MAIL MERGE

Microsoft word mempunyai kemampuan untuk menghasilkan fomulir surat yang dikenal dengan dengan
mail merge / surat gabung. Sedangkan data dari mail merge tersebut disimpan dalam sebuah file
tersendiri.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan akan memanggil calon pegawai yang telah lulus seleksi awal dan
akan diseleksi tahap berikutnya. Potongan/penggalan surat panggilan tersebut adalah sebagai berikut :
Andaikata calon pegawai yang hendak dipanggil banyak (lebih dari satu orang tentunya surat yang
dibuat !uga banyak, namun Format surat tetap sama, tetapi data calon pegawai yang dipanggil
berbeda beda.
"ntuk itu diperlukan dua buah file, yaitu file Induk / main document / master file dan File data
(#atasource
Master file isinya seperti contoh surat diatas, namun belum diisi data calon pegawai. (nama calon
pegawai, $o. %est, Alamat, %elepon, dihilangkan/dikosongi
&ile data berisi data calon pegawai yang akan dipanggil. Sebagai contoh terdapat ' calon pegawai yang
akan dikirimi surat panggilan sebagai berikut :
Melihat kumpulan data di atas, terdapat 4 kolom dan baris data.
(olom dinyatakan sebagai Field, sedangkan baris data dinyatakan sebagai Record.
!AMA !". #E$# ALAMA# #ELE%"!
)akaria Abdurrohman **+ ,l. Melati -etan ./ 0ogyakarta '+.+12
Ari #arma *3* ,l. Mawar 41 0ogyakarta '2.1+2
Susi Aryani *35 ,l. Solo /' 0ogyakarta '4+21*
6ri %ri!aya *3/ ,l. (apas 535 0ogyakarta '4'2+4
0anto -i!aya *3' ,l. Merpati 14 0ogyakarta '4./2'
1
0ogyakarta, . ,anuari 5*33
(epada :
Saudara : &akaria Abduro'man
$o. %est : (()
Alamat : *l Melati +etan ,4 -o./akarta
%elepon : ),)01
7erdasarkan hasil seleksi penerimaan calon pegawai tahap pertama yang telah kami
selenggarakan, saudara &akaria Abdurro'man dinyatakan Lulus dan berhak mengikuti tes
seleksi tahap kedua.
"ntuk itu kami mengharapkan saudara hadir ke perusahaan kami pada seleksi berikutnya
tanggal 3* ,anuari 5*33, pukul *1.** -87 99.. dan seterusnya 9..
#engan demikian kumpulan data tersebut memliki 4 field, yaitu field $AMA, field $:. %est, field
A;AMA%, dan field %6;6P:$.
<ecord pertama berisi data pribadi seseorang bernama )akaria Abdurrahman, record kedua berisi data
pribadi seseorang bernama Ari #arma, dan seterusnya.
;angkah = langkah pembuatan dengan Mail Merge sebagai berikut :
7ukalah file dokumen baru sebagai Main 2ocument, ketiklah
contoh surat diatas (data calon pegawai dikosongi, !angan diketik, dan
simpanlah file ini.
Aktifkan menu #ool Latters and Mailin.s
Pilih Mail Mer.e +i3ard, maka di sebelah kanan layar monitor
akan tampak !endela #ask %ane dengan !udul Mail Mer.e.
Pada bagian select document tipe pilihlah / klik Letters
Pada bagian bawah !endela %ask Pane (lik tulisan !e4t 5
$tartin. 2ocument ( menu!u tahap kedua
Pada bagian $elect startin.
document pilihlah 6se t'e 7urrent
2ocument (men!adikan dokumen
yang sedang aktif saat itu sebagai
Main #ocument
Pada bagian bawah ,endela
%ask Pane (lik %ulisan !e4t 5 $elect recipients (menu!u tahap ke tiga
Pada bagian $elect Recipients
pilihlah #/pe a ne8 list
Pada bagian #/pe a ne8 list klik ikon 7reate (untuk
membuat data source, maka akan disa!ikan !endela !e8
Adress List (;ihat gambar di kanan bawah
Secara default / standard, MS -ord
menyediakan banyak field seperti %itle,
&irst $ame, ;ast $ame, dan lain>lain.
(arena kita hanya butuh 4 field sa!a (yaitu
field $AMA, $:%6S%, A;AMA%,
%6;6P:$, maka fields = fields default MS
-ord tersebut akan kita hapus.
?aranya :
(lik tombol 7ustomi3e, maka
akan ditampilkan 9endela 7ustomi3e
Address List (gambar di samping
(lik field yang akan dihapus
2
(lik tombol 2elete, bila tampil pertanyaan untuk meminta kepastian bahwa field tersebut akan
dihapus, klik sa!a tombol -es
;akukan langkah tersebut diatas untuk field = field lainnya sampai seluruh field default MS
-ord habis dihapus.
Selan!utnya buatlah field yang baru,
(lik tombol Add, maka akan disediakan !endela Add Field
untuk mengetik nama field (lihat gambar di samping
(etiklah kata !AMA, kemudian (lik tombol ":
(lik tombol Add lagi untuk membuat field !"#E$#, demikian
seterusnya sampai field %6;6P:$.
?atatan : $ama field tidak boleh menggunakan tanda titik
7ila sudah membuat keempat fields tersebut, klik tombol ":
:tomatis kembali ke !endela !e8
Address List untuk mengetik data
pada kotak field yang tersedia dan
akan disimpan pada file #ata Source
"ntuk menambah / mengetik
data kedua (<ecord (edua, klik
tombol !e8 Entr/, maka akan
disediakan tempat kosong untuk
pengetikan data record berikutnya.
7ila semua data / record telah
diketik, klik tombol 7lose, kemudian
beri nama file untuk menyimpan data
ini (file data source. 7ila perlu,
pindahlah ke folder penyimpan data
milik anda.
Setelah menyimpan data
source, !ika tampak !endela Mail
Mer.e Recipients, klik sa!a tombol ":, :tomatis kembali ke Main #ocument, dan #oolbar Mail
Mer.e akan tampak seperti gambar di bawah ini :
;etakkan kursor di sebelah kanan tanda titik dua milik kata $audara / i
Pada %oolbar klik ikon Insert Mer.e Fields maka Akan tampak daftar field buatan kita (lihat
gambar di halaman berikut ini
Pastikan pilihan #atabase &ields terpilih.
(lik field $AMA, kemudian klik tombol Insert (atau
dobel klik field $AMA ini, maka di sebelah tanda titik dua
tersebut akan tampak ;; !AMA <<
3
%utup !endela Insert Mer.e Fields, letakkan kursor di sebelah kanan tanda titik dua milik kata
!o. #est. Pada %oolbar klik Insert Mer.e Fields, klik field !"#E$# kemudian klik tombol Insert
maka di sebelah tanda titik dua tersebut akan tampak ;; !"#E$# <<
%utup !endela Insert Mer.e Fields, letakkan kursor di sebelah kanan tanda titik dua milik kata
Alamat. Pada %oolbar klik Insert Mer.e Fields, klik field ALAMA# kemudian klik tombol Insert
maka di sebelah tanda titik dua tersebut akan tampak ;; ALAMA# <<
%utup !endela Insert Mer.e Fields, letakkan kursor disebelah kanan tanda titik dua milik kata
#elepon. Pada %oolbar klik Insert Mer.e Fields, klik field #ELE%"! kemudian klik tombol Insert
maka di sebelah tanda titik dua tersebut akan tampak ;; #ELE%"! <<
%utup !endela Insert Mer.e Fields, letakkan kursor disebelah kanan kata $audara/ i yang
berikutnya. Pada %oolbar klik Insert Mer.e Fields, klik field !AMA kemudian klik tombol Insert
maka di sebelah tanda titik dua tersebut akan tampak ;; !AMA <<
Secara keseluruhan teks naskah men!adi sebagai berikut :
Setelah field = field yang dibutuhkan disisipkan ke dokumen induk (main document, maka anda dapat
menggunakan ikon = ikon yang terdapat pada %oolbar Mail Merge.
?obalah klik ikon =ie8 Mer.ed 2ata sehingga field = field yang diapit tanda ;; << akan tidak
tampak dan diganti dengan data sesungguhnya.
?oba pula beberapa tombol berikut ini :
%empat menun!ukkan urutan record

4
0ogyakarta, . September 5**'
(epada :
Saudara/i : ;; !AMA <<
$o. %est : ;; !"#E$# <<
Alamat : ;; ALAMA# <<
%elepon : ;; #ELE%"! <<
7erdasarkan hasil seleksi penerimaan calon pegawai tahap pertama yang telah kami
selenggarakan, saudara / i @@ !AMA << dinyatakan Lulus dan berhak mengikuti tes
seleksi tahap kedua.
"ntuk itu kami mengharapkan saudara / i hadir ke perusahaan kami pada seleksi
berikutnya tanggal 5* September 5**', pukul *1.** -87 99.. dan seterusnya
9..
Menu!u record terakhir Menu!u record pertama
Menu!u
record sebelumnya
Menu!u
record berikutnya
Sampai di sini telah berhasil menghubungkan antara Main #ocument dengan beberapa data dari file
#atasource. $amun kita belum memiliki hasil keseluruhan surat / naskah untuk masing = masing calon
pegawai yang akan dikirimi.
Pada contoh di atas kita memiliki ' <ecord, dengan demikian nantinya akan mempunyai maksimal '
buah surat / naskah dengan data yang berbeda = beda. "ntuk menghasilkan kelima surat tersebut di
atas, caranya sebagai berikut :
(lik ikon Mer.e to !e8 2ocument maka
akan tampil !endela Merge to $ew #ocument denan
beberapa opsi / pilihan, yaitu :
All : menghasilkan seluruh record
?urrent record : menghasilkan record yang sedang aktif
saat itu (yang sedang terlihat di Main
dokumen
&rom = to : menghasilkan urutan record tertentu
mulai dari &rom sampai to
(lik ":, Simpanlah &ile baru ini dengan nama >A$IL. Sampai di sini hal pokok pada mail
Merge telah anda ker!akan.
Men.edit 2atasource
7uka main #ocument
Pada %oolbar klik ikon Mail Mer.e Recipients maka akan tampak !endela Mail Mer.e
Recipients
(lik tombol Edit, maka akan
ditampilkan !endela !e8 Address
List, sama seperti ketika mengisi
data pegawai. Pada !endela ini dapat
dilakukan pengeditan record,
penambahan record, penghapusan
record,dan sebagainya.
7ila hendak menambah Field
baru, klik tombol 7ustomi3e,
langkah = langkah penambahan field
baru sama dengan ketika membuat
field pertama kali.
Lati'an
7uatlah Slip Aonor menga!ar seperti di bawah ini dengan menggunakan Mail Mer.e
5
SLIP HONOR MENGAJAR
#iberikan kepada
7pk/8bu : ;; !AMA <<
!" MA#ERI *6M. %ER#EM6A! >"!"R
3 ;; MA#ERI ? << ;; *6M? << B
5 ;; MA#ERI @ << ;; *6M@ << B
. ;; MA#ERI , << ;; *6M, << B
#"#AL >"!"R B
A"!6$ B
#"#AL #ERIMA B
Sedangkan #atanya adalah sebagai berikut :
!AMA MA#ERI ? *6M ? MA#ER@ *6M @ MA#ERI , *6M ,
7udi San!aya Ms -ord 32 &oC Pro .2 #elphi 5/
Ari -i!aya Ms 6Ccel 3* Disual 7asic 3/ &oC Pro 34
Ani Astuti Ms -ord 32 Ms 6Ccel 3* &oC Pro 5/
0anto #elphi 5/ Disual 7asic 3/ Ms 6Ccel 5*
Aeri -ahyudi #elphi 5/ &oC Pro .2 Disual 7asic 3/
A:$:< : #iperoleh dari (olom *6M. %ER#EM6A! dikali @((((
%:%A; A:$:< : ,umlah A:$:< yang diterima dari keseluruhan MA%6<8
7:$"S : ' E dari %:%A; A:$:<
%:%A; %6<8MA : %:%A; A:$:< F 7:$"S
6