MIDSOUTH CHAMBER OF COMMERCE: THE ROLE OF THE OPERATING MANAGER IN INFORMATION

SYSTEMS
Leon Lassiter, wakil presiden pemasaran Midsouth Chamber of Commerce (MSCC) yang telah
bertemu dengan empat manajer pemasarannya dan beberapa anggota stafnya, yang semuanya marah
karena kurangnya akses ke sistem komputer baru dan masalah yang mereka miliki pada penggunaan
sistem PC yang lama. Lassiter telah meyakinkan mereka bahwa masalah-masalah tersebut sedang
ditangani. Lassiter mulai mengenali masalah dan kompleksitas pada penggantian sistem. Pekerjaan di
staf pemasarannya yang bisa mengakses sistem komputer baru untuk menangani akun mereka, telah
berhenti. Lebih buruk lagi, sesuatu telah terjadi pada data dalam sebagian besar sistem PC lama mereka,
yang berarti bahwa konferensi registrasi dan fungsi lainnya harus dilakukan secara manual.
Ketidaknyamanan tersebut, bagaimanapun, kecil dibandingkan dengan perasaan tidak enak Lassiter
bahwa ada masalah dengan pendekatan Midsouth keseluruhan untuk pengelolaan teknologi informasi.
Lassiter tahu waktu itu adalah esensi dan bahwa mereka mungkin harus masuk dan mengelola konversi,
meskipun ia tidak memiliki latar belakang teknologi informasi. Dia bertanya-tanya apa yang harus ia
lakukan selanjutnya.

Latar Belakang
Pada awal tahun 1900-an, perkembangan ekonomi di kawasan Midsouth sangat tergantung
pada sistem transportasi. Akibat keputusan legislatif, banyak masyarakat di sekitar Midsouth tidak bisa
melakukan akses pada pelayanan transportasi yang memadai, sehingga memperlambat perkembangan
bisnis dan ekonomi. Sekelompok pebisnis yang kuat kemudian membentuk Midsouth Chamber of
Commerce untuk mencoba mempengaruhi pemerintah atas masalah transportasi tersebut.
Pertengahan tahun 1980-an, di bawah kepemimpinan Jack Wallingford, MSCC menjadi
organisasi advokasi/pembela yang agresif untuk komunitas bisnis dan MSCC menjadi organisasi yang
besar dan mulai melakukan komputerisasi pada beberapa proses manual. Akhir tahun 1980an, MSCC
diperhitungkan untuk menjadi organisasi advokat bisnis yang paling kuat di Midsouth dan salah satu
yang paling inovatif dalam pendekatan dan teknik mereka dengan masalah yg ada pada komunitas
bisnis. Masalah terbesar yang dihadapi MSCC saat itu adalah pertumbuhan berkelanjutan yang mungkin
dibatasi karena tidak adanya dana jangka panjang dalam anggaran operasi tahunan mereka.
Leon Lassiter
Pertengahan tahun 1980an, Wallingford dihadapkan dengan dilemma yang serius. MSCC
mengalami penurunan proyek senilai $330.000 dalam tahun fiskal 1989. Wallington menyadari bahwa ia
harus mengurangi baik jumlah staf maupun jumlah program atau menemukan beberapa cara untuk
meningkatkan pendapatan dengan lebih agresif dalam organisasi. Wallingford kemudian memanggil
wakil presiden yang menangani urusan publik dan operasional, ED Wilson, dan menginstruksikannya
untuk mencari seseorang untuk memimpin bagian Sales&Marketing.
Sampai akhirnya Leon Lassiter masuk ke MSCC pada bulan Desember 1988 dengan 8 tahun
pengalaman dalam manajemen penjualan dan pemasaran pada American Brands. Lassiter dengan cepat
membuat perubahan besar. Ia mendasarkan keyakinan bahwa lebih baik mengkoordinasikan dan
mengelola fungsi pendukung pemasaran dibandingkan dengan fungsi penjualan. Sebagai tambahannya,
walaupun MSCC telah membeli komputer pribadi untuk penjualan dan pemasaran, dan telah diinstalkan
beberapa software yang biasa digunakan di tahun 1986, namun sistem tersebut memiliki kemampuan
yang cukup terbatas. Berdasarkan fakta tersebut, Lassiter mulai mengembangkan sepenuhnya sistem
penjualan dan pemasaran baru yang didasarkan pada tujuan yang dapat diukur, prosedur operasi
dokumentasi, dan program pelatihan secara teratur.

Keberadaan Awal Aktivitas Terkomputerisasi
Ed Wilson, yang bergabung dengan MSCC pada tahun 1981, melakukan berbagai tugas pada MSCC. Ia
mengkoordinasikan tim yang mencoba mempengaruhi legislatif (legislative lobby team), mengelola
operasional Midsouth, dan selama belum ada yang menjabat sebagai Wakil Presiden Marketing, Ia pun
merangkap jabatan dan mengelola fungsi tersebut dengan baik.
Pada awal tahun 1986, Wilson mulai memperkenalkan MSCC pada dunia mikrokomputer dan
manajemen database. Sebagian besar staf merasa ragu-ragu pada sistem otomatis tersebut dan enggan
menerima pendekatan tersebut. Namun, dengan bantuan konsultan sistem, Wilson memperoleh
peralatan dan mempekerjakan seorang programmer untuk membuat software di semua area fungsional.
Tiga kelompok pengguna utama yang diidentifikasikan antara lain: Divisi Pemasaran, Divisi Operasional,
dan Divisi Sumber Daya Manusia. Satu PC IBM dan printer dipesan untuk semua kelompok tersebut.
1. Divisi Pemasaran
Kebutuhan utama divisi pemasaran adalah untuk mengetahui aktivitas yang terjadi
dalam keanggotaan. Area pendukung pemasaran dikelola oleh database dalam PC. Empat
manajer wilayah, seorang supervisor pendukung pemasaran, dan dua staf klerikel pada divisi
pemasaran.

2. Divisi Operasional
Ed Wilson mengelola divisi operasional. Empat belas manajer dan staf pembantu
bekerja dalam operasional. Kelompok ini membutuhkan sistem yang mampu menyediakan
pengendalian keuangan dan akuntansi, karena sampai tahun 1986, semua pembayaran historis
dan transaksi keuangan dan akuntansi dicatat dalam buku besar dan ditelusuri secara manual.
Sebagai tambahan, Wilson juga ingin sistem operasi memungkinkan menelusuri tagihan legislatif
dari pengenalan mereka. Segera setelah menginstal satu sistem PC untuk menangani fungsi,
keuangan dan legislatif, Wilson berharap ia telah memesan dua sistem untuk divisi operasional.

3. Divisi Sumber Daya Manusia
Divisi Sumber Daya Manusia, dengan dua manajer dan dua staf pembantu, bertanggung
jawab untuk mengembangkan suatu pertemuan dan seminar dan melaporkan mekanisme yang
juga akan memiliki kemampuan dalam mencetak tanda pengenal untuk pertemuan atau
seminar yang diikuti.
Dari tahun 1987 hingga tahun 1992, penggunaan tiga sistem tersebut tumbuh terus menerus.
Tahun 1992, Wilson mempekerjakan lagi konsultan eksternal untuk memeriksa kebutuhan informasi
organisasi dan memilih penambahan hardware dan software yang sesuai. Setelah mempelajari
sedemikian rupa, Ted Vassici, konsultan yang dipekerjakan tersebut merekomendasikan penambahan
enam PC IBM. Pada awal tahun 1993, sistem tersebut dipesan, lengkap dengan printer laser HP, dan
dialokasikan sebagai berikut: pemasaran (3), keuangan publik (1), operasional (1), dan sumber daya
manusia (1).
Tahun 1955, Vassici memperbaiki dan memperbarui software yang digunakan oleh tiap-tiap
divisi. Ia juga mengembangkan software pemasaran MSCC untuk dijual kepada anggota lainnya yang
berhubungan dengan organisasi. Lassiter mempromosikan software secara aktif, dan MSCC
mendapatkan sedikit royalti pada penjualan tersebut.

Perubahan Waktu
Tahun 1993, sebagai hasil re-organisasi pemasaran dan penjualan yang dilakukan oleh Lassiter
dan pengelolaan biaya yang agresif oleh Wilson, MSCC mengalami pertumbuhan keuangan yang kuat.
Walaupun kedua orang tersebut terutama bertanggung jawab untuk mencapai kesuksesan, Wilson dan
Lassiter bertentangan pada berbagai hal. Lassiter merasa bahwa banyaknya manajer wilayah dan
aktivitas pendukung pemasaran bisa secara otomatis menyediakan MSCC pengurangan signifikan dalam
biaya tenaga kerja dan biaya sejenis. Lassiter yakin bahwa analisis sistem full-times harus dipekerjakan
untuk memenuhi kebutuhan pertumbuhan dari MSCC. Wilson, di lain pihak, khawatir tentang biaya
sistem informasi. Ia merasa bahwa dengan membina hubungan dengan Vissici, ia bisa mengontrol
dengan cepat pertumbuhan permintaan untuk komputer, namun tidak meningkatkan jumlah tenaga
kerja. Ia tahu bahwa sebagai agen yang tidak mencari laba, tidak ada batasan dana untuk ekspansi
kemampuan komputer. Penambahan analis sistem full-time sebagai karyawan akan membuat hal
tersebut secara signifikan lebih sulit untuk menghadapi pertumbuhan permintaan staf di wilayah lain.
Melanjutkan hubungan dengan Vissici memberikan Wilson kemampuan untuk menentukan dengan
tepat apa yang dikerjakan Vissici dan apa yang harus ditunda selama adanya waktu dan anggaran untuk
itu.
Walaupun Lassiter dan Wilson melanjutkan pertentangan mereka, Lassiter mengerti keinginan
Wilson untuk mengontrol biaya yang ada dalam sumber daya yang dibatasi pada MSCC. Lassiter tahu
bahwa pertumbuhan yang lambat pada kecanggihan komputer karyawan akan meledak saat sekali
dilakukan. Namun, Lassiter merasa bahwa permintaan bisa ditangani dengan efektif saat MSCC
memutuskan luasnya kebutuhan terhadap karyawan.

Pada awal tahun 1996, Lassiter dan Wilson bergabung pada konsep dimana MSCC akan
menawarkan program asuransi kesehatan untuk anggota mereka, yang saat itu berjumlah lebih dari
4.500. Walaupun proposal pada akhirnya ditolak oleh direksi, Wilson dan Lassiter, sebagai hasil studinya,
memutuskan bahwa terdapat banyak kesempatan menghasilkan pendapatan yang bisa dikejar MSCC
dimana akan membutuhkan level yang lebih tinggi dalam penggunaan sistem informasi. Wilson segera
mencari analis sistem untuk meningkatkan kemampuan MSCC.
Simon Kovecki, lulusan ilmu komputer muda yang belum berpengalaman dalam organisasi
keanggotaan seperti MSCC atau dengan software akuntansi, bergabung dengan MSCC bulan Juni 1996
dan menghabiskan 3 bulan pertamanya untuk mempelajari organisasi dan sistem komputernya.
Selama tahun 1997, Wilson melanjutkan untuk mengelola sistem komputer dan, dengan bantuan
Kovecki, memperbaharui hardware dalam PC dan printer dengan CPU yang lebih cepat, memperbaharui
memory, kapasitas hard disk yang lebih besar, dan monitor yang lebih baik. Dengan perhatian konstan
dari Kovecki, program tersebut secara keseluruhan bekerja dengan baik. Tahun 1997 Wilson dengan
bantuan Kovecki, mengembangkan sistem informasi legislatif secara online pada PC dengan
mempertimbangkan seni dalam industri perdagangan. Dengan aplikasi tersebut dan pertumbuhan pada
keanggotaan dan jenis aplikasi komputer, manajemen senior MSCC mulai khawatir tentang pemisahan
sistem untuk anggota dan pemasaran, keuangan, pertemuan, dan aplikasi lain yang membutuhkan
pemasukan data secara konstan.
Walaupaun Lassiter merasa puas dengan pertumbuhan MSCC dan kekuatan finansialnya, ia
terganggu dengan kurangnya pemikiran seperti bagaimana MSCC mungkin mengembangkan rencana
komprehensif dalam menggunakan informasi untuk keunggulan kompetitif. Wilson juga mengakui nilai
dari sistem informasi suatu organisasi dalam pertemuan bisnis, menganalisis, dan menggunakan
informasi untuk mempengaruhi hasil legislatif.

Katalis untuk Perubahan
Pada 1998, MSCC telah mencapai titik di mana perubahan harus terjadi. Wallingford, atas
desakan dewan direksi, menugaskan kepada Lassiter untuk area tambahan komunikasi, seni grafis, dan
operasi pencetakan. Tugas controller diberikan kepada Harry Taska, dan Jeff Hedges, wakil presiden
baru keuangan publik ditugaskan untuk bertanggung jawab atas operasi komputer. Wilson, mendekati
masa pensiun, mempertahankan kegiatan publik urusan dan diminta untuk memusatkan usahanya pada
pengembangan sebuah proyek publik yang penting urusan.
Tepat setelah terjadi perubahan staf, Kovecki bercerita kepada Lassiter bahwa ia kecewa dengan
perubahan dalam tanggung jawab staf. Dia merasa dia seharusnya sudah diangkat sebagai manager dari
sistem informasi dan diberikan tambahan staff. Hedges, yang memiliki sedikit latar belakang computer,
juga bertanggung jawab atas penelitian tentang berbagai isu yang menarik bagi para anggota MSCC
serta melakukan fungsi pengawas. Kovecki khawatir bahwa Hedges tidak akan punya waktu untuk
mengelola operasi komputer tumbuh dengan baik.
Meskipun perubahan terjadi di awal 1998, Lassiter telah mengantisipasi perubahan pada akhir
tahun 1997. Keprihatinannya menuju kepada kurangnya perhatian terhadap daerah sistem informasi
membuat ia mengirimkan permintaan informasi ke sejumlah perusahaan perangkat lunak yang melayani
kebutuhan organisasi seperti MSCC. Lebih tertarik pada software penelusuran perhitungan dan
penjualan, ia fokus pada sistem perangkat lunak Cameo, MEI Colotado Association of Commerce and
Industry, Connecticut Bussiness and Industry Association, TelePro 2000, dan Data Link. Lassiter
mengirimkan informasi yang ia terima dari para vendor kepada manajer kunci lainnya, namun hanya
sedikit respon yang diterima. Wilson terlibat dalam proyek baru, Taska sedang belajar tugas barunya
sebagai pengendali, dan Hedges punya sedikit waktu untuk memeriksa aktivitas komputer.
Pada bulan Agustus 1998, Lassiter menghadiri pertemuan asosiasi nasional di mana pada sesi
manajemen perangkat lunak ia menemukan sebuah perusahaan kecil yang disebut UNITRAK.
Perusahaan ini telah mengembangkan sebuah sistem UNIX berbasis perangkat lunak yaitu Y2K
compliant. Lassiter yakin bahwa perangkat lunak itu akan memenuhi kebutuhan MSCC's. Dia
mendasarkan penilaiannya pada kebutuhan saat ini dan mengantisipasi MSCC's di masa depan untuk
kemampuan komputasi yang telah dikembangkan oleh Kovecki tahun 1997.

Perencanaan Sistem Pengolahan Data Baru
Lassiter telah mengidentifikasi area di UNITRAK di mana dia merasa sistem informasi yang lebih kuat
akan memungkinkan MSCC menjadi lebih efisien. Perbaikan ini akan memungkinkan anggota staf untuk:
memasukan informasi dari anggota ke dalam catatan lapangan.
menghasilkan script telemarketing yang akan memungkinkan "tree scripting berdasarkan
berbagai keberatan penjualan
memanfaatkan fitur penyelidikan statistik yang akan memberikan analisis kuantitatif dari angka
aktivitas penjualan dari semua kegiatan pemasaran (tidak berusaha dengan sistem PC terpisah)
Selain itu, sistem informasi baru ini akan memungkinkan para manajer wilayah untuk:
Mengakses akun informasi dari PC mereka daripada menanyakan kepada anggota staff.
Mengembangkan surat dan lampiran dari PC mereka menggunakan informasi dalam database
pusat daripada secara manual menghubungkan informasi yang terkandung dalam beberapa
database yang terpisah.



Proposal
Lassiter memutuskan untuk bergerak cepat dengan proposal kepada Wallingford dan dewan
direksi. Ia mengembangkan diagram alur sederhana yang menunjukkan jam yang diperlukan untuk
melakukan kegiatan tertentu, ia juga melakukan beberapa perhitungan untuk menunjukkan bahwa jika
sistem baru yang dilakukan, setiap manajer wilayah akan mampu menghasilkan $ 150.000 pada
peningkatan penjualan melalui peningkatan kontak. Meskipun Lassiter tahu tujuan ini agresif dan sangat
sulit untuk dibenarkan, ia ingin bisa menunjukkan pengembalian modal kurang dari enam bulan jika
ditantang oleh anggota komite dewan eksekutif.
Seminggu sebelum pertemuan komite eksekutif, Ginder dan Lassiter telah menetapkan harga
jual untuk perangkat lunak. Lassiter senang bahwa harga itu 30% kurang dari yang dibayarkan Negara
Utara. Dengan bantuan Ginder dan anggota komite eksekutif yang mengepalai kantor cabang setempat
dari IBM, Lassiter juga mampu mencapai diskon yang sangat baik pada A/S400 tersebut. Dia merasa ini
adalah biaya rendah dan menjadi pembenaran lain untuk persetujuan proyek.
Ketika dewan komite eksekutif bertemu pada bulan November 1998, Lassiter menjelaskan
bahwa MSCC telah mencapai batas desain sistem saat ini, dan bahwa investasi dalam sistem pusat
terhubung ke PC jaringan dibutuhkan untuk memberikan MSCC untuk memenuhi peluang saat ini dan
masa depan untuk pertumbuhan.
Menanggapi tantangan dari komite eksekutif mengenai apa arti dari sistem baru bagi baris
bawah dan cadangan MSCC, Lassiter menjawab, saya percaya kita akan melihat peningkatan penjualan
10-15% dan 20% peningkatan produktivitas staf setelah sistem baru ini beroperasi. Dengan jaminan ini
dan harga yang akan mengkonsumsi hanya 10-15% dari cadangan, anggota komite eksekutif memuji
Lassiter pada pekerjaannya dan menyetujui pembelian perangkat lunak.
Pelaksanaan
Greg Ginder dari UNITRAK sangat gembira atas keputusan tersebut dan berjanji memberi
dukungan berupa penginstallan sistem baru tanpa biaya. Tapi Kovecki terus mengekspresikan
kekhawatiran tentang anggota staf dalam menggunakan kemampuan baru dari sistem.
Pada Februari 1999, Lassiter tidak mendengar apa-apa tentang pembelian sistem baru. Kovecki
mengatakan pada Lassiter bahwa tidak ada yang menyetujui order pembelian. Lassiter kemudian
dipertanyakan, Hedges, yang menjawab bahwa ia tidak mendengar apa-apa lagi dan telah sibuk dengan
penelitian tentang isu-isu yang menarik bagi para anggota MSCC. "Silakan membeli perangkat lunak,"
kata Hedges kepada Lassiter "Itu adalah system anda. Meskipun Lassiter mencoba menjelaskan bahwa
bukan tanggung jawabnya untuk melaksanakan pembelian atau konversi, ia merasa proyek ini tidak
akan bergerak maju tanpa ia membeli perangkat lunak. Setelah menandatangani pesanan pembelian,
Lassiter menyerahkannya kepada Kovecki dan berkata, "Kau dan Hedges adalah manajer proyek, aku
tidak harus dilibatkan pada saat ini. Terserah kalian untuk menyelesaikan proyek.
Pada tanggal 30 Maret Lassiter bertanya Kovecki bagaimana kelanjutan proyek itu. Kovecki
menyatakan bahwa hardware telah dikirim tetapi ia sedang sibuk dengan proyek Wilson dan tidak punya
waktu untuk bekerja pada perangkat lunak baru. Lassiter pergi ke Wilson untuk menanyakan tentang
lama dari pekerjaan proyek Kovecki dan Wilson menunjukkan itu harus selesai pada pertengahan April.
Walaupun Lassiter merasa tidak nyaman dengan tekanan Hedges dan Kovecki, ia akhirnya mulai
merasa bahwa ia harus menggunakan pengaruhnya agar project aplikasi sistem baru ini terlaksana.
Lassiter mengadakan pertemuan dengan stafnya, menginformasikan mereka bahwa sistem baru telah
disetujui yang akan meningkatkan operasi di beberapa daerah. Beberapa staf menyatakan keprihatinan
bahwa mereka tidak pernah berkonsultasi atau informasi tentang ide sebelum persetujuan. Pertanyaan
khusus pun ditanyakan terkait pengolah kata, perekrutan anggota baru, dan pengolahan secara umum.
Lassiter, mengantisipasi bahwa Kovecki telah mempelajari dokumentasi, meminta Kovecki untuk
menjawab pertanyaan. Kovecki tidak dapat menjawab pertanyaan dan menunjukkan bahwa dia perlu
lebih banyak waktu untuk mempelajari dokumentasi.
Lassiter membuat janji dengan UNITRAK untuk pelatihan bagi Kovecki dan dirinya sendiri.
Setelah kunjungan pelatihan positif, Lassiter meminta Kovecki untuk menghabiskan setengah hari
dengannya untuk membuat sebuah diagram alur proyek dan mengantisipasi potensi masalah. Tapi Mei
dan Juni berlalu dengan kemajuan sedikit pada konversi. Lassiter telah mengatakan kepada komite
eksekutif bahwa proyek akan selesai pada akhir Maret 1999 namun belum sedikitpun selesai. Lassiter
menyatakan:
Ini sebagian kesalahan saya karena saya tidak membentuk teamwork di depan, dan aku tidak membuat
awal yang jelas dalam proses tanggung jawab mereka yang ikut serta.
Tahap Final
Lassiter menyiapkan 2 hari pelatihan staf untuk minggu ketiga pada bulan Agustus 1999. Kovecki
diyakinkan Lassiter bahwa sistem akan sampai pada hari terakhir pelatihan sehingga staf segera bisa
menggunakan sistem baru. Lassiter memecahkan pelatihan menjadi segmen-segmen besar dan telah
Kovecki membuat situs pelatihan dalam dua ruang pertemuan yang terpisah untuk staf. UNITRAK
mengirimkan tim dua orang yang akan bertindak sebagai manajer proyek dan pelatih.
Pelatihan ini berjalan lancar dengan pengecualian dari segmen konferensi dan seminar
perangkat lunak. Pengguna memberikan keluhan signifikan bahwa perangkat lunak baru melayani
daerah ini tidak sefungsional dan seramah seperti yang ada dalam aturan tertulis PC software. Meskipun
Lassiter menduga bahwa sebagian besar dari masalah adalah bahwa perangkat lunak yang baru tersebut
berbeda, ia meminta UNITRAK untuk bekerja dengan pengguna dalam mengadaptasi perangkat lunak
UNITRAK untuk lebih memenuhi kebutuhan mereka.
Pada hari terakhir pelatihan, Lassiter memberitahu Kovecki untuk memindahkan data dalam
sistem PC saat ini ke sistem baru. Kovecki Lassiter mengatakan bahwa dia mengalami beberapa masalah
dan akan melakukan pemindahan setelah bekerja, dan itu akan menjadi hal pertama yang siap di pagi
hari. Keesokan paginya Kovecki, dalam menanggapi permintaan Lassiter mengapa sistem ini tidak siap,
berkata:
Ketika saya mencoba migrasi tadi malam, kurang dari 15 persen dari data berguling ke dalam
tugas yang tepat. Dengan tidak adanya dokumentasi di perangkat lunak lama untuk diacu, mungkin akan
membawa saya satu minggu untuk bekerja di luar. Sementara itu, sistem baru tidak akan bekerja dan
beberapa data saya di PC kami saat ini tampaknya telah rusak. Saya berharap kami dapat memulihkan
backup terbaru, tetapi beberapa sistem belum di-backup lebih dari 3 bulan.
Walaupun salah satu sistem divisi pemasaran itu telah di-backup baru-baru ini, sisa dari PC
MSCC pada dasarnya tidak bisa beroperasi. Permintaan untuk daftar dan label untuk surat tidak dapat
terpenuhi. Pengolahan Word, posting pembayaran dan faktur, perubahan manajemen biaya, dan
sebagainya tidak bisa dioperasikan. UNITRAK merasa sulit untuk membantu karena Kovecki lupa untuk
memesan modem baru yang akan memungkinkan petugas ahli dari UNITRAK untuk remote akses ke
sistem.
Lassiter mendapati sangat sulit untuk mendapatkan informasi dari Kovecki tentang kemajuan
dan status dari sistem konversi. Tampaknya Kovecki frustasi dengan masalah yang ia miliki dan jengkel
dengan staf yang datang kepadanya untuk meminta bantuan dan mencari cara untuk menghindari staf.
Meskipun Lassiter tahu bahwa staf merasa dia bertanggung jawab untuk sistem yang baru, ia merasa
frustasi bahwa tidak banyak yang bisa ia lakukan dalam mengelola konversi. Hedges keluar dari proyek
dan Kovecki tidak melaporkan kepada Lassiter.
Masa Depan
Pada akhir September 1999, Kovecki telah berjanji bahwa sistem baru akan sampai pada setiap
beberapa hari Senin terakhir. Setiap hari Senin membawa kekecewaan dan melimpahkan frustasi
kepada staf. Lassiter tahu bahwa 2 hari pelatihan telah sia-sia karena staff telah melupakan bagaimana
menggunakan system yang baru. Ia juga menduga bahwa Kovecki tidak membuat system yang lama
untuk tunduk, sehingga waktu akhirnya berlalu. Beberapa hal bisa diselesaikan, tapi sebagian lagi masih
terbengkalai.

PEMBAHASAN KASUS:
Dalam kasus ini kita melihat bagaimana suatu sistem informasi memiliki peranan yang sangat
strategis dan dibutuhkan dalam pengembangan suatu organisai guna mendukung pencapaian tujuan
organisasi.
Sistem informasi dapat dijadikan suatu sinergi untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan
melalui pemanfaatan sistem yang terintegrasi dengan operasi perusahaan. Penggunaan sistem informasi
dapat membuat penurunan pada biaya produksi. Hal ini karena dengan adanya sistem informasi maka
pengguna dapat melakukan pekerjaan dengan lebih cepat, efesien dan efektif dengan dukungan
perangkat yang terotomatisasi. Selain itu pemberian pelayanan kepada konsumen dapat dioptimalkan
dan efisiensi dalam organisai secara keseluruhan dapat tercapai.
Seperti yang ditunjukan oleh Midsouth Chamber Of Commerce (MSCC), dimana dukungan
penggunaan sistem informasi yang dimulai dengan penggunaan mikrokomputer dan manajemen
database, dipadukan dengan strategi yang tepat dalam pemasaran dan operasional, telah menjadikan
MSCC yang pada awalnya mengalami penurunan pendapatan berbalik menjadi perusahaan dengan
pertumbuhan keuangan yang kuat.
Namun cepatnya perkembangan pasar, lingkungan, kompleksitas organisasi serta pertumbuhan
perusahaan tidak secepat perkembangan penerapan sistem didalam perusahaan, sehingga hal ini pada
akhirnya menjadi suatu permasalahan bagi MSCC. Pertumbuhan yang pesat tanpa diimbangi rencana
yang matang dan komprehensif dalam menggunakan informasi untuk keunggulan kompetitif dapat
menjadi suatu batu sandungan dikemudian hari. Hal inilah yang tidak disadari oleh sebagian besar
manajemen maupun direksi MSCC.
Sebenarnya langkah Lassiter untuk mengajukan penggunaan sistem baru yang dapat
meningkatkan efisensi dan pertumbuhan perusahaan kepada dewan direksi merupakan langkah yang
tepat. Hanya saja dalam implementasinya, penerapan sistem baru yang diusulkan tidak sepenuhnya
berjalan sesuai dengan apa yang direncanakan. Hambatan yang timbul sebagian besar disebabkan
karena kurangnya perencanaan terhadap kebutuhan sistem informasi dan kurangnya perencanaan
dalam pengimplementasian sistem itu sendiri. Secara garis besar, faktor-faktor yang menyebabkan
kegagalan MSCC dalam pengimplementasian sistem baru tersebut antara lain:
1. Kurangnya perencanaan dalam implementasi system
Kurangnya perencanaan dapat dilihat dari ketiadaan tim implementasi sistem, yang
pada akhirnya menyebabkan tumpang tindih tanggung jawab dalam tahap implementasi. Selain
itu MSCC tidak mendefinisikan dari awal sistem seperti apa yang sesungguhnya mereka
butuhkan. Seharusnya dibuat suatu perencanaan matang mulai dari pengidentifikasian sistem
yang dibutuhkan pengguna, jangka waktu atau skedul pengimplementasian sistem dan tim
implementasi yang bertanggung jawab mulai dari pencarian vendor, pengenalan sistem kepada
user dan instalasi serta sinkronisasi sistem sampai sistem tersebut siap digunakan oleh users.
Pada kasus MSCC kita lihat bahwa hanya Lassiter yang melakukan sebagian besar proses
perencanaan tanpa membentuk suatu tim implementasi atau melakukan perencanaan bersama
dengan pimpinan yang menangani fungsi lainnya dalam organisasi, sehingga diantara para
pimpinan fungsi tercapai sinkronisasi dan kesepakatan-kesepakatan terkait dengan
implementasi sistem. Hal ini pada akhirnya membuat lempar tanggung jawab antara Kovecki
yang bertindak sebagai Analis Sistem dan Jeff Hedges, wakil presiden baru keuangan publik yang
ditugaskan untuk bertanggung jawab atas operasi komputer dan Lassiter sendiri selaku
penggagas sistem yang baru. Lempar tanggung jawab dan ketidakjelasan tanggung jawab
masing-masing pihak pada akhirnya membuat sistem tidak dapat diterapkan sesuai dengan
jangka waktu yang diinginkan dan tidak mencapai tujuan yang diharapkan.
Kurangnya perencanaan juga membuat tidak sinkronnya sistem lama dengan sistem
yang baru dimana beberapa data sistem lama tidak bisa dipindahkan ke sistem baru sehingga
pada akhirnya mengganggu kegiatan operasional perusahaan. Seharusnya sedari awal saat
pemilihan vendor yang akan menyediakan sistem, pihak MSCC telah mendiskusikan mengenai
sistem yang mereka miliki saat ini dan bagaimana proses konversi dari sistem lama ke sistem
baru. Jangan sampai konversi sistem tersebut menghilangkan data-data penting yang
sebelumnya tersimpan dalam sistem sehingga dapat mengganggu operasional perusahaan.
2. Pengambilan keputusan yang tidak melibatkan users
Seperti yang kita ketahui dalam tahap implementasi sistem, karyawan/ staff perusahaan
secara tiba-tiba diinformasikan mengenai penggantian sistem tanpa adanya sosialisasi atau
inisiasi sebelumnya. Hal ini menimbulkan kekecewaan pada beberapa staf, yang menyatakan
keprihatinan tentang pihak manajemen yang tidak pernah berkonsultasi kepada mereka atau
minimal adanya informasi kepada mereka tentang ide penggantian sistem sebelum persetujuan
penggantian sistem dibuat. Ini membuat kurangnya penerimaan karyawan sebagai user dalam
penggunaan sistem. Kurangnya penerimaan user pada akhirnya membuat proses implementasi
sistem menjadi terhambat.
Seharusnya sebelum keputusan diambil, dilakukan sosialisasi terlebih dahulu kepada
pengguna sistem yang notabena adalah karyawan perusahaan. Dengan adanya sosialisai maka
setidaknya mereka sudah mengetahui dan menyiapkan diri untuk beradapasi dengan sistem
yang baru. Dengan adanya sosialisasi maka karyawan juga dapat dilibatkan dalam pengambilan
keputusan mengingat sebenarnya merekalah pengguna dari sistem tersebut dan yang akan
mengoperasikan sistem tersebut dilapangan. Perusahaan dapat meminta pendapat dari
karyawan mengenai kelemahan sistem saat ini sehingga dapat diidentifikasikan bersama sistem
seperti apa yang sesungguhnya dibutuhkan. Dengan demikian karyawan akan lebih mudah
menerima ketika ada suatu perubahan dalam sistem yang mereka gunakan.
Selain itu sosialisasi awal dapat membuat pelatihan dilakukan lebih dini sebelum sistem
digunakan sehingga setelah sistem dipasang maka sistem tersebut telah siap digunakan karena
karyawan telah memahami cara kerja sistem tersebut.
Dalam kasus MSCC pelatihan diberikan tanpa sosialisasi dan diberikan seketika setelah
sistem dipasang sehingga akhirnya karyawan tidak memahami esensi penggunaan sistem itu
sendiri.
3. Kurangnya Tenaga Ahli Internal yang Memahami Sistem
Kasus yang terjadi pada MSCC adalah kurangnya tenaga ahli yang benar-benar
memahami sistem atau minimal concern terhadap sistem dan pengembangan sistem itu sendiri.
MSCC hanya memiliki seorang analis sistem yang ditempatkan dalam Departemen/ Bagian
Keuangan, dan tidak ada departemen tersendiri yang menangani atau bertanggung jawab
terhadap sistem. Hal ini mejadikan sistem/teknologi informasi tidak terlalu mendapat perhatian
yang besar, padahal pengaruhnya sangat krusial dalam mendukung pencapaian tujuan organisai.
Sebenarnya diperlukan masing-masing ahli sistem disetiap depertemen terutama departemen
yang krusial seperti keuangan, operasional dan pemasaran sehingga mereka bisa membantu
mendefinisikan apa yang sesungguhnya dibutuhkan oleh masing-masing departemen sekaligus
membantu memberi pelatihan terhadap penggunaan sistem. Selain itu mereka yang
ditempatkan dimasing-masing departemen akan membuat tanggapan yang cepat apabila terjadi
kerusakan sistem dan mengobservasi perkembangan sistem dengan kebutuhan masing-masing
departemen.
Dengan kondisi seperti itu, karyawan yang mengalami kesulitan dalam implementasi
sistem semakin dibuat bingung karena mereka tidak tahu harus bertanya kemana dan kepada
siapa menyampaikan keluhan mengenai sistem yang mereka gunakan.

Berdasarkan kasus yang dialami MSCC dapat kita ambil sebuah pelajaran berharga betapa
Sistem dan Teknologi Informasi menjadi suatu hal yang mutlak dibutuhkan oleh perusahaan sebagai
keunggulan kompetitif untuk menciptakan pertumbuhan perusahaan yang pesat dan mencapai tujuan
organisasi yang diinginkan. Sehingga dapat dikatakan bahwa dewasa ini kemajuan suatu organisasi tidak
dapat dilepaskan dari kemampuan perusahaan dalam mengelola dan memanfaatkan sistem informasi
dan teknologi dalam menciptakan keunggulan bersaing. Selain itu yang perlu diperhatikan adalah
pengguna dari sistem informasi tersebut haruslah mumpuni dalam mengoperasikan sistem. Hal ini dapat
dilakukan dengan melakukan pelatihan sebelum pengguna terjun langsung ke sistem yang baru.
Pelatihan ini harus sering dilakukan mengingat seiring perkembangan jaman, kebutuhan akan perangkat
lunak akan terus berubah-ubah. Semakin kompleks suatu perusahaan maka semakin kompleks pula
sistem yang digunakan. Namun, semakin lama, sistem akan semakin memanjakan penggunanya demi
kenyamanan kerja.