BAB III Pembahasan Pelaksanaan Kerja Praktek

BAB III
PEMBAHASAN PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK
3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek
Penulis melakukan kerja praktek di PT. Indosat Tbk Regional Jawa Barat
mulai tanggal 1 Juli sampai dengan 31 Juli 2008 penulis ditempatkan di bagian
akuntansi untuk membantu bagian account payable dalam mengerjakan kegiatan
se!ari"!ari #ang ada di perusa!aan. Penulis terlebi! da!ulu mendapat pengara!an dan
penjelasan dari pembimbing perusa!aan.$asil pelaksanaan kerja praktek ini penulis
mengambil sebua! judul lapora #aitu Prosedur %tas Pengeluaran &as 'ntuk 'ang
(uka )Cash Advance* dan Pertangungjawaban )Settlement* di PT. I+,-.%T Tbk
R/0I-+%1 J%2% B%R%T.
3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek
.esuai dengan Program &erja Praktek 3akultas /konomi 'ni4ersitas
&omputer Indonesia maka penulis melaksanakan kerja paraktek di PT. Indosat Tbk
Regional Jawa Barat mulai tanggal 1 Juli sampai dengan 31 Juli 2008.
Teknis pelaksanaan &erja Praktek #ang dilakukan penulis adala! dengan 5ara
mengumpulkan data"data di bagian akuntansi untuk membantu bagian account
payable sebelumn#a penulis diberikan kesempatan ole! pembimbing perusa!aan
untuk melakukan &erja Praktek terlebi! da!ulu kemudian menentukan apa saja #ang
16
BAB III Pembahasan Pelaksanaan Kerja Praktek
dibutu!kan ole! penulis dalam penu#usunan laporan &erja Praktek setela! itu pi!ak
perusa!aan memberikan data"data #ang dibutu!kan ole! penulis untuk pen#usunan
laporan &erja Praktek.
%dapun teknik pelaksanaan kegiatan penulis dalam melakukan &erja Praktek
di PT. Indosat Tbk Regional Jawa Barat adala! sebagai berikut 7
1. (endapatkan penjelasan tentang tata tertib kerja praktek. Penjelasan tersebut
diperole! dari pembimbing &erja Praktek di PT. Indosat.
2. Pembuatan absensi )untuk ma!asiswa kerja praktek*
3. (endapatkan penjelasan umum tentang perusa!aan.
a. Penjelasan umum tentang kepegawaian dan struktur organisasi PT.
Indosat Tbk Regional Jawa Barat. In8ormasi dan penjelasan tersebut
diperole! dari pembimbing kerja praktek.
b. In8ormasi singkat mengenai sejara! umum perusa!aan. In8ormasi
tersebut diperole! dari pembimbing kerja praktek.
9. Perkenalan dengan para sta8 dan kar#awan Bagian %kuntansi )Account
Payable*.
:. (elakukan obser4asi mengenai keadaan atau kondisi tempat kerja praktek.
;. (endapatkan pengara!an dan bimbingan mengenai prosedur pengluaran kas
untuk uang muka dan pertanggungjawaban di PT. Indosat Tbk Regional Jawa
Barat. Pengara!an dan bimbingan tersebut diperole! dari pembimbing kerja
praktek.
6. (elakukan penge5ekan kelengkapan dokumen pengajuan 'ang &as.
18
BAB III Pembahasan Pelaksanaan Kerja Praktek
8. (enginput data users #ang mengajukan uang muka dan membuat 8orm
permo!onan.
<. (elakukan la#anan dalam merealisasikan pengeluaran kas untuk uang muka.
10. (enginput data users )kar#awan*.
Pelaksanaan kerja praktek #ang dilakukan penulis disesuaikan dengan
kebutu!an dan kepentingan perusa!aan k!ususn#a Bagian %kuntansi.
1.3 Pea!a"asan Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek
3.3.1 Landasan Te#ri
,alam setiap kegiatann#a perusa!aan memerlukan prosedur sistem in8ormasi
#ang baik agar dapat mengurangi ke5urangan #ang mungkin saja terjadi dan tentu
untuk mengurangi kesala!an pen5atatan sistem tersebut lebi! baik diran5ang se5ara
terkomputerisasi.
.istem in8ormasi berbasis komputer menurut Bodnar da $opwood dalam
bukun#a .istem In8ormasi %kuntansi mende8inisikan 7
$Adala" s%at% k%&%lan &erangkat keras 'hardware( dan &erangkat
l%nak 'software( )ang diran*ang %nt%k eng%!a" data enjadi
in+#rasi )ang !eran+aat !agi &engg%nan)a, sedangkan siste
in+#rasi ak%ntansi da&at dide+inisikan se!agai siste !er!asis )ang
diran*ang %nt%k eng%!a" s%at% data ak%ntansi enjadi se!%a"
in+#rasi-.
'2..3/01(
1<
BAB III Pembahasan Pelaksanaan Kerja Praktek
3.3.1.1 Pengertian Kas
,alam P.%& +o. 2 paragra8 93 meng!aruskan perusa!aan untuk
mengungkapkan komponen kas dan setara kas serta !arus men#ajikan rekonsiliasi
jumla! tersebut dalam laporan arus kas dengan pos #ang sama dengan pos #ang ada
di nera5a. -le! karena itu penting untuk mema!ami se5ara jelas tentang de8inisi kas
#ang dimaksud dalam laporan ini.
,alam Statement Of Financial Accounting Standard +o. <: 3%.B
men#atakan ba!wa suatu laporan arus kas !arus menjelaskan selisi! #ang terjadi
antara saldo awal dan saldo ak!ir serta setara kas )cash equivalent*. $al ini berarti
dalam laporan kas kas memiliki pengertian #ang lebi! luas #ang tidak !an#a terbatas
pada saldo kas #ang tersedia di perusa!aan )cash on hand* dan kas di bank tetapi
juga termasuk perkiraan"perkiraan #ang dikenal sebagai setara kas )cash equivalent*.
,alam laporan ini menurut .o8#an .#ari8 $ara!ap dalam bukun#a %nalisa
&ritis %tas 1aporan &euangan mende8inisikan 7
$Kas adala" %ang dan s%rat !er"arga lainn)a )ang da&at di%angkan
setia& saat serta s%rat !er"arga lainn)a )ang sangat lan*er )ang
een%"i s)arat setia& saat da&at dit%kar enjadi kas, tanggal jat%"
te&#n)a sangat dekat. Ke*il resik# &er%!a"an nilai )ang dise!a!ka
&er%!a"an tingkat !%nga.-
'2.../223(
20
BAB III Pembahasan Pelaksanaan Kerja Praktek
.edangkan menurut ,wi Prastowo dan Ri8ka Juliant# dalam bukun#a %nalisa
1aporan &eungan adala! 7
$Kas er%&akan k#nse& dana )ang &aling !erg%na, karena ke&%t%san
&ara in4est#r, kredit#r dan &i"ak lainn)a ter+#k%s &ada &enilaian ar%s
kas diasa datang.-
'2..2 / 35(
,alam laporan ini menurut .o8#an .#a8ri $ara!ap dalam bukun#a %nalisa
&ristis %tas 1aporan &euangan mende8inisikan 7
$Kas adala" %ang dan s%rat !er"arga lainn)a )ang da&at di%angkan
setia& saat serta !er"arga lainn)a )ang sangat lan*ar )ang een%"i
s)arat setia& saat da&at dit%kar enjadi kas, tanggal jat%" te&#n)a
sangat dekat. Ke*il resik# &er%!a"an nilai )ang dise!a!kan &er%!a"an
tingkat !%nga.-
'2..1/223(
.edangkan menurut ,wi Prastowo dan Ri8ka Juliant# dalam bukun#a %nalisa
1aporan &euangan adala! 7
$Kas er%&akan k#nse& dana )ang &aling !erg%na, karena ke&%t%san
&ara in4est#r, kredit#r dan &i"ak lainn)a ter+#k%s &ada &enilaian ar%s
kas di asa datang.-
'2..2 / 35(
21
BAB III Pembahasan Pelaksanaan Kerja Praktek
,ari de8inisi diatas dapat ditarik kesimpulan ba!wa kas merupakan konsep
dana #ang berbentuk uang atau surat ber!arga #ang berguna bagi para in4estor dan
kreditor untuk penilaian di masa #ang akan datang.
3.3.1.2 Pengertian Pertangg%ngja6a!an 'Settlement(
Pertanggungjawaban merupakan suatu konsep penting dalam akuntansi #ang
dikembangkan dalam rangka meningkatkan kapasitas akuntansi manajemen
se!ubungan dengan 8ungsin#a sebagai alat Bantu manajemen.
(enurut (ul#adi dalam buku =%kuntansi (anajemen &onsep (an8aat dan
Reka#asa> mende8inisikan 7
$Siste ak%ntansi &ertangg%ngja6a!an 6r%&akan et#de
&engendalian !ia)a )ang akan dike!angkan ke%dian setela" siste
!ia)a standar. Bia)a dala siste ak%ntansi &ertangg%ngja6a!an
di"%!%ngkan dengan anajer )ang eiliki 6e6enang %nt%k
engk#ns%si s%!er da)a-.
'2.../2.1(
(enurut $ansen (owen =%kuntansi (anajemen> #ang diterjama!kan ole!
%n5ella %. $ermawan (.B.% mende8inisikan7
$Ak%ntansi &ertangg%ngja6a!an adala" siste )ang engg%nakan
!er!agai "asil )ang di*a&ai #le" setia& &asar &ertangg%ngja6a!an
en%r%t in+#rasi )ang di!%t%"kann &ara anajer eng#&erasikan
&%sat &ertangg%ngja6a!an ereka-.
'2.../03(
22
BAB III Pembahasan Pelaksanaan Kerja Praktek
,ari de8inisi diatas dapat disimpulkan ba!wa sistem akuntansi
pertanggungjawaban merupakan suatu sistem akuntansi #ang disusun menurut
struktur organisasi #ang digunakan dalam perusa!aan dimana dalam struktur
organisasi tersebut terdapat pusat"pusat pertanggungjawaban se!ingga pengumpulan
dan pelaporan bia#a dan pendapat baik #ang berupa ren5ana ataupun #ang
sesunggu!n#a terjadi dapat dilakukan menurut tingkat manajemen organisasi.
3.3.1.3 Pengertian Pr#sed%r
(enurut (ul#adi dalam bukun#a =.istem %kuntansi> mende8inisikan 7
$Pr#sed%r adala" s%at% %r%tan kegiatan krelikal, !iasan)a eli!atkan
!e!era&a #rang dala sat% de&arteen ata% le!i", )ang di!%at %nt%k
enjain &enangg%gan se*ara seraga transaksi &er%sa"aan )ang
terjadi !er%lang7%lang-.
'2..1/2(
(enurut %?!ar .usanto dalam bukun#a =.istem In8ormasi &onsep dan
Pengembangan Berbasis &omputer> mende8inisikan 7
$Pr#sed%r adala" rangkaian akti4itas ata% kegiatan )ang dilak%kan
se*ara !er%lang7%lang dengan *ara )ang saa-.
'2..5/205(
(aka dari de8inisi diatas dapat disimpulakan ba!wa prosedur adala! uraian
kegiatan atau akti4itas #ang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau
lebi! #ang dilakukan se5ara berulang"ulang dengan 5ara #ang sama.
23
BAB III Pembahasan Pelaksanaan Kerja Praktek
3.3.1.5 Pengertian 8ang M%ka 'Cash Advance(
2areen dkk )200:* menulis dalam bukun#a =Pengantar %kuntansi> edisi 21
mende8inisikan 7
$8ang %ka er%&akan &#s )ang &ertaa kali di*atat se!agai akti4a
teta&i di"ara&kan enjadi !e!an dike%dian "ari ata% selaa #&erasi
n#ral !isnis di s%at% &er%sa"aan-.
'2..2/153(
,ari de8inisi diatas uang kas dapat disimpulkan ba!wa uang muka adala!
pemba#aran dimuka #ang pertama kali di5atat sebagai akti4a tetapi masi! menjadi
beban.
3.3.1.2 Pengertian Pengel%ran Kas
Proses bisnis account payable menurut Bodnar dan $opwood berkaitan
dengan pengeluaran kas dimana bagian account payable mengakses dokumen #ang
diperlukan untuk mendukung pengeluaran kas dokumen tersebut tela! di telaa! lalu
disertakan juga dokumen kelengkapann#a dan diproses untuk men#aipkan sebua!
voucher. Account payable memulai pemrosesan pemba#aran #ang meliputi
per!itungan jumla! #ang jatu! tempo. Voucher diposting ke buku besar account
payable, lalu voucher #ang disetujui diteruskan kebagian pengeluaran kas. Bagian
pengeluaran kas mengontrol pengeluaran 5ek tersebut seperti !aln#a pengeluaran
tunai. Biasan#a 5ek digunakan untuk ma#oritas pengeluaran #ang besar. &onsep
dana pemba#aran untuk uang muka tidak dibatasi untuk 5ontrol kas ke5il. ,ana
29
BAB III Pembahasan Pelaksanaan Kerja Praktek
pemba#aran di muka adala! dana #ang dipeli!ara pada jumla! tertentu #ang tela!
ditentukan sebelumn#a ole! perusa!aan.
,alam sistem account payable diperlukan pengendalian dalam !al
pengeluaran kasn#a.
(enurut (ars!al dan Paul =.istem In8ormasi %kuntansi> mengatakan ba!wa
$Sikl%s &engel%aran adala" s%at% rangkaian kegiatan !isnis dan
#&erasi#nal &er#sesan data terkait )ang !er"%!%ngan dengan
&e!elian serta &e!a)aran !arang dan jasa.
'2..2/131(
(enurut &rismiaji =.istem In8ormasi %kuntansi> mengatakan ba!wa !al"!al
#ang !arus diper!atikan dalam pengendalian pengeluaran kas adala! 7
1( 9t#risasi transkasi
:iana !agian account payable "ar%s eng#t#risasi &engel%aran kas,
dan !agian ke%angan en)et%j%in)a.
2( Pengaanan ter"ada& *ek
;ek "ar%s di!%at atas dasar &aket voucher, *ek "ar%s e&%n)ai n##r
%r%t ter*etak, "an)a ditandatangani jika di!%at dengan !enar, dan
ditandatangani stidakn)a #le" 2 &eja!at !ila nilain)a ele!i"i angka
tertent%, selain it% *ek )ang asi" !eredar "ar%s di*atat.
3( Peisa"an t%gas
:i&erl%kan &eisa"an t%gas antara !agian account payable dan !agian
&engel%aran kas, lal% !agian &engel%aran kas dengan !agia! !%k% !esar,
selain it% !agian !%k% !esar j%ga "ar%s ter&isa" dari !agian account
payable.
5( :#k%en dan *atatan )ang eadai
Har%s dilak%kan &eng*ekan ter"ada& &aket voucher, k"%s%sn)a +akt%r
asli. :i!atalkan segera *ek ditandatangani, lal% account payable "ar%s
di&#sting setia& "ari, dan j%rnal &engel%aran kas j%ga "ar%s di!%at
setia& "ari.
'2..2/01(
2:
BAB III Pembahasan Pelaksanaan Kerja Praktek
,ari de8inisi diatas dapat ditari kesimpulan ba!wa pengeluaran kas adala!
suatu kegiatan rangkaian bisnis #ang ber!ubungan dengan pemaba#aran pengeluaran
tersebut !arus diperlukan pengendalian.
3.3.2 Pr#sed%r Account Payable 'Pengel%aran kas( 8nt%k 'Cash Advance(
0ambaran umum bisnis Account Payable pada PT. Indosat adala! untuk 7
a. (embuat 8orm permo!onan dengan mengunakan %P3 )Approval Payment
Form*.
b. %P3 diberikan kepada bagian 8ungsi akuntansi untuk dilakukan 4eri8ikasi ole!
bagian sta88.
5. (elakukan jurnal dan posting.
d. %P3 di4eri8ikasi ole! manajer.
Prosedur uang muka pada PT. Indosat dimulai dari users #ang membuat 8orm
permo!onan dengan mengggunakan Approval Payment Form ) %P3 *. ,okumen
%P3 serta dokumen #ang suda! dibuat diberikan ole! kar#awan ke bagian account
payable, di bagian ini dokumen"dokumen tersebut diterima dibagian 8ungsi akuntansi
untuk dilakukan 4eri8ikasi ole! bagian sta88. .etela! dilakukan 4eri8ikasi ole! 8ungsi
akuntansi dokumen"dokumen tersebut lalu dijurnal dan diposting ke System
Application Production ) .%P *.
,okumen #ang suda! diposting lalu di4eri8ikasi ulang ole! manajer lalu
dilakukan penge5ekan ke .%P untuk mengeta!ui berapa kali kar#awan meminta uang
muka apabila kar#awan tela! melakukan permintaan uang seban#ak 2 kali dan belum
2;
BAB III Pembahasan Pelaksanaan Kerja Praktek
melakukan settlement maka bagian account payable dapat menolak permo!onan cash
advance dari kar#awan. %pabila kar#awan belum perna! meminta uang muka atau
kar#awan tela! melakukan pertangggungjawaban atas uang muka #ang perna! dibuat
maka bagian #ang berwenang akan men#etujui dokumen %P3 dari kar#awan tersebut
dokumen #ang tela! disetujui disera!kan ole! 8ungsi akuntansi ke 8ungsi
pembenda!araan.
.etela! menerima dokumen dari 8ungsi akuntansi 8ungsi pembenda!araan
lalu memeriksa serta men#iapkan dokumen pendukung untuk pemba#aran kepada
kar#awan, selain itu 8ungsi pembenda!araan juga memasukkan transaksi tersebut ke
program %P setela! itu 8ungsi pembenda!araan men#iapkan alat untuk pemba#aran
lalu mengeksekusin#a ke bank setea! kar#awan menerima uang melalui bank
maupun cash sesuai dengan permo!onan %P3 atau cash advance #ang tela! dibuat.
'ang muka digunakan untuk membia#ai suatu a5ara dan bukan digunakan
untuk membeli suatu barang. %pabila cash advance #ang diajukan lebi! dari Rp.
1.000.000 maka kar#awan !arus mengambiln#a melalui bank namun apabila cash
advance #ang diajukan kurang dari Rp. 1.000.000 maka kar#awan dapat
mengambiln#a se5ara langsung melalui kasir. Proses transaksi ini dapat dili!at di
da8tar lampiran"lampiran gambar 2 dan 3.
26
BAB III Pembahasan Pelaksanaan Kerja Praktek
3.3.3 Pr#sed%r Pertangg%ngja6a!an 'Settlement( Atas Cash Advance
Pada prosedur pertanggungjawaban di PT. Indosat Tbk ini kar#awan paling
lambat melakukan pertanggungjawaban 2 minggu atas pengajuan cash advance
dengan melampirkan dokumen settlement pada %P3 serta dokumen pendukungn#a
termasuk bukti trans8er apabila lebi! dan men#era!kann#a ke bagian account
payable #ang diterima ole! 8ungsi akuntansi. ,okumen settlement #ang suda! dibuat
di4eri8ikasi ole! sta88 dibagian 8ungsi akuntansi setela! itu dilakukan proses clearing
atas advance payment #ang dilakukan ole! kar#awan dengan !asil sama dengan
kurang atau lebi!. (anajer melakukan 4eri8ikasi atas dokumen #ang ada serta
melakukan penge5ekan ke .%P setela! dilakukan penge5ekan lalu disetujui
berdasarkan clearing document .%P apabila settlement kurang atau lebi! dokumen
dikembalikan ke bagian pembenda!araan untuk diproses kembali namun apabila
settlement sama denganuang muka #ang diajukan maka settlement dikirim ke bagian
0@1 untuk di filling )dipisa!kan menurut akunn#a*.
%pabila settlement tern#ata kurang ba#ar maka kar#awan menerima kembali
uangnamun apabila settlement lebi! ba#ar maka kar#awan !arus mengembalikan
sisan#a ke kasir #ang berada di 8ungsi pembenda!araan.
'ntuk memantau kar#awan dalam melaksanakan settlement maka dibuat list
of advance employee pada .%P serta dapat dili!at berdasarkan nama kar#awan atau
berdasarkan periode sistem ini bertujuan untuk meli!at suda! berapa kali kar#awan
meminta cash advance serta untuk memantau waktu jatu! tempo kar#awan !arus
melakukan settlement. %pabila waktu untuk melakukan settlement untuk kar#awan
28
BAB III Pembahasan Pelaksanaan Kerja Praktek
!ampir !abis maka bagian account payable segera melakukan settlement agar
kar#awan tersebut dapat meminta kembali uang muka apabila memerlukann#a.
Settlement, selain itu agar uang muka tersebut dapat masuk kedalam akun bia#a pada
saat clearing period nantin#a.
,alam pengajuan untuk uang muka serta pertanggungjawabann#a diperlukan
dokumen"dokumen untuk memuda!kan dalam mem4eri8ikasi dan melakukan
penge5ekan. ,alam !al ini dokumen #ang diperlukan ole! kar#awan pada saat
mengajukan cash advance adala! 7
1. Proposal
Proposal digunakan ole! kar#awan untuk memberikan in8ormasi
rin5ian dana #ang diperlukan serta untuk kegiatan apa uang muka itu
digunakan ole! kar#awan se!ingga bagian account payable dapat
menganalisis apaka! pengajuan uang muka itu sesuai dengan kebijakan
perusa!aan atau tidak dan mempermuda! dalam mengawasi penggunaan
dana tersebut pada saat kar#awan melakukan settlement nantin#a. .elain itu
untuk mengeta!ui siapa kar#awan #ang mengajukan cash advance tersebut.
2. Approval Payment Form 'ntuk Cash Advance
,okumen %P3 #aitu dokumen #ang digunakan untuk mengeta!ui
orang #ang bertanggungjawab dalam menggunakan cash advance, selain itu
%P3 juga digunakan sebagai dokumen pembantu ole! bagia account payable
untuk memasukkann#a ke akun mana berdasarkan mata anggaran #ang
ter5antum pada 8orm dokumen ini !arus di4eri8ikasi terlebi! da!ulu ole!
2<
BAB III Pembahasan Pelaksanaan Kerja Praktek
bagian account payable sebelum disetujui ole! beberapa line manager
sebelum cash advance tersebut diberikan kepada kar#awan.
.edangkan untuk pertanggungjawaban atau settlement diperlukan dokumen"
dokumen sebagai berikut 7
1. Approval Payment Form 'ntuk Settltment
,okumen %P3 untuk settlement diisi ole! kar#awan untuk
mengin8ormasikan berapa dana uang muka #ang tela! terpakai. ,okumen ini
berisi tentang jumla! bia#a #ang digunakan ole! kar#awan serta jumla! uang
muka #ang akan diajukan dan selisi! antara jumla! bia#a serta jumla! uang
muka se!ingga dapat dili!at apaka! settlement tersebut sama dengan kurang
atau lebi! dengan cash advance #ang diajukan. ,okumen ini di4alidasi ole!
beberapa line manager serta di4eri8ikasi ole! setiap bagian.
2. &witansi
&witansi digunakan sebagai dokumen pendukung atas %P3 #ang
dibuat. &witansi ini berisi bukti"bukti bia#a #ang dipakai ole! kar#awan.
,okumen ini di5o5okkan dengan dokumen settlement untuk mengeta!ui
apaka! jumla! bia#a #ang dipakai sama dengan settlement #ang dibuat.
%nalisis dengan adan#a landasan teori serta prosedur"prosedur #ang tela!
dijelaskan diatas penulis menganalisa prosedur"prosedur #ang tela! diaplikasikan di
PT. Indosat Tbk tela! sesuai dengan landasan teori #ang ada. PT. Indosat juga
mempun#ai beberapa dokumen #ang !arus di isi ole! kar#awan untuk memenu!i
30
BAB III Pembahasan Pelaksanaan Kerja Praktek
s#arat prosedur #ang tela! ditetapkan perusa!aan. Prosedur pertanggungjawaban
!arus se5epatn#a dilakukan paling lambat 2 )dua* minggu setela! uang muka
diterima. Prosedur"prosedur #ang ada di PT. Indosat tela! sesuai dengan apa #ang ada
dalam landasan teori.
31