PROGRAM KERJA SEKRETARIS

IMKU PERIODE 2013-2014

Sekretaris IMKU terdiri dari
sekretaris I dan sekretaris II

Sekretaris I : Izzatul Yazidah/PSPD 2012
Sekretaris II : Andyani Pratiwi/PSPD 2012
PROGRAM KERJA UNGGULAN
A. Duplikasi Kunci Sekretariat Bersama

PJ : Sekretaris I
Deskripsi
Duplikat kunci yang telah dibuat sebanyak 3
buah, kemudian akan diduplikasikan lagi
sebanyak 1 buah, sehingga berjumlah 4 buah,
3 yang akan dipegang oleh Ketua, Wakil Ketua
dan Sekretaris I dan 1 oleh satpam.
Sasaran
Sekretariat bersama IMKU


Parameter Keberhasilan
Kunci Sekretariat bersama berhasil diduplikasi
sebanyak 1 buah dan dapat digunakan dengan
sebaik-baiknya.
Waktu : Awal kepengurusan IMKU (Oktober
2013)
Biaya
1 buah kunci @ 8.000 = Rp 8.000
B. Pengadaan Kartu Tanda Pengurus
(KTP)
PJ : Sekretaris II
Deskripsi Kegiatan
Membuat Kartu Tanda Pengurus sebagai tanda
pengenal pengurus IMKU. Dapat juga
digunakan sebagai ID card apabila ada
pendelegasian atau kegiatan IMKU diluar
kampus.
Sasaran
Pengurus IMKU 2013-2014

Parameter Keberhasilan
Semua pengurus IMKU mendapatkan Kartu
Tanda Pengurus.
Waktu
Awal kepengurusan IMKU (Desember 2014)
Biaya
63 kartu x Rp 10.000 = Rp 630.000

C. Pembelian ATK dan Perawatan Printer
PJ : Sekretaris I
Deskripsi Kegiatan
Kegiatan ini dilakukan untuk melengkapi segala keperluan
administrasi berupa ATK dan printer. Pembelian ATK dan
pengadaan printer ini digunakan untuk memperlancar
kegiatan administrasi IMKU. Barang-barang ini akan
menjadi inventaris IMKU khususnya sekretaris.
Sasaran
Kesekretariatan IMKU
Parameter Keberhasilan
Seluruh ATK dan perawatan printer bisa terpenuhi.
TOTAL Rp. 1.110.000,-



Waktu
Ketika ATK sudah habis, dan perawatan printer selama
masa bakti kepengurusan IMKU 2013/2014
Biaya
Kateter dan Infus Rp 100.000,-
Perawatan printer Rp. 30.000,-
Terminal Listrik dan Kabel Rp. 60.000,-
Tinta Rp 50.000,- / bulan = Rp 450.000,-
Kertas A4 1 rim/bulan 9@ 30.000,- = Rp 270.000,-
ATK Rp. 500.000,-
Total: Rp. 1.410.000,-

D. Pendayagunaan papan agenda
kegiatan IMKU
PJ : Sekretaris II
Deskripsi Kegiatan
Papan agenda ini terbuat dari white board
yang dibuat seperti tabel/kolom-kolom. Papan
ini diletakkan di Sekretariat Bersama dan
setiap ada agenda tertentu akan ditulis di
papan tersebut.
Sasaran
Agenda kegiatan IMKU



Parameter Keberhasilan
Terisinya papan agenda sesuai dengan agenda
kegiatan ekstern IMKU.
Waktu
Selama masa bakti kepengurusan IMKU
2013/2014

Biaya
-

E. Pembagian Format Baku Surat, LPJ dan
Progja
PJ : Sekretaris II
Deskripsi Kegiatan
Sekretaris menetapkan format baku untuk surat, LPJ
dan progja. Format baku tersebut akan diberikan
kepada masing-masing bidang/biro dalam bentuk soft
copy untuk digunakan dalam pembuatan, khusunya
untuk masing-masing bidang/biro. Tiap bidang/biro
dapat membuat sendiri surat dengan meminta nomor
surat kepada Sekretaris IMKU.
Sasaran
Pengurus IMKU (masing-masing bidang atau
biro)

Parameter Keberhasilan
Format baku ini digunakan secara maksimal
oleh seluruh bidang/biro.
Waktu
Awal kepengurusan IMKU (September-
November 2013)
Biaya
-

F. Pembuatan Struktur Kepengurusan
IMKU
PJ : Sekretaris I
Deskripsi Kegiatan
Struktur organisasi, nama pengurus, dan foto
pengurus beserta jabatan akan dibuat dalam
ukuran besar. Kemudian akan ditempelkan di
bawah papan pengumuman di sekretariat
bersama.
Sasaran
Kelengkapan organisasi IMKU

Parameter Keberhasilan
Struktur organisasi, nama pengurus, dan foto
pengurus beserta jabatan dapat tertempel
rapi di dinding sekretariat bersama.
Waktu
Awal kepengurusan IMKU (November 2013)
Biaya
Rp 20.000,-

G. Pembuatan Diligent Award
PJ : Sekretaris II
Deskripsi Kegiatan
Diligent Award berupa bingkisan. Diligent
Award ini akan diberikan untuk bidang/biro
terpilih yang terajin dalam melakukan piket
mingguan.
Sasaran
Seluruh Bidang/biro IMKU
Parameter Keberhasilan
Bidang/biro terpilih menerima Diligent
Award




Waktu
Akhir kepengurusan IMKU (2014)
Biaya
Bingkisan = Rp 50.000,-
Total Rp 50.000,-

H. Pengadaan Sertifikat Pengurus
PJ : Sekretaris I
Deskripsi Kegiatan
Membagikan sertifikat di akhir kepengurusan
IMKU kepada setiap pengurus.
Sasaran
Pengurus IMKU 2013-2014
Parameter Keberhasilan
Setiap pengurus mendapatkan sertifikat
pengurus.
Waktu
Akhir kepengurusan IMKU (2014)
Biaya
63 x Rp 3.000= Rp 189.000
PROGRAM KERJA INSIDENTAL
A. Pengadaan Buku Rapat
PJ : Sekretaris II
Deskripsi Kegiatan
Sekretaris membuat buku rapat pengurus harian,
rapat badan pengurus harian, rapat besar dan
rapat departemen sebanyak departemen yang
ada yang berisikan notulen dan absensi rapat.
Sasaran
Seluruh rapat pengurus IMKU
Parameter Keberhasilan
Semua rapat IMKU terdokumentasikan
Waktu
Awal kepengurusan IMKU (September 2013)

Biaya
Buku @1500 x 11 = Rp16.500,-
Sampul plastik = 11.200
Total = Rp27.700,-
B. Pembuatan Jadwal Piket Bersama
PJ : Sekretaris II
Deskripsi Kegiatan
Menetapkan jadwal piket mingguan yang akan
dilaksanakan oleh semua pengurus IMKU.
Petugas piket mingguan akan dibagi berdasarkan
per bidang/biro dan diwajibkan mengisi buku
piket
Sasaran
Pengurus IMKU
Parameter Keberhasilan
Pengurus yang bertugas untuk piket dapat
melaksanakan piket dengan baik seperti
membereskan sekber.
Waktu
Awal Kepengurusan IMKU (Oktober 2013)
Biaya
-
C. Pembenahan dan Pengelolaan
Sekretariat Bersama
PJ : Pengurus IMKU
Deskripsi Kegiatan
Kegiatan ini dilakukan secara bersama-sama dengan
anggota kepengurusan IMKU yang lain dapat berupa
piket mingguan maupun piket besar (piket dalam
waktu dua bulan sekali). Untuk pembenahan, laci besi
akan dibagi-bagi berdasarkan bidang, panitia taktis dan
untuk alat-alat kesehatan. Setiap laci akan diberi label
dengan menggunakan kertas stiker yang baru.
Sasaran
Pengurus IMKU
Parameter Keberhasilan
Sekretariat bersama selalu terlihat rapi dan
bersih
Waktu
Selama masa bakti kepengurusan IMKU 2013-
2014
Biaya
-
D. Pengarsipan Data Pengurus IMKU
PJ : Sekretarsi I
Deskripsi Kegiatan
Pengarsipan data pengurus dilakukan dalam bentuk
softcopy maupun hardcopy. Untuk hardcopy akan
dibuat dalam bentuk buku.
Sasaran
Pengurus IMKU
Parameter Keberhasilan
Semua data pengurus terarsip dengan baik dan rapi
baik dalam bentuk softcopy maupun hardcopy.

Waktu
Awal kepengurusan IMKU (September-
November 2013)
Biaya
Jilid Spiral Rp 6.000
E. Pembuatan Buku Akhir Tahun
PJ : Sekretaris II
Deskripsi Kegiatan
Buku ini berisi tentang profil anggota, semua
catatan kegiatan dan dokumentasi selama masa
bakti kepengurusan IMKU 2013/2014 dan buku
ini dibuat sebanyak 1 buah dan bagi pengurus
yang ingin memperbanyak akan diberikan soft
copynya untuk diperbanyak sendiri.
Sasaran
Kepengurusan IMKU masa bakti 2013/2014
Parameter Keberhasilan
Buku ini berhasil diterbitkan di akhir
kepengurusan
Waktu
Akhir kepengurusan IMKU 2013/2014
Biaya
Buku kenang-kenangan 1 @ Rp 150.000,-
F. Pengadaan Cap IMKU
PJ : Sekretaris I
Deskripsi Kegiatan
Menambah jumlah cap IMKU yang
sebelumnya hanya ada 1.
Sasaran
Kepengurusan IMKU
Parameter Keberhasilan
Dapat menambah 1 cap IMKU.
Waktu
Awal kepengurusan IMKU (September 2013)
Biaya
Rp 120.000
PROGRAM KERJA RUTIN
A. Pembukuan Peminjaman Inventaris
IMKU
PJ : Sekretaris I
Deskripsi Kegiatan
Peminjam inventaris IMKU mengisi buku
peminjaman inventaris dan mengisi surat
perjanjian peminjaman serta
menandatanganinya.
Sasaran
Peminjam inventaris IMKU

Parameter Keberhasilan
Peminjaman inventaris IMKU
terdokumentasikan sekurang-kurangnya 70%
Waktu
Selama masa bakti kepengurusan IMKU
2013/2014
Biaya
-
B. Pembukuan Surat Masuk dan Keluar
PJ : Sekretaris II
Deskripsi Kegiatan
Kegiatan ini dilakukan untuk mengarsipkan segala
surat-menyurat baik yang masuk maupun keluar
selama kepengurusan IMKU. Surat-surat yang
diarsipkan adalah surat-surat yang sudah di Acc
oleh Ketua IMKU yang kemudian diserahkan
kepada sekretaris.
Sasaran
Surat Masuk dan Keluar
Parameter Keberhasilan
Surat-surat masuk dan keluar dapat diarsipkan
dengan baik sekurang-kurangnya 80%
Waktu
Selama masa bakti kepengurusan 2013/2014
Biaya
C. Pembukuan Kegiatan
PJ : Sekretaris I
Deskripsi Kegiatan
Pembukuan ini berupa pembukuan tentang hal-
hal teknis kepanitiaan dan foto-foto kegiatan. Ini
dikumpulkan dalam bentuk soft copy. Selain itu,
akan dibuat peraturan tentang kapan
pengumpulan terakhir LPJ dalam bentuk soft copy
dan hard copy.
Sasaran
Seluruh Kegiatan yang diadakan IMKU
Parameter Keberhasilan
Pembukuan kegiatan dapat diarsipkan dengan
baik sekurang-kurangnya 70%
Waktu
Setiap akhir kegiatan yang dilaksanakan suatu
kepanitiaan tertentu dan IMKU.
Biaya
-
D. Pembukuan Inventaris IMKU
PJ : Sekretaris II
Deskripsi Kegiatan
Barang-barang yang dimiliki IMKU akan diberi label
dengan penomoran tertentu dan dilapisi isolasi
(lakban) bening agar tidak mudah pudar kemudian
dicatat pada sebuah buku sehingga mempermudah
dalam mengetahui jumlah barang yang ada. Setiap
pembelian barang baru juga dicatat dengan
penomoran tertentu. Barang-barang tersebut akan
diberi kode tertentu. Inventaris ini termasuk juga alat-
alat kesehatan IMKU, cinderamata, dan alat kesehatan
Healthycorner.

Sasaran
Seluruh Inventaris IMKU
Parameter Keberhasilan
Seluruh barang yang dimiliki IMKU dapat tercatat
dengan baik
Waktu
Awal kepengurusan dan setiap pembelian
inventaris IMKU
Biaya
Kertas Sticker Rp 10.000

E. Pembuatan Daftar Hadir Rapat
PJ : Sekretaris II
Deskripsi Kegiatan
Daftar hadir ini akan dibuat dalam dua format. Yang
pertama akan dibuat daftar hadir yang berisi nama-
nama pengurus. Yang kedua akan dibuat daftar hadir
yang kosong sehingga jika ada rapat mendadak, daftar
hadir itu dapat digunakan. Daftar hadir ini akan diprint
sebanyak mungkin dan akan disimpan dalam sebuah
map yang diletakkan dalam sekretariat bersama.
Sasaran
Pengurus IMKU


Parameter Keberhasilan
Daftar hadir yang dibuat dapat digunakan
dengan sebaik-baiknya dalam setiap rapat
IMKU.
Waktu
Awal kepengurusan IMKU
Biaya
-
F. Pembukuan Timeline Kegiatan IMKU
PJ : Sekretaris I
Deskripsi Kegiatan
Memanfaatkan timeline dari bidang PSDM.
Timeline berisi susunan rencana kegiatan IMKU
berdasarkan waktu pelaksanaan dalam bentuk
timeline untuk tiap bulan selama masa
kepengurusan. Timeline ini akan dicetak dan
diberikan kepada tiap bidang/biro.
Sasaran
Pengurus IMKU

Parameter Keberhasilan
Timeline IMKU dapat dibuat dengan baik
Waktu
Awal Kepengurusan IMKU (Oktober
November 2013)
Biaya
-
G. Buku Peminjaman Printer IMKU
PJ : Sekretaris II
Deskripsi Kegiatan
Setiap pengurus yang akan menggunakan printer
harus menulis di buku peminjaman printer IMKU
Sasaran
Pengurus IMKU
Parameter Keberhasilan
Buku terisi sesuai dengan peminjaman

Waktu
Selama masa bakti kepengurusan IMKU
2013/2014
Biaya
-