Anda di halaman 1dari 24

1

P
a
g
e
1



TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB



LATAR BELAKANG
Untuk menjamin proses pengelolaan kegiatan sebagai upaya pemberdayaan
masyarakat dan berdasarkan pada azas dan prinsip PROGRAM, maka dalam
pengelolaannya dibutuhkan suatu organisasi yang dapat menjaga pelaksanaan
program secara berkesinambungan sesuai azas, tujuan serta prinsip-prinsip
PROGRAM. Selain untuk menjamin keamanan, akuntabilitas serta penyaluran
dana baik dari KPPN ke kecamatan maupun dari kecamatan ke desa melalui TPK,
pendokumentasian atas setiap kegiatan juga dibutuhkan serta dalam rangka
menjamin pencatatan maupun pengarsipannya. Untuk itu dibentuk suatu Unit
Pengelolaan Keuangan yang berkedudukan di kecamatan yang telah terpilih dan
terbentuk dalam Musyawarah Antar Desa Prioritas Usulan (MAD II).
PENGERTIAN
UPK dibentuk untuk kepentingan operasional PROGRAM. Pengurus dipilih oleh
masyarakat melalui perwakilannya di forum Musyawarah Antar Desa yang
kemudian ditetapkan dan disahkan dengan Surat Penetapan Camat atas nama
Bupati
Walaupun pemilihan pengurus UPK pada umumnya dilakukan dalam Musyawarah
Antar Desa II, namun pada prinsipnya penggantian pengurus UPK dalam
Musyawarah Antar Desa dapat dilakukan kapan saja sesuai kebutuhan dan
usulan desa, apabila tidak melakukan tugas dengan baik atau ada yang
mengundurkan diri. Pemilihan kembali pengurus UPK juga dapat dilakukan di
kahir pelaksanaan program dalam rangka pengelolaan kegiatan dan dana pasca
program.

Fungsi dan peran UPK adalah sebagai unit pengelola dan operasional
pelaksanaan kegiatan PROGRAM di tingkat antar desa termasuk
mengkoordinasikan pertemuan-pertemuan di kecamatan. Pengurus UPK terdiri
dari ketua, skretaris dan bendahara. Pengurus UPK berasal dari anggota
masyarakat yang diajukan oleh desa berdasarkan hasil musyawarah desa dan
selanjutnya dipilih dalam musyawarah antar desa







2
P
a
g
e
2

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB UPK

UPK bersama-sama dengan Fasilitator Kecamatan (FK) dan PjOK memfasilitasi
dan memberikan bimbingan tentang administrasi dan keuangan kepada desa-
desa di wilayahnya, serta mengkoordinasikan pertemuan-pertemuan antar desa.
Secara umum tugas dan tanggung jawab UPK adalah :
a) Bersama pelaku lainnya ikut serta mensosialisasikan PROGRAM serta turut
menjaga berlangsungnya proses PROGRAM sesuai azas dan prinsipnya.
b) Melakukan administrasi dan pelaporan setiap transaksi baik keuangan
ataupun non keuangan yang sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan
program.
c) Membuat laporan pertanggungjawaban kepada Musyawarah Antar Desa
yang memuat laporan kemajuan/penyelesaian kegiatan dan laporan keuangan
secara berkala maupun sesuai kebutuhan. Bahan laporan
pertanggungjawaban sebaiknya dibagikan satu minggu sebelumnya kepada
seluruh desa (Kades, TPK dan Tokoh Masyarakat) agar dapat dipelajari
terlebih dahulu.
d) Melakukan identifikasi potensi cara mengembangkan hubungan dengan pihak
luar, seperti pemasaran, bantuan manajemen dan sejenisnya untuk
disampaikan kepada desa-desa sebagai acuan perencanaan, pelaksanaan dan
pelestarian kegiatan UEP dan simpan pinjam.
e) Membuka rekening kolektif di bank pemerintah setempat bersama FK dan
wakil masyarakat yang dipilih dalam MAD Sosialisasi untuk BLM Dana
Kegiatan.
f) Menyalurkan dana bantuan PROGRAM ke desa melalui rekening TPK di bank
pemerintah setempat dengan terlebih dahulu memeriksa Rencana
Penggunaan Dana (RPD) yang dibuat oleh TPK serta realisasi dan penggunaan
dana sebelumnya.
g) Memberikan bantuan teknis langsung kepada TPK dan kelompok mengenai
pembukuan, laporan dan pengendalian dana bergulir.
h) Melakukan pemeriksaan pembukuan TPK dan kelompok secara berkala atau
sesuai kebutuhan.
i) Membuka rekening di bank pemerintah terdekat bersama FK dan PjOK
untuk dana operasional perencanaan serta gaji Pendamping Lokal dan FD.
j) Membuat rencana penggunaan dana operasional dan laporan penggunaannya
untuk dibahas dan disetujui bersama FK dan PjOK.
k) Menempelkan informasi yang menyangkut penggunaan dan pengelolaan dana
PROGRAM pada papan onformasi di kecamatan secara berkala serta
memelihara papan informasi tersebut.





3
P
a
g
e
3

l) Membantu desa dalam pelestarian dan pemeliharaan hasil kegiatan
PROGRAM
m) Menjaga proses dan tatacara perguliran UEP dan SPP di desa serta
melestarikannya sesuai dengan yang disepakati dalam musyawarah desa
dengan tetap memfungsikan FD yang ada.
n) Mengikuti pelatihan-pelatihan yang diadakan untuk UPK.
o) Bersama pelaku lain, melakukan fasilitasi penyelesaian permasalahan-
permasalahan menyangkut perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian
PROGRAM.

Secara khusus, tugas dan tanggung jawab masing-masing pengurus UPK adalah
sebagai berikut :

1. Tugas, dan Tanggung Jawab Ketua UPK
Pengendalian organisasi.
Melakukan pembinaan administrasi di TPK
Melakukan penagihan pengembalian UEP/SPP sesuai rencana
Fungsi hubungan masyarakat.
Memimpin rapat/pertemuan UPK.
Mewakili organisasi dalam pertemuan dengan aparat terkait.
Menyetujui atau menolak pengajuan dana baik dari sekretaris maupun
bendahara.
Menandatangani surat-surat laporan, pencairan dari bank, pembukaan
rekening, pencairan ke desa, kuitansi-kuitansi dan perjanjian dengan pihak
lain.Specimen rekening Dana Kolektif, Dana Operasional UPK, Dana
Operasional Kegiatan, dan Dana Pengembalian.

2. Tugas dan Tanggung Jawab Bendahara UPK
Melakukan pembinaan administrasi di TPK
Melakukan penagihan pengembalian UEP/SP Peremp sesuai rencana
Mencatat setiap transaksi keuangan harian.
Membuat laporan keuangan.
Memegang semua rekening bank dana PROGRAM
Memegang uang kas dana PROGRAM
Mengeluarkan uang atas persetujuan ketua.
Membuat perencanaan keuangan dan anggaran.
Mengisi form-form laporan keuangan.

3. Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris UPK
Melakukan pembinaan administrasi di TPK
Melakukan penagihan pengembalian UEP/SP Peremp sesuai rencana





4
P
a
g
e
4

Bertanggungjawab atas segala kearsipan dokumen baik yang menyangkut
masalah keuangan PROGRAM dan proses kegiatan PROGRAM.
Menempelkan/memberikan informasi tentang pertanggungjawaban keuangan
kepada masyarakat melalui papan informasi dan media informasi lainnya.
Mencatat hasil keputusan rapat dalam notulen
Mengisi dan mencatat agenda harian.
Bertindak sebagai humas bila ketua berhalangan.
Mengelola inventaris.
Merencanakan pengadaan administrasi kantor.
Membuat surat-surat.


BADAN PENGAWAS UPK (BP-UPK)
BP-UPK adalah badan yang ditetapkan oleh MAD untuk melakukan pengawasan
pelaksanaan tugas-tugas dan tanggung jawab UPK sehari-hari.

1. Tugas dan Tanggungjawab Badan Pengawas UPK.
a. Melakukan pemeriksaan dan evaluasi transaksi, bukti transaksi, dokumen-
dokumen, pelaksanaan administrasi dan pelaporan pengelolaan keuangan dan
pinjaman yang dikelola oleh UPK.
b. Melakukan pengawasan terhadap ketaatan UPK pada prinsip dan mekanisme
PROGRAM.
c. Melakukan pengawasan ketaatan UPK terhadap aturan-aturan MAD, termasuk
aturan perguliran.
d. Memantau Pelaksanaan Tugas dan Tanggung Jawab Pengurus UPK.
e. Memantau Realisasi anggaran UPK dan rencana kerja UPK.
f. Memantau Pelaksanaan tugas dan tanggung jawab tim lain yang dibentuk MAD
dalam pelaksanaan PROGRAM.
g. Memantau Pelaksanaan Tugas dan Tanggung Jawab Pengurus UPK.
h. Menyampaikan Laporan Pelaksanaan Tugasnya kepada forum MAD.

2. Kriteria Anggota Badan Pengawas UPK.
a. Sebagai tenaga sukarela yang mempunyai komitmen dalam pengembangan
kapasitas masyarakat.
b. Jujur dan bertanggung jawab.
c. Dapat diterima dan dihargai dengan baik oleh anggota masyarakat.
d. Bukan aparat kecamatan dan aparat desa.
e. Berpengalaman dalam administrasi dan pelaporan program.
f. Mempunyai cukup waktu.
g. Tidak pernah terlibat secara langsung atau tidak langsung berkaitan dengan
penyalahgunaan dana program masyarakat.





5
P
a
g
e
5



3. Struktur Organisasi Badan Pengawas UPK.
a. Struktur Organisasi inti adalah Ketua dan Anggota,struktur tersebut dapat
dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.
b. Ketua satu orang dan anggota minimal 2 orang dengan jumlah keseluruhan
harus memenuhi bilangan ganjil.
c. Ketua dan anggota dipilih dari masyarakat dengan keputusan MAD dan
disahkan dengan Surat Keputusan Camat.

4. Proses Pemilihan Anggota Badan Pengawas UPK.
a. Calon Badan Pengawas diusulkan dan dipilih secara langsung dari masyarakat
baik dari wakil desa, calon pengurus UPK, atau masyarakat lain yang dianggap
memenuhi kriterua.
b. Wakil desa yang tidak terpilih sebagai anggota dan ketua forum MAD dan
calon pengurus UPK yang tidak terpilih sebagai pengurus atau anggota
masyarakat lainnya yang hadir dalam MAD, merupakan bakal calon badan
pengawas.
c. Proses Pemilihan sebagai berikut :
Fasilitator pertemuan MAD menyampaikan secara terbuka tugas dan
tanggung jawab Badan Pengawas, kriteria, tatacara pemilihan Badan
Pengawas, dan memfasilitasi kesepakatan jumlah badan pengawas.
Fasilitator pertemuan MAD mengumumkan secara tertulis dan terbuka
siapa saja calon-calon Badan Pengawas.
Proses pemilihan dengan pemungutan suara secara tertutup dengan setiap
wakil desa memilih 2 nama dalam kertas pemilihan tanpa mencantumkan
identitas.
Hasil pemilihan diranking dan dipilih sesuai dengan kesepakatan jumlah
badan pengawas.
Masyarakat yang terpilih sebagai pengawas segera berkumpul dan
menentukan ketua badan pengawas.
Susunan Badan Pengawas UPK ditetapkan dengan Surat Keputusan Camat.
d. Penggantian dan pemberhentian Badan Pengawas diatur dalam kesepakatan
MAD.








6
P
a
g
e
6



JENIS DANA

PENGERTIAN DANA
Dana yang dimaksud dalam PNPM-MANDIRI-PERDESAAN adalah semua jenis
uang tunai, saldo rekening, saldo tabungan,yang dapat segera dijadikan sebagai
sumber pembiayaan kegiatan PNPM-MANDIRI-PERDESAAN. Dengan demikian
dana mencakup uang tunai dan saldo bank , jika disebut total dana adalah
jumlah uang tunai dan total saldo bank.

JENIS-JENIS DANA
Jenis dana-dana PNPM-MANDIRI-PERDESAAN yang pengelolaannya
memerlukan pendampingan fasilitator di kecamatan terdiri adalah :

1. BLM Dana Operasional Kegiatan (DOK) dana yang disediakan oleh program
sebagai stimulan pendanaan proses yang terjadi di masyarakat dan
dikelola dengan melibatkan masyarakat dengan tujuan pelibatan
keswadayaan. Jenis DOK yang telah ada di program adalah :
a. DOK Perencanaan adalah dana yang disediakan oleh program untuk
menstimulasi proses perencanaan.
b. DOK Pelatihan Masyarakat adalah dana yang disediakan secara
khusus untuk peningkatan kapasitas pelaku program yang berasal dari
masyarakat.
c. DOK UPK Microfinance adalah dana yang disediakan oleh program
untuk peningkatan kapasitas dalam pengelolaan microfinance untuk
UPK yang mempunyai Kategori Pemetaan A.

2. BLM Dana Kegiatan adalah dana yang disediakan oleh program untuk
pendanaan kegiatan yang menjadi prioritas kebutuhan masyarakat dengan
ketentuan yang diatur dalam PTO yaitu :
a. Dana kegiatan sebesar 95 %
b. Dana Operasional Desa maksimal sebesar 3 %
c. Dana Operasional UPK sebesar 2 %.






7
P
a
g
e
7

3. Dana Perguliran : yaitu dana yang berasal dari pengembalian pinjaman
yang terdiri dari pokok pinjaman dan jasa pinjaman serta denda atas
pinjaman yang disalurkan pada masyarakat. Pengelolaan dana ini sesuai
dengan PTO, Surat-surat Menteri, Memo TL dan aturan-aturan kebijakan
lokal yang mengacu pada prinsip dan prosedur PNPM-MANDIRI-
PERDESAAN.

Pemisahan-pemisahan aturan-aturan masing-masing penggunaan dana
tersebut bertujuan untuk fungsi pembelajaran dalam pemberdayaan dan
kemudahan supervisi dan monitoring penggunaan masing-masing dana.

Contoh : Pengelolaan dana DOK dengan aturan penggunaannya
memberikan implikasi bahwa dana DOK merupakan subsidi bukan
pemenuhan pembiayaan total dalam proses perencanaan sehingga harus
digunakan efektip dan efisien sesuai dengan tujuan dan kesepakatan lokal.

Dana-dana tersebut pada dasarnya adalah dana pemerintah untuk
kepentingan masyarakat dengan aturan yang ada di PNPM-MANDIRI-
PERDESAAN. dan hak milik dana adalah seluruh masyarakat di
kecamatan.

Penggunaan BLM Dana Kegiatan diserahkan dan dipercayakan kepada
masyarakat namun tetap mengacu pada aturan program, pemilihan
kegiatan adalah hak murni masyarakat sehingga alokasi pendanaan
diserahkan pada masyarakat, aturan dasar adalah jika masyarakat
memilih kegiatan yang bukan pinjaman maka hasil kegiatan tersebut tetap
milik masyarakat dengan kewajiban melestarikan, jika masyarakat memilih
kegiatan pinjaman (UEP/SPP) harus tetap mempunyai kewajiban untuk
melestarikan dan bermanfaat bagi seluruh anggota masyarakat
kecamatan dengan cara mengembalikan dan menggulirkan sesuai dengan
aturan program.

Jelas dalam setiap program mempunyai tujuan, pengelolaan dana,
pelaporan dan pertanggung jawaban program yang berbeda.








8
P
a
g
e
8

ADMINISTRASI

PRINSIP ADMINISTRASI
Sistem akuntansi yang disusun mengikuti norma-norma penyusunan yang berlaku
umum untuk digunakan. Yang perlu diperhatikan, dalam penyusunannya harus
mencakup :
a. kronologis (transaksi dicatat sesuai dengan urutan tanggal dan nomor urut
bukti transaksi),
b. sistematis (proses penyusunan transaksi telah mencatat, menggolongkan,
merekap menjadi laporan keuagan tepat, benar dan konsisten),
c. informatif (formulir-formulir yang dibuat memuat informasi yang benar,
rinci, tepat hitung, tepat waktu sesuai yang diharapkan UPK, konsultan,
aparat pemerintah, masyarakatnya)
d. auditable (dapat diperiksa / diaudit). Dengan kata lain, seluruh yang
dilaporkan mudah diperiksa siapa saja dengan diikutsertakan bukti-bukti yang
sah, benar dan asli.

TAHAPAN ADMINISTRASI
Dalam pengelolaan dana mencakup perencanaan, pengkoordinasian,
pelaksanaan dan monitoring & pengendalian secara utuh, dengan demikian
pelaporan pengelolaan dana tersebut harus mampu memberikan informasi
secara utuh untuk kepentingan program.

Pelaksanaan pengelolaan harus mampu memberikan informasi yang transparan
untuk setiap transaksi bukti transaksi administrasi/pembukuan
pelaporan secara utuh setiap penggunaan dana, dengan demikian dibutuhkan
model administrasi dan pelaporan yang sederhana dan mudah dipahami serta
memberikan informasi secara utuh atas semua dana yang dikelola.


POLA ADMINISTRASI
Dengan pengertian dana tersebut diatas maka pola administrasi uang tunai
(kas) dan saldo bank mempunyai pola pencatatan yang berbeda. Pada dasarnya
administrasi dana mencakup : Pemasukan, Pengeluaran dan Saldo .

Dengan demikian jika diminta informasi tentang dana pada dasarnya adalah
posisi saldo uang tunai ditambah posisi saldo bank.






9
P
a
g
e
9

Tetapi ada beberapa pihak menanyakan berapa volume dana atau juga
disebut perputaran dana , yang dimaksud adalah berapa jumlah total
transaksi pemasukkan dan jumlah total transaksi pengeluaran. Volume dana ini
biasanya digunakan menghitung beban administrasi , karena volume transaksi
tidak mencerminkan jumlah dana yang digunakan.

Contoh :

Dana disetorkan di bank sebesar Rp.5 Juta, diambil tunai sebesar Rp.2 Juta
disetorkan lagi sebesar Rp.1 Juta diambil lagi sebesar Rp.500 Ribu,
disetorkan lagi sebesar Rp.200 Ribu.

Volume penyetoran /pemasukan di bank : Rp.6,2 Juta
Volume Pengambilan/pengeluaran di bank sebesar Rp.2,5 Juta
Saldo di bank sebesar Rp.3,7 Juta

Dengan demikian total pemasukan dikurangi total pengeluaran merupakan
saldo, sehingga jelas bahwa saldo merupakan tujuan akhir untuk
memperoleh informasi tentang dana.

KEBUTUHAN ADMINISTRASI DANA
Kebutuhan administrasi dana sangat diperlukan sebagai bahan informasi
pembuatan pelaporan kondisi dana secara utuh, dengan demikian
administrasi harus secara rinci dan detail untuk masing-masing jenis dana,
yaitu dana tunai dan dana di bank.

Berdasarkan kebutuhan administrasi tersebut diatas dilapangan diperlukan
pola adminitrasi masing-masing dana, secara sederhana administrasi dana
telah disebutkan secara singkat diatas.

PEMISAHAN ADMINISTRASI
Pemisahan administrasi berdasarkan penggolongan dana di PNPM-MANDIRI-
PERDESAAN sebagai berikut :
1. BLM DOK Perencanaan
2. BLM DOK Pelatihan Masyarakat
3. BLM DOK Microfinance
4. BLM Dana Kegiatan / Kolektif (Bantuan PNPM-MANDIRI-
PERDESAAN)





10
P
a
g
e
1
0

5. Dana Operasional UPK
6. Dana Pengembalian Pinjaman UEP
7. Dana Pengembalian Pinjaman SPP

Penggolongan dana tersebut bertujuan untuk melakukan fungsi pendampingan
dan pengendalian secara maksimal dari masing-masing dana karena masing-
masing dana mempunyai tujuan penggunaan yang berbeda, speciment yang
berbeda, dsb.

Misalnya : jika terjadi permasalahan yang sangat mendasar dalam PNPM-
MANDIRI-PERDESAAN sehingga harus dilakukan penundaan penyaluran BLM
Dana Kegiatan ke desa, maka semua pengambilan dana di rekening BLM Dana
Kegiatan (Kolektif BPNPM-MP) tidak boleh dilakukan, sedangkan untuk
rekening lain boleh dilakukan sesuai dengan ketentuan. Bagaimana jika hanya
satu rekening ? Semuanya akan terhenti aktifitasnya.

Pemisahan administrasi harus mencakup administrasi dana tunai dan
administrasi dana di bank sehingga dibutuhkan : Buku Kas Harian (untuk
administrasi dana tunai) dan Buku Bank ( untuk administrasi dana di bank dan
juga sebagai penjelasan transaksi di bank karena transaksi di bank biasanya
hanya menyebut angka saja)

Dengan adanya ketentuan tersebut maka pola adminitrasi dana PNPM-
MANDIRI-PERDESAAN membutuhkan :
1. Rekening Bank : BLM DOK Perencanaan, BLM DOK Pelatihan
Masyarakat, BLM DOK Microfinance, BLM Dana Kegiatan (Kolektif
BPNPM-MP), Operasional UPK, Pengembalian UEP dan Pengembalian
SPP.
2. Buku Bantu Bank : BLM DOK Perencanaan, BLM DOK Pelatihan
Masyarakat, BLM DOK Microfinance, BLM Dana Kegiatan (Kolektif
BPNPM-MP), Operasional UPK, Pengembalian UEP dan Pengembalian
SPP.
3. Buku Kas Harian : BLM DOK Perencanaan, BLM DOK Pelatihan
Masyarakat, BLM DOK Microfinance, BLM Dana Kegiatan (Kolektif
BPNPM-MP), Operasional UPK, Pengembalian UEP dan Pengembalian
SPP.







11
P
a
g
e
1
1

PROSES ADMINISTRASI
Proses pembuatan laporan keuangan, khususnya Neraca Program dan laporan
Operasional UPK dapat dilakukan dengan model pembukuan yang sudah dimiliki oleh
UPK sebelumnya yaitu dari 4 Buku kas Harian yang dilengkapi dengan Buku Bank
untuk setip rekening (tidak memasukan unsur semua jenis dana BLM DOK).
Sedangkan untuk Laporan Arus Dana, semua dana yang masuk ke UPK harus masuk
dalam satu laporan.

dicatat pada dilaporkan
Transaksi ------------- Buku Kas Harian --------------- Neraca dan Lap. Oprs
Buku Bank

Penjelasan formulir pembukuan :
Buku Kas Harian : Pencatatan transaksi penerimaan dan pengeluaran uang
tunai saja
Buku Bank : Pencatatan transaksi penerimaan dan pengeluaran dana
di Bank


JENIS ADMINISTRASI
Proses Pembuatan Laporan Keuangan sebagai berikut :

a. Buku Kas Harian
Semua transaksi kas dicatat pada Buku Kas Harian di Kolom baik penerimaan
maupun pengeluaran yang sesuai dengan sumber dan peruntukan dana yang
dikelola. Buku Kas Harian telah dibentuk sedemikian rupa sehingga informasi
kolom debet (penerimaan) dan kolom kredit (pengeluaran) dibuat sesuai
kebutuhan. Buku kas yang dikelola oleh UPK terdiri dari Buku Kas BLM Dana
Kegiatan, Buku Kas Ops. UPK 2%, Buku Kas Pengembalian UEP, Buku Kas
Pengembalian SPP.

b. Buku Bank
Semua transaksi dana bank yang terjadi telah dicatat pada buku bank yang
sesuai dengan peruntukkan dana yang dikelola. Buku Bank sudah dibuat
sedemikian rupa sehingga kolom debet (penerimaan) dan kolom kredit
(pengeluaran) terbentuk sesuai keinginan dan informasi yang dibutuhkan
berkaitan dengan transaksi dari seluruh Rekening Bank.

c. Rekening Bank





12
P
a
g
e
1
2

Rekening Bank yang dikelola oleh UPK adalah rekening Bank BLM Dana
Kegiatan, Rekening Bank Ops. UPK 2%, Rekening Bank Pengembalian UEP,
Rekening Bank Pengembalian SPP dan Rekening Bank DOK kegiatan PNPM-
MANDIRI PERDESAAN.






13
P
a
g
e
1
3


PERENCANAAN KEUANGAN


Definisi /Pengertian Perencanaan Keuangan

Perencanaan keuangan adalah seluruh perhitungan/kalkulasi yang mencakup sumber-
sumber pendapatan atau penerimaan yang akan diperoleh serta biaya-biaya atau
pengeluaran yang akan terjadi diikuti dengan asumsi-asumsi serta indikator-
indikator keuangan lainnya yang menjadi dasar dalam proses perencanaan keuangan
tersebut.

Jenis-jenis Rencana Keuangan dan Fungsinya

Jenis-jenis rencana keuangan diantaranya adalah :
Proyeksi Arus Kas (Dana) adalah perencanaan keuangan yang berkaitan
dengan sumber-sumber penerimaan dana serta sumber-sumber
pengeluarannya. Dari proyeksi arus kas (dana) dapat diketahui perkiraan
sisa/saldo dana pada setiap akhir periode keuangan. Dengan dibuatnya
proyeksi arus kas (dana) di UPK, kita dapat memperkirakan kapan penyaluran
dana selanjutnya (tahap 2) dapat diajukan lagi ke KPPN/Kas Daerah serta
kapan diperkirakan bisa 100%. Selain itu UPK juga bisa memperkirakan kapan
bisa ada pencairan untuk perguliran.


Anggaran Pendapatan dan Biaya (Anggaran Laba/Rugi) adalah perencanaan
keuangan yang berkaitan dengan sumber-sumber pendapatan serta sumber-
sumber biayanya. Dari anggaran pendapatan dan biaya dapat diketahui
perkiraan laba/rugi (surplus/defisit) pada setiap akhir periode keuangan.
Dengan dibuatnya anggaran pendapatan dan biaya di UPK, kita dapat
menganggarkan biaya-biaya/alokasi lain yang diambil dari pembagian laba
(merupakan prosentasi dari laba tahun berjalan), seperti bonus UPK, biaya
MAD, dll.

Selain itu, secara umum perencanaan keuangan dapat berfungi sebagai alat
pengendalian internal. Setelah dilakukan evaluasi terhadap realisasi dari suatu
rencana keuangan maka kita dapat melakukan pengendalian terhadap pelaksanaan
berikutnya.

Prinsip-prinsip Penyusunan Anggaran





14
P
a
g
e
1
4


Dalam penyusunan anggaran perlu dibuat beberapa asumsi yang selanjutnya dari
adanya asumsi-asumsi tertentu dapat diketahui apakah anggaran tersebut bersifat
optimis, moderat atau pesimis baik dari aspek pendapatan maupun biaya.

Pos-Pos Dalam Proyeksi Arus Kas (Dana)

Penerimaan, terdiri dari :
1. Penerimaan transfer dari KPPN.
2. Pengembalian Angsuran (Pokok dan Bunga) baik UEP maupun SPP.
Untuk perhitungan pengembalian pokok dan bunga mengacu pada target
pengembalian angsuran pokok dan bunga setiap bulan yang sudah disepakati
dengan seluruh kelompok. Dalam hal ini untuk membuat estimasi berapa yang
akan diterima dari target perlu menggunakan beberapa asumsi. Misalnya :
untuk saldo pinjaman lancar dapat diestimasi 100% akan diterima, untuk yang
sudah menunggak di atas 6 kali angsuran (ada di kolektibilitas 5) misalkan
hanya 10%, dst. disesuaikan dengan kesanggupan dan kemampuan UPK dalam
menangani permasalahan tunggakan.

3. Pendapatan bunga bank.
Pendapatan bunga bank dapat diestimasi dari sisa dana pada setiap akhir
bulan di bulan sebelumnya(dengan asumsi sebagian besar sisa dana ada di
rekening bank, cash on hand sangat kecil) dikalikan dengan tingkat suku bunga
tabungan di bank tempat UPK membuka rekening.

4. Penerimaan lain-lain.
Penerimaan lain-lain adalah penerimaan kas atau bank yang berasal dari
sumber lain baik merupakan pendapatan atau bukan.

Pengeluaran, terdiri dari :
1. Pencairan dana kegiatan program .
Adalah alokasi dana yang dianggarkan untuk mendanai kegiatan sarana
prasarana, kesehatan, pendidikan dan SPP termasuk dana operasional TPK.
Rencana dan jumlah dana yang akan dicairkan dapat diestimasi berdasarkan
jadwal pelaksanaan kegiatan desa. Misalnya di desa A akan dibangun pasar.
Berdasarkan jadwal pelaksanaan kegiatan desa pasar tersebut akan
diselesaikan dalam waktu 4 bulan. Dengan asumsi setiap bulan desa itu akan
menyerap jumlah dana yang sama besar maka untuk mengestimais besarnya
dana yang akan dicairkan ke desa tersebut adalah besarnya nilai RAB (setelah
dikurangi operasional UPK dan TPK) dibagi 4.






15
P
a
g
e
1
5

2. Pengeluaran Biaya operasional UPK.
Biaya operasional UPK adalah estimasi pengeluaran kas/bank yang ditujukan
untuk mendanai kegiatan operasional UPK seperti honor, administrasi dan
umum, transportasi, sewa kantor, serta biaya operasional lain-lain. Biaya
penyusutan bukan merupakan pos pengeluaran pada proyeksi arus kas karena
secara fisik tidak ada aliran dana keluar.

3. Pengeluaran Biaya non operasional UPK.
Adalah estimasi pengeluaran untuk mendanai biaya-biaya yang tergolong biaya
non operasional UPK, seperti biaya MAD, verifikasi, pajak dan administrasi
bank, dll.

4. Pengeluaran untuk investasi atau pembelian inventaris.

5. Pencairan untuk mendanai perguliran baik SPP maupun UEP.

Catatan : Baik pos-pos penerimaan maupun pengeluaran dapat ditambah disesuaikan
dengan jenis-jenis transaksi yang ada di UPK. Untuk pengeluaran adalah semua
transaksi biaya yang menimbulkan adanya aliran dana keluar. Sedangkan untuk
penerimaan dana adalah seluruh transaksi yang menimbulkan arus dana masuk ke kas
maupun ke rekening UPK.

Pos-pos Dalam Anggaran Pendapatan dan Biaya

Merupakan pos-pos yang terdapat dalam laporan operasional UPK, yakni seluruh
transaksi yang mempengaruhi laba/rugi (surplus/defisit)nya UPK.

Pendapatan, terdiri dari :
1. Pendapatan jasa pinjaman baik UEP maupun SPP.
Untuk perhitungan pendapatan jasa pinjaman mengacu pada target
pengembalian angsuran bunga (jasa pinjaman) setiap bulan yang sudah
disepakati dengan seluruh kelompok. Dalam hal ini untuk membuat estimasi
berapa yang akan diterima dari target perlu menggunakan beberapa asumsi.
Misalnya : untuk saldo pinjaman lancar dapat diestimasi 100% angsuran bunga
(jasa pinjaman) akan diterima, untuk yang sudah menunggak di atas 6 kali
angsuran (ada di kolektibilitas 5) misalkan hanya 10%, dst. disesuaikan dengan
kesanggupan dan kemampuan UPK dalam menangani permasalahan tunggakan.

2. Pendapatan bunga bank.
Pendapatan bunga bank dapat diestimasi dari sisa dana pada setiap akhir
bulan di bulan sebelumnya(dengan asumsi sebagian besar sisa dana ada di





16
P
a
g
e
1
6

rekening bank, cash on hand sangat kecil) dikalikan dengan tingkat suku bunga
tabungan di bank tempat UPK membuka rekening.

3. Pendapatan lain-lain.
Penerimaan lain-lain adalah penerimaan kas atau bank yang berasal dari
sumber lain baik merupakan pendapatan atau bukan.

Biaya, terdiri dari :
1. Biaya operasional UPK.
Biaya operasional UPK adalah biaya-biaya yang ditujukan untuk mendanai
kegiatan operasional UPK seperti honor, administrasi dan umum, transportasi,
sewa kantor, serta biaya operasional lain-lain termasuk biaya penyusutan.
Biaya penyusutan walaupun tidak menimbulkan aliran dana keluar tapi akan
mempengaruhi laba/ruginya UPK.

2. Biaya non operasional UPK.
Adalah estimasi pengeluaran untuk mendanai biaya-biaya yang tergolong biaya
non operasional UPK, seperti biaya MAD, verifikasi, pajak dan administrasi
bank, dll.

3. Biaya Lain-lain

4. Biaya Penghapusan Piutang
Adalah biaya akibat adanya penghapusan terhadap piutang yang sudah tidak
memungkinan lagi untuk ditagih setelah melalui mekanisme tertentu sesuai
aturan dalam PROGRAM. Nilainya adalah sejumlah nilai pinjaman pokok yang
akan dihapuskan. Dalam hal ini dapat digunakan asumsi dengan melakukan
analisa terhadap semua pinjaman yang ada di kolektibitas 5. Tentunya tidak
semua pinjaman yang ada di kolektibitas 5 dapat diestimasikan tidak
tertagih, tapi dilakukan identifikasi pinjaman mana yang kemungkinan tidak
dapat tertagih lagi. (Ralat form. 52 dalam Buku Formulir PTO mengenai
Proyeksi Arus Kas Berdasarkan Aktivitas UPK dimana Biaya Penghapusan
Piutang menjadi salah satu pos pengeluaran, seharusnya biaya
penghapusan piutang tidak termasuk dalam pos-pos proyeksi arus kas).

Catatan : Tidak semua pengeluaran kas dapat dikategorikan biaya. Begitu pula tidak
semua penerimaan kas dapat dikategorikan pendapatan. Pendapatan dan biaya adalah
semua transaksi yang mempengaruhi laba atau rugi (surplus/defisitnya) UPK. Dalam
menyusun anggaran pendapatan dan biaya, UPK dapat saja menambah pos-pos baik
pendapatan maupun biaya sesuai dengan transaksi yang terjadi di UPK, namun untuk
format laporan operasional UPK tetap mengacu pada format pelaporan yang baku.





17
P
a
g
e
1
7


LAPORAN KEUANGAN UPK


1. PENGERTIAN LAPORAN KEUANGAN
Definisi Laporan Keuangan adalah informasi tentang posisi keuangan dan kinerja
keuangan UPK yang bermanfaat dalam rangka pengambilan keputusan-keputusan
berkaitan dengan pengelolaan dana PNPM-MANDIRI PERDESAAN oleh UPK.
Tujuan penyusunan dan penyajian laporan keuangan adalah :
a. Sebagai media informasi keuangan dan PNPM-MANDIRI PERDESAAN untuk
dianalisa
b. Sebagai media laporan pertanggungjawaban pengurus UPK kepada masyarakat
c. Sebagai media pengawasan dan pengendalian internal bagi UPK serta
eksternal (bagi aparat pemerintah, konsultan, masyarakat, juga bagi pemberi
dana)
Laporan keuangan itu terdiri dari laporan-laporan yang harus dipersiapkan UPK
setiap bulan seperti :
a. Laporan Arus Dana
b. Neraca Program
c. Laporan Operasional
d. Laporan Dana Bergulir (Neraca Microfinance, Laporan Operasional
Microfinance, Laporan Perkembangan Pinjaman, Laporan Kolektibilitas, dll)

2. LAPORAN ARUS DANA
Laporan arus dana adalah laporan yang menggambarkan tentang sumber,
penggunaan dan perubahan dana dalam satu periode tertentu.
Yang dimaksud dengan sumber dana disini adalah semua dana yang masuk ke
UPK selain dana bergulir (revolving fund), seperti BLM dan DOK, termasuk
juga penerimaan bunga bank dari rekening BLM dan rekening DOK.
Penggunaan dana adalah setiap pengeluaran dana yang terkait dengan
penyaluran BLM ke desa, penyaluran BLM menjadi operasional UPK serta





18
P
a
g
e
1
8

seluruh penggunaan dana DOK, termasuk pengeluaran pajak dan administrasi
bank yang timbal pada rekening BLM dan DOK.
Sedangkan perubahan dana adalah perubahan posisi saldo awal dan saldo
akhir dana karena adanya transaksi (dana masuk dana keluar) yang terjadi
dalam periode tertentu.
3. NERACA PROGRAM
Definisi Neraca adalah laporan yang menjelaskan posisi keuangan UPK per tanggal
tertentu (akhir bulan, akhir tahu Desember XX)
Komponen neraca program UPK terdiri dari dua bagian yaitu kekayaan (Aktiva) dan
Pasiva (Kewajiban dan Modal). Menurut standar akuntansi keuangan : Kekayaan
(Aktiva) adalah sumber daya yang dikuasai oleh perusahaan sebagai akibat dari
peristiwa masa lalu dan dari manfaat ekonomi di masa depan yang diharapkan oleh
perusahaan. Kewajiban adalah merupakan hutang perusahaan masa kini yang timbul
dari peristiwa masa lalu, penyelesaiannya diharapkan mengakibatkan arus keluar dari
sumber daya perusahaan yang mengandung manfaat ekonomi. Definisi modal adalah
hak sisa atas aktiva perusahaan setelah dikurangi semua kewajibannya.

2.1 AKTIVA
Unsur yang berkaitan langsung dengan Aktiva UPK adalah :
a. Kas : uang tunai yang disimpan oleh Bendahara UPK sesuai pencatatan buku
kas. Kas terdiri dari 4 (empat) jenis yaitu kas BLM, Kas Oiperasional UPK
2%, Kas Pengembalian UEP, Kas Pengembalian SPP
b. Bank : posisi dana UPK yang ada di Buku Bank UPK. Buku Bank terdiri dari 4
(empat) jenis yaitu Buku Bank BLM, Buku Bank Operasional UPK, Buku Bank
Pengembalian UEP, Buku Bank Pengembalian SPP
c. Pinjaman SPP / UEP : Kredit yang diberikan atau penyediaan uang (pokok
pinjaman) Dana UEP / SPP berdasarkan persetujuan Musyawarah Antar Desa
III atau Musyawarah Antar Desa Perguliran yang ada di kelompok-kelompok
masyarakat yang wajib dilunasi setelah jangka waktu tertentu
d. Biaya dibayar dimuka : biaya yang telah dibayarkan ke pihak lain tapi
manfaat ekonomisnya belum digunakan seluruhnya
e. Inventaris : Nilai Bulku Peralatan dan Perlengkapan UPK yang yang mempunyai
masa manfaat lebih dari satu tahun. Nilai buku inventaris diperoleh dari
pengurangan harga perolehan dengan akumulasi penyusutan





19
P
a
g
e
1
9

f. Alokasi Dana Kegiatan dalam Proses : Dana hibah PNPM-MANDIRI
PERDESAAN yang telah disalurkan ke desa-desa sesuai dengan kegiatannya
yang belum diserahterimakan ke desa
g. Alokasi dana kegiatan serah terima : Dana hibah PNPM-MANDIRI
PERDESAAN yang telah disalurkan ke desa-desa sesuai dengan kegiatannya
yang sudah diserahterimakan ke desa.


3.2. PASIVA
Unsur yang berkaitan langsung dengan Pasiva (Kewajiban dan Modal) :

a. Hutang : Kewajiban kepada pihak ketiga atas manfaat ekonomi yang
diperoleh UPK pada masa lalu

b. Modal : Alokasi dana PNPM-MANDIRI PERDESAAN yang diterima oleh UPK
(Transfer dana dari KPKN)

c. Surplus ditahan : Hasil Opersional yang diperoleh UPK pada periode satu
masa tertentu yang mempengaruhi posisi modal

d. Surplus / defisit tahun berjalan : Akumulasi hasil operasional yang
diperoleh UPK pada satu masa tertentu yang mempengaruhi modal pada tahun
berjalan

Penyusunan urutan klasifikasi kekayaan (kas, bank, pinjaman, biaya dibayar dimuka,
inventaris, alokasi kegiatan dalam proses) berdasarkan urutan yang cepat menjadi
uang tunai (likuidasi) dan urutan klasifikasi kewajiban (hutang), dan modal
berdasarkan urutan jatuh tempo dilaporkan dalam Neraca Program.






20
P
a
g
e
2
0


4. LAPORAN OPERASIONAL
Definisi laporan operasional adalah laporan yang menggambarkan pendapatan dari
pengembalian jasa pinjaman, bunga bank yang diterima, dll serta biaya operasional /
non operasional UPK yang terjadi selama satu periode.Unsur yang berkaitan langsung
dengan Laporan Operasional adalah :
a. Pendapatan
b. Biaya
c. Surplus / Defisit
3.1. PENDAPATAN
Adalah hasil yang diperoleh dari kegiatan yang dilakukan UPK dalam pengelolaan
kegiatan program dengan biaya yang dikeluarkan oleh UPK, yang terdiri dari :
a. Pendapatan Operasional : Pendapatan yang diterima UPK dari jasa pengembalian
UEP dan SPP
b. Pendapatan Non Operasional : pendapat yang diterima bank UPK dari bunga
Bank BLM, Bank Operasional UPK, Bank Pengembalian UEP, bank Pengembalian
SPP

4.2. BIAYA
Adalah pengeluaran UPK yang dikaitkan dengan untuk memperoleh pendapatan, yang
terdiri dari :
a. Biaya Operasional : Biaya yang dikeluarkan dari kas sehubungan dengan
kegiatan operasional UPK untuk menyalurkan / mengumpulkan dana-dana PNPM-
MANDIRI PERDESAAN maupun kegiatan pengawasan dana-dana PNPM-
MANDIRI PERDESAAN di desa-desa sesuai rencana anggaran yang disetujui
Musyawarah Antar Desa III atau Musyawarah Antar Desa pertanggungjawaban
UPK. Biaya Operasional tersebut terdiri dari : Honor Pengurus, Administrasi
dan Umum (termasuk ATK, photocopy, materai, dll), transport, sewa kantor,
Penyusutan dan lain-lain
b. Biaya Penghapusan Pinjaman : Biaya yang diakui sebagai penghapusan pinjaman
berdasarkan keputusan Musyawarah Antar Desa di Kecamatan
c. Biaya Non Operasional : Biaya yang terjadi diluar kegiatan operasional UPK
seperti biaya adm Bank BLM, Bank Operasional UPK, bank Pengembalian
Pinjaman UEP, Pengembalian SPP dan pajak bunga bank BLM, bank operasional
UPK, pengembalian UEP, pengembalian SPP






21
P
a
g
e
2
1

4.3. SURPLUS/(DEFISIT)
Adalah hasil perhitungan seluruh pendapatan yang diperoleh dikurangi dengan
seluruh biaya yang dikeluarkan oleh UPK. Dinyatakan surplus jika pendapatan lebih
besar dari biaya dan defisit jika biaya lebih besar dari pendapatan. Hasil
surplus/defisit ini kemudian perhitungkan pada Pasiva Modal .





22
P
a
g
e
2
2



5. ANALISA LAPORAN KEUANGAN
Laporan keuangan yang telah dibuat dapat dianalisa secara sederhana seperti
berikut ini :
a. Melihat efisien biaya operasional UPK dengan membagi biaya operasional dalam
suatu laporan akhir dengan pendapatan dalam laporan akhir itu. Makin tinggi
biaya operasional UPK dibandingkan pendapatan operasionalnya maka
pengelolaan UPK tidak efisien, sehingga dapat dikatakan boros, tapi semakin
rendah biaya operasional UPK untuk memperoleh pendapatan operasionalnya
maka pengelolaan UPK dikatakan efisien
b. Tingkat produktivitas UPK dapat dilihat dari seringnya perguliran dilaksanakan
sehingga nilai uang tunai dan dana di bank tidak terlalu besar. Jika perguliran
ke desa-desa dan pengembalian pinjaman ke UPK sesuai dengan rencana
pinjaman maka produktivitas UPK dalam mengembangkan dana bergulir semakin
baik. Jika tingkat perguliran rendah dan pengembalian pinjaman rendah maka
produktivitas UPK dinilai rendah (buruk).


6. PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN LAPORAN KEUANGAN
Laporan keuangan harus dibuat setiap bulan dan diperiksa kebenarannya oleh UPK
dan Pengawas UPK dan di kantor kecamatan. Setiap posisi keuangan di neraca dan
laporan operasional harus mudah dibuktikan dengan bukti-bukti pendukung yang sah,
konsisten dan dapat dipertanggungjawaban.







23
P
a
g
e
2
3


CASH FLOW OPERASIONAL UPK


CASH FLOW DANA OPERASIONAL UPK
SEBAGAI ALAT PERENCANAAN & PENGAWASAN



I. Pendahuluan

Dana Operasional UPK adalah dana PNPM-MANDIRI-PERDESAAN yang
digunakan oleh UPK untuk membiayai kegiatan operasional UPK. Pada
awalnya dana ini berasal dari dana kolektif/BLM yang disisihkan sebesar
2% untuk membiayai kegiatan operasional UPK. Selanjutnya dana
operasional UPK didapat dari pembagian jasa pinjaman UEP dan SPP yang
besarnya diatur oleh forum MAD di tingkat kecamatan.

Melihat hal tersebut diatas maka dana operasional UPK ini menjadi sangat
penting untuk direncanakan dan diawasi dengan seksama sebab bila tidak
maka UPK akan kehabisan dana operasional yang berakibat akan
terhentinya kegiatan UPK yang berdampak pada kemungkinan
terhambatnya/terhentinya kegiatan PNPM-MANDIRI-PERDESAAN
secara keseluruhan.

II. Cash Flow Dana Operasional UPK

Cash flow dana operasional UPK adalah aliran kas dana operasional UPK,
dimana dalam cash flow tersebut dapat terlihat berapa saldo awal dana
operasional pada bulan tersebut dan berapa saldo akhirnya serta juga
dapat terlihat berapa saldo akhir dana operasional pada bulan yang ke 12.

Beberapa hal penting dalam perencanaan dan pengawasan cash flow dana
operasional UPK ini adalah:
Cash flow dana operasional UPK disusun selama 12 bulan atau 1 tahun
anggaran dan juga sesuai dengan masa tugas pengurus UPK yaitu 1
tahun atau 12 bulan





24
P
a
g
e
2
4

Satuan dalam penyusunan cash flow ini adalah rupiah (Rp).
Uraian kegiatan seperti:
1. penerimaan dana operasional ; dana operasional UPK 2%,
pembagian jasa perguliran, pendapatan denda, pendapatan bunga
bank, pendapatan lain-lain dsb
2. pengeluaran dana operasional ; pengeluaran rutin UPK seperti
honor pengurus, administrasi dan umum, ATK, transport, sewa
kantor, penyusutan inventaris, biaya administrasi dan pajak bank
serta pengeluaran lainnya seperti pembiayaan forum MAD & MD
perguliran, biaya pembagian jasa TPK & kelompok, serta
pengeluaran lainnya
Saldo awal, saldo awal ini dapat dilihat pada awal setiap bulan maupun
pada awal tahun anggaran, saldo awal ini merupakan saldo akhir bulan
sebelumnya atau saldo akhir tahun anggaran sebelumnya
Saldo akhir, saldo akhir ini dapat dilihat pada awal setiap bulan
maupun pada akhir tahun anggaran, saldo kahir ini merupakan selisih
antara total penerimaan dengan total pengeluaran
Total penerimaan, adalah akumulasi dari penerimaan dana operasional
UPK baik yang rutin maupun non rutin
Total pengeluaran, adalah akumulasi dari pengeluaran dana operasional
UPK baik yang rutin maupun non rutin
Perencanaan, pada kolom ini UPK mengisi dana operasional UPK baik
pada penerimaan maupun pengeluaran selama 1 tahun anggaran
Realisasi, pada kolom ini UPK mengisi berapa dana operasional UPK yang
direalisir pada pos-pos penerimaan maupun pengeluaran
Selisih sebagai alat pengawasan ; dibuatkan satu kolom khusus yaitu
kolom selisih (antara rencana dan realisasi) sebagai alat pengawasan.
Pada kolom ini diisi dengan persentase (%) yaitu rencana dikurangi
realisasi dibagi dengan rencana dikali dengan 100%.
Cash flow dana opeasional UPK dibuat oleh pengurs UPK
Cash flow dana operasional UPK disetujui olek FKT dan FKP
Cash flow dana operasional UPK diketahui oleh Camat dan PJOK