Anda di halaman 1dari 6

Pengertian Pengurusan

Pengurusan boleh ditakrifkan sebagai satu aktiviti perancangan dan


pergerakan atau panduan oleh sesuatu organisasi berhubung dengan segala
kaedah-kaedah, peraturan-peraturan juga tanggungjawab serta tugas-tugas
kakitangan (Mohd Zamzuri, 2002). Pengurusan dalam aspek pendidikan adalah
bertujuan untuk memastikan proses pengajaran dan pembelajaran yang dirancang
dapat dijalankan dengan teratur dan sempurna tanpa sebarang gangguan. Adalah
menjadi tugas dan tanggungjawab seorang guru teknikal untuk mengurus dan
menyediakan bengkel khb supaya sentiasa dalam keadaan baik dan selamat
digunakan (Megat Hashim, 1997). Robiah (1989), menegaskan bahawa pengurusan
sebagai satu proses membahagikan tugas-tugas dikalangan anggota- anggota
organisasi itu, mengatur sumber-sumber seperti alat-alat dan wang serta mengurus
semuanya supaya berkaitan antara satu sama lain. Mereka itu menjadi satu
kesatuan yang teguh.
Menurut Yahya (1989) pula, pengurusan adalah apa jua bentuk aktiviti yang
boleh memberi kepuasan kepada pengguna terhadap barangan atau servis yang
mereka nikmati dan ini dilakukan dengan cara yang ekonomi dan berkesan. Aktiviti-
aktiviti yang terkandung dalam bidang pengurusan merangkumi aktiviti-aktiviti seperti
merancang, menyusun, mengarah, mengkoordinasi dan mengawal.
Disamping itu, pengurusan juga merupakan satu proses mengagihkan semua
input organisasi termasuk sumber ekonomi dan sumber kakitangan dengan cara
perancangan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawalan bertujuan untuk
mengeluarkan output (segala barang-barang dan perkhidmatan) yang diperlukan
oleh pengguna supaya objektif organisasi tercapai (Jaafar, 1988).
Pengurusan bahan dan peralatan
Pengurusan bahan dan peralatan dalam sesebuah bengkel adalah berkaitan
dengan pengetahuan tentang keadaan peralatan dan bahan tersebut, kuantitinya,
penyelenggaraan, cara mengendalikan dan cara penyimpanannya agar sentiasa
dalam keadaan sempurna dan selamat. Bahan dan peralatan yang tidak sempurna
akan menjejaskan proses pengajaran dan pembelajaran di dalam bengkel. Ada yang
menyatakan bahawa pengurusan bengkel yang baik adalah penting kerana segala
peralatan yang digunakan di bengkel- bengkel memerlukan pengendalian dan
penyelenggaraan yang sewajarnya. Oleh itu, pelajar-pelajar akan terdedah kepada
bahaya jika tiada pengurusan bengkel yang baik dimana setiap individu yang terlibat
dalam pengurusan bengkel mestilah bertanggungjawab di atas segala aktiviti yang
dijalankan di dalam bengkel agar keselamatan terjamin.
Dalam aspek peralatan di dalam bengkel, Azhari (1990) pula menyatakan
kepentingan penjagaan peralatan bengkel supaya berada dalam keadaan baik dan
selamat bagi meningkatkan ciri-ciri keselamatan. Ini kerana, jika tidak membuat
penyemakan dan penyelenggaraan berkaitandengan keadaan peralatan, ia boleh
menyebabkan kemalangan dan ketidaklancaran perjalanan kerja-kerja di bengkel
yang disebabkan oleh alat tersebut tidak berfungsi dengan baik dan stok peralatan
yang tidak mencukupi. Oleh itu, pihak pengurusan mestilah memainkan peranannya
supaya keadaan ini dapat diatasi. Manakala Ahmad Tajuddin (2005), menekankan
kepada kaedah pengurusan peralatan di bengkel yang kemas dan sistematik.
Sistematik bermaksud segala peralatan yang terdapat di dalam bengkel
dikategorikan mengikut kod warna dan label.manakala pengurusan peralatan yang
kemas bermaksud susunatur meja kerja dan peralatan dalam keadaan tersusun rapi
mengikut keutamaan penggunaannya supaya mudah dicapai atau diambil oleh guru
dan pelajar.
Pengurusan inventori
Setiap organisasi kecil ataupun besar perlu peka dan bijak dalam
menguruskan inventori mereka. Pengurusan yang bersistematik dan efisien dalam
menguruskan inventori memberi manfaat bukan sahaja dari aspek pengurusan
malah aspek lain seperti mengurang kos perbelanjaan dan pengeluaran organisasi.
Thomas C. Harrington (1990) di dalam artikelnya berkaitan implementing an
effective inventory management system menekankan aspek kawalan sebagai
elemen penting dalam pengurusan inventori yang efektif.
a professional discipline that is primarily concerned with the management of
document-based information systems. The application of systematic and scientific
controls to recorded information required in the operation of an organizations
business,(Priscilla Emery, 2005)
Daripada petikan-petikan di atas, dapat kita simpulkan bahawa elemen
kawalan dalam pengurusan inventori merupakan aspek penting dalam
membangunkan sistem yang berkaitan dengan pengurusan inventori.
Pengurusan stor
Pengurusan stor pula ialah salah satu aspek pengurusan kewangan yang
sangat penting kerana barang-barang dalam stor merupakan modal sesebuah
syarikat yang tersimpan dalam bentuk barang-barang bagi tujuan memberi
perkhidmatan kepada pelanggan pada kos yang minimum.
Kesan daripada pengurusan stor yang lemah, tidak teratur dan tidak cekap
boleh menyebabkan syarikat mengalami kerugian yang besar akibat pembaziran
modal yang terikat dalam bentuk stok, keusangan, kesusutan dan kecurian barang-
barang yang disimpan. Di samping itu isu kelemahan pengurusan stor sering
dibangkitkan dalam laporan audit tahunan.
Definisi stok
Mengikut pekeliling perbendaharaan bil. 5 tahun 2009, stok bermaksud
barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau
penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, keselamatan,
makmal, bengkel, dapur, sukan, pertanian, latihan, penyiaran, domestik, dokumen
atau buku yang dikawal dan sebagainya.
Pengurusan stok dan inventori
Sekolah-sekolah adalah diwajibkan menyimpan buku stok yang lengkap dan
dikemaskinikan bagi semua alatan yang terdapat di sekolah termasuklah bengkel
yang terdapat di sekolah tersebut. Pengawalan serta pengurusan stok meliputi cara
menyimpan buku stok, cara-cara mengeluarkan alat-alat, menyimpan rekod dan
mengira stok (Jaafar, 1988).
Menurut Omardin (1996), suatu sistem yang cekap hendaklah ditunjukkan
bagi merekod penerimaan barang-barang dan nota penyerahan disediakan bagi
setiap pembelian. Barang dan alat-alat di bengkel perlu menggunakan kod sekiranya
mempunyai jumlah yang banyak. Penggunaan sistem menyimpan alatan secara
menulis nama alatan tersebut dan bilangan serta tempat alat-alat itu disimpan agar
mudah dikendalikan apabila perlu.
Disamping itu, alat-alat serta mesin yang terdapat di bengkel hendaklah
disenaraikan.satu salinan senarai alat (inventori) perlu digantung di bilik di mana
barang-barang itu berada.senarai itu patut disemak setiap penggal untuk
memastikan kehilangan dan kerosakan untuk diambil tindakan yang sesuai (Jaafar,
1988).
Pengurusan kawalan stok bertujuan memastikan paras keperluan yang betul
dari segi kuantiti dapat disediakan apabila dikehendaki oleh pengguna/pemesan. Ia
juga mengambil kira penjimatan penggunaan ruang simpanan, kos memesan, harga
pembelian dan modal yang terlibat.
Pengurusan kawalan stok yang cekap dan berkesan dapat memberikan
banyak faedah antaranya ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan
dapat dipenuhi.penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya wang
terikat dalam bentuk stok. Dalam hal ini perhatian lebih tertumpu kepada barang-
barang yang tinggi kadar pengeluarannya. Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh
penggunaan, rosak dan usang dapat dikurangkan. Ruang simpanan juga dapat
dioptimumkan.
Pengurusan kawalan stok juga bertujuan memastikan paras keperluan yang
betul dari segi kuantiti dapat disediakan apabila dikehendaki oleh pengguna atau
pemesan. Ia juga mengambil kira penjimatan penggunaan ruang simpanan, kos
memesan, harga pembelian dan modal yang terlibat.
Pengurusan kawalan stok yang cekap dan berkesan dapat memberikan
banyak faedah antaranya ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan
dapat dipenuhi.
Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya wang terikat dalam
bentuk stok. Dalam hal ini perhatian lebih tertumpu kepada barang-barang yang
tinggi kadar pengeluarannya. Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan,
rosak dan usang dapat dikurangkan. Ruang simpanan juga dapat dioptimumkan.
Manakala, tugas pegawai stor hendaklah menyemak nota atau bil serahan,
nota bungkusan dan invois, menyemak dan menghitung kuantiti yang diterima,
memberi akuan terima setelah dipastikan semua barang yang diterima adalah
mengikut spesifikasi, dalam keadan baik dan cukup kuantitinya. Selain itu, pegawai
penerima perlu menguruskan barang-barang yang dikembalikan kepada pembekal,
urusan penggantian hendaklah dicatatkan dalam baucar penerimaan barang-barang
dan semua penerimaan hendaklah dicatatkan dalam kad kawalan stok kad petak
atau lejar dengan secepat mungkin.
Seterusnya, semua jenis stor hendaklah merekodkan stok yang diterima
dengan menggunakan kad yang telah ditetapkan bagi tujuan mengetahui kedudukan
stok simpanan, memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat dan mengawal
paras stok. Oleh yang demikian, semua stok yang diterima oleh stor hendaklah
direkodkan oleh pegawai stor dengan mematuhi penggunaan rekod.
Bagi penyimpanan stok di dalam stor hendaklah mengamalkan konsep 5s
iaitu sisih, susun, sapu, seragam dan sentiasa amal. Amalan ini perlu dipraktiskan
supaya stok tidak mudah rosak, senang dikeluarkan dan penggunaan ruang yang
optimum.
Manakala, bagi setiap pengeluaran stok barang-barang dari stor hendaklah
dibuat hanya setelah dibenarkan oleh ketua panitia. Ketua panitia hendaklah
mengeluarkan arahan bertulis kepada mana-mana guru yang ingin mengeluarkan
sto barang baharu. Setiap pengeluaran hendaklah dicatatkan dalam kad petak dan
kad stok dengan serta merta supaya baki sentiasa kemaskini.
Selain itu juga, setiap barang yang dikeluarkan perlu disertai dengan borang
permintaan barang-barang dan ketua panitia hendaklah memastikan borang
penerimaan dikembalikan selepas barang-barang diambil.
Kemudian, Pemeriksaan perlu dijalankan dari semasa ke semasa untuk
mengesan dan mengenal pasti kelemahan-kelemahan yang menyebabkan stok
berlebihan, berkurangan, rosak, usang, luput tempoh dan sebagainya supaya
tindakan susulan dapat diambil.
Keselamatan dan kebersihan stor juga hendaklah sentiasa dijaga dan perkara
ini harus diambil berat oleh ketua jabatan dalam memastikan barangan atau
peralatan tahan dan tidak rosak. Keselamatan juga harus dititikberatkan dalam
memastikan tidak berlaku kehilangan atau kecurian barangan dari stor.
Pelupusan pula merupakan satu proses untuk mengeluarkan aset dari
milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan. Untuk
memastikan penyimpanan stok yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan.
Pengurusan stor dan stok di sekolah
Di sekolah tugas ini biasanya akan dijalankan oleh ketua panitia, guru
penyelenggaraan, guru aset, guru pusat sumber dan pembantu tadbir. Mereka ini
bertanggungjawab memesan, menerima, memeriksa serta menyelengara bekalan
tersebut. Prosedur yang digunakan di sekolah adalah sepertimana arahan
perbendaharaan mengenai tatacara pengurusan stok.
Pengurusan di sekolah adalah lebih sukar kerana kebanyakannya
dikendalikan oleh guru atau pembantu tadbir, berbanding di jabatan atau
kementerian ada pegawai atau pembantu tadbir yang menjaga dan mengurus stor
dan stok. Kekangan kerja khasnya guru yang mana tugas hakiki mereka adalah
mengajar menjadi masalah bagi mereka untuk menguruskannya dengan baik dan
berkesan.
Langkah-langkah yang perlu diambil dalam menentukan pengurusan yang
cekap dan berkesan serta efektif adalah bekalan barang dari stor perlu sentiasa
mencukupi supaya sebarang masalah mengenai stok dan inventori tidak timbul
apabila ingin digunakan. Segala maklumat stok yang terdapat di dalam stor perlu
difailkan supaya mudah untuk dikemaskini. Penyimpanan stok haruslah sentiasa
dalam keadaan yang baik.
Kuantiti stok dan inventori perlu sentiasa dikemaskini supaya semua
peralatan bengkel mencukupi.