Anda di halaman 1dari 132

KOMPUTERISASI SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU

SECARA KREDIT PADA PT. LEMINDO ABADI JAYA


BOGOR

TUGAS AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga

Yuli Andriani
NIM : 11030167

Jurusan Komputerisasi Akuntansi


Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
Jakarta
2006

6
PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN TUGAS AKHIR

Tugas akhir ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk dipresentasikan

pada ujian lisan tugas akhir periode I Tanggal 2 September 2006.

DOSEN PEMBIMBING KETUA JURUSAN

Tugas Akhir Komputerisasi Akuntansi

Nur Hidayati, S. Kom Hj. Eni Heni Hermaliani, S. Kom


PENGUJI TUGAS AKHIR

Tugas akhir ini telah dipresentasikan pada tanggal 2 September 2006.

PENGUJI 1 PENGUJI 2

Ahmad Setiadi, S. Kom Haryanto, S. Kom


LEMBAR KONSULTASI TUGAS AKHIR

AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA & KOMPUTER


BINA SARANA INFORMATIKA

• NIM : 11030167
• Nama Lengkap : Yuli Andriani Foto
• Dosen Pembimbing : Nur Hidayati, S. Kom 2X3
• Judul Tugas Akhir : Sistem Pembelian Bahan Baku
Secara Kredit Pada PT. Lemindo Abadi Jaya Bogor

Tanggal Paraf dosen


No Pokok Bahasan
Bimbingan Pembimbing

1 11 Mei 2006 Bimbingan Perdana

2 16 Mei 2006 Penyerahan Bab I & II

3 20 Mei 2006 Acc. Bab I & II

4 24 Mei 2006 Pengajuan Bab III

5 27 Mei 2006 Perbaiki Bab III


Lanjutan.
Tanggal Paraf dosen
No Pokok Bahasan
Bimbingan Pembimbing

6 11 Juni 2006 Acc. Bab III

7 15 Juli 2006 Pengajuan Bab IV

8 03 Agust 2006 Acc. Bab IV & V

9 05 Agust 2006 Acc. Keseluruhan

Catatan untuk dosen pembimbing.


Bimbingan Tugas Akhir
• Dimulai pada tanggal : 11 Mei 2006
• Diakhiri pada tanggal : 05 Agustus 2006
• Jumlah pertemuan bimbingan : 9x pertemuan

Disetujui oleh,
Dosen Pembimbing

Nur Hidayati, S. Kom


KATA PENGANTAR

Segala puji syukur alhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah, SWT,

yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis

dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik. Di mana Tugas Akhir ini penulis sajikan

dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul penulisan Tugas Akhir yang

penulis ambil adalah sebagai berikut :

KOMPUTERISASI SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU SECARA KREDIT

PADA PT. LEMINDO ABADI JAYA

BOGOR

Tujuan penulisan Tugas Akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan

program Diploma III (D3) AMIK BSI Jakarta. Sebagai bahan penulisan diambil

berdasarkan hasil penelitian, observasi dan beberapa sumber literature yang

mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan

dari semua pihak, maka penulisan Tugas Akhir ini tidak akan lancar. Oleh karena itu

pada kesempatan ini, izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada:

1. Bapak Ir. Naba Aji Notoseputro selaku Direktur AKADEMI BSI.

2. Ibu Hj. Eni Heni Hermaliani, S. Kom selaku Ketua Jurusan KA.

3. Ibu Nur Hidayati, S. Kom selaku dosen pembimbing.

4. Staff / karyawan / dosen dilingkungan AKADEMI BSI.

5. Bapak Paulus Doni Ruing selaku Management Representative PT Lemindo

Abadi Jaya.
6. Ibu Evy Nurchayati selaku Manager Purchasing PT Lemindo Abadi Jaya.

7. Bapak Oyong Darwan selaku Manager HR PT Lemindo Abadi Jaya.

8. Staff / Karyawan PT Lemindo Abadi Jaya.

9. Orang tua tercinta yang telah memberikan dukungan moral maupun spiritual.

10. Rekan-rekan mahasiswa kelas KA-6B.

Serta semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang telah

banyak memberikan bantuan dorongan dan meluangkan waktunya kepada penulis

sehingga terselesaikannya penulisan Tugas Akhir ini.

Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari

sempurna, walaupun penulis telah berusaha semaksimal mungkin. Oleh sebab itu,

kritik dan saran yang membangun demi penyempurnaan penulisan ini akan penulis

terima dengan senang hati.

Akhir kata semoga Tugas Akhir ini dapat berguna bagi penulis khususnya dan

bagi para pembaca yang berminat pada umumnya.

Jakarta, 4 Agustus 2006

Yuli Andriani
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
Lembar Judul Tugas Akhir ……………………………………………… i
Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir ………………………… ii
Lembar Penguji Tugas Akhir …....………………………………………… iii
Lembar Konsultasi Tugas Akhir …………………………………………… iv
Kata Pengantar ……………………………………………………………… v
Daftar Isi …………………………………………………………………… vii
Daftar Simbol………………………………………………………………. ix
Daftar Gambar ……………………………………………………………… xi
Daftar Tabel ……………………………………………………………….. xii
Daftar Lampiran ……………………………………………………………. xiii

BAB I. PENDAHULUAN ………………………………………… 1


1.1. Umum …………………………………………………. 1
1.2. Maksud dan Tujuan …………………………………… 2
1.3. Metode Penelitian ……………………………………… 3
1.4. Ruang Lingkup ………………………………………… 4
1.5. Sistematika Penulisan ………………………………….. 4

BAB II. LANDASAN TEORI ……………………………………… 6


2.1. Konsep Dasar Sistem …………………………………. 6
2.2. Peralatan Pendukung ………………………………….. 16

BAB III. ANALISA SISTEM BERJALAN…………………………… 31


3.1. Umum …………………………………………………… 31
3.2. Tinjauan Perusahaan ……………………………………. 32
3.2.1. Sejarah Perusahaan ……………………………… 32
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ………………… 34
3.3. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan …………………… 36
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Berjalan ... 38
3.5. Kamus Data Sistem Akuntansi Berjalan ………………... 41
3.6. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan ………................. 52
3.6.1. Bentuk Dokumen Masukan ……………………. 52
3.6.2. Bentuk Dokumen Keluaran …………………….. 53
3.7. Permasalahan …………………………………………… 55
3.8. Alternatif Pemecahan Masalah ………………………… 56

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN………........................... 57


4.1. Umum ………………………………………………….. 57
4.2. Prosedur Sistem Akuntansi Usulan ……………………. 58
4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Usulan ….. 60
4.4. Kamus Data Sistem Akuntansi Usulan ………………… 63
4.5. Spesifikasi Sistem Akuntansi Usulan …………………... 77
4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan ……………………. 77
4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran ……………………. 79
4.5.3. Normalisasi File ……………………………….. 81
4.5.4. Spesifikasi File …………………………………. 86
4.5.5. Struktur Kode ………………………………….. 94
4.5.6. Spesifikasi Program …………………………….. 98
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer ………………………….. 109
4.6.1. Umum …………………………………………... 109
4.6.2. Perangkat Keras ………………………………… 110
4.6.3. Perangkat Lunak ……………………………….. 110
4.6.4. Konfigurasi Sistem Komputer …………………. 110
4.7. Jadwal Implementasi …………………………………… 110

BAB V. PENUTUP ………………………………………………….. 114


5.1. Kesimpulan …………………………………………….. 114
5.2. Saran-saran ……………………………………………… 114

Daftar Pustaka ……………………………………………………………….. 116


Daftar Riwayat Hidup ……………………………………………………….. 117
Surat Keterangan PKL/Riset
DAFTAR SIMBOL

Simbol Diagram Arus Data

EXTERNAL ENTITY

Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan

pada arus data

DATA FLOW

Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data

PROCESS

Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang

berlangsung

DATA STORE

Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk

menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.


DISPLAY

Digunakan untuk menggambarkan kegiatan menampilkan

data melalui CRT (Cathode Ray Tube) atau monitor.

MANUAL INPUT

Digunakan untuk menggambarkan kegiatan memasukkan

data dengan menggunakan terminal (keyboard).

LINE PRINTER

Digunakan untuk menggambarkan pengeluaran data pada

mesin pencetak (printer).

FLOPPY DISK

Digunakan untuk menggambarkan proses dan penyimpanan

data dengan media disket.

HARD DISK

Digunakan untuk menggambarkan proses dan penyimpanan

data dengan media hard disk.

PROCESS

Digunakan untuk menunjukan proses dari operasi program

komputer.

FLOW LINES

Digunakan untuk menunjukan arus dari proses.


DAFTAR GAMBAR

Halaman

1. Gambar III.1. Struktur Organisasi PT Lemindo Abadi Jaya………………… 34

2. Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Akuntansi Berjalan………………… 38

3. Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Akuntansi Berjalan……………………… 39

4. Gambar III.4. Diagram Detail Sistem Akuntansi Berjalan……………………. 40

5. Gambar IV.1. Diagram Konteks Sistem Akuntansi Usulan…………………… 60

6. Gambar IV.2. Diagram Nol Sistem Akuntansi Usulan………………………… 61

7. Gambar IV.3. Diagram Detail Sistem Akuntansi Usulan……………………… 62

8. Gambar IV.4. Bentuk Tidak Normal…………………………………………… 82

9. Gambar IV.5. Bentuk Normal Kesatu………………………………………….. 83

10. Gambar IV.6. Bentuk Normal Kedua………………………………………….. 84

11. Gambar IV.7. Bentuk Normal Ketiga…………………………………………... 85

12. Gambar IV.8. Diagram HIPO Sistem Akuntansi Usulan…………………….. 98

13. Gambar IV.9. Konfigurasi Sistem Komputer………………………………… 110


DAFTAR TABEL

Halaman

1. Tabel II.1. Notasi Struktur Data …………………………………………….... 26

2. Tabel II.2. Notasi Tipe Data ………………………………………………….. 26

3. Tabel IV.1. Spesifikasi File Barang …………………………………………… 86

4. Tabel IV.2. Spesifikasi File Supplier ………………………………………….. 87

5. Tabel IV.3. Spesifikasi File Perkiraan …………………………………………. 88

6. Tabel IV.4. Spesifikasi File Permintaan ……………………………………….. 89

7. Tabel IV.5. Spesifikasi File Pesanan …………………………………………... 90

8. Tabel IV.7. Spesifikasi File Penerimaan Barang ……………………………… 91

9. Tabel IV.8. Spesifikasi File Hutang ……………………………………………. 92

10. Tabel IV.9. Spesifikasi File Jurnal …………………………………………….. 93

11. Tabel IV.10. Jadwal Implementasi …………………………………………... 113


DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

A.1 Contoh Permintaan Pembelian ……………………………………………… 119

A.2 Contoh Purchase Order …………………………………………………….. 120

B.1 Contoh Surat Jalan …………………………………………………………... 121

B.2 Contoh Buku Penerimaan Barang …………………………………………… 122

B.3 Contoh Faktur ……………………………………………………………… 123

B.4 Contoh Tanda Terima ……………………………………………………… 124

B.5 Contoh Bukti Pengeluaran …………………………………………………… 125

B.6 Contoh Laporan Pembelian Bahan Baku …………………………………… 126

C.1 Permintaan Pembelian ……………………………………………………….. 127

C.2 Purchase Order………………………………………………………………. 128

C.3 Daftar Perkiraan ……………………………………………………………… 129

C.4 Daftar Barang ………………………………………………………………… 130

C.5 Daftar Supplier ………………………………………………………………. 131

C.6 Daftar Hutang ……………………………………………………………… 132

D.1 Bukti Penerimaan Barang …………………………………………………… 133

D.2 Tanda Terima ………………………………………………………………… 134

D.3 Bukti Pengeluaran …………………………………………………………… 135

D.4 Jurnal Pembelian …………………………………………………………….. 136

D.5 Laporan Pembelian Bahan Baku …………………………………………….. 137


E.1 Tampilan Menu Utama ………………………………………………………. 138

E.2 Tampilan Menu Master ………………………………………………………. 139

E.3 Tampilan Menu Transaksi …………………………………………………… 140

E.4 Tampilan Menu Supplier …………………………………………………….. 141

E.5 Tampilan Menu Barang ………………………………………………………. 142

E.6 Tampilan Menu Perkiraan …………………………………………………… 143

E.7 Tampilan Menu Permintaan …………………………………………………. 144

E.8 Tampilan Menu Pesanan …………………………………………………….. 145

E.9 Tampilan Menu Penerimaan …………………………………………………. 146

E.10 Tampilan Menu Hutang …………………………………………………….. 147

E.11 Tampilan Menu Jurnal …………………………………………………….. 148

E.12 Tampilan Menu Laporan ………………………………………………….. 149

E.13 Tampilan Menu Utility ……………………………………………………. 150


BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Umum

PT Lemindo Abadi Jaya adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang

industri manufaktur, pembuat dan pemasok perekat (lem) serta produk kimia lainnya.

Sesuai dengan perkembangan zaman yang semakin cepat berkembang, maka sangat

dibutuhkannya suatu alat yang dapat mengatasi suatu pekerjaan yang dapat

dikerjakan dengan cepat terutama dalam masalah laporan-laporan yang dibutuhkan

oleh pihak Manajer untuk mengambil suatu kebijakan atau keputusan yang dapat

memajukan perusahaan tersebut.

Kebutuhan akan komputer merupakan solusi yang baik untuk mengatasi

masalah tersebut. Suatu perusahaan memang sangat memerlukan alat bantu ini

karena dengan adanya fasilitas tersebut kebutuhan pengolahan data yang cepat dan

akurat sehingga dapat menghasilkan suatu informasi. Selain itu komputer juga sangat

berguna dalam pencatatan akuntansi dan media penyimpanan data-data yang penting

bagi perusahaan.

Setiap perusahaan yang didirikan, baik perusahaan yang bergerak dalam

bidang perdagangan, industri maupun jasa mempunyai tujuan dan sasarannya masing-

masing. Tujuan umum dari setiap perusahaan dalam suatu perekonomian yang

kompetitif adalah memperoleh laba yang sebesar-besarnya sesuai dengan

pertumbuhan perusahaan dalam jangka panjang. Hal yang perlu mendapat perhatian
adanya kecenderungan terjadinya ketidakselarasan antara tujuan dan sasaran

perusahaan. Efektifitas perusahaan dinilai dari penghasilan perusahaan dan kegiatan

penjualan barang dalam kaitannya untuk mencapai sasaran perusahaan, sedangkan

efisiensi perusahaan dinilai dari besarnya pengorbanan perusahaan untuk memperoleh

penghasilan tersebut.

Dalam mengolah data pembelian di PT. Lemindo Abadi Jaya masih

menggunakan sistem manual dan belum terkomputerisasi sehingga masih ada kendala

dan permasalahan-permasalahan yang timbul. Sesuai dengan pernyataan diatas maka

penulis hendak mengkaji permasalahan pembelian dengan harapan dapat memberi

sumbangan kepada pihak Manajemen perusahaan. Oleh karena itu penulis tertarik

untuk mengambil judul Tugas Akhir yaitu :

Komputerisasi Sistem Pembelian Bahan Baku Secara Kredit

pada PT. Lemindo Abadi Jaya

Bogor

1.2. Maksud dan Tujuan

Adapun maksud dari penulisan Tugas Akhir ini adalah :

1. Membentuk pola pikir penulis untuk menjadi pribadi yang memiliki wawasan

pengetahuan.

2. Memberi kesempatan kepada penulis untuk menunjukkan darma baktinya kepada

almamater AMIK BSI.


3. Melakukan penelitian mengenai masalah sistem pembelian dibawah bimbingan

yang cermat dari dosen pembimbing, untuk menghasilkan pengetahuan baru dari

penelaahan yang orisinil.

4. Sebagai penerapan ilmu yang didapat dan untuk mengetahui sejauh mana

kemampuan penulis dalam memecahkan masalah yang dihadapi berdasarkan ilmu

pengetahuan yang telah diperoleh selama kuliah di AMIK BSI.

Sedangkan tujuan dari penulisan tugas akhir ini yaitu sebagai salah satu

syarat kelulusan program Diploma Tiga (D III) pada jurusan Komputerisasi

Akuntansi di Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana

Informatika (AMIK BSI) Jakarta.

1.3. Metode Penelitian

Dalam rangka pengumpulan data serta keterangan yang diperlukan untuk

bahan penulisan program ini penulis menggunakan metode yaitu :

1. Metode Pengamatan

Didalam metode ini penulis mengadakan pengumpulan data secara langsung

kelapangan dengan melihat objek penelitian dalam jangka waktu yang bersamaan.

2. Metode Wawancara

Penulis melakukan proses tanya jawab, dengan pimpinan atau karyawan

perusahaan, dimana objek penelitian dilakukan. Untuk mendapatkan data yang

akurat, maka proses ini tidak dapat dilakukan hanya satu kali, akan tetapi

disesuaikan dengan kebutuhan.


3. Metode Kepustakaan

Penulis melakukan penelitian dengan membaca buku-buku literature yang ada di

perpustakaan yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas dalam

penyusunan tugas akhir ini.

1.4. Ruang Lingkup

Untuk lebih memusatkan perhatian pada permasalahan yang ada agar dapat

dimengerti lebih jelas dan tidak menyimpang dari pokok bahasan maka penulis

membuat batasan-batasan permasalahan pada sistem pembelian dimulai dari proses

permintaan, proses pemesanan, proses penerimaan barang, proses pembayaran dan

proses pelaporan.

Adapun batasan sistem yang akan dibahas adalah mengenai proses pembelian

kepada Supplier dengan membuat permintaan pembelian terlebih dahulu.

1.5. Sistematika Penulisan

Untuk dapat mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan Tugas

Akhir ini, maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan untuk

mempermudah pembaca menelusuri dan memahami isi tugas akhir ini.

Bab I PENDAHULUAN

Dalam bab ini menjelaskan mengenai umum, maksud dan tujuan, metode penelitian,

ruang lingkup dan sistematika penulisan.

Bab II LANDASAN TEORI

Menjelaskan mengenai dari konsep dasar sistem dan peralatan pendukung.


Bab III ANALISA SISTEM BERJALAN

Di dalam bab ini menjelaskan tentang sejarah singkat perusahaan, prosedur sistem

akuntansi berjalan, Diagram Alir Data sistem akuntansi berjalan, Kamus Data sistem

akuntansi berjalan, spesifikasi sistem akuntansi berjalan, permasalahan dan alternatif

pemecahan masalah.

Bab IV RANCANGAN SISTEM USULAN

Menjelaskan mengenai rancangan sistem akuntansi usulan, prosedur sistem akuntansi

usulan, Diagram Alir Data sistem akuntansi usulan, Kamus Data sistem akuntansi

usulan, spesifikasi rancangan sistem akuntansi usulan, spesifikasi sistem komputer

dan jadwal implementasi.

Bab V PENUTUP

Dalam bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan yang penulis ambil dan

saran-saran yang bisa berguna bagi perusahaan dan pembaca.


BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

A. Pengertian Sistem

Dalam mendefinisikan sistem atau memahami sistem, terdapat dua perbedaan

pendapat. Pendapat yang pertama adalah pendekatan terhadap prosedur, dan

pendapat yang kedua lebih menekankan kepada pendekatan pemahaman atau elemen-

elemennya. Namun demikian, pada prinsipnya kedua pendapat ini mempunyai tujuan

yang sama, hanya pendekatannya saja yang berbeda. Pendapat yang menekankan

pada konsep prosedur, mendefinisikan sistem sebagai :

“Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul

bersama atau melaksanakan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu saran

tertentu.1”

Pendekatan kedua yang lebih menekankan sistem pada pendekatan komponen

atau elemen, sistem dapat didefinisikan sebagai suatu hubungan antara komponen

yang ada ditampilkan secara keseluruhan. Dimana komponen-komponen itu saling

bekerjasama untuk menjalankan suatu fungsi dan mencapai tujuan.

B. Karakteristik Sistem

Disamping hal-hal tersebut diatas, sebuah sistem juga mempunyai sifat-sifat

atau karakteristik yang umumnya terdapat pada sistem itu sendiri.

1
Jogiyanto,HM Analisis dan Disain,edisi kedua, Andi Offset, Yogyakarta 2001, hal.1
a. Komponen sistem (Components)

suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi,

yang artinya saling bekerja sama untuk satu kesatuan.

b. Batasan sistem (Boundary)

merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan lingkungan

luarnya. Batas ini berfungsi untuk menjelaskan bahwa bagian yang berada di

bagian dari lingkungan luar adalah satu kesatuan luar sistem. Dan batasan inilah

yang disebut sebagai pemakai atau pengguna sistem itu sendiri.

c. Lingkungan luar (Environment)

segala sesuatu yang berada di luar batasan sistem yang memiliki pengaruh dalam

pengoperasian sistem. Lingkungan luar inilah yang disebut sebagai pemakai atau

pengguna sebuah sistem.

d. Penghubung (Interface)

merupakan media penghubung antara sub sistem dengan sub sistem lainnya.

Dengan penghubung ini nantinya sumber-sumber daya ataupun data akan

mengalir diantara sub sistem. Dengan penghubung ini juga, sub sistem yang

terpisah akan dapat bersatu menjadi satu kesatuan sistem.

e. Masukkan (Input)

adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukkan ini dapat berupa

masukkan perawatan atau maintenance agar sistem dapat terus beroperasi, seperti

masukkan program.
f. Proses (Process)

suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan merubah masukkan

menjadi keluaran.

g. Keluaran (Output)

yaitu hasil dari masukkan yang telah atau diproses yang memberikan manfaat atau

kegunaan bagi yang memerlukannya. Sebuah keluaran dapat menjadi masukkan

sub sistem yang lainnya.

h. Sasaran atau Tujuan (Goal)

sebuah sistem mempunyai tujuan, karena memang tujuanlah yang menjadi inti

sistem itu ada dan dibuat. Sasaran atau tujuan dari sistem sangatlah menentukan

apa saja yang nantinya akan menjadi bahan masukkan dari bahan yang menjadi

keluaran. Suatu sistem dinilai layak bila sistem itu sendiri telah mencapai atau

menghasilkan tujuan yang diharapkan.

C. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah

sebagai berikut :

a. Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system).

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak

tampak secara fisik, misalnya sistem teologia yaitu sistem yang berupa pemikiran-

pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan

sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem akuntansi dan lain

sebagainya.
b. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made

system).

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh

manusia, misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem

yang dirancang oleh manusia, misalnya sistem pembuatan mobil.

c. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic

system).

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi,

misalnya sistem komputer. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa

depannya tidak dapat diprediksi.

d. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh

dengan lingkungan luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan

terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

D. Siklus Hidup Sistem

Siklus hidup sistem (systems life cycle) adalah proses evolusioner yang diikuti

dalam menerapkan sistem atau sub sistem informasi berbasis computer. Siklus hidup

sistem terdiri dari serangkaian tugas yang erat mengikuti langkah-langkah pendekatan

sistem, karena tugas-tugas tersebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall

approach) bagi pembangunan dan pengembangan sistem. Beberapa tahapan dari daur

hidup sistem yaitu :


1. Mengenali adanya kebutuhan

Sebelum segala sesuatunya terjadi, timbul suatu kebutuhan atau problema yang

harus dapat dikenali sebagaimana adanya.

2. Pembangunan sistem

Suatu proses atau serangkaian prosedur yang harus diikuti untuk menganalisa

kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi

kebutuhan tersebut.

3. Pemasangan sistem

Merupakan tahap yang penting dalam daur sistem, dimana peralihan dari tahap

pembangunan menuju tahap operasional terjadi pemasangan sistem yang

sebenarnya, yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem.

4. Pengoperasian sistem

Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang

membentuk suatu sistem bersifat statis, sedangkan organisasi selalu mengalami

perubahan yang disebabkan kemajuan teknologi. Untuk mengatasi perubahan-

perubahan tersebut, maka suatu sistem harus diperbaiki dan diperbaharui.

5. Sistem menjadi usang

Kadang-kadang perubahan yang terjadi begitu drastis, sehingga sistem sudah

tidak layak lagi untuk dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk

menggantikannya.

Pengertian Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi,

sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang
kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir.

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih

berarti bagi yang menerimanya. Teori informasi lebih tepat disebut teori matematis,

komunikasi yang juga memberikan beberapa pandangan yang berguna bagi sistem

informasi, yang mana konsep usia informasi menunjukkan hubungan interval

informasi, jenis data dan penundaan pengolahan dalam menentukan usia informasi.

Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi (Information

Processor). Pengolahan informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem

konseptual.

Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus

akurat, tepat pada waktunya dan relevan.

Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias

atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan

maksudnya.

Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak

boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi.

Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

Nilai Informasi

Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya

mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif

dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi biasanya

dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.


F. Pengertian Sistem Informasi

Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi

manajemen di dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi didefinisikan sebagai

berikut ini:

“ Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat

manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar

tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.2”

Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen-komponen yang terdiri dari

beberapa blok yaitu :

a. Blok masukkan (Input block)

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input disini termasuk

menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen

dasar.

b. Blok model (Model block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan

memanipulasi data input dan data yang akan tersimpan di basis data dengan cara

yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c. Blok keluaran (Output block)

Teknologi merupakan “Tool Box” dalam sistem informasi, teknologi yang

digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan data dan

mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu

2
Jogiyanto,HM Analisis dan Disain,edisi kedua, Andi Offset, Yogyakarta 2001,hal.11
pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi ini terdiri dari tiga

bagian utama yaitu, teknisi (brainware), perangkat lunak (software), dan

perangkat keras (hardware).

d. Blok basis data (Database block)

Basis data atau database merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan

berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan

digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam

basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.

e. Blok kendali (Control block)

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, misalnya bencana alam,

kebakaran, kecurangan-kecurangan, kegagalan sistem itu sendiri, ketidak

efisiensian, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendali perlu dirancang

dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat

dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat

diatasi.

G. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Akuntansi merupakan bahasa dari bisnis. Setiap perusahaan menerapkannya

sebagai alat komunikasi. Secara klasik akuntansi merupakan merupakan proses

pencatatan, pengelompokkan, perangkuman dan pelaporan dari kegiatan transaksi

perusahaan. Tujuan akhir dari kegiatan akuntansi adalah penerbitan laporan-laporan

keuangan. Laporan keuangan adalah merupakan suatu informasi. Sistem informasi

yang berbasis pada komputer sekarang dikenal dengan istilah sistem informasi

akuntansi atau SIA. Sistem informasi akuntansi didefinisikan berikut ini:


“SIA adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang bertanggung

jawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari

transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam

pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan

eksternal kepada pemegang saham, pemerintah dan pihak-pihak luar lainnya.3”

H. Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian

Sistem akuntansi pembelian digunakan untuk melaksanakan pengadaan

barang kebutuhan perusahaan. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi

pembelian adalah prosedur permintaan pembelian, prosedur permintaan penawaran

harga dan pemilihan pemasok, prosedur order pembelian, prosedur penerimaan

barang, prosedur pencatatan utang, dan prosedur distribusi pembelian.

Perusahaan seringkali menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan

pemasok sehingga sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagai berikut:

a. Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung

dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemasok dipilih langsung oleh fungsi

pembelian, melalui penawaran harga. Biasanya pembelian dengan pengadaan

langsung ini jumlah rupiah yang kecil dalam sekali pembelian.

b. Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukkan langsung

dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok dilakukan oleh fungsi

pembelian, dengan terlebih dahulu dilakukan pengiriman permintaan penawaran

harga kepada paling sedikit tiga pemasok dan didasarkan pada pertimbangan

harga penawaran dari para pemasok tersebut.

3
Jogiyanto,HM Analisis dan Disain,edisi kedua,Andi Offset, Yogyakarta 2001,hal.17.
c. Sistem akuntansi pembelian dengan lelang

dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok dilakukan oleh panitia

lelang yang dibentuk, melalui lelang yang diikuti oleh pemasok yang jumlahnya

terbatas.

Definisi Pembelian

Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal dan

impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan

impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri. Prosedur pembelian mengatur

cara-cara dalam melakukan semua pembelian baik barang maupun jasa yang

dibutuhkan oleh perusahaan. Prosedur ini dimulai dari adanya kebutuhan atas suatu

barang atau jasa sampai barang atau jasa yang dibeli atau diterima.

Prosedur pembelian dilaksanakan melalui bagian dalam perusahaan. Bagian-

bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian, bagian penerimaan

barang, dan bagian gudang. Bagian pembelian berfungsi untuk melakukan pembelian

barang-barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan, seperti ; a. mesin, alat-alat

dan suku cadang, b. bahan baku, bahan penolong, dan supplies pabrik, c. supplies

kantor dan bahan pembungkus, d. jasa serta barang-barang lainnya.

Untuk dapat melaksanakan fungsi ini bagian pembelian sebelum

mengeluarkan order pembelian harus melakukan langkah-langkah untuk menjamin

bahwa :

a Pembelian dilakukan dengan harga yang menguntungkan perusahaan dan kualitas

yang sesuai.

b Barang-barang yang dibeli akan dapat diterima tepat waktu yang dibutuhkan.
Apabila pembelian dilakukan untuk jumlah yang besar dan penyerahannya

bertahap maka bagian pembelian membuat kontrak pembelian dan mengikuti setiap

ada pengiriman barang dari supplier.

Selain hal-hal tersebut diatas, apabila diterima faktur pembelian, maka bagian

pembelian bertugas untuk memeriksa faktur tersebut sesuai dengan jumlah barang

yang diterima.

Bukti-bukti transaksi sistem pembelian :

1. Permintaan Pembelian

2. Purchase Order

3. Surat Jalan

4. Bukti Penerimaan Barang

5. Faktur Pembelian.

Catatan akuntansi dari sistem pembelian, contoh jurnal adalah sebagai berikut :

Pembelian xxx

Hutang Dagang xxx

Pembelian xxx

Ppn xxx

Hutang Dagang xxx

2.2. Peralatan Pendukung

A. Diagram Arus Data (DAD)

Diagram Arus Data atau Data Flow Diagram adalah diagram yang

menggunakan notasi-notasi (simbol-simbol) yang berfungsi untuk menggambarkan


arus dari data sistem dan untuk membantu didalam komunikasi dengan pemakai

sistem secara logika. Diagram Arus Data sering digunakan untuk menggambarkan

suatu sistem yang telah ada atau yang akan dikembangkan secara logika tanpa

mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan

fisik dimana data tersebut akan disimpan.

DAD merupakan gambaran secara logika. Adapun pengertian secara umum

dari Diagram Arus Data adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem

autoformat atau komputerisasi satu gabungan dari keduanya, yang penggambarannya

disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai

dengan aturan mainnya. Keuntungan menggunakan DAD adalah memudahkan

pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan

dikerjakan dan atau dikembangkan dan memungkinkan untuk menggambarkan sistem

dari level yang paling tinggi kemudian menguraikannya menjadi level yang lebih

rendah (dikomposisi), sedangkan kekurangan dari DAD adalah tidak menunjukkan

proses pengulangan (looping), proses keputusan perhitungan. Pada DAD terdapat

beberapa tingkatan, yaitu :

1. Diagram konteks

Adalah diagram yang berada pada level yang paling tinggi yaitu level nol

yang menggambarkan ruang lingkup sistem yang global. Pada level ini DAD

menggambarkan jaringan masukkan dan keluaran sistem. Diagram ini dibuat

untuk menggambarkan sumber serta tujuan yang akan diproses atau dengan kata
lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari

keseluruhan sistem yang telah ada.

2. Diagram Nol

Merupakan diagram yang berada pada level satu, yang menggambarkan

proses-proses utama dari sistem didalamnya terdiri dari hubungan antara sumber

aliran data dan simpanan data. Diagram ini dibuat untuk menggambarkan

tahapan proses yang ada didalam konteks, yang penjabarannya lebih terperinci.

3. Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail

lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.

Simbol-simbol yang digunakan dalam menggambar Diagram Arus Data

adalah sebagai berikut :

1. Kesatuan Luar (External Entity), merupakan lingkungan luar sistem yang dapat

berupa orang, organisasi atau sistem lainnya. Dilambangkan dengan simbol Bujur

Sangkar.

2. Arus Data (Data Flow), menunjukkan arus data yang mengalir diantara proses,

simpanan data dan kesatuan luar, dapat berupa masukan sistem atau hasil dari

proses sistem. Dilambangkan dengan simbol Anak Panah.


3. Proses (Process), merupakan kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau

komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan

arus data yang akan keluar dari proses. Dilambangkan dengan simbol Lingkaran.

4. Simpanan Data (Data Store), merupakan simpanan dari data yang dapat berupa

file, arsip, filing kabinet, tabel atau agenda. Dilambangkan dengan simbol Empat

Persegi Panjang Terputus.

Aturan main dalam Diagram Arus Data adalah sebagai berikut :

1. Tidak boleh menghubungkan antara External Entity dengan External Entity


secara langsung

2. Tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan Data Store secara
langsung

3. Tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan External Entity secara
langsung (atau sebaliknya)

4. Setiap Process harus ada Data Flow yang masuk dan ada Data Flow yang keluar.

B. Normalisasi

Normalisasi merupakan proses pengelompokkan elemen data menjadi tabel

yang menunjukkan entity dan relasinya atau pengelompokkan atribut-atribut sehingga

terbentuk relasi yang terstruktur dengan baik, dimana atribut merupakan sebuah entity

set dalam domain-domain atau atribut merupakan sesuatu yang dapat memberikan

karakteristik dari suatu entity. Sedangkan entity adalah objek yang terdiri dari objek

lainnya yang sejenis.


Tujuan normalisasi adalah agar terjaminnya struktur data yang minimal dan

stabilitas. Adapun manfaat dari normalisasi yaitu :

a. Meminimalkan jumlah storage space yang diperlukan untuk menyimpan data.

b. Meminimalkan kemungkinan up date dan delete anomly.

c. Memaksimalkan stabilitas dan struktur data.

Bentuk Normalisasi :

a. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

Data yang direkam dengan tidak memperhatikan format tertentu.

b. Bentuk Normalisasi Pertama (1NF)

Sifat 1NF yaitu tidak ada set atribut yang berulang atau bernilai ganda dan setiap

fieldnya hanya satu pengertian.

c. Bentuk Normalisasi Kedua (2NF)

Bentuk normal 2NF mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi criteria

bentuk normal ke satu atribut bukan kunci, harus bergantung secara kunci pada

fungsi utama atau primary key. Sehingga untuk membentuk normal kedua

haruslah sudah ditemukan kunci-kunci field. Kunci field harus unik dan dapat

mewakili atribut lain yang sudah menjadi anggotanya.

d. Bentuk Normalisasi Ketiga (3NF)

Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal

kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif.

Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada

primary key secara menyeluruh.


e. Boyce – Codd Normal Form (BCNF)

Relasi harus berada dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut harus

bergantung fungsi pada atribut super key.

Dalam pembuatan normalisasi harus memperhatikan dan mengetahui

beberapa field atau atribut kunci seperti tersebut dibawah ini yaitu :

1. Super Key

himpunan dari satu atau lebih entitas yang dapat digunakan untuk

mengidentifikasi secara unik sebuah entitas dalam entitas set.

2. Candidate key

satu atribut atau minimal satu set atribut yang mengidentifikasikan secara unik

suatu kejadian spesifik dari entity.

3. Primary key

satu atribut atau minimal satu set atribut yang tidak hanya mengidentifikasikan

secara unik suatu kejadian spesifik tapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari

suatu entity.

4. Alternate key

kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key.

5. Foreign key

yaitu suatu atribut atau set atribut yang melengkapi satu relationship (hubungan)

yang menunjukkan ke induknya. Kunci tamu ditempatkan pada entity anak dan

sama dengan kunci primer induk direlasikan. Hubungan antara entity induk

dengan anak adalah satu ke banyak (one to many) relationship.


Data sederhana dapat kita himpun kedalam satu organisasi data file dan yang dikenal

sebagai suatu organisasi file. Tipe organisasi file diantaranya adalah :

a Sequential, metode ini mempunyai ciri yaitu rekaman tertentu dilakukan record

demi record sesuai kuncinya.

b Random, metode ini kunci rekaman ditransformasikan ke alamat penyimpanan

dalam media fisik secara acak (random). Metode ini akan menimbulkan beberapa

masalah, yaitu adanya alamat yang akan muncul lebih dari satu kali, dan alamat

yang tidak pernah muncul sama sekali.

c Indexed sequential, metode ini mempunyai ciri-ciri yaitu merupakan gabungan

antara metode sequential dan random, record disimpan secara berurutan dengan

menggunakan kunci, masing-masing record diberi indeks, pengamatan dilakukan

secara acak dan perlu penimpanan tambahan, yaitu untuk file indeks.

Selain itu juga terdapat dua jenis data file yang digunakan yaitu :

1. SASD (Sequential Access Storage Device)

Atau juga disebut piranti akses serial, peralatan yang termasuk jenis ini adalah

magnetic tipe. Dan piranti ini mempunyai cirri yaitu proses pembacaan rekaman

harus berurutan dan data harus disimpan dalam blok-blok dan proses write hanya

bisa dilakukan sekali saja.

2. DASD (Direct Access Storage Device)

Atau juga disebut akses direct. Contoh dari piranti akses tipe direct ini adalah

cakram magnetic (magnetic disk) yang terdiri dari hard disk atau floppy disk, dan

mempunyai ciri-ciri seperti pembacaan rekaman tidak harus urut, mempunai


alamat, data dapat disimpan dalam karakter atau blok dan proses write dapat

dilakukan beberapa kali.

Dalam mengumpulkan data, dapat kita himpun kedalam suatu data file yang

memuat informasi tentang hubungan antara item yang terdapat didalamnya. File

didalam pemrosesan aplikasi dapat dikategorikan kedalam beberapa tipe file, dan

kegunaan tipe dari file tersebut antara lain yaitu :

1. File Master (Mater File)

File induk berisi data-data permanent yang biasanya hanya sekali dibentuk,

kemudian dipakai didalam pengolahan data selanjutnya.

2. File Transaksi (Transaction File)

File ini berisi data-data untuk suatu periode waktu atau sesuatu bidang kegiatan

atau suatu periode waktu yang dihubungkan dengan suatu bidang kegiatan.

3. File Laporan (Report File)

File yang berisi atau yang akan ditampilkan. Isi dari file ini biasanya diambil

dari file master untuk mempersiapkan pembuatan laporan.

4. File Sejarah (History File)

File ini berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi masih disimpan

sebagai arsip.

5. File Pelindung (Backup File)

File ini merupakan salinan dari file-file yang masih aktif didalam database pada

suatu saat. Atau disebut juga file cadangan jika file database rusak atau hilang.
C. Kamus Data

Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada DAD. Arus data

yang DAD sifatnya adalah global dan hanya ditunjukkan nama arus datanya saja.

Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DAD secara lebih rinci

dapat dilihat pada kamus data.

Dan seperti halnya dengan kamus bahasa yang menjelaskan lebih detail suatu

kata maupun kalimat. Kamus data digunakan dalam struktur analisa dan desain

sistem informasi yang juga merupakan suatu katalog yang menjelaskan lebih detail

lagi tentang DAD. Dengan kamus data sistem analis dapat mendefinisikan data

mengalir pada sistem dengan lengkap.

Adapun penggunaan kamus data harus merupakan dan menyesuaikan dengan

apa yang ada di dokumen. Dan kamus data merupakan gambaran mendetail dari

Diagram Arus Data dan memudahkan dari pembacaan DAD.

Kamus Data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data

yang dicatatnya. Untuk itu maka kamus data harus memuat hal-hal berikut ini:

1. Nama arus data

digunakan untuk mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan

lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung mencarinya

dengan mudah di kamus data.

2. Alias

alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu

ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau

departemen satu dengan yang lainnya.


3. Bentuk data

digunakan untuk mengelompokkan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu

perancangan sistem.

4. Arus data

digunakan untuk memudahkan mencari arus data di DAD.

5. Penjelasan

untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di

kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan

tentang arus data tersebut.

6. Periode

digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data harus dimasukkan ke sistem,

kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus

dihasilkan.

7. Volume

digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan

digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output.

8. Struktur data

menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data terdiri dari item-item data

apa saja.

Dan bentuk tabel dan simbol dari kamus data dapat dilihat dari gambar

dibawah ini.
Tabel II.1 Notasi Struktur Data

Simbol Arti

= Terdiri dari

+ Dan

[ ] Salah satu dari

( ) Boleh atau tidak boleh

{ } Pengulangan

* * Komentar

“ “ Harga diskrit

Notasi tipe data digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun

output suatu data. Notasi yang umum yang digunakan antara lain :

Tabel II.2 Notasi Tipe Data

Simbol Arti

X Setiap karakter

9 Angka Numerik

A Karakter alphabeth

Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong

. Titik, sebagai pemisah ribuan

, Koma, sebagai pemisah pecahan

/ Slash, sebagai tanda pembagi

- Hypen, sebagai tanda penghubung


D. Struktur Kode

Kode adalah suatu kerangka (Framework) yang menggunakan angka atau

huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk memberi tanda terhadap klasifikasi yang

sebelumnya telah dibuat. Kode memudahkan proses pengolahan data karena dengan

kode data akan lebih mudah diidentifikasi.

Dalam kaitannya dengan penggunaan komputer untuk memproses data, kode

yang menggunakan angka atau huruf mempunyai istilah sebagai berikut:

Kode alfabetik adalah kode yang menggunakan huruf

Kode numerik adalah kode yang menggunakan angka

Kode alfanumerik adalah kode yang menggunakan kombinasi angka dan

huruf.

Tujuan Pembuatan Kode :

Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukkan data ke

dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang

berhubungan dengannya.

Petunjuk Pembuatan Kode :

1. Harus mudah diingat

supaya kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan

kode tersebut dengan obyek yang di wakili dengan kodenya.

2. Harus unik

kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilkannya. Unik berarti

tidak ada kode yang kembar.


3. Harus fleksibel

kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau

penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.

4. Harus efisien

kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila

direkam di simpanan luar komputer.

5. Harus konsisten

bilamana mungkin, kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.

6. Harus standarisasi

kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam

organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan, salah

pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang

menggunakan kode tersebut.

7. Spasi dihindari

spasi didalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat menyebabkan kesalahan

didalam menggunakannya.

8. Hindari karakter yang mirip

karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya

sebaiknya tidak digunakan dalam kode.

9. Panjang kode harus sama

masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.


Tipe dari Kode

Ada beberapa macam tipe dari kode yang dapat digunakan di dalam sistem

informasi, masing-masing tipe dari kode tersebut mempunyai kebaikan dan

kelemahannya tersendiri.

a. Kode Mnemonik (mnemonic code)

Digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode mnemonik dibuat dengan

dasar singkatan atau mengambil sebagian karakterdari item yang akan diwakili

dengan kode ini.

Contoh : “P” untuk Pria

“W” untuk wanita

b. Kode Urut (sequential code)

Disebut juga dengan kode seri (serial code) merupakan kode yang nilainya urut

antara satu kode dengan kode berikutnya.

Contoh : 001 Kas

002 Piutang Dagang

c. Kode Blok (block code)

Mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan

satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.

Contoh : 1000 – 1999 Aktiva Lancar

2000 – 2999 Aktiva Tetap

d. Kode group (group code)

Merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap field kode

mempunyai arti. Contoh :


6-101-60

Kelompok biaya

Rincian biaya tiap kelompok

Pusat pertanggung jawaban

e. Kode Desimal (decimal code)

Mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0

sampai dengan angka 9 atau dari 00 sampai dengan 99 tergantung dari

banyaknya kelompok.

Contoh :

00. AKTIVA LANCAR 01. AKTIVA TETAP

00100 Kas 01100 Tanah

00200 Piutang 01200 Bangunan


BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Dalam struktur organisasi perusahaan terdapat banyak fungsi-fungsi antara

lain bagian keuangan dan akuntansi, fungsi bagian penjualan, fungsi bagian

pembelian, fungsi bagian gudang, fungsi bagian administrasi dan lain sebagainya.

Fungsi bagian pembelian merupakan salah satu yang memiliki peranan yang sangat

besar dan penting dalam perusahaan, karena tanpa fungsi ini perusahaan tidak

memiliki persediaan barang untuk diproses dan dijual dalam rangka memperoleh

keuntungan.

Pembelian merupakan unsur penting pula dalam perusahaan, penanganan

bagian pembelian yang baik dan jujur akan mengakibatkan keseimbangan perusahaan

terjamin karena bagian ini berkaitan dengan bagian PPIC dan gudang yang harus

bekerjasama dengan baik sehingga Aset perusahaan bisa terjaga dengan aman.

Dengan adanya pemeriksaan operasional atas pembelian yang tepat waktu dan teliti

diharapkan perusahaan dapat mengurangi kecurangan atau penyelewengan yang

dapat terjadi pada saat hutang dagang akan dibayarkan ke pihak supplier.
3.2. Tinjauan Perusahaan

3.2.1. Sejarah Singkat Perusahaan

PT Lemindo Abadi Jaya awalnya didirikan pada tahun 1976 dengan nama PT

INTI TANAMAS dengan jenis usaha yaitu membuat / memproduksi dan menjual lem

serbaguna (perekat) untuk berbagai macam kebutuhan. Pada tahun 1987, PT Inti

Tanamas dilikuidasi berhubung para pendirinya dan pengelola sudah lanjut usia.

Kemudian oleh para ahli waris dan beberapa rekan (sebagai pemegang saham baru)

sepakat mendirikan perusahaan baru yaitu PT LEMINDO SARANA ABADI, jenis

usaha adalah sama dengan perusahaan sebelumnya dan kapasitasnya ditambah

menjadi lebih besar.

Pada tahun 1989, PT Lemindo Sarana Abadi diubah menjadi PT LEMINDO

ABADI. Kemudian dalam rangka penerapan teknologi baru dan peningkatan kualitas

dan kapasitas produksi, dimana pada tahun 1992 PT Lemindo Abadi bersama-sama

dengan perusahaan KOYO SANGYO.,LTD dan TOYOTA TSUSHO CORP. (kedua-

duanya adalah perusahaan asing dari Jepang), sepakat mendirikan perusahaan baru

dalam bentuk Joint Venture yaitu “PT KOYOLEM INDONESIA” dengan spesialisasi

khusus memproduksi perekat bermerek “KOYO BOND”.

Dengan masuknya PT Lemindo Abadi dalam PT Koyolem Indonesia (yang

sekaligus sudah menjadi PMA), maka dibuat lagi nama perusahaan baru yaitu PT.

LEMINDO ABADI JAYA. Kegiatan dan jenis usaha PT Lemindo Abadi Jaya adalah

meneruskan kegiatan dan produksi dari PT. Lemindo Abadi, yang kemudian setiap

tahunnya mengalami kemajuan dan kemampuan kapasitas semakin bertambah.


VISI

“Build the competencies as a professional formulator for adhesive, other

downstream chemical product and distribution network.”

MISI

“Create Customer value added through Q-C-D-S-M-E for Customer Delight.”

BUDAYA PERUSAHAAN (Company Culture)

1. Pelayanan terbaik terhadap pelanggan internal / eksternal

2. Berorientasi pada perencanaan dan target

3. Kesadaran akan biaya untuk pertumbuhan

4. Bekerja efektif dan efisien melalui team work

5. Jangan menyalahkan, bekerja dengan penuh tanggung jawab dan dapat

dipertanggung jawabkan.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola

tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi,

maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung

jawab yang berbeda dalam satu perusahaan. Adapun struktur organisasi dari PT

Lemindo Abadi Jaya dapat ditunjukkan pada gambar sebagai berikut :


STRUKTUR ORGANISASI
PT. LEMINDO ABADI JAYA

Direktur

Manager Manager Manager Manager Manager Manager Manager


Produksi PPIC QA Pembelian Akunting Finance HR

SPV Staff Staff Staff Staff Staff


Kasir
Produksi PPIC QC Pembelian Akunting HR

Operator Staff
Gudang
Produksi Personalia

Gambar III.1

Struktur Organisasi PT Lemindo Abadi Jaya

Dari setiap bagian yang terdapat dalam gambar struktur organisasi di atas,

terdapat fungsi dan tugas yang berbeda. Adapun fungsi dan tugas-tugas dari tiap-tiap

bagian tersebut diuraikan sebagai berikut :

a. Direktur

Bertanggung jawab mengendalikan semua jajaran untuk kelancaran operasional

pemasaran, operasional keuangan, operasional produksi, administrasi dan sumber

daya manusia.

b. Bagian Produksi

Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas produksi dan sesuai target produksi

yang harus dicapai.


c. Bagian PPIC

Bertanggung jawab memanage perencanaan dan pengendalian produksi serta

inventory.

d. Bagian Gudang

Bertanggung jawab terhadap penerimaan barang, penyimpanan sampai dengan

supply produksi.

e. Bagian QC (Quality Control)

Bertanggung jawab atas pemeriksaan dan pengujian dalam setiap tahapan proses.

f. Bagian Pembelian

Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian tunai maupun kredit untuk

kepentingan operasional dan mencatat semua kegiatan pembelian kemudian

melaporkan kepada bagian accounting.

g. Bagian Account Payable

Bertanggung jawab terhadap aktivitas pembuatan laporan pembelian dan

pembayaran tiap supplier ke dalam kartu Hutang Dagang.

h. Bagian Finance

Bertanggung jawab atas aktivitas collection, petty cash dan invoicing.

i. Kasir

Bertanggung jawab atas transaksi pembelian serta biaya operasional lainnya.


3.3. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan

Adapun proses pembelian bahan baku secara kredit di PT Lemindo Abadi

Jaya adalah sebagai berikut :

1. Prosedur permintaan barang; pada saat persediaan bahan baku menunjukkan

batas minimal, bagian PPIC membuat Permintaan Pembelian (PP) dan diajukan

ke bagian pembelian.

2. Prosedur pemesanan barang; berdasarkan Permintaan Pembelian, bagian

pembelian melakukan negosiasi terhadap pemasok / supplier terpilih, melakukan

sourching bila tidak terdapat pemasok terpilih, menganalisa penawaran dari

beberapa pemasok terpilih dan memilih pemasok dari Daftar Pemasok Terpilih

yang terkait dengan produk yang akan dibeli. Kemudian bagian pembelian

membuat Purchase Order (PO) dengan jelas mengenai barang yang akan dipesan,

waktu pengiriman serta waktu pembayaran yang telah disepakati dengan supplier

dan meminta persetujuan ke Direktur Produksi atas PO yang dibuat.

3. Prosedur penerimaan barang; barang dari supplier diterima oleh bagian gudang,

kemudian dihitung / ditimbang dan diperiksa kualitasnya oleh bagian Quality

Control (QC). Apabila barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan (sesuai

PO), bagian gudang dan QC menandatangani Surat Jalan (SJ) dari supplier dan

bagian gudang membuat Buku Penerimaan Barang (BPB). Faktur pembelian

diterima oleh bagian pembelian beserta SJ asli (yang sudah ditandatangani oleh

bagian gudang) dan PO, diperiksa dan dicocokkan dengan order pembelian dan

BPB kemudian dibuatkan bukti Tanda Terima dokumen tersebut. Setelah itu
Tanda Terima, SJ dan Faktur diserahkan ke bagian Kasir untuk proses

pembayaran sesuai dengan tanggal jatuh temponya.

4. Prosedur pembayaran; setelah menerima Tanda Terima, SJ dan Faktur, bagian

Kasir menyiapkan pembayaran berupa cek / giro / tunai berdasarkan dokumen-

dokumen dari hasil pembelian yang telah jatuh tempo. Kemudian memberi tahu

supplier untuk mengambil pembayaran tersebut apabila penyiapan pembayaran

telah selesai dilakukan. Bagian Kasir membuat Bukti Pengeluaran kas yang akan

dibayarkan ke supplier yang kemudian ditandatangani oleh supplier sebagai bukti

pelunasan hutang.

5. Prosedur pembuatan laporan; berdasarkan seluruh dokumen dari hasil pembelian

kemudian bagian pembelian membuat Laporan Pembelian setiap bulannya dengan

rinci serta dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya dan kemudian

melaporkannya kepada Accounting Manager.


3.4. Diagram Alir Data Sistem Akuntansi berjalan

PP, BPB_Acc SJ, SJ_Acc


Bagian Bagian
PPIC BPB Gudang
SJ, BPB, SJ_Acc

SJ
PO_Acc, SJ_Acc, Bagian
Tanda_Terima,
BP_kas SJ_Acc QC

Supplier PO_Acc_Sup,
SJ, Faktur Sistem Tanda_Terima, SJ_Acc,
BP_kas_Acc Faktur, BP_kas_Acc
Pembelian
Bahan Baku
Secara Kredit
PO_Acc
Direktur BP_kas Bagian
Produksi PO Kasir

Laporan_Pembelian

Manager
Accounting

Keterangan :
PP = Permintaan Pembelian
PO = Purchase Order
PO Acc = Purchase Order yang sudah di ttd oleh direktur produksi
PO Acc Sup = Purchase Order yang sudah di ttd oleh supplier
BPB = Buku Penerimaan Barang
BPB Acc = Buku Penerimaan Barang yang sudah di ttd oleh manager
PPIC
SJ = Surat Jalan
SJ Acc = Surat Jalan yang sudah di ttd oleh bagian QC dan Gudang
Tanda Terima = Bukti tukar faktur
BP kas = Bukti Pengeluaran kas
BP kas Acc = Bukti Pengeluaran kas yang sudah di tandatangan oleh
supplier

Gambar III.2
Diagram Konteks Sistem Akuntansi Berjalan
Arsip Barang
Data_Barang
Bagian PP 1.0 PP
PPIC Permintaan Arsip PP
Data PP
Barang DPT
Arsip DPT
PO_Acc

Supplier PO
Direktur
2.0
Produksi
PO_Acc_Sup Pemesanan PO_Acc
Barang
BP_kas

PO_Acc
Arsip PO Acc
SJ, Faktur Data_PO_Acc
BP_kas_Acc

Data_Barang
SJ_Acc, Tanda_Terima SJ
3.0
SJ_Acc
Penerimaan SJ, SJ_Acc Bagian
Tanda_Terima,
SJ_Acc, Faktur, BP_kas Barang
SJ, BPB, SJ_Acc QC

Data_Hutang
BP_kas BPB_Acc
Bagian
Kasir BP_kas_Acc Bagian
4.0 Gudang
Pembayaran
BPB & SJ _Acc

Arsip BP kas Acc BP_kas Arsip Hutang


Acc

BPB Arsip BPB & SJ Acc

Data_Penerimaan_Barang
5.0
Pembuatan Laporan
Data
Pembelian
PO_Acc Laporan Manager
Arsip PO Acc
Accounting

Keterangan :
PP = Permintaan Pembelian SJ = Surat Jalan
PO = Purchase Order DPT = Daftar Pemasok Terpilih
PO Acc = PO yang sudah di ttd direktur prod. BP kas = Bukti Pengeluaran kas
BPB = Buku Penerimaan Barang BP kas Acc = BP yang sudah di ttd supplier
BPB Acc = BPB yg sdh di ttd bagian Gudang
PO Acc Sup = PO yg sdh di ttd supplier Tanda Terima = Bukti tukar faktur
SJ Acc = Surat Jalan yang sudah di ttd oleh bagian QC dan Gudang

Gambar III.3
Diagram NOL Sistem Akuntansi Berjalan
DPT PP
Arsip DPT Arsip PP

2.1 PO
Pembuatan Direktur
Order Produksi
Pembelian

2.2
Pengesahan PO_Acc
PO

PO_Acc

PO_Acc
2.3
Supplier Verifikasi
Kredit

PO_Acc_Sup 2.4
Pengesahan PO_Acc Arsip PO Acc
PO Supplier

Keterangan :
PP = Permintaan Pembelian
PO = Purchase Order
PO Acc = Purchase Order yang sudah di ttd oleh direktur produksi
PO Acc Sup = Purchase Order yang sudah di ttd oleh supplier

Gambar III.4
Diagram Detail 2.0 Sistem Akuntansi Berjalan
3.5. Kamus Data Sistem Akuntansi Berjalan

Kamus data sistem akuntansi berjalan pada PT Lemindo Abadi Jaya yang

bersumber dari bentuk dokumen masukan dan dokumen keluaran dengan

menggunakan notasi tipe data dan notasi struktur data.

1. Nama Arus Data : PP

Alias : Permintaan Pembelian

Penjelasan : Dokumen pengajuan pesanan barang

Bentuk Data : Dokumen cetakan

Arus Data : Bagian PPIC – Proses 1.0

Periode : Setiap akan mengajukan permintaan bahan baku

Volume : Rata-rata perbulan lima kali permintaan

Puncak 10 kali permintaan

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nama_Perusahaan + Judul + Tanggal + No

Keterangan :

Nama_Perusahaan *PT. Lemindo Abadi Jaya*

Judul *Permintaan Pembelian*

Tanggal = tanggal + bulan + tahun

No *nomor urut permintaan terdiri dari 19 digit*

Isi = Nomor + Nama_Barang + Satuan + Stock +

Jumlah_Permintaan + Permintaan_Kedatangan + Keterangan


Keterangan :

Nama_Barang *nama barang yang akan dipesan*

Satuan *kilogram atau sesuai kemasan*

Stock *sisa stock fisik yang ada di gudang*

Jumlah_Permintaan *jumlah barang yang dipesan*

Keterangan *penjelas*

Footer = Note + Pemohon + Mengetahui + Tanggal

Keterangan :

Note *penjelasan tambahan*

Pemohon *tandatangan pembuat PP*

Mengetahui *tandatangan Manager PPIC*

Tanggal = tanggal + bulan + tahun

2. Nama Arus Data : PO

Alias : Purchase Order, PO Acc, PO Acc Sup

Penjelasan : Bukti pesanan barang ke supplier

Bentuk Data : Dokumen cetakan

Arus Data : Proses 2.0 – Direktur produksi

Direktur produksi – Proses 2.0

Proses 2.0 - Supplier

Supplier – Proses 2.0

Periode : Setiap hari

Volume : Rata-rata perbulan dua puluh

Puncak empat puluh


Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nama_Perusahaan + Alamat_Lengkap + Judul +

Kepada_Yth + No + Tanggal + Refr + Syarat_Pembayaran

Keterangan :

Nama_Perusahaan *PT. Lemindo Abadi Jaya*

Alamat_Lengkap *alamat PT. Lemindo Abadi Jaya*

Judul *PURCHASE ORDER*

Kepada_Yth *nama supplier*

No *nomor urut PO terdiri dari 20 digit*

Tanggal = tanggal + bulan + tahun

Tanggal *tanggal dikeluarkan PO*

Refr *nomor permintaan pembelian dari PPIC terdiri dari 19

digit

Syarat_Pembayaran *jatuh tempo hutang*

Isi = No + Nama_Barang + Jumlah_Pesanan + Satuan +

Harga_Satuan + Jumlah_Harga + Total

Keterangan :

No *nomor urut*

Nama_Barang *nama barang yang dipesan*

Jumlah_Pesanan *jumlah barang yang dipesan*

Satuan *kemasan*

Harga_Satuan *harga satuan barang*

Jumlah_Harga *total harga satuan*


Total *total harga barang yang dipesan*

Footer = Tempat_Pengiriman + Tanggal_Pengiriman +

Bagian_Pembelian + Disetujui_Oleh + Supplier

Keterangan :

Tempat_Pengiriman *tujuan barang dikirim*

Tanggal_Pengiriman *tanggal barang dikirim*

Bagian_Pembelian *tandatangan manager pembelian*

Disetujui_Oleh *tandatangan direktur produksi*

Supplier *tandatangan supplier*

3. Nama Arus Data : SJ

Alias : Surat Jalan, SJ Acc

Penjelasan : Bukti pengiriman barang

Bentuk Data : Dokumen cetakan

Arus Data : Supplier – Proses 3.0

Proses 3.0 – Bagian Gudang

Periode : Setiap hari

Volume : Rata-rata perbulan sepuluh

Puncak dua puluh

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nama_Perusahaan + Alamat_Lengkap + Tanggal +

Surat_Jalan_No + PO_No + Nama_Customer + Kepada_Yth

Keterangan :

Nama_Perusahaan *nama supplier*


Alamat_Lengkap *alamat supplier*

Tanggal = Jakarta + tanggal + bulan + tahun

Tanggal *tanggal dikeluarkannya SJ*

Surat_Jalan_No *nomor SJ dari supplier*

PO_No *nomor PO dari PT. Lemindo Abadi Jaya*

Nama_Customer *PT. Lemindo Abadi Jaya*

Kepada_Yth *alamat PT. Lemindo Abadi Jaya*

Isi = Banyaknya + Nama_Barang

Keterangan :

Banyaknya *jumlah barang yang dikirim*

Nama_Barang *nama barang yang dikirim*

Footer = Hormat_Kami + Tanda_Terima

Keterangan :

Hormat_Kami *tandatangan supplier*

Tanda_Terima *tandatangan bagian Gudang PT. Lemindo*

4. Nama Arus Data : BPB

Alias : Buku Penerimaan Barang, BPB Acc

Penjelasan : Bukti penerimaan barang

Bentuk Data : Cetakan manual

Arus Data : Bagian Gudang – Proses 3.0

Proses 3.0 – Bagian PPIC

Bagian PPIC – Proses 3.0

Periode : Setiap hari


Volume : Rata-rata perbulan sepuluh

Puncak dua puluh

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nama_Perusahaan + Judul + No + Tanggal

Keterangan :

Nama_Perusahaan *PT. LEMINDO ABADI JAYA*

Judul *BUKU PENERIMAAN BARANG*

No *nomor BPB terdiri dari dua belas digit*

Tanggal = tanggal + bulan + tahun

Isi = No + Nama_Barang + Jumlah + Keterangan

Keterangan :

No *no urut*

Nama_Barang *nama barang yang diterima*

Jumlah *jumlah barang yang diterima*

Keterangan *menjelaskan nama supplier, no SJ & no PO*

Footer = Tanggal + Penerima + Mengetahui_&_Menyetujui

Keterangan :

Tanggal = Bogor + tanggal + bulan + tahun

Penerima *tandatangan bagian Gudang*

Mengetahui_&_Menyetujui *tandatangan manager PPIC*

5. Nama Arus Data : Faktur

Alias :

Penjelasan : Bukti penagihan


Bentuk Data : Dokumen cetakan

Arus Data : Supplier – Proses 3.0

Proses 3.0 – Bagian Kasir

Periode : Setiap hari

Volume : Rata-rata perbulan lima

Puncak sepuluh

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nama_Perusahaan + Alamat_Lengkap + Tanggal +

Faktur_No + PO_No + Kepada_Yth

Keterangan :

Nama_Perusahaan *nama perusahaan supplier*

Alamat_Lengkap *alamat lengkap supplier*

Tanggal =Jakarta + tanggal + bulan + tahun

Faktur_No *nomor faktur dari supplier*

PO_No *nomor PO dari PT. Lemindo*

Kepada_Yth *PT. Lemindo dan alamat wajib pajak*

Isi = Banyaknya + Nama_Barang + Harga_Satuan + Jumlah

Keterangan :

Banyaknya *jumlah barang yang dibeli*

Nama_Barang *jenis barang yang dibeli*

Harga_Satuan *harga satuan barang*

Jumlah *total tagihan*

Footer = Hormat_Kami + Keterangan


Keterangan :

Hormat_Kami *tandatangan supplier*

Keterangan *tanggal jatuh tempo pembayaran*

6. Nama Arus Data : TANDA TERIMA

Alias :

Penjelasan : Bukti tukar faktur

Bentuk Data : Cetakan manual

Arus Data : Proses 3.0 – Supplier

Proses 3.0 – Bagian Kasir

Periode : Setiap hari

Volume : Rata-rata perbulan lima

Puncak sepuluh

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nama_Perusahaan + Alamat_Lengkap + Judul +

Sudah_terima + lembar_kwitansi_dan_Faktur_Pajak_dari

Keterangan :

Nama_Perusahaan *PT. LEMINDO ABADI JAYA*

Alamat_Lengkap *alamat PT. Lemindo*

Judul *TANDA TERIMA*

Sudah_terima *jumlah faktur yang diterima*

Lembar_kwitansi_dan_Faktur_Pajak_dari *nama supplier*

Isi = No + Tanggal + No_Faktur + Jumlah + Keterangan


Keterangan :

No *nomor urut*

Tanggal *tanggal faktur diterima*

No_Faktur *nomor faktur dari supplier*

Jumlah *total tagihan*

Keterangan *menjelaskan apabila ada PPN*

Footer = Tanggal + Yang_menerima +

Barang_diterima_Tanggal

Keterangan :

Tanggal *tanggal + bulan + tahun

Yang_menerima *tandatangan dan nama bagian Pembelian*

Barang_diterima_tanggal *tanggal penerimaan barang*

7. Nama Arus Data : BP kas

Alias : Bukti Pengeluaran, BP Kas Acc

Penjelasan : Bukti pengeluaran uang atau bukti pembayaran

Bentuk Data : Cetakan manual

Arus Data : Bagian Kasir – Proses 4.0

Periode : Setiap hari

Volume : Rata-rata perbulan lima

Puncak sepuluh

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nama_Perusahaan + Judul + Nomor + Tgl_Bayar +

Kas/Bank + Dibayar_kepada + Jumlah_uang


Keterangan :

Nama_Perusahaan *PT. LEMINDO ABADI JAYA*

Judul *BUKTI PENGELUARAN*

Nomor *nomor BP kas terdiri dari 18 digit*

Tgl_Bayar = tanggal + bulan + tahun

Tgl_Bayar *tanggal pembayaran*

Kas/Bank *menjelaskan sumber uang yang dikeluarkan*

Dibayar_kepada *nama supplier*

Jumlah_uang *total uang yang dikeluarkan*

Isi = Perkiraan + Keterangan + Jumlah_Rupiah

Keterangan :

Perkiraan *nama perkiraan buku besar*

Keterangan *menjelaskan transaksi*

Jumlah_Rupiah *total yang dibayar bisa dalam satuan dolar*

Footer = Yang_menerima_pembayaran + Pemohon + Pimpinan

+ Paraf

Keterangan :

Yang_menerima_pembayaran *ttd supplier*

Pemohon *ttd yang meminta pembayaran*

Pimpinan *ttd General Manager Keuangan*

Paraf *paraf kasir*

8. Nama Arus Data : Laporan Pembelian

Alias :
Penjelasan : Mengetahui pembelian barang

Bentuk Data : Formulir

Arus Data : Proses 6.0 – Manager Accounting

Periode : Setiap bulan

Volume : Satu bulan sekali

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Nama_Perusahaan * PT. LEMINDO ABADI JAYA*

Judul * Laporan Pembelian Raw Material*

Periode = bulan + tahun

Isi = No + Tgl_PO + No_PO + Tgl_Terima + No_BPB +

Nm_Brg + Qty + Hrg_Sat + Hrg_Sat + Tot_Hrg + Tot_Hrg +

Nm_Sup + Ket + Due_Date + Total_Hrg_Persupplier

Keterangan :

No *nomor urut*

Tgl_PO *Tgl PO dibuat*

No_PO *terdiri dari 20 digit*

Tgl_Terima *tgl barang diterima*

Nm_Brg *nama barang yang dibeli*

Qty *jumlah barang yang dibeli*

Hrg_Sat *harga satuan barang dlm rupiah*

Hrg_Sat *harga satuan barang dlm dolar*

Tot_Hrg *total harga dalam rupiah*

Tot_Hrg *total harga dalam dolar*


Nm_Sup *nama supplier yg mengirim barang*

Ket *batas waktu pembayaran*

Due_Date *tgl jatuh tempo*

Total_Hrg_Persupplier *total harga per supplier*

Footer = Tanggal + Disusun_Oleh + Mengetahui

Keterangan :

Tanggal = tanggal + bulan + tahun

Disusun_Oleh *nama + tandatangan bagian pembelian*

Mengetahui *nama + tandatangan manager purchasing*

3.6. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan

PT Lemindo Abadi Jaya adalah suatu Perusahaan yang masih menggunakan

sistem manual dalam proses pembelian bahan baku. Dalam proses pembelian yang

digambarkan dalam Data Flow Diagram pada sistem berjalan di PT Lemindo Abadi

Jaya, dalam proses penyimpanan data pembelian masih menggunakan sistem manual

dan belum terkomputerisasi.

3.6.1. Bentuk Dokumen Masukkan

Bentuk dokumen masukkan (input) yang dibutuhkan dalam spesifikasi sistem

akuntansi berjalan adalah :

1. Nama Dokumen : Permintaan Pembelian

Fungsi Dokumen : Untuk mengajukan pembelian barang

Sumber : Bagian PPIC

Tujuan : Bagian PPIC


Frekuensi : Setiap akan mengajukan permintaan pembelian

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Format : Lihat lampiran A-1

2. Nama Dokumen : Purchase Order

Fungsi Dokumen : Sebagai bukti pemesanan barang

Sumber : Bagian Pembelian

Tujuan : Supplier

Frekuensi : Setiap akan memesan barang

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Format : Lihat lampiran A-2

3.6.2. Bentuk Dokumen Keluaran

Bentuk dokumen keluaran (output) yang dibutuhkan dalam spesifikasi sistem

akuntansi berjalan adalah :

1. Nama Dokumen : Surat Jalan

Fungsi Dokumen : Sebagai bukti pengiriman barang

Sumber : Supplier

Tujuan : Bagian Gudang

Frekuensi : Setiap akan mengirimkan barang

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Format : Lihat lampiran B-1


2. Nama Dokumen : Buku Penerimaan Barang

Fungsi Dokumen : Sebagai bukti penerimaan barang

Sumber : Bagian Gudang

Tujuan : Bagian Pembelian, bagian PPIC dan bagian Accounting

Frekuensi : Setiap menerima barang dari supplier

Media : Kertas

Jumlah : Empat lembar

Format : Lihat lampiran B-2

3. Nama Dokumen : Faktur

Fungsi Dokumen : Sebagai bukti penagihan

Sumber : Supplier

Tujuan : Bagian Pembelian, bagian Kasir

Frekuensi : Setiap akan menagih pembayaran

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Format : Lihat lampiran B-3

4. Nama Dokumen : Tanda Terima

Fungsi Dokumen : Sebagai bukti tukar faktur

Sumber : Bagian Pembelian

Tujuan : Supplier dan bagian Kasir

Frekuensi : Setiap ada tagihan (tukar faktur)

Media : Kertas

Jumlah : Dua lembar


Format : Lihat lampiran B-4

5. Nama Dokumen : Bukti Pengeluaran

Fungsi Dokumen : Sebagai bukti pengeluaran uang atau bukti pembayaran

Sumber : Bagian Kasir

Tujuan : Supplier

Frekuensi : Setiap ada pengeluaran uang atau pembayaran

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Format : Lihat lampiran B-5

6. Nama Dokumen : Laporan Pembelian

Fungsi Dokumen : Untuk memberikan laporan pembelian

Sumber : Bagian Pembelian

Tujuan : Manager Accounting

Frekuensi : Setiap sebulan sekali

Media : Kertas

Jumlah : Enam lembar

Format : Lihat lampiran B-6

3.7. Permasalahan

Setelah penulis mempelajari sistem akuntansi berjalan pada PT. Lemindo

Abadi Jaya, berikut ini permasalahan yang sering timbul yang dihadapi oleh PT.

Lemindo Abadi Jaya dalam melakukan transaksi-transaksi pembelian kredit sebagai

berikut :
Bagian-bagian yang mendukung proses pembelian tersebut masih menggunakan

sistem manual sehingga informasi yang berkaitan dengan pembelian kurang efektif

dan efisien serta menghambat proses pembuatan laporan pembelian.

3.8. Alternatif Pemecahan Masalah

Diperlukan suatu pengolahan data yang menggunakan sistem komputerisasi

terpadu, dimana mulai dari permintaan, pemesanan, penerimaan, pembayaran hingga

pembuatan laporan pembelian dapat langsung di proses dengan sistem komputerisasi.

Dengan demikian informasi mengenai pembelian akan lebih akurat dan lebih cepat
sehingga tidak akan terjadi lagi keterlambatan dalam penanganan order pembelian.
BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

3.9. Umum

Setelah penulis mempelajari sistem akuntansi berjalan pada PT. Lemindo

Abadi Jaya dan mengetahui permasalahan-permasalahan yang dihadapi, maka penulis

mengajukan suatu usulan mengenai sistem akuntansi pembelian secara kredit. Karena

semakin besar suatu perusahaan maka semakin kompleks pengelolaan sistem

informasinya, dan semakin berkembang suatu organisasi maka data yang harus diolah

menjadi informasi semakin banyak dan semakin bervariasi. Dengan menggunakan

sistem yang diusulkan ini diharapkan akan menghasilkan informasi yang berkualitas.

Kualitas dari suatu informasi tergantung pada tiga hal yaitu, relevan, akurat dan tepat

waktu. Relevan artinya bahwa informasi tersebut harus mempunyai manfaat untuk

para pemakai, akurat artinya informasi yang tersedia tersebut harus bebas dari

kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, tepat waktu berarti informasi

yang datang pada penerima tidak boleh terlambat karena hal tersebut dapat berakibat

fatal bagi organisasi tersebut. Disamping itu komputerisasi sistem dapat mengatasi

permasalahan-permasalahan yang timbul selama penggunaan sistem manual.

Kelebihan-kelebihan komputerisasi sistem antara lain adalah mempermudah

pekerjaan, penyajian informasi yang tepat dan mempercepat penyajian data.

Penggunaan komputerisasi sistem harus didukung oleh sumber daya manusia yang

memadai dari segi keahlian dalam menangani sistem komputerisasi dan bertanggung
jawab atas seluruh pekerjaan sehingga data-data akan terpelihara dengan baik dan

mempercepat perolehan informasi yang diperlukan.

Pada bab IV akan dijelaskan lebih lanjut mengenai komputerisasi sistem

pembelian pada PT. Lemindo Abadi Jaya. Pada rancangan sistem akan dijelaskan

mengenai prosedur sistem akuntansi usulan, data flow diagram sistem akuntansi

usulan, kamus data sistem akuntansi usulan, spesifikasi rancangan sistem akuntansi

usulan, spesifikasi sistem komputer dan jadwal implementasi.

3.10. Prosedur Sistem Akuntansi Usulan

Prosedur sistem akuntansi usulan pada dasarnya sama dengan prosedur sistem

akuntansi berjalan, namun pada sistem akuntansi usulan ini menggunakan

komputerisasi sistem untuk menangani sistem pembelian yang selama ini masih

menggunakan sistem manual. Dengan sistem akuntansi usulan ini diharapkan

prosedur yang digunakan menjadi lebih efektif dengan kualitas hasil pengolahan data

yang jauh lebih baik bila dibandingkan dengan sistem manual. Adapun tahap-tahap

prosedur sistem akuntansi usulan adalah sebagai berikut :

6. Proses permintaan barang

Pada saat persediaan bahan baku menunjukkan batas minimal, bagian PPIC

membuat Permintaan Pembelian (PP) dan diajukan ke bagian pembelian.

7. Proses pemesanan barang

Berdasarkan permintaan pembelian, bagian pembelian melakukan negosiasi

terhadap pemasok / supplier terpilih, melakukan sourching bila tidak terdapat

pemasok terpilih, menganalisa penawaran dari beberapa pemasok terpilih dan


memilih pemasok dari file supplier yang terkait dengan produk yang akan dibeli.

Kemudian bagian pembelian membuat Purchase Order (PO) dengan jelas

mengenai barang yang akan dipesan, waktu pengiriman serta waktu pembayaran

yang telah disepakati dengan supplier dan meminta persetujuan ke Direktur

Produksi atas PO yang dibuat.

8. Proses penerimaan barang

Barang dari supplier diterima oleh bagian gudang, kemudian dihitung / ditimbang

dan diperiksa kualitasnya oleh bagian Quality Control (QC). Apabila barang yang

diterima sesuai dengan yang dipesan (sesuai PO), bagian gudang dan QC

menandatangani Surat Jalan (SJ) dari supplier dan bagian gudang membuat Bukti

Penerimaan Barang (BPB). Faktur pembelian diterima oleh bagian pembelian

beserta SJ asli (yang sudah ditandatangani oleh bagian gudang) dan PO, diperiksa

dan dicocokan dengan order pembelian dan BPB kemudian dibuatkan bukti

Tanda Terima dokumen tersebut. Setelah itu Tanda Terima, SJ dan Faktur

diserahkan ke bagian kasir untuk proses pembayaran sesuai dengan tanggal jatuh

temponya.

9. Proses penjurnalan

Transaksi-transaksi pembelian kredit tersebut dicatat untuk dibuatkan jurnalnya

disertai dengan nilai setiap transaksi dan diserahkan ke Accounting Manager.

10. Proses pembuatan laporan

Berdasarkan seluruh dokumen dari hasil pembelian akan dibuatkan laporan

pembelian yang akan diserahkan ke Manager Accounting setiap bulan.


3.11. Diagram Alir Data Sistem Akuntansi Usulan

PP, BPB_Acc SJ, SJ_Acc


Bagian Bagian
PPIC BPB Gudang
SJ, BPB, SJ_Acc

SJ
PO_Acc, SJ_Acc, Bagian
Tanda_Terima,
BP_kas SJ_Acc QC

Supplier PO_Acc_Sup,
SJ, Faktur Sistem Tanda_Terima, SJ_Acc,
BP_kas_Acc Faktur, BP_kas_Acc
Pembelian
Bahan Baku
Secara Kredit
PO_Acc
Direktur BP_kas Bagian
Produksi PO Kasir
Jurnal_Pembelian
Laporan_Pembelian

Manager
Accounting

Keterangan :
PP = Permintaan Pembelian
PO = Purchase Order
PO Acc = Purchase Order yang sudah di ttd oleh direktur produksi
PO Acc Sup = Purchase Order yang sudah di ttd oleh supplier
BPB = Bukti Penerimaan Barang
BPB Acc = Bukti Penerimaan Barang yang sudah di ttd oleh manager
PPIC
SJ = Surat Jalan
SJ Acc = Surat Jalan yang sudah di ttd oleh bagian QC dan Gudang
Tanda Terima = Bukti tukar faktur
BP kas = Bukti Pengeluaran kas
BP kas Acc = Bukti Pengeluaran kas yang sudah di tandatangan oleh
supplier

Gambar IV.1
Diagram Konteks Sistem Akuntansi Usulan
Data_Barang
File Barang
Arsip PP
PP PP File Permintaan

1.0
Bagian PP File Supplier
Permintaan
PPIC
Barang Direktur
Data_PP
Produksi
PO_Acc
Data_Supplier
Supplier
PO File Pesanan
2.0
PO_Acc
PO_Acc_Sup Pemesanan
PO_Acc
Barang
Data_PO
Arsip PO Acc PO Bagian
SJ
Acc QC
SJ, Faktur SJ_Acc
BP_Kas_Acc

Data_Barang
SJ_Acc, Tanda_Terima
3.0 SJ, SJ_Acc File Barang
Tanda_Terima, Penerimaan
BPB & SJ_Acc
SJ_Acc & Faktur Barang
Bagian
Bagian Gudang
BP_kas
Kasir

BP_kas 4.0
Pembayaran Data_Hutang
BPB & SJ_Acc

Arsip BP kas Acc &


BP kasAcc
File Hutang
Faktur & Faktur
BPB_Acc
Arsip BPB & SJ Acc
BPB
Data Perkiraan Data_Penerimaan_Barang
File Perkiraan 5.0 File Penerimaan Barang
Data Pembuatan
Jurnal
File Jurnal Jurnal
Data_Hutang
Data
File Penerimaan Penerimaan Barang
Barang Jurnal_Pembelian
6.0
Data_PO Pembuatan Laporan
File Pesanan Laporan Pembelian
Manager
Accounting

Gambar IV.2 Diagram Nol Sistem Akuntansi Usulan


Data_Supplier Data_PP
File Supplier File Permintaan

2.1 PO
Data_PO Pembuatan Direktur
Order Produksi
Pembelian
File Pesanan

2.2
Pengesahan PO_Acc
PO

PO_Acc

PO_Acc
2.3
Supplier Verifikasi
Kredit

PO_Acc_Sup 2.4
Pengesahan PO_Acc
PO Supplier Arsip PO Acc

Keterangan :
PP = Permintaan Pembelian
PO = Purchase Order
PO Acc = Purchase Order yang sudah di ttd oleh direktur produksi
PO Acc Sup = Purchase Order yang sudah di ttd oleh supplier

Gambar IV.3
Diagram Detail 2.0 Sistem Akuntansi Usulan
3.12. Kamus Data Sistem Akuntansi Usulan

A. Kamus Data Dokumen Masukan

1. Nama Arus Data : PP

Alias : Permintaan Pembelian

Bentuk Data : Cetakan komputer

Arus Data : Bagian PPIC – Proses 1.0

Penjelasan : Dokumen pengajuan pesanan barang

Periode : Setiap akan mengajukan permintaan bahan baku

Volume : Rata-rata perbulan lima kali permintaan

Puncak sepuluh kali permintaan

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nama_Perusahaan + Judul + @No_PP + Tanggal_PP

Keterangan :

Nama_Perusahaan *PT. Lemindo Abadi Jaya*

Judul *PERMINTAAN PEMBELIAN*

@No-PP *nomor Permintaan Pembelian terdiri dari 8 digit

bertipe karakter*

Tanggal_PP = tanggal + bulan + tahun

Isi = No + @Kd_Brg + Nm_Brg + Satuan + Stock_Akhir +

Jml_Brg + Tgl_Kedatangan

Keterangan :

No *nomor urut terdiri dari 2 digit*

@Kd_Brg *Kode Barang terdiri dari 5 digit bertipe karakter*


Nm_Brg *nama barang yang akan dipesan*

Satuan *kilogram atau sesuai kemasan*

Stock_Akhir *sisa stock fisik yang ada di gudang*

Jml_Brg *jumlah barang yang dipesan*

Tgl_Kedatangan *tanggal barang didatangkan dari supplier*

Footer = Pemohon + Mengetahui

Keterangan :

Pemohon *tandatangan pembuat PP*

Mengetahui *tandatangan Manager PPIC*

2. Nama Arus Data : PO

Alias : Purchase Order

Bentuk Data : Cetakan komputer

Arus Data : Proses 2.0 – Direktur produksi

Direktur produksi – Proses 2.0

Proses 2.0 - Supplier

Supplier – Proses 2.0

Penjelasan : Bukti pesanan barang ke supplier

Periode : Sesuai kebutuhan

Volume : Rata-rata perbulan dua puluh

Puncak empat puluh

Struktur Data : Header + Isi + Footer


Header = Nm_Perusahaan + Alamat_Lengkap + Judul +

@Kd_Sup + Nm_Sup + Alamat + Telp + Fax + Attn +

@No_PO + Tgl_PO + @No_PP + Jth_Tempo

Keterangan :

Nm_Perusahaan *PT. Lemindo Abadi Jaya*

Alamat_Lengkap *alamat PT. Lemindo Abadi Jaya*

Judul *PURCHASE ORDER*

@Kd_Sup *Kode Supplier terdiri dari 5 digit bertipe karakter*

Nm_Sup *nama perusahaan supplier*

Alamat *alamat supplier*

Telp *nomor telepon supplier*

Fax *nomor fax supplier*

Attn *nama supplier*

@No_PO *nomor PO terdiri dari 8 digit bertipe karakter*

Tgl_PO *tanggal dikeluarkan PO*

No_PP *nomor PP dari PPIC terdiri dari 8 digit bertipe

karakter*

Jth_Tempo *tanggal jatuh tempo hutang*

Isi = No + @Kd_Brg + Nm_Brg + Jml_Brg + Satuan +

Hrg_Sat + Jml_Hrg + PPN + Total

Keterangan :

No *nomor urut terdiri dari 2 digit*

@Kd_Brg *kode barang terdiri dari 5 digit bertipe karakter*


Nm_Brg *nama barang yang dipesan*

Jml_Brg *jumlah barang yang dipesan*

Satuan *kemasan*

Hrg_Sat *harga satuan barang*

Jml_Hrg *dihitung dari jumlah pesanan dikali harga satuan*

Total *total keseluruhan harga barang yang dipesan*

PPN *PPN 10% jika ada*

Footer = Tgl_Kirim + Bagian_Pembelian + Disetujui_oleh +

Supplier

Keterangan :

Tgl_Kirim *permintaan tanggal barang dikirim*

Bagian_Pembelian *nama + tandatangan manager pembelian*

Disetujui_Oleh *nama + tandatangan direktur produksi*

Supplier *nama + tandatangan supplier*

3. Nama Arus Data : DATA PERKIRAAN

Alias :-

Bentuk Data : Tampilan monitor

Arus Data : File Perkiraan – Proses 5.0

Penjelasan : Daftar nama-nama perkiraan

Periode : Sesuai kebutuhan

Volume : Sesuai kebutuhan

Struktur Data : Header + Isi

Header = Nm_Perusahaan + Judul + Periode


Keterangan :

Nm_Perusahaan *PT. Lemindo Abadi Jaya*

Judul *DAFTAR PERKIRAAN*

Isi = @No_Perk + Nm_Perk

Keterangan :

@No_Perk *nomor perkiraan terdiri dari 5 digit bertipe

karakter*

Nm_Perk *nama perkiraan*

4. Nama Arus Data : DATA BARANG

Alias :-

Bentuk Data : Tampilan monitor

Arus Data : File Barang – Proses 1.0

Penjelasan : Daftar nama-nama barang

Periode : Sesuai kebutuhan

Volume : Sesuai kebutuhan

Struktur Data : Header + Isi

Header = Nm_Perusahaan + Judul + Periode

Keterangan :

Nm_Perusahaan *PT. Lemindo Abadi Jaya*

Judul *DAFTAR BARANG*

Isi = @Kd_Brg + Nm_Brg + Satuan + Masuk + Keluar +

Jumlah

Keterangan :
@Kd_Brg *kode barang terdiri dari 5 digit bertipe karakter*

Nm_Brg *Nama barang*

Satuan *kemasan*

5. Nama Arus Data : DATA SUPPLIER

Alias :-

Bentuk Data : Tampilan monitor

Arus Data : File Supplier – Proses 2.0

Penjelasan : DAFTAR SUPPLIER

Periode : Sesuai kebutuhan

Volume : Sesuai kebutuhan

Struktur Data : Header + Isi

Header = Nm_Perusahaan + Judul + Periode

Keterangan :

Nm_Perusahaan *PT. Lemindo Abadi Jaya*

Judul *DAFTAR SUPPLIER*

Isi = @Kd-Sup + Nm_Sup + Alamat + Telp + Fax + Attn

Keterangan :

@Kd_Sup *kode supplier terdiri dari 5 digit bertipe karakter*

Nm_Sup *nama supplier*

Alamat *alamat supplier*

Telp *nomor telepon supplier*

Fax *nomor fax supplier*

Attn *nama orang yang dituju di supplier*


6. Nama Arus Data : DATA HUTANG

Alias :-

Bentuk Data : Tampilan monitor

Arus Data : Proses 3.0 – File Hutang

File Hutang – Proses 5.0

Penjelasan : DAFTAR HUTANG

Periode : Sesuai kebutuhan

Volume : Sesuai kebutuhan

Struktur Data : Header + Isi

Header = Nm_Perusahaan + Judul + Periode

Keterangan :

Nm_Perusahaan *PT. Lemindo Abadi Jaya*

Judul *DAFTAR SUPPLIER*

Isi = @Jth_Tempo + Kd_Sup + Nm_Sup + Jml_Hutang

Keterangan :

@Jth_Tempo *tanggal jatuh tempo pembayaran hutang*

Kd_Sup *kode supplier*

Nm_Sup *nama supplier*

Jml_Hutang *jumlah hutang*

B Kamus Data Dokumen Keluaran

1. Nama Arus Data : BPB

Alias : Bukti Penerimaan Barang


Bentuk Data : Cetakan komputer

Arus Data : Bagian Gudang – Proses 3.0

Proses 3.0 – Bagian PPIC

Bagian PPIC – Proses 3.0

Penjelasan : Sebagai bukti penerimaan barang

Periode : Setiap ada penerimaan barang

Volume : Rata-rata perbulan sepuluh

Puncak dua puluh

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nm_Perusahaan + Judul + @No_BPB + Tgl_BPB +

@No_SJ

Keterangan :

Nm_Perusahaan *PT. LEMINDO ABADI JAYA*

Judul *BUKTI PENERIMAAN BARANG*

@No_BPB *nomor BPB terdiri dari 9 digit bertipe karakter*

Tgl_BPB *tanggal dikeluarkannya BPB*

@No_SJ *nomor SJ terdiri dari 8 digit bertipe karakter*

Isi = No + @Kd_Brg + Nm_Brg + Jml_Brg + Keterangan

Keterangan :

No *no urut terdiri dari 2 digit*

@Kd_Brg *kode barang terdiri dari 5 digit bertipe karakter*

Nm_Brg *nama barang yang diterima*

Jml_Brg *jumlah barang yang diterima*


Keterangan *menjelaskan nama supplier & no PO*

Footer = Bagian_Gudang + Mengetahui

Keterangan :

Bagian_Gudang *nama + tandatangan*

Mengetahui *nama + tandatangan manager PPIC*

2. Nama Arus Data : TANDA TERIMA

Alias :-

Bentuk Data : Cetakan komputer

Arus Data : Proses 3.0 – Supplier

Proses 3.0 – Bagian Kasir

Penjelasan : Bukti tukar faktur

Periode : Setiap ada tagihan

Volume : Rata-rata perbulan lima

Puncak sepuluh

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nm_Perusahaan + Judul + @Kd_Sup + Nm_Sup +

Tanggal

Keterangan :

Nm_Perusahaan *PT. LEMINDO ABADI JAYA*

Judul *TANDA TERIMA*

@Kd_Sup *kode supplier terdiri dari 5 digit bertipe karakter*

Nm_Sup *nama supplier yang menyerahkan faktur*

Tanggal *tgl tukar faktur*


Isi = No + @No_Faktur + Tgl_Faktur + Jumlah + PPn

Keterangan :

No *nomor urut terdiri dari 2 digit*

@No_Faktur *nomor faktur terdiri dari 8 digit bertipe

karakter*

Tgl_Faktur *tanggal faktur diterima*

Jumlah *total tagihan*

PPn *menjelaskan apabila ada PPN*

Footer = Bagian_Pembelian + @No_BPB + Tgl_BPB

Keterangan :

Bagian_Pembelian *Nama + tandatangan*

@No_BPB *nomor BPB terdiri dari 9 digit bertipe karakter*

Tgl_BPB *tgl BPB*

3. Nama Arus Data : BP kas

Alias : Bukti Pengeluaran

Bentuk Data : Cetakan komputer

Arus Data : Bagian Kasir – Proses 4.0

Penjelasan : Bukti pengeluaran uang atau bukti pembayaran

Periode : Setiap ada pembayaran

Volume : Rata-rata perbulan lima

Puncak sepuluh

Struktur Data : Header + Isi + Footer


Header = Nm_Perusahaan + Judul + Dibayar_kpd +

Jumlah_uang + Terbilang + @No_BP + Tgl_Bayar

Keterangan :

Nm_Perusahaan *PT. LEMINDO ABADI JAYA*

Judul *BUKTI PENGELUARAN*

Dibayar_kpd *nama supplier atau yang menerima

pembayaran*

Jumlah_Uang *jumlah uang yang dikeluarkan*

@No_BP *nomor bukti pengeluaran terdiri dari 8 digit bertipe

karakter*

Tgl_Bayar *tanggal pembayaran*

Isi = Keterangan + Jumlah_Uang

Keterangan :

Keterangan *menjelaskan transaksi*

Jumlah_Uang *total yang dibayar bisa dalam satuan dolar*

Footer = Yang_menerima_pembayaran + Kasir + Pimpinan

Keterangan :

Yang_menerima_pembayaran *ttd + nama*

Kasir *ttd yang mengeluarkan pembayaran*

Pimpinan *ttd General Manager Keuangan*

4. Nama Arus Data : Jurnal Pembelian

Alias :-

Bentuk Data : Cetakan komputer


Arus Data : Proses 5.0 – Manager Accounting

Penjelasan : Mencatat transaksi pembelian kredit

Periode : Setiap bulan

Volume : Satu bulan sekali

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nm_Perusahaan + Periode + Judul

Keterangan :

Nm_Perusahaan *PT. LEMINDO ABADI JAYA*

Judul *JURNAL PEMBELIAN*

Periode *bulan + tahun*

Isi = @No_Jurnal + Tgl_Faktur + @No_Faktur + @No_Perk +

Nm_Perk + Debet + Kredit

Keterangan :

@No_Jurnal *nomor jurnal terdiri dari 5 digit bertipe karakter*

Tgl_Faktur *tgl faktur*

@No_Faktur *nomor faktur terdiri dari 8 digit bertipe

karakter*

@No_Perk *nomor perkiraan terdiri dari 5 digit bertipe

karakter*

Nm_Perk *perkiraan transaksi*

Debet *terdiri dari 10 digit*

Kredit *terdiri dari 10 digit*

Footer = Bagian_Pembelian + Mengetahui


Keterangan :

Bagian_Pembelian *nama + tandatangan*

Mengetahui *nama + tandatangan manager purchasing*

5. Nama Arus Data : Laporan Pembelian

Alias : Laporan Pembelian Bahan Baku

Bentuk Data : Cetakan komputer

Arus Data : Proses 6.0 – Manager Accounting

Penjelasan : Mengetahui pembelian barang

Periode : Setiap bulan

Volume : Satu bulan sekali

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nm_Perusahaan + Judul + Periode

Keterangan :

Nm_Perusahaan * PT. LEMINDO ABADI JAYA*

Judul * Laporan Pembelian Bahan Baku*

Periode = bulan + tahun

Isi = No + @No_PO + Tgl_PO + @No_BPB + Tgl_BPB +

@Kd_Brg + Nm_Brg + Jml_Brg + Hrg_Sat + Hrg_Sat +

Jml_Hrg + Jml_Hrg + @Kd_Sup + Nm_Sup + Jth_Tempo +

Jml_Hrg_persupplier + Total

Keterangan :

No *nomor urut terdiri dari 2 digit*

@No_PO *nomor PO terdiri dari 8 digit bertipe karakter*


Tgl_PO *tgl dikeluarkan PO*

@No_BPB *nomor BPB terdiri dari 9 digit bertipe karakter*

Tgl_BPB *tgl dikeluarkan BPB*

@Kd_Brg *kode barang terdiri dari 5 digit bertipe akrakter*

Nm_Brg *nama brg yang dibeli*

Jml_Brg *jumlah brg yang dibeli*

Hrg_Sat *harga satuan brg dalam USD*

Hrg_Sat *harga satuan brg dalam Rp*

Jml_Hrg *total harga dalam USD*

Jml_Hrg *total harga dalam Rp*

@Kd_Sup *kode supplier terdiri dari 5 digit bertipe karakter*

Nm_Sup *nama supplier*

Jth_Tempo *tgl jatuh tempo pembayaran*

Jml_Hrg_persupplier *total harga tiap supplier*

Total *keseluruhan total harga pembelian bahan baku*

Footer = Tanggal + Disusun_oleh + Mengetahui

Keterangan :

Tanggal = Bogor + tanggal + bulan + tahun

Disusun_oleh *nama + tandatangan yg membuat laporan*

Mengetahui *nama + tandatangan manager purchasing*


3.13. Spesifikasi Sistem Akuntansi Usulan

Bentuk dari spesifikasi sistem akuntansi berjalan berupa dokumen masukan

dan dokumen keluaran dimana dokumen masukannya berupa PP (Permintaan

Pembelian), PO (Purchase Order), Daftar Perkiraan, Daftar Barang, Daftar Supplier

dan Daftar Hutang. Sedangkan dokumen keluarannya yaitu BPB (Bukti Penerimaan

Barang), Tanda Terima, Bukti Pengeluaran, Jurnal Pembelian, Laporan Pembelian.

4.5.1. Spesifikasi Rancangan Dokumen Masukan

Bentuk dari dokumen masukan adalah :

1. Nama Dokumen : Permintaan Pembelian

Fungsi Dokumen : Untuk mengajukan pembelian barang

Sumber : Bagian PPIC

Tujuan : Bagian Pembelian, PPIC

Media : Kertas

Jumlah : 2 rangkap

Frekuensi : Setiap akan mengajukan permintaan pembelian

Format : Lihat lampiran C-1

2. Nama Dokumen : Purchase Order

Fungsi Dokumen : Sebagai bukti pemesanan barang

Sumber : Bagian Pembelian

Tujuan : Direktur produksi, Supplier

Media : Kertas

Jumlah : 2 rangkap

Frekuensi : Setiap akan memesan barang


Format : Lihat lampiran C-2

3. Nama Dokumen : Daftar Perkiraan

Fungsi Dokumen : Sebagai dasar pembuatan jurnal

Sumber : Bagian Pembelian

Tujuan : Bagian Pembelian

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Sesuai kebutuhan

Format : Lihat lampiran C-3

4. Nama Dokumen : Daftar Barang

Fungsi Dokumen : Sebagai dasar setiap akan melakukan transaksi

Sumber : Bagian Gudang

Tujuan : Bagian Pembelian

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Sesuai kebutuhan

Format : Lihat lampiran C-4

5. Nama Dokumen : Daftar Supplier

Fungsi Dokumen : Sebagai dasar membuat PO

Sumber : Bagian Pembelian

Tujuan : Bagian Pembelian

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Sesuai kebutuhan

Format : Lihat lampiran C-5

6. Nama Dokumen : Daftar Hutang

Fungsi Dokumen : Sebagai dokumen hutang supplier

Sumber : Bagian Pembelian

Tujuan : Bagian Pembelian

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Sesuai kebutuhan

Format : Lihat lampiran C-6

3.6.3. Bentuk Dokumen Keluaran

Bentuk dari dokumen keluaran adalah :

1. Nama Dokumen : Bukti Penerimaan Barang

Fungsi Dokumen : Sebagai bukti penerimaan barang

Sumber : Bagian Gudang

Tujuan : Bagian Pembelian, bagian PPIC, Account Payable dan

Bagian Gudang

Media : Kertas

Jumlah : 4 rangkap

Frekuensi : Setiap menerima barang dari supplier

Format : Lihat lampiran D-1

2. Nama Dokumen : Tanda Terima

Fungsi Dokumen : Sebagai bukti tukar faktur


Sumber : Bagian Pembelian

Tujuan : Supplier dan bagian Kasir

Media : Kertas

Jumlah : 2 rangkap

Frekuensi : Setiap ada tagihan (tukar faktur)

Format : Lihat lampiran D-2

3. Nama Dokumen : Bukti Pengeluaran

Fungsi Dokumen : Sebagai bukti pengeluaran uang atau bukti pembayaran

Sumber : Bagian Kasir

Tujuan : Supplier, bagian Kasir

Media : Kertas

Jumlah : 2 rangkap

Frekuensi : Setiap ada pengeluaran uang atau pembayaran

Format : Lihat lampiran D-3

4. Nama Dokumen : Jurnal Pembelian

Fungsi Dokumen : Untuk mencatat transaksi pembelian barang

Sumber : Bagian Pembelian

Tujuan : Manager Accounting

Media : Kertas

Jumlah : 2 rangkap

Frekuensi : Setiap bulan

Format : Lihat lampiran D-4


5. Nama Dokumen : Laporan Pembelian Bahan Baku

Fungsi Dokumen : Untuk melaporkan transaksi pembelian yang terjadi

Sumber : Bagian Pembelian

Tujuan : Manager Accounting

Media : Kertas

Jumlah : 2 rangkap

Frekuensi : Setiap bulan

Format : Lihat lampiran D-5

3.6.4. Normalisasi File

Menggambarkan struktur pembuatan tabel normalisasi dari kasus program

sebagai acuan untuk pembuatan database file.


1. Bentuk Tidak Normal

Kd_Brg No_PO
Nm_Brg Tgl_PO
Satuan No_PP
Masuk Jth_Tempo
Keluar Kd_Brg
Jumlah Nm_Brg
Kd_Sup Jml_Brg
Nm_Sup Satuan
Alamat Hrg_Sat
Telp Jml_Hrg
Fax PPN
Attn Total
No_Perk Tgl_Kirim
Nm_Perk No_BPB
Jth_Tempo Tgl_BPB
Kd_Sup No_SJ
Nm_Sup Kd_Brg
Jml_Hutang Nm_Brg
No_PP Jml_Brg
Tgl_PP Keterangan
Kd_Brg No_Jurnal
Nm_Brg Tgl_Faktur
Satuan No_Faktur
Stock_Akhir No_Perk
Jml_Brg Nm_Perk
Tgl_Kedatangan Debet
Kd_Sup Kredit
Nm_Sup
Alamat
Telp
Fax
Attn

Gambar IV.4

Bentuk Tidak Normal


2. Bentuk Normal Kesatu (1NF)

Kd_Brg *
Nm_Brg
Satuan
Masuk
Keluar
Jumlah
Kd_Sup *
Nm_Sup
Alamat
Telp
Fax
Attn
No_Perk *
Nm_Perk
Jth_Tempo *
Jml_Hutang
No_PP *
Tgl_PP
Stock_Akhir
Jml_Brg
Tgl_Kedatangan
No_PO *
Tgl_PO
Hrg_Sat
Jml_Hrg
PPN
Total
Tgl_Kirim
No_BPB *
Tgl_BPB
Keterangan
No_Jurnal *
Debet
Kredit

Keterangan :

* Candidat Key

Gambar IV.5

Bentuk Normal Kesatu


3. Bentuk Normal Kedua (2NF)

Tabel Barang Tabel Supplier

Kd_Brg * Tabel Transaksi Kd_Sup *


Nm_Brg Nm_Sup
Satuan Alamat
No_PP
Masuk Telp
Tgl_PP
Keluar Fax
Stock_Akhir
Jumlah Attn
Jml_Brg
Tgl_Kedatangan
No_PO *
Tgl_PO
Hrg_Sat
Jml_Hrg
PPN
Total
Tgl_Kirim
No_BPB
Tgl_BPB
Keterangan
Jth_Tempo Tabel Perkiraan
Jumlah
No_Jurnal No_Perk *
Debet Nm_Perk
Kredit

Kd_Brg **
Kd_Sup **
No_Perk **

Keterangan :

* Primary Key

** Foreign Key

Gambar IV.6

Bentuk Normal Kedua


4. Bentuk Normal Ketiga (3NF)

Tabel Barang Tabel Permintaan


No_PP *
Kd_Brg * Tgl_PP
Nm_Brg Stock_Akhir
Satuan Jml_Brg Tabel Supplier
Masuk Tgl_Kedatangan
Keluar
Jumlah
Kd_Sup *
Kd_Brg ** Nm_Sup
Alamat
Telp
Fax
Tabel Pesanan Attn
No_PO *
Tgl_PO
Jth_Tempo
Hrg_Sat
Jml_Hrg
Tabel Penerimaan PPN
Total
No_BPB * Tgl_Kirim
Tgl_BPB Tabel Hutang
Keterangan No_PP **
Jth_Tempo *
Kd_Brg **
Jml_Hutang
Kd_Brg ** Kd_Sup **
Kd_Sup **
No_BPB **

Tabel Perkiraan
Tabel Jurnal
No_Perk *
No_Jurnal *
Nm_Perk Debet
Keterangan : Kredit

* Primary Key Jth_Tempo **


No_Perk **
* Foreign Key

Gambar IV.7

Bentuk Normal Ketiga


3.6.5. Spesifikasi File

Dalam merancang sistem usulan penulis menggunakan spesifikasi file sebagai

berikut :

a Nama file : Barang

Fungsi file : Untuk data barang

Tipe file : File Master

Akronim file : Barang.dbf

Organisasi file : Index sequential

Akses file : Random

Media : Hard disk

Software : Visual FoxPro Versi 6.0

Panjang Record : 46 karakter

Kunci field : Kd_Brg

Tabel IV.1

Spesifikasi File Barang

No Elemen Data Akronim Jenis Lebar Keterangan

1. Kode Barang Kd_Brg C 5 Primary Key

2. Nama Barang Nm_Brg C 20

3. Satuan Satuan C 3

4. Masuk Masuk N 5

5. Keluar Keluar N 5

6. Jumlah Jumlah N 8
b Nama file : Supplier

Fungsi file : Untuk data supplier

Tipe file : File Master

Akronim file : Sup.dbf

Organisasi file : Index sequential

Akses file : Random

Media : Hard disk

Software : Visual FoxPro versi 6.0

Panjang Record : 83 karakter

Kunci field : Kd_Sup

Tabel IV.2

Spesifikasi File Supplier

No Elemen Data Akronim Jenis Lebar Keterangan

1. Kode Supplier Kd_Sup C 5 Primary Key

2. Nama Supplier Nm_Sup C 20

3. Alamat Alamat C 30

4. Telepon Telp C 9

5. Fax Fax C 9

6. Attention Attn C 10

c Nama file : Perkiraan

Fungsi file : Untuk data nama-nama perkiraan

Tipe file : File Master


Akronim file : Perk.dbf

Organisasi file : Index sequential

Akses file : Random

Media : Hard disk

Software : Visual FoxPro versi 6.0

Panjang Record : 35 karakter

Kunci field : No_Perk

Tabel IV.3

Spesifikasi File Perkiraan

No Elemen Data Akronim Jenis Lebar Keterangan

1. Nomor perkiraan No_Perk C 5 Primary Key

2. Nama perkiraan Nm_Perk C 30

d Nama file : Permintaan Pembelian

Fungsi file : Untuk data transaksi

Tipe file : File Transaksi

Akronim file : PP.dbf

Organisasi file : Index sequential

Akses file : Random

Media : Hard disk

Software : Visual FoxPro versi 6.0

Panjang Record : 39 karakter

Kunci field : No_PP


Tabel IV.4

Spesifikasi File Permintaan Pembelian

No Elemen Data Akronim Jenis Lebar Keterangan

1. No Permintaan Pemb No_PP C 8 Primary Key

2. Tgl Permintaan Pemb Tgl_PP D 8

3. Stock Akhir Stock_Akhir N 5

4. Jumlah Barang Jml_Brg N 5

5. Tgl Kedatangan Tgl_Kdtgn D 8

6. Kode barang Kd_Brg C 5 Foreign Key

e Nama file : Pesanan

Fungsi file : Untuk data transaksi

Tipe file : File Transaksi

Akronim file : Psn.dbf

Organisasi file : Index sequential

Akses file : Random

Media : Hard disk

Software : Visual FoxPro versi 6.0

Panjang Record : 74 karakter

Kunci field : No_PO


Tabel IV.5
Spesifikasi File Pesanan
No Elemen Data Akronim Jenis Lebar Keterangan

1. Nomor PO No_PO C 8 Primary Key

2. Tanggal PO Tgl_PO D 8

3. Harga Satuan Hrg_Sat N 9

4. Jumlah Harga Jml_Hrg N 9

5. PPN PPN C 3

6. Total Harga Total N 10

7. Tanggal Kirim Tgl_Kirim D 8

8. Nomor Permintaan No_PP C 8 Foreign Key

9. Kode barang Kd_Brg C 5 Foreign Key

10. Kode Supplier Kd_Sup C 5 Foreign Key

f Nama file : Penerimaan Barang

Fungsi file : Untuk data penerimaan barang

Tipe file : File Transaksi

Akronim file : Penerimaan.dbf

Organisasi file : Index sequential

Akses file : Random

Media : Hard disk

Software : Visual FoxPro versi 6.0

Panjang Record : 60 karakter

Kunci field : No_BPB


Tabel IV.6

Spesifikasi File Penerimaan Barang

No Elemen Data Akronim Jenis Lebar Keterangan

1. Nomor BPB No_BPB C 9 Primary Key

2. Tanggal BPB Tgl_BPB D 8

3. Keterangan Ket C 30

4. Nomor surat jalan No_SJ C 8 Foreign Key

5. Kode Barang Kd_Brg C 5 Foreign Key

g Nama file : Hutang

Fungsi file : Untuk data hutang

Tipe file : File Transaksi

Akronim file : Hutang.dbf

Organisasi file : Index sequential

Akses file : Random

Media : Hard disk

Software : Visual FoxPro versi 6.0

Panjang Record : 32 karakter

Kunci field : Jth_Tempo


Tabel IV.7

Spesifikasi File Hutang

No Elemen Data Akronim Jenis Lebar Keterangan

1. Jatuh Tempo Jth_Tempo D 8 Primary Key

2. Jumlah Hutang Jml_Hutang N 10

3. Kode Supplier Kd_Sup C 5 Foreign Key

4. Nomor BPB No_BPB C 9 Foreign Key

h Nama file : Jurnal

Fungsi file : Untuk data jurnal

Tipe file : File Transaksi

Akronim file : Jurnal.dbf

Organisasi file : Index sequential

Akses file : Random

Media : Hard disk

Software : Visual FoxPro versi 6.0

Panjang Record : 38 karakter

Kunci field : No_Jurnal


Tabel IV.8

Spesifikasi File Jurnal

No Elemen Data Akronim Jenis Lebar Keterangan

1. Nomor Jurnal No_Jurnal C 5 Primary Key

2. Debit Debit N 10

3. Kredit Kredit N 10

4. Jatuh Tempo Jth_Tempo D 8 Foreign Key

5. Nomor perkiraan No_Perkiraan C 5 Foreign Key


3.6.6. Struktur Kode

1. Kode Supplier

X X X 9 9

Nomor urut supplier


Kode Area
Inisial supplier

Contoh :

W M B 0 1

Nomor urut supplier


Bekasi
Wadah Makmur

2. Kode Barang

X 9 9 9 9

Nomor urut barang


Nama barang
Jenis barang

Contoh :

A 0 1 0 1

Nomor urut barang


Irganox 1076
Solvent
3. Nomor Permintaan Pembelian

9 9 X X 9 9 9 9

Tahun pembuatan
Bulan pembuatan
Kode PP
Nomor urut pesanan

Contoh :

0 1 P P 0 1 0 6

Tahun pembuatan
Bulan pembuatan
PP untuk Permintaan Pembelian
Nomor urut pesanan

4. Nomor Pesanan / Purchase Order

9 9 X X 9 9 9 9

Tahun pembuatan
Bulan pembuatan
Kode PO

Nomor urut PO
Contoh :

0 1 P O 0 1 0 6

Tahun pembuatan
Bulan pembuatan
PO untuk Purchase Order

Nomor urut PO

5. Nomor Bukti Penerimaan Barang

9 9 X X X 9 9 9 9

Tahun pembuatan
Bulan pembuatan
Kode BPB

Nomor urut BPB

Contoh :

0 1 B P B 0 1 0 6

Tahun pembuatan
Bulan pembuatan
BPB untuk Bukti Penerimaan Barang

Nomor urut BPB


6. Nomor Perkiraan

9 9 9 9 9

Jenis pekiraan

Golongan pekiraan

Kelompok pekiraan

Contoh :
1 1 0 0 1

Kas

Aktiva Lancar

Aktiva
7. Nomor Jurnal

X X 9 9 9

Nomor urut
Kode Jurnal
Contoh :

J U 0 0 1

Nomor urut
JU untuk Jurnal
3.6.7. Spesifikasi Program
0.0
MENU
UTAMA

1.0 2.0 3.0 4.0 5.0


Master Transaksi Laporan Utility EXIT

0.0 0.0 0.0 0.0 0.0

1.1 2.1 3.1 4.1


Supplier Permintaan Laporan Back Up
Pembelian
1.0 2.0 4.0
3.0
1.2 2.2 4.2
Barang Pesanan Password

1.0 2.0 4.0

1.3 2.3
Perkiraan Penerimaan

1.0 2.0

2.4
Hutang

2.0

2.5
Jurnal

2.0

Gambar IV.8
Diagram Hirarki Proses Input Output Sistem Akuntansi Usulan
Spesifikasi ini menjelaskan tentang file-file program yang dibuat dalam

perancangan program tentang fungsi, tujuan dan bentuk dari file, maka penulis

membuat suatu rancangan program yang dibutuhkan sistem usulan yang dibuat,

diantaranya adalah sebagai berikut :

A. Spesifikasi program Menu Utama

Nama program : Menu Utama

Akronim : MENU.mpr

Fungsi program : Untuk menampilkan menu-menu sub program

Bahasa program : Visual FoxPro versi 6.0

Bentuk keluaran : Lampiran E-1

Proses program : Dalam pemilihan menu utama user hanya tinggal mengklik

atau mendouble klik pada menu yang diinginkan. Pilih menu

KELUAR jika ingin keluar dari program. Pada program

menu utama ini terdapat empat pilihan yaitu :

1. Menu Master

2. Menu Transaksi

3. Menu Laporan

4. Menu Utility

5. KELUAR

B. Spesifikasi Menu Master

Nama program : Menu Master

Akronim : MASTER.scx
Fungsi program : Untuk menampilkan menu-menu :

1. Menu Barang

2. Menu Supplier

3. Menu Perkiraan

Bahasa program : Visual FoxPro versi 6.0

Bentuk keluaran : Lampiran E-2

Proses program : Gunakan tombol anak panah untuk memilih menu yang

diinginkan. Tekan esc jika ingin kembali ke Menu Utama.

C. Spesifikasi program Menu Transaksi

Nama program : Menu Transaksi

Akronim : TRANS.scx

Fungsi program : Untuk menampilkan menu-menu :

1. Menu Permintaan

2. Menu Pesanan

3. Menu Penerimaan

4. Menu Hutang

5. Menu Jurnal

Bahasa program : Visual FoxPro versi 6.0

Bentuk keluaran : Lampiran E-3

Proses program : Gunakan tombol anak panah untuk memilih menu yang

diinginkan. Tekan esc jika ingin kembali ke Menu Utama.


D. Spesifikasi program Menu Supplier

Nama program : Menu Supplier

Akronim : SUPPLIER.scx

Fungsi program : Untuk mengendalikan dan memilih program-program :

1. Tambah Supplier

2. Ubah Supplier

3. Simpan Supplier

4. Hapus Supplier

5. Tampil Supplier

6. Keluar

Bahasa program : Visual FoxPro versi 6.0

Bentuk keluaran : Lampiran E-4

Proses program : Menu di data supplier dapat dipilih dengan menekan tombol

1. Untuk pengisian data supplier dijalankan dengan

TAMBAH.

2. Pengubahan data supplier akan dijalankan dengan UBAH.

3. Penyimpanan data supplier dengan SIMPAN.

4. Penghapusan data supplier dengan HAPUS.

5. Untuk melihat hasilnya dibuka dengan TAMPIL.

6. Keluar dari menu supplier dengan KELUAR.

E. Spesifikasi program Menu Barang

Nama program : Menu Barang

Akronim : BRG.scx
Fungsi program : Untuk mengendalikan dan memilih program-program :

1. Tambah Barang

2. Ubah Barang

3. Simpan Barang

4. Hapus Barang

5. Tampil Barang

6. Keluar

Bahasa program : Visual FoxPro versi 6.0

Bentuk keluaran : Lampiran E-5

Proses program : Menu di data barang dapat dipilih dengan menekan tombol

1. Untuk pengisian data barang dijalankan dengan

TAMBAH.

2. Pengubahan data barang akan dijalankan dengan UBAH.

3. Penyimpanan data barang akan dengan SIMPAN.

4. Penghapusan data barang dengan HAPUS.

5. Untuk melihat hasilnya dibuka dengan TAMPIL.

6. Keluar dari menu barang dengan KELUAR.

F. Spesifikasi program Menu Perkiraan

Nama program : Menu Perkiraan

Akronim : PERK.scx

Fungsi program : Untuk mengendalikan dan memilih program-program :

1. Tambah Perkiraan

2. Ubah Perkiraan
3. Simpan Perkiraan

4. Hapus Perkiraan

5. Tampil Perkiraan

6. Keluar

Bahasa program : Visual FoxPro versi 6.0

Bentuk keluaran : Lampiran E-6

Proses program : Menu di data supplier dapat dipilih dengan menekan tombol

1. Untuk pengisian data perkiraan dijalankan dengan

TAMBAH.

2. Pengubahan data perkiraan akan dijalankan dengan

UBAH.

3. Penyimpanan data perkiraan dengan SIMPAN.

4. Penghapusan data perkiraan dengan HAPUS.

5. Untuk melihat hasilnya dibuka dengan TAMPIL.

6. Keluar dari menu perkiraan dengan KELUAR.

G. Spesifikasi program Menu Permintaan

Nama program : Menu Permintaan

Akronim : PERMINTAAN.scx

Fungsi program : Untuk mengendalikan dan memilih program-program :

1. Tambah Permintaan

2. Ubah Permintaan

3. Simpan Permintaan

4. Hapus Permintaan
5. Tampil Permintaan

6. Keluar

Bahasa program : Visual FoxPro versi 6.0

Bentuk keluaran : Lampiran E-7

Proses program : Menu di data permintaan dapat dipilih dengan menekan

tombol

1. Untuk pengisian data permintaan dijalankan dengan

TAMBAH.

2. Pengubahan data permintaan akan dijalankan dengan

UBAH.

3. Penyimpanan data permintaan dengan SIMPAN.

4. Penghapusan data permintaan dengan HAPUS.

5. Untuk melihat hasilnya dibuka dengan TAMPIL.

6. Keluar dari menu permintaan dengan KELUAR.

H. Spesifikasi program Menu Pesanan

Nama program : Menu Pesanan

Akronim : PSN.scx

Fungsi program : Untuk mengendalikan dan memilih program-program :

1. Tambah PO

2. Ubah PO

3. Simpan PO

4. Hapus PO

5. Tampil PO
6. Cetak PO

7. Keluar

Bahasa program : Visual FoxPro versi 6.0

Bentuk keluaran : Lampiran E-8

Proses program : Menu di data PO dapat dipilih dengan menekan tombol

1. Untuk pengisian data PO dijalankan dengan TAMBAH.

2. Pengubahan data PO akan dijalankan dengan UBAH.

3. Penyimpanan data PO dengan SIMPAN.

4. Penghapusan data PO dengan HAPUS.

5. Untuk melihat hasilnya dibuka dengan TAMPIL.

6. Untuk mencetak PO dengan CETAK.

7. Keluar dari menu PO dengan KELUAR.

I. Spesifikasi program Menu Penerimaan

Nama program : Menu Penerimaan

Akronim : PENERIMAAN.scx

Fungsi program : Untuk mengendalikan dan memilih program-program :

1. Tambah Penerimaan

2. Ubah Penerimaan

3. Simpan Penerimaan

4. Hapus Penerimaan

5. Tampil Penerimaan

6. Keluar

Bahasa program : Visual FoxPro versi 6.0


Bentuk keluaran : Lampiran E-9

Proses program : Menu di data penerimaan dapat dipilih dengan menekan

tombol

1. Untuk pengisian data penerimaan dijalankan dengan

TAMBAH.

2. Pengubahan data penerimaan akan dijalankan dengan

UBAH.

3. Penyimpanan data penerimaan dengan SIMPAN.

4. Penghapusan data penerimaan dengan HAPUS.

5. Untuk melihat hasilnya dibuka dengan TAMPIL.

6. Keluar dari menu penerimaan dengan KELUAR.

J. Spesifikasi program Menu Hutang

Nama program : Menu Hutang

Akronim : HUTANG.scx

Fungsi program : Untuk mengendalikan dan memilih program-program :

1. Tambah Hutang

2. Ubah Hutang

3. Simpan Hutang

4. Hapus Hutang

5. Tampil Hutang

6. Keluar

Bahasa program : Visual FoxPro versi 6.0

Bentuk keluaran : Lampiran E-10


Proses program : Menu di data hutang dapat dipilih dengan menekan tombol

1. Untuk pengisian data hutang dijalankan dengan

TAMBAH.

2. Pengubahan data hutang akan dijalankan dengan UBAH.

3. Penyimpanan data hutang dengan SIMPAN.

4. Penghapusan data hutang dengan HAPUS.

5. Untuk melihat hasilnya dibuka dengan TAMPIL.

6. Keluar dari menu hutang dengan KELUAR.

K. Spesifikasi program Menu Jurnal

Nama program : Menu Jurnal

Akronim : JURNAL.scx

Fungsi program : Untuk mencatat transaksi pembelian yang terjadi selama

Satu bulan

Bahasa program : Visual FoxPro versi 6.0

Bentuk keluaran : Lampiran E-11

Proses program : Menu di jurnal dapat dipilih dengan menekan tombol

1. Untuk pengisian data jurnal dijalankan dengan TAMBAH.

2. Pengubahan data jurnal akan dijalankan dengan UBAH.

3. Penyimpanan data jurnal dengan SIMPAN.

4. Penghapusan data jurnal dengan HAPUS.

5. Untuk melihat hasilnya dibuka dengan TAMPIL.

6. Untuk mencetak jurnal dengan CETAK.

7. Keluar dari menu jurnal dengan KELUAR.


L. Spesifikasi program Menu Laporan

Nama program : Menu Laporan

Akronim : LAP.frx

Fungsi program : Untuk melaporkan transaksi pembelian kredit yang terjadi

Selama satu bulan

Bahasa program : Visual FoxPro versi 6.0

Bentuk keluaran : Lampiran E-12

Proses program : Menu di laporan dapat dipilih dengan

1. Untuk melihat hasilnya dibuka dengan TAMPIL.

2. Untuk mencetak data laporan pembelian dengan CETAK

3. Keluar dari menu dengan KELUAR.

M. Spesifikasi program Menu Utility

Nama program : Menu Laporan Pembelian

Akronim : LAPPEMB.frx

Fungsi program : Untuk mengendalikan dan memilih program-program :

1. Menu Back Up

2. Menu Password

Bahasa program : Visual FoxPro versi 6.0

Bentuk keluaran : Lampiran E-13


3.14. Spesifikasi Sistem Komputer

Menjabarkan tentang penggunaan dari perangkat lunak (software) dan

perangkat keras (hardware) yang akan digunakan dalam sistem usulan dan

penggambarannya dalam bentuk konfigurasi.

4.6.1. Umum

Pengembangan sistem informasi berbasis komputer selain membutuhkan

banyak sumber daya dapat juga memakan waktu yang cukup lama untuk

menyelesaikannya dan melewati beberapa tahapan, dimulai dari sistem itu

direncanakan hingga sistem diterapkan. Apabila sistem yang telah ada masih

menimbulkan berbagai masalah yang rumit dan tidak dapat diatasi dalam tahap

pemeliharaannya, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk menunjang

kebutuhan akan pengolahan data tersebut dengan menggunakan perangkat keras

(hardware) dan perangkat lunak (software). Perangkat keras merupakan faktor fisik

komputer yang dapat bekerja dengan baik, semakin bagus perangkat lunaknya maka

akan mempermudah pemrosesan data. Kedua sarana pendukung tersebut merupakan

suatu kesatuan yang harus saling mendukung agar dapat dimanfaatkan secara

maksimal.

4.6.2. Perangkat Keras

Adapun spesifikasi dari perangkat keras yang penulis sarankan adalah :

Processor : Pentium IV 2.26 GHZ

Memori : 128 MB

Hard disk : 40 GB

Floppy disk : 1.44 MB


Monitor : SVGA 15”

Keyboard : 104 Keys

Printer : Dot Matrik

Mouse : Standard Mouse

4.6.3. Perangkat Lunak

Sistem Operasi : MS WINDOWS XP

Aplikasi : Visual FoxPro versi 6.

4.6.4. Konfigurasi Sistem Komputer

KEYBOARD/MOUSE
104 KEYS

CENTRAL DISK DRIVE


HARD DISK PROCESSING
40 GB UNIT 1.44 MB

DISPLAY PRINTER
SVGA DOT MATRIK
15”

Gambar IV. 9 Konfigurasi Sistem Komputer

4.7. Jadwal Implementasi

Tahapan terakhir dari rancangan sistem pembelian kredit adalah menerapkan

sistem yang telah dirancang untuk diterapkan pada keadaan sebenarnya. Jadwal

implementasi dalam mewujudkan sistem yang dirancang tersebut sebagai berikut :


1. Penyiapan Data Awal

Adalah mempelajari sistem yang berjalan beserta masalah yang ada dan

perekaman data-data yang sudah dikumpulkan kemudian dikelompokkan sesuai

dengan kebutuhan, tujuannya untuk mendapatkan gambaran tentang bentuk

permasalahan yang ada di perusahaan tersebut sehingga mengurangi

kesalahpahaman antara sistem yang diusulkan dengan sistem yang berjalan.

2. Pembuatan Program dan Pengetesan Program

Membuat program untuk sistem pembelian kredit yang dikelompokkan menjadi

program menu utama dan sub menu program. Pengetesan program dilakukan agar

program yang dibuat ataupun yang dirancang dapat diketahui kekurangannya

sebelum diterapkan.

3. Pembuatan Buku Petunjuk

Pembuatan buku ini berguna dalam tata cara pelaksanaan sistem usulan agar

pengguna sistem dapat mempelajari prosedur sistem secara menyeluruh.

4. Penyuluhan atau Training

Dimaksudkan untuk memberi latihan kepada personil dan meningkatkan

kemampuan personil dalam memahami dan menggunakan program yang telah

dibuat sehingga penerapan sistem yang baru dapat dikuasai oleh personil atau

user dalam perusahaan tersebut.

5. Test Sistem

Test Sistem adalah kegiatan yang bertujuan untuk melaksanakan uji coba

terhadap sistem secara keseluruhan dan sampai dimana sistem ini dapat dipahami

dengan baik dan benar.


6. Peralihan Sistem

Kriteria penentuan waktu peralihan sistem adalah sebagai berikut :

a. Peralihan sistem dapat dilaksanakan sesuai dengan kegiatan yang ada.

b. Penulis memakai peralihan sistem dimana pengoperasian sistem usulan

diterapkan bersama-sama dengan sistem berjalan.

c. Setelah melihat bahwa kondisi sistem usulan dapat diterapkan dengan baik,

sistem berjalan langsung dihentikan.

7. Operasional dan Evaluasi

Operasional adalah menjalankan sistem yang diusulkan secara utuh. Operasional

terhitung sejak sistem mulai dioperasikan. Untuk sistem usulan ini diberikan

batasan operasional misalnya satu bulan. Setelah itu akan dilakukan evaluasi

terhadap sistem usulan tersebut sudah sesuai dengan kebutuhan atau tidak.

Untuk mengetahui lebih lanjut, maka penulis menggambarkan dalam bentuk

tabel yang berkaitan dengan proses sistem yang diusulkan.


Tabel IV.10

Jadwal Implementasi

Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4 Bulan 5


No Kegiatan
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Penyiapan data
1
awal
2 Pembuatan dan
pengetesan
program
3 Pembuatan buku

petunjuk
4 Penyuluhan atau

training
5 Test sistem
6 Peralihan sistem
7 Operasional dan

evaluasi
BAB V

PENUTUP

3.15. Kesimpulan

Setelah penulis mengamati dan mempelajari Sistem Pembelian bahan baku

yang ada pada PT Lemindo Abadi Jaya maka penulis dapat mengambil kesimpulan

sebagai berikut :

3. Perancangan sistem pencatatan secara terkomputerisasi dimaksudkan agar

kegiatan pencatatan pembelian dapat berjalan lebih efektif dan efisien dan

pengolahan datanya dapat akurat dan tepat waktu. Perhitungan data juga

terjamin kebenarannya karena sudah terprogram dengan baik dan data yang

masuk telah divalidasi serta komputer selalu melakukan verifikasi terhadap data

tersebut.

4. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi akan memudahkan pemakai dalam

membuat laporan yang akurat dan tepat waktu.

5. Dengan sistem yang baik diharapkan akan meningkatkan kinerja perusahaan

dan juga produktivitas perusahaan dan karyawan.

3.16. Saran

Setelah mengambil kesimpulan mengenai analisa sistem pembelian yang ada

pada PT Lemindo Abadi Jaya, penulis akan mencoba memberikan saran-saran yang

berhubungan dengan kegiatan pembelian dalam perusahaan.


Adapun saran-saran dari penulis adalah sebagai berikut :

1. Mengingat pentingnya data yang tersimpan dalam file, maka sebaiknya perlu

dibuatkan file duplikat (back up) untuk setiap file yang digunakan agar jika

terjadi kerusakan, perusahaan tidak akan kehilangan data tersebut dan kegiatan

perusahaan tidak terhenti karena akan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.

2. Perlu ditingkatkan kerjasama antara masing-masing bagian atau unit kerja yang

berhubungan dengan sistem pembelian di PT Lemindo Abadi Jaya.

3. Melakukan pemeliharaan terhadap peralatan komputer dengan baik dari segi

perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software) sehingga sistem

komputerisasi akan berjalan dengan baik.

4. Ada pengembangan sistem informasi berupa pemasangan jaringan yang bisa on

line antar user.

5. Perlu melakukan training untuk para user supaya mudah untuk mengoperasikan

program yang baru.

Semoga dengan adanya komputerisasi sistem ini dapat memberikan

kemudahan dalam pengolahan data, khususnya pada sistem pembelian bahan baku

dan juga dapat menambah kualitas maupun kuantitas pelayanan, agar PT. Lemindo

Abadi Jaya bisa lebih berkembang lagi sesuai dengan apa yang diharapkan.
DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Zaki. 1998. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode Edisi 5.
BPFE Yogyakarta

HM, Jogiyanto. 1993. Analisa dan Desain Sistem Informasi. Edisi Pertama. Andi
Offset, Yogyakarta

Mulyadi 1997. Sistem Akuntansi Edisi 3. Bagian penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu
Ekonomi YKPN. Yogyakarta

SR.Sumarso 1999. Akuntansi Suatu Pengantar. Edisi 4. Rineka Cipta, Jakarta.

Aryanto, SE, AK. 2001. Pengolahan Database dengan Microsoft Visual FoxPro 6.0.
Elex Media Komputindo, Jakarta.

Edhy, Sutanta. 2004. Sistem Basis Data. Graha Ilmu. Jakarta.


DAFTAR RIWAYAT HIDUP

I. Biodata Mahasiswa

NIM : 11030167

Nama Lengkap : Yuli Andriani

Tempat dan Tanggal Lahir : Jakarta, 08 Juli 1982

Alamat Lengkap : Gg. Masjid Al-Islah RT 04 RW 04

No 14 Cisalak Sukmajaya – Depok

II. Pendidikan

1. SDN Kramat 03 pagi Jakarta Pusat, lulus tahun 1994

2. SLTPN 136 Jakarta Pusat, lulus tahun 1997

3. SMK PGRI 4 Jakarta Pusat, lulus tahun 2000

III. Riwayat pengalaman pekerjaan

1. Sebagai Staff Administrasi PPIC (Gudang Bahan Baku) di PT Lemindo

Abadi Jaya dari Desember 2000 s/d 2002

2. Sebagai Staff Sekretariat ISO 9001: 2000 (Document Control) dari Januari

2003 s/d sekarang.

Jakarta, 4 Agustus 2006


Saya yang bersangkutan
3X4

Yuli Andriani