APLIKASI SIRS DENGAN KONSEP DOC-LINK

Disusun oleh: HERU PRASETIYO

Unit Pengem!ng!n Sistem In"o#m!si Rum!h S!$it
Inst!l!si Sistem In"o#m!si Rum!h S!$it
Pen%!hulu!n
Instansi pemerintah saat ini masih menyimpan atau mengarsipkan dokumen dalam bentuk kertas.
Praktik ini memiliki banyak kekurangan, antara lain:
- Kemungkinan seorang staf lupa untuk mencetak dan mengarsipkan dokumen;
- Pesan e-mail atau dokumen elektronik terhapus dari komputer tanpa diarsipkan sebelumya;
- Dokumen elektronik dari situs web dan intranet tidak terkontrol ersi dan perkembangannya
secara efektif;
- !idak dapat mengelola dokumen multimedia "teks, gambar dan suara# secara terintegrasi.
Pengarsipan dokumen elektronik perlu dikelola secara elektronik untuk mendapatkan manfaat
yang maksimal, antara lain :
- Pengumpulan informasi yang baik, konsisten dan mudah dicari;
- Penggunaan dokumen bersama antar unit dalam lembaga pemerintah;
- Penyusunan informasi secara terstruktur;
- $emudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat;
- $eningkatkan kualitas layanan publik;
- $engelola informasi sebagai suatu aset yang tumbuh dan berkembang;
- %ebih responsif pada perubahan.
&etiap lembaga pemerintah harus mengelola dokumen elektronik sebagai sumber daya informasi
yang berharga. Dokumen merupakan representasi riwayat organisasi secara eksplisit. $enurut
Un%!ng-Un%!ng nomo# && T!hun '((( disebutkan, bahwa dokumen perusahaan'organisasi
adalah data, catatan, dan'atau keterangan yang dibuat dan'atau diterima oleh
perusahaan'organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau
sarana lain, maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau
didengar.
Dokumen dalam bentuk elektronik mudah dibuka dan ditelusuri isi dan riwayatnya, yang
sebelumnya sulit dilakukan pada dokumen kertas. Dokumen elektronik memungkinkan pembagian
informasi "information sharing# yang efektif, serta dapat memberikan kontribusi pada
penyebarluasan informasi. Dokumen elektronik harus dikelola dengan baik untuk men(amin
integritas, keabsahan, dan keasliannya. Dokumen elektronik yang berisi transaksi elektronik harus
di(aga agar tetap memenuhi syarat legal dan bobot buktinya.
A)! Itu Doc-Link*
Doc-link merupakan sebuah konsep m!n!+emen %o$umen yang memungkinkan kita untuk
mengarsip, memproses melalui alur ker(a, mengambil dan transaksi, serta penelitian dokumen dari
desktop. Doc-link (uga dapat menghubungkan beberapa lokasi terpisah dengan mengotomatisasi
pertukaran dan pengolahan data. !u(uan konsep doc-link adalah mengurangi input data dan
mengotomatisasi pemrosesan dokumen yang masuk. Kelebihan doc-link dapat merekam,
mengubah dan memberikan transaksi perusahaan kepada penerima dalam berbagai format dan
metode distribusi yang dibutuhkan.
,eng!)! ,!n!+emen Do$umen*
Dampak keseluruhan dari pengolahan, penanganan dan penyimpanan dokumen kertas di tempat
ker(a sangatlah menak(ubkan dari perspektif keuangan, lingkungan dan sumber daya. !idak hanya
dapat petugas inefisiensi dengan berbasis kertas kemacetan rumit pada hari-hari operasi, namun
penyimpanan yang tidak benar atau hilangnya dokumen-dokumen ini dapat melumpuhkan atau
menghancurkan bisnis.
D!m)!$n-! te#h!%!) i!-! %!n )#o%u$ti.it!s*
)artner *esearch +Profesional menghabiskan ,- persen waktu mereka mencari informasi, dan
mengambil ./ menit untuk menemukan setiap dokumen rata-rata0.
ID1 Kanada +2 .3.--- senilai produktiitas yang hilang per peker(a per tahun karena
ketidakmampuan mereka untuk mencari data yang mereka butuhkan untuk melakukan peker(aan
mereka0.
4*$4 International +Perusahaan biasanya misfile hingga 5- persen dari catatan mereka sehingga
kehilangan mereka selamanya0.
T!nggung /!0! Ling$ung!n 1Sosi!l - Go G#een2*
Hawken, Lovins & Lovins. Alam Kapitalisme +Para peker(a kantor 4merika rata-rata diperkirakan
menggunakan selembar kertas setiap .5 menit, dan bertanggung (awab untuk pembuangan .---
5-- pound kertas setiap tahun0.
Coopers & Lyrand +6ile kertas akan tumbuh dua kali lipat setiap 7,, tahun0.
%ingkungan 8aringan Kertas +Industri kertas merupakan penyumbang terbesar ke-3 untuk emisi
gas rumah kaca antara 4merika &erikat industri manufaktur, dan memberikan kontribusi 9: dari
emisi karbon sektor manufaktur0. &erta +8ika 4merika &erikat mengurangi penggunaan kertas
kantor dengan hanya .-:, akan mencegah emisi .,; (uta ton gas rumah kaca, setara dengan
mengambil 5/-.--- mobil dari (alan0.
A)! P!-ung hu$umn-!*
Pengembangan e-!overnment merupakan upaya untuk mengembangkan penyelenggaraan
pemerintahan yang berbasis elektronik dalam rangka meningkatkan kualitas layanan publik secara
efektif dan efisien. <ntuk itu pemerintah telah mengeluarkan Kebi(akan dan &trategi =asional
Pengembangan e-!overnment "e-!overnment development framework# melalui INPRES No3 4
T!hun 5664 tent!ng Kei+!$!n %!n St#!tegi N!sion!l Pengem!ng!n E-Government yang
merupakan payung bagi seluruh kebi(akan detail teknis di bidang e-!overnment. 4gar kebi(akan
pengembangan e-!overnment dapat dilaksanakan secara sistematik dan terpadu, maka masih
diperlukan peraturan, standarisasi dan panduan yang konsisten dan saling mendukung.
7!g!im!n! Pene#!)!nn-!*
$odel penerapan e-!overnment di setiap lembaga disusun dalam bentuk Panduan $ana(emen
&istem Dokumen >lektronik serta Kerahasiaan dan Keamanannya "framework for e-record
management# yang digunakan sebagai:
Pertimbangan dalam menyusun strategi sistem elektronik tingkat organisasi.
Kerangka ker(a menu(u mana(emen dokumen elektronik yang terintegrasi dan yang memiliki
nilai sebagai bukti; serta untuk merencanakan tahap implementasinya.
Pendorong terbentuknya standar metadata dan interoperabilitas lintas instansi pemerintah,
untuk mendukung keseragaman dan kelancaran pertukar- an dokumen elektronik.
,!n!+emen Do$umen Ele$t#oni$
Penerapan e-!overnment akan menghasilkan se(umlah dokumen dalam bentuk elektronik.
Dokumen tersebut dihasilkan melalui proses elektronik yang melibatkan masyarakat, dunia usaha,
dan lembaga pemerintah.
&istem $ana(emen Dokumen >lektronik "$-%ecord &anagement ' $%&# yang baik akan
mendukung:
- pertukaran informasi yang efektif serta interoperabilitas yang lebih baik antar lembaga
pemerintah;
- menyediakan sumber informasi yang berkualitas dan otentik;
- prinsip-prinsip administrasi, proteksi ataupun trans- paransi informasi;
- pertukaran, ekstrasi, dan perangkuman informasi lintas lembaga pemerintah.
<ntuk memenuhi persyaratan akuntabilitas dan melayani kebutuhan internal, maka setiap lembaga
pemerintah harus dapat menyimpan dokumen yang terkait dengan keputusan dan transaksi yang
dilakukannya. Dokumen perlu diakuisisi, dikelola, dan disimpan dalam sebuah sistem yang mampu
memelihara integritas serta keasliannya.
<ntuk menerapkan sistem >*$ yang baik dibutuhkan :
- pemahaman yang baik tentang dokumen dan sistem informasi yang mendukungnya;
- prosedur akuisisi dan penciptaan dokumen sebagai bagian dari sistem administrasi;
- prosedur penyimpanan dokumen elektronik yang dirancang untuk men(amin integritas, kualitas
dan keamanan dokumen;
- prosedur untuk men(amin kemudahan dan kelancaran akses semua dokumen selama
diperlukan;
- prosedur untuk ealuasi, audit, pen(adwalan, serta pemusnahan dokumen sesuai dengan
peraturan yang berlaku;
- budaya ker(a yang berorientasi pada pemanfaatan teknologi informasi;
- ketrampilan dan kompetensi pada bidang >*$ untuk semua pengguna dan pengelola
dokumen.
- &istem pengelolaan dokumen elektronik yang baik harus memiliki tiga unsur utama, yaitu :
o kebi(akan, strategi, dan budaya ker(a;
o prosedur pengelolaan dokumen elektronik dalam suatu siklus hidup dokumen;
o sistem informasi yang mendukung mana(emen dokumen.
Disamping itu, untuk membangun infrastruktur >*$, lembaga pemerintah perlu mengambil
langkah sebagai berikut:
.. Integrasi prosedur >*$ sebagai bagian dari rancangan e-!overnment.
$engintegrasikan prosedur >*$ ke dalam sistem dan proses bisnis e-government untuk
men(amin ketersediaan dokumen elektronik.
5. Pengendalian kondisi dokumen kertas selama >*$ belum diimplementasikan.
$emelihara kondisi dokumen yang ada, agar (angan rusak atau hilang, untuk men(aga
kesinambungan riwayat, pengidentifikasian, pengealuasian, dan pengintegrasiannya ke
dalam dokumen elektronik, selama infrastruktur >*$ belum diimplementasikan.
Im)lement!si sistem ER,
$engimplementasikan sistem >*$ sangat menguntungkan pengelolaan dokumen dapat dilakukan
dengan lebih efisien. Dokumen elektonik harus memiliki tingkat kepercayaan sebagai sebuah
dokumen legal. Dengan diakuinya dokumen elektronik sebagai dokumen legal, maka dokumen
elektronik dapat di(adikan bukti'petun(uk riwayat organisasi secara eksplisit. Dalam konteks legal,
sebuah bukti dapat berupa dokumentasi, perkataan, audio- isual, baik secara elektronik maupun
bentuk lain.
&ebuah dokumen harus memiliki sifat sebagai sesuatu yang utuh dan akurat yang harus memiliki
tiga karakteristik utama yaitu:
- Konten'kandungan:
$erupakan informasi yang membangun sebuah dokumen yang dapat berupa kata-kata,
gambar, simbol, dan sebagainya.
- Konteks
%ingkungan di luar konten yang turut serta dalam pembuatan, penerimaan, serta penggunaan
sebuah dokumen yaitu lingkungan organisasi, fungsional, dan operasional.
- &truktur
6ormat fisik dan logika sebuah dokumen serta hubungan antar elemen di dalamnya.
Dokumen elektronik yang perlu disimpan dan dipelihara dalam (angka waktu yang lama harus
memperhatikan kepastian aksesibilitas dokumen tersebut. Ketentuan tersebut mencakup langkah-
langkah pemindaian "scanning# dokumen asli
S)esi"i$!si Pemin%!i!n
Pemindaian dokumen asli direkomendasikan untuk menggunakan resolusi minimum 7-- dpi "dot
per inch# dan disimpan dalam bentuk dokumen elektronik dalam format tertentu "!I66, )I6, 8P>),
dan lain-lain#. Dokumen elektronik tersebut harus memiliki informasi yang sama dengan dokumen
aslinya dalam rangka memberikan ersi digital yang berumur pan(ang dan berkualitas tinggi.
Dokumen elektronik akan lebih baik bila disimpan tanpa teknik kompresi atau (ika memang
diperlukan, harus menggunakan kompresi yang bersifat lossless "tanpa kehilangan informasi#.
Pemelih!#!!n Do$umen Ele$t#oni$
&uatu dokumen elektronik dapat dibaca dengan menggunakan perangkat lunak tertentu. Dengan
demikian, selain memelihara dokumen elektronik terebut, sangatlah penting untuk men(aga
kesinambungan dari perangkat lunak yang digunakan untuk tetap dapat mengakses dokumen
yang dimaksud.
Perangkat keras, perangkat lunak, dan dokumen elektronik sebisa mungkin dapat beroperasi
selama (angka waktu yang dibutuhkan.
&trategi pengelolaan dokumen elektronik yang berkelan(utan harus men(amin bagaimana sebuah
organisasi memindahkan dokumen elektronik untuk tetap dapat dibaca oleh satu generasi
perangkat lunak dan perangkat keras ke generasi berikutnya. &trategi tersebut perlu
didokumentasikan dengan baik dan dimutakhirkan saat ter(adi perubahan teknologi.
,ig#!si Do$umen Ele$t#oni$
Penentuan perangkat lunak atau platform baru selalu harus didahului dengan u(i coba untuk
men(amin kepastian, kehandalan dan aksesibilitas terhadap dokumen elektronik yang telah ada.
%angkah yang perlu di ambil adalah:
- $ereformat dokumen elektronik yang ada.
- $igrasi berbagai komponen dalam sistem, seperti indeks database atau migrasi sistem secara
keseluruhan ke platform yang baru.
- $endokumentasi perubahan-perubahan yang ter(adi pada perangkat keras, perangkat lunak,
dan format dokumen elektronik, termasuk mendokumentasikan perubahan dari satu format ke
format yang baru.
Pemelih!#!!n %!n Pemusn!h!n Do$umen
%embaga pemerintah harus memiliki (adwal pemeliharaan dokumen dan rencana migrasi sistem.
8adwal tersebut mengatur tentang penyimpanan dan pemusnahan dokumen elektronik. Dokumen
elektronik perlu disimpan sedemikian rupa sehingga dapat diidentifikasi dan dimusnahkan saat
periode penyimpanan telah habis atau sudah tidak memiliki kegunaan. Dokumen yang memiliki
periode penyimpanan yang sama, sebaiknya disimpan pada media penyimpanan yang sama.
Penghapusan dokumen elektronik perlu diatur secara khusus, mengingat masih akan
meninggalkan (e(ak-(e(ak digital yang mungkin didapatkan kembali, kecuali (ika lokasinya telah
ditimpa oleh data dokumen lain. ?leh karena itu, penghapusan dokumen elektronik perlu dilakukan
secara total dengan menimpa lokasi bekas dokumen yang dihapus tersebut secara berulang, atau
dilakukan dengan perangkat lunak khusus.
!erhadap dokumen elektronik yang disimpan dalam media optik "1D-*?$, D@D, dan
sebagainya#, pemusnahan dilakukan dengan cara menghancurkan media penyimpanan secara
fisik.
Petun(uk teknis dan pedoman mengenai penyusutan arsip, mengacu kepada surat edaran Ke)!l!
Lem!g! A#si) N!sion!l Re)uli$ In%onesi!8 No3 SE96'9'(&' tentang Pen!ng!n!n A#si)
In!$ti" Se!g!i Pel!$s!n!!n Ketentu!n Pe#!lih!n Pe#!tu#!n Peme#int!h Tent!ng
Pen-usut!n A#si)3