Anda di halaman 1dari 17

SRI HANTORO 2013

PROJECT: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI


SUB SYSTEM: ORDER ENTRY & SALES SYSTEMS
SCENE:


PROBLEM DEFINITION

Pengamatan awal kami menunjukkan bahwa sistem pemrosesan transaksi dan sistem
informasi yang berkaitan yang ada sedang menghadapi masalah sebagai berikut:

Sistem informasi yang ada selama ini kurang memberikan data konsumen penerima
piutang secara lengkap, sehingga kurang objektif dalam pemberian piutang. Laporan
yang dihasilkan pun kurang mendukung dalam pengambilan keputusan. Hal ini dapat
menyebabkan semakin tingginya resiko piutang tidak tertagih.

Sistem yang ada selama ini kurang objektif dalam pemberian limit kredit dan laporan
yang dihasilkan kurang mendukung dalam pengambilan keputusan.


SRI HANTORO 2013

REQUIREMENTS DETERMINATION


MANFAAT DIHADIRKANNYA SISTEM INFORMASI YANG BARU
Kehadiran sistem informasi yang kami ajukan akan memberikan manfaat sebagai berikut:
No Klausul Manfaat Argumen
1. Menghemat waktu Karena dengan adanya sistem informasi yang baru maka
akan menghemat waktu dalam pemrosesan pemberian
piutang. Perusahaan mempunyai sistem yang mendukung
dalam pemberian informasi mengenai riwayat klien.
Sehingga akan mempercepat proses dalam pemberian
persetujuan piutang
2. Meminimalkan kesalahan Karena dengan adanya sistem informasi yang baru maka
akan dapat meminimalkan terjadinya piutang yang tidak
tertagih, karena kita mempunyai data yang lengkap
mengenai riwayat keuangan dari konsumen yang
memenuhi kriteria dalam menerima piutang dan
kemampuannya untuk melunasi hutang nya. Dan apabila
perusahaan akan melakukan penagihan secara langsung
dengan mendatangi tempat konsumen, kita memiliki
informasi keberadaanya, sehingga kesempatan untuk kabur
membawa kewajibannya akan semakin kecil.
3. Menghemat biaya Karena dengan adanya sistem informasi yang baru maka
akan mempermudah segalanya. Semua terasa efisien,
efektif dan cepat. Sumber daya yang digunakan pun tidak
akan banyak, sehingga biaya yang dikeluarkan pun akan
sedikit.
4. Meningkatkan kontrol &
keamanan aset
Karena dengan adanya sistem informasi yang baru maka
akan mempunyai kontrol yang lebih bagus dalam
objektifitas pemberian piutang dagang. Perusahaan dapat
Saran kami untuk mengatasi masalah tersebut adalah:

Menghadirkan sistem pemrosesan transaksi yang bisa memproses transaksi dan
menyediakan informasi kelayakan kredit secara objektif dan melakukan pengecekan
dokumen para calon konsumen penerima piutang yang berupa KTP, Slip gaji, Rekening
Listrik, Rekening Telepon, dll



SRI HANTORO 2013
dengan tepat memberikan piutang kepada konsumen yang
memenuhi kriteria, sehingga risiko piutang yang tidak
tertagih dimana itu juga berarti risiko aset perusahaan yang
hilang akan semakin kecil.
5. Meningkatkan kualitas
proses dan kinerja
organisasi
Karena dengan adanya sistem informasi yang baru maka
kualitas dalam pemrosesan pemberian putang kepada klien
akan meningkat, efisien dan efektif. Kinerja organisasi pun
akan meningkat karena terbantu dengan sistem informasi
yang lebih baik.




SKUP SISTEM INFORMASI AKUNTANSI YANG AKAN DIHADIRKAN

The purchasing process begins with a request (or an order) for goods or services and ends with
payments to the vendor. (Bagranoff, h.230)

Sub SIA ini mencakup kewenangan sebagai berikut:
a. menyediakan layanan jawaban atas pertanyaan tentang produk yang berasal dari
pelanggan/peminat/calon pembeli;
b. menangkap potensi penjualan yang mungkin dilakukan dari penanya potensial;
c. memproses order penjualan dari klien dengan terlebih dahulu mengecek kelengkapan
dokumen dokumen untuk persetujuan pemberian piutang kepada klien
d. memberikan bukti penjualan kepada klien; ?????
e. menyediakan informasi penjualan yang bisa digunakan bidang piutang/sub-sistem
piutang/penagihan agar dapat menjalankan fungsinya menjadi lebih baik;
Dan tidak menangani kewenangan-kewenangan yang lain. Beberapa contoh yang bukan
kewenangan sub SIA ini adalah:
a. ......
b. ......
c. ......




SRI HANTORO 2013
PROSEDUR/FUNGSI YANG DITANGANI UNTUK MENJAWAB KEBUTUHAN
Secara umum terdapat tiga prosedur/fungsi yang akan dihadirkan dalam sub SIA ini untuk
menangani/menjawab masalah di atas yaitu:
1. Memproses order penjualan (Hall 2008, h. 163)
2. Menerima pembayaran kas (Hall 2008, h. 173)
3. Memproses Pengembalian Penjualan (Hall 2008, h. 170)
Detail langkah-langkah yang diperlukan dalam masing-masing prosedur akan dituangkan dalam
perincian langkah yang diperlukan.



PIHAK (PERAN) YANG TERLIBAT DI DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
YANG BARU
No. Peran/Pelaku Deskripsi Peran
1 Seksi Penjualan Menerima order dari pembeli, kemudian membuat faktur
penjualan dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang
lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan
kontribusi dalam melayani order dari pembeli.
2 Seksi Persetujuan
Kredit
Menerima faktur penjualan dari seksi penjualan kemudian
melakukan pengecekan terhadap dokumen dokumen para
calon konsumen penerima piutang yang berupa KTP, Slip gaji,
Rekening Listrik, Rekening Telepon, dll. Setelah merasa
bahwa dari data dokumen-dokumen tersebut si konsumen
memenuhi kriteria dalam menerima piutang, maka seksi
persetujuan kredit akan memberikan persetujuan.
3 Seksi Gudang Menerima faktur penjualan dari seksi penjualan dan seksi
persetujuan kredit. Setelah mendapat persetujuan, maka
bagian gudang akan langsung mengecek gudang dan
memberikan informasi mengenai ketersediaan barang yang
diminta. Jika terdapat barang nya maka seksi gudang akan
menyerahkan barang nya kepada seksi pengiriman.
SRI HANTORO 2013
4 Seksi Pengiriman Menerima faktur penjualan dari seksi penjualan dan seksi
persetujuan kredit. Kemudian melakukan pengiriman atas
dasar jaminan tidak ada barang yang keluar dari perusahaan
tanpa adanya otorisasi dari yang berwenang.
5 Seksi Akuntansi Mencatat piutang yang muncul dan membuat serta
mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur dan juga
membuat laporan penjualan.
6

Seksi Penagihan Membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan
untuk penagihan dan menyediakan copy faktur untuk
pencatatan transaksi penjualan.

DFD
Gambaran langkah-langkah kerja sistem informasi baru ini dipaparkan dalam bagan DFD
sebagai berikut:



DFD LEVEL 1

DFD (Level 1):
Sub proses 1
DFD (Context Diagram)
SRI HANTORO 2013
DFD LEVEL 1



DFD LEVEL 2


dan seterusnya.




DFD (Level 2)
Sub Proses 1.2
DFD (Level 2)
Sub Proses 1.1
DFD (Level 1):
Sub proses 2
SRI HANTORO 2013
DFD LEVEL 3


dan seterusnya.

DATA MODEL (ERD & PHYSICAL DATA MODEL)
Hubungan dan keterkaitan antar data yang digunakan digambarkan sebagai berikut:





DFD (Level 3)
Sub Proses 1.2.1
DFD (Level 3)
Sub Proses 1.1.1
SRI HANTORO 2013
DATA DICTIONARY
Data yang digunakan di atas secara rinci dijelaskan sebagai berikut:
TABLE: AAAAA
No. KODE TIPE DATA DESKRIPSI



TABLE: BBBBB
No. KODE TIPE DATA DESKRIPSI





PERINCIAN LANGKAH YANG DIPERLUKAN
Untuk menjamin bahwa kebutuhan-kebutuhan utama di atas dapat dipenuhi dengan baik maka
setiap kebutuhan dituangkan dalam detil-detil pemprosesan sebagai berikut:
Memproses order penjualan (Hall 2008, h. 163):
No. Langkah
Receive Order. The sales process begins with the receipt of a customer order
indicating the type and quantity of merchandise desired. At this point, the
customer order is not in a standard format and may or may not be a physical
document. Orders may arrive by mail, by telephone, or from a field representative
who visited the customer.
Check Credit. Before processing the order further, the customers
creditworthiness needs to be established. The circumstances of the sale will
determine the nature and degree of the credit check. For example, new customers may
undergo a full financial investigation to establish a line of credit. Once a credit
limit is set, however, credit checking on subsequent sales may be limited to
ensuring that the customer has a history of paying his or her bills and that the
current sale does not exceed the pre-established limit.
Pick Goods. The receive order activity forwards the stock release document (also
called the picking ticket) to the pick goods function, in the warehouse. This
document identifies the items of inventory that must be located and picked from the
warehouse shelves. It also provides formal authorization for warehouse personnel to
release the specified items. After picking the stock, the order is verified for
accuracy and the goods and verified stock release document are sent to the ship goods
SRI HANTORO 2013
task. If inventory levels are insufficient to fill the order, a warehouse employee
adjusts the verified stock release to reflect the amount actually going to the
customer. The employee then prepares a back-order record, which stays on file until
the inventories arrive from the supplier (not shown in this diagram). Back-ordered
items are shipped before new sales are processed.
Finally, the warehouse employee adjusts the stock records to reflect the reduction
in inventory. These stock records are not the formal accounting records for
controlling inventory assets. They are used for warehouse management purposes only.
Assigning asset custody and accounting record-keeping responsibility to the
warehouse clerk would violate a key principle of internal control. The inventory
control function, discussed later, maintains the formal accounting inventory
records.
Ship Goods. Before the arrival of the goods and the verified stock release
document, the shipping department receives the packing slip and shipping notice from
the receive order function. The packing slip will ultimately travel with the goods
to the customer to describe the contents of the order. The shipping notice will
later be forwarded to the billing function as evidence that the customers order
was filled and shipped.


Menerima pembayaran kas (Hall 2008, h. 173):
No Langkah
Open Mail and Prepare Remittance Advice. A mail room employee opens envelopes
containing customers payments and remittance advices. Remittance advices (see
Figure 4-10) contain information needed to service individual customers
accounts. This includes payment date, account number, amount paid, and customer
check number. Only the portion above the perforated line is the remittance advice,
which the customer removes and returns with the payment.
Record and Deposit Checks. A cash receipts employee verifies the accuracy and
completeness of the checks against the prelist. Any checks possibly lost or
misdirected between the mail room and this function are thus identified. After
reconciling the prelist to the checks, the employee records the check in the cash
receipts journal. All cash receipts transactions, including cash sales,
miscellaneous cash receipts, and cash received on account, are recorded in the
cash receipts journal. Figure 4-11 illustrates this with an example of each type
of transaction. Notice that each check received from a customer is listed as a
separate line item.
Update Accounts Receivable. The remittance advices are used to post to the
customersaccounts in the AR subsidiary ledger. Periodically, the changes in
account balances are summarized and forwarded to the general ledger function.
Update General Ledger. Upon receipt of the journal voucher and the account
summary, the general ledger function reconciles the figures, posts to the cash and
AR control accounts, and files the journal voucher.
Reconcile Cash Receipts and Deposits. Periodically (weekly or monthly), a clerk
from the controllers office (or an employee not involved with the cash receipts
procedures) reconciles cash receipts by comparing the following documents: (1) a
copy of the prelist, (2) deposit slips received from the bank, and (3) related
SRI HANTORO 2013
journal vouchers.

Memproses Pengembalian Penjualan (Hall 2008, h. 170):
No. Langkah
Prepare Return Slip. When items are returned, the receiving department employee
counts, inspects, and prepares a return slip describing the items. The goods, along
with a copy of the return slip, go to the warehouse to be restocked. The employee
then sends the second copy of the return slip to the sales function to prepare a
credit memo.
Prepare Credit Memo. Upon receipt of the return slip, the sales employee
prepares a credit memo. This document is the authorization for the customer to
receive credit for the merchandise returned. Note that the credit memo illustrated
in Figure 4-8 is similar in appearance to a sales order. Some systems may actually
use a copy of the sales order marked credit memo.
Approve Credit Memo. The credit manager evaluates the circumstances of the
return and makes a judgment to grant (or disapprove) credit. The manager then
returns the approved credit memo to the sales department.
Update Sales J ournal. Upon receipt of the approved credit memo, the transaction
is recorded in the sales journal as a contra entry. The credit memo is then
forwarded to the inventory control function for posting. At the end of the period,
total sales returns are summarized in a journal voucher and sent to the general
ledger department.
Update Inventory and AR Records. The inventory control function adjusts the
inventory records and forwards the credit memo to accounts receivable, where the
customers account is also adjusted. Periodically, inventory control sends a
journal voucher summarizing the total value of inventory returns to the general
ledger update task. Similarly, accounts receivable submits an AR account summary
to the general ledger function.
Update General Ledger. Upon receipt of the journal voucher and account summary
information, the general ledger function reconciles the figures and posts to the
control accounts.


SYSTEM FLOWCHART
Berikut ini bagan systems frowchart yang digunakan untuk menjelaskan pemprosesan transaksi
dan alur dokumen yang digunakan:
SRI HANTORO 2013



PHYSICAL & ELECTRONIC FORM
Berikut ini adalah form-form yang akan digunakan dalam memproses transaksi-transaksi yang
terjadi.
Form Elektronik:


Form Fisik:
Lihat juga masing-masing dokumen (Hall 2008, h. 163-180)

SUMBER DAYA YANG PERLU DIHADIRKAN
Berbagai sumber daya material, komputer, software, dan sumber daya manusia yang diperlukan
beserta perhitungan biayanya ditampilkan sebagai berikut:
Settlement Cost:
No. Sumber Daya Spesifikasi Kuantitas Harga (Rp.)

Kode:
Nama
:


OK BATAL
SRI HANTORO 2013
Komputer 2 3.000.000,00

Lisensi Software Satu lisensi berlaku untuk
15 user/15 komputer.
1 100.000.000,00

Maintenance Cost:
No. Sumber Daya Spesifikasi Kuantitas Harga (Rp.)

Komputer 2 3.000.000,00

Lisensi Software Satu lisensi berlaku untuk
15 user/15 komputer.
1 100.000.000,00

Training Cost:
No. Sumber Daya Spesifikasi Kuantitas Harga (Rp.)





Operating Cost:
No. Sumber Daya Spesifikasi Kuantitas Harga (Rp.)





CONTROL MATRIX
Berikut ini kontrol-kontrol yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi ini untuk
menjamin bahwa SIA yang akan dihadirkan benar-benar dapat berjalan dengan baik dan
menyelesaikan masalah serta menjamin keamanan aset-aset yang digunakan.
SRI HANTORO 2013
1. PROCESS CONTROL MATRIX.
PROCESS
1.1 1.2 2.1 N
A
C
T
I
O
N

C1:
C2: V
C3:
Cn:
SRI HANTORO 2013
C n adalah langkah yang diambil untuk menerapkan kontrol agar proses yang bersangkutan
berjalan dengan baik.
Proses bisa didetilkan tergantung dari kedalaman proses dan siklus yang dikaji.
Jika ada pengaruh dari suatu langkah kontrol atas proses yang bersangkutan maka sel pertemuan
keduanya diisi dengan V.
2. FIXED ASSET CONTROL MATRIX
ASSET
A B C D X
C
O
N
T
R
O
L

C 1:
C 2:
C3:
Cn:
SRI HANTORO 2013


3. SECURITY CONTROL MATRIX


4. DATA ACCESS CONTROL MATRIX
DATA
D1 D2 D3 D4
ROLE

R1
SRI HANTORO 2013
R2
R3
Rn
SRI HANTORO 2013
Diisi dengan CAD, IUD, ATAU R/S
C = create A = alter Dr = drop I = insert U = update Dl = delete R = read S = select


5. RISK-OCCURRENCE CONTROL MATRIX
RISK-OCCURRENCE CONTROL MATRIX: SEVERITY (CONSEQUENCE) &
FREQUENCY (PROBABILITY)
SEVERITY (CONSEQUENCE)
F
R
E
Q
U
E
N
C
Y

(
P
R
O
B
A
B
I
L
I
T
Y

RISK A RISK B RISK C RISK N
C = C = C = C =
L RO3 = RO4 =
M RO2 =
H RO1 =
SRI HANTORO 2013
L = LOW, M = MEDIUM, H = HIGH atau bisa diisi dengan nilai kemungkinan (0 s.d 1) (L, M,
H hanya terjadi dalam salah satu kemungkinan saja).
C diisi nilai yang harus ditanggung jika risiko yang bersangkutan terjadi.
Hasil perkalian F x S diisikan di sel yang bersangkutan.

6. RISK OCCURRENCE-ACTION TAKEN (RISK-ANTICIPATION) CONTROL
MATRIX
No. RO ACTION TAKEN
1. RO1
2. RO2
3. RO3
N RO4
SRI HANTORO 2013
SRI HANTORO 2013
Alternatif 2:
RISK
ANTICIPATION R1 R2 R3
A1
A2
An

COMPUTER PROGRAM LAYOUT
Berikut ini gambaran (layout) tentang program/aplikasi komputer yang akan digunakan dalam
sistem informasi akuntansi yang baru untuk memproses transaksi atau data lain dan
menghasilkan informasi yang diperlukan.
A. Layout Awal (Program Baru Dibuka)

B. Layout window ketika menu masukkan data penanya diklik:
SRI HANTORO 2013

C. Layout Report yang dihasilkan:

SRI HANTORO 2013
SYSTEMS MANUAL: FORMAL PROCEDURES, REWARDS, AND PUNISHMENTS
BAB I LINGKUNGAN RELEVAN SISTEM
PASAL 1:

BAB M: IMBALAN
PASAL M1:
BAB N: SANKSI
PASAL N1:
BAB O: PERUBAHAN
PASAL O1:

=====================================================================================
PAKTA INTEGRITAS
Mencakup:
- Keaslian karya
- Keterbatasan karya
- Kemungkinan perbaikannya
- Kemungkinan revisi atas kesalahan penulisan yang tidak disengaja

=====================================================================================
LAMPIRAN
1. Systems Flowchart dari sistem yang sedang berjalan/akan diperbaiki
2. Data Flow Diagram dari sistem yang sedang berjalan/akan diperbaiki
3. ERD sistem yang sedang berjalan/akan diperbaiki
4. Physical Data Model sistem yang sedang berjalan
5. Form fisik dan elektronis yang digunakan dalam sistem yang sedang berjalan
6. Report fisik dan elektronis yang digunakan dalam sistem yang sedang berjalan
7. Foto aktivitas/layout dari sistem yang sedang berjalan/akan diperbaiki