Anda di halaman 1dari 18

2 - 1

BAB II
Pendekatan dan Metodologi


2.1. Pendekatan Teoritis
Kegiatan Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) perlu didasarkan pada
kerangka berpikir atau kerangka teoritis yang benar, banyak istilah dan konsep
dalam penyusunan SOP oleh karena itu perlu dikemukakan berbagai konsep yang
mendasari dari kegiatan ini berikut adalah berbagai konsep terkait dalam
penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP).
2.1.1. Standar Operasional Prosedur (SOP)
Standar Operasional Prosedur (SOP) pada dasarnya adalah pedoman yang berisi
prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang
digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan , serta
penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang dalam
organisasi berjalan secara efisien dan efektif, konsisten, standar dan sistematis.
Dengan adanya sistem manual standar atau SOP diharapkan dapat meningkatkan
efisiensi dan efektifitas kinerja layanan yang diberikan. Dengan adanya instruksi
kerja yang terstandarisasi maka semua kegiatan layanan akan dapat dilakukan
secara konsisten oleh siapapun yang sedang bertugas melakukan layanan. Layanan-
layanan yang berbelit dan tidak jelas prosedur operasinya akan semakin
terminimalisir. Disamping konsistensi layanan hal lain yang akan dihasilkan adalah
efisiensi dan efektifitas kerja. Dengan prosedur yang terstandar setiap orang baik
pengguna layanan maupun staf yang memberi layanan akan dapat memanfaatkan
2 - 2

ataupun melakukan layanan yang semakin hari semakin baik dan semakin cepat
karena terjadinya proses pembelajaran yang secara terus menerus terjadi selama
proses layanan. Dengan demikin dapat dipastikan melalui SOP ini akan dapat
meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja layanan.
Dilihat dari fungsinya, SOP berfungsi membentuk sistem kerja & aliran kerja yang
teratur, sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan. menggambarkan bagaimana
tujuan pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku.
menjelaskan bagaimana proses pelaksanaan kegiatan berlangsung, sebagai sarana
tata urutan dari pelaksanaan dan pengadministrasian pekerjaan harian
sebagaimana metode yang ditetapkan, menjamin konsistensi dan proses kerja yang
sistematik, dan menetapkan hubungan timbal balik antar Satuan Kerja.
Secara umum, SOP merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem,
mekanisme dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas
untuk mencapai tujuan instansi pemerintah. SOP sebagai suatu
dokumen/instrumen memuat tentang proses dan prosedur suatu kegiatan yang
bersifat efektif dan efisisen berdasarkan suatu standar yang sudah baku.
Pengembangan instrumen manajemen tersebut dimaksudkan untuk memastikan
bahwa proses pelayanan di seluruh unit kerja pemerintahan dapat terkendali dan
dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Sebagai suatu instrumen manajemen, SOP berlandaskan pada sistem manajemen
kualitas (Quality Management System), yakni sekumpulan prosedur terdokumentasi
dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin
kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan/atau jasa) terhadap
kebutuhan atau persyaratan tertentu. Sistem manajemen kualitas berfokus pada
konsistensi dari proses kerja. Hal ini mencakup beberapa tingkat dokumentasi
terhadap standar-standar kerja. Sistem ini berlandaskan pada pencegahan
kesalahan, sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat
reaktif. Secara konseptual, SOP merupakan bentuk konkret dari penerapan prinsip
manajemen kualitas yang diaplikasikan untuk organisasi pemerintahan (organisasi
2 - 3

publik). Oleh karena itu, tidak semua prinsip-prinsip manajemen kualitas dapat
diterapkan dalam SOP karena sifat organisasi pemerintah berbeda dengan
organisasi privat.
Istilah SOP merujuk pada pengertian mengenai sebuah prosedur operasi standar
yang merupakan serangkaian instruksi yang bersifat membatasi prosedur operasi
tanpa kehilangan keefektivitasannya. Di sisi lain SOP juga berfungsi sebagai
katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan hasil organisasi atau
dengan kata lain SOP merupakan suatu sistem prosedur operasi yang bertitik tolak
pada kualitas (operating procedures based on quality).
Sebagai sistem yang bertitik tolak pada kualitas maka SOP berlaku pada seluruh
aspek pekerjaan manusia yang salah satunya adalah administrasi perkantoran
(office administration/office management) Administrasi perkantoran merupakan
urusan yang tidak dapat dilepaskan dari penyelenggaraan urusan publik maupun
privat baik yang diselenggarakan oleh pemerintah, swasta maupun perseorangan.
Dalam hal ini pengertian administrasi perkantoran yang dimaksud adalah, yaitu:
rangkaian aktivitas POAC yaitu merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan
menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan
mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib
sesuatu hal menyangkut pekerjaan perkantoran (office work) --dalam arti sempit
maupun dalam arti luas. (The Liang Gie: 2000)
Selanjutnya dalam rangka peningkatan pelayanan dan kinerja organisasi pada
umumnya dan peningkatan pelayanan dan kinerja penyelenggaraan urusan
administrasi perkantoran pada khususnya maka administrasi perkantoran
memerlukan adanya suatu pedoman pelaksanaan yang memberikan arah dan
rambu-rambu yang dipergunakan dalam pencapaian tujuan yang telah ditentukan
secara efektif dengan didukung oleh peraturan yang berlaku.
Khusus pada organisasi pemerintah pedoman pelaksanaan administrasi
perkantoran yang dapat meningkatkan pelayanan dan kinerja organisasi merujuk
2 - 4

pada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Nomor 35 tahun
2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi
Pemerintahan (SOP-AP) yang merupakan tindak lanjut dari Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/1 5/M.PAN/7/2008 tentang Pedoman
Umum Reformasi Birokrasi. Peraturan ini mengamanatkan perlunya penyusunan
Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP-AP) sebagai
pelaksanaan Reformasi Birokrasi di seluruh Kementerian/Lembaga/Pemerintah
Daerah yang bertujuan secara umum untuk membangun/membentuk perilaku
aparatur negara dengan integritas tinggi, produktivitas tinggi dan bertanggung
jawab serta kemampuan memberikan pelayanan yang prima melalui pembaharuan
dan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan
terutama menyangkut aspek kelembagaan (organisasi), ketatalaksanaan (business
process) dan aspek sumber daya aparatur. Atau dapat dikatakan bahwa Penyusunan
SOP merupakan salah satu unsur penting dalam pelaksanaan penyelenggaraan
pemerintahan dalam peningkatan pelayanan dan kinerja organisasi.

2.1.2. SOP Sebagai Pedoman Pelaksanaan Administrasi
Perkantoran dan Peningkatan Pelayanan
Konsep Standar Operasional Prosedur merupakan istilah organisasi dan
manajemen yang merujuk pada sistem pengawasan manajemen
(management control system). Dalam pengertian ini maka SOP diartikan sebagai
peraturan dan regulasi yang merupakan kebijakan untuk menjamin kebenaran
(validitas) perilaku anggota organisasi secara terus menerus.
Richard L Daft (1992), menyatakan bahwa SOP merupakan bagian dari 4 (empat)
subsistem pengawasan manajemen dan fokus dari pengawasan (Four Management
Control ) Subsystems and Focus of Control yang diilustrasikan sebagai berikut:

2 - 5

Gambar 2.1
Four Management Control Subsystems and Focus of Control

Dalam penjelasannya Daft menyatakan: The performance appraisal system and
policies and procedures are directed at the production process. Performance
appraisals evaluated and correct employee work activities. Standard operating
procedures (SOPs) give explicit guidelines about appropriate activities. Managers
also use direct supervision in conjunction with performance appraisal and
procedures to keep departmental work activities within desired limits .
Berdasarkan konsep ini maka SOP memberikan secara eksplisit pedoman mengenai
aktivitas yang diperlukan meskipun pengawasan secara langsung dari supervisi yang
menghubungkan penilaian kinerja dengan prosedur yang menjamin aktivitas
pekerjaan (bagian) yang sangat terbatas.
Selanjutnya Gareth L Jones (2001) menyatakan: Written rules and standard
operating procedures and unwritten values and norms help to control behavior in
organization. The specify how an employee is to perform his or her organization
role, and they set forth the tasks and responsibilities associated with that role.
Berdasarkan pendapat ini maka SOP merupakan bagian dari peraturan tertulis yang
membantu untuk mengontrol perilaku anggota organisasi. SOP mengatur cara
pekerja untuk melakukan peran keorganisasiannya secara terus menerus dalam
pelaksanaan tugas dan tanggung jawab organisasi.
2 - 6

Secara umum, SOP pada hakekatnya berarti suatu cara untuk menghindari
miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada
suatu organisasi. Hal ini dapat dimungkinkan karena SOP merupakan petunjuk
tertulis yang menggambarkan dengan tepat cara melaksanakan tugas/pekerjaan.
Tidak hanya itu, SOP juga berisi mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan
dan persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan strategis
bagi pegawai/pekerja. Atau dengan kata lain bahwa dengan adanya SOP maka
semua orang membaca irama musik yang sama.
Selanjutnya terkait dengan pelaksanaan administrasi perkantoran, SOP bermanfaat
untuk memberikan kontribusi pada perbaikan manajemen instansi
pemerintah/organisasi yang akhirnya akan berdampak pada peningkatan kualitas
pelayanan publik (Lembaga Administrasi Negara, 2005). Karena SOP memiliki
karakter yang dapat mendukung peningkatan kinerja administrasi perkantoran,
antara lain:
1. SOP dapat diartikan sebagai "suatu petunjuk organisatoris yang menetapkan
suatu tindakan baku". Hal ini mengandung maksud bahwa dengan adanya
SOP maka segala tingkah-laku petugas/pekerja yang melakukan tindakan
terkait dengan administrasi perkantoran memiliki langkah-langkah yang
sama dengan demikian maka setiap tahapan pekerjaan yang dilakukan
menghasilkan output sementara maupun output akhir yang sama meskipun
terdapat perbedaan pelaksana dengan pelanggan/konsumen yang berbeda
pula.
2. SOP berisi petunjuk yang menjelaskan cara yang diharapkan dan diperlukan
oleh pekerja/petugas dalam melakukan/menyelenggarakan pekerjaan
administrasi perkantoran mereka. Dengan demikian maka dengan adanya
SOP setiap pekerja/petugas dilengkapi dengan petunjuk yang berisi tahapan
pelaksanaan pekerjaan (petunjuk kerja) yang memberikan control terhadap
proses dan hasil pekerjaan.
2 - 7

3. Secara menyeluruh satuan SOP akan menggambarkan secara detail cara
departemen beroperasi (bekerja). Hal ini berarti bahwa dengan mengetahui
ataupun menelaah keseluruhan SOP yang ada di dalam suatu organisasi
secara umum atau keseluruhan SOP administrasi perkantoran suatu
organisasi maka akan dapat tergambarkan mekanisme kerja dan halhal yang
dilakukan oleh suatu organisasi atau tergambarkan proses administrasi
perkantoran pada suatu organisasi.
4. SOP tidak menggambarkan cara melakukan pekerjaan (technical skills),
tetapi menggambarkan peraturan organisasi untuk melakukan pekerjaan
(procedural guidance). Berdasarkan karakteristik ini maka SOP tidak begitu
rumit dan kompleks karena SOP hanya menggambarkan tahapan-tahapan
pelaksanaan pekerjaan bukan cara melakukan pekerjaan yang berimplikasi
pada tingkat kerumitan dan kompleksitas pengetahuan dan persyaratan
yang diperlukan. Meskipun demikian SOP mempersyaratkan setiap tahapan
pelaksanaan pekerjaan/tugas yang dilakukan harus didukung dengan
peraturan organisasi yang berlaku. Hal ini dimaksudkan bahwa SOP tidak
hanya merupakan perintah untuk melakukan suatu pekerjaan (administrasi
perkantoran) dengan hasil tertentu tetapi juga menjadi pelindung bagi
pekerja/petugas darituntutan hukum apabila terjadi suatu permasalahan
terhadap proses maupun hasil pekerjaan (administrasi perkantoran) mereka.
Terkait dengan peningkatan pelayanan dan kinerja organisasi dalam administrasi
perkantoran maka SOP memiliki arti penting sebagai berikut:
1. Pengembangan misi organisasi secara umum dan misi administrasi
perkantoran secara khusus. Hal ini berarti dengan adanya SOP maka
pengembangan misi organisasi ataupun misi administrasi perkantoran
menjadi lebih mudah karena dengan adanya SOP maka akan tergambarkan
kaitan aktivitas satu dengan aktivitas yang lain sehingga pengembanan
aktivitas yang satu akan berimplikasi pada pengembangan aktivitas yang
2 - 8

kesemuanya tersiratkan dalam SOP yang telah ada maupun SOP yang
potensial harus ada
2. Pemantapan peraturan dan persyaratan yang mengatur pekerjaan
administrasi perkantoran. SOP berisi aktivitas, aktor, kelengkapan, waktu,
output, dasar hukum, persyaratan pelaksana, perlengkapan, pencatatan dan
peringatan serta keterkaitan dengan pekerjaan lain dari suatu pekerjaan
administrasi perkantoran. Hal ini berarti bahwa dengan adanya SOP maka
peraturan dan persyaratan yang mengatur pekerjaan administrasi kantor
teridentifikasi dengan jelas sehingga apabila terjadi penyimpangan dan
kesalahan dapat terdeteksi dengan baik atau dengan kata lain bahwa
peraturan dan persyaratan yang mengatur pekerjaan administrasi
perkantoran menjadi semakin mantap;
3. Pengaturan kompleksitas peralatan dan teknik pelaksanaan pekerjaan
administrasi perkantoran. Dalam dokumen SOP tergambar secara eksplisit
dan jelas peralatan yang diperlukan dan tahapan-tahapan pelaksanaan
pekerjaan administrasi perkantoran dengan demikian maka penyiapan dan
pengaturan peralatan dapat dilakukan secara lebih dini dan memungkinkan
untuk melakukan pengecekan sebelum peralatan tersebut dipergunakan.
Disamping itu juga dapat dilakukan pengaturan terhadap teknik pelaksanaan
pekerjaan sesuai dengan sekuennya (urut-urutannya) dari sejak mulai
sampai dengan akhir kegiatan administrasi perkantoran.
4. Memantapkan koordinasi dan sistem pelaporan dengan pihak yang terkait
dengan urusan administrasi perkantoran. Di dalam dokumen SOP terdapat
informasi mengenai keterkaitan antara aktivitas yang di-SOP-kan dengan
aktivitas lainnya yang terkait. Disamping itu di dalam dokumen SOP juga
tergambar hubungan antara satu aktor pelaksana dengan satu aktor
pelaksana lainnya dan antara satu dokumen sebagai output kegiatan dan
sekaligus juga menjadi input bagi kegiatan lainnya. Dengan demikian maka
dengan adanya dokumen SOP maka dapat diketahui alur kegiatan, hubungan
antar aktor dan keterkaitan dokumen yang memudahkan dalam koordinasi
2 - 9

dan sistem pelaporan yang pada akhirnya memantapkan koordinasi dan
system pelaporan kegiatan administrasi perkantoran.
SOP sebagai sebuah dokumen mengenai prosedur pelaksanaan pekerjaan
administrasi perkantoran memberikan manfaat antara lain:
1. SOP menyediakan metode terbaik bagian/unit pelaksana administrasi
perkantoran dalam mengoperasionalisasikan (melaksanakan) dokumen
organisasi dengan peraturan, rencana, kebijakan, strategi operasional,
kerjasama, dsb;
2. SOP mempercepat dokumentasi konsep-konsep penting, teknik, dan
persyaratan ke dalam format yang dapat segera digunakan oleh
pegawai/pekerja di bagian/unit administrasi perkantoran dalam pekerjaan
sehari-hari mereka
3. SOP membantu untuk menyatukan operasi bagian/unit adminisrasi
perkantoran dengan pekerjaan para manajer dan perencana dengan
aktivitas pekerja lainnya.
Gambar 2.2
SOP dalam Peningkatan Pelayanan dan Kinerja Organisasi
Administrasi Perkantoran

Keuntungan Penerapan SOP dalam pelaksanaan pekerjaan administrasi perkantoran
bagi pekerja/petugas, antara lain:
2 - 10

1. SOP dapat menjelaskan kinerja yang diharapkan oleh pimpinan organisasi
pada umumnya dan pimpinan bagian administrasi perkantoran pada
khususnya. SOP menggambarkan dan mendokumentasikan kinerja pekerja
dalam melaksanakan tugasnya sehingga kinerja pegawai dapat dimonitor
oleh Pimpinannya. Dengan demikian maka pimpinan dapat memberikan
reward dan punishment yang sesuai kepada pegawai untuk selalu
mempertahankan kinerjanya berdasarkan hasil implementasi SOPnya.
2. SOP menyediakan standardisasi aktivitas yang ada di urusan administrasi
perkantoran. Dokumen SOP mengidentifikasikan tindakan dan peran yang
disepakati baik dalam standarisasi aktivitas, tindakan koordinasi dan
komunikasi dalam urusan administrasi perkantoran.
3. Dokumen SOP menyediakan informasi yang dapat dijadikan sebagai acuan
dokumen pelatihan. Dokumen SOP dapat berisi kerangka kerja program
pelatihan, briefing, dan latihan. Hal ini dapat dimungkinkan karena di dalam
dokumen SOP terdapat informasi mengenai persyaratan yang diperlukan
bagi pelaksana yang menjalankan SOP tersebut disamping juga berisi
kelengkapan dan perlengkapan untuk menjalankan aktivitas tersebut.
Apabila pelaksana yang diharapkan melaksanakan SOP secara benar dan
baik maka yang bersangkutan harus memiliki kompetensi yang diperlukan
tersebut. Apabila terjadi kesenjangan antara kompetensi yang
dipersyarakatkan dalam SOP dengan yang dimiliki oleh pelaksana SOP
tersebut maka dapat diatasi dengan program-program pelatihan
peningkatan kompetensi.
4. Dokumen SOP menyediakan sistem analisis dan umpan balik terhadap
pekerjaan administrasi perkantoran. Proses penelitian dan pengembangan
SOP mencakup kesempatan para pimpinan administrasi perkantoran untuk
membandingkan secara langsung pelaksanaan pekerjaan dengan kondisi
yang diharapkan berdasarkan peraturan yang ada. Untuk itu maka dengan
adanya dokumen SOP yang berisi informasi mengenai kondisi, pelaksana dan
proses pelaksanaan pekerjaan yang diharapkan dapat dijadikan sebagai
2 - 11

dasar penilaian terhadap proses dan hasil kerja pelaksana urusan
administrasi perkantoran yang dapat dijadikan sebagai umpan balik guna
perbaikan kinerja organisasi pada umumnya dan kinerja pelaksana/pekerja
pada khususnya.
5. SOP dapat dijadikan sebagai media komunikasi. Keseluruhan dokumen SOP
berisi mengenai cara suatu organisasi melaksanakan kegiatan yang terkait
dengan tugas dan fungsinya. Dengan mengetahui SOP maka profil organisasi
yang bersangkutan dapat diketahui oleh pihak eksternal pemegang
kepentingan (stakeholders organisasi).

2.2. Tatacara Penyusunan SOP
Tatacara Penyusunan SOP pada dasarnya diatur melalui Peraturan Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 tahun 2012
tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan yang selanjutnya dalam penerapannya di lingkungan Kementerian
perhubungan sepenuhnya diatur dalam Peraturan Menteri Perhubungan No 61
tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di
Lingkungan Keneterian Perhubungan.
Beberapa hal penting yang perlu dikemukakan dari kedua peraturan tersebut
adalah :
1. Tujuan dan Sasaran penyusunan SOP
2. Prinsip Penyusunan SOP
3. Format SOP

2.1.1. Tujuan dan Sasaran Penyusunan SOP
Kebijakan Reformasi Birokrasi di Indonesia bertujuan untuk membangun profil dan
perilaku aparatur negara yang memiliki integritas, produktivitas, dan
bertanggungjawab serta memiliki kemampuan memberikan pelayanan yang prima
2 - 12

melalui perubahan pola pikir (mind set) dan budaya kerja (culture set) dalam sistem
manajemen pemerintahan. Reformasi Birokrasi mencakup delapan area perubahan
utama pada instansi pemerintah di pusat dan daerah, meliputi: organisasi, tata
laksana, peraturan perundang-undangan, sumber daya manusia aparatur,
pengawasan, akuntabilitas, pelayanan publik, mind set dan culture set aparatur.
Pada hakekatnya perubahan ketatalaksanaan diarahkan untuk melakukan penataan
tata laksana instansi pemerintah yang efektif dan efisien. Salah satu upaya penataan
tata laksana diwujudkan dalam bentuk penyusunan dan implementasi Standar
Operasional Prosedur dalam pelaksanaan tugas dan fungsi aparatur pemerintah
Adapun sasaran yang diharapkan dapat tercapaimelalui penyusunan SOP ini adalah:
1. Penyempurnaan proses penyelenggaraan pemerintahan;
2. Ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan;
3. Peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat.

2.1.2. Prinsip Penyusunan SOP
Prinsip prinsip yang harus diterapkan dalam penyusunan SOP adalah :
a. Kemudahan dan kejelasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus
dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua aparatur
bahkan bagi seseorang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan tugasnya;
b. Efisiensi dan efektivitas. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus
merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses
pelaksanaan tugas;
c. Keselarasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus selaras dengan
prosedur-prosedur standar lain yang terkait;
d. Keterukuran. Output dari prosedur-prosedur yang distandarkan
mengandung standar kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat diukur
pencapaian keberhasilannya;
e. Dinamis. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat
disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang
berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan;
f. Berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani. Prosedur-prosedur
yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna
(customer's needs) sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna;
2 - 13

g. Kepatuhan hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus memenuhi
ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku;
h. Kepastian hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus ditetapkan
oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan
menjadi instrumen untuk melindungi aparatur atau pelaksana dari
kemungkinan tuntutan hukum.

2.1.3. Format SOP
Format SOP yang dipersyaratkan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi memiliki
format yang telah distandarkan tidak seperti format SOP pada umumnya. Adapun
format SOP yang dipergunakan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi adalah sebagai
berikut :
A. Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts)

Format yang dipergunakan dalam SOP AP adalah format diagram alir bercabang
(branching flowcharts) dan tidak ada format lainnya yang dipakai. Hal ini
diasumsikan bahwa prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi instansi pemerintah
termasuk di dalamnya Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah memuat
kegiatan yang banyak (lebih dari sepuluh) dan memerlukan pengambilan keputusan
yang banyak. Oleh sebab itu untuk menyamakan format maka seluruh prosedur
pelaksanaan tugas dan fungsi administrasi pemerintahan dibuat dalam bentuk
diagram alir bercabang (branching flowcharts) termasuk juga prosedur yang singkat
(sedikit, kurang dari sepuluh) dengan/atau tanpa pengambilan keputusan.
B. Menggunakan hanya 5 (lima) Simbol Flowcharts

Simbol yang digunakan dalam SOP AP hanya terdiri dari 5 (lima) simbol, yaitu: 4
(empat) simbol dasar flowcharts (Basic Symbol of Flowcharts) dan 1 (satu) simbol
penghubung ganti halaman (Off-Page Conector). Kelima simbol yang dipergunakan
tersebut adalah sebagai berikut:

2 - 14

Tabel 2.2.
Simbol Flowchart Standar
(berdasarkan Permenpan RB N0 35 thn 2012)
No Uraian Simbol Fungsi
1. Simbol Kapsul/
Terminator

untuk mendeskripsikan kegiatan
mulai dan berakhir;
2. Simbol Kotak/ Process

untuk mendeskripsikan proses atau
kegiatan eksekusi;
3. Simbol Belah
Ketupat/Decision
untuk mendeskripsikan kegiatan
pengambilan keputusan;
4. Simbol Anak
Panah/Panah/Arrow

untuk mendeskrpsikan arah kegiatan
(arah proses kegiatan);
5. Simbol Segilima/ Off-
Page Connector

untuk mendeskripsikan hubungan
antar simbol yang berbeda halaman.

Dasar penggunaan 5 (lima) simbol dalam penyusunan SOP adalah:
1. SOP mendeskripsikan prosedur administratif, yaitu kegiatankegiatan yang
dilaksanakan oleh lebih dari satu pelaksana (jabatan) dan bersifat makro
maupun mikro dan prosedur yang bersifat teknis yang detail balk yang
menyangkut urusan administrasi maupun urusan teknis;
2. Hanya ada dua alternatif sifat kegiatan administrasi pemerintahan yaitu
kegiatan eksekusi (process) dan pengambilan keputusan (decision);
3. Simbol lain tidak dipergunakan disebabkan karena prosedur yang
dideskripsikan bersifat umum tidak rind dan tidak bersifat teknis disamping
itu kegiatan yang dilakukan oleh pelaksana kegiatan sudah langsung
operasional tidak bersifat teknikal (technical procedures) yang berlaku pada
peralatan (mesin);
4. Penulisan kegiatan dalam prosedur bersifat aktif (menggunakan kata kerja
tanpa subyek) dengan demikian banyak simbol yang tidak dipergunakan,
seperti: simbol pendokumentasian, simbol persiapan, simbol penundaan,
dan simbol lain yang sejenis;
2 - 15

5. Penyusunan SOP AP ini hanya memberlakukan penulisan flowcharts secara
vertikal, artinya bahwa branching flowcharts dituliskan secara vertikal
sehingga hanya mengenal penyambungan simbol yang menghubungkan
antar halaman (simbol segilima/ off-page connector) dan tidak mengenal
simbol lingkaran kecil penghubung dalam satu halaman.

C. Pelaksana Dipisahkan dari Kegiatan

Penulisan pelaksana dalam SOP AP ini dipisahkan dari kegiatan. Oleh karena itu
untuk menghindari pengulangan yang tidak perlu dan tumpang-tindih (overlapping)
yang tidak efisien maka penulisan kegiatan tidak disertai dengan pelaksana kegiatan
(aktor) dan dipisahkan dalam kolom pelaksana tersendiri. Dengan demikian
penulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif yang dfikuti dengan obyek dan
keterangan seperti: menulis laporan; mendokumentasikan surat pengaduan;
mengumpulkan bahan rapat; mengirim surat undangan kepada peserta; meneliti
berkas, menandatangani draft surat net, mengarsipkan dokumen. Penulisan
pelaksana (aktor) tidak diurutkan secara hierarki tetapi didasarkan pada sekuen
kegiatan sehingga kegiatan selalu dimulai dari sisi kiri dan tidak ada kegiatan yang
dimulai dari tengah maupun sisi kanan dari matriks flowcharts.
D. Contoh Format SOP AP

SOP yang disusun di lingkungan Kementerian Perhubungan dilaksanakan sesuai
dengan contoh Format SOP yang tertuang dalam lampiran Peraturan Menteri
Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 tahun
2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi
Pemerintahan (SOP-AP) sebagai berikut :

2 - 16

Tabel 2.3.
Contoh Format SOP
(berdasarkan Permenpan RB N0 35 thn 2012)


Sumber : Lampiran Permenpan RB No 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan
Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan.

2 - 17

2.3 Metodologi
Ada beberapa tahapan yang akan ditempuh dalam pelaksanaan kegiatan
penyusunan SOP ini, dimulai dari persiapan awal untuk penyusunan konsep
dasarnya, kegiatan survey untuk memperoleh data sekunder dan primer serta
proses kajian atau analisis hingga diketahui suatu potensi atau permasalahan yang
dihadapi, sampai kepada tahap penyusunan output yaitu pembuatan SOP.

2.3.1 Kebutuhan Data
Jenis data yang akan dikumpulkan dalam studi ini terdiri atas dua jenis yaitu data
sekunder dan data primer. Data sekunder yaitu data yang sudah terdokumentasikan
pada Kementerian Perhubungan. Sementara itu data primer adalah data yang
dikumpulkan secara langsung dari sumbernya.

2.3.2 Metode Pengumpulan Data
Untuk memperoleh data yang valid dan reliabel, diperlukan suatu metode
pengumpulan data yang tepat. Dalam kajian ini data sekunder akan dikumpulkan
dengan cara mencari informasi yang telah tersedia pada unit unit kerja pada
Pelabuhan Penyeberangan terkait dengan kegiatan penyusunan SOP ini. Data
primer akan dikumpulkan dengan metode depth interview (wawancara mendalam)
dan observasi lapangan. Depth interview akan dilakukan terhadap para pihak yang
relevan dengan kegiatan penyusunan SOP ini.

2.3.3 Metodologi Penyelesaian Pekerjaan
Berdasarkan berbagai penjelasan sebelumnya, maka dapat dikemukakan
metodologi penyelesaian masalah sebagai berikut :

2 - 18

Gambar 2.3
Metodologi Penyelesaian Pekerjaan

Tahap Persiapan Tahap Pengumpulan Data Tahap Analisis Tahap Penyusunan Output


Penajaman
Metodologi
Pemahaman
atas KAK
Penentuan
data dan
metoda
analisis
DATA PRIMER:
Diskusi stakeholders,
wawancara,
observasi lapangan.
DATA SEKUNDER:
studi literatur, data
SOTK, Tupoksi,
Dokumen
Perencanaan
Inventarisasi dan
review kebijakan dan
perundangan terkait
Review eksisting
prosedur kerja
Analisis Organisasi
(struktur, tatakerja,
sistem dan prosedur)
Inventarisasi Judul SOP
Perancangan Awal
(flowcharting)

Pengujian Review
Koreksi dan Revisi
S O P