1

Chapter 6
Cost benefit analysis

Dosen: Arrianto Mukti Wibowo, M.Sc.

Sumber:
Effective Measurment & management of IT Costs & Benefits,
Dan Remenyi, et.al., Butterworth-Heinemann, Oxford, 1995

Berbagai biaya (cost)
1. Direct cost software dan hardware yang dibeli atau disewa
2. Biaya telekomunikasi
3. Support & maintenance (baik in-house ataupun vendor)
4. Barang habis pakai: disket, tinta, toner, dsb.
5. Aksesori: furniture komputer, uninteruptible power supply, kabel
6. Biaya akses hardware dan software (kalau ada)
7. Biaya untuk perencanaan sistem informasi
8. Gaji, ongkos rekrutmen dan ongkos training pegawai sistem informasi
9. Biaya training untuk pengguna sistem
10. Waktu yang dipergunakan oleh pengguna sistem (pegawai lain) untuk turut
membantu membangun sistem informasi
11. Waktu yang dipergunakan oleh pengguna sistem (pegawai lain) untuk belajar
menggunakan sistem informasi
12. Modifikasi ruangan / facility untuk sistem baru
13. Biaya saat transisi: rewrite software, setup system, migrasi data, dsb.
14. Biaya instalasi sistem
15. Insentif kepada user agar mau menggunakan sistem baru (benar-benar
terjadi!)
16. Biaya asuransi
17. Biaya backup
18. Biaya pembuatan dokumentasi & perbaikannya (kalau ada)
19. Biaya upgrade software & hardware
20. Biaya akibat lambatnya implementasi
21. Biaya muncul akibat perencanaan yang buruk
22. Cost of failure jika ternyata sistem tidak dapat bekerja sebagaimana semestinya
23. Tidak bersedianya user (pemakai) untuk menggunakan sistem yang baru

Hard cost: cukup kelihatan bahwa biaya tersebut bisa dikaitkan pada investasi IT.
Misalnya:
- pembelian hardware & software
- biaya konsultan
- biaya staf IT
- modifikasi fasilitas/ruangan

Soft cost: dapat diperdebatkan apakah bisa dikaitkan ke investasi IT atau tidak.
Misalnya:
- learning time dari pegawai lain sebagai pengguna

2
Dari waktu ke waktu, ternyata soft cost makin meningkat!

Cost benefit analysis
Yakni: proses membandingkan biaya untuk implementasi sistem informasi dengan
keuntungan yang didapatkan perusahaan dari sistem informasi itu. Agar mudah
dilihat perbedaannya, bisa dengan selisih jika tidak menggunakan sistem informasi
yang baru itu (marginal).

Perhatikan bahwa bukan saja benefit yang sulit diestimasikan, tetapi cost juga.
Karena itu, cost harus benar-benar diperhatikan juga. Di bawah ini dijelaskan
berbagai cara yang penting.

Cost Displacement

Ada biaya yang berkurang. Biasanya terjadi pada proses yang sifatnya sekedar
mengotomatisasikan, bukan yang sifatnya value-added.

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam teknik cost displacement:
1. Daftarkan jenis pekerjaan (proses bisnis) yang akan terpengaruh oleh sistem
baru
2. Daftarkan pegawai yang pekerjaannya akan berubah
3. Daftarkan para manager yang akan terpengaruh
4. Daftarkan pera pegawai yang tidak akan lagi dibutuhkan saat sistem yang baru
telah beroperasi
5. Rencanakan pengalihan tugas pegawai
6. Daftarkan fasilitas/ruangan kantor yang terkurangi akibat pengurangan staf
7. Lihat apakah divisi lain memerlukan ruangan kantor
8. Lihat mengenai rencana penyewaan kantor di masa depan, apakah perlu
pengurangan?
9. Jadual & pengukuran

3
Figure 6.2, Using IT to automate clerical jobs
Investment cost
PC, LAN $185
Aplikasi $98
Instalasi $32
Total $315
Monthly on-going cost
Staffing, plus support $9
Maintenance $20
Umum $8
Amortiasasion $8
Total $45
Monthly benefits
Reduction of clerical salary $42
Reduction of supervisor salary $8
Reduction in other staff cost $4
Office space released $2
Other office espense saved $1
Total $57
Improvement per mo $12
Annual net benefits $144
ROI 46%
Payback 2.1


Figure 6.4, Using IT to automate clerical jobs: 3 years

Investment cost
PC, LAN $185
Aplikasi $98
Instalasi $32
Total $315
Monthly on-going cost Year 1 Year 2 Year 3
Staffing, plus support $9 10 $11
Maintenance $20 22 $24
Umum $8 9 $10
Amortiasasion $8 9 $10
Total $45 $50 $55
Monthly benefits
Reduction of clerical salary $42 46 51
Reduction of supervisor salary $8 9 10
Reduction in other staff cost $4 4 5
Office space released $2 2 2
Other office espense saved $1 1 1
Total $57 $62 $69
Improvement per mo $12 $12 $14
Annual net benefits $144 $144 $168
ROI 46% 46% 53%
Payback 2.1
Cost of capital 20%
Discounted annual net benefit $120 $107 $96
Cumulative benefit $120 $227 $323
Discounted payback 3


4
Cost Avoidance
Mirip dengan cost displacement, dan juga sama-sama kurang berarti dibandingkan
sistem yang memberikan nilai tambah, artinya hanya relevan dalam otomatisasi
sistem informasi.

Langkah-langkah yang dilakukan:
1. Membuat prediksi mengenai kebutuhan staf dan sumber daya di masa depan
2. Daftarkan jenis pekerjaan apa yang terkait dengan staf dan sumber daya itu.
3. Daftarkan jenis pekerjaan apa yang bisa tidak diperlukan lagi di masa depan
dengan adanya sistem informasi yang baru.
4. Jadual & pengukuran

Figute 6.6, Using IT to avoid additional costs
Investment cost
PC, LAN 432
Aplikasi 187
Instalasi 220
Total 839
Monthly on-going cost
Staffing, plus support 34
Maintenance 65
Umum 12
Amortiasasion 23
Total 134
Monthly benefits
Clerical staff not req 120
Management staff not req 7
Accomodations not req 15
Other cost avoided 3
Total 145
Improvement per mo 11
Annual net benefits 132
ROI 16%
Payback 6.3


5
Decision Analysis

Berusaha mengevaluasi keuntungan berdasarkan: better decision berdasarakan
better information, dan better performance berdasarkan better decision.

Information Decisions Actions Results

Aktifitas lebih terkoordinasi, terkontrol dan terpantau diharapkan akan memberikan
hasil yang lebih baik. Sebagai contoh, jika kita mendapatkan informasi mengenai
pola pembelian customer kita, mungkin kita bisa mem-BPR-kan proses di gudang,
sehingga dapat mereduksi inventori.

Demikian pula jika kita tahu pola pembayaran tagihan oleh pelanggan, maka kita
mungkin bisa merancang sistem penagihan baru yang lebih tepat (misalnya
autodebet), sehingga pembayaran bisa lebih cepat.

Langkah-langkah yang harus dilakukan:
1. Alasan-alasan mengapa aplikasi komputer akan memberikan keuntungan
2. Penjelasan bagaimana keuntungan ini dapat direalisasikan
3. Rincian kinerja saat ini (relatif terhadap keuntungan yang mungkin didapatkan)
4. Perbedaan situasi dengan adanya aplikasi baru
5. Jadual dan pengukuran

Figure 6.9, The decision analysis approach: Using IT to improve performance
through more information

Investment cost
PC, LAN 876
Aplikasi 89
Instalasi 23
Total 988
Monthly on-going cost
Staffing, plus support 5
Maintenance 88
Umum 11
Amortiasasion 27
Total 131
Monthly benefits
Reduction in bad debts 14
Interest earnt by faster receipts 8
Reduction in obsolete inventories 43
Increased sales due to better availability 111
Total 176
Improvement per mo 45
Annual net benefits 540
ROI 55%
Payback 1.8 year


6
Impact or Time-Release Analysis

Waktu yang berhasil dihemat, dipergunakan untuk melakukan pekerjaan lain /
tambahan.

Langkah-langkah yang dapat dilakukan:
1. Alasan-alasan mengapa aplikasi komputer akan memberikan keuntungan
2. Penjelasan bagaimana keuntungan ini dapat direalisasikan
3. Rincian kinerja saat ini (relatif terhadap keuntungan yang mungkin didapatkan)
4. Perbedaan situasi dengan adanya aplikasi baru
5. Perkirakan pekerjaan apa yang dapat ditingkatkan volume aktifitasnya

Figure 6.11, Impact / time-release analysis approach, Using IT to improve salesman
productivity

Investment cost for 5 system
PC, cellular modem & peripherals $30.0
Aplikasi $23.0
Instalasi $75.0
Total $128.0
Monthly on-going cost
Staffing, plus support $4.0
Komunikasi $6.0
Maintenance $3.0
Umum $2.0
Amortiasasion $12.0
Total $27.0
Monthly benefits
Avg num of sales calls / day 6
Avg val of sales / call $1.5
Reduction avg sales call 35 to 15 min 20 min
Reduction time for daily form filling 60 to 10 min 50 min
Total time release 170 min
Avg travel time req between sales calls 25 min
Therefor it provides opportunity for 3 more calls / day
Resulting additional revenue $4.5
Net profit (%) per sales calls 7.5%
Daily benefit from 5 systems $1.7
Monthly benefit from 5 systems $33.8
Monthly benefit $6.7
Annual net benefit $81.0
ROI 63%


7
Nominal Break Even Analysis

Cara ini mengharuskan para pengambil keputusan untuk menentukan secara
subjektif berapa sebenarnya nilai dari intangible benefit. Hal ini disebabkan karena
memang relatif lebih sulit menghitung nilai uang intangible benefit dibandingkan
tangible benefit.

Figure 6.13, The Nominal Break Even Analysis Approach, Using IT to improve office
workers productivity

Investment cost for 5 system
PC, cellular modem & peripherals $205
Aplikasi $45
Instalasi $59
Total $309
Monthly on-going cost
Staffing, plus support $5
Komunikasi $2
Maintenance $3
Umum $1
Amortiasasion $4
Total $15
Monthly benefits
Improvement in secretarial efficiency $4
Figure work improvements $5
Better presentation of proposals and reports $4
Better communications through e-mail $3
Better administration with database $2
Total 18
Monthly benefit $3
Annual net benefit $36.0
ROI 12%


8
Analisis Pasca Implementasi

Harus dilakukan ex-post audit untuk mengetahui apakah keuntungan memang
benar-benar didapatkan dari investasi TI tersebut!

Figure 6.15. Ex-post cost benefit analysis, Using IT to automate clerical jobs

Budget Actual Varian
Investment cost
PC, LAN $185 $196 $11
Aplikasi $98 $120 $22
Instalasi $32 $38 $6
Total $315 $354 $39
Monthly on-going cost
Staffing, plus support $9 $6 -$3
Maintenance $20 $18 -$2
Umum $8 $9 $1
Amortiasasion $8 $9 $1
Total $45 $42 -$3
Monthly benefits
Reduction of clerical salary $42 $40 -$2
Reduction of supervisor salary $8 $9 $1
Reduction in other staff cost $4 $5 $1
Office space released $2 $2 $0
Other office espense saved $1 $1 $0
Total $57 $57 $0
Improvement per mo $12 $15 $3
Annual net benefits $144 $180 $36
ROI 46% 51% 5%


9
Evaluasi intangible asset

Ada 2 cara untuk mengevaluasinya:
1. Negosiasi benefit
Misalnya untuk sebuah laporan strategik, manager yang membutuhkan laporan
itu ditanya secara berulang: mau bayar $10? ya. $10.000? tidak. $5005 =
(10+10.000)/2? tidak, dan seterusnya

2. Imputation
Diperkirakan berapa sebenarnya nilai dari keuntungan intangible, dengan cara
menghitung berapa sebenarnya hal itu bernilai jika ingin untung.

Figure 6.16, Analysis of intangible benefits, Using IT to improve selection fo
appropriate consulants

Investment costs
Hardware 15
Software 8
Costs 6
Total 29
Monthly on-going costs
Staffing 1
Maintenance 0.2
General 0.2
Amortisation 0.1
Total 1.5
Monthly benefits
Senior management time 1
Clerical time 0.5
Better proposals? 3.0 36
Better consulting work?
Total 4.5
Firm's cost of capital 25%
Annual spending 47
Year 0 Year 1 Year 1
-29
-18
54
Cashflow -29 36
Discount factor 1 0.80
Discounted cashflow -29 29 0


10
Transformate Analysis

Hal ini paling susah dilakukan karena berkaitan dengan masalah keunggulan
kompetitif, market share dan new product development (yang sebenarnya membuat
market baru).

Beberapa kata-kata penting misalnya, kalau kita tidak pakai teknologi informasi,
maka kita mustahil menang dalam berbisnis, menunjukkan betapa pentingnya
peranan TI dalam bisnis, sehingga kadang-kadang proposal investasinya lebih
banyak kata-kata ketimbang angka.

Figure 6.18, A cost benefit analysis for a transformate proposal

Investment costs
Hardware 1987
Software 765
Costs 411
Total 3163
Monthly on-going costs
Staffing 340
Maintenance 172
General 38
Amortisation 645
Total 1195
Annual benefits Year 0 Year 1 Year 2 Year 3 Year 4 Total
Sales 997 2998 3421 6675
Cost of sale 1444 1945 2050 2864
Net profit -447 1053 1371 3811
Tax 0 347 452 1258
Other benefits 645 670 788 915
After tax profit 198 1376 1707 3468
Firm's cost of capital 25%
Tax rate 33%
Year 0 Year 1 Year 2 Year 3 Year 4 Total
Investment -3163
Annual costs -1195 -1195 -1195 -1195
Annual benefits 198 1376 1707 3468
Annual cashflow -3163 -997 181 512 2273
Discount factor 0.8 0.64 0.512 0.4096
Discounted cashflow -798 116 262 931 511


11
Ex-Post Investment Evaluation

Berdasarkan data-data dari akunting, kita bisa lihat keuntungan apa saja yang
didapatkan dengan adanya investasi TI.

Figure 6.19, Cost avoidance ex-post evaluation, Using IT to Improve clerical
throughput

Situation before computerisation
Invoice throughput per month 35700
No. of clerkcs 11
No. of supervisors 1
Office space cost 1000
Monthly computer cost 1950
Salary: clerk 750
Salary: supervisor 950
Total cost of the function 12150
Cost per invoice 0.34
Situation after computerisation
Invoice throughput per month 55500
No. of clerkcs 12
No. of supervisors 1
Office space cost 1000
Monthly computer cost 2950
Salary: clerk 850
Salary: supervisor 1100
Total cost of the function 15250
Cost per invoice 0.27
Cost saving 0.07
Total savings from the system
Increase in throughput 19800
Savings per invoice 0.07
Savings / mo 3639
Annual savings 43664

12
Stochastic Calculation

Berkaitan dengan masalah ketidakpastian dan resiko. Kita harus bisa
mengidentifikasi resiko-resiko apa saja yang mungkin mempengaruhi investasi. Bisa
dilakukan dengan cara (bisa dipergunakan secara komplementer):
- group brainstorming
- expert judgement
- assumption analysis: melakukan kritik mendalam terhadap asumsi-asumsi
angka-angka yang diletakkan dalam budget investasi
Variabilitas dari setiap faktor kemudian dicatat.

Setelah itu, dapat dibuat risk analysis input form

Input details Maximum Minimum
IT Investment 90000 120000
IT cost 1 5000 7000
IT cost 2 3000 5000
IT benefit 1 15000 10000
IT benefit 2 70000 60000
IT benefit 3 40000 35000
Interest rate 15% 20%


Hasilnya adalah NPV, IRR dan payback period maximum dan minumum!

13
Pertanyaan pamungkas

Apakah benefit yang didapatkan dari valuasi TI benar-benar layak dilakukan?

Bagi yang menjawab tidak: IT adalah komponen vital dari perusahaan, tanpa IT,
perusahaan tidak akan berjalan nomal!. Jadi IT tidak perlu dihitung dengan cost
benefit analysis.

Bagi yang menjawab ya: Investasi IT tetap merupakan pengeluaran yang besar,
sehingga harus juga ada justifikasi finansial.