Perancangan Sistem Informasi Arsip Surat

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT
MENYURAT DI UNIVERSITAS UBUDIYAH INDONESIA

MENGGUNAKAN PHP DAN MYSQL

SKRIPSI

Di ajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat-syarat
guna memperoleh gelar Sarjana Komputer
STMIK UBudiyah Indonesia

Oleh :

JUNIDAR
NIM 10111163

PROGRAM STUDI S1 TEKNIK INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
STMIK UBUDIYAH INDONESIA
BANDA ACEH
2012

LEMBAR PENGESAHAN

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT MENYURAT
DI UNIVERSITAS UBUDIYAH INDONESIA

Tugas Akhir oleh Junidar ini telah dipertahankan didepan dewan penguji padatanggal 10
September 2012.

Dewan Penguji:

1. Ketua Nama : Al Hazrami, S.Kom
NIDN :

2. Anggota Nama : Muslim, S.Si, M. Info Tech
NIDN :

3. Anggota Nama : Agustiar, ST, MT
NIDN :

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT MENYURAT
DI UNIVERSITAS UBUDIYAH INDONESIA

SKRIPSI

Diajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat-syarat
guna memperoleh gelar Sarjana Komputer
STMIK UBudiyah Indonesia

Oleh
Nama : Junidar
Nim : 10111163

Disetujui,

Penguji I Penguji II

(Muslim, S.Si, M. Info Tech) (Agustiar, ST, MT)

Ka. Prodi S1 Teknik Informatika, Pembimbing,

(Fadhla Junus, ST, M. Sc) (Al Hazrami, S.Kom)

Mengetahui,
Ka. STMIK UBudiyah Indonesia

(Drs.Alfian Ibrahim, MS)

LEMBAR PERNYATAAN

Saya menyatakan bahwa skripsi yang saya susun, sebagai syarat memperoleh gelar sarjana
merupakan hasil karya tulis saya sendiri. Adapun bagian - bagian tertentu dalam penulisan
skripsi ini yang saya kutip dari hasil karya orang lain telah dituliskan sumbernya secara jelas
sesuai dengan norma, kaidah, dan etika penulisan ilmiah. Saya bersedia menerima sanksi
pencabutan gelar akademik yang saya peroleh dan sanksi-sanksi lainnya sesuai dengan
peraturan yang berlaku, apabila dikemudian hari ditemukan adanya plagiat dalam skripsi ini.

Banda Aceh, 21 September 2012
Materai, tanda tangan

Junidar
10111163

v

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr, Wb, / Salam Sejahtera
Segala puji syukur kehadirat Allah swt yang telah memberi kemampuan dan
kesempatan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini yang berjudul
Perancangan Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat di Universitas UBudiyah Indonesia
Menggunakan PHP dan MySQL
Salawat beserta salam kepada junjungan alam Nabi Besar Muhammad saw beserta
keluarga dan sahabat beliau yang telah membawa umat manusia dari alam kegelapan kepada
alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan. Penulisan skripsi ini selain dalam rangka
melengkapi tugas-tugas dan memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan
program Sarjana, juga untuk membantu memudahkan pihak Akademik dalam pengarsipan
surat yang lebih baik kedepannya menggunakan arsip digital berbasis web.
Dalam proses penulisan proposal ini, penulis banyak sekali mendapat bantuan dan
bimbingan dari berbagai pihak yang terkait dari sejak tahap persiapan proposal hingga
selesai. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Ketua STIMIK Ubudiyah Bapak Drs. Alfian Ibrahim, M.S
2. Ketua Program Studi Teknik Informatika Bapak Agustiar, ST. MT
3. Kepada Dosen Pembimbing, Bapak Al Hazrmi, S.Kom yang telah bersedia meluangkan
waktu untuk membimbing penulis dalam melakukan penelitian dan penulisan proposal
ini hingga selesai.
4. Kepada Ina, selaku staff akademik yang turut membantu segala proses surat-menyurat
serta info-info yang dibutuhkan penulis sehingga penulis sampai pada tahap ini
5. Kepada pihak staff lainnya yang juga ikut membantu walau tidak kelihatan, namun
penulis sadar jika tanpa tim akademik, penulis tidak akan sampai pada tahap penulisan
tugas akhir saat ini.
6. Kepada kedua Almarhum Orang Tua tercinta, walau kalian tak disamping namun ada
kekuatan sendiri sehingga hari ini anandamu mampu menyelesaikan tahap pertama untuk
menyelesaikan tugas akhir sebagai syarat kelulusan untuk meraih gelar Sarjana.
vi

7. Kepada keluarga, terutama kakak dan abang tercinta, yang mendukung baik lewat materi
dan doa sehingga penulis mampu menyelesaikan tahap pertama penulisan tugas akhir
ini.
8. Kepada teman-teman, Wini, Eka, Gusti, Hafni, Muhib, Fajar, Aal, Ahyar, Anas, Awir,
Sayed dan teman-teman lainnya yang tidak dapat disebutkan satu persatu, karena
dukungan kalian semualah penulis mampu menyelesaikan ini.
9. Kepada pihak-pihak tertentu, terutama Kak Dian, terimakasih atas support yang selama
ini kakak berikan, sehingga adindamu mampu melewati ini semua.

Penulis

Junidar

vii

ABSTRAK

Banyak jumlah surat yang dibuat dan diterima dibagian administrasi tata usaha Universitas
UBudiyah Indonesia, sehingga pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu
dan tenaga dengan menggunakan sistem manual. Sehingga pada saat ini diperlukan suatu
sistem administrasi manajemen surat yang lebih terstruktur agar dapat mempercepat
pencarian data yang ada dan pembuatan laporan, sehingga penulis merasa perlu merancang
aplikasi Arsip Surat Menyurat yang dianggap perlu dan membantu pihak TU. Aplikasi ini
dirancang menggunakan PHP dan MySQL. Karena berbasis web, aplikasi kearsipan ini
mempunyai kemampuan, dapat diakses dimanapun, admin atau petugas TU dapat mengelola
dengan login user sehingga dapat melakukan menambah, mengedit, membatalkan,
menghapus dan menyimpan surat masuk dan keluar, dapat melakukan pencarian surat masuk
dan surat keluar berdasarkan pengirim dan perihal, hasil pencarian dapat dilakukan
pengurutan berdasar id surat atau tanggal surat, serta dapat mencetak laporan. Hasil yang
diperoleh dari implementasi aplikasi arsip surat menyurat ini yaitu memudahkan TU dalam
mengelola pengarsipan surat yang dulunya manual sekarang menjadi digital, serta sangat
membantu mahasiswa dalam melakukan pembuatan surat di pihak akademik Universitas
UBudiyah Indonesia.

Kata Kunci : Arsip Surat, MySQL, PHP, TU, Mahasiswa

viii

ABSTRACT

Many were made and the number of letters received clerical administration
section U'Budiyah University of Indonesia, so that the search data will be
inefficient in terms of time and effort by using the manual system. So at this time
we need a system of administration that is more structured management letter in
order to speed up the search data and preparing reports, so that the author felt the
need to design the application Correspondence Archive deemed necessary and
help the TU. This application is designed using PHP and MySQL. Because web-
based, it has the ability to archive applications, can be accessed anywhere, admin
or TU officials can manage user login that can add, edit, cancel, delete and store
incoming and outgoing mail, to search incoming and outgoing mail by sender and
the subject, the search results do sorting based on id or the date of the letter, and
can print the reports. The results obtained from the implementation of this
correspondence archive application that makes it easy to manage archiving TU
letter once manual is now digital, and in doing so assist students in the creation of
academic letter U'Budiyah University of Indonesia.

Keywords: Archives Mail, MySQL, PHP, TU, Student
xi

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................... i
HALAMAN PENGESAHAN ...................................................................... ii
LEMBAR PERSETUJUAN ........................................................................ iii
LEMBAR PERNYATAAN ......................................................................... iv
KATA PENGANTAR ................................................................................. v
ABSTRAK ................................................................................................... vii
ABSTRACK ................................................................................................ viii
DAFTAR ISI ................................................................................................ xi
DAFTAR GAMBAR ................................................................................... xv
DAFTAR TABEL ...................................................................................... xvi

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................ 1
1.1 Latar Belakang ......................................................................... 1
1.2 Perumusan Masalah ................................................................. 3
1.3 Batasan Masalah ...................................................................... 4
1.4 Tujuan dan Manfaat ................................................................. 4
1.5 Metodologi Penelitian .............................................................. 6
1.6 Sistematika Penulisan .............................................................. 7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ................................................................. 9
2.1 Profil Umum Universitas Ubudiyah Indonesia ...................... 9
2.2 Konsep Dasar Sistem ................................................................ 11
2.2.1 Definisi Sistem ............................................................. 11
2.2.2 Karakteristik Sistem ..................................................... 12
2.3 Konsep Dasar Informasi ........................................................... 13
2.3.1 Siklus Infromasi ........................................................... 14
2.3.2 Kualitas Informasi ........................................................ 15
2.4 Sistem Informasi ...................................................................... 16

xii

2.5 Surat ......................................................................................... 18
2.5.1 Fungsi Surat ................................................................. 19
2.5.2 Tujuan Surat ................................................................. 20
2.5.3 Pengertian Surat Masuk ............................................... 21
2.5.4 Pengertian Surat Keluar ............................................... 22
2.5.5 Prosedur Penanganan Surat Masuk .............................. 22
2.5.6 Prosedur Penanganan Surat Keluar .............................. 24
2.6 Database ................................................................................... 25
2.7 Sistem Manajemen Database (DBMS) .................................... 28
2.8 PHP dan MySQL ..................................................................... 31
2.8.1 PHP .............................................................................. 31
2.8.2 MySQL ......................................................................... 33
2.9 Koneksi PHP ke MySQL ......................................................... 36

BAB III METODELOGI PENELITIAN .................................................. 38
3.1 Tempat dan Waktu Penelitian .................................................. 38
3.2 Alat dan Bahan Penelitian ........................................................ 38
3.3 Prosedur Kerja ......................................................................... 38
3.3.1 Studi Pendahuluan ........................................................ 40
3.3.2 Studi Kepustakaan ........................................................ 40
3.3.3 Identifikasi Masalah ..................................................... 41
3.3.4 Penetapan Tujuan ......................................................... 41
3.3.5 Pengumpulan Data ....................................................... 41
3.3.6 Pengolahan Data .......................................................... 42
3.3.7 Perancangan Jalur Arsip Surat Menyurat
Universitas UBudiyah Indonesia ................................ 42
3.3.7.1 Flow Chart ................................................... 43
3.3.7.2 ERD ............................................................. 45
3.3.8 Pembuatan Aplikasi ..................................................... 46
3.3.9 Implementasi ................................................................ 47
3.3.10 Hasil dan Pembahasan ................................................. 47

xiii

3.3.11 Penulisan Laporan ........................................................ 47

BAB VI HASIL DAN PEMBAHASAN .................................................... 48
4.1 Uraian Umum Aplikasi Sistem Informasi Surat Menyurat ..... 48
4.2 Struktur Tabel Database ........................................................... 49
4.2.1 Tabel Login User ......................................................... 49
4.2.2 Surat ............................................................................. 50
4.2.3 Kode Surat .................................................................... 50
4.2.4 Surat Masuk .................................................................. 50
4.2.5 Surat Keluar ................................................................. 51
4.2.6 Posisi ............................................................................. 52
4.2.7 List Surat ....................................................................... 52
4.2.8 Data Prodi .................................................................... 53
4.2.9 Pendaftaran ................................................................... 53
4.2.10 Biodata User ................................................................. 54
4.3 Implementasi Form Database .................................................. 54
4.3.1 Menu Utama ................................................................. 54
4.3.2 Menu Request .............................................................. 55
4.3.3 Login ............................................................................ 56
4.3.4 Menu Utama Administrator ......................................... 57
4.3.5 Menu Utama User ........................................................ 58
4.3.6 Input Data Surat Masuk ............................................... 58
4.3.7 Input Data Surat Keluar ............................................... 59
4.3.8 Input Data Penyimpanan .............................................. 60
4.3.9 Input User ..................................................................... 60
4.4 Sosialisasi Aplikasi .................................................................. 61

BAB V KESIMPULAN .............................................................................. 62
5.1 Kesimpulan ................................................................................... 62
5.2 Saran ............................................................................................. 62

xiv

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................. 64
LAMPIRAN ................................................................................................. 65
BIODATA PENULIS .................................................................................. 66

xv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Siklus Pengolahan Data ............................................................ 14
Gambar 2.2 Komponen Sistem Informasi .................................................... 18
Gambar 2.3 Prosedur Penanganan Surat Keluar .......................................... 24
Gambar 2.4 Lemari Arsip dan Basis Data ................................................... 26
Gambar 3.1 Skema Prosedur Kerja Penelitian ............................................. 40
Gambar 3.2 Flow Chart Proses Surat Masuk ............................................... 43
Gambar 3.3 Flow Chart Proses Surat Keluar ............................................... 44
Gambar 3.4 Flow Chart Proses Surat Keluar Prodi ..................................... 45
Gambar 3.5 Simbol ERD ............................................................................. 46
Gambar 4.1 Halaman Utama WEB .............................................................. 55
Gambar 4.2 Halaman Request ...................................................................... 56
Gambar 4.3 Halaman Request Data Telah Diisi .......................................... 56
Gambar 4.4 Halaman Login ......................................................................... 57
Gambar 4.5 Menu Utama Administrator ..................................................... 57
Gambar 4.6 Halaman Utama User ............................................................... 58
Gambar 4.7 Halaman Input Data Surat Masuk ........................................... 59
Gambar 4.8 Halaman Input Data Surat Keluar ............................................ 59
Gambar 4.9 Halaman Input Data Tempat Penyimpanan Surat .................... 60
Gambar 4.10 Halaman Input User ............................................................... 60

xvi

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Alat dan Bahan ............................................................................. 38
Tabel 4.1 Login Administrator ..................................................................... 49
Tabel 4.2 Surat ............................................................................................. 50
Tabel 4.3 Kode Surat ................................................................................... 50
Tabel 4.4 Surat Masuk ................................................................................ 50
Tabel 4.5 Surat Keluar ................................................................................. 51
Tabel 4.6 Disposisi Surat ............................................................................. 52
Tabel 4.7 List Surat ...................................................................................... 52
Tabel 4.8 Data Prodi .................................................................................... 53
Tabel 4.9 Daftaran ........................................................................................ 53
Tabel 4.10 Biodata User ............................................................................... 54

1

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang
Majunya perkembangan teknologi informasi sudah mencapai taraf sebagai
kebutuhan, sehingga semua lapisan masyarakat termasuk mahasiswa, Dosen dan
Staff perguruan tinggi tergerak untuk maju dan menggunakannya. Perkembangan
teknologi informasi juga menjamah proses dalam ruang lingkup universitas agar
dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja. Salah satu contoh adalah
kinerja akademik bagian arsip Universitas UBudiyah Indonesia kurang efisien
karena masih menerapkan sistem pengarsipan yang konvensional.
Arsip yang tersimpan ada bermacam-macam diantaranya surat masuk
umum, arsip kemahasiswaan, arsip akademik dan surat keluar seperti penugasan,
surat permohonan dan lain-lain. Catatan surat masuk dan surat keluar dilakukan
dengan mencatat aktifitas keluar masuk surat secara manual dan dengan cara
mencatat aktifitas pada buku catatan arsip. Pengarsipan surat masuk dan keluar
dilakukan secara manual dengan mengelompokan dokumen-dokumen yang
sejenis.
Dengan penyimpanan manual secara mengelompok dapat memungkinkan
data hilang, rusak dan menyulitkan dalam melakukan pencarian data jika suatu
waktu diperlukan. Dengan adanya masalah diatas, maka dibutuhkan suatu sistem
informasi yang dapat membantu dalam melakukan pengarsipan dokumen tersebut.
Sistem informasi ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, ketepatan dan

keamanan dokumen yang diarsipkan. Diharapkan dengan adanya Sistem
Informasi untuk pengarsipan ini dapat merubah sistem kinerja di dalam akademik
bagian arsip agar mempermudah dalam pengarsipan surat yang masuk dan keluar,
juga dapat memudahkan pihak-pihak dosen dan staff Universitas UBudiyah
Indonesia dalam mengetahui surat yang masuk dan surat yang akan keluar telah di
setujui atau belum tanpa harus bertatap muka dengan bagian arsip.
Program Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat ini merupakan sebuah
program yang diolah untuk mempermudah dalam pencarian data dari surat masuk
dan surat keluar, dengan memasukkan tanggal dan jenis surat kita sudah bisa
melihat data surat yang kita inginkan.
Selama ini proses administrasi surat-menyurat di Universitas UBudiyah
Indonesia masih didata dengan cara mencatat ke dalam buku besar. Proses yang
dilakukan selama ini memisahkan proses surat-menyurat menjadi dua, yaitu surat
masuk dan surat keluar. Salah satu permasalahan yang di hadapi oleh akademik
Universitas UBudiyah Indonesia yaitu masih menginput kan data dari surat
masuk dan surat keluar secara manual yaitu dengan menulis atau mencatat ke
dalam sebuah buku besar untuk media penyimpanan atau sebagai arsip untuk surat
masuk dan surat keluar.
Dengan banyak nya jumlah surat yang dibuat dan diterima oleh
Universitas, maka pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan
tenaga. Kelemahan dari sistem yang manual ini adalah data tersebut tidak dapat
tersimpan dengan baik karena mudah sobek di khawatirkan data yang ada sebelum
nya hilang, buku yang dipakai mudah rusak karena hampir setiap hari di pakai

untuk menginput data-data tersebut Belum lagi apabila ada tulisan yang salah
dosen harus meng-type-x data tersebut dan membuat buku tersebut tampak kotor.
Bahkan ada beberapa surat yang tidak tersampaikan secara langsung oleh
penerima surat tersebut karena kurang nya informasi.
Untuk mengatasi hal tersebut, dibuatlah sebuah Sistem Aplikasi yang lebih
terintegrasi dengan menggunakan PHP dan database MySQL. Aplikasi ini
menggunakan sistem komputerisasi dengan memasukan Tanggal dan Jenis Surat
untuk mencari daftar Surat Masuk atau Surat Keluar agar memudahkan karyawan
akademik. Di program ini dosen harus masuk terlebih dahulu untuk mengakses
data-data dari pesan masuk dan pengumuman.
Oleh karena itu, dengan dibangunnya suatu aplikasi ini diharapkan dapat
memperbaiki sistem yang terdahulu dan dapat mempermudah pekerjaan sehingga
dapat menyingkat waktu agar efesiensi kerja mengalami peningkatan serta
memudahkan karyawan dalam melakukan pengoperasiannya.

1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan penjelasan dari latar belakang masalah diatas, maka dapat
dirumuskan bahwa masalah yang melatarbelakangi pada tugas akhir ini adalah
kurang efisiennya pencarian data, serta penginputan dari surat masuk dan surat
keluar yang masih manual ke dalam buku besar. Sedangkan permasalahan yang
dibahas hanya dibatasi permasalahan-permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimana cara pembuatan aplikasi database ini dibuat agar dapat digunakan
dan membantu menyelesaikan masalah.

2. Bagaimana proses pendigitalisasi data elektronik yang ada di sistem
pengarsipan.
3. Bagaimana sistem pengarsipan ini dibangun dengan dasar web base.

1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah dilakukan agar penulisan tugas akhir dapat memberikan
pemahaman yang terarah dan sesuai dengan yang diharapkan. Agar pembahasan
tidak menyimpang dari pokok perumusan masalah yang ada. Maka permasalahan
yang akan dibahas pada Pembuatan Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat ini
antara lain :
1. Pembuatan sistem aplikasi surat masuk dan surat keluar menggunakan PHP.
2. Pembuatan database sistem aplikasi surat masuk dan surat keluar dengan
menggunakan MySQL.
3. Penginputan data dari surat masuk dan surat keluar diakses oleh admin, yaitu
dilakukan oleh pihak administrasi akademik Universitas UBudiyah Indonesia.
4. Pengkategorian surat masuk dan surat keluar juga dilakukan oleh admin.
5. Sistem informasi surat ini dapat diakses atau digunakan oleh dosen, staff dan
mahasiswa Universitas UBudiyah Indonesia yang membutuhkan informasi
berupa surat masuk dan pengumuman.

1.4 Tujuan dan Manfaat
Dalam melaksanakan suatu kegiatan tugas akhir diharapkan adanya tujuan
dan manfaat yaitu sasaran yang akan dicapai dari pembuatan tugas akhir tersebut.

Berdasarkan uraian latar belakang dan perumusan masalah diatas, maka adapun
tujuan dari tugas akhir ini adalah:
1. Diharapkan dapat memperbaiki sistem yang ada sebelumnya yang masih
berupa manual yaitu semua data surat masuk dan keluar diarsipkan pada satu
tempat dan laporannya masih disimpan pada sebuah buku besar.
2. Sebagai pembelajaran dalam pembuatan sistem informasi berbentuk website
menggunakan PHP
3. Sebagai pembelajaran pengolahan database dengan menggunakan MySQL
4. Dapat mempermudah pekerjaan dalam mencari atau penginputan surat yang
masuk atau pun surat yang keluar.

Sedangkan manfaat dari pembuatan Tugas Akhir ini adalah :
1. Dapat menambah pengetahuan dalam pembuatan sistem informasi berbentuk
website menggunakan PHP
2. Dapat menambah pengetahuan dalam pengolahan database dengan
menggunakan MySQL
3. Dalam dunia kerja dapat membantu kelancaran kegiatan bekerja.
4. Mempermudah pekerjaan sehingga dapat menyingkat waktu agar efesiensi
kerja mengalami peningkatan.

1.5 Metodologi Penelitian
Digunakan suatu metode penelitian deskriptif dengan jenis penelitian studi
kasus pada Ubudiyah Indonesia. Adapun tahapan-tahapan yang penulis lakukan
pada penelitian ini adalah:
1. Pengumpulan data
a. Observasi, yaitu pengamatan langsung terhadap suatu kegiatan yang
sedang dilakukan di Universitas UBudiyah Indonesia.
b. Wawancara, yaitu dengan melakukan tanya jawab langsung dengan
pengurus TU Universitas UBudiyah Indonesia.
c. Studi Pustaka, yaitu dengan mengumpulkan dan mempelajari buku-buku
yang berkaitan dengan program aplikasi yang akan dibuat, untuk
menghasilkan program aplikasi yang baik.

2. Perancangan
Pada tahap ini, yang dilakukan adalah menganalisis kebutuhan-kebutuhan apa saja
yang dibutuhkan untuk pembangunan Sistem Informasi Arsipan Surat Menyurat
di Universitas UBudiyah Indonesia, kemudian mulai merancang desain tampilan
antarmuka dari sistem yang akan dibangun sesuai dengan kebutuhan user yang
telah di analisis sebelumnya.

3. Pemograman
Pada tahap ini, yang dilakukan adalah membangun coding berdasarkan hasil
analisis dan perancangan agar sistem yang diperoleh tidak melenceng dari
kebutuhan pengguna.

4. Implementasi
Implementasi adalah suatu prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan
program aplikasi yang ada dalam dokumentasi program. Penulisan kode program
merupakan kegiatan terbesar didalam tahap implementasi sistem. Pada tahap ini
program harus ditulis dengan baik dan terstruktur, dan melakukan pengujian
setelah program dibuat.

5. Penulisan Laporan atau Tugas Akhir
Dalam penulisan laporan atau tugas akhir penulis menggunakan data-data yang
diperoleh penulis disaat melakukan riset atau observasi di tempat obyek penelitian
atau obyek penulisan.

1.6 Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah penulisan tugas akhir ini, penulis membuat suatu
sistematika penulisan yang terdiri dari :

BAB 1 : PENDAHULUAN
Bab ini merupakan bab pendahuluan dalam tugas akhir ini, penulis
membuat latar belakang masalah, identifikasi masalah, pembatasan
masalah, manfaat dan tujuan, dan metode penelitian serta data-data
yang dibutuhkan.
BAB 2 : TINJAUAN PUSTAKA
Pada Bab ini penulis menjelaskan teori-teori singkat tentang hal-hal
yang berhubungan dengan judul dan bahasa Pemrograman PHP,
database dan MySQL yang digunakan oleh penulis.

BAB 3 : METODELOGI PENELITIAN
Pada tahap ini penulis menjelaskan prosedur kerja penelitian, waktu
dan tempat penelitian, perancangan dasar sistem informasi yang akan
dibuat, serta alat dan bahan yang dibutuhkan.
BAB 4: ANALISA DATA DAN PEMBAHASAN
Bab ini menguraikan tentang defenisi, tujuan, dan langkah-langkah
dalam pengarsipan dalam mengelola suatu data administrasi yang
digunakan dalam suatu organisasi perusahaan atau organisasi
BAB 5: KESIMPULAN
Pada bab ini, penulis berusaha menarik kesimpulan dan saran yang
bermanfaat bagi kemajuan sistem yang dibangun ini kelak.

9

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Profil Umum Universitas UBudiyah Indonesia
Gagasan mencerdaskan kehidupan bangsa merupakan harapan dan cita-
cita bangsa Indonesia untuk menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas
agar mampu menjawab serta mengantisipasi perkembangan zaman dan masa
depan bangsa yang terus berubah dan berkembang dengan cepat.
Tujuan mencerdaskan bangsa bukanlah menjadi tugas pemerintah semata,
tetapi juga merupakan tugas dan tanggung jawab masyarakat secara keseluruhan.
Berangkat dari ide dan pemikiran tersebut, maka pemilik Yayasan UBudiyah
berpartisipasi dalam pembangunan bangsa melalui penciptaan sumber daya
manusia di bidang informatika dan komputer yang profesional dengan mendirikan
lembaga pendidikan tinggi informatika dan komputer, yaitu Sekolah Tinggi
Manajemen dan Informatika Komputer (STMIK) UBudiyah Indonesia. Bidang
informatika dan komputer merupakan bidang yang paling banyak diminati dan
paling banyak dibutuhkan di dunia kerja saat ini. Oleh karena itu, tidaklah
berlebihan jika pendirian STMIK ini diharapkandapat menjawab tantangan
tersebut.
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK)
UBudiyah Indonesia, Banda Aceh merupakan Institusi pendidikan resmi yang
telah mendapatkan izin dari Menteri Pendidikan Nasional RI berdasarkan
SKNo.25/D/O/2007.

Keberadaan STMIK ini diharapkan dapat menjadi wadah untuk mencetak
lulusan yang berkualitas, berkompetensi tinggi dibidang Informatika dan
Komputer melalui metode pembelajaran yang mutakhir, sarana dan prasarana
yang memadai dan tenaga pengajar yang profesional dibidangnya.
Adapun visi dari STMIK UBudiyah Indonesia yaitu menjadi perguruan
tinggi terkemuka, unggul dan terdepan dalam penyelenggaraan Tri Dharma
Perguruan Tinggi untuk menghasilkan lulusan yang beriman dan bertakwa kepada
Tuhan Yang Maha Esa, berjiwa kebangsaan, bermoral tinggi, berperilaku arif,
kreatif, dinamis, dan inovatif, memiliki integritas dan kepribadian tinggi, terbuka
dan tanggap terhadap pembaharuan dan kemajuan Ilmu Pengetahuan dan
Teknologi, serta mempunyai kemampuan integritas intelektual, keterampilan dan
keahlian yang kompeten, sehingga mampu bersaing ditingkat lokal, nasional dan
internasional.
Misi dari STMIK UBudiyah Indonesia yaitu :
1. Menerapkan sistem pendidikan yang terencana, terpadu, terarah dan sesuai
dengan perkembangan dan kemajuan ilmu dan teknologi dibidang
Informatika dan Komputer.
2. Menempatkan tenaga pengajar yang profesional dan kompeten dibidang
keahlian.
3. Meningkatkan jumlah dan mutu sarana dan prasarana pendidikan sesuai
dengan kebutuhan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

4. Menggalang dan mengembangkan kemitraan dengan berbagai institusi dan
pihak terkait, untuk penempatan mahasiswa/i dalam kerja praktek maupun
dalam hal penyerapan tenaga kerja.

2.2 Konsep Dasar Sistem
Sistem merupakan bagian yang saling berkaitan erat dan membentuk suatu
kesatuan yang saling berinteraksi antara bagian satu dengan bagian lainnya untuk
mencapai suatu tujuan, artinya apabila salah satu bagian dari sistem tidak ada
maka sistem tersebut tidak akan berfungsi sebagaimana mestinya. Suatu sistem
dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsistem) yang saling berinteraksi,
sebagai akibat adanya input yang diproses menjadi output/informasi, misalnya
sebuah komputer terdiri dari beberapa komponen (Jogiyanto, 2005 : 1).

2.2.1 Definisi Sistem
Sistem adalah kumpulan dari komponen atau elemen yang berinteraksi
untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian sistem dapat dikelompokkan dalam
dua kelompok dalam mendenifisikan sistem yaitu penekanan pada prosedurnya
dan menekankan pada komponen atau elemennya. Denifisi sistem itu sendiri yang
menekankan pada komponen atau elemen memiliki pengertian yang lebih luas
dari pada penekanan pada prosedur karena pengertian tersebut lebih diterima
dikarenakan suatu sistem terdiri dari beberapa subsistem-subsistem (Jogiyanto,
2005 : 2). Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem dapat didefinisikan sebagai suatu

kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen elemen atau subsistem yang
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

2.2.2 Karakteristik Sistem
Pada hakikatnya suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat
tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (component), batasan sistem
(boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung sistem (interface),
masukan sistem (input), pengolahan sistem (process), keluaran sistem (output),
dan sasaran sistem (objectives) atau tujuan sistem (goal) (Jogiyanto, 2005 : 3).
1. Komponen sistem (component)
Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu
fungsi tertentu dan mempengaruhi proses system secara keseluruhan.
2. Batasan Sistem (boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.Batasan sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu sistem menunjukan ruang
lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan luar sistem (environment)
Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem.Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
4. Penghubung sistem (interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung atau subsistem dengan
subsistem lainnya.Dengan subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem lainnya
membentuk satu kesatuan.
5. Masukan sistem (input)
Masukan sistem dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan
masukan sinyal (signal input). Maintenance input berupa sebuah program
komputer, pada komputer data merupakan signal input untuk diolah menjadi
informasi.
6. Pengolahan sistem (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah input
menjadi output.
7. Keluaran sistem (output)
Keluaran sistem merupakan hasil dari pengolahan sistem dan mengklasifikasikan
masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran sistem (objectives)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran sistem sangat
menentukan sekali masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang akan dikatakan
berhasil bila mengenai sasaran dan tujuannya

2.3 Konsep Dasar Informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi,
sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem
yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya

berakhir. Robert N. Anthony dan John Dearden yang dikutip oleh Jogiyanto
menyebutkan keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya
dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari
proses entropy yang disebut dengan negative entropy atau negentropy (Jogiyanto,
2005 : 7). Dari pengertian diatas informasi dapat didefinisikan yaitu, informasi
adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi
yang menerimanya.

2.3.1 Siklus Informasi
Data yang masih merupakan bahan mentah apabila tidak diolah maka data
tersebut tidak berguna. Data tersebut akan berguna dan menghasilkan suatu
informasi apabila diolah melalui suatu model. Model yang digunakan untuk
mengolah data tersebut disebut dengan model pengolahan data atau lebih dikenal
dengan nama siklus pengolahan data (Andri Kristanto, 2008 : 10). Siklus
pengolahan data ditunjukkan pada gambar 2.1.

Gambar 2.1. Siklus Pengolahan Data
(Sumber : Andi Kristanto, 2008 : 10)

Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa data yang merupakan suatu
kejadian yang menggambarkan kenyataan yang terjadi dimasukan melalui elemen
input kemudian data tersebut akan diolah dan diproses menjadi suatu output, dan
output tersebut adalah informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut akan
diterima oleh pemakai atau penerima, kemudian penerima akan memberikan
umpan balik yang berupa evaluasi terhadap informasi tersebut dan hasil umpan
balik tersebut akan menjadi data yang akan dimasukan menjadi input kembali,
begitu seterusnya.

2.3.2 Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga
hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan
relevan (relevance). Suatu kualitas Informasi harus (Jogiyanto, 2005 : 10) :
1. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau
menyesatkan.Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan
maksudnya.Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke
penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat
merubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat pada waktunya
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang
sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan
landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan

terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya
nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga
diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan mengolah dan
mengirimkannya.
3. Relevan
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya.Relevansi
informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya
informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan
perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan
kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok
produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi
relevan untuk akuntan

2.4 Sistem Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi
manajemen di dalam pengambilan keputusan. Pertanyaannya adalah darimana
informasi tersebut bisa didapatkan? Informasi dapat diperoleh dari sistem
informasi (information system) atau disebut juga dengan processing systems atau
information processing systems atau information-generating systems. Sistem
informasi didefinisikan oleh Robert A. Leith dan K. Roscoe Davis yang dikutip
Jagiyanto:
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan
(Jagiyanto, 2005 : 11)..
Sistem informasi memiliki komponen-komponen yang terdapat
didalamnya yaitu terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok
teknologi, blok basis data, blok kendali. Adapun penjelasannya sebagai berikut
(Jogiyanto, 2002 : 15) :
1. Blok masukan, input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi
terdiri dari metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukkan dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang
akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan
cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok keluaran adalah produk dari sistem informasi yang berkualitas dan
dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta senua
pemakai sistem.
4. Blok Teknologi merupakan tool-box dalam sistem informasi yang digunakan
untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,
menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari
sistem secara keseluruhan.
5. Blok basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan datu
dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan
perangkat lunak untuk memanipulasinya.

Kelima komponen tersebut harus ada bersama-sama dan membentuk satu
kesatuan. Jika ada satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem
informasi tidak akan dapat menjalakankan fungsinya, yaitu pengolahan data dan
tidak dapat mencapai tujuanya, yaitu menghasilkan informasi yang relevan, tepat
waktu dan akurat. Komponen-komponen dari sistem ini ditunjukkan pada gambar
2.2.

Gambar 2.2 Komponen Sistem Informasi
Sumber : (Jogiyanto, 2002 : 16)

2.5 Surat
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta (Barthos, 2003 : 36).
Sedangkan menurut Gie, surat adalah setiap bentuk catatan tertulis atau bergambar
yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang
untuk membantu ingatannya (2000 : 115).

Selain itu Sedarmayanti juga mengungkapkan bahwa surat adalah alat
komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi atau pernyataan dari satu
pihak kepada pihak lain (1997 : 26). Adapun definisi lain yaitu, surat adalah alat
komunikasi yang berasal dari satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk
menyampaikan warta. Selain surat ada alat komunikasi lainnya yang lebih modern
misalnya telepon, telex, telegrap, radio, email dan televisi.
Akan tetapi dibandingkan alat komunikasi yang lain surat memiliki
kelebihan tersendiri, hal ini dikarenakan surat merupakan sarana yang dapat
merekam informasi jauh lebih panjang, lebih rinci namun tetap praktis dan
ekonomis. Dalam hal ini surat bersifat praktis yang artinya dapat menyimpan
rahasia, efektif artinya sesuai dengan keadaan yang sebenarnya dan ekonomis
artinya biaya pembuatan, peralatan dan pengirimannya murah.
Dari beberapa penjelasan diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa
surat adalah alat komunikasi yang berisi informasi baik tertulis maupun
bergambar yang hendak disampaikan kepada pihak lain yang bersangkutan dan
memiliki kelebihan tersendiri dalam hal kerahasiaan, keefektifan dan ekonomis.
Jadi dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa surat adalah alat
komunikasi yang secara tertulis untuk menyampaikan informasi.

2.5.1 Fungsi Surat
Sebagai sarana dalam penyampaian pesan secara tertulis, surat berperan
dalam mencapai tujuan suatu instansi atau organisasi dalam menjalin kerjasama

antar organisasi. Menurut Barthos, surat memiliki fungsi sebagai berikut (2003 :
36) :
1. Wakil dari pengirim atau penulis
2. Bahan pembukti
3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut
4. Alat pengukur kegiatan organisasi
5. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak)
Dari uraian diatas mengenai fungsi surat, dapat disimpulkan bahwa surat dapat
digunakan sebagai bukti yang paling akurat bila terjadi suatu permasalahan dengan pihak
lain.

2.5.2 Tujuan Surat
Berbagai macam tujuan orang dalam menulis surat baik dengan organisasi atau
instansi yang mempunyai tujuan niaga atau dagang, serta ada hal lain yang menjadi
tujuan surat pribadi atau individu yaitu :
1. Sebagai pemberitahuan.
2. Sebagai surat perintah.
3. Sebagai surat peringatan.
4. Sebagai surat permohonan atau permintaan.
5. Sebagai surat pengantar.
6. Sebagai surat perjanjian.
7. Sebagai surat laporan.
8. Sebagai surat keputusan.
9. Sebagai surat panggilan
10. Sebagai surat susulan.

2.5.3 Pengertian Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang diterima dari perusahaan atau instansi lain kepada
pihak yang bersangkutan. Surat masuk merupakan saran komunikasi tertulis yang
diterima dari instansi atau perorangan. Dapat pula diartikan, surat masuk adalah semua
jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima
melalui pos maupun yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman
(Wursanto, 1991).
Pengendalian dan pengurusan surat masuk dalam instansi dapat digolongkan
menurut penggolongan jenis surat yaitu (Wursanto, 1991) :
1. Surat penting
Semua surat yang mengemukakan semua masalah-masalah pokok yang
memepengaruhi langsung ataupun tidak langsung, berhasil tidaknya pencapaian
tujuan organisasi.
2. Surat rutin atau biasa
Surat yang tidak tergolong penting, dimana surat-surat tersebut langsung di tindak
lanjuti, relatif singkat dan tidak disimpan terlalu lama.
3. Surat rahasia
Surat yang harus disampaikan sesegera mingkin kepada pimpinan (orang yang
bersangkutan) yang masih dalam keadaan tertutup, sehingga surat tersebut tidak
boleh dibuka oleh penerima surat.
4. Surat pribadi
Surat yang disimpulkannya tercantum nama pribadi orang yang bersangkutan,
walaupun disertai jabatan formalnya.

2.5.4 Pengertian Surat Keluar
Surat keluar yaitu surat yang dikirim dari pihak baik instansi, organisasi atau
perusahaan yang berisi tentang suatu informasi atau data baik itu perintah, pemberitahuan
maupun informasi lainnya. Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal,
bernomor, berstempel dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang yang dibuat
oleh suatu instansi atau lembaga lain) (Wursanto : 1991).

2.5.5 Prosedur Penanganan Surat Masuk
Pengurusan surat-surat mempunyai pengaruh yang penting terhadap pekerjaan
kantor, karena itu perlu membuka surat-surat dan memerlukan pencatatan ataupun
penyimpanan surat sebelum pekerjaan kantor dimulai. Surat masuk adalah surat-surat
yang diterima oleh suatu organisasi, baik dari organisasi lain atau perseorangan
(Herijanto, 1994).
Surat yang masuk pada prinsipnya diterima melalui loket penerimaan surat yang
telah disiapkan, atau langsung dikirim kepada sekretariat pimpinan atau di ambil sendiri
dari kotak pos. Setelah surat diterima oleh bagian penerima surat, selanjutnya surat
tersebut diadakan pengolahan surat. Menurut Herijanto (1994), prosedur penanganan
surat masuk pada suatu organisasi secara umum meliputi aktivitas-aktivitas sebagai
berikut:
1. Penerimaan Surat
- Mengumpulkan surat masuk yang diterima.
- Meneliti ketepatan alamat surat.
2. Pensortiran Surat
- Memisahkan surat ke dalam surat dinas (biasa, penting, atau rahasia) maupun
surat pribadi

- Menyortir berdasarkan tujuannya
3. Pembukaan Surat
- Membaca surat dinas (biasa, penting atau rahasia).
- Memeriksa lampiran-lampiran.
- Membubuhkan sampel agenda.
4. Pengagendaan Surat Masuk
- Mencatat surat ke dalam buku agenda surat masuk
5. Pengklasifikasian Surat
- Mengumpulkan berdasarkan jenis dan tingkat kepentingan surat.
6. Pendistribusian Surat
- Menyampaikan surat-surat ke alamat yang dituju.
- Mengklasifikasikan surat-surat kepada pimpinan dengan menyusun dari yang
paling penting sampai kurang penting.
- Menentukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan menyertakan
lembar disposisi (untuk mencatat instruksi pimpinan)
2.5.6 Prosedur Penanganan Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel,
dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang ) yang dibuat oleh suatu instansi,
kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga
lain. Surat keluar merupakan surat yang harus diselesaikan oleh pihak kantor untuk intern
maupun ekstern (Wursanto, 1991).
Dalam penanganan surat keluar juga dibutuhkan suatu prosedur yang sudah
ditentukan untuk ditaati, agar tidak terjadi kesalahan serta kekeliruan sehingga kegiatan
administrasi berjalan lancar. Prosedur atau tahapantahapan dalam pengelolaan surat
keluar dapat dilihat pada gambar 2.3.

Gambar 2. 3 Prosedur Penanganan Surat Keluar
Sumber : (Wursanto,1991)
Keterangan :
1. Pengonsepan yaitu pembuatan rancangan surat yang dilakukan oleh
pimpinan perusahaan sebelum diberikan kepada sekretaris.
2. Pengetikan, setelah konsep surat selesai dan diserahkan kepada sekretaris
maka surat siap untuk diketik sesuai dengan yang teleh ditentukan.
3. Pemeriksaan, pimpinan kembali memeriksa surat yang telah diketik
apabila ada kekurangan dan telah benar penulisannya.
4. Pencatatan, setelah diperiksa surat tersebut ditulis pada buku agenda sesuai
dengan nomor surat yang telah dikeluarkan.
Pengonsepan
Surat
Pengetikan Surat
Pemeriksaan Surat
Pencatatan Surat
Pengiriman Surat

Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa surat keluar yang baik
adalah surat yang sudah dikonsep dengan baik, penulisan yang rapi, pemeriksaan
yang teliti dan pengiriman surat yang sesuai dengan prosedur yang sudah ada.

2.6 Data Base
Basis Data (Database) merupakan Salah satu komponen yang paling
penting di dalam sistem informasi karena merupakan dasar dalam menyediakan
informasi bagi pemakai (Fathansyah, 2001 : 32). Database terdiri dari berbagai
macam data yang tersusun sehingga pemakai dapat dengan mudah untuk
menambah, mengurangi, menghapus ataupun mengambil data yang dibutuhkan.
Tujuan dari desain Database yaitu untuk menentukan data-data yang dibutuhkan
dalam sistem , sehingga informasi yang nantinya akan dihasilkan dapat terpenuhi
dengan baik.
Tujuan dari dibentuknya basis data pada suatu perusahaan pada dasarnya
adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data. Untuk lebih
jelasnya dapat dilihat pada gambar 2.4, terlihat bahwa pada gambar diatas itu
bukan basis data melainkan lemari arsip, dimana pada setiap rak dalam lemari
tersebut dapat menyimpan dokumen-dokumen manual yang terdiri dari lembaran-
lembaran kertas. Masalah yang dihadapi pada lemari arsip adalah kelambatan
dalam menelusuri data-data yang ada pada lemari arsip tersebut, misalkan kita
ingin mencari arsip untuk pegawai tertentu dihasilkan dengan lambat dikarenakan
petugas harus mencari lembaran-lembaran yang ada pada dokumen tersebut dan
ini sangat menyita waktu.

Gambar 2.4 Lemari arsip dan Basis Data
Sumber : (Didik Setiadi, 2010 : 2)

Sedangkan jika kita bicara basis data, maka seluruh data-data disimpan
dalam basis data pada masing-masing table / file sesuai dengan fungsinya,
sehingga kita dengan mudah dapat melakukan penelusuran data yang diinginkan
hal ini akan mengakibatkan pada kecepatan atas informasi yang disajikan.
Didalam suatu media penyimpanan (hard disk misalnya), kita dapat
menempatkan lebih dari 1 (satu) basis data dan tidak semua bentuk penyimpanan
data secara elektronik dikatakan basis data, karena kita bisa menyimpan dokumen
berisi data dalam file teks (dengan program pengolahan kata), spread sheet, dan
lainnya. Yang ditonjolkan dalam basis data adalah pengaturan / pemilahan /
pengelompokan / pengorganisasian data yang akan disimpan sesuai dengan fungsi

/ jenisnya. Hal tersebut bisa berbentuk sejumlah file / table terpisah atau dalam
bentuk pendefinisian kolom / field data dalam setiap file / table tersebut (Didik
Setiadi, 2010 : 2-3).
Didalam sebuah disk (hard disk), basis data dapat diciptakan dan dapat
pula ditiadakan. Dalam sebuah disk kita dapat menempatkan beberapa (lebih dari
satu) basis data (Misalnya basis data nilaiMahasiswa, kepegawaian, keuangan,
penjualan, pepustakaan dan lainnya). Sementara dalam sebuah basis data kita
dapat menempatkan satu atau lebih file / table. Misalkan dalam basis data
penjualan terdiri dari table barang, faktur, pelanggan dan transaksi barang.
Operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis
data adalah sebagai berikut:
1. Pembuatan basis data baru (create database), identik dengan pembuatan
lemari arsip yang baru.
2. Penghapusan basis data (drop database), identik dengan perusakan lemari
arsip, sekaligus beserta isinya jika ada.
3. Pembuatan table baru ke suatu basis data (create table), yang identik dengan
penambahan map arsip baru ke sebuah lemari arsip yang telah ada.
4. Penghapusan table dari suatu basis data (drop table), identik dengan perusakan
map arsip lama yang ada di sebuah lemari arsip.
5. Penambahan / pengisian data baru di sebuah basis data (insert), identik dengan
penambahan lembaran arsip ke sebuah map arsip.
6. Pengambilan data dari sebuah table (retrieve / search), identik dengan
pencarian lembaran arsip dalam sebuah map arsip.

7. Pengubahan data dalam sebuah table (update), identik dengan perbaikan isi
lembaran arsip yang ada di sebuah map arsip.
8. Penghapusan data dari sebuah table (delete), identik dengan penghapusan
sebuah lembaran arsip yang ada di sebuah map arsip.
Operasi pembuatan basis data dan tabel merupakan operasi awal yang
hanya dilakukan sekali dan berlaku seterusnya. Sedangkan untuk operasi
pengisian, perubahan, penghapusan dan pencarian data merupakan operasi rutin
yang berlaku berulang-ulang (Didik Setiadi, 2010:1-2).

2.7 Sistem Manajemen Database (DBMS)
Sistem Manajemen Database (Database Manajemen System/DBMS)
adalah satu rangkaian program-program yang mengelola sebuah database dan
menyediakan mekanisme-mekanisme melalui mana jenis-jenis data yang dapat
disimpan, dicari kembali dan diubah (Zulkifli, 2003 : 355). Menurut Al-Bahra,
Sistem Manajemen Database/Database Manajemen System adalah kumpulan atau
gabungan database dengan perangkat lunak aplikasi yang berbasis database.
Tujuan utama dari Database Management System (DBMS) adalah untuk
menyediakan suatu lingkungan yang mudah dan efisien untuk pengunaan,
penarikan dan penyimpanan data dan informasi. Dengan adanya tujuan utama
tersebut maka akan didapatkan keuntungan terhadap sistem pemrosesan berkas,
adapun keuntungannya adalah sebagai berikut (Al-Bahra, 2005 : 130):
1. Integritas data dapat selalu terjaga
2. Independensi data dapat selalu terjaga

3. Konsistensi data dapat selalu terjaga
4. Berbagi data dapat selalu dilakukan oleh setiap user
5. Security data lebih mudah dilakukan
6. Penggunaan data lebih mudah
Didalam Sistem Manajemen Database merupakan koleksi terpadu dari
database dan program-program komputer yang digunakan untuk mengakses dan
memelihara database. Menurut Zulkifli Database adalah kumpulan semua data
yang disimpan dalam satu file atau beberapa file. Dengan database diharapkan
tidak terjadi kelebihan (redudancy) atau duplikasi penyimpanan data yang sama
dalam satu organisasi (2003 : 354).
Definisi lain menurut Al-Bahra Database adalah sekumpulan data store
(bisa dalam jumlah yang sangat besar) yang tersimpan dalam magnetik disk,
optical disk, magnetik drum atau media penyimpanan sekunder lainnya (2005 :
129).
Komponen-komponen dari suatu database antara lain :
1. Field
Sekumpulan byte-byte yang sejenis. Sering disebut dengan istilah atribut.
Atribut merupakan relasi fungsional dari satu object set ke object set yang
lainnya.
2. Record.
Sering disebut tuple. Record sering dinyatakan dengan suatu baris data dalam
suatu relasi. Record terdiri dari kumpulan atribut-atribut, dan atribut-atribut

tersebut saling berkaitan dalam menginformasikan tentang suatu entitas/relasi
secara lengkap.
3. File
Merupakan kumpulan dari record-record yang sejenis dan mempunyai elemen
yang sama, atribut yang sama, namun berbeda-beda data valuenya.
4. Key
Key adalah elemen record yang dipakai untuk menemukan record tersebut
pada waktu akses, atau bisa juga digunakan untuk mengidentifikasikan setiap
entity/record/baris.

Jenis-jenis key :
1. Super Key. Merupakan satu atau lebih atribut dari suatu tabel yang dapat
digunakan untuk mengidentifikasikan entity/record dari tabel secara unik.
2. Candidate Key. Merupakan super key dengan jumlah atribut minimal. Key
jenis ini tidak boleh berisi atribut dari tabel yang lain.
3. Primary Key. Salah satu dari atribut dari candidate key dapat
dipilih/ditentukan menjadi primary key dengan tiga kriteria sebagai berikut :
a. Key tersebut lebih natural untuk digunakan sebagai acuan.
b. Key tersebut lebih sederhana.
c. Key tersebut terjamin keunikannya.
d. Alternate Key. Setiap atribut dari candidate key yang tidak terpilih menjadi
primary key, maka atribut-atribut tersebut dinamakan alternate key.

e. Foreign Key. Merupakan sembarang atribut yang menunjukkan kepada
primary key pada tabel yang lain. Foreign key akan terjadi pada suatu
relasi yang memiliki kardinalitas one to many atau many to many.
f. External Key (Indentifier). Merupakan suatu lexical atribute yang nilai-
nilainya selalu mengidentifikasikan satu object instance.

2.8 PHP dan MySQL
2.8.1 PHP
PHP atau kependekan dari Hypertext Preprocessor adalah salah satu
bahasa pemrograman open source yang sangat cocok atau dikusukan untuk
pengembangan Web dan dapat ditanamkan pada skrip HTML (Hirin dan Virgi,
2011). Bahasa PHP dapat dikatakan menggambarkan beberapa bahasa
pemrograman seperci C, Java, dan Perl sertam mudah untuk dipelajari.
PHP diciptakan untuk mempermudah pengembang web dalam menulis
halaman web dinamis dengan cepat, bahkan lebih dari itu kita dapat
mengeksplorasi hal-hal yang luar biasa dengan PHP. Sehingga dengan demikian
PHP sangat cocok untuk/bagi para pemula, menengah maupun expert sekalipun.
Karena merupakan pemrograman Web server side, program PHP harus
diletakkan di server. PHP merupakan bahasa pemrograman yang bersifat
interpreter, artinya baris-baris program PHP di terjemahkan satu-persatu ke dalam
bahasa mesin dan diproses oleh interpreter PHP menjadi HTML. Sehingga client
yang berupa browser hanya melihat hasil HTML tanpa melihat program PHP di
dalamnya.

Mesin PHP mencari baris-baris yang berada di dalam tag <?php atau <?
dan ?> di dalam halaman HTML, dan menerjemahkannya sehingga Web server
dapat memberikan hasil berupa HTML.
PHP pertamakali ditulis oleh Pak Rasmus Lexdorf, seorang pemuda yang
baru lulus kuliah di Finlandia. Program ini merupakan kumpulan program PERL
yang disederhanakan bernama PHP F1. Karena peminat yang banyak akhirnya
dirilislah PHP menjadi PHP F2, dan dibantu dua orang mahasiswa yang
membuatkan engine untuk PHP yang akhirnya lahir PHP3. dan fersi terbarunya
adalah PHP 4.
Model kerja HTML diawali dengan permintaan suatu halaman web oleh
browser. Berdasarkan URL (Uniform Resource Locator) atau dikenal dengan
sebutan alamat internet,browser mendapatkan alamat dari web
server,mengidentifikasi halaman yang dikehendaki,dan menyapaikan segala
informasi yang dibutuhkan oleh web server.selanjutnya ketika berkas php yang
diminta didapatkan oleh web server,isinya segera dikirimkan ke mesin php dan
mesin inilah yang memproses dan memberikan hasilnya (berupa kode HTML) ke
web server,dan web server akan menyampaikan ke klien.

2.8.2 MySQL
MySQL adalah salah satu perangkat lunak sistem manajemen basis data
(database) SQL atau sering disebut dengan DBMS (Database Management
System) (Hirin dan Virgi, 2011). Berbeda dengan basis data konvensional seperti.
Dat, .dbf, .mdb, MySQL memiliki kelebihan yaitu bersifat multithread, dan multi-

user serta mendukung sistem jaringan. MySQL didistribuasikan secara gratis
dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), namun ada juga versi
komersial bagi kalangan tertentu yang menginginkannya.
Tidak seperti PHP atau Apache yang merupakan software yang
dikembangkan oleh komunitas umum, dan hak cipta untuk kode sumber dimiliki
oleh penulisnya masing-masing, MySQL dimiliki dan disponsori oleh sebuah
perusahaan komersial Swedia yaitu MySQL AB. MySQL AB memegang penuh
hak cipta hampir atas semua kode sumbernya. Kedua orang Swedia dan satu orang
Finlandia yang mendirikan MySQL AB adalah: David Axmark, Allan Larsson,
dan Michael "Monty" Widenius (Achmad Solichin, 2010 : 8).
Dalam perintah MySQL terdapat beberapa perintah, sebagai berikut :
1. Membuat Tabel
Tabel adalah objek utama yang harus ada pada sebuah data base,karena di dalam
table semua data akan di simpan. Posisi table terletak pada sebuah data
base,sehingga pembuatan tabel merupakan sebuah urutan setelah membuat
database . Untuk membuat tabel,perintah yang digunakan adalah :
CREATE TABLE nama_tabel ( table_Field );
2. Menghapus Tabel
Menghapus tabel sama dengan melakukan penghapusan database. Untuk
menghapus tabel, perintah yang digunakan adalah:
DROP TABLE nama_tabel;
3. Menambah Kolom

Untuk menambah sebuah kolom kedalam tabel maka perintah yang digunakan
adalah :
ALTER TABLE nama_tabel;
ADD kolom_baru type (panjang);

4. Menghapus Kolom
Untuk menghapus sebuah kolom kedalam tabel maka perintah yang digunakan
adalah :
ALTER TABLE nama_tabel;
DROP nama _kolom;

5. Memasukkan Data Tunggal
Memasukkan data tunggal merupakan kemampuan MySQL untuk dapat
melakukan input data secara satu per satu. Perintah yang digunakan adalah :
INSERT INTO nama_tabel
kolom_a,kolom_b,.,kolom_n)
VALUES (isi kolom_a,isi kolom_b_.....,isi kolom_n)

6. Memasukkan Data Secara Bersamaan
Untuk mempercepat proses pemasukkan data pada tabel,maka MySQL
mempunyai kemampuan untuk dapat melakukan pemasukkan data secara
bersamaan. Perintah yang digunakan adalah:
INSERT INTO nama_tabel
kolom_a,kolom_b,.,kolom_n)
VALUES
(isi kolom_a,isi kolom_b_.....,isi kolom_n)

7. Merubah Data
Untuk merubah data pada tabel,perintah yang akan digunakan adalah :

$Koneksi = mysql_connect (host,user,password)
UPDATE nama_tabel
SET kolom =data_baru;

8. Menampilkan Data
Perintah yang digunakan untuk menampilkan data adalah SELECT, bentuk
umunya adalah :
a. Menampilkan semua kolom
SELECT*FROM nama_tabel;
b. Menampilkan beberapa kolom
SELECT*FROM nama_tabel=nama_field yang ingin di tampilkan
c. Menampilkan semua kolom
SELECT*FROM nama_tabel;

2.9 Koneksi PHP ke MySQL
Sejumlah fungsi selalu berawalan mysql yang digunakan untuk mengakses
ke database MySQL. Adapun beberapa fungsi connect yang digunakan program
antara lain :
1. Fungsi mysql_connect
Fungsi connect yang perlu diperhatikan adalah nama host,password,dan nama
pemakai (username) yang digunakan untuk melakukan hubungan koneksi ke
database.
Contoh kode sintak,sebagai berikut :

2. Fungsi msql_select_db

Msql_select_db (namadatabase,$koneksi)
$query=mysql_query(select*from nama_tabel,$koneksi)
$array=mysql_fetch_array ($query)
$row=mysql_fetch_row ($query)
Fungsi yang digunakan untuk memilih database yang akan digunakan.
Contoh penulisan, sebagai berikut :

3. Fungsi mysql_query
Fungsi yang digunakan untuk mengambil seluruh query dari isi tabel database.

4. Fungsi mysql _fetch_array
Fungsi yang digunakan untuk mengambil record dan database dan
memasukkannya kedalam array asosiatif, array numeris atau keduanya.

5. Fungsi mysql _fetch_row
Fungsi ini juga hampir sama dengan fungsi mysql _fetch_array,hanya saja array
yang dihasilkan array numeris.

37
BAB III
METODELOGI PENELITIAN

3.1 Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian tugas akhir ini dilaksanakan pada Universitas UBudiyah
Indonesia di Banda Aceh. Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Maret 2012
sampai Juli 2012.

3.2 Alat dan Bahan
Alat dan bahan yang dibutuhkan untuk proyek akhir ini adalah sebagai
berikut:
Tabel 3.1 Alat dan Bahan
No. Hardware Software
1.
2.
3.
Pc/ Laptop
Printer
Scanner
OS Microsoft Windows Profesional XP 2
Software XAMMP Sebagai Web Server
Software Macromedia Dreamweaver 8

3.3 Prosedur Kerja
Menurut Pamoedji (1996:39), prosedur kerja adalah rangkaian dari suatu
tata kerja yang berurut, tahap demi tahap serta jelas menunjukkan jalan atau arus
(flow) yang harus ditempuh dari mana pekerjaan berasal, kemana diteruskan dan
kapan atau dimana selesainya. Dalam rangka penyelesaian tugas akhir ini, adapun

38
Studi Pendahuluan
Indentifikasi Masalah Studi Kepustakaan
Penetapan Tujuan
Pengumpulan Data
Pengolahan Data
ERD
Hasil dan Pembahasan
Wawancara
Observasi
Penulisan Laporan
Pembuatan Aplikasi
Implementasi
Perancangan Jalur pengarsipan surat menyurat pada
Universitas Ubudiyah Indonesia
Flowchart
Surat Masuk
Surat Keluar
prosedur kerja dari pembuatan awal hingga akhir tugas akhir ini dapat dilihat pada
gambar 3.1 dibawah ini.

Gambar 3.1 Skema Prosedur Kerja Penelitian
Prosedur kerja dalam penelitian ini merupakan langkah dalam penyusunan
dan pembuatan laporan tugas akhir. Berdasarkan metode tersruktur yaitu metode
SSAD (Structured Systems Analisis and Design) akan dilakukan suatu
perancangan suatu model dari sistem yang diteliti. Dalam perancangan
Pengarsipan Surat Menyurat di Universitas UBudiyah Indonesia ini, maka
peneliti membuat kerangka penelitiannya sesuai dengan Gambar 3.1 untuk
Mulai

Selesai

39
memperjelas prosedur-prosedur yang dilakukan dari mulai penelitian hingga
selesai.

3.3.1 Studi Pendahuluan
Studi Pendahuluan merupakan awal dari penelitian, bertujuan untuk
mendapatkan masukan yang diperlukan sehingga dapat menjadi acuan pembuatan
dasar aplikasi yang lebih baik untuk dapat menyempurnakan pembuatan tugas
akhir ini. Hal ini dilakukan dengan kegiatan membaca literatur-literatur yang
berkaitan dengan permasalahan yang sedang diteliti, yaitu pengarsipan surat
menyurat berbasis WEB pada Universitas UBudiyah Indonesia.

3.3.2 Studi Kepustakaan
Studi kepustakaan yaitu mencari teori-teori yang telah berkembang dalam
bidang ilmu yang berpengaruh dalam penelitian ini dan mencari metode teknik
penelitian, baik dalam pengumpulan data pengolahan dan menganalisa data.

3.3.3 Identifikasi Masalah
Setelah melakukan penelitian di Universitas UBudiyah Indonesia penulis
melihat pengarsipan surat di TU yang masih menggunakan Hard Copy. Dengan
pengarsipan surat menyurat yang berbentuk Hard Copy, informasi yang
didapatkan sangat ketergantungan pada papan pengumuman universitas. Oleh
sebab itu untuk mengatasi permasalahan di atas, dibutuhkan suatu sistem
informasi kedalam sebuah aplikasi perangkat lunak sehingga dapat menghasilkan

40
pengarsipan surat menyurat yang tertata dengan baik walaupun masih sangat jauh
dari sempurna.

3.3.4 Penetapan Tujuan
Penetapan tujuan yaitu hasil yang ingin dicapai setelah pembuatan aplikasi
pengarsipan yang berbentuk soft copy agar lebih mudah memperoleh informasi
surat yang berada di Universitas UBudiyah Indonesia dengan hanya terkoneksi
oleh intranet Universitas UBudiyah Indonesia.

3.3.5 Pengumpulan Data
Pengumpulan Data merupakan tahap pengambilan data atau sampel yang
berhubungan dengan permasalahan yang sedang dibahas, akan dibuat rancangan
sistem informasinya dan selanjutnya dibuat aplikasi pengarsipannya. Dalam
pengumpulan data tersebut menggunakan teknik-teknik pengumpulan data, yaitu :
a. Wawancara
Wanancara yaitu proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian
dengan cara tanya jawab dengan pihak TU Universitas UBudiyah Indonesia
yang berkaitan dengan permasalahan yang sedang diteliti yaitu pengarsipan surat
menyurat pada universitas.
b. Observasi
Observasi yaitu pengumpulan data dengan mengadakan peninjauan
langsung terhadap sistem yang sedang berlaku sehingga kita mendapatkan data
yang aktual dari hasil penelitian yang dilakukan.

41
3.3.6 Pengolahan Data
Merupakan proses transformasi seluruh data yang diterima untuk diolah
sehingga menghasilkan keluaran yang diinginkan yaitu hasil pengarsipan surat
yang berbentuk soft copy, perancangan ini dikembangkan dengan menggunakan
database MySQL dan bahasa PHP sebagai media pembuatan tampilan aplikasi.

3.3.7 Perancangan Jalur Pengarsipan Surat Menyurat pada Universitas
UBudiyah Indonesia
Perancangan jalur pengarsipan merupakan proses pengelolaan atau
perancangan jalur pengarsipan surat - menyurat yang akan dibuat hingga
memasuki database atau pengarsipan.

3.3.7.1 Flow Chart
Merupakan bagan yang menunjukkan jalur di dalam pengarsipan surat
menyurat pada Universitas UBudiyah Indonesia secara prosedural. Berikut ini
bagan atau diagram jalur sistem pengarsipan surat menyurat:

42
STAR
SURAT MASUK
TATA USAHA
REKTOR
DISPOSISI
ARSIP
END

Gambar 3.2 Flowchart Proses Surat Masuk

43
START
SURAT KELUAR
TATA USAHA
BAK
REKTOR
KIRIM
ARSIP
END

Gambar 3.3 Flow Chart Proses Surat Keluar

44
START
SURAT KELUAR
AKADEMIK
KA. PRODI
KIRIM
ARSIP
END

Gambar 3.4 Flow Chart Proses Surat Keluar Prodi

45
3.7.2 ERD
Entity Relational Diagram (ERD) adalah diagram yang memperlihatkan
entitas-entitas yang terlibat dalam suatu sistem serta hubungan-hubungan (relasi)
antar entitas tersebut. Berlainan dengan model objek, tekanan utama pada ERD
adalah table-tabel yang merepresentasikan relasi antar entitas itu sendiri. Kesatuan
relasi sistem dapat diketahui dari item data yang menghubungkan suatu arsip ke
arsip lain. Sedangkan data yang direalisasikannya didapat dari hasil analisa
kebutuhan informasi yang tergambar pada dokumen masukan dan keluaran,
dimana selanjutnya dari data tersebut ditentukan entitas serta relasinya yang
ditunjukkan dengan model relasi.

Gambar 3.5 Simbol ERD
Kerelasian antar entitas dapat dikelompokkan dalam 3 jenis, yaitu:
1. Satu ke satu (One To One)
2. Satu ke banyak (One To Many)
3. Banyak ke banyak (Many To Many)
ERD merupakan pemodelan konseptual yang mendeskripsikan hubungan
antara penyimpanan. ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan
hubungan antar data, karena hal ini relatif kompleks. ERD dapat menguji model
dengan mengabaikan proses yang harus dilakukan. ERD menggunakan sejumlah

46
notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data, pada
dasarnya ada 3 macam simbol yang digunakan yaitu :
1. Entitas : adalah suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan
pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan
dibuat. Entitas digambarkan dalam bentuk persegi empat.
2. Atribut : Entitas mempunyai elemen yang disebut atribut, dan berfungsi
mendeskripsikan karakter entitas. Setiap ERD bisa terdapat lebih dari satu
atribut. Entitas digambarkan dalam bentuk ellips.
3. Hubungan : Relationship; sebagaimana halnya entiti maka dalam hubunganpun
harus dibedakan antara hubungan atau bentuk hubungan antar entiti dengan isi
dari hubungan itu sendiri. Relationship digambarkan dalam bentuk intan
(diamonds).
Untuk menganalisa struktur sistem informasi yang penulis rancang, maka
gambaran yang akan penulis kemukakan dapat divisualisasikan dalam bentuk
Entity Relationship Diagram (ERD). Tabel relasi pengarsipan surat menyurat
Jurusan Fisika dapat dilihat pada halaman lampiran laporan ini.

3.3.8 Pembuatan Aplikasi
Pembuatan aplikasi pengarsipan pada Jurusan Teknik Informatika
menggunakan Macromedia Dreamweaver 8, sebagai pendukung untuk pembuatan
tampilan aplikasi dan sours code php. Aplikasi ini dijalankan dengan menggunkan
web server XAMMP, karena dalam paket XAMPP telah komplit untuk sebuah
web server.

47
Proses pembuatan aplikasi ini berlangsung setelah dilakukan penelitian
bagaimana pengolahan data yang diinginkan.

3.3.9 Implementasi
Implementasi yaitu proses penerapan dan pengujian aplikasi pengarsipan
surat menyurat pada Universitas UBudiyah Indonesia. Proses ini dilakukan
setelah aplikasi selesai dengan segala manajemen pengarsipan.

3.3.10 Hasil dan Pembahasan
Hasil dan pembahasan merupakan pembahasan tentang hasil yang telah
dicapai selama pembuatan aplikasi yang berbasis WEB pada Universitas
UBudiyah Indonesia.

3.3.11 Penulisan Laporan
Penulisan laporan yaitu proses akhir penulisan yang berbentuk sebuah
laporan yang bertujuan sebagai referensi untuk pembuatan aplikasi yang berbasis
WEB.

48
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Uraian Umum Aplikasi Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat
Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat Universitas UBudiyah Indonesia
adalah suatu sistem manajemen Surat-menyurat pada Universitas UBudiyah
Indonesia yang harus disimpan/diarsipkan. Semakin lama, surat-surat yang harus
diarsipkan juga semakin banyak dan beragam jenisnya. Oleh karena itu diperlukan
manajemen kearsipan yang baik, cepat dan efisien.
Dengan menggunakan teknologi informasi yang tepat dan baik,
keuntungan yang didapat adalah:
1. Proses pengolahan arsip menjadi lebih mudah dan cepat.
2. Proses pencarian data cepat
3. Dokumentasi rapi
4. Proses pencarian mudah
Sistem informasi ini berbasis web yang dapat diakses oleh mahasiswa
sebagai user umum tanpa harus melakukan login, Admin sebagai user yang
mempunyai hak penuh dalam pengelolaan aplikasi arsip surat ini, dan dosen serta
karyawan sebagai user yang dapat menerima informasi surat masuk dan dapat
melakukan disposisi apabila surat tersebut ditujukan kepada user tersebut. User
admin, dosen dan karyawan harus melakukan login terlebih dahulu untuk
mengakses aplikasi ini.

49
4.2 Struktur Tabel Database
Pembuatan aplikasi database pengarsipan surat menyurat Universitas
UBudiyah Indonesia dalam pengimplementasiannya membutuhkan beberapa
tahapan untuk bisa digunakan dalam sebuah aplikasi WEB yakni mulai dari
pembuatan database yang kemudian dilanjutkan dengan pembuatan tabeltabel
yang terdapat didalam database. Pada program pengarsipan surat menyurat
Universitas UBudiyah Indonesia penulis memberi nama database dengan nama
dbarsip2 dengan tabel diatas database yang dihasilkan dari skema relasi yakni
mulai Login, surat, surat masuk, surat keluar, posisi surat, tujuan surat, list surat,
surat, posisi dan biodata user.
Setelah merealisasikan database dan tabel tahapan berikutnya adalah
pengenalan karakter yang digunakan untuk dapat memasukan data sesuai dengan
karakter data yang akan di input ke dalam table.

4.2.1 Tabel Login User
Tabel login merupakan tabel yang digunakan untuk penyimpanan semua
data user dan password dari masing masing user, dengan primary key nya nip.
Tabel login dapat dilihat pada tabel 4.1 dibawah ini.
Tabel 4.1 Login Administrator, Rektor dan User
No. Nama field Tipe Lebar Keterangan
1. Nip Varchar 15 Nip Dosen
2. User Varchar 20 User Login
3. Password Varchar 15 Password Login
4. Hak Varchar 12 Jenis Hak akses

50
4.2.2 Surat
Tabel surat merupakan tabel yang berhubungan dengan segala jenis surat
yang akan dikeluarkan oleh bagian TU Universitas dengan primary key id_prodi.
Tabel jenis surat dapat dilihat pada tabel 4.2 dibawah ini.
Tabel 4.2 Surat
1 id_surat Varchar 20 Id surat keluar
2 jenis_surat Varchar 50 Jenis surat keluar

4.2.3 Kode Surat
Tabel kode surat yaitu tabel yang berkaitan dengan kode surat prodi, yang
membedakan antara hubungan surat dengan primary key kode_surat. Tabel kode
surat dapat dilihat pada tabel 4.3 dibawah ini.
Tabel 4.3 Kode Surat
1 kode_surat Varchar 20 Kode surat keluar
2 hub_surat text - Hubungan surat

4.2.4 Surat Masuk
Surat masuk merupakan tabel yang berkaitan dengan segala yang berkaitan
surat masuk pada Universitas UBudiyah Indonesia dan yang menjadi primary key
yakni kode_prodi. Tabel surat masuk dapat dilihat pada tabel 4.4 yang
ditunjukkan dibawah ini.

51
Tabel 4.4 Surat Masuk
1. kode_prodi Varchar 25 Id prodi
2. tgl_terima Date - Tanggal penerimaan surat
3. no_asal Varchar 50 No surat masuk
4. tgl_sm Date - Tanggal surat masuk
5. hal_sm Varchar 30 Perihal surat masuk
6. asal_sm Varchar 50 Asal surat masuk
7. tujuan_sm Varchar 30 Tujuan surat masuk
8. isi_sm Long text - Isi ringkas surat masuk
9. memo_yayasan Long text - Memo untuk dosen
10. status_disposisi Enum - Status disposisi surat masuk
11. lampiran Varchar 20 Lampiran surat masuk

4.2.5 Surat keluar
Surat keluar yakni semua yang berkaitan dengan surat yang dikeluarkan
oleh Jurusan Fisika dan yang menjadi primary key no_prodi. Tabel surat keluar
diperlihatkan pada tabel 4.5 dibawah ini.
Tabel 4.5 Surat Keluar
1. no_prodi Varchar 10 No prodi
2. no_sk Varchar 15 No surat keluar

52
3. kode_sk Varchar 5 Kode surat keluar
4. tgl_sk Date - Tanggal surat keluar
5. hal-sk Varchar 20 Perihal surat keluar
6. tujuan_sk Varchar 30 Alamat tujuan surat keluar
7. isi_sk Longtext 100 Isi ringkas surat keluar
8. hub_surat text - Hubungan surat
9. hub_no_agenda Varchar 30 Hubungan surat agenda
berikut
10. lampiran Varchar 20 Jumlah lampiran surat keluar

4.2.6 Posisi
Posisi surat yakni diposisikan surat yang telah masuk Universitas
UBudiyah Indonesia untuk diteruskan kepada setiap dosen Universitas
UBudiyah Indonesia atau hanya sebagai tembusan. Tabel disposisi dapat dilihat
pada tabel 4.6 dibawah ini.
Tabel 4.6 Disposisi Surat
1. no_prodi Varchar 15 Status mengenai surat masuk
2. nip Varchar 50 No prodi

53
4.2.7 List Surat
List surat yaitu tabel yang berkaitan dengan dengan semua hasil ketikan
untuk surat keluar Universitas UBudiyah Indonesia. Tabel list surat dapat dilihat
pada tabel 4.7 dibawah ini.
Tabel 4.7 List Surat
1. jenis_surat Varchar 15 Jenis surat keluar
2. no_surat Varchar 15 No surat
3. kode_surat Varchar 5 Kode surat keluar
4. isi_ringkas Long Text - Isi surat keluar

4.2.8 Data Prodi
Prodi merupakan tabel yang berkaitan dengan penataan nomor prodi, data
prodi sehingga nomor surat masuk dan keluar pada prodi tertata baik. Tabel prodi
dapat dilihat pada tabel 4.8 dibawah ini.
Tabel 4.8 Data Prodi
1. kode_prodi Varchar 15 Kode prodi
2. nama_prodi Varchar 40 Nama prodi
3. status_prodi Varchar 30 Status Akreditasi

54
4.2.9 Pendaftaran
Pendaftaran merupakan tabel yang berkaitan dengan data mahasiswa untuk
permintaan pembuatan surat kepada pihak pengajaran, seperti surat aktif kuliah,
surat non aktif kuliah, surat KP, surat penelitian dan sebagainya. Tabel
pendaftaran dapat dilihat pada tabel 4.9 dibawah ini.
Tabel 4.9 daftar
1. nama_mahasiswa Varchar 40 Nama Mahasiswa
2. nim_mahasiswa Varchar 15 NIM Mahasiswa
3. kode_prodi Varchar 15 Prodi
4. id_surat Int 4 Jenis surat

4.2.10 Biodata User
Biodata user merupakan tabel yang berkaitan dengan biodata dosen dan
karyawan, hal ini diperlukan untuk mempermudah dalam memposisikan user
untuk surat masuk. Tabel biodata user dapat dilihat pada tabel 4.10 dibawah ini.
Tabel 4.10 Biodata user
1. id_user Varchar 10 Id user
2. nama_user Varchar 25 Nama user
3. status_user Enum - Posisi user sebagai...

55
4.3 Implementasi FormDatabase
Form yang telah di implementasikan dari aplikasi pengarsipan surat
menyurat Universitas UBudiyah Indonesia yakni :

4.3.1 Menu Utama
Menu utama merupakan tampilan awal ketika para pengunjung WEB
pengarsipan surat Universitas UBudiyah Indonesia ingin menggunakannya.
Tampilan awal ini hanya memperlihatkan home yang berisikan tampilan
informasi-informasi terbaru yang berkaitan dengan arsip surat serta pengumuman
yang berkaitan dengan surat menyurat untuk mahasiswa Universitas UBudiyah
Indonesia. Menu request yang berfungsi sebagai form untuk permintaan
mahasiswa dalam proses pembuatan surat yang berkaitan dengan kampus.
Gambar 4.1 menunjukkan tampilan menu utama pengaksesan website ini.

Gambar 4.1 Halaman Utama WEB

56
Menu login dapat diakses user yaitu rektor, dosen, karyawan untuk form
disposisi surat serta informasi surat masuk yang ditujukan kepadanya dan
informasi surat keluar, serta admin yang berfungsi sebagai pengelola penuh dalam
pengarsipan surat menyurat Universitas UBudiyah Indonesia.

4.3.2 Menu Request
Menu request, seperti yang telah dijelaskan sedikit pada sub bab 4.3.2
dapat diakses oleh mahasiswa yang ingin membuat surat yang berkaitan dengan
kampus. Pada tampilan menu request, mahasiswa bisa langsung mengisi data-data
yang diperlukan untuk membuat surat yang diinginkan mahasiswa. Berikut pada
gambar 4.2 dapat dilihat tampilan halaman request ketika data belum diisi untuk
permintaan pembuatan surat. Sedangkan pada gambar 4.3 merupakan tampilan
ketika data telah diisi.

Gambar 4.2 Halaman Request

57

Gambar 4.3 Halaman Request Data Telah Diisi

4.3.3 Login
Pada menu Login, terdapat 2 jenis pengguna yaitu login admin yang dapat
mengelola penuh website pengarsipan surat ini, serta login user yaitu dosen,
karyawan yang hanya dapat mengetahui informasi surat masuk, surat keluar,
penyimpanan, surat penting, serta disposisi surat. Gambar 4.4 memperlihatkan
tampilan akses login pada website ini.

Gambar 4.4 Halaman Login

58
4.3.4 Menu Utama Administrator
Menu utama administrator yakni menu yang akan tampil ketika login
administrator berhasil dilakukan. Dalam menu utama administrator terdapat
beberapa menu input untuk melakukan pengarsipan surat. Gambar 4.5
memperlihatkan tampilan utama administrator.

Gambar 4.5 Menu Utama Administrator

4.3.5 Menu Utama User
Setelah login sebagai user (dosen, karyawan) maka tampilan menu
utamanya dapat dilihat pada gambar 4.6. Pada menu utama user, akan
ditampilkan menu-menu yang berisikan informasi surat masuk, surat keluar, surat
penting, pentimpanan, data user, dan log out.

59

Gambar 4.6 Halaman Utama User

4.3.6 Input Data Surat Masuk
Pada halaman ini merupakan halaman akses admin yang memiliki tool-
tool untuk penginputan data surat masuk. Gambar 4.7 memperlihatkan tampilan
input surat masuk.

Gambar 4.7 Halaman Input Data Surat Masuk

60
4.3.7 Input Data Surat Keluar
Ini merupakan tampilan halaman akses admin untuk menginput data surat
keluar. Tampilan input surat keluar dapat dilihat pada gambar 4.8 dibawah ini.

Gambar 4.8 Halaman Input Data Surat Keluar

4.3.8 Input Data Penyimpanan
Pada halaman ini merupakan akses admin untuk menginput data tempat
penyimpanan surat. Ini merupakan informasi letak surat hardcopy yang diarsipkan
di lemari. Tampilan input data penyimpanan dapat dilihat pada gambar 4.9.

Gambar 4.9 Halaman Input Data Tempat Penyimpanan Surat

61
4.3.9 Input User
Ini merupakan halaman akses admin yang berfungsi untuk menginput
data-data user. Pada halaman ini data user baru dapat ditambahkan atau perubahan
data user. Tampilan input data user dapat dilihat pada gambar 4.10 dibawah ini.

Gambar 4.10 Halaman Input Data User
4.4 Sosialisasi Aplikasi
Sosialisasi aplikasi merupakan tahapan pengujian untuk menerapkan
aplikasi pengarsipan surat menyurat Universitas UBudiyah Indonesia secara
online atau intranet. Pada tahapan ini aplikasi yang telah selesai di buat,
diletakkan pada server Universitas UBudiyah Indonesia.

62
BAB V
KESIMPULAN

5.1 Kesimpulan
Dari hasil pembuatan Aplikasi Arsip Surat Menyurat ini dapat diambil
kesimpulan sebagai berikut :
1. Aplikasi ini dijalankan di bagian TU Universitas UBudiyah Indonesia.
Hasil yang diperoleh, bagian peangarsipan sangat terbantu dengan aplikasi
ini dalam hal pencarian surat, pembuatan surat untuk mahasiswa serta
penginputan surat masuk dan surat keluar.
2. Aplikasi ini sangat membantu mahasiswa, yaitu mahasiswa dapat
melakukan proses permintaan pembuatan surat melalui aplikasi ini kepada
pihak akademik tanpa harus mendatangi pihak akademik langsung.
3. Karena aplikasi ini berbasis intranet atau internet, maka memudahkan
mengakses aplikasi ini di semua PC di lingkungan Universitas UBudiyah
Indonesia atau dimanapun.

5.2 Saran
Aplikasi ini masih jauh dari kesempurnaan karena keterbatasan penulis
dalam penguasaan ilmu PHP dan Mysql, sehingga penulis berharap :
1. Didalam pembuatan Aplikasi dengan menggunakan Dreamweaver 8, PHP
script dan database mySQL ini diharapkan kita harus teliti dan jeli dalam
proses pembuatannya karena script yang kita ketik bisa ada yang kurang.

63
2. Diharapkan desain aplikasi arsip surat menyurat yang sudah ada ini dapat
dikembangkan lagi, sehingga desain nantinya dapat di browser pada tools
apapun dengan tampilan yang menarik sesuai desain.
3. Aplikasi ini hendaknya dikembangkan lagi dengan pembangunan sms
gateway sehingga dapat terhubung langsung melalui mobile.

64
DAFTAR PUSTAKA

Andri Kristanto. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya.
Yogyakarta: Gava Media

Barthos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara

Fathansyah. 2001. Basis Data. Bandung: CV. Informatika

Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran. Yokyakarta : Modern Liberty

Herijanto, Pudji. 1994. Modul Manajemen Kearsipan. Malang: Politeknik
Universitas Brawijaya Malang

Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan
Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi

Jogiyanto, HM. 2002. Analisis dan Desain system Informasi. Yogyakarta: Andi

Kristanto, Harianto. 2004. Konsep dan Perancangan Database. Yogyakarta: Andi

Pamoedji, S. 1996. Tata Kerja Organisasi. Jakarta : Bina Aksara.

Sedarmayanti.1997. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Semarang: CV.
Mandar Maju.

Virgi, Hirin. 2011. Cepat Mahir Pemrograman Web Dengan PHP dan MySQL.
Jakarta: PT Prestasi Pustakaraya

65
Id_surat
Jenis_surat
Surat
Proses
Isi_Ringkas Jenis_surat No. Surat Kode_surat*
List_Surat
Proses
Surat_Keluar
tertanda
perihal
lamp
thn_surat
no_surat
kode_surat
No_jurusan*
Isi_ringkasan
tanggal
tanda_tangan
Tujuan_surat
Bulan
Tahun
Proses Jurusan
No_jurusan Report_surat
Proses
Kode_surat
Kode_surat Hub_surat
Proses
Surat_Masuk
Proses
Alamt_Pengirim
Asal_surat
Status
Perihal
Tanggal_k
No_jurusan*
No_asal
Memo_kajur
Isi_ringkas
Tahun_d
Bulan_d
Tahun_t
Bulan_t
Tanggal_d
Tanggal_t
Tahun_k
Bulan_k
Posisi
No_jurusan* NIP
Proses
Biodata_dosen
Nip
Nama_dosen
Proses Login_user
Nip
User Pass
Hak
LAMPIRAN ERD ARSIP SURAT MENYURAT
1
1
n
n
n n
1
1
1
1
1
1
1 n
n
n

BIODATA

1. Nama Lengkap Junidar
2. Tempat /Tgl Lahir Banda Aceh, 16 Juni 1987
3. IPK 3,4
4. Status Single
5. Tahun Masuk 2010
6. TA. Ajaran/Smester Proposal 2012/IV
7. Tempat Asal Banda Aceh
8. Alamat Sekarang Jln. Rawa Sakti No. 88 Peuniti
9. No. Tlp/HP 085760013045
10. Berat Badan 50
11. Tinggi Badan 150
12. Ketrampilan Khusus -
13. Hobby Menulis, Membaca

IDENTITAS ORANG TUA
1. Nama Ayah Usman Ibrahim (Alm)
2. Nama Ibu Jauhari (Almh)
3. Alamat Rumah Jl. Rawa Sakti No. 88 Peuniti Banda Aceh
4. No. Tlp/Hp -
5. Usaha Sampingan Ortu -
6. Pekerjaan Ayah -
7. No. Tlp/Hp -

8. Alamat Jl. Rawa Sakti No. 88 Peuniti Banda Aceh
9. Pekerjaan Ibu -
10. No. Tlp/Hp -
11. Alamat Jl. Rawa Sakti No. 88 Peuniti Banda Aceh


( JUNIDAR )

Perancangan Sistem Informasi Arsip Surat

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi:

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Deskripsi:

Hak Cipta:

Format Tersedia

Perancangan Sistem Informasi Arsip Surat

Diunggah oleh

Deskripsi:

Hak Cipta:

Format Tersedia

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT

MENYURAT DI UNIVERSITAS UBUDIYAH INDONESIA

Anda mungkin juga menyukai