Membuat Dokumen Massal

dengan Konsep Mail Merge

Oleh:
Hasan Busro
hasanbusro@gmail.com
http://x-ser.blogspot.com
1
Lisensi Dokumen:
Copyright 2003-2007 IlmuKomputer.Com
Seluruh dokumen di IlmuKomputer.Com dapat digunakan, dimodifikasi dan
disearkan se!ara eas untuk tu"uan ukan komersial #nonprofit$, dengan syarat
tidak menghapus atau meruah atriut penulis dan pernyataan !opyright yang
disertakan dalam setiap dokumen. %idak diperolehkan melakukan penulisan
ulang, ke!uali mendapatkan i"in terleih dahulu dari IlmuKomputer.Com.
Pendahuluan
Anda ingin membuat surat yang isinya sama tapi dengan tujuan yang berbeda-beda,
termasuk alamat dan nama tujuan. Dengan cara biasa Anda bisa saja membuat
dokumen tersebut dengan mudah, hanya saja masalahnya akan timbul jika ternyata
tujuan para penerima surat tersebut jumlahnya banyak. Mungkinkah Anda mengetikkan
satu persatu surat tersebut kemudian memasukkan nama mereka ke dalam bagian Yth.
Mungkin saja, kenapa tidak? Tapi betapa repotnya Anda jika harus memasukkan nama-
nama tersebut pada bagiannya masing-masing satu-persatu, tidak itu saja, Anda juga
akan kerepotan jika ternyata ada bagian dari isi surat yang harus diganti. Akankah Anda
menggantinya satu persatu? Ya kalau sudah begini tentu jadi masalah besar bukan?
Untunglah Microsot !ord menyediakan asilitas untuk mempermudah pekerjaan
tersebut, namanya Mail Merge.
"ntinya Mail Megre mena#arkan suatu solusi, bah#a jika kita ingin membuat surat
dengan banyak penerima yang berbeda tapi isi surat tersebut sama, maka kita tidak
harus membuat salinan isi surat tersebut sebanyak penerima surat dan menambahkan
satu-persatu nama penerima dan alamatnya pada bagiannya masing-masing.
Dengan adanya Mail Merge ini kita dapat dengan mudah menjalani ritual ini. Adapun
prinsipnya adalah kita membuat $Dokumen Master$, membuat datar penerima surat yang
dimasukkan dalam suatu $%ariabel$ tertentu. Terakhir gabung %ariabel tersebut ke dalam
dokumen, jadi dah. &ingkat kata, yang dibutuhkan untuk membuat mail merge ini adalah'
(. Dokumen Master, Microsot !ord menyebut ini dengan $Main Dokumen$ yaitu
dokumen yang berisi surat tersebut. Dokumen ini merupakan bagian dari surat
tersebut yang isinya sama antara satu penerima dengan penerima lainnya.
). Data Source, yaitu &uatu ile yang berisi inormasi untuk digabung dalam Dokumen
Master. &ebagai contoh, datar nama dan alamat penerima surat serta inormasi-
inormasi penting lainnya.
&edangkan langkahnya adalah'
1. Membuat Dokumen Master, langkah satu ini dapat ditukan menjadi langkah dua.
. Membuat Data &ource dan memasukkan inormasi-inormasi yang akan dimasukkan
ke dalam Dokumen Master. *angkah ke dua ini dapat ditukar menjadi langkah satu.
!. Menggabungkan isi dari data source tersebut ke dalam
dokumen master.
+aiklah kalau masih bingung, berikut ini adalah ilustrasi dari
mail merge ini'
Data &ource dengan inormasi penerima, seperti nama
dan alamat.
Dokumen utama,dokumen master dimana nama dan
alamat penerima akan diletakkan di dalamnya.
-asil akhir, merupakan hasil dari penggabungan dokumen
sumber,data source ke dalam dokumen utama.
&ebagian pengguna memang agak kesulitan dengan
prosedur yang dita#arkan oleh Microsot !ord ini. .arena itu
Microsot !ord memberikan toolbar tersendiri untuk
mempermudah proses ini, namanya juga sama dengan
asilitas ini, yaitu Mail Merge.
2
/ah hebatnya, asilitas mail merge ini tidak hanya dapat digunakan untuk membuat surat
sebagaimana yang diilustrasikan itu saja, tapi untuk hal lain juga bisa, misalnya membuat
sertiikat di mana penerima sertiikat tersebut banyak jumlahnya, dan lain-lain. /ah dalam
tutorial ini kita akan memecahkan masalah pembuatan sertiikat dengan konsep mail
merge ini. Mari kita mulai.
". Membuat dokumen master
Dalam kasus ini, kita akan membuat sertiikat yang akan diberikan peserta pelatihan
&0&&. Data source-nya berisi nama, tempat dan tanggal lahir peserta.
&edangkan dokumen masternya dapat dilihat sebagaimana gambar,
Untuk membuat dokumen tersebut caranya sama dengan membuat dokumen lainnya.
-anya saja bagian-bagian yanga akan diisi data source 1inormasi nama, tempat dan
tanggal lahir tersebut2 harus dokosongkan terlebih dahulu.
B. Membuat Data Source
+erikut ini adalah langkah demi
langkah untuk membuat Data
&ource'
(. +uka Mail Merge dengan
cara' klik menu #ools $$%
&etters and Mailings $$% Mail
Merge... 1pada M& !ord
)3342 atau #ools $$% &etters
and Mailings $$% Mail Merge
'i(ard... 1pada M& !ord 502
3
1
). Akan ditampilkan kotak #ask Pane bernama
Mail Merge yang biasanya terletak pada bagian
kanan #indo# Microsot !ord. &elanjutnya pilih
&etters pada bagian Select document t)pe.
.emudian klik *e+t: Starting Document, pada
bagian ba#ah #ask Pane.
4. Anda akan sampai pada tampilan langkah
berikutnya yaitu Select starting document
dengan tiga pilihan, yakni'
o ,se the current document, pilih ini jika Anda
ingin menggunakan dokumen yang sedang
Anda buka saat ini sebagai dokumen master
1Main Document2. Dalam contoh kasus ini kita
memilih ini, karena dokumen sudah kita buka.
o Start -rom a template, pilih ini jika Anda ingin
menggunakan template yang disediakan M&
!ord sebagai dokumen master.
o Start -rom e+isting document, pilih ini jika
Anda ingin menggunakan ile yang sudah
Anda buat sebelumnya 1yang saat ini belum
dibuka2 sebagai dokumen master.
&elanjutnya klik *e+t: Select recipients pada
bagian ba#ah #ask Pane.
6. 0ada #ask Pane yang muncul berikutnya, Anda
dipersilahkan memilih data sourcenya. Terdapat tiga
pilihan di sini, yakni'
o ,se an e+isting list, pilih pilihan ini jika Anda
ingin menggunakan data source yang sudah ada
1yang Anda buat sebelumnya2.
o Select -rom Outlook contacts, pilih pilihan ini jika
ingin menggunakan data source yang berasal dari
datar alamat 7utlook.
o #)pe a ne. list, pilih pilihan ini jika Anda ingin
membuat dan menggunakan data source baru.
Dalam contoh ini kita akan menggunakan pilihan
ini. &elanjutnya setelah memilih pilihan ini, klik
/reate....
/ah enaknya semua pilihan itu adalah gratis

4
2
3
8. Akan muncul kotak dialog *e. "ddress &ist
sebagaimana gambar di ba#ah ini. 0ada kotak
dialog ini kita dapat mengisikan ield-ield yang
akan dijadikan sebagai bagian dari sertiikat
tersebut. Dalam contoh ini isi dari ield-iled yang
dimaksud adalah nama, tempat lahir, dan
tanggal lahir. +aiklah, karena ield yang
disediakan oleh M& !ord sebagaimana pada
kotak dialog *e. "ddress &ist tidak sesuai
dengan kebutuhan kita, maka kita dapat
menggantinya dengan menge-klik tombol
/ustomi(e... .
Akan muncul kotak dialog /ustomi(e "ddress
&ist sebagaimana dijelaskan pada langkah
berikutnya.
9. 0ada kotak dialog /ustomi(e "ddress &ist ini
Anda dapat'
o Menambah ield yang dibutuhkan dengan meng-
klik tombol "dd... .
o Menghapus ield yang tidak dibutuhkan dengan
meng-klik tombol Delete , dan
o Mengubah namanya dengan meng-klik tombol
0ename
.
o Untuk memindah
ield ke atas klik
tombol Mo1e ,p

o Untuk memindah
ke ba#ah klik
tombol Mo1e
Do.n
.
o :ika sudah
selesai klik OK
.
5
4
4
5
;. Anda akan kembali ke kotak dialog
*e. "ddress &ist lagi dengan
nama ield yang sudah Anda atur
sebagaimana pada kotak dialog
/ustomi(e "ddress &ist.
&elanjutnya Anda bisa
memasukkan data yang dibutuhkan
ke dalam ieldnya masing-masing.
+erikut ini adalah keterangan
tentang tombol-tombol yang dapat
Anda gunakan pada kotak dialog ini'
o untuk menambah
data.
o untuk menghapus data.
o untuk mencari data tertentu.
o untuk
membuka kotak dialog
2ilter and Sort, di
mana pada lotak
dialog ini kita dapat
menyaring data serta
mengurutkannya
sesuai dengan
kebutuhann.
o untuk
membuka kotak dialog
/ustomi(e "ddress
&ist.
o untuk
berpindah ke data
pertama.
o untuk berpindah ke data sebelumnya.
o untuk berpindah ke data berikutnya.
o untuk berpindah ke data terakhir.
6
6
7
<. :ika entri data pada data source dirasa sudah cukup, maka dari kotak dialog *e.
"ddress &ist tersebut kita bisa mengakhirinya dengan meng-klik tombol /lose.
Untuk pertama kalinya Anda akan diminta untuk menyimpan data source tersebut.
&impanlah dan beri nama sesuai dengan keinginan Anda.
=. >ambar di samping ini adalah tampilan dari data source. Untuk melakukan
perubahan terhadap
data source, maka
klik pada tombol
3dit... .
&elanjutnya akan
ditampilkan kotak
dialog yang mirip
dengan *e.
"ddress &ist, Anda
dapat mengaturnya
ulang seperti yang
telah dijelaskan di
depan.
7
8
9
8
9
/. Menggabungkan Data Source ke dalam Dokumen Master
*angkah berikutnya yang harus dilakukan adalah memasukkan isi ield dari data source
tersebut ke dalam dokumen master. Untuk lebih mudahnya amat disarankan agar toolbar
Mail Merge ditampilkan. ?aranya, klik menu 4ie. $$% #oolbars $$% dan memastikan agar
label Mail Merge yang berada pada sub menu Toolbars terdapat centangnya. :ika belum
ada centangnya klik sekali pada label tersebut. 0erhatikan gambar ba#ah ini.
Adapun tampilan dari toolbar Mail Merge ini dapat dilihat
sebagaimana gambar di ba#ah ini.
+aiklah mari kita mulai. *angkah-langkah berikut ini akan menuntun bagaimana caranya
memasukkan ield ke dalam dokumen utama.
.lik menu 5nsert Merge 2ields yang terdapat pada toolbar Mail Merge 1lihat gambar2.
Maka akan ditampilkan kotak dialog 5nsert Merge 2ield.
0ada keadaan seperti ini, pada dokumen master letakkan kursor di tempat yang akan
disisipi ield. 0ilih ield yang akan disisipkan pada kotak dialog 5nsert Merge 2ield,
kemudian klik 5nsert.
Ulangi langkah ini untuk memasukkan seluruh ield yang dibutuhkan hingga seluruh
ield yang ingin disisipkan menempati tempatnya masing-masing dalam dokumen
master 1main dokumen2.
0erhatikan proses ini sebagaimana diilustrasikan pada gambar di ba#ah ini.
8
Dengan langkah ini ield-ield yang dibutuhkan tersebut akan disisipkan hingga
terlihat sebagaimana gambar berikut'
Melihat hasil dari dokumen )ang telah tergabung.
&edangkan untuk melihat hasilnya, klik menu 4ie. Marged Data yang terdapat pada
toolbar Mail Merge.

9
0ercaya atau tidak hasilnya akan terlihat sebagaimana gambar di ba#ah ini'
/ah tutorial selesai.
Terakhir diedit di :ember, pada Ahad ); Mei )33;
&ilahkan ikuti poling berikut. :angan sampai ketinggalan, karena semua peserta poling
akan mendapat hadiah berupa ucapan terima kasih dari penulis.
(. Apakah Anda terbantu dengan tutorial ini?
a. Ya b. Tidak c. +elum pernah nyoba, karena ga@ butuh
). Apakah menurut Anda materi yang disampaikan sulit untuk dimengerti?
a. Tidak c. agak sulit c. ya
:a#aban poling dapat disampaikan ke alamat e-mail penulis, hasanbusroAgmail.com.
&emoga partisipasi Anda dapat membantu meningkatkan kualitas dan kuantitas penulis
menghasilkan karya berikutnya.
10
Pro-il Singakt Penulis
Dia bernama -asan +usro, biasa disapa dengan nick
+user, terkadang B-ser, dikesempatan lain kadang juga
Mbah :enggot. *elaki yang dilahirkan pada tahun (=<4 ini,
masih belum juga lulus kuliah. +elajar di :urusan Tanah
Uni%ersitas :ember angkatan tahun )336. sering bolos dan
telat masuk kuliah. Menyukai kesendirian dan suka jalan-
jalan ke sa#ah, he apa hubungannya ya? . Dia dapat
dihubungi melalui e-mail hasanbusro6gmail.com.
11