dapat segera mem-
balas e-mail itu. Bayangkan apa yang
dipikirkan si pengirim e-mail ketika Anda
tak kunjung merespon e-mail tersebut!
Jika Anda menggunakan Microsoft
Outlook 2007 sebagai program e-mail
client di PC yang berpasangan dengan
Microsoft Exchange Server 2007 di sisi
server, manfaatkan add-on gratis yang
bernama Email Prioritizer ini untuk me-
nunda e-mail masuk pada saat-saat ter-
tentu. Anda juga dapat memanfaatkan
add-on ini untuk memberikan rating ter-
hadap pengirim-pengirim e-mail, untuk
menentukan skala prioritas terhadap
mereka.
Outlook dengan Email Prioritizer
menjadikannya lebih menantang bagi
Professional TI untuk mencoba hal-hal
Di tengah pekerjaan yang menumpuk, kerap kali kita berharap tidak terganggu
oleh e-mail yang masuk. Namun tetap saja, e-mail-e-mail masuk ke mailbox tanpa bisa
dicegah. Bagaimana cara menahan e-mail masuk untuk sementara waktu?
GAMBAR 1 Implementasi Request
Receipt untuk read confirmation pada
Windows Live Mail
GAMBAR 2 Implementasi Request
Receipt untuk read dan/atau delivery
confirmation pada Outlook 2007.
PRAKTIK Email Prioritizer
162 | CHIP | JANUARI 2009
baru yang praktis dan berguna bagi peng-
guna akhir, ujar Hermawan Sutanto,
Business Group Lead, Microsoft Indone-
sia
Instalasi Email Prioritizer
Sebelum dapat melakukan instalasi add-
on ini, ada beberapa prasyarat perangkat
lunak yang harus dipenuhi terlebih dahu-
lu. Jangan lupa juga, implementasi ini
hanya dapat dilakukan jika Anda menggu-
nakan Microsoft Outlook 2007 di PC dan
Microsoft Exchange Server 2007 sebagai
mail server di tempat Anda.
Langkah pertama yang mesti disiapkan
adalah memastikan PC Anda telah dileng-
kapi oleh .NET Framework 2.0 (periksa di
Add/Remove Programs). Jika belum ada
atau ragu-ragu, Anda dapat melakukan
proses instalasi .NET Framework 2.0
menggunakan file instalasi yang telah di-
sediakan di dalam DVD CHIP yang diser-
takan dalam edisi ini.
Setelah itu, Anda juga harus meleng-
kapi PC dengan Visual Studio 2005 Tools
Blokir E-Mail
Masuk dengan
Email Prioritizer
00 PRAKTEK_email .indd 162 1/21/2009 2:10:48 PM
for the 2007 Microsoft Office System. Yang
terakhir, Anda harus menjalankan insta-
lasi 2007 Microsoft Office System Primary
Interop Assemblies. Setelah semua pra-
syarat dilengkapi, barulah Anda dapat
melakukan instalasi add-on Email Priori-
tizer. Proses instalasi sangat mudah. Anda
hanya perlu mengikuti wizard instalasi
yang ada. Semua program pendukung dan
add-on Email Prioritizer ini disediakan di
dalam CHIP CD/DVD (gambar 3).
Penggunaan Email Prioritizer
Penggunaan add-on ini sebenarnya sangat
mudah. Setelah instalasi sukses dilakukan,
Anda akan melihat sebuah toolbar baru
pada Microsoft Outlook 2007. Jika Anda
ingin menahan e-mail masuk ke mailbox
Anda untuk sementara waktu, cukup
lakukan dua langkah berikut:
1. Tentukan berapa lama waktu Anda
yang tidak ingin diganggu (dalam satuan
menit atau jam). Pilih melalui dropdown
menu seperti pada gambar di bawah.
2. Klik ribbon Turn on Do Not Dis-
turb pada toolbar (gambar 4).
Selain dapat menggunakan satuan
waktu (menit atau jam), implementasi
Do Not Disturb pada Outlook 2007 ini
juga dapat memanfaatkan jadwal meeting
yang terdapat pada schedule kalender An-
da (lihat gambar 4). Status pending pada
antrian e-mail masuk akan terjadi sepan-
jang schedule meeting belum berakhir.
Ketika Outlook Anda dalam keadaan
tidak ingin diganggu, Anda dapat melihat
sisa waktu sebelum mailbox Anda kembali
ke keadaan normal (siap menerima e-mail
masuk kembali). Setiap saat Anda juga da-
pat mengakhiri status Do Not Disturb
tersebut dengan meng-klik ribbon yang
sama (gambar 5).
Program ini sangat membantu sekali
untuk mengatur e-mail yang masuk. Kita
bisa optimal dalam mangatur jadwal
pekerjaan yang ada, tanpa terganggu in-
terupsi dari e-mail yang belum kita
inginkan. Yang terpenting, kita bisa meng-
atur waktu kita, kapan kita mau membaca
dan membuka e-mail yang kita inginkan,
ujar Setyo Wiratmo, System Administra-
tor pada PT Indika Energi, yang telah
mencoba add-on Email Prioritizer ini.
Selain dapat dipakai untuk menunda
e-mail, add-on ini dapat juga dipakai un-
tuk memberikan rating terhadap e-mail-
e-mail yang masuk. Rating yang dipakai
menggunakan tanda bintang (1-3 atau
tidak dirating). Pemberian rating ini di-
maksudkan untuk memudahkan peng-
klasifikasian e-mail berdasarkan tingkat
urgensi menurut Anda. Dengan begitu,
ketika Anda hanya ingin berkonsentrasi
dengan e-mail-e-mail yang sangat pent-
ing, Anda bisa mencari e-mail yang berk-
lasifikasi rating tiga bintang (stars).
Email Prioritizer memiliki logika rules
yang bersifat bawaan (built-in) untuk me-
nentukan rating sebuah e-mail. Namun
demikian, Anda juga dapat mengubah ra-
ting sebuah e-mail secara manual. Untuk
memberikan rating terhadap sebuah e-
mail, Anda cukup membuka e-mail terse-
but dan temukan opsi Priority pada bagi-
an bawah e-mail (lihat gambar 6). Untuk
melakukan sortir e-mail berdasarkan ra-
ting bisa dilakukan dari menu dropdown
yang terdapat di sebelah dropdown Do
Not Disturb.
Penutup
Feature yang ditawarkan oleh add-on
Email Prioritizer ini memungkinkan se-
tiap pengguna Microsoft Outlook 2007
dan Exchange Server 2007 mengatur sen-
diri availability mailbox-nya. Dengan
add-on ini, pengguna dapat menunda se-
mentara waktu e-mail-e-mail yang hendak
masuk.
Dengan demikian, Anda dapat berkon-
sentrasi dengan pekerjaan utama yang
mungkin sedang membutuhkan konsen-
trasi Anda saat ini. Selain itu, Anda juga
dapat memberikan skala prioritas terha-
dap e-mail-e-mail yang ada. Dengan im-
plementasi prioritas ini, Anda juga jadi
dapat berkonsentrasi dengan e-mail yang
benar-benar penting menurut Anda.
Rahmat Zikri, zikri@zikri.com
GAMBAR 3 Proses instalasi Email
Prioritizer menggunakan wizard.
GAMBAR 6 Implementasi pemberian
rating pada setiap e-mail yang masuk.
GAMBAR 4 Implementasi
Do Not Disturb pada Outlook
2007 yang telah terinstal Email
Prioritizer.
GAMBAR 5 Ribbon yang
menunjukkan sisa waktu. Bisa
dipakai untuk menghentikan
status Do Not Disturb setiap
saat.
JANUARI 2009 | CHIP | 163
00 PRAKTEK_email .indd 163 1/21/2009 2:10:49 PM