Anda di halaman 1dari 27

0

KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, karena atas berkat rahmat dan
hidayahnya penulis dapat menyelesaikan Laporan On The Job Training (OJT) Acting sebagai
Pramuniaga dan Kasir. Kegiatan OJT Pramuniaga dan Kasir ini bertujuan untuk
memperkenalkan kepada peserta MT bagaimana kegiatan operasional yang dilakukan di toko.
Divisi Operasional khususnya di operasional toko merupakan bagian penting dalam
alur bisnis proses Alfamart. PT. Sumber Alfaria Trijaya Tbk. atau Alfamart merupakan
perusahaan ritel yang menjual barang kebutuhan sehari-hari secara eceran yang secara
langsung proses bisnisnya berupa penjualan barang dagangan di toko.
Laporan ini dibuat untuk merangkum hasil praktek dan pengamatan secara langsung
yang dilakukan oleh peserta MT ketika berperan sebagai crew store. Pada kesempatan ini
penulis ingin mengucapkan terimakasih atas segala bimbingan dan bantuan yang diberikan
selama penulis melaksanakan OJT kepada:
1. Bapak Matteus Radiman selaku Branch Manager (BM) Cikokol,
2. Bapak Valentinus Daru selaku Deputy Branch Manager (DBM) Cikokol,
3. Bapak Agung Kurniawan selaku Area Manager,
4. Bapak Wahyudin selaku Area Coordinator.
5. Bapak Nurdianto selaku Chief of Store, Bapak Eko Susilo selaku Assistant
Chief of Store, Bapak Gugun selaku Assistant Chief of Store, Bapak Asep
selaku Assistant Chief of Store, dan Nanang, Nurzaman, Halim, Ngidun selaku
Pramuniaga serta Salsa, Ika dan Sania selaku kasir Toko Alfamart Jembatan
Lima
6. Teman-teman MT yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu, serta seluruh
pihak yang telah banyak membantu penulis dalam kegiatan selama OJT dan
memberikan informasi yang penulis butuhkan.
Penulis menyadari laporan ini belum sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan
kritik dan saran yang dapat membangun agar dapat lebih menyempurnakan laporan ini.
Semoga laporan ini dapat memberikan gambaran mengenai keadaan dan kegiatan yang
dilakukan di toko dan dapat bermanfaat bagi penulis pada khususnya dan pembaca pada
umumnya.







1

DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Area Coverage .................................................................................................. 1
1.2 Kondisi Fisik Toko ........................................................................................... 2
1.3 Layout ............................................................................................................... 3
1.4 Informasi Toko.................................................................................................. 4

BAB II HASIL DAN PEMBAHASAN
2.1 Uraian Aktivitas Toko....................................................................................... 7
2.2 Key Performance Indicator ............................................................................... 14
BAB III PENUTUP
3.1 Improvement ..................................................................................................... 21
3.2 Kesimpulan ....................................................................................................... 22
3.3 Saran ......................................................................................................... 23
1

BAB I
PENDAHULUAN


1.1. Area Coverage


Sub 1 : 85 kk
Sub 2 : 70 kk
Sub 3 : 111 kk
Sub 4 : 95 kk
Sub 5 : 96 kk
Sub 6 : 116 kk
Sub 7 : 98 kk
Sub 8 : 77 kk

Alfamart Jembatan Lima berada di Jalan KH.Moh.Hasyim yang merupakan jalanan
dengan intensitas kendaraan yang tinggi, tidak jauh dari toko terdapat Pasar Jembatan
Lima, di sekitar toko banyak terdapat pedagang kaki lima yang berjualan buah di pinggir
jalan. Tepat di samping toko terdapat kompetitor yaitu Indomaret. Terdapat Sekolah
Bhineka yang hanya dipisahkan oleh satu bangunan di samping toko. Area di belakang
toko merupakan pemukiman padat penduduk yang termasuk dalam wilayah jalan
pekapuran. Area di depan toko merupakan kombinasi antara pertokoan, perumahan dan
pabrik konveksi rumahan, di wilayah ini terdapat banyak karyawan konveksi rumahan.
area coverage
2

Kondisi demografis di sekitar toko merupakan gabungan antara penduduk asli, warga
keturunan tionghoa, dan karyawan konveksi.
Dengan kondisi area coverage seperti yang sudah disebutkan maka rata-rata customer
dari toko Alfamart Jembatan Lima yaitu gabungan dari penduduk asli, karyawan
konveksi, siswa sekolah, pedagang-pedagang kaki lima, dan orang-orang yang melintas di
wilayah KH. Moh.Mansyur. Untuk customer siswa akan meningkat intensitasnya ketika
siang hari sewaktu istirahat dan pulang sekolah, dan untuk customer karyawan konveksi
akan meningkat intensitasnya ketika akhir pekan, hal ini disebabkan karyawan konveksi
di sekitar toko menerima gaji dalam jangka waktu satu minggu sekali.

1.2.Kondisi Fisik Toko

a. Eksternal
Eksternal toko meliputi area parkir dan teras toko. Area parkir yang disediakan cukup
luas . Terdapat tiga tenant yang berjualan di area parkir tenant tersebut antara lain tenant yang
berjualan kentang goreng sehat, bakso, dan jus buah. Alas parkiran terbuat dari aspal, area
teras cukup luas untuk menyinpan galon dan kontainer . Terdapat satu buah tempat sampah
dan info komunitas toko. Secara keseluruhan teras toko terlihat padat diakibatkan terlalu
banyaknya galon yang didisplay dan kontainer.
b. Internal
Internal toko meliputi area sales, kasir, kantor, lorong, dapur, gudang, kamar mandi
dan beranda luar. Terdapat dua mesin ATM di area sales, yaitu ATM BCA dan ATM BRI.
Kondisi lantai khususnya di depan pintu dan jalan yang sering dilewati terlihat sudah kusam
dan tergores. Tembok banyak yang rembes air dan jika hujan akan membanjiri area di kasir
dan di samping kasir, dan lantai ada beberapa yang retak dan rusak. Selain itu terdapat
beberapa bagian tembok yang bolong dikarenakan tikus. Kondisi gudang belakang toko
cukup bersih, namun terdapat bau yang tidak sedap dikarenakan terdapat pipa yang bocor dan
septic tank yang bocor. Gudang di toko alfamart jembatan lima ini terletak di lantai dua dan
lantai tiga, gudang di lantai dua untukmenyimpan baran-barang recehan sedangkan gudang di
lantai tiga digunakan untuk menyimpan barang-barang kartonan.
Toko alfamart jembatan lima memiliki satu kamar mandi dan terletak di lantai tiga,
hal ini sangat menyulitkan jika ada customer yang menanyakan letak kamar mandi. Selain itu
kondisi kamar mandi di toko alfamart jembatan lima bisa dibilanga cukup memprihatinkan,
hal ini disebabkan oleh pintu kamar mandi yang engsel pintunya sudah patah dimakan usia
dan sebenarnya sudah tidak layak pakai.




3

1.3.Layout

Layout Toko
4

1.4. Informasi Toko
a. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi Alfamart Jembatan Lima



b. Informasi SPD, STD, APC, GM dan NBH
Bulan SPD STD APC GM NBH
Oktober 28.134 879 32 17.42 -2.147
November 28.700 875 32 17.42 -3.224
Desember 27.853 844 32 17.34 -87,327






Matteus Radiman
(Branch Manager)
Valentinus Daru
(DBM)
Agung M
Kurniawan
(AM)
Wahyudin
(AC)
Nurdianto
(Chos)
Eko Susilo
Asep Puput Zaelani
Gugun Gunawan
(Acos)
Nanang
Kuswantoro
Sangidun
Nur Halim
Nurzaman
Abdul Goffur
(Pramu)
Sania Herdian
Ika Supriatin
Salsabila K
(Kasir)
struktur organisasi
5

c. Analisis SWOT
Strenght Weakness Opportunity Threat
Pelayanan
dan
Penawaran
Pelayanan yang
ditunjukkan oleh
para crew store
Alfamart Jembatan
Lima sudah
dilaksanakan dengan
baik, seperti TSS dan
penawaran produk
promo hal ini
membuat customer
loyal terhadap toko
Alfamart Jembatan
Lima
Toko 24 Jam
Toko Alfamart
Jembatan Lima buka
selama 24 jam, hal
ini merupakan
peluang dikarenakan
di sekitar toko
banyak tempat-tepat
hiburan malam
sehinggan cukup
banyak customer
yang datang pada
malam hingga dini
hari
Terdapat
ATM BRI
dan BCA
Alfamart Jembatan
Lima memiliki dua
mesin ATM yaitu
ATM BCA dan BRI
hal ini membuat
intensitas orang yang
masuk ke dalam toko
semakin tinggi
Sarana
Prasarana
Alfamart Jembatan
Lima memiliki
kekurangan dalam
hal fasilitas,
terutama fasilitas
toilet, di Alfamart
Jembatan Lima
hanya terdapat satu
toilet dan toilet
tersebut berada di
lantai tiga, sudah
banyak customer
yang mengeluhkan
tentang masalah
toilet ini. Fasilitas
daya listrik yang
terkadang tidak kuat
mengakibatkan
listrik di toko sering
padam membuat
komputer dan
pelayanan
terhambat. Gedung
yang sudah tua
mengakibatkan
tembok rembes jika
diguyur hujan, dan
rembesan air hujan
sampai
menggenangi area
kasir dan sekitarnya.
Jumlah
Karyawan
Toko Alfamart
Jembatan Lima
memiliki karyawan
yang jumlahnya 12
orang, untuk toko
yang memiliki sales
Demografis
Kondisi demografis di
sekitar toko Alfamart
Jembatan Lima
merupakan kombinasi
antara penduduk asli,
karyawan pabrik, anak
sekolah, dan pedagang
kaki lima di sekitar
toko
Lokasi
Toko Alfamart
Jembatan Lima
memiliki lokasi yang
sangat strategis yaitu
berada di pinggir jalan
KH Moh.Hasyim
memiliki intensitas
kendaraan yang sangat
tinggi, berada dekat
dengan sekolah,
pabrik, dan
perkantoran. Selain itu
di malam hari terdapat
banyak tempat hinuran
malam di sekitar
wilayah toko

Indomaret
dan Warung
Asongan
Alfamart jembatan
Lima memiliki
kompetitor yaitu
Indomaret yang
letaknya tepat ada di
sebelah Alfamart
Jembatan lima, selain
itu terdapat pesaing
seperti warung
asongan di pinggir
jalan
Sindikat/
Pengutil
Toko Alfamart
Jembatan Lima
memiliki NBH yangg
cukup tinggi, faktor
utama dari tingginya
NBH yaitu kurang
optimalnya
pengawasan
berkaitan dengan
kurangnyan jumlah
personel
6

tinggi dan memiliki
intensitas customer
yang tinggi, toko ini
sering kewalahan
dalam melakukan
proses baik itu
berupa pelayanan,
pengawasan, dan
kebersihan,
terutama jika barang
datang dari DC




















7

BAB II
HASIL DAN PEMBAHASAN
2.1 Uraian Aktivitas Toko
2.1.1 Aktivitas Barang Datang
Aktivitas barang datang dibedakan menjadi dua yaitu kedatangan barang dari
Distribution Center dan kedatangan barang langsung dari supplier tanpa melalui DC atau
disebut Barang Kirim Langsung (BKL).
a. Penerimaan Barang Dari DC
Alfamart Jembatan lima berada di pinggir jalan KH.Moh.Mansyur dan memiliki
area parkir yang cukup luas sehingga tidak menimbulkan kesulitan dalam
mempersiapkan lahan parkir untuk Truk dari DC Cikokol. Rata-rata barang datang dari
DC dua hari sekali dengan kisaran nilai barang berjumlah Rp. 20.000.000 Rp.
40.000.000. Untuk proses penerimaan barang dari DC akan diuraikan secara detail
seperti berikut
ProsesPenerimaan barang dari DC :
1. Kedatangan barang
Parkir Truk
Pejabat toko mengambil kunci dan mengecek keadaan segel, jika segel dalam
kondisi terbuka maka pejabat akan melakukan koordinasi dengan AC
Membuka gembok
Penurunan barang, proses penurunan barang dilakukan secara estafet dan barang
yang diturunkan tidak boleh dilempar
Pemisahan barang kartonan & container (kontainer berisi rokok dan susu
dipisahkan terlebih dahulu)
Pengelompokan berdasarkan nomor urut
2. Pengecekan barang
Membawa faktur dan alat tulis
Menghitung kuantitas barang, untuk kontainer berisi susu dan rokok mendapatkan
perlakuan khusus
Membuka kontainer dan menghitung kuantitas
Mencocokkan fisik barang dengan faktur
Apabila terdapat ketidaksesuaian kuantitas maupun jenis barang yang dikirim
maka dilakukan retur ke DC seperti Barang Tidak Ada (BTA), Barang Kurang (BK),
Barak Rusak Pengiriman (BRP), Salah Barang (SB) dan Barang Non Faktur (BNF). Untuk
barang lebih makan barang dikembalikan dengan menggunakan Surat Jalan Internal (SJI).
Setelah selesai pengecekan barang maka semua produk dimasukkan kedalam kontainer
kemudian dibawa ke gudang. Untuk pendisplayan digudang barang dipisahkan terlebih
dahulu antara barang food & non food dengan menggunakan metode Firt Expired First
Out (FEFO). Untuk toko Alfamart Jembatan Lima, gudang penyimapanan barang receh
8

terdapat di lantai dua, sedangkan untuk penyimpanan barang kartonan terda[at di lantai
tiga.
Selain itu terdapat Recipe barang melelaui komputer server setelah pengecekan
barang dari DC, yaitu :
1. Membuka e-mail dari admin PO, kemudian save attachment yang telah dikirim oleh
admin PO setelah itu keluar dari e-mail.
2. Pada layar Store Information System (SIS), klik menu proses
3. Pilih update PO
4. Atur tanggal sesuai tanggal PO yang terdapat di e-mail kemudian klik proses
5. Isi tanggal PO sesuai e-mail dari admin PO
6. Klik proses

b. Penerimaan Barang Supplier BKL
Barang Kirim Langsung (BKL) adalah barang yang dikirim langsung oleh
supplier yang bersangkutan. Barang-barang BKL ini antara lain Aqua galon, Sari Roti,
Paroti, Buah, Telur, Es Krim Walls dan Campina,dan Yakult. Untuk proses penerimaan
BKL akan diuraikan sebagai berikut.

Proses penerimaan BKL :
1. Supplier datang ke toko membawa barang
2. Supplier memberikan faktur untuk pengecekan
3. Proses pengecekan dilakukan secara bersama-sama oleh pejabat toko dan supplier.
4. LPB BKL
Proses LPB BKL :
1. Klik transaksi pada Store Application System (SIS)
2. Klik item BKL kemudian klik/ pilih item baru
3. Masukkan kode supplier (di isi tanggal kedatangan barang)
4. Masukkan kuantitas barang jumlah barang datang
5. Pada menu T.netto dikali 1,1
6. Save kemudian dicetak 3 rangkap. Putih untuk supplier, merah untuk DC dan kuning
untuk toko.
2.1.2 Aktivitas Pengelolaan Barang di Toko
Aktivitas pengelolaan barang di toko meliputi aktivitas display, handling product,
pelayanan, promosi dan penawaran produk.
a. Display
Aktivitas display merupakan suatu kegiatan memajang atau menata produk di rak
sesuai dengan ketentuan planogramnya, aktifitas display tidak hanya dilakukan di area sales,
tapi juga di area gudang. Toko Alfamart Jembatan Lima memiliki keterbatasan lahan gudang
di lantai 2, dan untuk menampung jumlah barang terutama barang kartonan, maka terdapat
9

dua ruangan di lantai 3 yang digunakan untuk menyimpan barang kartonan seperti minyak
goreng dan mie instan. Tujuan dari aktivitas display tersebut antara lain sebagai berikut :
1. Aktivitas Display di Area Sales
Menjadikan penampilan produk lebih menarik
Membangkitkan minat customer untuk membeli
Menapilkan informasi produk
Menjamin keamanan produk
Mengingatkan rencana belanja customer

2. Aktivitas Display di gudang
Mempermudah dalam pencarian barang
Menjaga selalu kerapian gudang
Menjamin keamanan produk
Mengelompokkan produk sesuai kategori
Untuk melakukan aktivitas display, persiapan yang harus dilakukan oleh seorang
crew store antara lain :
Mempersiapkan planogram rak dan ditempelkan di rak
Mempersiapkan sarana pendukung kebersihan seperti lap basah dan pembersih
Melakukan cek terhadap kelengkapan label price dan produk jika terdapat
label price yang kosong maka harus dicatat dan dibuatkan label price
Melakukan cek terhadap produk layak jual dan layak konsumsi
Membersihkan produk kotor sebelum dilakukan display
Dalam melakukan aktivitas display perlu diperhatikan prosedur yang ada untuk
menghindari terjadinya kesalahan-kesalahan yang bisa mengakibatkan ketidaknyamanan
customer dalam berbelanja, prosedur tersebut antara lain sebagai berikut :
Full display yaitu produk terpajang penuh dirak penjualan
Pen-display-an sesuai dengan planogram
Pejanglah produk dengan merek menghadap kedepan
FEFO yaitu men-display dengan cara produk yang paling mendekati expired
ter-display paling depan
Hindari produk yang cacat fisik terpajang dirak penjualan
Hindari produk expired terpajang dirak penjualan
Kondisi rak penjualan dan produk dalam kondisi bersih
Pisahkan produk sesuai kategori
Pastikan setiap produk memiliki label price
b. Handling Produk
Aktivitas Handling produk dilakukan sebagai proses pemeliharaan barang di toko guna
meminimalisir barang rusak. Barang rusak yang ada di toko bisa terjadi karena beberapa
sebab, diantaranya adalah sebagai berikut :
10

Kurang hati-hati ketika penerimaan barang dari DC
Barang/produk kadaluarsa
Kondisi produk kotor
Kondisi toko kotor
Barang menumpuk di gudang
Produk food dan non food tercampur
Gangguan tikus
Untuk mencegah terjadinya barang rusak crew store perlu memperhatikan dan
melaksanakan hal-hal sebagai berikut :
Berhati-hati dalam penerimaan barang (tidak dilempar)
Menerapkan metode FEFO
Menjaga kebersihan produk dan toko
Memisahkan antara produk food dan non food
Jika dalam kenyataannya terdapat barang rusak, maka hal-hal yang harus dilakukan
oleh crew store adalah sebagai berikut :
Jika terdapat barang rusak pengiriman segera lakukan retur
Memisahkan produk rusak food dan non food
Membungkus produk rusak dengan plastik
Melaporkan kepada pejabat toko untuk membuat nota retur barang
Dalam melaksanakan handling produk seorang crew store juga harus memperhatikan
tag produk, proses handling produk berdasarkan tag adalah sebagai berikut :
Tag O,F,M,B adalah produk yang memiliki perputaran cepat. Pramu harus
sering memperhatikan ketersediaan barang.
Tag O adalah produk yang sensitif harga. Pramu harus memperhatikan update
pricetag/ label price.
Tag D,G,S adalah produk alokasi, kasir harus meningkatkan penawaran
produk kepada customer.
Mengenai barang yang expired di toko, Crew Store sering melakukan pengecekan
barang-barang terhadap barang-barang perishable. Hal ini dikarenakan barang-barang
tersebut memiliki masa kadaluarsa yang relatif cepat disbanding dengan produk lain.Crew
Store juga harus memperhatikan Out Of Stock (OOS) produk dalam penanganan produk.
OOS terjadi ketika produk tidak ditemukan dalam bentuk yang diinginkan (rasa atau ukuran)
baik secara data maupun menurut customer. Out Of Stock dibagi menjadi dua yaitu :
OOS By Data, yaitu barang tidak tersedia di toko berdasarkan data komputer
atau on hand = 0 (barang tidak ada di toko).
OOS By Display, yaitu barang tidak tersedia di toko berdasarkan pengamatan
langsung pada rak display (barang mungkin berada di tempat lain).
11

Aktivitas handling produk yang juga harus diperhatikan dan dilaksanakan oleh
seorang crew store yaitu Stock Opname (SO), SO adalah suatu proses perhitungan jumlah
fisik barang untuk dibandingkan dengan jumlah stock on hand. SO dibagi menjadi dua yaitu :
SO Partial yang terdiri dari barang rawan hilang, rokok dan susu kaleng, rak
reguler dan SO sidak.
SO Grand yang terdiri dari SO pra GO, H+7 pasca GO, bulanan, SONAS dan
sidak grand.
Langkah-langkah SO di Alfamart Jembatan Lima antara lain :
Persiapan SO yang terdiir dari persiapan alat tulis, penomoran rak, grouping
dan pendataan barang
Cetak KKSO oleh pejabat toko
Mengitung fisik barang
Entry SO oleh pejabat toko
Proses SO oleh pejabat toko
Cetak selisih
Pencarian selisih
Cetak SO oleh pejabat toko
Fix & Adjust SO oleh pejabat toko.
c. Pelayanan
Pelayanan merupakan salah satu hakekat bisnis retail, dan sekarang sudah menjadi tema
kerja alfamart, yaitu jadikan pelayanan sebagai strategi untuk memenangkan persaingan.
Standar pelayanan yang sudah ditetapkan harus dijalankan oleh personel toko karena
pelayanan ini akan ditujukan untuk membangun brand awareness customer akan toko
Alfamart. Pelayanan yang perlu untuk dibangun yaitu greeting dan grooming.
Greeting merupakan bentuk pelayanan secara langsung yang dilakukan oleh personel
toko kepada customer sehingga menimbulkan keakraban. Pelayanan dalam bentuk greeting
dapat berupa :
Menyapa customer
Menawarkan keranjang kepada customer
Mengucapkan terimakasih kepada customer
Menyebutkan nama customer sebagai bentuk apresiasi
Grooming merupakan bentuk pelayanan yang dilakukan secara tidak langsung oleh
personel toko kepada customer sehingga menimbulkan kenyamanan bagi customer dalam
berbelanja. Grooming dapat berupa :
Menjaga kebersihan area toko
Menjaga kerapian personel toko
Memutar musik yang sesuai

12

d. Promosi dan Penawaran
Promosi dan penawaran merupakan semua kegiatan atau aktivitas yang menciptakan
atau meningkatkan permintaan. Adapun tujuan dari promosi adalah sebagai berikut :
Memelihara informasi tentang suatu produk
Menarik perhatian customer terhadap suatu produk
Membidik sasaran customer
Meningkatkan kembali akan keberadaan sutau produk
Meyakinkan customer tenatng kualitas suatu produk
Sedangkan tujuan dari penawaran adalah sebagai berikut :
Mencipatkan permintaan
Meningkatkan image produk
Meningkatkan penjualan
Meningkatkan jumlah customer
Promosi dan pelayanan yang dilakukan di Alfamart Jembatan Lima sudah dilaksanakan
dengan baik oleh seluruh personel toko,mayoritas dari customer Alfamart Jembatan Lima
sangat cermat dalam hal promo sehingga membuat personel toko harus paham dan aktif
menawarkan produk-produk promo, atribut dan sarana promo juga sudah dioptimalkan
dengan baik, misalnya dengan menggunakan POP dan menuliskan kata GRATIS lebih besar
jika ada produk promo beli dua gratis satu. Penggunaan sarana ambalan, floor display serta
penyebaran mailer juga sudah dioptimalkan, hal ini membuat banyak produk promo yang
laku terjual.
2.1.3 Aktivitas Barang Keluar
a. Penjualan/ Sales
Barang keluar dari toko idealnya adalah karena dibeli oleh customer. Terjadilah
transaksi pembayaran barang oleh customer di kasir. Hal yang penting dilakukan disini
adalah komunikasi dan ketelitian kasir. Ketelitian kasir berkaitan erat dengan kesalahan yang
biasa terjadi, seperti barang tidak terscan, sehingga tidak terinput ke komputer, disini sebagai
kasir harus benar-benar memperhatikan ke komputer apakah barang sudah terinput dan
apakah ada hadiah atau promosi untuk barang tersebut yang akan muncul di layar bagian
bawah. Karena jika tidak teliti dan ada barang yang tidak terscan komputer, maka barang
akan masuk ke kantong plastic customer sedangkan jumlah pembayaran customer akan
kurang, maka akan terjadilah barang hilang. Yang nantinya berkaitan erat dengan beban
personel dan performans toko.
Variance + bisa terjadi jika kasir kurang teliti, misalnya jika ada customer yang
terburu-buru membeli barang dan tidak mau antri, sering terjadi customer membeli minuman,
dan memberikan uangnya dengan pas kemudian langsung pergi. Dalam hal ini kasir harus
teliti dalam mengingat transaksi-transaksi manual yang dilakukan, dan langsung menginput
transaksi setelah tidak ada antrian agar tidak lupa, kalau perlu dicatat. Kalau tidak teliti dan
terjadi variance +, kemudian saat setoran langsung menginput sales tanpa
mempertimbangkan kemungkinan variance +, maka uang plusnya harus tetap disetorkan ke
13

DC, dikhawatirkan adanya variance + tersebut dikarenakan barang yang belum di tel,
sehingga nantinya barang tersebut akan jadi barang hilang.
Variance juga dapat terjadi akibat kurang telitinya kasir, biasanya karena salah
mengembalikan dan kurang teliti melihat uang yang diberikan customer, oleh karena itu
sebagai kasir harus dengan jelas menyebutkan jumlah belanjaan customer, kemudian
menyebutkan berapa uang yang diberikan customer, dan menghitung kembalian dengan teliti,
kemudian menyebutkan jumlah kembaliannya kepada customer.
Void dan retur juga biasanya terjadi dalam transaksi, void adalah dimana saat transaksi
pembayaran, customer tidak jadi membeli satu atau beberapa barang, sehingga harus di minus
di komputer. Yang bisa melakukan void adalah pejabat toko, agar mengurangi kecurangan
kasir. Retur biasanya terjadi apabila sudah selesai transaksi penjualan dan sudah keluar struk,
customer salah barang dan ingin menggantinya dengan barang lain. Untuk mengurangi
terjadinya void dan retur, kasir harus mengingatkan spesifikasi produk yang dibeli customer,
khususnya produk susu, dan diapers bayi, kasir penting untuk menyebutkan ulang spesifikasi
ukuran, rasa dan nama/merk susu dan ukuran untuk popok bayi.
b. Retur Barang
Retur dilakukan apabila ada pegembalian barang dari toko ke DC, bisa karena barang
rusak, ataupun barang tersebut expired. Jika menemukan barang expired atau barang rusak
ketika kebersihan ataupun display barang, maka harus segera diletakkan ke pos retur dan
dipisahkan berdasarkan kategori food dan non food dan barang rusak atau barang expired.
Secara detail urutan dalam melakukan retur barang ke DC adalah sebagai berikut :
Siapkan produk yang akan diretur
Pisahkan antara barang food & non food yang akan diretur
Masukkan barang yang sudah dipisahkan kedalam kardus/koli
Tempelkan NRB (warna kuning) di bagian atas kardus sesuai item retur
Laporkan kepada pejabat toko bahwa yang akan diretur sudah dipersiapkan
untuk dibuatkna NRB oleh pejabat toko
Siapkan barang dagangan yang sudah dibuatkan NRB
Masukkan kardus/koli kedalam mobil DC usai penurunan barang dagangan
Untuk retur BKL dilakukan langsung kepada supplier yang bersangkutan, urutan retur
kepada supplier adalah sebagai berikut :
Siapkan barang yang rusak unk diganti langsung (tukar guling) dengan barang
yang baik oleh supplier BKL (dalam hal ini tidak ada administrasi retur)
Keluarkan barang dagangan/produk yang akan diretur ke Supplier BKL dari
freezer
Masukkan produk yang akan diretur kedalam plastik/kardus
Serahkan kepada pejabat toko barang yang akan diretur agar dimintakan form
persetujuan dari Supplier BKL
Pejabat toko membuat NRB
14

Serahkan barang/produk yang sudah dibuatkan NRB ke Supplier BKL
c. Barang Hilang
Barang hilang disini dapat terjadi akibat beberapa penyebab, yaitu internal,
administrasi dan eksternal. Sebagai crew store memiliki komitmen untuk menjaga barang
daganga dengan baik. Pramuniaga melakukan pengawasan saat kondisi toko ramai,
pengawasan dilakukan sambil display dan facing out agar customer tidak merasa diawasi dan
tetap merasa nyaman berbelanja. Cara lain yang dapat mengurangi sindikat adalah dengan
memperbaiki pelayanan dan penawaran, pramuniaga harus aktif menyapa customer saat
berpapasan di area sales, agar customer juga merasa diperhatikan, sehingga bisa mengurangi
niat-niat buruk calon sndikat. Barang hilang yang diakibatkan oleh kesalahan administrasi
salah satunya adalah ketika cek dan receipt barang. Kebiasaan manual barang yang dilakukan
personel toko kalau lupa mentransaksikan ke komputer juga dapat menyebabkan barang
hilang. Barang hilan di Alfamart Jembatann Lima tergolong cukup tinggi, hal ini disebabkan
kurangnya fungsi pengawasan.
2.2 Key Performance Indikator (KPI)
2.2.1 Kebersihan Rak Minimal 2 Rak Per Hari
Dalam melaksanakan KPI kebersihan rak, penulis menyempatkan untuk
membersihkan 2 rak setiap mendapatkan shif. Untuk detail aktivitas kebersihan rak yang
dilakukan oleh penulis akan dijelaskan sebagai berikut :
Mencetak planogram rak yang akan dibersihkan
Mempersiapkan peralatan kebersihan seperti lap basah, cairan pembersih,
kontainer kosong atau keranjang
Menempel planogram di rak
Menurunkan barang ke kontainer dimulai dari selving yang paling atas
Menyemprotkan cairan pembersih ke selving kemudian mengelap selving
Memersihkan barang yang sudah diletakkan di kontainer sekaligus mengecek
tanggal kadaluarsa produk
Meletakkan kembali barang ke sesuai planogram ke selvingnya
Mengecek rak apakah terdapat label price yang kosong atau tidak update
Target dari KPI kebersihan rak adalah dua rak per hari dengan jumlah hari kerja 20
hari, maka total target keseluruhannya adalah membersihkan 40 rak. Akar masalah dari
kebersihan rak ini adalah perlu ditingkatkannya kebersihan rak sebagai bagian dari pelayanan
tidak langsung kepada customer, selain itu dengan membersihkan rak crew store diharapkan
melaksanakan pengecekan terhapad barang, sekaligus menambah product knowledge. Action
Plan yang penulis rencanakan untuk memenuhi KPI kebersihan rak adalah mulai
membersihkan rak pada pagi hari jika mendapatkan jadwal shif pagi pukul 07.00 ketika
keadaan toko sepi, membersihkan toko pukul 16.00 ketika masuk shif siang, dan pukul 24.00
ketika masuk shif malam. Kendala utama dari KPI kebersihan rak ini adalah tingginya
intensitas toko sebagai crew store penulis harus tetap mengedepankan pelayanan kepada
customer. Selain itu kendala yang sering terjadi adalah ketika membersihkan rak yaitu
15

kedatangan barang dari DC, saat barang datang dari DC maka penulis mendahulukan proses
penerimaan barang dari DC. Pencapaian dari KPI kebersihan rak yang diraih yaitu 40 rak
dengan tingkat prsesntasi 100 %
.

2.2.2 Mengenal Customer 10 Orang Per Hari
Dalam melaksanakan KPI mengenal customer ini, akar masalah dari KPI ini yaitu
crew store perlu mengenal customer sehingga terjadi interaksi kepada customer, hal ini
termasuk dalam salah satu pelayanan langsung kepada customer, customer akan merasa
Membersihkan rak
Checklist kebersihan
16

diperhatikan kemudian akan menjadi customer yang loyal kepada alfamart. Selain itu dengan
mengenal siapa saja dan dari mana saja customer yang datang ke toko, diharapkan personel
toko mampu untuk memetakan daerah mana saja yang memiliki potensi pasar, dan daerah
manaj saja yang kurang memiliki potensi. action plan yang direncanakan yaitu melakukan
pendataan selama menjadi kasir dan membantu kasir dalam proses pembungkusan barang
belanjaan konsumen, selain itu proses pendataan juga berlangsung di area sales dibarengi
dengan fungsi pengawasan dan pelayanan.
Untuk mempermudah proses pendataan penulis menggunakan alat bantu pendataann
berupa form data pelanggan yang berisikan nama, nomor telefon, dan alamat dari konsumen.
Dalam pelaksanaannya, penulis aktif menanyakan konsumen baik itu di area sales ketika
berperan sebagai crew store ataupun di luar area sales. Untuk membantu pendataan customer
maka penulis membuat alat bantu berupa form pengunjung seperti berikut :
NO NAMA ALAMAT NO HP



Kendala utama dalam pelaksanaan KPI mengenal customer ini adalah terdapat
beberapa customer tidak mau untuk didata karena keterbatasan waktu yang mereka
miliki.Selain itu kendala utama dari KPI mengenal customer adalah intensitas toko yang
sangat tinggi, sehingga waktu yang digunakan sangat terbatas. Untuk itu penulis harus bisa
memanfaatkan waktu seoptimal mungkin dalam melaksanakan KPI pengenalan customer.
Pencapaian yang penulis raih dalam KPI pengenalan customer ini adalah 230 orang dalam 20
hari kerja, presentasi keberhasilan penulis adalah 115 %.
2.2.3 Menurunkan Barang Rusak 20 %
Dalam melaksanakan KPI menurunkan barang rusak 20 % dari bulan sebelumnya,
akar masalah dari KPI ini yaitu kurang telitinya para personel tok dalam melakukan
pengecekan barang, baik itu barang yang baru datang dari DC ataupun BKL, dan pengecakan
barang yang terdisplay di area sales ataupun gudang. Penulis membuat action plan
diantaranya meningkatkan kebersihan toko dan gudang untuk mencegah tikus, mengingatkan
personel toko untuk menjaga kebersihan toko, berhati-hati dalam melakukan penerimaan
barang seperti tidak melempar barang-barang kartonan, berhati-hati ketika melakukan display
seperti tidak menumpuk produk, tidak over display di rak dan menghindari barang jatuh.
Kendala yang penulis temui dalam pencapaian KPI menurunkan barang rusak ini
adalah intensitas toko yang tinggi sehingga waktu yang dibutukan untuk melakukan
penanganan dan pencegahan barang rusak ini sangat terbatas, hampir seluruh personel toko
merasakan hal yang sama. Selain itu kendala lain yang dihadapi adalah barang rusak
pengiriman dan barang tersebut luput dari pengecekan ketika baru datang dari DC kasus
tersebut serng ditemukan pada barang tepung, makanan kecil dan mie instan. Untuk
pencapaian KPI penulis dapat dilihat dalam tabel sebagai berikut :
Form customer
17

BULAN KUANTITAS Rp
Oktober 56 247.863
November 89 541.908
Desember (1-9) 30 96.902
Pencapaian penulis pada bulan November adalah Rp 541.908 sedangkan di bulan
Oktober jumlah barang rusak yaitu Rp 247.863 yang artinya KPI penulis tidak tercapai.
Sedangkan untuk bulan Desember sampai dengan tanggal 9 Desember, pencapaian yang
diraih yaitu jumlah barang hilang senilai Rp 96.902. Pencapaian KPI penulis selama bulan
November yaitu -273%.


2.2.4 Mengendalikan NBH Tidak Melewati BTK
Dalam menjalankan KPI mengendalikan NBH tidak melewati BTK ini, akar
masalahnya adalah ketidaktelitian personel toko dalam melakukan kegiatan administrasi
penerimaan barang, baik barang yang datang dari DC ataupun barang BKL, ketidaktelitian
kasir dalam melakukan kegiatan transaksi, kurang teraturnya grouping barang di gudang, dan
lemahnya pengawasan.Melihat akar masalah tersebut, action plan yang penulis lakukan
diantaranya adalah dengan memperketat pengawasan, melakukan pembenahan di gudang,
melakukan pengecekan dengan lebih teliti terhadap barang yang datang baik itu barang dari
DC ataupun barang yang langsung diantarkan oleh supplier (BKL), lebih teliti ketika menjadi
kasir, dan mengingatkan kasir untuk lebih teliti lagi saat melakukan scann barang. Berikut
adalah data NBH toko secara keseluruhan pada bulan November 2014 dan perbandingan
sebelum penulis datang dan setelah penulis datang menjalankan OJT di toko
Tanggal NBH
1-18 November 2013 -1.945.706
19-30 November 2013 -1.279.213
1-30 November 2013 -3.224.919

Dari data diatas dapat dilihat terjadi penurunan NBH dimulai dari tanggal 19-30
November 2013 November 2013 dibandingkan dengan tanggal 1-18 November 2013. Namun
barang rusak
18

secara keseluruhan, penulis tidak mencapai KPI yang ditentukan karena BTK pada bulan
November adalah sebesar Rp 1.300.000,-. Kendala penulis dalam melaksanakan KPI ini
adalah tingginya intensitas toko yang ramai oleh customer dan kurangnya jumlah personel
toko sehingga sulit untuk mengoptimalkan fungsi pengawasan, sulit untuk melakukan
pengecekan dengan teliti dan sulit untuk melaksanakan transaksi kasir dengan teliti.
2.2.5 Peningkatan Sales PDM 20 % Dari Bulan Sebelumnya
Dalam KPI meningkatkan sales PDM 20% dari bulan sebelumnya, penulis diberikan
tugas untuk meningkatkan penjualan dari salah satu produk PDM, produk PDM 22 yang
penulis ambil sebagai sebagai target pencapaian KPI ini adalah shampo Clear semua varian
yang termasuk dalam PDM. Untuk mencapai KPI ini penulis melakukan action plan yang
berupa penawaran langsung kepada customer saat customer sedang memilih-milih produk
shampo yang akan dibeli, melakukan penawaran ketika menjadi kasir, cara yang paling
efektif dalam melakukan penawaran yaitu ketika customer sedang memilih shampo yang
akan dibeli. Dalam melaksanakan KPI pada produk PDM 22 ini, kendala yang penulis
temukan yaitu cukup banyak customer yang menolak untuk menggunakan produk shampo
clear dikarenakan para customer tersebut sudah merasa cocok dengan shampo yang biasa
mereka pakai. Untuk peningkatan sales Shampo Clear yaitu sebesar 73,8 %, dan untuk
pencapaian KPI penulis pada peningkatan sales produk PDM edisi 22 ini yaitu sebesar 369%.
NAMA PRODUK
QTY SALES 15
OKT-30 OKT
QTY SALES 15
NOV-30 NOV
%
KENAIKAN
CLEAR MEN SHP
DEEPCLEANSE170ML 4 7 75
CLEAR CONDWMN
HERBALFUSION 80ML 5 6 20
CLEAR SHP COMP
SOFTCARE 170 ML 11 5 -54,5455
CLEAR SHP ICE COOL
MENTHOL170ML 13 13 0
CLEAR MEN SHP I.COOL
MENTHOL170 2 7 250
CLEAR MEN SHP COMP
SOFTCARE170 3 6 100
CLEAR SHP STRONG&SOFT
170 ML 6 15 150
CLEAR MEN SHP H.FALL
DEF 170 ML 2 3 50

46 62 73,8068125

PENCAPAIAN
KPI 369,0340625

Untuk produk PDM edisi 23, produk yang penulis ambil untuk mencapai KPI ini
adalah Mizone. Untuk menaikkan sales dari Mizone penulis melakukan action plan yaitu
19

mengoptimalkan sarana promosi berupa POP, mengusahakan barang selalu tersedia di chiller
terutama ketika siang hari, dan melakukan penaawaran langsung kepada customer ketika
sedang memilih minuman yang akan dibeli. Kendala yang penulis hadapi dalam peningkatan
sales produk PDM edisi 23 ini yaitu chiller yang kurang dingin sehingga banyak customer
yang lebihh memilih produk lain yang lebih dingin dibanding dengan mizone. Selain itu
cukup banyak customer yang lebih menyukai produk susu atau teh dibandingkan dengan
minuman isotonik. Untuk peningkatan sales Mizone periode 1-9 Desember yaitu sebesar
6,8%, pencapaian KPI penulis untuk peningkatan sales produk PDM edisi 23 ini yaitu sebesar
34,4 %.
NAMA PRODUK
QTY SALES 1-14
NOV QTY SALES 1-9 DES
%
KENAIKAN
MIZONE PASSION FRUIT
500ML 55 31 -43,6363636
MIZONE APPLE GUAVA
500ML 30 43 43,33333333
MIZONE MANGGA KWENI
500ML 27 29 7,407407407
MIZONE COOLIN BLEWAH
500ML 37 15 -59,4594595
MIZONE COCO PINA 500ML 15 38 153,3333333
MIZONE LYCHEE LEMON
500ML 119 48 -59,6638655
TOTAL 283 204 6,885730905

TOTAL
PENCAPAIAN KPI 34,42865453

2.2.6 Peningkatan Sales E-Voucher Rp 200.000,- per Hari
Dalam melaksanakan KPI peningkatan voucher ini akar masalahnya yaitu e-voucher
merupakan suatu komoditas yang perlu ditingkatkan penjualannya dikarenakan e-voucher
bukanlah suatu barang yang ada masa expirednya dan tidak memerlukan perlakuan khusus
seperti disediakan tempat di rak atau di gudang. Untuk meningkatakan sales e-voucher ini
penulis membuat action plan yaitu meningkatkan penawaran ketika menjadi kasir dan saat
membantu kasir membungkus barang belanjaan customer. Kendala yang dihapai dalam
melaksanakan KPI ini yaitu tingginya intensitas toko sehingga ketika sedang terjadi antrian
panjang di kasir, customer terlihat enggan untuk mengisi pulsa untuk mempercepat proses
transaksi. Untuk peningkatan sales E-Voucher dapat dilihat pada tabel berikut :




20


ITEM
18 OKT-9
NOV
18 NOV-9 DES GROWTH
TSEL 3.987.000 3.841.000 -4%
ISAT 1.989.000 1.932.000 -3%
PRO
XL
1.131.500 1.922.000 70%
AXIS 1.100.000 1.618.000 47%
FREN 100.000 22.000 -78%
FLEXI 23.000 157.500 585%
ESIA 968.000 945.000 -2%
SMART 533.000 202.000 -62%
THREE 879.000 359.000 -59%
Grand
Total
10.710.500 10.998.500 3%

Total Pencapaian
KPI
7%

Dari pemaparan data tersebut terjadi peningkatan penjulan e-voucher dari Rp
10.710.500 pada tanggal 18 Oktober 9 November 2013 menjadi Rp. 10.998.500 pada
tanggal 18 November 9 Desember 2013 yang berarti peningkatan sebesar 3 %. Pencapaian
dari KPI peningkatan e-voucher Rp 200.000 per hari adalah 7 %.












21

BAB III
PENUTUP
3.1 Improvement
3.1.1 Grouping Barang di Gudang
Toko Alfamart Jembatan Lima memiliki gudang yang terletak di lantai dua, dengan
sales yang cukup besar, intensitas customer yang tinggi, arus perpindahan barang tinggi
ditambah dengan minimnya jumlah personel toko, maka keadaan gudang di toko bisa
dibilang kurang teratur. Masih terdapat beberapa barang yang tidak tersusun berasarkan
jenisnya. Hal ini terlihat sepele namun menimbulkan dampak yang cukup besar bagi
toko,mulai dari NBH, ketersediaan barang dan sales toko memiliki kaitan yang erat dengan
gudang. NBH toko dapat terjadi jika terdapat barang-barang yang tidak terdeteksi
keberadaannya sehingga menimbulkan selisih.
Ketersediaan barang di area sales juga terhambat apabila terdapat barang yang kosong
di rak dan crew store harus mengambil barang tersebut dari gudang, apabila barang tidak
tersusun rapi sesuai dengan jenisnya maka crew store tersebut akan membutuhkan waktu
yang lama untuk mencari barang yang dimaksud. Hal tersebut akan mempengaruhi
pencapaian sales dari toko, customer akan mengeluhkan tentang pelayanan yang diberikan
oleh toko mengenai ketersediaan barang, dan beranggapan alfamart adalah toko yang tidak
lengkap padahal yang sebenarnya terjadi adalah ketidakberesan penyimpanan barang di
gudang.
Melihat permasalahan seperti itu, penulis kemudian melakukan improvement di area
gudang dengan melakukan grouping barang sesuai dengan jenisnya di area gudang untuk
mempermudah proses pengecekan barang, dan mempermudah personel toko dalam mencari
barang. Grouping barang di gudang juga diharapkan dapat menekan tingkat barang rusak, dan
meningkatkan performance toko.


Grouping barang gudang
22

3.1.2 Melakukan Sistem Pengawasan Letter L
Akar masalah dari penerapan sistem pengawasan Letter L ini adalah tingkat intensitas
toko yang tinggi sehingga rawan akan kasus barang hilang, oleh karena itu penulis
menerapkan sistem pengawasan Letter L di area sales. Sistem pengawasan Letter L ini
membutuhkan dua orang pramu untuk dapat bekerja sama, dan sistem ini diterapkan pada
saat intensitas toko sedang ramai oleh customer. Dengan menerapkan sistem pengawasan ini
dapat dilihat terjadi penurunan jumlah NBH sejak penulis menerapkan sistem ini
dibandingkan dengan sebelumnya.

3.2 SMS Blast
SMS Blast produk-produk promo ini bertujuan untuk meningkatkan penjualan produk
promo yang sedang berlangsung. Penulis mendapatkan data customer dari KPI yang
mewajibkan mengenal 10 customer per hari. Penulis kemudian melakukan SMS Blast kepada
50 orang customer yang berhasil diambil datanya. Hasil dari SMS Blast ini yaitu terdapat
kenaikan sales produk-produk promo. Untuk data kenaikan produk, penulis mengambil
sampel dari produk Indomie Goreng Pedas
INDOMIE GORENG
PEDAS PLU QTY JHK
STRU
K NETS GM
15-30 okt 1153722 209 14 88 346454,5673 43421,33727
15-30 nov 1153722 236 14 91 386636,4444 42573,14436
Persentase kenaikan
12,9186
6


Dari tabel di atas terlihat terdapat kenaikan penjualan dari Indomie goreng pedas yang
dibandingkan tanggal 15-30 Oktober 2013 dengan 15-30 November 2013. Kenaikan
penjualan produk Indomie tersebut yaitu 12,9 % dibanding dengan bulan sebelumnya.
3.2 Kesimpulan
Toko alfamart Jembatan Lima merupakan toko yang memiliki intensitas customer
yang tinggi disebabkan oleh beberapa faktor seperti lokasi, buka selama 24 jam, dan kondisi
demografis. Selama OJT sebagai crew store penulis dapat mengetahui dan belajar tentang
0
500,000
1,000,000
1,500,000
2,000,000
2,500,000
1-18 Nov 18-30 Nov 1-9 Des
Barang Hilang
Barang Hilang
23

aktivitas utama toko yaitu proses penerimaan barang baik itu dari DC ataupun supplier,
proses pengelolaan barang di toko sampai dengan proses keluar barang. Toko Alfamart
Jembatan Lima sudah melakukan tiga aktivitas utama dengan cukup baik, namun masih
terdapat kekurangan dalam hal ketelitian, mengingat toko alfamart jembatan lima merupakan
toko dengan intensitas customer yang tinggi, maka personel toko lebih mementingkan
kecepatan dibandingkan ketepatan. Seain ditugaskan untuk mengetahui aktivitas utama toko,
penulis juga diberikan KPI yang harus dijalankan.
KPI penulis antara lain 1) Membersihkan 2 rak per hari dengan pencapaian 100%, 2)
mengenal 10 orang per hari dengan pencapaian 115%, 3) menunkan barang rusak 20% dari
bulan sebelumnya dengan pencapaian -273%, 4) Mengendalikan NBH tidak melewati BTK
dengan pencapaian -248 %, 5) Menaikkan sales produk PDM 20 % dari bulan sebelumnya
dengan pencapaian 364%, 6) Menaikkan sales E-Voucher Rp 200.000 per hari dengan
pencapaian 7%.
3.3 Saran
Toko alfamart Jembatan Lima merupakan toko 24 jam dengan SPD dan STD yang
tinggi, namun sangat disayangkan jumlah personel toko yang ada sangat terbatas, saat ini
jumah personel toko berjumlah 12 orang dengan rincian satu orang Cos, tiga orang Acos,
lima orang pramu, dan tiga orang kasir. Penulis menyarankan adanya penambahan jumlah
personel toko untuk peningkatan performa toko. Selain dari penambahan jumlah personel,
alfamart jembatan lima membutuhkan perbaikan sarana prasarana penunjang seperti kamar
mandi untuk customer dan personel toko, perbaikan terhadap dinding dan atap toko yang
rembes ketika hujan, serta perbaikan terhadap dinding yang bolong karena tikus. Penambahan
daya listrik dirasa perlu untuk mengatasi masalah sering turunnya tegangan listrik toko.
Selain perbaikan fasilitas, penulis menyarankan untuk meningkatkan rasa kekeluargaan
antara personel toko dengan cara mengadapak acara syukuran kecil-kecilan jika ada yang
berulang tahun.









24

LAMPIRAN




Septic tank bocor
Plafon rembes air
25






Tembpk bolong
Pintu Kamar Mandi Rusak