Anda di halaman 1dari 21

5

BAB II
ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
A. PROFIL PERUSAHAAN
1. Uraian Sejarah Singkat, Visi, Misi
PD SAHABAT JAYA merupakan sebuah usaha keluarga yang bergerak
dibidang usaha dagang yakni penjualan kacang dan kue-kue kering. PD
SAHABAT JAYA didirikan pada pertengahan tahun 1975. Perusahaan ini pada
mulanya hanya menjual keripik goreng, yang dirintis oleh Bapak H. Pathoni
beserta istri yakni Ibu Hj. Euis.
PD SAHABAT JAYA beralamatkan di Jl. Raya Bogor KM. 24 (Jl. H.
Jusin No. 18) Cijantung, Jakarta Timur. Telp. (021)8400 768, 8400 184, Fax.
(021) 877 97034. Dengan seiringnya waktu PD SAHABAT JAYA terus
mengembangkan diri yang hingga kini PD SAHABAT JAYA sudah mempunyai 2
(dua) anak perusahaan yaitu PD PUTRA JAYA dan PD FAJAR MEKAR. Sampai
saat ini jumlah keseluruhan karyawan dari semua perusahaan tersebut adalah
sebanyak kurang lebih 300 orang, akan tetapi jumlah karyawan yang bekerja pada
PD SAHABAT JAYA hanya 25 orang. Pelayanan penjualan pada PD SAHABAT
JAYA dimulai pukul 07.00 22.00 pada setiap harinya (senin minggu), jam
kerja dihitung dimulai dari pukul 07.00 18.00 dan selebihnya dihitung sebagai
lembur (Over Time).
Dalam kesehariannya PD SAHABAT JAYA melakukan banyak transaksi
penjualan makanan ringan yang berupa kacang dan kue kue kering. Transaksi
penjualan tersebut dilakukan secara tunai.
6
Jenis makanan ringan beserta harga yang disediakan oleh PD SAHABAT JAYA
antara lain :
NO JENIS MAKANAN RINGAN
PER BAL
( Rp.)
ECERAN
(Rp.)
1 Jagung Marning 43.000,- 14.000,-
2 Kacang Atom 78.000,- 14.000,-
3 Kacang Ijo 35.000,- 14.000,-
4 Kacang Kedelai 38.500,- 14.000,-
5 Kacang Koro 43.000,- 14.000,-
6 KacangKoro Keju 69.500,- 19.000,-
7 Kacang mede 55.000,- 22.000,-
8 Kacang Mersi 49.500,- 14.000,-
9 Kacang Polong Tepung 45.000,- 14.000,-
10 Kacang Oven 60.500,- 19.000,-
11 Kacang Sangrai 40.000,- 14.000,-
12 Kacang Sukro 40.500,- 14.000,-
13 Kacang Telur 48.500,- 14.000,-
14 Keripik Bawang 48.000,- 15.000,-
15 Keripik Dadung 48.500,- 19.000,-
16 Keripik Fuyur 21.500,- 11.000,-
17 Keripik Kucai 49.500,- 30.000,-
18 Keripik Singkong Asin 37.000,- 15.000,-
19 Keripik Singkong Cabe 38.000,- 15.000,-
20 Astor Asten 32.000,- -
21 Astor Khong Guan 57.000,- 13.000,-
22 Astor Nagoya 41.000,- 8.500.-
23 Sambal Dedaun Putih 35.000,- 2000,-/pak
24 Sambal Dedaun Merah 35.000,- 2000,-/pak
25 Sambal 88 Merah 32.500,- 2000,-/pak
26 Kerupuk Kemplank 100.000,- 8.000,-
27 Kerupuk Koin 79.000,- 5.000,-
28 Kerupuk Kulit 22.500,- 5.000,-
29 Cendol Keju 64.000,- 34.000,-
30 Kue Sus Keju 59.000,- 40.000,-
31 Kue Sus Keju Kering 54.000,- 40.000,-
32 Kuping Gajah 28.000,- 14.000,-
33 Lanting 45.000,- 14.000,-
34 My Pillow 33.000,- 24.000,-
35 Molen 57.000,- 16.000,-
36 Pisang Asin Panjang 57.000,- 17.000,-
37 Pisang Manis 65.500,- 20.000,-
38 Sale Jari 57.000,- 16.000,-
7
39 Semprong 40.000,- 15.000,-
40 Stick Balado 31.000,- 24.000,-
41 Telur Gabus Coklat 25.000,- 13.000,-
42 Telur Gabus Special 57.500,- 29.000,-
43 Manisan Buah Liko - 30.000,-
44 Manisan Jambu - 20.000,-
45 Manisan Kedondong Lokal - 20.000,-
46 Manisan Kedondong Thailand - 30.000,-
47 Manisan Manalagi - 30.000,-
48 Manisan Mangga - 20.000,-
49 Manisan Salak - 20.000,-
Tabel II.1 Jenis Makanan Ringan dan Harga
Visi
Untuk memberikan service yang terbaik bagi pelanggan.
Menyediakan produk yang bermutu tinggi sesuai dengan kebutuhan
pelanggan.
Misi
Meningkatkan kesejahteraan sesama karyawan
Menciptakan kesatuan manajemen yang sempurna
Mengembangkan usaha dagang agar menjadi lebih besar
8
2. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi PD SAHABAT JAYA adalah sebagai berikut :
Gambar II.1
Struktur Organisasi PD Sahabat Jaya
Gambar II.1a
Struktur Organisasi Bagian Penjualan
Bag. Penjualan
Kasir Bag.
Distribusi
Pemilik Perusahaan
Bag. Administrasi
&
Keuangan
Bag.
Pelayanan
Bag.
Pengepackan
Gudang Bag
Penjualan
9
3. Tugas dan Fungsi
Dari susunan struktur organisasi dapat dijelaskan tugas dan fungsi dari
masing-masing yaitu ;
a. Pemilik Perusahaan Dagang
Menyediakan modal, sarana dan prasarana
Sebagai mitra dagang dalam menentukan kebijakan-kebijakan di
perusahaan
Memilih dan menentukan karyawan dilingkungan perusahaan
b. Bagian Pelayanan
Bertanggung jawab atas makanan ringan yang ada di etalase
Melakukan pengecekan persediaan makanan ringan dan masa
kadarluarsa makanan ringan
Memberikan informasi produk kepada pelanggan
c. Bagian Penjualan
Mengawasi proses penjualan makanan ringan
Membuat laporan penjualan
d. Kasir
Menerima pembayaran pembelian makanan ringan dari pelanggan
Membantu tugas bagian pelayanan
e. Bagian Distribusi / Pengiriman Makanan ringan
Mengantar makanan ringan pesanan sampai tujuan
Membuat tanda terima
f. Bagian administrasi dan keuangan
Mangatasi dan membuat daftar hadir karyawan
Mencocokkan dan menerima makanan ringan yang datang dari
supplier
Membuat laporan
10
g. Gudang
Bertanggung jawab atas semua pencatatan keluar masuknya
makanan ringan
Bertanggung jawab atas semua pencatatan biaya operasional toko
h. Bagian Pengepackan
Mencatat semua makanan ringan yang masuk
Mengecek ulang semua makanan ringan yang sudah dipack
B. ANALISA KEBUTUHAN INFORMASI
1. Dokumen Yang Digunakan
a. Dokumen masukan
Dokumen masukan adalah bentuk yang diperlukan dalam sistem penjualan
makanan ringan. Dokumen masukan akan diolah sesuai dengan maksud
dan tujuan sistem. Bentuk dari dokumen masukan tersebut adalah :
No Nama Fungsi Sumber
1 Data Pesanan
Barang
Digunakan untuk melakukan
pemesanan barang
Pelanggan
2 Data Pembayaran Digunakan untuk mengetahui data
pembayaran
Pelanggan
Tabel II.2 Dokumen Masukan
b. Simpanan data
Pada sistem penjualan makanan ringan terdapat beberapa simpanan data
yang digunakan yaitu sebagai berikut :
11
No Nama Fungsi Sumber
1 Buku Barang Digunakan untuk menyimpan
data barang
Proses Pemesanan
Barang
2 Buku
Pemesanan
Digunakan untuk menyimpan
data pemesanan
Proses Pemesanan
Barang
3 Buku
Pembayaran
Digunakan untuk menyimpan
data pembayaran
Proses Pembayaran
Barang
Tabel II.3 Simpanan Data
c. Dokumen keluaran
Dokumen keluaran yang digunakan dalam proses penjualan makanan
ringan adalah sebagai berikut :
No Nama Fungsi Distribusi
1 Daftar pesanan
barang
Untuk mengetahui barang yang
dipesan
Bagian
gudang
2 Faktur Penjualan Untuk mengetahui barang yang telah
dijual
Pelanggan
3 Kwitansi
Pembayaran
Sebagai tanda bukti pembayaran Pelanggan
4 Daftar
Pembayaran
Untuk mengetahui barang yang sudah
dibayar
Bagian
Keuangan
5 Laporan
Penjualan
Untuk mengetahui penjualan selama
sebulan
Pemilik
Tabel II.4 Dokumen Keluaran
12
2. Matrik kegiatan dan kebutuhan informasi
No
Bagian Kegiatan Informasi yang
dibutuhkan
1.
Pemilik Perusahaan
Sebagai pengawas
perusahaan
-lap. pembelian makanan
ringan
-lap. persediaan makanan
ringan
-lap. Penjualan makanan
ringan
-lap. Keuangan
2.
Pelayanan
.Memberikan informasi
produk kepada
pelanggan
-data persediaan makanan
ringan
3.
Penjualan
Mengawasi transaksi
penjualan makanan
ringan
data persediaan makanan
ringan
4.
Kasir
Menerima pembayaran
makanan ringan dari
pelanggan
Data makanan ringan yang
dibeli pelanggan
5.
Distribusi /
pengiriman
-Mengantar makanan
ringan pesanan
-Membuat tanda terima
data penjualan makanan
ringan
6.
Administrasi dan
Keuangan
Membuat laporan
keuangan
-data penjualan makanan
ringan
-data pembelian makanan
ringan
7.
Gudang
Membuat laporan data
persediaan makanan
ringan
Data persediaan makanan
ringan
8.
Pelanggan
Membayar makanan
ringan yang dibeli
Bukti pembayaran
9.
Supplier
a.Menerima pesanan
makanan ringan
b.menerima makanan
ringan yang rusak
-surat pesanan
-retur makanan ringan
Tabel II.5 Matrik Kegiatan Dan Kebutuhan Informasi
13
3. Prosedur Sistem Berjalan
1. Prosedur Pemesanan Barang
Kegiatan ini dimulai dengan pelanggan melakukan pesanan barang
dengan mengisi data pesanan barang kemudian data tersebut dicatat ke
dalam buku pemesanan.
2. Prosedur Pengiriman Barang
Berdasarkan pemesanan barang dari pelanggan akan dikirim
barang sesuai dengan pesanan. Sebelum itu dibuatkan daftar pesanan
barang yang akan dikirim ke bagian gudang .
3. Prosedur Pembayaran
Pelanggan melakukan pembayaran dan bagian penjualan membuat
kwitansi pembayaran yang diserahkan ke pelanggan serta membuat daftar
pembayaran yang diserahkan ke bagian keuangan, kemudian data
pembayaran dicatat ke dalam buku pembayaran.
4. Prosedur Pembuatan Laporan
Laporan yang dibuat berdasarkan data yang diambil dari buku
barang, buku pemesanan, buku pembayaran sehingga dapat dibuat laporan
penjualan untuk diserahkan kepada pemilik perusahaan.
a. Bagan Alir Dokumen
Adapun bagan alir dokumen dari sistem penjualan makanan ringan pada
PD Sahabat Jaya adalah sebagai berikut :
14
Konsumen Bag.
Penjualan
Bag.
Gudang
Bag.
Keuangan
Pemilik
Dt
pesanan
brg
Dt
pesanan
brg
Pemesan
an Brg
Dt
pesanan
brg
Daftar
pesanan
Dt
pesanan
brg
Pengirim
an Brg
Daftar
pesanan
Daftar
pesanan
Dt pem
bayaran
Dt pem
bayaran
Lap
penjualan
Daftar
pem
bayaran
Kwitansi
pem
bayaran
3 4 5 1 2
15
Tabel II.6 Bagan Alir Dokumen
Pem
buatan
Lap.
Pem
bayar an
Brg
Daftar
pem
bayaran
Dt pem
bayaran
Kwitansi
pem
bayaran
Lap pen
jualan
3 4 5 1 2
16
P0
Sistem
Penjualan
Makanan
Ringan
c
Bag
Keuangan
d
Pemilik
P0
Sistem
Penjualan
Makanan
Ringan
a
Pelanggan
b
Bag
Gudang
dt _pembay aran
daf t ar_pesanan_brg
lap_penjualan
dt _pesanan_brg
kwitansi_pembay aran
f akt ur_penjualan
daf t ar_pembay aran
b. Diagram Alir Data
1. Diagram Konteks Sistem Penjualan Makanan ringan yang Berjalan
Gambar II.2
Diagram Konteks Pada Sistem Penjualan Makanan Ringan
17
a
Konsumen
c
Bag.
Keuangan
b
Bag.
Gudang
d
Pemilik
P1
Pemesanan
Barang
P2
Pengiriman
Barang
P3
Pembayaran
Barang
P4
Pembuatan
Laporan
D1 barang
D2 pemesanan
D1 barang
D3 pembayaran
dt_brg
dt_brg dt_pesanan_brg
f aktur_penjualan
daftar_pesanan_brg
dt_pesanan_brg
dt_pesanan_brg
dt_brg
daftar_pembayaran
kwitansi_pembayaran
dt_pembayaran
dt_pembayaran
dt_pembayaran
lap_penjualan
dt_brg
dt_pesanan_brg
2. Diagram Nol Sistem Penjualan Makanan ringan yang Berjalan
Gambar II.3
Diagram Nol Pada Sistem Penjualan Makanan Ringan
a
Pelanggan
18
c. Kamus Data
1) Aliran Data
a. Dokumen Masukan
1. Data Pesanan Barang
Maksud : Pemesanan barang
Sumber : Pelanggan
Frekuensi : Setiap Pemesanan barang
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran A-1
Struktur Data : dt_pesanan_brg = no_form_pesanan +
tgl_pemesanan + nm_pemesan + alamat + no_telp + no +
nm_brg + satuan + qty
2. Data Pembayaran
Maksud : Digunakan untuk mengetahui data
pembayaran
Sumber : Pelanggan
Frekuensi : Setiap melakukan pembayaran
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran A-2
Struktur Data : dt_pembayaran = no_pembayaran +
nm_pelanggan + jml_pembayaran + tgl_pembayaran
b. Dokumen Keluaran
1. Daftar pesanan barang
Maksud : Untuk mengetahui barang yang dipesan
Distribusi : Bagian gudang
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran B-1
19
Struktur Data : daftar_pesanan_brg = no + no_form_pesanan +
nm_pelanggan + nm_ brg + satuan + qty
2. Faktur Penjualan
Maksud : Untuk mengetahui barang yang telah
dijual
Distribusi : Pelanggan
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran B-2
Struktur Data : faktur_penjualan = no + nm_brg + qty +
satuan + hrg_satuan + jumlah
3. Kwitansi Pembayaran
Maksud : Sebagai tanda bukti pembayaran
Distribusi : Pelanggan
Frekuensi : Setiap melakukan pembayaran
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran B-3
Struktur Data : kwitansi_pembayaran = no_pembayaran +
nm_pelanggan + jml_pembayaran + tgl_pembayaran
4. Daftar Pembayaran
Maksud : Untuk mengetahui barang yang sudah
dibayar
Distribusi : Bagian Keuangan
Frekuensi : Setiap data pembayaran terkumpul
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran B-4
Struktur Data : daftar_pembayaran = no_form_pesanan +
nm_pelanggan + jumlah
20
5. Laporan Penjualan
Maksud : Untuk mengetahui penjualan selama
sebulan
Distribusi : Pemilik
Frekuensi : Setiap sebulan sekali
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran B-5
Struktur Data : lap_penjualan = no_from_pesanan +
tgl_pemesanan + nm_brg + satuan + hrg_satuan + qty + jumlah
2) Penyimpanan Data
1. Buku Barang
Maksud : Penyimpanan seluruh permintaan tiket
Sumber : Bagian Gudang
Frekuensi : Setiap kali melakukan pemesanan
& pengiriman barang
Media : Kertas
Struktur Data : Barang = nm_barang + hrg_brg + satuan
2. Buku Pemesanan
Maksud : Digunakan untuk menyimpan data
pemesanan
Sumber : Pelanggan
Frekuensi : Setiap kali melakukan pemesanan
Media : Kertas
Struktur Data : Pemesanan = no_form_pesanan +
tgl_pemesanan + nm_pelanggan + kd_brg + qty
21
3. Buku Pembayaran
Maksud : Digunakan untuk menyimpan data
pembayaran
Sumber : Pelanggan
Frekuensi : Setiap melakukan pembayaran
Media : Kertas
Struktur Data : Pembayaran = no_pembayaran +
nm_pelanggan + tgl_pembayaran + jumlah_pembayaran
3) Uraian Proses
Uraian proses pada sistem penjualan makanan ringan pada PD
Sahabat Jaya adalah sebagai berikut :
a. Nama Proses : Pemesanan Barang
Fungsi : Proses ini untuk mengetahui cara
pemesanan barang dan proses dicatat
dalam buku pemesanan.
b. Nama Proses : Pengiriman Barang
Fungsi : Proses ini menjelaskan pengiriman barang
c. Nama Proses : Pembayaran Barang
Fungsi : Proses ini untuk mengetahui cara
pembayaran barang dan proses dicatat
dalam buku pembayaran.
d. Nama Proses : Pembuatan Laporan
Fungsi : Fungsi dari Proses ini adalah membuat
laporan yang datanya diambil dari
buku barang, buku pemesanan dan
buku pembayaran. Laporan ini nantinya
akan diserahkan ke pemilik perusahaan.
22
C. ANALISA PERMASALAHAN
1. Teknologi Pengolahan Data yang Digunakan
Sistem yang sedang berjalan sudah menggunakan komputer,
namun penggunaan komputer disini hanya digunakan untuk membuat
laporan saja, yakni dengan menggunakan Program komputer Ms.
Excel, Ms. Word saja. Sedangkan untuk proses sistem penjualannya
masih dilakukan secara manual. Hal ini menyebabkan penyelesaian
proses menjadi lama, karena pengerjaanya dilakukan hingga dua kali
yakni dicatat ke dalam buku penjualan, setelah dikumpulkan baru
diinput kedalam komputer menggunakan program Ms. Excel.
2. Identifikasi Masalah
a. Performance
Kinerja pada bagian penjualan dirasakan kurang maksimal,
hal ini disebabkan karena minimnya jumlah kasir yang ada yakni
hanya ada satu tempat pembayaran atau kasir. Hal ini
menyebabkan kinerja dari pelayanan pada bagian penjualan kurang
maksimal, karena pelayanan pada pelanggan akan memakan waktu
yang lama, dan pencatatan transaksi penjualannya pun masih
dilakukan secara manual.
b. Information
Pada sistem yang lama data penjualan disimpan dan diolah
hingga menjadi sebuah informasi masih dilakukan secara manual.
Namun dalam proses pengerjaan pembuatan laporan sudah
menggunakan komputer, tetapi hanya menggunakan program MS.
Excel saja, sehingga proses pembuatan laporan, serta penyerahan
laporan akan memakan banyak waktu.
c. Economic
Pada sistem yang lama, perlengkapan yang banyak
dibutuhkan untuk menyimpan data adalah kertas, map, dan pulpen.
23
Jika pada sistem yang lama banyak menggunakan kertas untuk
membuat bukti penjualan, maka pada sistem yang baru pembuatan
bukti penjualan dapat langsung dibuat dengan menggunkan
computer, tetapi perlengkapan tersebut tentu masih tetap akan
digunakan pada sistem yang baru, namun jumlahnya tidak sebesar
pada sistem yang lama.
d. Control
Karena sebagian besar media penyimpanan bukti penjualan
masih berupa kertas, maka tentu saja keamanan dari dokumen itu
kurang terjamin dan mempunyai banyak kelemahan, antara lain
mudah terbakar, lembab dan tidak tahan lama. Jika perusahaan
tidak mempunyai backup data, maka kemungkinan data hilang
akan besar, baik terjadi kebakaran atau kecelakaan lain.
e. Efficiency
Penyimpanan data yang belum menggunakan computer
sebagai alat bantunya tentu saja tidak effisien atau kurang berdaya
guna. Sebagai contoh penyimpanan data penjualan pada bulan atau
tahun tahun sebelumnya hanya disimpan dalam lemari tempat
penyimpanan file dan jika sewaktu waktu dokumen tersebut
diperlukan cara untuk mencari dokumen tersebut hanya
menggunakan metode tertentu.
f. Services
karena keterbatasan loket atau jumlah kasir yang tersedia
hanya satu, sehingga menyebabkan antrian pada proses
pembayaran untuk menunggu giliran untuk melakukan
pembayaran.
3. Masalah Pokok
Adapun permasalahan yang terdapat pada sistem berjalan ini
adalah sebagi berikut :
24
a) Tidak adanya rancangan sistem komputer untuk mempercepat
proses penjualan
b) Terlalu lamanya dalam membuat laporan penjualan, dikarenakan
data harus dikumpul terlebih dahulu dalam buku penjualan yang
kemudian baru diinput ke dalam komputer.
4. Pemecahan Masalah
Untuk menyelesaikan beberapa masalah yang telah diungkapkan
sebelumnya, penulis memiliki dua alternatif, yaitu :
a) Stand Alone
Menggunakan komputerisasi sistem dimana seluruh data
yang dibutuhkan berada dalam satu komputer. Adapun kekurangan
dan kelebihannya antara lain :
Kekurangan :
Data hanya terpusat pada satu komputer saja.
Proses pengolahan data memakan waktu yang lama
Kelebihan :
Tidak membutuhkan banyak tempat untuk media
penyimpanan.
Tidak membutuhkan banyak karyawan untuk menjalankan
sistem kerja dengan komputer
Memperkecil tingkat kesalahan dan keamanan data terjamin
Penyajian informasi dapat dilakukan dengan tepat dan
cepat.
25
b) Jaringan
Komputerisasi sistem dengan menggunakan sistem jaringan
dan berbasis intranet (offline). Kekurangan sistem yang
menggunakan jaringan yaitu membutuhkan biaya yang lebih besar
karena yang dibutuhkan tidak hanya 1 komputer saja tapi lebih,
dengan menyediakan workstation agar digunakan pelanggan untuk
memesan barang secara langsung. Sementara kelebihannya yaitu
memudahkan proses kerja dan waktu yang dibutuhkan akan lebih
singkat.
D. RANCANGAN SISTEM USULAN
Dengan ditemukannya permasalahan yang terjadi pada sistem
penjualan makanan ringan dan dengan dibuatnya suatu pemecahan
permasalahan agar masalah yang ada dapat diatasi dan diperbaiki, maka
kami memilih alternatif ke dua sebagai pemecahan dari masalah-masalah
yang ada yaitu mengunakan komputerisasi sistem dengan jaringan yang
berbasis intranet (offline).