Anda di halaman 1dari 22

BAB II

KAJIAN TEORITIS

A. ANALISIS JABATAN

1. PENGERTIAN

Job analysis atau analisis jabatan merupakan suatu proses untuk
membuat uraian pekerjaan sedemikian rupa, sehingga dari uraian tersebut
dapat diperoleh keterangan-keterangan yang perlu untuk dapat menilai jabatan
itu guna suatu keperluan. Analisis jabatan bukan hanya saja dapat
dipergunakan untuk menentukan syarat fisik dan syarat mental dari pegawai
yang akan memangku suatu jabatan, tetapi juga pula dipergunakan untuk
tujuan lain. Karenanya analisis jabatan itu dapat dilakukan atas empat macam
sesuai dengan tujuan analisis jabatan itu. Menurut Manullang (1981:28)
keempat analisis jabatan itu antara lain :
1. Job analysis for personnel specification tujuannya adalah menentukan
syarat mental yang bagaimana yang dibutuhkan dari seseorang untuk
dapat sukses dalam memangku suatu jabatan.
2. Job analysis for training purposes tujuannya adalah untuk menentukan
langkah-langkah yang harus ditempuh dalam mengajarkan suatu
pekerjaan kepada seorang pegawai baru. Biasanya dipergunakan guna
kebutuhan latihan dan pendidikan.
3. Job analysis for setting rates tujuannya adalah manentukan nilai-nilai
masing-masing jabatan dalam suatu badan usaha sehingga dengan
demikian dapat ditentukan tingkat upah masing-masing jabatan itu
secara adil.
4. Job analysis for method improvements tujuannya adalah
mempermudah cara bekerja pegawai pada suatu jabatan tertentu.
Yakni bermaksud untuk menghilangkan gerak-gerak pegawai yang
tidak perlu.





17
18






Dengan adanya analisis jabatan, maka penarikan, seleksi dan
penempatan para pekerja dapat didasarkan atas kualifikasi perseorangan yang
dicantumkan dalam analisis jabatan tersebut. Dalam analisis jabatan tersebut
dicantumkan sisfat-sifat pekerja yang dibutuhkan untuk pemangku jabatan
yang bersangkutan. Karenanya diperlukan analisis jabatan dengan demikian
memberikan dasar berharga pada penarikan, seleksi, dan penempatan para
pekerja. Dengan adanya kualifikasi orang yang dibutuhkan untuk memangku
jabatan tertentu dalam analisis jabatan maka terdapatlah suatu kriterium yang
objektif dalam hal-hal diatas, dan itu pula mengurangi pemborosan baik
waktu maupun ongkos terlebih-lebih dalam seleksi para pekerja.
Job Analysis ada 2 (dua) perkataan : Job dan Analysis. Job seperti yang
telah dikemukakan, ada yang menterjemahkan tugas, ada yang
menterjemahkan jabatan, ada pula yang menterjemahkan pekerjaan. Analysis
berasal dari kata to analyse yang berarti memisah-misahkan atau
menguraikan. Dalam job analysis itu kita memisah-misahkan job (jabatan)
menjadi bagian-bagian job yang kita sebut task (bagian atau unsur jabatan).
Ada pula istilah dalam bahasa Inggris position. Job, position, task, masing-
masing sering diterjemahkan pekerjaan. Dalam membicarakan job analysis,
ketiga istilah tersebut perlu dibedakan, karena kalau tidak demikian adalah
sulit membicarakan job analysis itu dengan jelas.
Task adalah suatu kesatuan pekerjaan (a unit of work) atau suatu
kegiatan manusia yang dilakukan untuk suatu tujuan tertentu. Task adalah 1
19






(satu) bagian atau 1 (satu) unsur dari suatu position atau dengan kata lain 1
(satu) position itu terdiri dari beberapa task.
Position adalah sekelompok task yang dilakukan hanya oleh seorang
pegawai. Dengan demikian dalam suatu organisasi banyaknya position adalah
sama dengan banyaknya pegawai. Dale yolder dalam bukunya yang berjudul
Personnel Management and Industrial Relation yang dikutip oleh Moekijat
(2010:11) suatu position itu adalah suatu job yang dilakukan oleh pegawai
tertentu dan oleh karena itu berhubungan dengan seorang pegawai tertentu itu.
Istilah position kadang-kadang dipergunakan sebagai istilah yang sama
artinya dengan job, meskipun sebenarnya ada perbedaan antara kedua istilah
tersebut. Job dapat dirumuskan sebagai kelompok position yang sama dalam
suatu perusahaan. Apabila beberapa orang mengerjakan pekerjaan yang sama,
masing-masing dikatakan mempunyai job yang sama, tetapi position yang
berbeda. Dalam suatu perusahaan jumlah position adalah lebih besar
daripada jumlah job. Position berarti beberapa task yang dilakukan oleh
seorang pegawai tanpa memandang apakah pekerjaan itu berbeda dengan
pekerjaan dari lain-lain pegawai. Jadi seorang pegawai mempunyai position,
tetapi mungkin ada banyak position yang sama sehingga merupakan 1 (satu)
job.
Jadi dengan begitu job analysis yang dimaksud dalam penelitian ini
adalah suatu analisis yang menguraikan suatu jabatan dengan ketentuan atau
syarat perseorangan untuk mengerjakan jabatan tersebut.
20






Otts dan Leukart yang dikutip oleh Moekijat (2010:12) menyatakan
bahwa :
Job didefinisikan sebagai sekelompok position yang
mengandung banyak persamaan dalam tugas-tugas, kecakapan-
kecakapan, pengetahuan-pengetahuan, dan tangung jawab-tanggung
jawab. Selanjutnya dikatakan bahwa job itu tidak berhubungan
dengan orang perseorangan, sedangkan position itu berhubungan
dengan orang perseorangan. Job menunjukkan apa yang dilakukan,
bukannya orang atau orang-orangnya yang mengerjakan.

Menurut Moekijat (2010:13) mengemukakan bahwa :

Analisis jabatan adalah suatu prosedur, melalui fakta-fakta yang
berhubungan dengan masing-masing jabatan yang diperoleh atau
dikumpulkan dan dicatat secara sistematis. Analisis jabatan
menyelidiki tugas-tugas, proses-proses, tanggung jawab-tanggung
jawab, kondisi-kondisi kerja, dan syarat-syarat perseorangan. Analisis
jabatan berhubungan dengan jabatan dan syarat-syarat mengenai
orangnya untuk melakukan jabatan itu dengan sebaik-baiknya.

Analisis jabatan menitikberatkan pada mendapatkan fakta-fakta yang
berhubungan dengan jabatan-jabatan, termasuk syarat-syarat dari masing-
masing jabatan yang berhubungan dengan kualitas dan mutu perseorangan
yang diperlukan oleh seorang pegawai untuk melakukan jabatan itu dengan
sukses.
Analisis jabatan menghasilkan gambaran jabatan dan persyaratan
jabatan (job specification atau job requitment). Gambaran jabatan atau uraian
jabatan (job description) adalah suatu informasi yang abstrak yang diperoleh
dari laporan analisis jabatan.
21






Gambaran jabatan itu menggambarkan (Moekijat,2010:13) :

a.Apa yang dilakukan
b.Tanggung jawab
c.Kecakapan atau pelatihan/pendidikan yang diperlukan
d.Kondisi, di bawah mana jabatan itu dilakukan
e.Jenis atau kualitas orang yang diperlukan untuk jabatan itu.

Untuk melatih dan mendidik seorang calon pekerja untuk memangku
jabatan tertentu, terlebih dahulu haruslah diketahui keahlian khusus yang
dibutuhkan. Bilamana sudah diketahui kealian tersebut, maka dapatlah
program pendidikan atau latihan diarahkan atau ditunjukkan untuk mencapai
kealian tersebut. Keahlian apa yang dibutuhkan untuk memangku sesuatu
jabatan dinyatakan dengan jelas dalam job analysis yang bersangkutan.
Karena bilamana beberapa orang dididik untuk memangku suatu jabatan
tertentu, maka program pendidikan itu haruslah diarahkan untuk memberikan
kealian yang dinyatakan dalam analisa jabatan yang bersangkutan.
Sedangkan Heidjrachman dan Suad Husnan (1990:24) mengemukakan
bahwa :
Analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mempelajari dan
mengumpulkan berbagai informasi yang berhubungan dengan berbagai
operasi dan kewajiban suatu jabatan. Dengan demikian analisis jabatan
akan mengupas suatu jabatan, dengan memberi jawaban atas pertanyaan
tentang apa yang harus dilakukan, bagaimana menjalankannya, mengapa
pekerjaan tersebut harus dilakukan.

Hasil dari analisis jabatan ini adalah deskripsi jabatan dan spesifikasi
jabatan. Namun demikian analisis jabatan jangan disamakan dengan studi
gerak (motion study). Sebab meskipun keduanya sama-sama melakukan studi
22






terhadap suatu jabatan, tetapi keduanya mempunyai perbedaan-perbedaan
dasar. Perbedaan-perbedaan utama antara analisis jabatan dengan studi gerak
bisa disimpulkan dibawah ini :
Tabel 1.1
Perbedaan Analisis Jabatan dan Studi Gerak



Faktor Analisis jabatan Studi gerak
Tujuan Memberikan gambaran
terhadap sesuatu jabatan
Merubah dan
memperbaiki
pekerjaan
Ruang lingkup Menyeluruh mencakup
tugas, kewajiban, pengawas
dan lain-lain.
Merubah dan
memperbaiki
pekerjaan
Tingkat ketelitian Kurang teliti Sangat teliti
Organisasi Dilakukan oleh bagian
personalia
Dilakukan oleh
industrial
engineers
Teknik yang digunakan Observasi, interview,
kuesioner
Observasi,
photografi,
stopwatch, dan
lain-lain
Kegunaan Untuk penarikan tenaga
kerja, latihan, pengupahan
dan sebaginya.
Memperbaiki
metode dan
standarisasi


Dari pengertian tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa analisis jabatan
merupakan unsur yang penting dalam dalam proses menghimpun, mengolah
dan menginterprestasikan berdasarkan segenap data yang berhubungan
dengan operasi dan kewajiban suatu jabatan khususnya dalam manajemen
kepegawaian. Dan hasilnya dapat dipergunakan untuk hampir seluruh
23






program kepegawaian. Jelaskan bahwa adanya analisa jabatan bukan saja
membedakan duplikasi tugas diantaranya berbagai jabatan, tetapi juga
mempermudah penyusunan struktur organisasi. Dengan begitu kita dapat
memperoleh kualitas tenaga kerja yang tepat sesuai dengan istilah the right
man in the right place dan merupakan dasar staffing yang efektif.



2. PRINSIP-PRINSIP ANALISIS JABATAN

Dalam menganalisis jabatan ada beberapa prinsip yang perlu
diperhatikan antara lain (Moekijat 2010:15) :
1. Analisis jabatan harus memberikan semua fakta yang penting yang ada
hubungannnya dengan jabatan. Fakta-fakta mana yang penting tergantung
pada tujuan untuk apa hasilnya akan dipergunakan. Tujuan analisis jabatan
akan diuraikan kemudian.
2. Analisis jabatan tunggal harus memberikan fakta-fakta yang diperlukan
bermacam-macam tujuan. Apabila masing-masing tujuan dibuat analisis
tujuan jabatan tersendiri, maka hal ini akan memakan biaya yang besar.
3. Analisis jabatan harus sering ditinjau kembali dan apabila perlu
diperbaiki. Dalam organisasi-organisasi yang besar jabatan-jabatan itu
tidak statis, sering mengalami perubahan dalam produksi, bahan-bahan,
proses-proses, metode-metode atau alat-alat yang dipergunakan. Dalam
organisasi-organisasi yang besar itu analisis jabatan dapat merupakan
suatu program yang terus menerus.
24






4. Analisis jabatan harus dapat menunjukkan unsur-unsur jabatan mana yang
paling penting diantara beberapa unsur jabatan dalam tiap jabatan.
Kadang-kadang jabatan itu mengandung beberapa unsur jabatan yang
penting.
5. Analisis jabatan harus dapat memberikan informasi yang teliti dan dapat
dipercaya. Untuk menentukan data yang demikian itu memerlukan
pelayanan para ahli dalam analisis jabatan.



3. TUJUAN ANALISIS JABATAN

Analisis jabatan diadakan untuk memberikan pengertian tentang unsur-
unsur jabatan yang terkandung dalam tiap jabatan, tetapi penegertian ini
bukan merupakan satu-satunya tujuan. Pengetahuan tentang isi dan syarat-
syarat jabatan dipergunakan untuk bermacam-macam tujuan.
Analisis jabatan merupakan dasar program manajemen kepegawaian,
karena hasil-hasilnya dapat dipergunakan untuk hampir semua program
kepegawaian. (Moekijat, 2010:18) mengemukakan bahwa bahwa informasi
jabatan yang dihasilkan oleh analisis jabatan dapat dipergunakan untuk :
1. Mengorganisasikan dan mengintegrasikan seluruh tenaga kerja
berdasarkan kewajiban dan tanggung jawab jabatan.
2. Menerima, memilih, dan mendapatkan pegawai berdasarkan syarat-syarat
perseorangan, sifat-sifat, kepandaian, kecakapan, dan sebagainya.
3. Mengadakan program latihan, guna memberikan pengetahuan dan
kecakapan yang diperlukan (menurut analisis jabatan) untuk
menyelesaikan jabatan dengan sebaik-baiknya.
4. Administrasi upah dan gaji, yang berusaha memberikan kompensasi
berdasarkan kecakapan yang diperlukan, sukarnya tugas, beratnya
25






tanggung jawab, kondisi kerja, dan syarat-syarat perseorangan yang
diperlukan.
5. Mengadakan pemindahan dan kenaikan jabatan pegawai berdasarkan
syarat-syarat pengetahuan, kecakapan, dan pengalaman untuk tiap-tiap
jabatan.
Analisis jabatan menunjukan jabatan-jabatan mana yang mempunyai
syarat-syarat yang sama, yang demikian mempermudah production
transfers (pemindahan atas inisiatif manajemen untuk mempercepat
produksi). Analisis jabatan juga menunjukkan bagaimana pentingnya
pengalaman dari suatu jabatan untuk jabatan atau jabatan-jabatan yang
lain. Dengan demikian analisis jabatan memberikan dasar yang baik
untuk kenaikan jabatan. Dengan kata lain analisis jabatan menunjukkan
garis-garis promosi.
Atas dasar analisis jabatan semua system promosi dari jabatan yang
tidak terlalu penting ke jabatan-jabatan yang lebih penting dapat
direncanakan.
6. Mengatasi rasa tidak puas pegawai dengan memberikan tanggung jawab,
tugas dan perbandingan tingkat pembayaran seadil-adilnya.
7. Memperbaiki kondisi kerja yang menurut analisis jabatan berbahaya,
tidak menyenangkan atau tidak sehat.
8. Menentukan standar produksi melalui studi gerak dan waktu.
9. Meningkatkan produktivitas pegawai melalui penyederhanaan kerja dan
perbaikan metode berdasarkan analisis jabatan.
10. Mempermudah perencanaan organisasi, dengan memberikan perumusan
yang jelas dari tiap-tiap jabatan dan menunjukkan hubungan jabatan-
jabatan itu satu sama lain.



4. MANFAAT ANALISIS JABATAN

Tohardi (2002:115) analisis jabatan yang menghasilkan deskripsi jabatan
dan spesifikasi jabatan mempunyai manfaat sebagai berikut :
1. Pengadaan tenaga kerja

Adanya spesifikasi jabatan yang dihasilkan dari analisis jabatan dapat
digunakan sebagai standar dalam menyeleksi calon karyawan (pelamar).
Dimana calon pelamar yang diterima adalah mereka yang sesuai dengan
standar yang ada pada spesifikasi jabatan tersebut.
26






2. Pelatihan

Adanya deskripsi jabatan bisa memberikan informasi mengenai
keterampilan atau pengetahuan apa yang perlu ditingkatkan pada
karyawan. Dengan demikian program pelatihan (training) dan
pengembangan (development) menjadi tidak sia-sia.
3. Evaluasi Jabatan

Dengan adanya deskripsi jabatan dapat digunakan untuk pembanding
sejauh mana seorang pekerja (pegawai/karyawan) telah berhasil
melaksanakan tugas-tugasnya.
4. Penilaian prestasi

Hampir sama dengan evaluasi jabatan, dengan adanya deskripsi jabatan
maka dapat digunakan untuk menilai prestasi, sejauh mana tugas-tugas
yang diemban tersebut telah dilaksanakan.
5. Promosi dan transfer

Adanya deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan akan mempermudah
dalam proses promosi dan transfer, dengan data-data yang ada pada
deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan akan mempermudah dalam
menempatkan seseorang sesuai dengan keterampilan, pengetahuan, bakat,
serta minat seseorang.
27






6. Pembenahan Organisasi

Dengan adanya analisis jabatan, dapat dilihat beberapa kekurangan organisasi,
untuk itu dapat digunakan sebagai indikator dalam upaya perbaikan-
perbaikan (pembenahan) organisasi.
7. Orientasi

Adanya deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan akan berguna untuk
menjelaskan kepada pegawai (pekerja) baru dalam program orientasi.
Karena pegawai baru tersebut menjadi tahu dengan pasti mengenai apa
yang akan ia kerjakan, bagaimana cara mengerjakannya, siapa atasannya,
siapa bawahannya, apa wewenang, apa tanggung jawab, dan seterusnya.
8. Memperbaiki aliran kerja

Aliran kerja yang tidak efektif dan efisien perlu diperbaiki, sebagai
landasan untuk memperbaiki aliran kerja tersebut dapat menggunakan
deskripsi jabatan tersebut.



5. TAHAP-TAHAP ANALISIS JABATAN

Tahap-tahap analisis Jabatan dikumukakan Andrew J. Dubru (1982:29)

yang dikutip oleh Mangkunegara (2002:13) yaitu :

1) Tahap 1 : Pengumpulan latar belakang Informasi

Pada tahap ini dikumnpulkan semua informasi dan diadakan pengujian
terhadap informasi yang ada. Disamping itu, dibuat juga deskripsi
jabatan, bagan organisasi informasi tentang upah dan gaji.
28






2) Tahap 2 : Pemilihan kedudukan yang representative

Tahap ini merupakan penentuan kedudukan yang sesuai dengan
kemampuan pegawai dan persyaratan yang telah ditentukan.
3) Tahap 3 : Pengumpulan data analisis jabatan

Tahap ini merupakan tahap pengumpulan data yang relevan dengan
kemampuan dan skill pegawai.
4) Tahap 4 : Pengembangan Deskripsi Jabatan

Tahap ini merupakan tahap pengembangan deskripsi jabatan yang
berhubungan dengan keperluan perusahaan.
5) Tahap 5 : Pengembangan spesifiksi jabatan

Pada tahap ini diuraikan kebutuhan jabatan, seperti kemampuan, sifat-
sifat, bakat, skill, dan pengalaman pegawai.



6. METODE ANALISIS JABATAN

Analisis jabatan biasanya mengumpulkan informsi jabatan menurut

Moekijat (2010:19) yaitu melalui :

1. Daftar pertanyaan mengenai jabatan (job questionnaires) yang diberikan
kepada pegawai-pegawai pelaksana atau kepala mereka.
Keuntungan metode ini adalah :

a. Ada kemungkinan untuk menyelidiki semua jabatan lebih cepat
daripada dengan metode wawancara.
29






b. Memberikan kepercayaan kepada pemegang jabatan dan
kemampuannya untuk menyusun laporan jabatan.
c. Daftar pertanyaan dapat digunakan untuk memberikan latar belakang
informasi untuk wawancara guna menganalisis jabatan dengan sebaik-
baiknya.
d. Untuk memusatkan perhatian pemegang jabatan pada jabatannya.
Kelemahannya :
a. Metode ini hanya dapat dipergunakan bagi pegawai yang dapat
membaca dan menulis.
b. Informasi yang diperoleh kadang sering tidak lengkap, tidak teratur,
dan kadang tidak bersambung.
2. Wawancara (interview)

Wawancara ini dapat dilakukan dengan pegawai-pegawai pelaksana atau
dengan kepala mereka atau dengan kedua-duanya.
Keuntungan metode ini adalah :

a. Dapat memperoleh informasi lebih lengkap dan lebih jelas daripada
dengan metode daftar pertanyaan.
b. Memberikan informasi yang dengan tidak segera dapat diselidiki.




Kelemahannya :

a. Metode ini memakan waktu yang lebih lama dan biaya yang lebih
mahal daripada dengan metode daftar pertanyaan.
30






b. Apabila wawancara ini dilakukan oleh seorang analisis jabatan,
istilah-istilah yang dipergunakan sering ditafsirkan salah oleh pegawai
dan sebaliknya.
3. Buku catatan harian (logs)

Untuk membetulkan informasi yang kurang jelas yang diperoleh dari
metode lainnya.
Pegawai mencatat apa yang ia lakukan setiap hari, beberapa waktu yang
dipergunakan, kapan dimulai dan bila berakhir tiap tugas diselesaikan.
Keuntungan dengan metode ini adalah :
a. Pegawai mungkin akan bekerja lebih baik.

b. Metode ini mengurangi waktu analisis jabatan dalam mengadakan
observasi dan wawancara.
Kelemahannya :

a. Pada umumnya informasi yang diperoleh tidak lengkap, karena tidak
memasukkan data-data lain yang diinginkan, seperti hubungan-antar-
pengawas, alat-alat yang dipergunakan, kondisi kerja, dan sebagainya.
b. Metode ini memakan waktu yang lama.

4. Pengamatan (observasi)

Mengadakan observasi atau pemeriksaan (auditing) tiap jabatan dan
mengadakan pembicaraan dengan pegawai- pegawai pelaksana dan
kepala mereka. Metode ini dilakukan oleh analisis jabatan (job analysts)
yang telah memperoleh pelatihan secara khusus.
31






Keuntungan metode ini adalah ;

a. Adanya keseragaman, baik dalam informasi yang dikumpulkan,
maupun dalam standar yang dipergunakan untuk menilai kecakapan,
pengetahuan, pendidikan, tanggung jawab, dan kondisi kerja.
b. Informasi yang diperoleh lebih lengkap dan lebih teliti.
Kelemahannya :
a. Apabila pengamatan itu dilakukan hanya dalam dalam kurun waktu-
waktu tertentu, misalnya seminggu sekali atau sekali sebulan, maka
analisis jabatan tidak memperoleh informasi yang lengkap.



7. ASPEK-ASPEK YANG PELU DIPRHATIKAN DALAM ANALISIS
JABATAN
Menurut Ghiselli dan Brown yang dikutip oleh Mangkunegara
(2007:15) aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam analisis jabatan sebagai
berikut:
1. Mengenai jabatan
a. Nama jabatan
b. Metode dan prosedur kerja masa kini
1) Kewajiban-kewajiban dan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh
pegawai
2) Bahan-bahan perlengkapan dan lain-lainnya yang dipakai oleh
pegawai
3) Alat-alat, mesin yang digunakan oleh pegawai
4) Metode, prosedur yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaan
5) Tanggung jawab
6) Besarnya pengawasan yang diterima
7) Ukuran standar hasil kerja
32






c. Kondisi fisik dalam lingkungan kerja
1) Tempat kerja di dalam maupun di luar
2) Kondisi penerangan atau cahaya
3) Kondisi ventilasi
4) Kegadungan suara
5) Kondisi yang tidak sehat
d. Hubungan antara pekerjaan yang satu dengan pekerjaan lainnya
1) Pekerja dan asisten
2) Koordinasi tugas-tugas dan jabatan
e. Kondisi-kondisi penerimaan pegawai
1) Metode seleksi pegawai
2) Lamanya jam kerja
3) Metode penggajian
4) Pekerja tetap dan temporer
5) Kesempatan promosi jabatan

2. Mengenai pegawai
a. Ciri-ciri jasmaniah pegawai
1) Kesehatan
2) Kekuatan dan daya tahan tubuh
3) Ukuran tubuh
4) Keterampilan
5) Kekurangan jasmaniah
b. Ciri-ciri rohaniah pegawai
1) Fungsi alat indra
2) Kecakapan dan kemampuan
3) Sifat kepribadian dan tabiat, seperti kejujuran dan stabilitas emosi
c. Latar belakang pegawai
1) Pendidikan umum
2) Pengalaman kerja sebelumnya
3) Inservices training

Ada 4 macam informasi yang merupakan dasar bagi semua analisis
jabatan :
1. Analisis jabatan memberikan gambaran umum tentang unsur-unsur jabatan
yang dilakukan dalam jabatan.
2. Analisis jabatan mencatat syarat-syarat perseorangan yang penting untuk
masing-masing jabatan.
33






3. Analisis jabatan mencatat tanggung jawab pemegang jabatan.

4. Analsisi jabatan mencatat beberapa kondisi kerja yang penting.




8. DESKRIPSI JABATAN

Job description dan job specification dapat disusun berdasarkan
keterangan yang didapat daripada analisa jabatan. Pada umumnya keterangan-
keterangan yang tertulis dalam job description meliputi dua hal yaitu :
1. Sifat pekerjaan yang bersangkutan dan

2. Tipe pekerjaan yang cocok untuk jabatan itu.

Menurut Manullang (1981:35) mengenai hal yang pertama, maka dalam
suatu job description harus termuat antara lain :
a. Nama jabatan,
b. Jumlah pegawai yang memegang jabatan itu,
c. Ringkasan pekerjaan yang menjelaskan dengan singkat tugas-tugas
utama alat- alat atau mesin-mesin yang dipergunakan dalam pekerjaan
itu,
d. Rangkaian pekerjaan,
e. Keterangan tentang bahan yang dipakai,
f. Hubungan pekerjaan itu dengan pekerjaan yang terdekat,
g. Penjelasan tentang jabatan dibawah dan diatasnya yakni jabatan dari
mana petugas dipromosikan dan jabatan kemana petugas akan
dipromosikan,
h. Latihan yang dibutuhkan,
i. Besarnya upah,
j. Lamanya jam kerja dan
k. Keadaan khusus suatu pekerjaan, misalnya mengenai udara,
penerangan, ventilasi dan lain sebagainya.

Mengenai hal yang kedua yakni tipe pekerja yang cocok menurut

Manullang (1981:35) untuk jabatan itu, maka harus dimuat antara lain :
34






a. Jenis kelamin
b. Keadaan fisik
c. Emosi pekerja
d. Mental pekerja
e. Syarat pendidikan
f. Tempramen
g. Karakter
h. Minat pekerja

Sedangkan menurut Shartle yang dikutip oleh Moekijat (2010:23)

mencatat 21 hal yang termasuk dalam suatu gambaran jabatan yakni :

1. Nama jabatan.
2. Nama klasifikasi.
3. Perindustrian, perusahaan dan departemen.
4. Bagian dan seksi.
5. Jumlah pegawai yang dipekerjakan.
6. Penerimaan, pemberhentian, dan absensi pegawai.
7. Pekerjaan yang diselesaikan.
8. Pengawasan yang diterima dan diberikan.
9. Tingkat kesulitan.
10. Jam atau waktu kerja.
11. Standar pembayaran.
12. Standar hasil.
13. Penggabungan jabatan.
14. Hubungan-antar-jabatan.
15. Mesin-mesin, alat-alat, perlengkapan, bahan-bahan yang digunakan.
16. Kondisi kerja.
17. Lingkungan social.
18. Syarat badaniah.
19. Sifat karyawan.
20. Pengalaman sebelumnya yang diperlukan.
21. Pelatihan yang diperlukan dan metode seleksi.

Hasil utama yang segera diperoleh dari proses analisis jabatan adalah
deskripsi jabatan. Deskripsi jabatan merupakan suatu statement yang teratur,
dari berbagai tugas dan kewajiban suatu jabatan tertentu. Penyusunan
35






statement ini hendaknya bisa mudah dipahami. Menurut Heidjrachman dan

Suad Husnan (1990:27) cara seperti ini mungkin bisa dipergunakan :

1. Identifikasi jabatan.
2. Ringkasan jabatan.
3. Tugas yang dilaksakan.
4. Pengawasan yang diberikan dan yang diterima.
5. Hubungan dengan jabatan-jabatan lain.
6. Bahan-bahan, alat-alat, dan mesin-mesin yang dipergunakan
7. Kondisi kerja.
8. Penjelasan istilah-istilah yang tidak lazim.
9. komentar-komentar untuk melengkapi penjelasan tersebut diatas.

Di dalam pembuatan deskripsi jabatan bagian yang paling penting
adalah membuat atau menuliskan tugas-tugas yang harus dilaksanakan untuk
jabatan tersebut. Untuk itu kita bisa mulai menyusunnya dengan coba
menjawab pertanyaan-pertanyaan apa dan mengapa kita melaksanakan
pekerjaan tersebut dan bagaimana kita melaksanakannya. Sewaktu
penyusunan kita lebih baik memulai dengan kata kerja.
Deskripsi jabatan (job description) menurut Tohardi (2002:116) : suatu
pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab,
wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya.
Di dalam deskripsi jabatan akan ditemukan penjelasan mengenai sifat-
sifat kewajiban dan tanggung jawab yang berhubungan dengan jabatan secara
spesifik, latihan yang dibutuhkan (yang akan berhubungan dengan fungsi
pengembangan sumber daya manusia), dan kualifikasi pribadi yang diminta
oleh pejabat. Deskripsi jabatan bisa jadi tak berbeda dengan laporan analisis
36






jabatan yang lazimnya hanya mencakup catatan-catatan yang dibuat

(sekalipun penting) dalam bentuk laporan.




9. SPESIFIKASI JABATAN

Seperti apa yang telah dikemukakan, spesifikasi jabatan atau persyaratan
jabatan menitikberatkan pada syarat-syarat perseorangan yang diperlukan
untuk mencapai hasil kerja yang lebih baik. Persyaratan jabatan terutama
dipergunakan sebagai dasar untuk penarikan tenaga kerja, penempatan,
pemindahan, dan promosi. Spesifikasi jabatan merupakan hasil yang
diperoleh dari suatu job description (deskripsi jabatan).
Spesifikasi jabatan (yang kadang disebut juga kualifikasi jabatan
mempunyai fungsi yang sangat penting dalam manajemen sumber daya
manusia.
Menurut Komaruddin (2002:39) mengemukakan bahwa :

Spesifikasi jabatan adalah suatu penjelasan terperinci mengenai
kualitas sumber daya manusia yang dapat diterima minimum yang
diperlukan untuk melaksanakan jabatan dengan efektif. Jika deskripsi
jabatan lebih menekankan pada aspek jabatan, maka spesifikasi jabatan
lebih menekankan pada aspek sumber daya manusia.

Sekalipun spesifikasi jabatan itu mungkin menjelaskan pula hal-hal yang
berkaitan dengan jabatan (seperti kondisi kerja yang tidak biasa dan hubungan
promosi), namun data tersebut terutama bertujuan untuk menjelaskan sesuatu
agar memudahkan pemahaman mengenai syarat-syarat (kualifikasi) sumber
daya manusia itu. Jika terjadi kerancuan antara isi deskripsi dan isi spesifikasi
37






jabatan, maka kerancuan itu disebabkan pada kenyataan bahwa spesifikasi
jabatan berkembang atas dasar deskripsi jabatan. Karena alasan efisiensi,
bahkan pengembangan spesifikasi jabatan itu pun dapat pula dipadukan
dengan deskripsi jabatan. Akan tetapi jika manajemen sumber daya manusia
memutuskan untuk mamisahkannya, maka spesifikasi jabatan itu akan
menjelaskan tugas, kebutuhan minimum dalam kaitannyadengan kualifikasi
dan kemampuan sumber daya manusia, dan kondisi kerja.
Manullang (1981 : 34) menjelaskan karakteristik dari pekerja yang
dibutuhkan untuk memangku sesuatu jabatan tertentu. Pada umumnya job
specification memuat ringkasan pekerjaan yang jelas yang diikuti oleh
kualifikasi definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan. Yang disebut
terakhir ini menjelaskan antara lain:
a. Tingkat pendidikan,
b. Keadaan fisik,
c. Pengetahuan dan kecakapan,
d. Nikah atau belum,
e. Jenis kelamin,
f. Batas umur dan
g. Karakter

Spesifikasi jabatan adalah menurut Tohardi (2002:118) adalah suatu
pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan melakukan pekerjaan
itu dan persyaratan yang diperlukan. Dengan kata lain spesifikasi jabatan
menunjukkan persyaratan yang harus dipenuhi oleh para pelaksana pekerjaan
sebagaimana yang diharapkan, agar mereka ini mampu melaksanakan
38







kewajiban, mampu melaksanakan tanggung jawab, dan mampu bekerja
dengan orang lain.
Namun dalam kenyataan di lapangan, pegawai yang diterima justru tidak
sesuai dengan spesifikasi yang ada. Hal tersebut tentunya terkait bila sang recruiter
melakukan kolusi dan nepotisme.
Isi dari spesifikasi jabatan adalah mengenai :

a. Fisik

b. Perolehan tambahan c.
Kecerdasan umum
d. Bakat-bakat khusus e.
Minat
f. Pembawaan

g. Keadaan social kehidupannya.

Jika dijabarkan maka isi spesifikasi jabatan menurut Komaruddin

(2002:40) meliputi :

1) Pendidikan, latihan dan pengalaman yang diperlukan pejabat dalam
tugasnya agar ia dapat melaksanakannya dengan efektif.
2) Kondisi psikis termasuk karakter, stabilitas dan kecerdasan mental, daya
ingat, kecepatan bereaksi, dan kualifikasi emosional, pejabat yang memangku
jabatannya agar ia dapat dengan cepat menyesuaikan diri dalam
jabatannya itu.
3) Kondisi jasmaniah, termasuk usia, tinggi badan, kekuatan dan stamina
jasmaniah, penacindra (penglihatan, pendengaran, penciuman, pencicipan,
san perabaan), dan karakteristik jasmaniah yang tidak lazim.
4) Keterampilan teknis yang diperoleh dan pelatihan sebelumnya, ketelitian dan
kecepatan dalam mengoprasikan peralatan mekanis atau elektronis.
5) Rasa tanggung jawab terhadap mesin, perlengkapan, bahan warkat, dan
tanggung jawab pribadi.