1

BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
SMP Negeri 1 Yogyakarta merupakan salah satu sekolah
menengah pertama negeri yang ada di Yogyakarta. Sekolah ini merupakan
salah satu sekolah favorit yang menjadi tujuan utama siswa sekolah dasar
untuk melanjutkan studinya. Sekolah ini terletak di Jl. Cik Di Tiro No. 29
Yogyakarta. SMP Negeri 1 Yogyakarta memiliki6 kelas VII, 6 Kelas VIII
dan 6 Kelas IX. Selain itu sekolah ini memiliki fasilitas antara lain:
Lapangan Olah Raga, Gedung Olah Raga, Lab Biologi, Lab Fisika, Lab
Komputer, Lab Fisika, Warnet, Perpustakaan, dll.
Dalam proses pendidikan di SMP Negeri 1 Yogyakarta tidak
terlepas dari penggunaan sarana dan prasarana pendidikan.Sarana
pendidikan merupakan sarana penunjang bagi proses belajar megajar.
Sarana pendidikan adalah semua fasilitas yang diperlukan dalam proses
belajar mengajarbaik yang bergerak maupun tidak bergerak agar
pencapaian tujuan pendidikan yang dapat berjalan dengan lancar, teratur,
efektif, dan efisien.
Dalam rangka mencapai tujuan pendidikan yang efektif dan efisien
maka diperlukan proses manajemen fasilitas pendidikan. Manajemen
Fasilitas pendidikan adalah upaya pendayagunaan fasilitas-fasilitas
pendidikan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Pendayagunaan fasilitas-fasilitas tersebut harus melalui beberapa tahapan,
yaitu perncanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan.
Perencanaan merupakan satu tahap penting yang harus dilalui
dalam manajemen fasilitas pendidikan karena perencanaan merupakan
tahap awal /tahap pertama yang dilalui. Tanpa adanya perencanaan, proses
2

lain seperti pengorganisasian, pengawasan, dan lain-lain tidak dapat
berjalan.

B. RUMUSAN MASALAH
1. Apakah Pengertian Perencanaan dan Pengadaan?
2. Bagaimana Proses Perencanaan dan Pengadaan Fasilitas Sekolah di
SMP Negeri 1 Yogyakarta?
3. Apa Saja Hambatan yang Dihadapi dalam Proses Perencanaan dan
Pengadaan Fasilitas Sekolah di SMP N 1 Yogyakarta?

C. TUJUAN PENULISAN
1. Mengetahui Pengertian Perencanaan dan Pengadaan
2. Mengetahui Proses Perencanaan dan Pengadaan Fasilitas Sekolah di
SMP Negeri 1 Yogyakarta
3. Menegetahui Hambatan yang Dihadapi dalam Proses Perencanaan dan
Pengadaan Fasilitas Sekolah di SMP Negeri 1 Yogyakarta

D. MANFAAT
1. Memberikan pengalaman tentang bagaimana cara melakukan
perencanaan pengadaan barang yang ada di SMP Negeri 1 Yogyakarta.
2. Memberikan pengalaman kepada penulis tentang prosedur observasi
lapangan yang baik dan benar.






3

BAB II
KAJIAN TEORI

A. Pengertian Perencanaan dan Pengadaan
1. Pengertian Perencanaan
Secara umum, ilmu manajemen memiliki 5 fungsi pokok yaitu,
perencanaan, koordinasi, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi.
Perencanaan merupakan salah satu fungsi yang pokok, karena
perencanaan merupakan proses awal yang harus dijalankan, tanpa
adanya proses perencanaan semua fungsi lain tidak dapat dijalankan.
Menurut Erly Suandy (2001:2),perencanaan merupakan proses
penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan
(mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-
taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang
diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh.
Anderson dan Bowman dalam Oteng Sutisna (1985:162),
perencanaan adalah proses mempersiapkan putusan bagi perbuatan
dimasa yang akan datang. Pembuatan keputusan merupakan proses
penting dari perencanaan dimana dalam suatu program tindakan yang
lengkap dipersiapkan dimuka sebelum setiap bagianya dilaksanakan
melalui putusan khusus.
Perencanaan fasilitas pendidikan adalah suatu proses memikirkan
dan menetapkan program pengadaan fasilitas sekolah, baik yang
berbentuk sarana maupun prasarana pendidikan dimasa yang akan
datang untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan yang ingin dicapai
dengan adanya perencanaan ialah untuk memenuhi kebutuhan
perlengkapan fasilitas pendidikan yang ada di sekolah. Oleh karena itu,
keefektifan suatu perencanaan pengadaan fasilitas sekolah dapat dinilai
atau dilihat dari seberapa jauh pengadaannya itu dapat memenuhi
4

kebutuhan perlengkapan di sekolah dalam satu tahun ajaran/ satu
tahun.
Perencanaan merupakan proses tahap awal yang didalamnya
menghasilkan keputusan-keputusan tentang apa saja yang akan
dilakukan dalam satu periode tertentu. Dalam prosesnya keputusan
yang telah diambil harus bersifat fleksibel, dalam kata lain harus sesuai
dengan keadaan lingkungan eksternal maupun internal yang
mempengaruhi.

2. Pengertian Pengadaan
Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari
pihak di luar organisasi.Langah pertama yang dapat dilakukan oleh
sekolah untuk mengadakan fasilitas sekolah adalah:
a) Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan
Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan
dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan ini
harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak
dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh
distributor kelak.
b) Perencanaan kontrak kerja sama
Proses menggambarkan kebutuhan produk atau servis yang
diperlukan, yang digambarkan dalam RFP, kriteria evaluasi dan
SOW.
c) Permintaan respon dari distributor
Proses memperoleh informasi, tanggapan, penawaran atau
proposal dari penjual
d) Memilih distributor
Proses memilih suplier yang paling potensial melalui proses
analisis suplier potensial dan negosiasi.
e) Administrasi kontrak kerja sama
Formalisasi pernyataan kerja sama.
5

f) Penutupan kontrak
Proses administrasi pengadaan barang dan jasa (proyek) di atur
dalam Peraturan Presiden No. 8 Tahun 2006 yang merupakan
perubahan terhadap kepres No.80 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah.

B. Proses pengadaan fasilitas sekolah
Pengadaan dilakukan dengan cara menyediakan semua keperluan
barang atau jasa berdasarkan hasil perencanaan. Tujuan dari proses
pengadaan adalah untuk menunjang kegiatan pembelajaran agar
berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan yang
diinginkan. Pengadaan dilakukan setelah proses perencanaan usai dan
telah mendapatkan keputusan-keputusan tentang fasilitas yang akan
diadakan.
1. Pengadaan fasilitas sekolah dapat dilakukan melalui beberapa
cara, yaitu:
a) Pembelian
Pembelian adalah merupakan cara pemenuhan
kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan
dengan jalan sekolah membayar sejumlah uang tertentu
kepada penjual atau supplier untuk mendapatkan sejumlah
sarana dan prasarana sesuai dengan kesepakatan kedua
belah pihak. Pengadaan sarana dan prasarana dengan cara
pembelian ini merupakan salah satu cara yang dominan
dilakukan sekolah dewasa ini.
b) PembuatanSendiri.
Pembuatan sendiri merupakan cara pemenuhan
kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan
dengan jalan membuat sendiri yang biasanya dilakukan
oleh guru, siswa, atau pegawai. Pemilihan cara ini harus
mempertimbangkan tingkat efektifitas dan efesiensinya
6

apabila dibandingkan dengan cara pengadaan sarana dan
prasarana pendidikan yang lain.
c) Penerimaan Hibah atau Bantuan.
Penerimaan hibah atau bantuan yaitu cara
pemenuhan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan
dengan jalan pemberian secara cuma-Cuma dari pihak lain.
Penerimaan hibah atau bantuan harus dilakukan dengan
membuat berita acara.
d) Penyewaan.
Yang dimaksud dengan penyewaan adalah cara
pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan
persekolahan dengan jalan pemanfaatan sementara barang
milik pihak lain untuk kepentingan sekolah dengan cara
membayar berdasarkan perjanjian sewa-menyewa.
Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan
dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan
sarana dan prasarana bersifat sementara dan temporer.
e) Pinjaman.
Yaitu penggunaan barang secara cuma-Cuma untuk
sementara waktu dari pihak lain untuk kepentingan sekolah
berdasarkan perjanjian pinjam meminjam. Pemenuhan
kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan cara ini
hendaknya dilakukan apabila kebutuhan sarana dan
prasarana bersifat sementara dan temporer dan harus
mempertimbangkan citra baik sekolah yang bersangkutan.
f) Pendaurulangan.
Yaitu pengadaan sarana dan prasarana pendidikan
dengan cara memanfaatkan barang yang sudah tidak
terpakai menjadi barang yang berguna untuk kepentingan
sekolah.
g) Penukaran
7

Penukaran merupakan cara pemenuhan kebutuhan
sarana dan prasarana pendidikan dengan jalan menukarkan
sarana dan prasarana yang dimiliki dengan sarana dan
prasarana yang dibutuhkan organisasi atau instansi lain.
h) Perbaikan atau Rekondisi.
Perbaikan merupakan cara pemenuhan sarana dan
prasarana pendidikan dengan jalan memperbaiki sarana dan
prasarana yang telah mengalami kerusakan, baik dengan
perbaikan satu unit sarana dan prasarana maupun dengan
jalan penukaran instrumen yang baik di antara instrumen
sarana dan prasarana yang rusak sehingga instrumen-
instrumen yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu
unit atau beberapa unit, dan pada akhirnya satu atau
beberapa unit sarana dan prasarana tersebut dapat
dioperasikan atau difungsikan
2. Prosedur Pengadaan Sarana dan Prasarana Pendidikan.
Prosedur pengadaan barang dan jasa harus mengacu
kepada Kepres No. 80 tahun 2003 yang telah disempurnakan
dengan Permen No. 24 tahun 2007. Pengadaan sarana dan
prasarana pendidikan di sekolah umumnya melalui prosedur
sebagai berikut:
1) Menganalisis kebutuhan dan fungsi sarana dan prasarana.
2) Mengklasifikasikan sarana dan prasarana yang
dibutuhkan
3) Membuat proposal pengadaan sarana dan prasarana yang
ditujukan kepada pemerintah bagi sekolah negeri dan
pihak yayasan bagi sekolah swasta.
4) Bila disetujui maka akan ditinjau dan dinilai kelayakannya
untuk mendapat persetujuan dari pihak yang dituju.
8

5) Setelah dikunjungi dan disetujui maka sarana dan
prasaranaakan dikirim ke sekolah yang mengajukan
permohonan pengadaan sarana dan prasarana tersebut.




























9

BAB III
PEMBAHASAN

A. Identifikasi Tempat Observasi
Nama Sekolah : SMP NEGERI 1 YOGYAKARTA
No. Statistik Sekolah : 201046002002
Tipe Sekolah : B
Berdiri Sejak : 11 September 1942
Luas Tanah : 14.880 Meter Persegi
Alamat Sekolah : Jalan CikDitiro No 29 Yogyakarta
Kecamatan : Gondokusuman
Kota : Yogyakarta
Provinsi : DaerahIstimewa Yogyakarta
Telepon/Fax : (0274) 560232 / 552977
Status Sekolah : Negeri
Akreditasi Sekolah : A
Kepala sekolah : Masudi Asy
Jumlah guru dan karyawan : 74 orang

B. Hasil Observasi
Perencanaan dan pengadaan fasilitas di SMP Negeri 1 Yogyakarta
dilakukan oleh pihak tata usaha bagian sarana dan prasaran. Ketua bidang
sarana dan prasarana adalah Bapak Bedjo. Saran dan prsarana yang
diakaan berupa perabot kelas dan alat tulis kantor (ATK).
Perencanaan dimulai dengan mengadakan analisis sarana dan
prasarana yang dibutuhkan. Pihak sarana dan prasarana membuat daftar
barang-barang yang harus dibelibeserta dengan perkiraan harga dari
masing-masing barang. Kemudian, daftar barang beserta perkiraan
harganya tersebut diserahkan kepada kepala tata usaha sekolah untuk
kemudian diperiksa. Setelah diperiksa dan didetujui oleh kepal tata usaha
daftar barang dan perkiraan harganya tersebut dilaporkan kepada
10

bendahara sekolah. Setelah diberikan kepada bendahara, lalu bendahara
membuat Rancangan Anggaran Pengeluaran Belanja Sekolah (RAPBS).
RAPBS dibuat setiap bulan dan pembelanjaan barang disesuaikan dengan
jumlah anggaran pengadaan barang yang telah ditetapkan sekolah.
Misalnya, sekolah menganggarkan anggaran untuk belanja sarana dan
prasarana sekolah sebesar 20% dari jumlah total anggaran pembelanjaan
sekolah, maka jumlah anggaran yang digunakan untuk pembelanjaan
barang-barang tidak boleh melebihi 20%. Jika anggaran yang
direncanakan melebihi dari 20% maka akan ada seleksi barang yang akan
diadakan lagi.
Bidang sarana dan prasarana mengadakan pengecekan terhadap
barang-barang yang ada di sekolah setiap periode tertentu. Untuk sarana
perabot kelas pengecekan barang dilakukan setiap 3 bulan sekali.
Sedangkan untuk alat tulis kantor pengecekan dilakukan setiap satu bulan
sekali. Pengecekan dilakukan oleh bidang sarana dan prasarana dan
dibantu oleh beberapa petugas tata usaha yang lain.
Bidang sarana dan prasarana membuat laporan pertanggung
jawaban kepada kepala sekolah setiap periode tertentu. Untuk laporan
perabot kelas dilakukan setiap 6 bulan sekali ketika rapat akhir semester.
Sedangkan, untuk laporan alat-alat tulis kantor dilakukan setiap sebulan
sekali.
Pengadaan saran dan prasarana di SMP Negeri 1 Yogyakarta
dilakukan dengan pembelian, pengajuan bantuan ke dinas pendidikan dan
pemberian dari komite sekolah. Dengan pembelian, untuk alat tulis kantor
dilakukan oleh pihak tata usaha sendiri dengan langsung melakukan
pembelian di toko alat tulis dan alat kantor. Pendistribusian alat tulis
kantor diberika kepada :
1. Alat tulis untuk guru dan karyawan tata usaha sekolah
Guru diberi sarana alat tulis sebagai sarana penunjang
kegiatan belajar mengajar sehari-hari. Contohnya
11

boardmarker, pulpen, pensil, tempat pensil, stabilo, tipe-x,
penggaris dan flash disk.
2. Alat tulis untuk menunjang kegiatan belajar mengajar
mengajar di kelas
Setiap kelas kelas diberi alat tulis kelas berupa, boardmarker,
penghapus papan tulis, pulpen, pensil, dan lain-lain.
Pengadaan sarana dan prasarana perobot kelas dapat dilakukan melalui :
1. Pembelian langsung oleh pihak sekolah
Pihak sekolah mengadakan pembelian langsung sarana perabot kelas
dengan menggunakan dana yang dimiliki sekolah. Dana sekolah
didapatkan dari berbagai sumber yaitu, bantuan operasional sekolah
(BOS), bantuan pemerintah daerah, bantuan komita sekolah, dan uang
pembangunan dari siswa. Pembelian alat sekolah yang berupa barang-
barang mebeler biasanya dilakukan dengan terlebih dahulu
melakukan pemesanan di toko mebel.
2. Pengajuan bantuan ke Dinas Pendidikan
Pengadaan sarana dan prasarana sekolah juga dapat dilakukan melalui
pengajuan bantuan ke Dinas Pendidikan setempat. Alur pengajuan
bantuan ini dilakukan dengan terlebih dahulu sekolah membuat
proposal barang apa saja yang dibutuhkan. Pengajuan bantuan ke
Dinas Pendidikan biasanya dilakukan untuk pengadaan barang
perabot kelas, sarana laboratorium, dan biaya pemeliharaan gedung.
3. Penawaran dari Dinas Pendidikan
Selain dengan pengajuan bantuan ke Dinas Pendidikan, Dinas
pendidikan juga membuka kesempatan kepada sekolah yang
memerlukan bantuan perabot sarana dan prasaran sekolah. Pihak
sekolah terlebih dahulu mengajukan barang apa saja yang akan
mereka butuhkan. Jika sekolah mengajukan pengadaan perabot
sekolah dengan menggunakan kesempatan ini maka kemungkinan
12

untuk dipenuhi pengadaan barangnya sangat besar selagi barang yang
disediakan pemerintah masih mencukupi.
4. Pemberian dari komite
Saat sekolah membutuhkan sarana dan prsarana sedangkan dana dari
sekolah maupun dari pemerintah maka, sekolah akan menghubungi
komite untuk meminta bantuan.

























13

BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Proses perencanaan sarana dan prasarana sekolah adalah proses
merencanakan kebutuhan sarana dan prasaran sekolah dalam periode
tertentu, sedangkan proses pengadaan sarana dan prasarana adalah cara
yang ditempuh oleh pihak sekolah untuk mengadakan kebutuhan
sarana dan prasarana sekolah sesuai dengan kebutuhan sarana dan
prasarana.
2. Proses perencanaan dan pengadaan yang dilakukan di SMP Negeri 1
Yogyakarta adalah dengan mengadakan pengecekan terlebih dahulu
tentang kebutuhan sarana dan prasarana apa yang diperlukan oleh
sekolah dalam periode tertentu. Setelah analisis kebutuhan dilakukan
kemudian barang-barang yang dibutuhkan tersebut dibuat daftar
kebutuhan barang yang selanjutnya diberikan kepada bendahara
sekolah untuk disetujui. Jika daftar barang tersebut disetujui maka
proses pengadaan barang akan segera dilaksanakan, namun jika tidak
maka pihak sekolah akan menempuh cara lain untuk pengadaan barang
sarana dan prasarana sekolah seperti dengan meminta bantuan dari
pemerintan atau dengan mengajukan bantuan ke komite sekolah.
3. Dalam proses perencanaan dan pengadaan sarana dan prasarana
sekolah, kendala yang dialami oleh SMP Negeri 1 Yogyakarta adalah
tentang dana. Kadang ketika ada barang sarana dan prasarana yang
mendesak dan harus segera dipenuhi dana yang dimiliki oleh sekolah
tidak cukup untuk melakukan pengadaan sarana dan prasarana sekolah.




14

B. Saran
1. Dalam melakukan proses perencanaan dan pengadaan sarana dan
prasarana pihak SMP Negeri 1 Yogyakartan sudah berpedoman
dengan apa yang telah ditetapkan oleh pemerintah.
2. Cara yang digunakan dalam proses perencanaan dan pengadaan sarana
dan prasarana sekolah di SMP Negeri 1 Yogyakarata cukup
bervariasi, jadi ketika perencanaan dan pengadaan bsarana dan
prasarana tidak dapat ditempuh dengan salah satu cara maka proses
perencanaan dan pengadaan dapat ditempuh dengan cara lain. Hasilnya
SMP Negeri 1 Yogyakarta hingga sampai saat ini belum pernah
mengalami kekurangan sarana dan prasarana sekolah.